Datev Abschaffung von Kanzlei Rechnungswesen?

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@Steuerberater_DO  schrieb:

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Da kann sich ein Anbieter gar nicht mehr erlauben, nicht voll auf Digitalisierung zu setzen. Ansonsten brechen ihr die Zukunftskunden weg.

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Aber genau davon ist die Datev meilenweit entfernt und auch "Programm läuft jetzt in der Cloud" ist alleine keine gute Digitalisierung. Prozesse. Es braucht Prozesse. Und da ist Datev 85% blank.

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@cwes  schrieb:

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@Steuerberater_DO  schrieb:

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Da kann sich ein Anbieter gar nicht mehr erlauben, nicht voll auf Digitalisierung zu setzen. Ansonsten brechen ihr die Zukunftskunden weg.

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Aber genau davon ist die Datev meilenweit entfernt und auch "Programm läuft jetzt in der Cloud" ist alleine keine gute Digitalisierung. Prozesse. Es braucht Prozesse. Und da ist Datev 85% blank.

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Wo ist die DATEV denn da blank?

Das Problem ist mE, dass man es jedem Mandanten Recht machen will und ihm erlaubt, sich seinen eigenen Prozess zu basteln.

BTW: Wenn die DATEV Prozesse "vorgeben" würde, würden sich hier die Leute überschlagen, die ihr vorwerfen, dass das "an der Realität" vorbeigeht. Und dann mit Argumenten kommen wie "Der Mandant lädt mir nicht alle Belege hoch, es ist total realitätsfern, einen Prozess darauf aufzubauen, dass der Mandant vernünftig zuliefert."

Das Prozessproblem machen wir uns schon selbst.

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@Steuerberater_DO  schrieb:

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....

Das weiß man auch in Nürnberg und wird sich entsprechend ausrichten. Egal, was in diesem oder auch einem anderen Forum geschrieben wird :-). Das ist ja kein repräsentatives Meinungsbild.

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Und das ist gut so.

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@Steuerberater_DO Wo ist die DATEV denn da blank?

🤣

--> Lohn Vorerfassung. Trennung nach aktuellem und Vormonat war Jahre lang nicht möglich. --> um korrekt abzurechnen müssen die Zeiten getrennt erfasst werden.

Das ging soweit, dass unsere Kanzleibeauftragte uns zusagte den Punkt bei der Vergabe des Labels zur digitalen Kanzlei herausgenommen wird. 

Was nutzt eine Lohnvorerfassung online wenn so elementare Dinge nicht umgesetzt werden?

Die OCR Erkennung..... gedrehte Belege müssen gedreht bleiben.... Protokoll zu Bankkommentaren....

Die Liste ließe sich noch verlängern ist mir meine Zeit in der Diskussion mit @Steuerberater_DO aber nicht wert.

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@Steuerberater_DO  schrieb:

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Wo ist die DATEV denn da blank?

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Überall. Gegenfrage: in welcher Software der Datev ist welcher Prozess der täglichen Steuerberatungspraxis gut abgebildet? - Damit meine ich nicht "In Procheck gibt es eine ESt-List mit "Anfangen, Bearbeiten, Abschließen")" - ich bin gespannt.

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Wo ist die DATEV denn da blank?

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Vorschlag zum Ablauf – und warum der aktuelle Prozess nicht zuverlässig funktioniert

Wie wäre folgender Prozess, der für viele Mandanten – gerade im Handwerk – absolut realistisch ist:

• Der Mandant lädt in der ersten Woche des Folgemonats alle Belege in Unternehmen Online hoch.

• In den Dateinamen ergänzt er sogar zusätzliche Informationen, zum Beispiel welche Belege bar bezahlt wurden und welche Belege die vermietete Immobilie betreffen.

• Die Bankdaten stehen uns über den Bankmanager zur Verfügung.

Mehr kann man von einem Handwerksbetrieb meiner Meinung nach kaum verlangen.

