Liebe Community,
ehe ich das "Rad" neu erfinde, frage ich doch an dieser Stelle erst einmal die Profis. Wir (gemeinnütziger Verein, ca. 80 Mitarbeiter*innen) arbeiten mit DATEV kommunal, ähnlich aufgebaut wie DATEV Rechnungswesen. Nun geht es (wie fast überall) an das Thema Digitalisierung, hier erst einmal der Rechnungseingang (Kreditoren). Folgende Voraussetzungen bzw. Bedingungen sind bei uns gegeben:
1) Eingangsrechnungen gehen zentral im Sekretariat ein
2) Eingangsrechnungen werden dann rechnerisch in der Buchhaltung freigezeichnet
3) Eingangsrechnungen werden dann sachlich von kostenstellenverantwortlichen Person freigezeichnet
4) Eingangsrechnungen werden dann vom Management zur Zahlung freigegeben
5) Eingangsrechnung wird gebucht und digital in DATEV mit der Buchung verknüpft / angehängt
6) Zahlung für Eingangsrechnung wird erstellt
Nun benötige ich einen digitalen Workflow, der alle Kolleg*innen einbezieht, auch die keinen DATEV-Rechner nutzen, sprich die Projektverantwortlichen und Management.
Ziel soll sein:
Rechnung wird gescannt (bsp.weise direkt im Sekretariat) und geht das in den Workflow "Rechnungsfreigabe". Da wir öffentliche Zuwendungen erhalten, muss die rechnerische, sachliche und zahlungsmässige Freigabe auch direkt auf den Rechnungen dokumentiert werden. Auch die Kostenstelle + Kontierung sollte digital auf dem Beleg enthalten sein.
Gibt es ein DATEV-Toll (bsp.weise DMS) die einen solchen Ablauf unterstützt ? Wichtig ist, dass beim Workflow berücksichtigt wird, dass 90% der User keinen DATEV-Account inne haben.
Falls Eure Meinung ist, dass DATEV dies nicht unterstützt, welche DMS-Software für die Rechnungseingangsbearbeitung nutzt Ihr erfolgreich ? Ich habe Erfahrungen mit DocuWare, aber vielleicht ist die Lösung auch zu groß für unseren mittelständigen Verein.
Lieben Dank für Eure Erfahrungsberichte bzw. Empehlungen.
Viele Grüße,
Michaela
