Vereinsbuchführung

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Hallo zusammen,

ich betreue einen gemeinnützigen Verein. Der Verein hat sich im letzten Jahr stark vergrößert und hat zahlreiche neue Aktivitäten begonnen. Die Aktivitäten finden sowohl im ideellen Tätigkeitsbereich als auch im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb statt. Einige der Eingangsrechnungen beziehen sich zwangsläufig auf beide Bereiche. Im Wirtschaftsbetrieb wird die Istversteuerung durchgeführt und eine EÜR erstellt.

Nun meine Frage: wie sind bei euch solche Mandate organisiert bzw. wie würdet ihr sie organisieren?

Aktuell benutze ich den SKR03 und trenne die Bereiche über gespiegelte Konten und das KOST-Feld (ohne Kostenrechnung). Die Gewinnermittlung findet manuell in Excel statt. Darüber ermittle ich auch die nicht abziehbare Vorsteuer und buche sie um. Die anschließende Befüllung der Steuererklärungen erfolgt dann händisch aus Excel.

Die Excel-Lösung ist mittlerweile recht komplex geworden und sicher nicht der Königsweg, aber ich habe bislang keine bessere Idee. Schafft der neue SKR42 für Vereine eventuell Abhilfe? Wie wird dort mit gemischten Eingangsrechnungen und der Vorsteuer umgegangen? Das Problem ist ja, dass ein geeigneter Verteilungsschlüssel errechnet werden muss.

Alternativ könnte man auch gewinnneutrale Konten für den ideellen Bereich verwenden, dann wäre immerhin die EÜR direkt bereinigt dargestellt....

Ich traue mich nicht, das aktuelle System ins Blaue umzustellen, daher freue mich über Anregungen 🙂

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Hallo @PeeWee ,

der SKR42 ist für mich noch so neu, dass ich Ihnen dazu leider keine Auskünfte geben kann. Meine Erfahrung mit dem Vorgänger SKR49 ist hingegen im Vergleich zum SKR03 gut. Dort haben Sie die Aufteilung in die Vereinsbereich schon drin, müssen aber auch hier Änderungen vornehmen, da jeder Verein anders ist. Eine Sache, die Sie jedoch aktuell schon lösen können, ist die des Vorsteuerabzugs bei getrennten Rechnungen. Wenn Sie mit Steuerschlüssel 99 (bzw. 98, 97, 96 ) buchen, erscheint der Umsatz auf dem Konto "aufzuteilende Vorsteuer". Von dort müssen Sie jedoch auf die einzelnen Umsatzsteuerkonten umbuchen. Dies jedoch nicht bei jeder Buchung, sondern per Saldo.

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Bonjour,

ich würde den SKR 49 oder auch SKR 42, immer dem SKR 03 vorziehen, um manuelle Eingriffe zu vermeiden. Beide Kontenrahmen lassen Sachverhalte in den jeweiligen Sphären ordentlich abbilden. Während der SKR 49 das über Sachkonten löst, löst das der SKR 42 über das KOST1-Feld und somit werden die Sachverhalte in den jeweiligen Sphären richtig abgebildet. Aufteilungen sind auch problemlos möglich. Viele Grüße aus Berlin

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Ich würde auf jeden Fall den SKR42 nehmen, da habe ich z.B. nur einmal das Konto "Bürobedarf" und nicht mehrfach in den einzelnen Spähren. Die Spähren werden dann über eine Kostenstelle erfasst. In meinen Augen viel angenehmer, mit dem SKR42 zu buchen.

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@lutzstb  schrieb:

Ich würde auf jeden Fall den SKR42 nehmen, da habe ich z.B. nur einmal das Konto "Bürobedarf" und nicht mehrfach in den einzelnen Spähren. Die Spähren werden dann über eine Kostenstelle erfasst. In meinen Augen viel angenehmer, mit dem SKR42 zu buchen.

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Ich denke, das ist Geschmackssache. Immerhin muss man die Rechnungen im Zweifel dann auf die Kostenstellen aufteilen und nicht mehr mehrere Konten. Aber - man muss sich natürlich nur ein Konto merken. Bzw. gibt es ja damit auch ersteinmal ein Konto in jeder Sphäre. Vorher waren in einzelnen Bereichen ja Konten zusammengefasst.

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Hallo zusammen,

da sind ja schon einige gute Hinweise dabei, danke!

