Best Practice: Kassendaten aus Lexoffice

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Moin!

Bin mir nicht 100% sicher hinsichtlich der Kategorie - was Besseres fiel mir nicht ein.

Ich suche ein "Best Practice" für den Umgang mit "Export der Kasse auf Lexoffice" und "Import der Kasse aus Lexoffice in DATEV Kanzlei Rechnungswesen".

Situation:

- Mandant nutzt Lexoffice und führt hier u.a. sein Girokonto, sein PayPal-Konto und seine Kasse

- Vertrag DUO existiert und Belege+Buchungen werden per Rechnungsdatenservice 1.0 nach Belege online übertragen [ danach dann mit "Bereitstellen" -> "Daten holen" usw. als Buchungsvorschläger erzeugt ]

- Girokonto und PayPal werden aus dem Lexoffice Livesystem manuell exportiert und in ReWe manuell importiert

Ich kann in Lexoffice die Kasse sehen. Ich erwarte auch nicht, dass diese 1:1 nach Kasse online exportiert wird.

Aber wie bekomme ich die Kasse aus Lex nach ReWe? - Einen "Spagat" dazu habe ich gefunden. Aber das kann nicht mal als Würgaround herhalten [ alle Konten exportierten und alles, was nicht Kasse ist löschen ].

Hat jemand ein Best Practice? Würde mich sehr darüber freuen!

Danke.

P.S.: ich habe dazu weder bei DATEV noch bei Lexoffice entsprechende Anleitungen für "Export / Import Kasse" gefunden.

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Wir nutzen mittlerweile den Buchungsdatenservice, wo wir den Stapel aus dem RZ nur abholen und einspielen müssen. Den Handstand mit dem RDS 1.0 + bereitstellen und Co. kann damit entfallen. Da würde ich erwarten, dass in der EXTF Datei die Kassenkonten 1200/1600 angesprochen werden. Hast Du mal einen manuellen XML Export gemacht? Der spuckt einem 1:1 die EXTF aus, die via BDS ins RZ geschickt wird. Da müssen schon die Konten sichtbar sein. 

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@nadimb schrieb:

- Girokonto und PayPal werden aus dem Lexoffice Livesystem manuell exportiert und in ReWe manuell importiert

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Geht doch auch via Schnittstelle, oder nicht? 🤔 Da sich hier lexOffice und sevDesk unterscheiden, werden bei lexOffice meine ich nur bearbeitete Umsätze bzw. jene mit einem Belegbild nach DATEV exportiert. Aber das lässt sich sicher lösen bevor man Manuel da zusätzlich arbeiten lässt. Dann brauche ich auch keine Schnittstelle 😬. 

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Moin @nadimb!

Also, wir hatten gerade bisschen Zeit das zu testen und sowohl beim Echtmandat als auch Testmandat war alles tacko. Uns ist aber aufgefallen:

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@nadimb schrieb:

Buchungen werden per Rechnungsdatenservice 1.0

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Das passt nicht, weil hier keine Buchungen exportiert werden. Bist Du Dir da sicher? Wenn, müsste es der BDS Buchungsdatenservice sein.

Oder: Teste mal den manuellen Export. Hier müsstest Du die EXTF Buchungsdaten-Exceldatei bekommen. Dort waren bei uns gerade auf Soll und Haben-Seite Konto 1600 und der Betrag verbucht inkl. Beleglink, wenn vorhanden. 

Also, wie man's von lexOffice erwartet: alles tacko 😀!

Sonst lass mal quatschen 🗣.

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@metalposaunist @nadimb , das "Einlesen" von Lexoffice ist ja komfortabel lös- und nutzbar.

Wie handhabt Ihr es denn mit "Korrekturen"  von Buchungen, die dann in Lexoffice natürlich auch "nachgetragen" werden müssten?

Zumindest vor Monaten gab es dazu noch keine Lösung (von Haufe).

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@andreashofmeister schrieb:

Wie handhabt Ihr es denn mit "Korrekturen"  von Buchungen, die dann in Lexoffice natürlich auch "nachgetragen" werden müssten?

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Wird kaum automatisch gehen, weil es keine Schnittstelle in diese Richtung gibt. Ist bei uns aber auch eine starke Ausnahme, sodass wir bisher noch keine Erfahrung damit haben.

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So! Du hast natürlich Recht @metalposaunist - RDS 1.0 hätte nicht geholfen. War aber auch ein Stück weit "Kommunikationsproblem" - Sachbearbeiterin sagte "ich buche". Stimmte nur nicht ganz. Sie korrigiert nur. Egal.