Das Problem:
Trotz dieses eigentlich sauberen Ablaufs läuft die Buchhaltung nicht automatisch durch. Ein Beispiel:
Bei Amazon-Bestellungen werden häufig mehrere Käufe eines Tages zu einem PDF zusammengefasst. Die KI erkennt das nicht, sodass ich die Amazon-Original-PDFs nachträglich manuell aufteilen muss.

Auch andere Punkte bleiben an uns hängen:

• Nachbearbeitung von unvollständig erkannten Daten

• manuelle Korrekturen

• Neuanlage von Amazon-Kreditoren inklusive USt-ID, weil diese Daten nicht automatisch übernommen werden

Mein Fazit:
Alles, was ich monatlich als Mensch nachbearbeiten und korrigieren muss, sollte eigentlich der Prozess selbst leisten können. Solange diese grundlegenden Funktionen fehlen, kann von einem durchgehend automatisierten Ablauf keine Rede sein.

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Ihre Meinung zur DATEV ist bekannt: Total doof, unfähig, alle keine Ahnung.

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Mein Fazit:
Alles, was ich monatlich als Mensch nachbearbeiten und korrigieren muss, sollte eigentlich der Prozess selbst leisten können. Solange diese grundlegenden Funktionen fehlen, kann von einem durchgehend automatisierten Ablauf keine Rede sein.

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Wir reden nicht von einem durchgehend automatisierten Ablauf. Wir reden von Prozessen.

Das, was Sie beschreiben, kann DATEV heute prozessual abbilden, auch ohne den Dateinamen zu nutzen.

Wir legen in DUO Belegarten "Vermietung", "Barzahlung" etc an. Da lädt der Mandant die Belege entsprechend rein. "Vermietung" wird an Meine Steuern übergeben und nicht in KRW gebucht. BA "Barzahlung" wird in der Kasse zugeordnet oder als Einlage erfasst.

Lassen Sie den Mandanten in Bank Online noch alle Bankbewegungen mit Belegen zuordnen, sieht der Mandant sogar, wo noch Belege fehlen.

Wenn DATEV die Daten der E-Rechnung vollständig nutzen wird, wird das Thema der unvollständig erkannten Daten auch abnehmen. Momentan nutzt die DATEV wohl nur einen Bruchteil der übermittelten Informationen. Aber immerhin legt KRW mittlerweile automatisch fehlende Kreditoren an, wenn es eine entsprechende E-Rechnung erkennt.

Ginge mehr? Klar!

Amazon ist pain in the ass 🙂

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@Steuerberater_DO ....alle keine Ahnung

Die ersten zwei Punkte JA. Den letzten weise ich klar von mir. Es gibt sehr engagierte in Summe super positive DATEV Mitarbeiter und es gibt Abteilungen wie das Assetmanagement .

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@eliansawatzki  schrieb:

Ich sehe die neue Software als riesige Chance und vertraue auf die Kompetenz der DATEV.

Noch ein Punkt weswegen ich hier leider nicht voll bei Ihnen bin: Was ich mir immer wieder wünsche ist ein weiteres Belegfeld, welches nicht vom Programm her für die Fälligkeit verwendet wird. Einfach ein weiteres Feld, nach dem ich zumindest sortieren und gruppieren kann. Das würde mir zwar nicht oft etwas bringen, aber wenn, dann einiges. Zuletzt ein Lieferant, der mit Vorab- und Endrechnungen arbeitet, in einem solchen Feld könnte ich die gemeinsame Referenz beider erfassen ums diese sicher zuzuordnen und auch dem Mandanten einfach mitteilen in welcher Spalte er die Referenz findet.

Bei einem anderen Mandanten spiele ich die Ausgangsrechnungen aus einem Fremdsystem ein, ich könnte so ein Feld gebrauchen, um dort die Zahlungsweise zu erfassen und wüsste gleich, welche Rechnungen per PayPal oder Amazon bezahlt worden sein müssten.

Dass ein solches Feld nie eingeführt wurde lässt mich fürchten, dass die Entwicklung Leute wie mich nicht im Blick hat.

