[Rechnungswesen - Belege Buchen] Jeder Buchungssatz wird nicht überschrieben, sondern neu erstellt

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Liebe Community,

bitte nicht lachen - ich bin absoluter Neu- und Quereinsteiger und lerne gerade die wundersame (aber auch beruhigend eigenlogische) Welt der Buchführung mittels Datev kennen und habe von meiner Vorgängerin nur eine äußerst rudimentäre Einführung erhalten.

Ich habe folgendes Problem: ich habe einige Buchungsstapel angelegt (etwa: Gehälter, Eingangs-Re, wiederkehrende Buchungen etc) und möchte nun die einzelnen Buchungsätze "durchbuchen", also etwa Belegnummer 1 in die gelbe Buchungsmaske senden, mit allen Infos füttern und diese dann übernehmen. 

Was nun geschieht, ist, dass der Buchungssatz nicht überschrieben, sondern ein neuer Buchungssatz erstellt und ans Ende der Liste mit der neusten Belegnummer gesetzt wird und ich jeden alten Buchungssatz manuell löschen muss. 

Ich erinnere mich, dass dies bei der Einarbeitung nicht der Fall gewesen ist. 

Ich habe bereits die Datev-Hilfsdateien und dieses Forum sowie die Einstellungen durchforstet. 

Vielleicht was jemand hier Rat 🙂

Danke und ein sonniges Wochenende,

Johann

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Durch das Wort "durchbuchen" gehe ich davon aus, dass Sie einzelne Buchungsstapel mit "Buchungsvorschlägen" erstellt haben, die Sie nun "verbuchen" möchten. Ist das richtig?

Wenn Sie nun in einem Buchungsstapel mit den Buchungsvorschlägen sind: wie ist Ihr genaues Vorgehen? 

[#3 · Accepted solution]

Liebe/r Newbie3000,

erst einmal herzlich willkommen in der Welt der Buchführung – und keine Sorge, hier lacht niemand! Jede*r hat mal angefangen, und es ist absolut verständlich, dass gerade zu Beginn viele Fragen auftauchen. Super, dass du dich so engagiert einarbeitest!

Zu deinem Problem:

Was du beschreibst, klingt so, als würdest du beim Bearbeiten der Buchungssätze nicht den ursprünglichen Eintrag bearbeiten, sondern versehentlich einen neuen Buchungssatz anlegst. Das passiert in der Regel dann, wenn man in der "gelben Buchungsmaske" (also im Erfassungsbereich) nicht direkt auf einen bestehenden Buchungssatz klickt, sondern einfach anfängt zu buchen – dann wird automatisch ein neuer Satz erzeugt.

So kannst du das vermeiden:

1. Wechsle in die Stapelansicht deines gewünschten Buchungsstapels.

2. Klicke den vorhandenen Buchungssatz, den du bearbeiten möchtest, einmal direkt an.

3. Erst dann auf „Bearbeiten“ oder direkt über die Enter-Taste in die Maske springen.

4. Nun kannst du den Eintrag ändern und mit „Übernehmen“ oder „Speichern“ den ursprünglichen Buchungssatz aktualisieren.

5. Falls du versehentlich einen neuen Buchungssatz erzeugt hast, hilft nur: alten löschen oder die Belegnummer anpassen.

Tipp: In den Benutzereinstellungen lässt sich teilweise auch festlegen, ob nach dem Buchen ein neuer Satz angelegt wird oder du in der Bearbeitung bleibst. Vielleicht lohnt sich ein Blick dorthin noch einmal.

Ich hoffe, das hilft dir weiter! Wenn du magst, kannst du auch ein Screenshot posten (natürlich ohne echte Daten), dann schaut sich das bestimmt jemand gern nochmal im Detail an.

Viel Erfolg beim weiteren Einarbeiten – es wird mit jeder Buchung klarer 😊
Und dir auch eine kühle Arbeitswoche!

Viele Grüße

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Lieber Martin,

besten Dank für deine ausführliche und freundliche Antwort - die zudem auch die Lösung beinhaltet 😉

Ich habe immer mit F8 die Buchungssätze in den Erfassungsbereich geholt, mit Enter zeigt mir das Programm dann auch schon "Bearbeitung" und überschreibt den aktuellen Buchungssatz. 

Damit verabschiede ich mich wieder in die Listen und wünsche dir einen schönen Reststart in die Woche.

Herzlich,

Johann

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Liebe/r Herr/Frau Brunzendorf,

danke für die Rückmeldung und die Hilfe!

