Dropbox

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Hallo,

ein Mandant möchte uns gerne seine Buchhaltungsunterlagen in einer sog. Dropbox (vorher noch nie davon gehört ) zur Verfügung stellen. Die Kontoauszüge, Rechnungen, Belege usw. sind dann als PDF hinterlegt. Die Kondierung und der Gebucht-Stempel sollen dann auf der Rechnung/Beleg digital hinzugefügt werden.

Hat von so einer Dropbox schon mal jemand was gehört? Ist es sinnvoll über diese Art und Weise die Buchhaltung zu erstellen? Hab da im Moment noch Bauchschmerzen damit.

Vielen Dank.

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Die drop box gibt es schon einige Zeit. Jedoch ist es aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht mehr erlaubt, Belege dort auszutauschen.

Besser: Unternehmen online von der DATEV, candis oder wenn der Mandant die Belege verschlüsselt per Mail sendet(als einzelne pdf Dateien), können diese auch über die DMS als "zu buchen" markiert werden und dann in die Fibu eingelesen werden.

Viele Grüße

Ines Harnack-Schad

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Hallo,

das hab ich mir gedacht. Wie gesagt, als ich das hörte, war mir gleich nicht wohl dabei.

DMS haben wir nicht. Und der Unternehmer will kein Unternehmen Online. Ist Candis nicht gleich wie Unternehmen Online, nur nicht von Datev?

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Ich weiß, es wird geschimpft....

DATEV Cloudbox.....

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Candis ist zwar wie Unternehmen online, jedoch nach unseren Erfahrungen umfangreicher und doppelte Belege werden z.B. werden automatisch "rausgeschmissen", oder fehlende Belege ausgewiesen, wenn der Betrag bei der Bank verbucht ist. Jedoch lohnt es sich nur bei vielen Mandanten, und nicht bei einem.

Ja, Cloudbox...gibt es...

Es gibt auch noch "Tresor"-Lösungen, die in die eigene Webseite eingebaut werden können, in die die Mandanten ihre Belege archivieren können.

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Es müsste ein alten Thread - ich glaube auch von Frau Fitschen - zum Thema

teamdrive geben.

DSGVO konform- wesetnlcih komfortabler und billiger als die von herrn Hofmeister angespeochen Cloudbox, allerdings auch mit unterschiedlichen Anwendungsumfang.

Tipp- falls Mandant die Dropbox nutzen möchte: folgendes Szenario:

er hat die Belge in der Dropbox und lädt sie in den Teamdrive hoch , sie erhlaten Emailnachricht das dort Daten bereitliegen und senden diese via Belegtransfer in UO oder in eigenes Ablagessystsem. UO hätte den Charme der automaitschen Vorkontierung im erweiterten Modus.

Nachtrag habe es gerade wieder gefunden es ging um CDS Teamdrive

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Danke für den konstruktiven Vergleich!

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Die Dropbox ist vergleichbar mit dem Onedrive von Microsoft.

Wenn Sie sich registrieren und die Dropbox- App auf ihrem PC installieren, dann haben Sie in Ihrem Dateiexplorer einen neuen Ordner, den Sie weltweit auf jedem ihrer Geräte nutzen können, nachdem Sie sich einloggten, sichere Kennwörter sind möglich, die Synchronisierung erfolgt vollautomatisch.

Beispiel: Ihr Handy legt neue Fotos automatisch über das Internet auf ihrem PC ab.

Diese Funktion hat der Mandant wohl im Gebrauch.

Der Mandant möchte nun den Belege- Ordner mit Ihnen teilen. (Ein Mausklick)

Damit hätten Sie binnen Sekunden alle Dateien auf dem PC, die der Mandant auf seinem PC in diesen Ordner ablegt und Sie könnten dann die Dateien bearbeiten, entfernen, usw.

KO- Kriterien für den Kanzleibetrieb:

- Die Daten werden in der USA gespeichert. (für uns ein absolutes NoGo)

- Durch den getunnelten Dateiaustausch werden Virenscanner übergangen.

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Die 'normale' Dropbox-Funktion ist für mich auch ein NoGo.

Dann noch eher die 'MagentaCloud'.

Aber wenn es 'nur' um den bequemen Austausch von Dateien mit 'speziellen' Mandanten geht, könnte ich mir vorstellen, die Dateien stark zu verschlüsseln und dann über eine solche Cloudlösung auszutauschen. Per E-Mail sind die Möglichkeiten begrenzter.