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Hallo liebe Community,

vielen Dank für die fortlaufende Diskussion und die vielen konkreten Beispiele aus Ihrem Kanzleialltag. Seit der letzten Antwort sind weitere Rückfragen eingegangen. Gern greife ich ausgewählte Punkte noch einmal auf und ordne sie ein:

Zur Frage, ob Rechnungswesen ohne Unternehmen online noch genutzt werden kann:

Wir wissen, dass es Praxisfälle gibt, in denen digitale Belege keine oder eine untergeordnete Rolle spielen. Auch diese finden Berücksichtigung in unseren Lösungen.

Gleichzeitig empfehlen wir bereits heute ausdrücklich die Nutzung von DATEV Unternehmen online in Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten für die Mehrzahl der Buchführungen. Spätestens mit Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht wird dies noch relevanter: Unsere E-Rechnungsplattform ist so konzipiert, dass die dort eingehenden Daten an Unternehmen online weitergegeben werden (Stichwort: rechtssichere Archivierung). Es geht dabei neben durchgängigen, sauberen digitalen Prozessen auch darum, dass auch künftig eine optimale Unterstützung der Finanzbuchführungsprozesse gewährleistet bleibt, wenn die geplanten gesetzlichen Vorgaben – wie die E-Rechnungspflicht – greifen. Um die Datenverbindung von der E-Rechnungsplattform zu Unternehmen online herzustellen, benötigt der Mandant einen eigenen DATEV Unternehmen online Vertrag.

Zu vielen weiteren Fragen, insbesondere zur Frage, was zu tun ist, um frühzeitig gut gerüstet zu sein für die anstehenden Umstellungen, finden Sie zahlreiche Informationen auch auf unserer Website. Unter go.datev.de/cloud-nutzen haben wir für Sie kompakt aufbereitet, wie Sie sich bereits heute mit gezielten Maßnahmen optimal auf den Cloud-Umstieg vorbereiten können – für einen möglichst einfachen und reibungslosen Übergang.

Auch in der aktuellen DATEV magazin-Ausgabe 12/25 zeigen wir auf, warum sich der Aufwand für diese vorbereitenden Maßnahmen bereits jetzt lohnt.

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@f_mayer  schrieb:

Dass ein solches Feld nie eingeführt wurde lässt mich fürchten, dass die Entwicklung Leute wie mich nicht im Blick hat.

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Einfach so freie Felder, die man auf Kanzlei- oder Mandantenebene einrichten könnte? Die man vielleicht auch noch für unterschiedliche Datentypen und mit unterschiedlichen Plausibilitätschecks versehen könnte? So wie ich es in nahezu jeder Open-Source-Datenbankanwendung, die ich in den letzten Jahren mal angefasst habe, gesehen habe? Nein, das geht nicht.

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Lassen Sie den Mandanten ...🙂

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Ich denke, wir leben in völlig verschiedenen Realitäten.

Der Mandant kennt UO nicht sondern legt die Belege in einen von mir bereitgestellten Cloud- Ordner, aus dem mein Belegtransfer die Daten zu DATEV sendet.

Als Handwerker ist er oft auf auswärtigen Baustellen und da wird er nicht einmal seine Kontoauszüge sichten und ob er überhaupt online- Banking nutzt, wage ich zu bezweifeln, da ich früher gescannte Kontoauszüge bekam. (Alles per Einzugsermächtigung, bzw. Bar- oder EC- Zahlung)

Nein, er, bzw. ein Angestellter liefert uns in einem extrem einfachen, aber zuverlässigen Prozeß alle Belege und unsere Aufgabe ist das Buchen.

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@Stefan_Pohl  schrieb:

Um die Datenverbindung von der E-Rechnungsplattform zu Unternehmen online herzustellen, benötigt der Mandant einen eigenen DATEV Unternehmen online Vertrag.

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Wie ist das gemeint?

Wir haben vor Jahren für alle unsere Mandanten auf unsere Kosten UO eingerichtet, wo wir seit Jahren den digitalisierten Pendelordner hochladen. Lohnend, da für uns eine extreme Zeitersparnis.
Einige Mandanten sind bereits auf E-Mail- Upload umgestellt. Viele Mandanten haben keine eigene SC.

