Leistungsdatum beim Stapelimport aus Fremdsoftware

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Hallo liebe Community,

wir bekommen monatlich eine Exceltabelle im Datevformat aus einer Fremdsoftware, die wir via Stapelverarbeitung einspielen. Für den Monat Juli ergibt sich aufgrund der geänderten USt-Sätze die Problematik, dass Rechnungen aus dem Juli mit Leistungszeitpunkt vor dem 01.07.2020 so nicht verbucht werden können. Wir brauchen das Leistungsdatum, damit der korrekte USt-Satz angewendet wird.

Die Fremdsoftware arbeitet ebenfalls mit Leistungsdatum und gibt dieses in der Exceltabelle im Datevformat in der Spalte DK "Leistungsdatum" im Format DDMMYYYY aus.

Beim Import der Datei fehlt das Leistungsdatum jedoch. Alles andere funktioniert, so wie sonst auch, aber das wichtige Leistungsdatum ist einfach leer. Es gibt beim Import auch keine Fehlermeldung bezüglich des Leistungsdatums.

Hat jemand eine Idee? Ein ähnliches Problem?

Vielen Dank im Voraus und einen guten Start ins Wochenende

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Haben Sie denn das Leistungsdatum vor dem Import in Rechnungswesen aktiviert?

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@b_ossenbrink ,

.. ich würde an Ihrer Stelle mal einen vorhandenen REWE-Buchungsstapel exportieren und dann die beiden CSV-Dateien vergleichen 

...

sind Sie sicher, dass das Leistungsdatum im Format DDMMYYYY

erfasst ist ?

... oder eher im Format YYYYMMDD

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Ja, das Leistungsdatum ist aktiviert.

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Das habe ich schon getan. Ich kann keine grundsätzlichen Abweichungen erkennen. Die von mir aus KRewe erzeugte Exportdatei hat in ebenfalls in der Spalte DK das Leistungsdatum in demselben Format, wie die Tabelle aus der Fremdsoftware.

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Ja, in beiden Tabellen ist das Leistungsdatum im Format DDMMYYYY angegeben.

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.. ich würde mit einem Texteditor in die CSV-Dateien schauen, nicht mit Excel.

Die 'Überintelligenz' von Excel kann hier eher stören als nützen 😀

... könnte z.B. sein, dass das Leistungsdatum optisch gleich aussieht, aber in einer Datei als Text- und in der zweiten Datei als Datums-Format erfasst ist

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[EDIT]
Ist Blödsinn, Leistungsdatum nimmt Datev immer mit 8 Stellen! ich lass es zwecks Formel für andere Fälle trotzdem stehen.

Da hilft wohl nur manuelle Nachjustierung, da Datev immer nur TTMM hat, im ungünstigsten Fall sogar TMM.

Hier mal ein Lösungsansatz (weiß nicht ob es hundert pro funktioniert):

1. Öffnen Sie die CSV-Datei
2. Fügen Sie eine Spalte nach der Spalte Leistungsdatum (sollte DK sein) ein
3. Dort in die erste Zeile folgende Formel eintragen: =WENN(DK3="";"";LINKS(DK3;LÄNGE(DK3)-4))
4. Ziehen Sie das Feld über die gesamte Spalte nach unten
5. Nun die Werte dieser Spalte (nur von zeile 3 an) markieren und in Spalte DK einfügen (Einfügen nur Werte)
6. Nun kann die Hilfsspalte wieder gelöscht werden und die Datei gespeichert werden.

Probeweise einlesen und nachsehen ob es funktioniert!

Die Wenn-Abfrage sorgt dafür das nur befüllte Felder berechnet werden. Die Links-Funktion nimmt Ihnen die letzten 4 Zahlen weg. Spalte (hier DK) muss natürlich an die eigene Situation angepasst werden. Ich hatte jetzt probeweise einen DATEV-Export eine eigenen Stapels genutzt.

P.S.: Ich habe hier den EXCEL-Lösungsansatz genommen, da ich davon ausgehe das es viele Buchungen sind, was zu erheblichen Aufwand führt, wenn man alles manuell abändern müsste...

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Auch im Windows Texteditor ist das Format DDMMYYYY also bspw. 30062020

Sowohl in der aus KRewe erzeugten csv Datei, als auch in der aus der Fremdsoftware.

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Auch den Vorschlag habe ich soeben getestet, aber ein Leistungsdatum wird beim Import nicht mit übernommen.

Gibt es irgendwelche Einstellungsmöglichkeiten für den Stapelimport, an denen es liegen könnte?