Eigentlich grenzt sich die Problemstellung auf die Frage ein, wie mit Kostenverteilungen über alle Bereiche umgegangen wird, die ich nicht isoliert betrachtet aufteilen kann, sondern die die allgemeine Verwaltung des Vereins betreffen (also klassische Gemeinkosten). Bislang gehe ich in den meisten Fällen über die erzielten Einnahmen/Umsatzerlöse, aber die Verteilung kenne ich bei der jeweiligen Buchung ja noch nicht final. Leider ist die Entwicklung auch noch sehr volatil, daher kann man nicht verlässlich mit Verteilungen aus der Vergangenheit arbeiten. Zudem muss ich innerhalb der Bereiche noch verschiedene Projekte mit Anteilen "beglücken", wodurch eine manuelle Aufteilung sehr mühsam würde.

Nach meinem Verständnis klappt das auch nicht standardmäßig über den SKR42, sehe ich das richtig? Das scheint mir eine Aufgabe für eine gut aufgesetzte Kostenrechnung zu sein. Die Frage wäre dann nur noch, ob man das elegant über Kanzlei-Rewe hinbekommt oder ich in Excel dann doch flexibler bin. Meine bisherigen Versuche in der Kostenrechnung haben mich jedenfalls sehr schnell zu Excel getrieben...

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Die Aufgabenstellung, dass ein geeigneter Verteilungsschlüssel (programmseitig) errechnet werden soll, löst der Wechsel vom SKR 03 zum SKR 42 nicht, dennoch macht ein Wechsel durchaus Sinn. Es sei denn, der Leidensweg in Excel ist noch nicht ausgereizt. Sie sagten ja, der Verein hat sich stark vergrößert. Nur Mut. Glück kommt von DATEV 🍀

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Wenn die Aufteilung noch unklar ist, können Sie doch die KOST 9 nehmen und dann am Ende aufteilen, sobald das geklärt ist. Ggf. ja sogar in einer Summe.

Schlussendlich würde ich die Aufteilung hier nicht zwingend von den Umsätzen abhängig machen. Die "echte" Aufteilung kann Ihnen da nur der Vereinsvorstand geben - die müssten die Verteilung ja schätzen können.

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Ich starte erstmals mit dem SKR42, bin in den Vorbereitungen, Quartalsbuchführung hat noch etwas Zeit. 

Frage: Die Aufteilung in die Sphären erfolgte bisher zum Jahresende anhand der unternehmerischen und nicht unternehmerischen Umsätze (z.B. AfA, Personalkosten, Buchhaltungskosten, usw.). Was ist nun in der laufenden Buchführung sinnvoll? Zuordnung in Sphäre 1 und im JA "umbuchen" in Sphäre 4, oder zunächst im Sammelposten 9 buchen?

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Sinnvoll ist es, direkt die korrekte Zuordnung in der laufenden Fibu zu machen. 

Sonst packt man alles zweimal an. 

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Schlussendlich würde ich die Aufteilung hier nicht zwingend von den Umsätzen abhängig machen. Die "echte" Aufteilung kann Ihnen da nur der Vereinsvorstand geben - die müssten die Verteilung ja schätzen können.

Sinnvoll ist es, direkt die korrekte Zuordnung in der laufenden Fibu zu machen. 

Hier beißen sich leider Theorie und Praxis, da es bei den typischen Gemeinkosten keine "korrekte" oder "echte" Aufteilung gibt, sondern ein eigener sinnvoller Aufteilungsmaßstab gewählt werden muss. Diesen würde ich üblicherweise auch bei den erzielten Umsätzen sehen, wobei eine unterjährige Aufteilung dabei zu starken Verzerrungen führen kann. Für diese Problematik wäre eine systemseitige Unterstützung schon eine große Arbeitserleichterung...

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als ehemaliger DATEV-Mitarbeiter kenne ich mich sicherlich in Vereinsbuchhaltungen gut aus. Ich richte auch jetzt ständig welche ein.

Ihr Problem können Sie nur mit dem SKR42 und einer eingerichteten Kostenrechnung lösen. Dort kann man nämlich Verteilschlüssel anlegen und das schöne ist, wenn man diese im Nachhinein ändert, wird alles wieder rückwirkend neu durchgerechnet. Kein Vergleich mit dem SKR49 und dem Verteilen über die Fibu-Anteilen.

