Programmfehler/ Anwendungsschwierigkeiten/ Verbesserungsvorschläge bei Kanzlei Rechnungswesen

[#1]

Hallo marco.lachmann​,

der Fehler trat erneut auf (Anzahlungsbuchungen erzeugen scheitert an Eingabe im Belegfeld2). Servicekontakt soeben gesendet, Kontakt-ID 51505217.

Wenn Sie die 'Fehlerkonstellation nachstellen' möchten, bitte ich Sie, mich kurzfristig im Laufe des 15.08. zu kontaktieren, da ich die Buchführung fertigstellen muss. Vielen Dank.

Viele Grüße.

[#2]

Hallo Herr Lachmann,

vielen Dank für die schnelle Rückmeldung Ihrer Kollegin vom Support!

Der Fehler ist aufgenommen.

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Als Hinweis für Mitlesende:

Wenn Sie das Konto Erhaltene Anzahlungen im Soll bebuchen (also "falsch herum"), bspw. bei einer Verrechnung, dann müssen Sie das Belegfeld2 frei lassen. Ansonsten greift später, beim Umbuchen der Anzahlungen auf die Schlussrechnung, der Fälligkeitsautomatismus des Belegfeld2, und die Anzahlungsbuchungen können nicht automatisch erzeugt werden. (Denn die im Soll gebuchte Anzahlung wird dann auch im Soll auf den Debitor gebucht – wie eine "normale" Rechnung, ergo der Fälligkeitsautomatismus greift.)

Bei im Haben gebuchten Erhaltenen Anzahlungen (was der Standardfall ist), stört eine Eingabe im Belegfeld2 nicht.

Viele Grüße.

[#3]

Ansonsten greift später, beim Umbuchen der Anzahlungen auf die Schlussrechnung, der Fälligkeitsautomatismus des Belegfeld2,..

Und das bringt mich wieder zum Thema, wann wird es endlich ein eigenes Feld für die Fälligkeit/Belegfeld2 geben. Wir leben im 21-Jahrhundet, sprechen von KI und dann so ein seit Jahrzehnte alter Murks.

Es ist einfach unglaublich.

Gruß A. Martens

[#4]

Wenn eine Belegverknüpfung oder der komplette Buchungssatz gelöscht wird, sollte der Beleg wieder als nicht gebucht gekennzeichnet werden.

geht das mittlerweile?
Ich möchte einen bereits verbuchten Beleg wieder herholen damit ich ihn mit einem anderen verbinden kann,

das müsste ja gehen wenn dieser wieder auf offen steht oder?

[#5]

Import von Vorläufen / Festschreiben.

Ja, es gibt die Notwendigkeit, daß Vorläufe zwangsfestgeschrieben werden.

Ja, dem fachkundigen Kanzleimitarbeiter muß verboten werden, den Bockmist vom Mandanten noch zu korrigieren.

aber...

Wenn der Kanzlei- Mitarbeiter beim Einspielen Mist baute, also einen grundverkehrten Vorlauf einspielt, dann muß es irgendwie eine Möglichkeit geben, diesen wieder zu löschen.

Vorschlag:

- Import, wie bisher, intern wird das Festschreibungskennzeichen vorläufig gesetzt

solange keine Folgeverarbeitung, wie senden, DFÜ, usw. erfolgten, kann der Mitarbeiter diesen Vorlauf komplett löschen..

Damit haben wir die Situation, als hätte der Mitarbeiter diesen Vorlauf nie eingespielt.

Auch müßte nicht - wie heute üblich - vorsorglich ein verkehrter Buchungssatz eingeschummelt werden, um das Festschreiben auszuixen, sondern der Mitarbeiter könnte nach dem Importieren und nach dem Sichten entscheiden, ob die vorgegebene Festschreibung vertretbar ist, oder on der Aunahmetatbestand vorliegt, daß eine Korrektur, oder gar ein komplettes Verwerfen des Vorlaufes notwendig ist.

Für das Aktivitätenprotokoll wäre das die korrekte Vorgehensweise.

1. Einspielen

2. Sichten und prüfen

3. Entscheiden, ob verwerfen oder OK

4. Löschen bzw. festschreiben (eventuel mit Rechten sogar editieren)

Es gibt Mandanten, die haben in ihren Vorläufen verkehrte Kopfdaten, die erst beim Import angepaßt werden.

Meines Wissens würde die DSGVO ein Rücksichern verlangen, wenn versehentlich ein Vorlauf bei einem verkehrten Mandanten eingespielt wird. Da reicht eine GU nicht aus.

Bitte gebt uns die Möglichkeit dieses UnDo beim Import, wenn man einen Fehler gemacht hat.

[#6]

Ich teile Ihre Einschätzung und das wäre sicher ein guter Weg die Festschreibung zu regulieren.

Wir müssen eigentlich davon ausgehen, dass der Mandant der verlängerte Arm des Steuerberaters ist und dadurch das Buchen durch den Mandant nur ein Zwischenschritt zur abgestimmten Buchhaltung ist.