Bislang haben wir noch keine Leistungsdatumsangaben eingespielt, weil die Fremdsoftware in der Regel so etwas nicht unterstützt hat.

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Dann ist es auch kein DATEV-Format, sondern der normal  ASCII-Import?

Dort muss man dann natürlich ein paar Anpassungen vornehmen. Gehen Sie bei ASCII-Import mal links auf Feldauswahl und fügen Sie das Leistungsdatum dazu. Das ganze noch an die richtige Stelle schieben und mit Vorschau unten prüfen. Leistungsdatum habe ich gerade gesehen wird immer 8-stellig angegeben, insofern keine Bearbeitung der csv nötig.

Das A und O ist die Formatvorlage! Wenn die nicht passt, dann werden die Daten eben auch nicht eingespielt. Zusätzlich bitte wirklich noch einmal prüfen ob Leistungsdatum aktiviert ist.

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@b_ossenbrink 

... vielleicht fehlt bei Ihrem Kanzlei-Rewe noch irgendeine andere Voraussetzung

... hier eine Quelle aus der InfoDB

https://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/9211426

... wäre interessant zu erfahren, welche 'Gräte' jetzt genau noch im Hals steckt 😉

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Ich vermute tatsächlich, dass es an der Schnittstelle der Fremdsoftware liegt. Bis gestern wurden uns die Daten noch mit der Schnittstellenversion 3.0 (Altversion aus 2013) zur Verfügung gestellt. Auf meine Anmerkung diesbezüglich wurde dann umgestellt auf die Version 7.0, seitdem stimmt zumindest das Datumsformat mit dem KRewe Datev-Export.

@vogtsburger 

Haben Sie schon einmal Stapel im Datevformat importiert, die ein Leistungsdatum beinhalten und dieses erfolgreich übernommen?

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Doch, es handelt sich um das Datevformat. Dies bestätigt mir auch der ASCII-Import mit der Meldung "Es liegen Daten im Datevformat vor, wollen Sie nicht lieber zur Stapelverarbeitung wechseln?"

Trotzdem danke für Ihre Mühe.

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@b_ossenbrink  schrieb:

Doch, es handelt sich um das Datevformat. Dies bestätigt mir auch der ASCII-Import mit der Meldung "Es liegen Daten im Datevformat vor, wollen Sie nicht lieber zur Stapelverarbeitung wechseln?"

Trotzdem danke für Ihre Mühe.

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Sie wissen schon das es nur ein "Angebot" seitens Datev ist. Sie müssen nicht zur Stapelverarbeitung wechseln, sondern können es trotzdem mit ASCII-Import weiter einlesen!

Nur so ein Gedanke: aber ausprobieren würde meiner Meinung nach nicht schaden...

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... die Version 7.0 steht auch in der ersten Zeile der csv-Datei.

... aber was mich irritiert: lesen Sie den Stapel im Wirtschaftsjahr 2018 ein ?

... und ist das Leistungsdatum auch für das WJ 2018 aktiviert ?

[#16 · Accepted solution]

Hallo @b_ossenbrink ,

der Anbieter der Fremdsoftware hat beim Update der Schnittstelle von Version 3.0 auf 7.0 vergessen auch die Formatversion für Buchungsstapel anzupassen.

Im Dateiheader steht in Zelle E1 noch die Ziffer 4. Das ist noch der Stand aus der Schnittstellenversion 3.0.

Hier sollte die Ziffer 9 stehen damit das Leistungsdatum erkannt wird.

Im Jahr 2013 und der damaligen Formatversion 4 gab es noch kein Leistungsdatum. Bei Angabe der Formatversion 4 liest das Programm auch nur die damals bekannten Felder ein und ignoriert alles weitere.

Wenn Sie die Formatversion selbst korrigieren wollen, nutzen Sie dazu einen Texteditor (z. B. den Editor in Windows). Das Ändern und Speichern in Excel kann zu weiteren Fehlern führen.

Ein Import als ASCII-Format funktioniert auch. Achten Sie darauf, dass Sie in den Einstellungen des ASCII-Import-Assistenten das Standardformat für Buchungsstapel und den Import ab Zeile 2 wählen.

Mit freundlichen Grüßen

Chris Pollack
Service Rechnungswesen (FIBU)
DATEV eG

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Vielen Dank Herr Pollack, das Ersetzen der 4 durch eine 9 im Editor hat funktioniert. Jetzt wird das Leistungsdatum mit importiert.

Ich werde das dann mal an den Anbieter der Fremdsoftware weiterleiten.