Ich gehe unter Bearbeiten - Buchungsvorschläge - Buchungsvorschläge erzeugen.

So hole ich mir die gesamte Kontoübersicht eines Kontos eines Monats (etwa: Bank 01)

So weit so gut. 

Wenn ich nun via F8 den Buchungssatz in die Bearbeitungsmaske holen will, zeigt mir Datev den Fehler #REW00007 - Der ausgewählte Buchungssatz kann nicht kopiert werden".

Via Enter bekomme ich den Satz auch nicht in die Maske - stattdessen öffnet er den Abgleich FIBU-Saldo mit Kontoauszug, wechselt in die Belegablage, zeigt dort einen Fehler an und wechselt darüber hinaus in die Kontenübersicht desjenigen Kunden, dessen Buchungssatz ich bearbeiten wollte. 

Was mache ich falsch?

Ich erinnere, dass es noch andere Wege gab, die Kontoauszüge als Buchungssätze ins Datev zu bekommen, aber der Weg über das RZ ist nicht freigeschaltet (muss das evtl. für jedes Buchungsjahr neu freigeschaltet werden?); die .csv - Dateien, die ich über Datev Bank/Unternehmen ziehen kann, lassen sich bestimmt noch so zurechtstutzen, dass nur die relevanten Infos eingespeist werden, doch vielleicht gibt es einen einfacheren Weg. 

Ich hoffe, mein Anliegen damit einigermaßen verständlich ausgedrückt zu haben.

Mit herzlichen Grüßen,

Johann

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@Newbie3000  schrieb:

So weit so gut. 

Wenn ich nun via F8 den Buchungssatz in die Bearbeitungsmaske holen will, zeigt mir Datev den Fehler #REW00007 - Der ausgewählte Buchungssatz kann nicht kopiert werden".

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Danke für die Erklärung. Das ist bzw. war das Problem, weshalb ein neuer Buchungssatz neu erstellt wurde: Die Taste F8 (kopieren des Buchungssatzes) bzw. hier das Kopieren des Buchungsvorschlages.

Den Buchungsvorschlag einfach mit Doppelklick anklicken und schon kann man ihn bearbeiten und abschließend verbuchen.

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In DATEV Rechnungswesen (ReWe) hat die F8‑Taste eine spezielle Funktion beim Buchen im Dialog- oder Stapelmodus – sie dient nicht zum Ausführen der Buchung, sondern zum Kopieren eines existierenden Buchungssatzes:

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📌 Funktion der F8‑Taste in DATEV ReWe

F8 = Markierten Buchungssatz kopieren

• Wenn du im Journal oder Stapelbuchschirm einen bereits gebuchten oder eingegebenen Buchungssatz markierst und F8 drückst, wird dieser vollständig in die Eingabezeile übernommen.

• Das erleichtert das Anlegen ähnlicher Buchungen, da Datum, Konten, Beträge, Steuerschlüssel und Buchungstext übernommen werden – nur ggf. anpassen musst du noch das Belegdatum o.Ä. apps.datev.de+1tfs.de+1de.scribd.com

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✅ Wann du F8 benutzen solltest

• Du möchtest eine bestehende Buchung als Vorlage nutzen und geringfügig ändern.

• Du hast mehrere ähnliche Vorgänge zu buchen (z. B. regelmäßige Mietzahlungen, Abschlagszahlungen).

• Du willst Fehleingaben vermeiden und Zeit sparen, indem du einen bereits geprüften Buchungssatz kopierst.

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🚫 Wann du F8 nicht verwenden solltest

• Wenn es um neue, völlig andere Buchungen geht – da nützt eine Kopie wenig.

• Wenn du zufällig im Buchungsfeld stehst – ohne markierten Satz funktioniert F8 nicht.

• Wenn du nicht willst, dass bestehende Informationen übernommen werden.

[#8]

Tipps zum Buchen:

Digitales Belege buchen:

Beleg über die Erfassungsmaske buchen.

Mit + Buchung abschließen und der nächste Beleg kommt in die Erfassungsmaske.

Mit F8 sollte man wirklich nur buchen, wenn es zb ein Kontoauszug ist und man mehrere Buchungen in einem Beleg hat.

Buchungsvorschläge erzeugen:

Z. B. Bankkontoumsätze werden abgerufen.

Diese werden mit grünen, gelben oder roten Zeichen versehen, dies kann man erstmal ignorieren, da gehts nur darum wie plausibel ein Buchungssatz ist und ob dieser automatisch verbucht werden kann.