Genauso, wie wir die Arbeit von mehr oder weniger qualifizierten Mitarbeiter kontrollieren, muss es auch möglich sein die Vorarbeit des Mandanten Arbeit zu kontrollieren und korrigieren.

Wenn der eigene Mitarbeiter statt z.B. auf Reisekosten auf Benzin bucht, können wir die Buchung leicht ändern. Warum soll dies mit Buchungen des Mandanten nicht funktionieren?

Manche EDV-Lösungen am Markt haben nur eine begrenzte Auswahl an Fibu-Konten. Wenn ich z.B. Kfz-Kosten auf verschiedene PKW Fibu-Konten verteilen möchte, dann müsste ich mit vielen GU-Buchungen hantieren. Aufwendig und unübersichtlich!

Also wird es über kurz oder lang bei den Praktikerlösungen bleiben. Die Umsetzung durch eine Änderung der Datev erfolgt frühestens 1 Jahr nach Eröffnung BER. Immerhin bleibt uns vielleicht bis dato die "1" um die Festschreibung aufzuheben.

Grüße aus dem Rheinland

Martin Heim

[#7]

Halt!

So einfach ist die Sache nicht. Es sind 3 Szenarien zu unterscheiden:

1. Der Mandant macht seine Buchführung alleine, dann ist ein Festschreiben unbedingt notwendig, Korrekturen haben in einem neuen Vorlauf stattzufinden und dieser ist dem Mandanten zur Verfügung zu stellen. Anderenfalls laufen die Fibubestände auseinander. Am Ende steht die Frage wer denn Recht hat. Das kann in diesem Fall nur der Bestand des Mandanten sein.
2. Der Mandant liefert Vorlaüfe aus Vorsystemen. Hier ist schon implizit, dass bei neuen Sachverhalten aus dem System ein komplett falscher Buchungssatz angeliefert wird. Dieser könnte, da ja das Exportprotokoll den falschen Buchungssatz ausweist, auch nur mit Generalumkehr berichtigt werden.
3. Bei einem Einspielen der gesamten Buchführung für Abschlusszwecke bin ich völlig bei Ihnen. Hier muss Alles offen bleiben um einfache Anpassungen an die Gegebenheiten unseres Systems vorzunehmen.

Alles in Allem ist die Festschreibung gedanklich noch nicht ausgereift, statistische Buchungen können nicht als vorläufig markiert werden, Buchungen, die unterjährig ratierlich unter einer Annahme vorgenommen werden, müssen ebenfalls festgeschrieben werden. Was passiert aber bei Wahlrechten, die bei Bilanzerstellung ausgeübt werden? Sind diese mit Festschreibung ausgeübt?

[#8]

Im wesentlichen krankt das ganze System alleine schon daran, dass man Vorläufe nicht nachträglich einfach auf Stapel stellen kann, die wahlweise schon in einer Auswertung mit angezeigt werden können.

So könnte man dann z. B. die EB-Werte einfach auf Halde (Stapelerfassung) vortragen, die man dann einfach mit pro Forma auswerten könnte. Ein Hinweis, dass vorläufige Buchungen enthalten sind, wäre da völlig ausreichend. Damit hätte man dann endlich auch einmal die OP-Problematik erschlagen.

Bei einem Mandanten übernehme ich schon Ausgangsrechnungen des Folgemonats (Internethandel), damit ich die "Anzahlungen" auf die noch auszuliefernde Ware schon auf das OP-Konto verbuchen kann. Könnte man jetzt nach Abschluss der Buchung, diesen neuen Vorlauf auf Stapel schieben, hätte man saubere Auswertungen, da die OP-Auswertung immer den gesamten Buchungsbestand nimmt.

Aber wie so oft, wir haben bomben Ideen, aber die 3 Programmierer von DATEV sind damit heillos überfordert.

Gruß A. Martens

[#9]

Halt!

So einfach ist die Sache nicht. Es sind 3 Szenarien zu unterscheiden:

1. Der Mandant macht seine Buchführung alleine, dann ist ein Festschreiben unbedingt notwendig, Korrekturen haben in einem neuen Vorlauf stattzufinden und dieser ist dem Mandanten zur Verfügung zu stellen. Anderenfalls laufen die Fibubestände auseinander. Am Ende steht die Frage wer denn Recht hat. Das kann in diesem Fall nur der Bestand des Mandanten sein.
2. Der Mandant liefert Vorlaüfe aus Vorsystemen. Hier ist schon implizit, dass bei neuen Sachverhalten aus dem System ein komplett falscher Buchungssatz angeliefert wird. Dieser könnte, da ja das Exportprotokoll den falschen Buchungssatz ausweist, auch nur mit Generalumkehr berichtigt werden.
3. Bei einem Einspielen der gesamten Buchführung für Abschlusszwecke bin ich völlig bei Ihnen. Hier muss Alles offen bleiben um einfache Anpassungen an die Gegebenheiten unseres Systems vorzunehmen.

Bei Punkt 1 herrscht m.E. Klarheit. Die Daten müssen korrigiert, "zurückgegeben" und dort eingespielt werden. Nur so ergeben sich zwei deckende Datensätze.

