Verfahrensdokumentation ersetzendes Scannen und DATEV Zertifikate

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Hallo Community, 

bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation kommt immer die Abfrage nach Zertifikaten. 

In meinem Fall im Excel-Vorerfassungstool zur Vfd: 

Nun die große Frage.

Welche Bescheinigungen/Zertifikate hinterlegt ihr hier grundsätzlich für die DATEV Software? 

Zertifikate der DATEV Hier stehen ja auch so einige im Raum... 

Ich freue mich auf euer Feedback. 

Thema in den Bereich Betriebliches Rechnungswesen verschoben und der Kategorie Berichtsschreibung zugeordnet

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Interessant, 

mich würde an dieser Stelle welche Kollegen die Verfahrensdokumentation tatsächlich für Mandanten erstellen ? 

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Für den Mandanten erstelle ich keine Verfahrensdokumentationen. Ich unterstütze aber gern bei der Erstellung der durch den Mandanten für sein Unternehmen erstellten Verfahrensdokumentation. Ich bin da sehr streng in der Formulierung. Denn am Ende ist es die Dokumentation des Mandanten und nur er kennt den Prozess. 

Die tatsächlichen Aufträge halten sich allerdings in Grenzen.  

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@d_brusch  schrieb:

Nun die große Frage.

Welche Bescheinigungen/Zertifikate hinterlegt ihr hier grundsätzlich für die DATEV Software? 

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Dazu steht etwas in den GoBD unter der RZ 181:

„Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter können bei der Auswahl eines Softwareproduktes dem Unternehmen als Entscheidungskriterium dienen, entfalten jedoch aus den in Rz. 179 genannten Gründen gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung.

Dementsprechend spielen Zertifikate m.E. für die VD eine untergeordnete Rolle. Wichtig ist, dass die Prozesse detailliert Beschrieben werden und ein Prüfer oder auch Mitarbeiter sofort nachvollziehen können, wie der (technische) Ablauf im Unternehmen ist.

Wir beschäftigen uns zurzeit intensiv mit dem Thema. Eine Fortbildung zum Fachassistent für IT und Digitalisierung bringt einen bei der Erstellung der VD schon sehr weit.

Die VD in AP Comfort hat mich bisher nicht überzeugt. Da gibt es deutlich bessere Lösungen auf dem Markt.

Meines Erachtens bietet es hauptsächlich Beratungspotenzial, wenn man mit dem Mandanten die internen Prozesse bespricht. Sehr oft werden dabei umständliche Prozesse aufgedeckt, die man dann deutlich schlanker gestalten kann.

Im Grunde genommen ist eine Verfahrensdokumentation nur das Abfallprodukt, weil es im Kern um die Beratung der Mandanten zu den internen Prozessen geht.

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@eliansawatzki schrieb:

Denn am Ende ist es die Dokumentation des Mandanten und nur er kennt den Prozess. 

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Uns hilft es enorm, wenn wir als Berater auch die Prozesse des Mandanten kennen und so auch bei der Nutzung und Einrichtung von Software unterstützen können. Wenn wir weder das Geschäftsmodell, noch die Geschäftsvorfälle kennen, wird es schwierig in Beratung mit dem Umgang von XXXXXX, weil sonst kauderwelsch via Schnittstelle bei uns ankommt und wir mehr Aufwand als vorher haben. Daher beraten wir aktiv, wie man Software nutzen möge und kennen damit auch den Prozess. 

@Sabine_Enachescu , Firmenname gelöscht wegen Verstoß gegen Nutzungsbedingungen, Nummer 5 (werbliche Nennung).

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und wie sieht es mit Verfahrensdokumentationen aus ? Das war ja meine Frage hier in die Runde. 

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Das interessiert noch keinen Mandanten von uns.

Die sehen nur eine schwammige Gesetzeslage und vor allem wieder Kosten.

Da es nur heißt "...müssen für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit...." Was hilft die beste Verfahrensdokumentation wenn der Prüfer "dumm" ist ? Kann der Steuerpflichtige ja nichts für. 

Im Gesetz steht nicht "Verfahrensdokumentation muss vorhanden sein" und selbst im BMF Schreiben dazu heißt es das

"Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann."

Somit gehen alle erstmal ins "Risiko" und warten ab ob diese bei einer BP verlangt wird und die Abläufe erklärt anstatt in einer (schriftlichen/textform) Verfahrensdokumentation vorgelegt werden.

