Rechnungsschreibung (EO)

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Sehr geehrte Community-Nutzer,
da ich im Moment dabei bin UO (erstmals beri mir selber) einzuführen, stellen sich mir verschiedene Fragen.
Ausgangspunkt: ich nutze im Moment die Dokumentenablage, die nicht revisionssicher ist (leider).
Es gibt wohl verschiedene Wege,  die ich in meiner Buchhaltung beschreiten kann, u.A. folgende:

1.

Wenn ich über das Programm Rechnungsschreibung meine Rechnungen direkt in KARE über einen Buchungsstapel einspiele,
erscheint dies nicht in UO. Ein Belegbild ist dem Buchungssatz nicht beigefügt!
Die Rechnungen drucke ich aus!
Welche Vor- und Nachteile bietet dieser Weg?

Gilt ein solcher Prozess ohne über Dokumentenablage zu gehen als GoBD konform?
Gilt das Datev-Rechnungsschreibungsprogramm, als Vorsystem, als revisionssicher?

2.
Die Ausgangsrechnungen können automatisch in die Dokumenten-Ablage (bei jedem Mandanten) bei Erstellung der Rechnung abgelegt werden.
Über das Rechnungsschreibungsprogramm stoße ich die Erstellung der Buchungssätze meiner Ausgangsrechnungen an. Über die Stapelverarbeitung verbuche ich die Belege. Die Belegbilder der Dokumentenablage  werden mit dem Buchungssatz verknüpft. Die  Rechnungs-Pdfs. sind nicht revisionssicher abgelegt.

Ich verzichte auf den Ausdruck der Rechnungen, da diese in der Dokumentenablage vorhanden sind.
Meine Rechnungen sind  aber nicht revisionssicher abgelegt.

Gibt es weitere Vorteile oder Nachteile, die wichtig sind, zu kennen!

3.
Ich drucke alle Rechnungen aus, scanne diese wieder ein in UO und habe den Buchungssatz verknüpft mit
einem Belegbild. Alles ist revisionssicher abgelegt ist!
Nachteil : eine elektronisch vorliegende Rechnung muss ausgedruckt werden, um revisionssicher abgelegt werden zu können.

Fragen: Gibt es noch andere Wege meine Ausgangsrechnungen zu verbuchen und revisionssicher bzw. GoBD konform  zu arbeiten,
die besser geeignet sind, als die oben beschriebenen? Ich möchte vorerst kein DMS einrichten!

Habe ich in den obigen Ausführungen gedankliche Fehler?

Über eine Antwort wäre ich sehr froh.

Mit freundlichen Grüßen
A. Doeker

[#2]

Hallo Frau Doeker,

ich nutze für meine Buchhaltung den Weg, den Sie unter 3. beschreiben. Ich scanne dabei die Rechnungen ein, die ich im Anschluss daran an die Mandanten per Post versende. Diese sind dann auch mit meiner Unterschrift versehen.

Es ist zwar in Zeiten der Digitalisierung ein umständlicher Weg, aber zur Zeit der einzige, der revisionssicher ist und die Anforderung der Unterschrift auf meinen Rechnungen erfüllt. Vielleicht haben Kollegen hier ja noch bessere / effizientere Wege.

Viele Grüße,

B. Fitschen

[#3]

Hallo Frau Doeker,

bei Ihrer 2. Variante wäre es durchaus möglich, die in der Dokumentenablage vorhandenen und mit den Buchungssätzen verknüpften Rechnungen gesammelt an Unternehmen online zu übertragen (Exportieren als Dokumentensammlung und anschließende Nutzung des Belegtransfers). Dabei wird die Beleg-ID mitgegeben, sodass der Zugriff (aus Sicht des Rechnungswesens) sowohl lokal als auch in Unternehmen online erfolgen kann.

Mit entsprechenden Anzeigefiltern ist das regelmäßige Hochladen auch recht schnell erledigt.

Aus steuerlichen Gründen ist m. E. ein Archivieren der unterschriebenen Rechnung nicht zwingend erforderlich. Im Prüfungsfall dürfte hier ohnehin im ersten Schritt der Export für die steuerliche Außenprüfung aus dem Vorsystem (Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle) eine Rolle spielen.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

[#4]

Werte Frau Doeker,

ohne auf Ihre Frage konkret eingehen zu können - das wäre mir an dieser Stelle etwas zu aufwändig - möchte ich Ihnen aber eine Information zukommen lassen, die ich gestern von einem Mitarbeiter der DATEV im Zusammenhang mit DMS erhielt. Danach soll geplant sein, bei Installation der 12.0 (also etwa Oktober nächstes Jahr), das jetzige DMS-System komplett in den Arbeitsplatz zu integrieren.

Für Sie interessant könnte aber die Teilinformation sein, dass dabei gleichzeitig die Dokumentenablage revisionssicher gemacht werden soll - für alle Anwender!

Beste Grüße

H. Heitschmidt