Man geht mit dem Cursor auf den ersten Buchungssatz und drückt +, dann wird der erste Buchungssatz aus der Buchungsvorschlagsliste genommen und kann in der Erfassungsmaske bearbeitet werden.

Nach Bearbeitung dann mit + abschließen und mit + den nächsten Buchungssatz in die Erfassungsmaske holen.

Dies wiederholen bis die Buchungsvorschlagsliste abgeschlossen ist.

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Mit F8 sollte man wirklich nur buchen, wenn es zb ein Kontoauszug ist und man mehrere Buchungen in einem Beleg hat.

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Ich bevorzuge das Aufteilen von Sammelzahlungen bzw. Belegen mit mehreren Posten – so bleibt die Buchhaltung transparent und nachvollziehbar.

Die F8-Taste sollte man wirklich nur verwenden, wenn ein bestehender Buchungssatz kopiert werden soll – etwa als Alternative zu wiederkehrenden Buchungen, wenn sich nur kleine Details, wie das Datum ändern und die Belegverknüpfung mitgenommen werden soll.

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Geht auch, aber manchmal schwierig umsetzbar, wenn zb nicht direkt eine Summe erkennbar ist.

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Lieber Moonshine, liebe Alle,

herzlichen Dank für die zahlreichen Rückmeldungen. Ein großartig konstruktives Forum, das findet sich ja nicht soo oft im Netz 🙂

Ich habe nun sämtliche Optionen durchprobiert (Doppelklick, Enter etc. - mit Rechtsklick informiert mich DATEV über die Unmöglichkeit, den Beleg in die Maske zu laden)  und lande jedes Mal im "Abgleich FIBU-Saldo mit Kontoauszug". Das klicke ich weg und Datev schickt mich zum Zuordnen digitaler Belege und öffnet eine Übersicht des unverbuchten "Kundenkontos". Von dort komme ich auch nicht mehr zur Belegübersicht zurück.

Ich hab mal zwei Screenshots angehängt; 
nr1 - Stapelübersicht

nr2 - wo ich anschließend lande

Hat es vielleicht mit dem Importweg der Daten zu tun? Beim Herkunftszeichen zeigt er mir an, dass der Stapel über den Primanota-Export erzeugt wurde. 

Einigermaßen ratlose Grüße,

Johann

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Nicht "Zahlungen Buchen", sondern "Buchungsvorschläge bearbeiten"

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Die Belege wurden wahrscheinlich schon über "Buchungsvorschläge bearbeiten" eingespielt.

Dies sieht man ja in Screenshot 1, das Buchungsvorschläge mit Belegen angeheftet zur Bearbeitung bereitstehen.

Bitte den ersten Buchungsvorschlag anklicken oder + bestätigen.

Dieser wird nun in die Erfassungsmaske übernommen, wo man ihn anpassen kann oder man kann ihn mit -/+ als Soll oder Haben Buchung kennzeichnen und dann mit + direkt auslösen und dann mit + den nächsten Buchungsvorschlag in die Erfassungsmaske holen.

Die Belege kann man entweder über das Belegzeichen bei der Buchung aufrufen oder bei der Erfassungsmaske rechts ist auch ein Belegzeichen.

Hoffe das ist soweit verständlich.

Problem liegt wahrscheinlich an der Quelle der Belege, wo diese herkommen, wodurch da immer der Ablageort aufgerufen wird. Kann ich so auch nicht prüfen.

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zur Fortbildung vielleicht mal die Videos von Andreas Hausmann auf Youtube ansehen, hier mal der Kanal zum stöbern:

https://www.youtube.com/@AndreasHausmann/videos

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Liebe/r Moonshine, liebe Alle,

das Problem war, dass die Option, die digitalen Belege zuzuordnen noch eingeschaltet war. So ist das Programm immer in die Belegmaske gesprungen. Nachdem ich die Option ausgeschaltet habe, sehe ich, dass die Belege nicht länger angeheftet sind und kann fluffig mit + einen Buchungssatz nach dem anderen "durchbuchen" und bekomme eine erste Ahnung davon, dass das sehr befriedigend sein kann. 

Vielen Dank für die engagierte Hilfe und einen schönen Nachmittag allerseits,

Johann

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Ähm, warum sollen die Belege nicht an den Buchungssatz zugeordnet werden??? 

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Kann mir das hier nur so vorstellen, dass die Belege hinterlegt sind und siehe Screenshots bereits hinterlegt sind und wenn man die bucht, diese nicht beachten muss und deswegen nicht zuordnen muss, was normalerweise immer der Fall ist. Aber gut dass sich das geklärt hat.