Ich hab hier den spannendsten Hinweis gefunden. Und frage mich: warum?

An Bidirektionalität ist wohl nicht gedacht worden. Passiert vermutlich auch nicht mehr. Dafür müsste Lex im schlechtesten Fall ja auch noch mehr Konten abbilden. Wenn ich mich nicht total täusche, ist man da schon stark limitiert.

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@nadimb schrieb:

Und frage mich: warum?

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Keine Ahnung 😅. Ich hab' alle E-Mail Adressen aller Mandanten aufgeschrieben und dann gesammelt in 1 Ticket aka Chat, den lexOffice anbietet raus damit und paar Tage später steht der BDS allen Mandanten zur Verfügung. Läuft auch 1A. Ich höre von meinen Kollegen absolut nichts. 2 Klicks - done. 

Achtung ⚠️: Wenn Du den BDS freischalten lässt, hast Du dann pro Mandat die Auswahl zwischen RDS und BDS bei der Schnittstelle. Das muss man aber im besten Falle nur 1x hinterlegen, wenn da niemand dran rumfummelt. 

Fact am Rande: Aktuell musst Du jede Übertragung nochmal mit dem LMAA Button von DATEV bestätigen / extra autorisieren. lexOffice möchte in 2023 den Langzeittoken einbinden, der 24M gültig ist. Dann ist's wirklich nur noch 1 Klick und die Daten sind im DUO / DATEV RZ. 

Der Kollege @bodensee exportiert sogar nur die reinen Buchungsdaten und schaufelt erst gar keine Belege von A nach B und spart sich damit die Kosten und doppelte Belegablage. Auch nicht schlecht. Bei einer Prüfung schaut man ins lexOffice, wo ebenfalls alles liegt 👍. 

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@nadimb schrieb:

Wenn ich mich nicht total täusche, ist man da schon stark limitiert.

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Naja, im Grunde ist man auf dem besten Wege REWE damit "überflüssig" zu machen. Der Highlander ist in solch einem Fall eher lexOffice; nicht mehr REWE 😉. Und ob man Quatsch in lexOffice eintippt oder im Kassenbuch online?! 

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Mal eine Frage dazu. 

Wenn ihr die Buchhaltung aus LexOffice in Datev einspielt. Übernehmt Ihr dann einfach das was von LexOffice als "gebucht" kommt oder passt ihr das noch manuell an. 

Oder sagt / richtet ihr das mein Mandant so ein, dass alles "fertig gebucht" ist. 

Was verkauft ihr dann als "monatliche Buchhaltung"? 

Wie ich die Kasse einzeln aus LexOffice bekomme weiß keiner ? 

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@CFB schrieb:

Übernehmt Ihr dann einfach das was von LexOffice als "gebucht" kommt oder passt ihr das noch manuell an. 

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Im besten Fall kann man alles 1:1 übernehmen, weil der Unternehmer lexOffice bestmöglich genutzt hat und ein wenig Ahnung von Buchhaltung hat. Je nach Fall passen wir aber auch einige Dinge an, damit sie korrekt sind und ggf. steuerlich optimiert. Ziel sollte aber sein: so wenig wie möglich manuell machen, weil man sonst 2x ähnliche Zeit investiert: 1x arbeitet der Mandant vor und 1x arbeitet man alles nach. Wie man dann erklären soll, warum man als Berater am Ende sogar mehr Zeit als mit Papier braucht, ist jedem lässt überlassen. Wissen ist Macht und IT muss immer korrekt statt irgendwie bedient werden. 

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@CFB schrieb:

Oder sagt / richtet ihr das mein Mandant so ein, dass alles "fertig gebucht" ist. 

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Das ist das ganz große Ziel dahinter, weil lexOffice ja nicht doof ist und dem Anwender auch hilft. Dass man vom Anwender nicht 1:1 das Wissen eines Bilanzbuchhalters erwarten kann, ist auch klar aber auch hier: so viele korrekte Daten wie möglich übernehmen; so wenig wie möglich Anpassungen machen. Da man mit lexOffice seine UStVA auch selbst abgeben kann, hätte ich die Erwartung als Mandant, dass man das noch steuerlich einmal optimiert, wenn ich zu 85% gut vorarbeite. 

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@CFB schrieb:

Wie ich die Kasse einzeln aus LexOffice bekomme weiß keiner ? 

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Wird nur die Kasse genutzt, ist auch nur diese im Export enthalten. Oder welchen Grund gibt es? 

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Ich nutze weder die BDS noch den RDS, weil wir das lieber über Unternehmen Online buchen inkl. OCR Erkennung. 