Wie sind die Schritte, um diese UO- Archive ohne Datenverlust in einen neuen Vertrag zu migrieren?
Notwendigkeit des Handelns?

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@martinkolberg  schrieb:

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@Stefan_Pohl  schrieb:

Um die Datenverbindung von der E-Rechnungsplattform zu Unternehmen online herzustellen, benötigt der Mandant einen eigenen DATEV Unternehmen online Vertrag.

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Wie ist das gemeint?

Wir haben vor Jahren für alle unsere Mandanten auf unsere Kosten UO eingerichtet, wo wir seit Jahren den digitalisierten Pendelordner hochladen. Lohnend, da für uns eine extreme Zeitersparnis.
Einige Mandanten sind bereits auf E-Mail- Upload umgestellt. Viele Mandanten haben keine eigene SC.

Wie sind die Schritte, um diese UO- Archive ohne Datenverlust in einen neuen Vertrag zu migrieren?
Notwendigkeit des Handelns?

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Ich verstehe es folgendermaßen:

Bisher konnte die Kanzlei entscheiden, ob sie Belege Online Kanzleiintern ohne Zugriff des Mandanten einrichtet oder Unternehmen Online mit Zugriff des Mandanten und damit verbunden: zusätzliche Kosten.

Nun lese ich es so, wie @Stefan_Pohl es geschrieben hat - es wird, bei Nutzung der E-Rechnungsplattform, ein eigener Vertrag Unternehmen Online mit Zugriff des Mandanten benötigt (ob der Mandant nun reinschaut oder nicht).

D.h. Übertrag aus Vorsystemen oder Übertrag von Belegbildern und Buchungsstapeln sowie auch Digitalisierung in der Kanzlei können, bei Nutzung der E-Rechnungsplattform, nicht mehr mit dem "kleinen" Vertrag bedient werden.

Eine Migration von Belege online auf Unternehmen online - also mit Zugriff des Mandanten ist problemlos möglich. Die alten Archive bleiben bestehen. (Außer, dass ja die Ablagestruktur verändert wird - keine Ablageordner mehr, nur Suche über Filter)

Danke, @Stefan_Pohl für die weitere Info. Auch, wenn es nicht das ist, was wir gehofft hatten.

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Bin mir nicht ganz sicher, was Sie meinen Hr. Kolberg. Aber am Ende bleiben die Daten im DUO von den Vertragsangelegenheiten ersteinmal unberührt. Sofern Sie weiterhin die Kosten von der DATEV in Rechnung gestellt bekommen, ändert sich nach meinem Gusto gar nichts. Sie schließen einen DUO Vertrag für den Mandanten, damit dieser SC/SL erhält und geben diesen Zugangsmedien die entsprechenden Rechte für die Beraternummer / Mandantennummer. 

Ändern würde sich nur wirklich etwas, wenn der Mandant die Rechnungen bekommen soll. Dann müssten Sie im DUO - Stammdaten - Bestandsverwltung - Übertragen auf die neue Beraternummer / Mandantennummer kopieren; damit kann der Mandant dann seine Rechte selbst administrieren. Kommt bei uns aber sehr selten vor (2 Fälle, von 200 DUO Fällen)

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Nutzt wirklich jemand die E-Rechnungsplattform? 

Wieder ein Grund warum ich meine Zweifel bei der DATEV Cloud Umsetzung habe. 95% der Mandanten nutzen ein E-Mail Archiv (Beweissicherung im Exchange Plan 2), einige nutzen Lösungen wie GetMoss; getMyInvoices, etc. Die DATEV Lösung habe ich nicht einem Mandanten empfohlen, alleine schon die Herangehensweise (verfügbar ab II.Quartal; äh, ab Oktober, äh doch November), als wenn ich Zeit hätte im November 700 Mandanten zu informieren, dass DATEV jetzt doch irgendwas geliefert hat. 