Über den 9er Kostenstellenbereich mache ich nur sehr wenig.

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Danke für die Rückmeldungen. Mein Mandant ist kein gemeinnütziger Verein und hat nur einen Geschäftsbetrieb. Ich komme daher mit der kleinen Lösung klar. Ich werde sie Sphäre 9 nicht nutzen und zunächst alles in dem ideellen Bereich buchen. Nur was eindeutig dem Geschäftsbetrieb zuzuordnen ist, geht in die Sphäre 4. Es sind am Ende nur ein paar Konten, die aufzuteilen sind, das müsste im JA machbar sein, wie bisher auch. Die Aufteilung in die Sphären während der Buchführung ist sicherlich bequem, für meinen Fall aber wohl doch zu umfangreich.

Jedenfalls habe ich mit dem Einrichten schon begonnen. Die Lerndateieinträge habe ich bereits angepasst, den SRK04 habe ich bisher gar nicht genutzt, ist also neu für mich. Die Kontenstellenerweiterung ist nützlich, hatte ich sowieso vor. Der SKR42 scheint die komfortablere Lösung zu sein.

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@Amadeus11  schrieb:

Ihr Problem können Sie nur mit dem SKR42 und einer eingerichteten Kostenrechnung lösen. Dort kann man nämlich Verteilschlüssel anlegen und das schöne ist, wenn man diese im Nachhinein ändert, wird alles wieder rückwirkend neu durchgerechnet.

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Das klingt richtig spannend. Evlt. werden mit SKR42 die Vereins-Fibu und ich noch Freunde.

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als ehemaliger DATEV-Mitarbeiter kenne ich mich sicherlich in Vereinsbuchhaltungen gut aus. Ich richte auch jetzt ständig welche ein.

Ihr Problem können Sie nur mit dem SKR42 und einer eingerichteten Kostenrechnung lösen. Dort kann man nämlich Verteilschlüssel anlegen und das schöne ist, wenn man diese im Nachhinein ändert, wird alles wieder rückwirkend neu durchgerechnet. Kein Vergleich mit dem SKR49 und dem Verteilen über die Fibu-Anteilen.

Über den 9er Kostenstellenbereich mache ich nur sehr wenig.

Ja, das klingt wirklich sehr vielversprechend! Können Sie aus Ihrer Erfahrung meine bisherigen Vorbehalte gegenüber der Datev-Kostenrechnung entkräften (d.h. habe ich bislang einfach nur etwas noch nicht richtig gemacht)? Ich hatte zu einem ähnlichen Problem bereits eine Frage hier in der Community hinterlassen (AfA über Mitarbeiterkostenstelle auf Endkostenstelle abrechnen). Die dort skizzierte Vorgehensweise erscheint mir doch sehr umständlich, aber das heißt bei Datev ja leider nichts. Oder ist das System einfach nicht für etwas komplexere Kostenrechnungssysteme geeignet?

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Hallo Amadeus11, 

eine Ergänzung zu Ihrer Antwort: 

Mit dem Verteilschlüssel (FIBU) können Buchungen (z.B. prozentual) auf Sphären / Kostenstellen direkt in der Finanzbuchführung aufgeteilt werden. Weitere Informationen zum Verteilschlüssel finden Sie im Dokument  SKR42: Buchungen mit Verteilschlüssel auf Sphären aufteilen.

Wenn sich das Verteilungsverhältnis im Verteilschlüssel nachträglich ändert, hat das keine Auswirkung auf bereits aufgeteilte Buchungssätze: SKR42: Buchungen mit Verteilschlüssel ändern.

Eine rückwirkende Änderung des Verteilschlüssels greift nur bei Nutzung des Verteilschlüssels (KOST), der mit dem Symbol # erfasst wird. Die Verteilung der Buchungen erfolgt aber nur nach der Berechnung in der Kostenrechnung. Der Buchungssatz in der FIBU wird dadurch nicht aufgeteilt.

PS: Weitere Informationen zum Branchenpaket SKR42 finden Sie im Dokument Neues Branchenpaket Vereine, Stiftungen, gGmbHs (SKR42): Umfang und Einrichtung  

Häufige Fragen und Antworten zum SKR42 sind unter SKR42 Fragen und Antworten zu finden.

Freundliche Grüße

Inna Trinkenschuh

Service Kostenrechnung/Branchen

DATEV eG