Die Softwarelösung von Datev hierzu ist ebenfalls aus 1990 und kann ich keinem Mandanten antun der etwas "moderner" ist. Modern = keine Excellisten

Außerdem haben einige immer noch "Probleme" damit ein ordentliches Rechnungsprogramm bzw. Schnittstellen anzuschaffen bzw. zu bedienen. 

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Also in meiner Verfahrensdokumentation habe ich das Dokument "Mitteilung zum Prüfungsbericht für das DATEV Produkt" der EY eingefügt. Jeweils für Kanzlei-Rechnungswesen und Lohn und Gehalt.

https://apps.datev.de/help-center/documents/0908286

In unserer Doku kann ich auch links hinterlegen, sodass ich mir das sparen kann immer die neuesten Dokumente einzupflegen. Setzt natürlich voraus, dass DATEV dann mal bei einem einheitlichen Link belässt....

Die VD wurde im Unternehmen von mir selbst erstellt. Aber gut finde ich es wenn der StB bei Dingen wie "wo finde ich die Dokumente zur von Ihnen bereitgestellten Software" zu Seite steht. Aber auch Möglichkeiten bei Digitalisierung usw darstellt.

Was die Verpflichtung als solches angeht: Ich war letztes Jahr auf einem Kongress bei dem die VD explizit angesprochen wurde und darauf hingewiesen wurde, dass diese bei kommenden Prüfungen durchaus abgefragt wird. Man tut also gut daran den Mandant einen Hinweis zu geben. Später kommt der Mandant nur und sagt "warum hat der StB hier keinen Hinweis gegeben".

Aber ja, auch mein StB gab hier keinen Hinweis. Im letzten Gespräch mit einem neuen Prüfer war er aber verdutzt als ich sagte das ich bereits eine erarbeitet und vorliegen habe...

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Was die Verpflichtung als solches angeht: Ich war letztes Jahr auf einem Kongress bei dem die VD explizit angesprochen wurde und darauf hingewiesen wurde, dass diese bei kommenden Prüfungen durchaus abgefragt wird.

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Wärs gesetzlich klar geregelt wären alle Beteiligten besser dran und hätten einen Standard

Funktioniert in D aber nicht!

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Man tut also gut daran den Mandant einen Hinweis zu geben. Später kommt der Mandant nur und sagt "warum hat der StB hier keinen Hinweis gegeben".

Hinweis ja, aber den Aufwand will keiner betreiben bis er "klar" eingefordert wird.....

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Der Vortrag war von einem Prüfungsdienstmitarbeiter R/PF gehalten. Der hat da explizit darauf hingewiesen das bei anstehenden Prüfungen das abgefragt wird. Kann natürlich bei uns in Bayern anders sein.

Ich bin ja auch nicht der Meinung das es der StB machen soll! Das muss man schon im Unternehmen selbst tun. Ich finde es aber für alle besser wenn der StB darauf hinweist. Es geht ja immer um das "wir zusammen". Und es gibt ja Lösungen am Markt. Kanzleien bekommen da ja auch relativ günstige Lösungen (xxx bspw.). Die kann dann der Mandant gar nicht selbst ordern. So kann man den Mandant auch wieder ein Stück weit binden 😉

Aber ja: Eigenverantwortlichkeit der Unternehmen. 

Nachricht von @Angelika_Roßmeisl wegen unerwünschter Werbung angepasst.

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ich oute mich mal:

2 mit "extrem wichtig" gekennzeichnete rundmails an jene Mandanten gemailt, die von der VerfDok zur elektronischen Kassenführung betroffen wären; ca. 70 Mdt. wären betroffen gewesen.

Rückmeldung ca. 10 Mdt.

Umsetzung genau 0 Mandanten.

Die Heulerei geht dann im Rahmen der BP los.......

....und ich bin mir absolut sicher, dass es genau so bei mindestens 90% aller Berufskollegen aussieht.....

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Ich persönlich denke das die 90% noch untertrieben sind.  Ich kenne exakt 2 Kollgen die bei der Erstellung von Verf. dokumentationen unterstützt haben. 

Ketzerische Frage habe wir für unseren eigenen Laden / Kanzlei schon eine Verf. dokumentation gemacht. 

Ich nicht. 

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🤣

dito......

