Aufbewahrung EC-Belege

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Hat jemand einen heißen Tipp auf eine Fundstelle (GoBD oder Gesetz) wo oder wie was geregelt ist zur Aufbewahrung von EC-Cash-Ausdrucken? Ich tue mich gerade schwer.

Ein Mandant hat wie viele auch ein an die Registrierkasse angeschlossenes EC-Cash-Gerät. Die Kasse ist auf dem neuesten Stand, aber das EC-Cash-Gerät ist anscheinend ein eigenes System. Es muss eben nur in der Kasse ausgewählt werden, ob ein EC-Cash-Umsatz bezahlt wird.

Bisher sammelt der Mandant also die EC-Cash-Ausdrucke, weil das Speichersystem des EC-Gerätes sehr gering ist und natürlich nicht viele Auswertungsmöglichkeiten bietet. Auf Dauer wird aber die Papierflut natürlich unübersichtlich und es stellt sich die Frage: Muss das noch so sein oder kann das  weg?

Leider bin ich auf der Suche immer wieder auf die Frage gestoßen, ob ich das EC-Cash-System als Kassenzugehörig zählen muss/soll/kann oder für sich selbst betrachten muss.

Wenn kann dazu was sagen oder hat einen Tipp?

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Ich halte das EC Gerät für ein Vorsystem und unterliegt damit den GOBD.

Rz 61 Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. 

Denke somit 10 Jahre.

Dokument 0411482 - Wesentliche Aufbewahrungspflic... - LEXinform/Info-DB (datev.de)

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also aus Ihrer Sicht auch kein Entkommen, dass weiterhin das Papier, also der Ausdruck aufbewahrt werden muss. sehe ich das richtig?

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Sobald ein "Geschäftsdokument" jeglicher Art erstellt wird hänge ich in der Aufbewahrungsfrist von 6 oder 10 Jahren.

Wenn ich dann noch in § 146 Abs. 2 AO gucke kann man sich streiten ob der Kassenbon oder Bon + EC aufbewahrungspflichtig ist.

Lasse mich gerne eines besseren belehren. Vermute aber das die Dinger aufbewahrungspflichtig sind.

Zum Vergleich: Ich muss ja Geschäftsbriefe und Lieferscheine auch 6 Jahre und mit steuerlichen Auswirkungen 10 Jahres aufbewahren.

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Ich frage mich, ob der Beleg des EC-Gerätes ein "Geschäftsvorfall" ist. Ich meine: NEIN.

Ich habe das so verstanden:

1. Es gibt eine Registrierkasse nach neustem Stand mit allem PiPaPo.
2. Es gibt ein separates EC-Karten-Lesegerät (anderes System).
3. Die Registrierkasse gibt ein Signal an des Lesegerät über den Betrag. Sonst kommunizieren die beiden Systeme nicht.
4. In der Registrierkasse gibt es Tasten für "bar", "ec" etc.
5. Das Lesegerät gibt eine Datensatz an den Server des Zahlungsdienstleisters.
6. Dieser sorgt dafür, dass irgendwann Geld auf dem Konto ankommt.

Was ist der Geschäftsvorfall:

1. Verkauf der Ware "auf Ziel"
2. Geldeingang
3. Forderungsabtretung an den Zahlungsdienstleister ?? --> m.E. nein

M.E. ist alles, was in dem Lesegerät passiert, kein Geschäftsvorfall.

• Der Geschäftsvorfall "Verkauf auf Ziel" wird in der Registrierkasse erfasst - inkl. der Info "auf Ziel"
• Der Geschäftsvorfall "Zahlungseingang" wird auf der Bank erfasst.

Beide Geschäftsvorfälle sind nachvollziehbar - auch ohne den Beleg des Lesegeräts dazwischen.

Selbst wenn das FA das so sieht, eröffnet sich keine Schätzgrundlage: wo soll der unterschlagene Umsatz herkommen?

Natürlich müssen alle Zahlungen irgendwie einzeln noch mal abgeglichen, dokumentiert und geprüft werden.  

Ich der EC-Karten-Beleg ein "Geschäftsdokument" --> m.E. NEIN.

Die "Rechnung" aus dem Geschäftsvorfall "Verkauf" ist der Bon aus der Registrierkasse.

Das EC-Lesegerät wirft eine "Quittung" aus, die dem Kunden ausgehändigt wird. Der "Händlerbeleg" ist eine Kopie dieser Quittung. M.E. gibt es dafür keine Aufbewahrungspflicht: es ist kein Buchungsbeleg und auch kein abgesandter Handelsbrief oder eine Rechnung. 

Ich bin mir bewusst, dass das FA das vielleicht gern so hätte. Und das Fehlen der Belege als Einfallstor zur Schätzung nehmen möchte. Wir sollten aber nicht alle potenziellen Wünsche des FA im vorauseilenden Gehorsam erfüllen. 

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Merkblatt_ordnungsgemaesse_Buchhaltung.pdf (woell-intax.de)

Unter 7.4

Zitat: 

"Jedoch müssten auch in diesen Fällen grundsätzlich die angefallenen Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und sonstigen Belege aufbewahrt werden, soweit nicht der Aufbewahrungs-zweck auf andere Weise
gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit der von Registrierkassenstreifen übertragenen
Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben sein"

......

"Hierbei muss jedoch gewährleistet sein, dass anhand des Kassenabschlusses ein
Abgleich mit den Abrechnungen der Kreditkartenunternehmen und den Kontoauszügen der
Kreditinstitute zur Überprüfung der Betriebseinnahmen auf ihre Vollständigkeit vorgenommen werden
kann."

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ABC_der_Aufbewahrungsfristen.pdf (semrad.de)

EC Cash Beleg ohne Buchungsfunktion 6 sonst 10 Jahre

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Ich hoffe die TSE ermöglicht (rechtssicher) diese Nachprüfbarkeit. Habe noch keine TSE in die Finger bekommen.

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Selbe Meinung. 

Aber m.E. reichen die Monatsabrechnungen von dem EC-Terminal aus um jeden einzelnen Sachverhalt nachzuweisen oder nicht ? 

Dort steht alles drauf was ich an Angaben benötige um jeden Vorfall bis zur Gutschrift aufs Bankkonto nachzuweisen

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Super !!!

Danke Ihnen beiden, das hilft mir schon entscheidend weiter. Ich bin auch am überlegen, ob die Monatsauszüge nicht reichen würden, denn in der Kasse ist ja die EC-Funktion abgebildet und es müsste ein Abgleich mit den Kontoauszügen möglich sein. Jedes einzelne Zettelchen aufzuheben ist schon krass. Aber ich bin noch nicht sicher, ob ich dem Mandanten dazu raten werde. Mal schauen...