Ein schönes Wochenende!

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... ich bin überzeugt, dass noch Viele über diese magische Ziffer "9" (als Voraussetzung für die Importierbarkeit des Felds "Leistungsdatum" im Buchungsstapel) stolpern werden.

Es wird ja sicher auch Einige geben, die sich den Buchungsstapel aus Excel-Dateien oder mit anderen Klimmzügen selbst zusammelbasteln müssen, weil die Fremdsoftware dieses neue Datev-Import-Format (noch) nicht beherrscht.

... oder habe ich irgendwo diesen Hinweis auf die neue Version und auf das neue Kennzeichen "9" für das neue Format übersehen ?🤔

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Hallo, 

ich antworte mal hier, da zu mindestens die erste Frage ähnlich ist. 

Ein Mandant von uns schickt wöchentlich seine im Vorsystem erfassten Rechnungen als CSV Datei zu uns rüber. Es kommt öfter vor, dass z.B. eine Rechnung mit Datum vom 09.07. noch den Monat Juni betrifft. Das Leistungsdatum (30.06.) ist in der CSV Datei enthalten und wird beim Einspielen auch übernommen. Da die CSV Datei als solche allerdings den Monat Juli betrifft, wird auch die Rechnung, die noch den Juni betrifft in dem Juli Stapel gebucht. Ich kann die Buchung manuell anklicken, damit die übliche Maske "Buchung der Leistungsperiode zuordnen" erscheint. DAs ist aber ziemlich aufwendig, da es viele Rechnungen betrifft. Geht das auch automatisiert? Also dass ReWe automatisch erkennt, dass das Leistungsdatum den Vormonat betrifft und deshalb automatisch im Vormonat gebucht wird? 

Und noch eine zweite Frage:

Der Mandant erfasst im Vorsystem Auftragsnummern, die beim Einspielen berücksichtigt werden, die für die FiBu aber nicht weiter relevant sind. Da zum Teil die identischen Auftragsnummern bei mehreren KReditoren/Debitoren vergeben werden, meckert ReWe und setzt bei jeder Buchung ein Hinweissymbol. Wie kann ich das vermeiden? (ja, unter Belege buchen kann mit einem Rechtsklick jedes Hinweissymbol bzw. auch alle auf einmal entfernt werden. DAs ist aber nicht Sinn und Zweck, da ja auch z.B. eine UST ID o.ä. falsch sein kann). 

Ich bedanke mich vorab für die Hilfe. 

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Hallo @Henning-Sch,

zu Ihrer ersten Frage:

Ein automatisches Verschieben von Buchungen in die Leistungsperiode ist nicht vorgesehen, da wir nicht davon ausgehen können, dass es in jedem Fall gewünscht ist. Aktuell ist das Verschieben nur über die manuelle Bearbeitung des einzelnen Buchungssatzes und den Dialog Buchungen der Leistungsperiode zuordnen möglich.

💡Aber: ab der Version 16.0 der DATEV-Programme (Bereitstellung ist geplant ab dem 04.08.2022) wird es möglich sein, alle betreffenden Buchungen eines Stapels zu markieren, auszuschneiden und in einen Stapel der Leistungsperiode einzufügen. Einen Ausblick auf diese Funktion finden Sie im Dokument Buchungen in einen anderen Buchungsstapel kopieren oder verschieben .

Zu Ihrer zweiten Frage:

Die beste Lösung wäre natürlich, wenn die im Vorsystem erfassten Auftragsnummern beim Export gar nicht erst berücksichtigt werden. Lässt sich das nicht vermeiden, haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Importieren Sie die Buchungen im ASCII-Format. Legen Sie dort ein neues Format basierend auf dem Standard-Format Buchungsstapel an und ersetzen Sie in der Feldauswahl das Feld Auftragsnummer durch ein Leerfeld. Achten Sie darauf, dass Sie in den Einstellungen des ASCII-Import-Assistenten den Import ab Zeile 2 festlegen.
2. Öffnen Sie die csv-Datei in Excel und entfernen Sie alle Werte aus der Spalte "Auftragsnummer". Speichern Sie die Datei und führen Sie anschließend den Import über die Stapelverarbeitung durch. ACHTUNG: bei der Bearbeitung von csv-Dateien in Excel kann es zu unerwünschten Formatierungen kommen, die Fehler in den Daten verursachen. Verwenden Sie diese Vorgehensweise deshalb nur, wenn keine andere Lösung in Frage kommt, und prüfen Sie die verarbeiteten Daten anschließend sehr genau.