Gerade Tankrechnungen, Kassenzettel, Kleinbetragsbelege oder vom Mandanten „zur Sicherheit“ ausgedruckte E-Rechnungen im PDF- oder Papierformat werden uns auch nach 2025/2027 noch lange begleiten. Die Realität in vielen Betrieben ist nicht die vollautomatisierte E-Rechnungs-Welt, sondern ein bunter Mix aus:
echten eRechnungen (XML),
hybriden Formaten (PDF + eingebettetes XML),
reinen PDFs,
ausgedruckten PDFs,
Fotos von Belegen,
und weiterhin Papier (gerne zerknittert aus der LKW-Ablage).
Irgendwann muss man meiner Meinung nach mal über den Punkt hinwegkommen, an dem man immer wieder darüber philosophiert, wie es denn nun mit diesen verallgemeinert "schlechten Scans" und "Mandanten ohne Internet" zukünftig in einem neuen Rechnungswesenprogramm laufen soll.
Jetzt ist die Zeit, die zukünftigen FiBu-Prozesse gemeinsam mit dem Mandanten zu gestalten. Dabei muss jeder Mandant einzeln beackert werden, um den Umstieg auf die "Neue Welt" bestmöglichen vorzubereiten. Dies wird mal länger und mal kürzer dauern. Außerdem werden Standards in den Arbeitsabläufen benötigt, die sich an der Software orientieren und nicht Prozesse, welche die Software "verbiegen". Das ist mit den aktuellen Softwarelösungen auch nicht anders.
Ein Unterschied zwischen den Kanzleien, die heute bereits weitgehend digital unterwegs sind und denen, die diesbezüglich Nachholbedarf haben, ist der, dass die einen den Aufwand der Prozessanpassungen bereits hinter sich und die anderen diesen Aufwand noch vor sich haben. Und bei denen, die es noch vor sich haben, liegt es nicht an den Mandanten die nicht wollen oder können, es liegt in der Regel an der eigenen Bequemlichkeit und dem immer wieder neuen Anbringen von Gründen, warum etwas nicht funktionieren soll.
Die Erwartungshaltung, die neue FiBu-Lösung muss das, was heute schon keinen effizienten Prozess darstellt, auch abbilden können, würde ich aufgeben und insgesamt die Kanzleiprozesse auf den Prüfstand stellen. Das funktioniert natürlich aus einem Hamsterrad heraus - in dem sich gefühlt hier einige bewegen - nicht. Im Zweifel holt man sich externe Hilfe.
Auch wenn dieses "Neue" mit einem Vorlauf von mehreren Jahren angekündigt wird, ist es meiner Meinung nach bereits jetzt die Aufgabe der Verantwortlichen in den Kanzleien, die Strukturen und Prozesse zukunftsfähig aufzustellen. Dabei müssen Mitarbeiter und Mandanten mitgenommen werden.
Das es Ausnahme bei den Mandanten gibt ist mir klar. Damit kann auch jeder umgehen. Das die Erwartungshaltung an die neue Softwarelösung auch keine Abstriche zulässt, muss ebenfalls nicht extra erwähnt werden. Fakt ist, das Thema "neue Rechnungswesensoftware" kommt und lässt sich nicht wegdiskutieren. Jeder muss jetzt in der Rolle, in der er sich befindet, seine Aufgaben wahrnehmen. DATEV muss eine weitgehend perfekte Softwarelösung präsentieren und die Kanzleien müssen sich, die Mitarbeiter, die Mandanten und die Prozesse darauf vorbereiten.