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A "Unser Produkt verkauft sich nicht so gut."

B " Lass uns das Design ändern"

C " Dann aber auch gleich die Kritik der User einfließen lassen"

A " Erstmal neues Design"

....1 Jahr später....

A " Das Produkt verkauft sich immer noch nicht in dem Umfang wie geplant"

B " Puh vielleicht hatte Kollege C ja recht."

A " Möglich. Wir können das Produkt statt verbessern auch einfach zur Grundvoraussetzung bei der Nutzung der E-Rechnungsplattform machen, das spart eine Menge Aufwand."

B " Das könnte viele User abschrecken."

A " Das macht nichts, 10 Prozent weniger User bei 30 % mehr Umsatz, ohne zusätzlichen Aufwand, bei 90% die bleiben ist eine Steigerung der Umsatzrendite"

B " Stimmt. Aber sind wir nicht eine Genossenschaft?"

A " ja aber wovon sollen unsere Altersteilzeitregelungen bezahlt werden?"

B " Ja stimmt lass uns die Umsatzrendite steigern."

Der Vertrag von Kollege C wurde im Laufe des Jahres nicht verlängert.

Fiktive Gespräche zwischen DATEV Entscheidungsträgern.

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Was mich massiv an der E-Rechnungsplattform stört, dass diese leider am Alltag der Praxis vorbeientwickelt wurde. BMF sagt zwar, dass die Mail als solches nur der Briefumschlag ist und weggeworfen werden darf, in der Realität steht auf diesem Briefumschlag aber viel zu oft etwas steuerlich relevantes oder aber auch interessantes. Daher habe ich nahezu niemandem diese Plattform empfohlen, die Mail wird nach x Tagen entsorgt. 

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@c_kleineboymann  schrieb:

Nutzt wirklich jemand die E-Rechnungsplattform? 

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Ja ich und sogar intensiv, weil sie absolut zuverlässig i.V. mit UO läuft und eine sinnvolle Ergänzung für UO-Mandanten ist. Ich kann nichts Negatives berichten.

Ein paar Mandanten nutzen sie indes auch und natürlich gibt es auch Drittanwender.

Es ist nicht alles schlecht . . . und am Horizont sieht man bereits, dass die E-Mail-Zustellung ihren Zenit erreicht hat.

Wäre übrigens schon, wenn die anderen 50% meiner Eingangsrechnungen endlich auf E-Rechnung umstellen würden, denn selbst "namhafte" Kreditoren sind dazu offenbar noch nicht in der Lage.

Ich gehöre sicher auch zu den größten Kritikern der Online-DATEV-Anwendungen, aber man muss auch nicht jedes Ferkel durchs Dorf treiben.

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Sie sehen das Business als Business, dass kann man ihnen nicht vorwerfen. Ich glaube aber, dass die Anzahl der Mandanten die diesen Weg mitgehen, am Ende begrenzt ist und nicht alle Berater können diesen Weg gehen. Das Problem ist, die DATEV wird nur "Musterprozesse" abbilden und will nun alles und jeden in diesen Musterprozess schieben. Dabei kommt man eben genau von der anderen Seite der Medaille und kann aktuell eben soviel mehr abbilden als den Musterprozess; dass dies zu Unverständnis und Problemen führt sollte jedem ersichtlich sein. 

Ich glaube viele hier sehen den Beruf nicht als reines Unternehmen, sondern haben eine gewisse Passion für den Job und dies macht bei uns allen sicherlich einen nicht unerheblichen Teil des Jobs aus, dass eben nicht jeder knallharte wirtschaftliche Entscheidungen trifft und langjährige Mandanten mit der ersten Rücklastschrift vor die Tür setzt! Viele hier wollen ihre aktuellen Mandanten nicht nach dem Musterprozess der DATEV sortieren, sondern haben den Anspruch (für den die DATEV eben auch Jahrzehnte stand), die DATEV dem Mandanten anzupassen. 

P.S.