(ich habe allerdings auch keine Angst vor Umsatzzuschätzungen meiner Bareinnahmen, da = 0,--) 😉

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Nun ja anscheinend fragt die BP die NRW grundsätzlich nach der "nicht" vorhandenen Verf. dokumentation

Wie geht man mit Lieferscheinen um usw. halt alles was zur Verf.dok. dazu gehört. Bei Nicht Vorliegen also bei fast allen  ergeht dann ein Hinweis das die gesetzlich vorgeschrieben sei, und in Zukunft zu einem Verwerfen der Buchführung führen könne. 

Also unschön und daher nur eine Frage der Zeit bis das in anderen Bundesländern auch so gehandhabt wird. Ich weiß Ba-WÜ und Bayern da dauert alles länger. Aber wenn ich Zeit hätte bin ich gerne prophylaktisch unterwegs als hinterher wieder irgendwas aus der Schublade ziehen zu müssen. 

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... ergeht dann ein Hinweis das die gesetzlich vorgeschrieben sei, und in Zukunft zu einem Verwerfen der Buchführung führen könne. 

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Genau um diesen Punkt wird man dann streiten.

Bin kein StB. Jedoch gab es einen Artikel im Dt. Steuerrecht 6/2019 Seite 258 mit dem "Märchen der Verfahrensdokumentation"

--> Ergebnis keine Pflicht, da weder Art und Umfang noch das Wort "Verfahrensdokumentation" selbst in der AO auftauchen und somit nicht gesetzlich geregelt sein können. Es ist ein BMF-Schreiben = Verwaltungsbildung

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@tu_heggi  schrieb:

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Genau um diesen Punkt wird man dann streiten.

Bin kein StB. Jedoch gab es einen Artikel im Dt. Steuerrecht 6/2019 Seite 258 mit dem "Märchen der Verfahrensdokumentation"

--> Ergebnis keine Pflicht, da weder Art und Umfang noch das Wort "Verfahrensdokumentation" selbst in der AO auftauchen und somit nicht gesetzlich geregelt sein können. Es ist ein BMF-Schreiben = Verwaltungsbildung

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Und der Streit wird dann vor Gericht ausgetragen letztlich BFH , weil auch die Meinung der Autoren im Dt. Steuerrecht ist nur deren Meinung exakt wie die von der Finanzverwaltung BFH. 

Allerdings sollten die Autoren des DStR Recht behalten können sie wetten dass die AO geändert wird und dort das Wörtchen Verfahrensdokumentation auftaucht. 

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Dann haben Sie aber zumindest Ihr mögliches dazu getan, dass der Mandant nicht im Nachhinein herum meckern kann. Genau darum geht es ja.

Und nur mal dazu wie es wahrscheinlich in vielen UN ist: Da kommt einer und sagt es gibt eine neu Verpflichtung für uns. Was glauben Sie wer das dann hören will? Ich musste mich auch "durchsetzen" und sagen das Bußgeld ist um ein vielfaches höher wie die Lizenz jedes Jahr für die Software...

Und ich wäre froh wenn es wie beim Transparenzregister bei uns geschehen, auch für die Verfahrensdokumentation ein Rundschreiben gegeben hätte das neben der Verpflichtung auch Möglichkeiten und vor allem Konsequenzen aufgezeigt hätte.

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Passt gut zum Thema "Bürokratieabbau" so ne 40 seitige VD 😄

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Wem sagen Sie das? Unsere VD besteht aber aus 4 Teilen mit insgesamt 250 Seiten 😲 Gut das man eben nicht alles selbst schreiben muss mit solcher Software 😉

Aber ja, Erstwerk dauert ca. 1 Tag wenn alle Daten vorliegen. Die Updates gehen dann schneller von der Hand.

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Übrigens Sorry für das Kapern ihres Beitrags hier ging es ja eigentlich um die Zertifkate. 

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Richtig. Aber wenn man schon beim Thema ist....

Im Übrigen: Im Screenshot zu erkennen ist die Aussage, dass das Zertifikat Auswahlkriterium für diese Software war! Nunja, damit habe ich schon ein arges Problem. Als sich mein UN für Datev entschlossen hatte war das eher, weil der StB das so wolle 😄

Ich würde daher gerne wissen welche VD-Software das ist. Bei uns steht nur lapidar folgendes:

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wissen tue ich das auch nicht, 

aber die Optik lässt für mich den Rückschluss zu das es Procheck sein könnte, 

Alternativ gibt es  ja auch im Bilanzbericht bzw. bei der Abschlussprüfung eine Vorlage zur Erstellung einer VD. 

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https://www.datev.de/web/de/datev-shop/abschlusspruefung/abschlusspruefung-verfahrensdokumentation/