Konkret wollte mir vor kurzem ein Mandant mit sehr vielen V+V-Objekten aus Zeitnot einen kompletten Leitz-Ordner einscannen und senden. Das E-Mail-Postfach kam in's Schwitzen .

Wie gesagt, DropBox & Co wären für mich nur für sporadische Aktionen, aber nicht als Standardlösung, vorstellbar.

VG

Michael Vogtsburger

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Und der Unternehmer will kein Unternehmen Online.

Werde ich nie im Leben verstehen. Ja, es kostet Geld. Kostet der Steuerberater aber auch und alles andere im Leben auch und wenn ich meinem StB das Leben einfacher und leichter machen kann und persönlich weder irgendwelche Ordner versenden muss ... und wenn ich schon alle Belege digital hab' ...

Mal ehrlich: ob ich die Belege an eine E-Mail hänge oder in die Cloud zu Dropbox, Microsoft und Co. hochladen - wieso zum Henker nicht gleich passend nach Belegtyp sortieren und auf Daten senden im Belegtransfer drücken - fertig?! Ist im Zweifel sogar schneller.

Oder DATEVconnect - dann reden alle Anwendungen gleich übers Internet.

Wer nicht mit der Zeit geht - geht mit der Zeit. Gibt StB, die nehmen keine Mandate auf, wenn sie nicht Unternehmen Online wollen. Gut so! Kann ich nur nachvollziehen.

Die Welt wird in allen Bereichen digitalisiert und da kann sich niemand vor drücken. Weder der Dachdecker noch der Zahnarzt.

Die 'normale' Dropbox-Funktion ist für mich auch ein NoGo.

Dann noch eher die 'MagentaCloud'.

Als ob da technisch ein Unterschied existiert . Auf dem Papier vielleicht - wenn das ausreichend für den Anwalt ist, okay.

könnte ich mir vorstellen, die Dateien stark zu verschlüsseln und dann über eine solche Cloudlösung auszutauschen.

Als ob das der Unternehmer 1. versteht und 2. auch erledigen kann - sorry, aber es ist leider so. Wenn er schon mit Dropbox ankommt, will er weder verschlüsseln noch zusätzliche Arbeit haben. Da ist Unternehmen Online ja sicherer.

Wie oben geschrieben: stattdessen er die Cloud von Dropbox nutzt, soll er die Cloud von DATEV nutzen und alle sind glücklich. Dropbox Business kostet sicherlich auch etwas Geld ... wenn man es denn ganz genau nutzen will .

[#11]

Guten morgen Herr Hofmeister,

DATEV-CLOUDBOX, wieso wird da geschimpft?

[#12]

DATEV-CLOUDBOX, wieso wird da geschimpft?

Weil es zu teuer ist, weil das Mandat trotzdem ein SmartLogin / mIDentity haben muss, weil es sich nicht in den DATEV Arbeitsplatz / UO integriert, weil ...

DATEV CloudBox ist eine sicherere Dropbox inkl. DATEV Authentifizierungsmedium zu hohem Preis.

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Dann suchen Sie mal nach anderen Beiträgen zum Thema. Gibt's hier schon einige von.

Letztendlich eine nette Diskussion. Zumindest ist man in der Lage, nach Abwägung der ganzen Aspekte anderer Lösungen, sich für ein Produkt zu entscheiden.

Ich für meinen Teil habe mich (aufgrund des sicheren Datenaustausches im DATEV-Umfeld) für die DATEV-Lösung entschieden. Dies hat dann u.a. auch Gründe aufgrund der Vorteile, die die Mandatsverhältnisse per se bieten (Unterberaternummer, Smartlogin dann kein Problem), gut zu administrieren.

Und: natürlich setze ich das Produkt nicht für alle ein.

Manche unterstellen beim Preisvergleich anscheinend immer, dass man das dann für alle Mandanten einrichten müsste...dagegen hat man dann natürlich kein Argument.

Bisherige Beiträge zur Cloudbox

Links:

https://www.datev-community.de/message/71407#71407

https://www.datev-community.de/message/69574#69574

https://www.datev-community.de/message/76951#76951

https://www.datev-community.de/message/71635#71635

VG

Andreas Hofmeister

[#14]

Hallo Herr Hofmeister,

das Thema ist immer noch nicht endgültig geklärt.