Ist die DATEV blöd? Unfähig? Sicherlich nicht, aber sie greift sehr stark in unseren Beruf ein und muss auf Grund langjähriger falscher Entscheidungen (diese beginnen ja Anfang 2000) nun eine Art Tabularasa fahren und wird dabei nicht wenige Mandanten / Berater auf der Strecke lassen. Dies zeigen alle aktuellen Umsetzungen in der Cloud, Auftragswesen next, Personal, e-Rechnungsplattform und auch DUO. DUO ist ja ein perfektes Beispiel wie die DATEV an der Realität vorbeilebt, seit Jahren pochen Nutzer drauf, dass DATEV Kreditkarten, PayPal, Zahlungsdienstleister, ausländische Banken, Direktbanken etc. in DUO aufnimmt; passiert? Nix. automatischer Buchungsassistent für Branchenpakete? Seit Jahren versprochen! 

Wird die DATEV Kunden verlieren; da bin ich mir sicher. Sie haben den Turnaround verschlafen und müssen jetzt am Ende schnell und zeitlich liefern. Das was sie liefern wird einen wesentlich geringeren Funktionsumfang bieten als das was jetzt ist und damit werden Kanzleien (wir gehören am Ende dazu und tun dies auch schon) Alternativen brauchen. Wenn man sich dann die "Heuschrecke" ETL anschaut, die mit Eurodata eine Lösung am Start haben und dies nach meiner Kentniss sehr nah am Berater entwickeln, kann ich mir schon vorstellen, dass diese Kanzleien in Zukunft vermehrt auf diese Software setzen. 

[#22]

Was ich schlecht finde, ich konnte damals schlecht den Mandanten sagen hier gibt es ein tolles Tool, aber das gibt es noch gar nicht und im November den Mandanten anzuschreiben wäre für ich zeitlich unmöglich gewesen. Dazu hätte ich Mandanten auf DUO zwingen müssen, die das gar nicht sinnvoll nutzen können; was leider gefühlt bei 50% unserer Mandanten so ist. Von den restlichen 50% sind 30% nicht Willens. 

Dazu kommt eben, dass die Mails nicht dauerhaft gespeichert werden, was für mich in der Praxis ein Problem ist. Für 3,85 EUR netto im Monat bekommt man den Exchange Plan 2 und kann sich darauf beliebig viele Postfächer (Gerätepostfächer) anlegen; mit Powerautomate bekomme ich eigentlich alles und viel mehr hin als die E-Rechnungsplattform. 

Aber ja, sie entspricht den gesetzlichen Regelungen;

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@c_kleineboymann  schrieb:

Was ich schlecht finde, ich konnte damals schlecht den Mandanten sagen hier gibt es ein tolles Tool, aber das gibt es noch gar nicht und im November den Mandanten anzuschreiben wäre für ich zeitlich unmöglich gewesen. Dazu hätte ich Mandanten auf DUO zwingen müssen, die das gar nicht sinnvoll nutzen können; was leider gefühlt bei 50% unserer Mandanten so ist. Von den restlichen 50% sind 30% nicht Willens. 

Dazu kommt eben, dass die Mails nicht dauerhaft gespeichert werden, was für mich in der Praxis ein Problem ist. Für 3,85 EUR netto im Monat bekommt man den Exchange Plan 2 und kann sich darauf beliebig viele Postfächer (Gerätepostfächer) anlegen; mit Powerautomate bekomme ich eigentlich alles und viel mehr hin als die E-Rechnungsplattform. 

Aber ja, sie entspricht den gesetzlichen Regelungen;

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Ja, auf DUO habe ich alle gezwungen, weil ich effiziziente, einheitliche Arbeitsabläufe will. Damit habe ich natürlich einen anderen Betrachtungswinkel.

Nein, gezwungen habe ich hierzu niemanden, sondern nur diesen "Appendix" empfohlen, da dies für die Kanzleiabläufe nicht notwendig ist; das mache ich übrigens bei allen DATEV-Anwendungen, die ich kritisch oder zweifelhaft sehe.