(Meine) Mandanten nutzen das Vorsystem nicht zu 100%. Teilweise werden nur Ausgangsrechnungen geliefert, manchmal nur Bankbuchungen oder Kassenbewegungen usw. Da macht es keinen Sinn etwas zurück zu spielen, da die Datensätze beim Mandanten Fehler (fehlende) Sachverhalte haben.

[#10]

Bei allen drei Szenarien kann dem Unternehmer oder dem Kanzlei- Mitarbeiter ein Fehler passieren, welcher zur Folge hat, daß absoluter Mist importiert wurde, der nach einen ersten Sichten zu entsorgen ist.

- Das Eigensystem muß konfiguriert werden (Steuerschlüssel)

- Beim Export hat der Mandant einen komplett verkehrten Zeitraum angewählt.
- Mandant hat verschiedene Firmen und die Mandantennumer war verkehrt

- Im Vorlauf hat der Mandant mehrere Monate verwurstet (also September bis incl. 3 Oktober)
.  -> Im September führen die 3 Tage zu Fehlern, die raus gelöscht werden können.

.  -> Nochmaliges Einspielen mit Datum 1. - 3- Oktober -> September doppelt und fest 😞  
.          (Plan war, alle September- Buchungen manuell raus zu löschen.) 

- In der Kanzlei wird versehentlich ein zweites Mal oder komplett verkehrt importiert.

->
- Der Vorlauf muß komplett raus.

- der Mandant wird aufgefordert, einen korrekten Vorlauf zu produzieren.

Weshalb?

Damit das DATEV- System die selbe Anzahl von Buchungen hat, wie das Mandantensystem und keine GU- Buchungen zu Abweichungen führen.

Ziel: Die Integrität von Mandanten- und Kanzlei- Buchhaltung kann manchmal nur erreicht werden, wenn ein Vorlauf komplett raus fliegt und nochmals korrekt eingelesen wird.

Scenario 4:

In der Kanzlei wird für diverse Zwecken (OPOS- Bereinigung von 1.000 Kleinbeträgen, oder Kopieren eines JA- Vorlaufes ins Folgejahr, usw.) manuell ein Vorlauf gebastelt und da fehlt dann versehentlich das Festschreibungskennzeihen.

Wie oft habe ich bereits einen importierten Vorlauf schnell gelöscht, da ich beim Bauen vergaß das "RE" oder "JA" in "SV" abzuändern, um später zu sehen, welche Buchungssätze vom Import kommen.

[#11]

Die Länge dieser Diskussion zeigt, wie unbefriedigend die aktuelle Lösung von Belegen im Rechenzentrum und Vorläufen im Haus ist. Hoffentlich wird in diese Form des Rechnungswesen nicht mehr viel Entwicklerzeit investiert.

Wir brauchen ein gutes Dokumentenmanagement im Rechenzentrum, kombiniert mit einem weiterentwickelten Unternehmen online. Die dann vorhandenen Daten sollten die Basis für alle weiteren Prozesse sein. Eine Umsatzsteuervoranmeldung würde automatisch korrekt übermittelt. Eventuell gibt es neben dem Gewerbebetrieb eine im ertragsteuerlichen Privatvermögen befindliche, mit Umsatzsteuer vermietete Immobilie. Die Daten werden richtig konsolidiert. Die Zahlung der Umsatzsteuer ans Finanzamt wird korrekt der Anlage EÜR und V zugewiesen, 10-Tage-Regel richtig angewendet. Der Fibu-Automat mit seiner künstlichen Intelligenz tut sein übriges.

Alle Geschäftspartner werden laufend mit den Handelsregistereinträgen und dem Impressum der Internetseiten abgeglichen. Nie mehr muss der Steuerberater einen Debitor oder Kreditor erfassen. Die Daten liegen ja schon vor.

Workflow Tool mit DATEV Schnittstelle

[#12]

Zoe ist wieder da 🙂

[#13]

Ich erachte die Diskussion zur Festschreibung beim Datenimport als überflüssig.

Sowohl beim Import über die Stapelverarbeitung als auch beim ASCII-Import kann ein Festschreibekennzeichen „Nein“ in der Datei enthalten sein und vom Programm verarbeitet werden. Damit werden beim Import keine Stapel festgeschrieben und das geforderte Programmverhalten liegt vor.

[#14]

Aber darum geht es ja. Wir wollen diese "Winkelzüge" eigentlich nicht machen.

[#15]

Wenn ich auf Erfassen | Anlagenbuchführung | Investitionsabzugsbeträge habe ich keinen Zugriff mehr auf das Kontoblatt. Jedoch kommt es hin und wieder vor, dass IABs gebildet werden für WGs die im Folgejahr bereits angeschafft wurden. Nun wäre es sehr hilfreich, wenn ich während das Fenster für die IABs geöffnet ist auch im Kontoblatt blättern kann, um zum Beispiel zum nächsten bereits angeschafften Wirtschaftsgut zu gelangen.