Zum damaligen Zeitpunkt bin ich ja davon ausgegangen bzw. wurde mir gesagt, es handele sich um eine Dropbox (Speicherung online). Jetzt sagt mir der Mandant, er hat eine Cloud (er hat zuhause einen privaten Cloudserver). Wäre damit der Weg den der Mandant möchte möglich? Oder auch da aus datenschutzrechtlichen Gründen zu verneinen?

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Wir lehnen diese Art des Zugriffs ab. Aufgrund der Virenproblematik. Man kann nicht erkennen, ob in der Mandantendropbox evtl. ein Virus "rumschwirrt".

Für solche Zwecke,  bzw. wenn es große Bestände sind,   bekommt der Mandant dann einen Zugang zur DATEV-Cloudbox. Und nur dafür und nicht jeder Mandant. Damit ist die ganze Sache dann zumindest virenmässig sehr sicher.

Die Kostendiskussion darüber etc. vernachlässige ich jetzt bewusst.

Falls Fragen, gern!

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ok, gibt es noch andere Negativpunkte, außer Viren und Kosten?

[#17]

Den Leistungsumfang ansonsten kennen Sie?

Sie können den Zugang einrichten, wenn der Mandant eine eigene Beraternummer hat (Kostenlos) und dann mittels Smartlogin (kostenlos) einen Zugang eingerichtet bekommt.

Das wäre es dann. Das sehen manche dann durchaus als Negativpunkt. Ich nicht.

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Das Ganze dürfte ja auch ein Organisations- und Technikproblem für Sie sein, zudem ein rechtliches, denn Sie müssen dann ja auf den Rechner des Mandanten aktiv zugreifen können (z.B. VPN) - ohne spezielle Hard- und Software sowie Verschlüsselungsstrategien geht es dann nicht. Ob sich eine solche einmalige Individuallösung (auch die entsprechenden Verträge mit dem Mandanten über den Datenzugriff) für Sie lohnt, können Sie nur selber beantworten, Risiken lauern da auf jeden Fall an jeder Stelle.

[#19]

... sofern es sich um eine Cloud à la Owncloud/Nextcloud handelt, kann Ja He ja via Browser zugreifen.

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mit Datev-Cloud kenne ich mich noch gar nicht aus. Das wird der Mandant aber auch nicht haben wollen. Er will ja auch nicht Unternehmen Online. Ich sehe aber es auch nicht ein, das wir unser System gefährden mit so einer Lösung. Wenn er online will, dann muss er wohl oder übel den Service nehmen, den wir anbieten können, einen sicheren, eben DATEV. Und ich bin der Meinung wenn er das nicht will, muss er halt weiterhin die Unterlagen in Papierform bringen.

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Und? benötigt das keine weiteren Überlegungen hinsichtlich Technik und Recht?

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Wenn der Mandant Dropbox nutzen will kann er es doch machen. Ich gebe vor, welche Dateitypen er bereitstellen soll und hole diese mit einem Zugriff über den Browser ab. Fertig. Alle anderen Formate bleiben liegen.

Da der Mandant die Speicherung initiiert bin ich rechtlich "draußen". Den "Rückkanal" bekommt er natürlich nicht von mir auf die Dropbox, hier wäre ich ja wieder rechtlich "drin".

Inwieweit eine solche Lösung in die Kanzleiorganisation passt kann ich nicht entscheiden.

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Genau! Man muss (und darf sich berufsrechtlich auch nicht) sich nicht prostituieren.

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Doch, natürlich. Bezog sich auf:

auf den Rechner des Mandanten aktiv zugreifen können (z.B. VPN)

Das entfiele ja bei Zugriff via Browser.

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Wenn der Mandant die ihm (durchaus unentgeltlich) zur Verfügung gestellten Online-Speichermöglichkeiten ablehnt.....

Tja. Dann eben analog.Weiterhin.

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also kann man schon mal sagen, verstehe ich das richtig:

1. DATEVCloud oder Unternehmen online = sicher aber mit Kosten verbunden für den      Mandant?

2. Dropbox oder eigener Cloudserver = unsicher/gefährlich für das Steuerbüro aber für      den Mandant kostenlos?

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Punkt 1:

Wer die Kosten trägt,  entscheidet meistens der steuerliche Berater. Muss also nicht mit Kosten für den Mandanten verbunden sein.

Punkt 2. Ja, unsicher (oder gefährlich).

Die Kosten (des eigenen Cloudservers beim Mandanten) trägt ja der Mandant.