Dennoch sind mit der E-Rechnungsplattform doch einige recht zufrieden und ich verstehe auch nicht, warum die E-Mails dauerhaft gespeichert werden sollen; dies ist nach Überführung in die Archivierungsanwendung überflüssig.

"Das Ding" muss einfach und nebenher von allein laufen und dem Mandanten E-Rechnung-Empfangsmöglichkeiten geben und die E-Rechnungen in die Buchführung zur Buchung und Archivierung führen. Mehr nicht. Ich sehe das absolut pragmatisch.... und die gesetzlichen Vorgaben werden erfüllt.

[#24]

Die Kanzleien, die nicht mitziehen wollen, werden aber rein demografisch bedingt in den nächsten Jahren zu einem großen Teil wegfallen.

Soll ich Ihnen was verraten; diese werden mit Einführung der Cloud Version spontan in Rente gehen! Nur nachwachsen tun nicht genug, so dass in meinen Augen der Berufsstand durch Erweiterung massiv entwertet werden muss! Das Thema Bilanzbuchhalter dürfen GmbH Abschlüsse machen ist schon lange vorhanden, bisher konnte man sich zum Glück dagegen wehren. Aber wenn 30% der Kanzleien mit Einführung der Cloud Variante die Tore schließen, werden schlichtweg nicht genug Steuerberater vorhanden sein um die Arbeit zu erledigen und man wird Alternativen brauchen. 

P.S.

Wir sehen das schon in der Entwicklung der Ausbildung, 10 Punkte Frage in der Zwischenprüfung "wie melden Sie sich am Telefon"!

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Naja, eine E-Mail kann auch ein Geschäftspapier sein und einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, daher sollte sie aufbewahrt werden. Zumindest nach meinem Verständnis speichert die DATEV doch nur die Rechnung (PDF inkl. XML oder nur XML)? Oder tue ich der DATEV da Unrecht? 

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@c_kleineboymann  schrieb:

Naja, eine E-Mail kann auch ein Geschäftspapier sein und einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, daher sollte sie aufbewahrt werden. Zumindest nach meinem Verständnis speichert die DATEV doch nur die Rechnung (PDF inkl. XML oder nur XML)? Oder tue ich der DATEV da Unrecht? 

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Sie sagten doch selbst, dass die E-Rechnungsplattform die gesetzlichen Vorgaben erfüllt.

Die Frage muss in dem Kontext lauten, ob das "Kuvert" einer E-Rechnung, die per E-Mail übermittelt wird, ein Geschäftspapier i.d.S. darstellt.

Im physischen Postverkehr muss das Kuvert zumindest nicht aufbewahrt werden, um ggf. den Poststempel nachzuweisen o.ä. . . .

Ich meine zwar, dass hierfür keine Aufbewahrungspflicht besteht, aber evtl. kann uns da jemand rechtlich erhellen.

Ich habe das mal meiner KI hingeworfen:

Für die Aufbewahrungspflicht von E-Mails, die eine E-Rechnung enthalten, ist zwischen zwei Fällen zu unterscheiden:

1. E-Mail als reines Transportmittel (Anhang):

   • Wird die Rechnung als Anhang versendet und enthält die E-Mail selbst keine weiteren aufbewahrungspflichtigen Informationen, ist nur der Anhang (also die eigentliche Rechnung) aufzubewahren. Die E-Mail selbst gilt in diesem Fall wie ein Briefumschlag und ist nicht aufbewahrungspflichtig.

2. E-Mail mit eigenem aufbewahrungspflichtigen Inhalt:

   • Enthält die E-Mail selbst den Rechnungstext oder weitere Informationen, die handels- oder steuerrechtlich relevant sind (z. B. als Handels- oder Geschäftsbrief oder Buchungsbeleg), ist die gesamte E-Mail inklusive Header (Absender, Empfänger, Datum etc.) in elektronischer Form aufzubewahren.

Die Aufbewahrungspflicht richtet sich nach dem Inhalt und der Funktion der E-Mail, nicht nach ihrer Bezeichnung. Maßgeblich sind die Vorschriften der Abgabenordnung (AO), des Handelsgesetzbuchs (HGB), des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sowie die GoBD.