Einspielen und danach korrigieren ist aufwendiger und brauch mehr Zeit. Selbst wenn es nur 10-20% Fehler sind. 

Aber das suchen und finden, plus die Buchungen immer händisch aufklicken, Hinweise wegdrücken dauert länger. 

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@CFB schrieb:

weil wir das lieber über Unternehmen Online buchen inkl. OCR Erkennung

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Dann braucht man kein lexOffice. Dann RZ-Bankinfo und der Mandant soll stumpf seine Belege in DUO oder einem Portal hochladen. Wenn’s passt den ASR aktivieren und ab damit. Andernfalls nutzt man die Systeme nicht so, wie es gedacht ist. Dann hat das Mandat 0 Vorteile dadurch.

Wenn‘s ein EÜR Mandat ist, braucht das auch nicht Belege den Bankumsätzen zu sortieren. Wenn doch, macht das lexOffice 10 smarter als DUO. 

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@CFB schrieb:

Einspielen und danach korrigieren ist aufwendiger und brauch mehr Zeit. Selbst wenn es nur 10-20% Fehler sind. 

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Deshalb: repariere die Ursache; nicht das Symptom aka versetzt den Mandanten in die Lage lexOffice zu 98% richtig zu nutzen. Ja, das dauert, das geht nicht von heute auf morgen aber jeden Monat 1% besser und dann wendet sich das Blatt. Auch der ASR ist nicht ab Tag 1 Wunderwerk. Auch der muss lernen und zwar vom Anwender. Aber da DATEV ja eine Software für Experten ist, sollte das nicht das Problem sein 😉.

Und ob man mit Rechnungswesen zu 100% optimiert arbeitet, mit der Tastatur statt Maus und Hinweise durch Checkboxen gar nicht mehr einblendet (wenn möglich).

Ich sehe da viel Potential. Immer eine Frage des wie und ob man aus seiner DATEV Komfortzone heraus möchte. Wenn es Kanzleien gibt, die 140 lexOffice Mandate im Monat durchjagen, die nicht 140 Mitarbeiter haben, scheint lexOffice nicht so viel falsch zu machen. 

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Gut es muss ja erstmal der Wille da sein, dass Mandanten LexOffice nutzen. Es sind bei uns 99% die es nicht nutzen. Die, die es nutzen machen es aus eigener Sache: Rechnungen Schreiben / Überwachen, Bank. 

Das wir jetzt die Unterlagen dadurch einfacher bekommen ist einfach nur "nice to have". 

Wir sind aufm Land, da ist es schon ein Fortschritt, wenn Rechnungen mit einem Programm geschrieben werden, was nicht von Microsoft kommt! 

Kann deinen Gedankengang verstehen. Leider nicht immer alles anwendbar und die Theorie sieht immer besser aus als die Praxis. 

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@CFB schrieb:

Die, die es nutzen machen es aus eigener Sache: Rechnungen Schreiben / Überwachen, Bank. 

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Yeah! Dann hat man doch da einen guten Hebel: 1 System für das Mandat, egal welche Belege und dann soll das Mandat auch möglichst viel aus dem eigenen System holen. Bringt nichts, wenn es ein System anwendet, dass ihm am Ende falsche Zahlen auswirft. Er muss davon einen Nutzen haben. Zusammen kann man dann auch wieder beraten, was in Steuerberater eben schon steckt. Andernfalls sind wir nur Verwalter oder Anwender. Die, die lexOffice nutzen, haben keine SAP FiBu mit Kostenstellen und allem pi pa po. Das sind einfachere Fälle. 

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@CFB schrieb:

Wir sind aufm Land, da ist es schon ein Fortschritt, wenn Rechnungen mit einem Programm geschrieben werden, was nicht von Microsoft kommt! 

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Hat mit Stadt und Land nichts zu tun. Das ist ganz normale Deutschlandalltag, weil wir eben sehr hinten dran sind. Auch in einer 75k Stadt gibt es Zahnärzte, die zu 100% bis heute Papier machen. Also, ist auch anderswo der Fall. Wir können es nur verbessern. 

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@CFB schrieb:

Leider nicht immer alles anwendbar und die Theorie sieht immer besser aus als die Praxis. 

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Hm, der Wille muss vorhanden sein. Auf beiden Seiten und auf Seiten der Berater die Erkenntnis, dass „nur buchen nicht reicht“. Dass Mitarbeiter auch mal selbst entwickeln dürfen und Freiräume brauchen, damit man nicht bis 2099 Soll an Haben bucht, was dann KI besser kann. 

Und: #machen. Ich kann gerne dabei helfen und unterstützen.