Zusammengefasst:

• Nur die Rechnung als Anhang ist aufzubewahren, wenn die E-Mail selbst keine weiteren relevanten Informationen enthält.
• Die E-Mail ist aufzubewahren, wenn sie selbst den Rechnungsinhalt oder andere aufbewahrungspflichtige Informationen enthält.

Diese Grundsätze sind durch die aktuelle Verwaltungsauffassung und die GoBD bestätigt.

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Sie gehen von der Ideallösung aus, die E-Rechnung wird wie bei DATEV per separater Mail versendet. Die Realität sieht aber doch oft anders aus. Bei unseren Mandanten sehen die Prozesse so aus, dass das Rechnungsprogramm eine E-Rechnung erstellt und eine Mail öffnet. Wenn der Mandant (bzw. der Lieferant) nun etwas relevantes in diese Mail schreibt, ist aus dem Kuvert (lt. BMF) in meinen Augen ein Geschäftsbrief geworden. 

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Tja, dann muss sich Mandant und Lieferant auf die neuen rechtlichen Vorgaben einstellen und eben keine relevanten Infos aufs "Kuvert" schreiben.

Ist so auch nicht gedacht und Mandanten von mir, welche E-Rechnungen aus ihrem System schreiben, haben hier auch keine Möglichkeit irgendetwas auf das "Kuvert" hinzuzufügen.

Ist indes auch datenschutzrechtlich bedenklich und auch das soll ja ein Zweck der E-Rechnung sein.

Ich denke, da sollte sich der Anwender den technischen Vorgaben anpassen. Besser jetzt, als später, dann ist es erledigt und er kann sich anderen Dingen widmen.

Wenn ich bspw. meinen Mandanten etwas mitzuteilen habe, kann ich dies in der E-Rechnung selbst auch nicht und das ist so in Ordnung und gewollt; ich schreibe dann ggf. eine gesonderte E-Mail. 

Hatte ich übrigens schon seit Jahren so gehalten . . . als die E-Rechnung noch eine PDF-Rechnung via E-Mail war 😉

Also dem Argument, was der Mandant eben will, weil er das immer schon so gemacht hat, kann man doch leicht gegensteuern.

Die Realität sieht m.E. eher überwiegend so aus, dass die E-Eingangsrechnungen so gestaltet sind, dass man das Kuvert bedenkenlos entsorgen kann.
Mir fällt hier wirklich kein einziger Fall persönlich ein, in welchem ein E-Rechnungseingang in der Kanzlei als Geschäftsbrief gewertet werden könnte.

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Sorry aber da muss ich mal kurz den Kopf schütteln. Welche Vorschrift verbietet denn relevante Infos in eine Mail zu schreiben? Keine, ganz im Gegenteil es wurden Gesetze geändert, damit solche Dinge auch zählen und nicht mehr nur in ausgedruckter Form vorliegen müssen. 

Das BMF sagt am Ende nur, dass es nicht notwendig ist eine Mail aufzubewahren die nur Transportmedium ist, da steht aber nirgends, dass die Mail nicht auch als Geschäftsbrief genutzt werden darf. Der Prozess (bei GetMoss und Co. ist dies auch anders gelöst) von DATEV schafft dieses Problem erst, dieser ist aber sicherlich nicht gesetzlich als "Vorlage" verankert. 

[#30]

Gerade in unserem internen Rechnungspostfach geschaut, in den ersten 20 Mails waren 2 Geschäftsbriefe enthalten, einmal Anpassung der AGBs und einmal Erläuterungen zur Rechnung; wobei man hier ggfls. streiten darf ob diese notwendig wären für den VorSt Abzug. 

Klar ist, 90% der Rechnungen kommen von großen Firmen, diese enthalten natürlich nur die PDF. Aber wir haben auch Lieferanten die eben nicht so groß sind und wo Cheffe seine Rechnungen selber schreibt und da gerne noch was notiert.