Anbindung Bank, PayPal, Amazon, Afterbuy

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Wir betreiben mehrere Online-Shops (eigene Shops und amazon), die alle im Warenwirtschaftsprogramm Afterbuy zusammenlaufen. Dort werden die Rechnungen generiert, Zahlungseingänge verbucht etc. Es existieren quasi 3 Kanäle, die für die Buchhaltung relevant sind (Bank, PayPal und Amazon).

Ab 2022 wollten wir die Buchhaltung komplett auf Datev umstellen. Von der Steuerberaterin wurde Mittelstand Faktura mit Unternehmen online bestellt und die Installation hat auch soweit geklappt. Alle Rechte wurden von der Kanzlei an uns übertragen da die unterjährige Buchhaltung bei uns im Haus gemacht und nur der Jahresabschluss von der Steuerberaterin durchgeführt wird. Um die Buchhaltung so weit wie möglich zu automatisieren, sollen die Belege über diese Schnittstelle den Buchungen zugeordnet werden: https://www.fibu-schnittstelle.com/warenwirtschaft-2-datev/afterbuy-2-datev/afterbuy-2-datev/42/afterbuy-2-datev-extended?c=30

Soweit die Theorie, in der Praxis scheitert es schon am Einlesen der Buchungssätze in Rechnungswesen. Die Datev Hotline hat uns gesagt, dass dies über eine csv Datei möglich ist, aber das Programm möchte dort gleich den gesamten Buchungsstapel, der beim Einlesen auch sofort festgeschrieben wird. Sämtliche Hilfedateien haben uns nicht weitergebracht. Was gibt es für Möglichkeiten, Bank, PayPal und amazon für die Buchhaltung (es soll kein Zahlungsverkehr aus Datev erfolgen) an Rechnungswesen/Unternehmen online anzubinden?

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Kategorie angepasst von @Katharina_Schoenweiss 

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Afterbuy zu Datev Schnittstelle oder was anderes wie AccountOne.de. Belegmaterial wird m.E. schwierig, gerade wenn die Shops groß werden. 

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Wo beginnt groß? Es scheitert aktuell wie gesagt schon daran, die Umsätze aus allen Kanälen in ReWE/UO zu bekommen.

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@SzabinaK schrieb:

aber das Programm möchte dort gleich den gesamten Buchungsstapel, der beim Einlesen auch sofort festgeschrieben wird.

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Weil in der CSV Datei nicht steht: nicht festschreiben. Steht nichts drin, schreibt DATEV automatisch fest. Kann man das nicht in afterbuy2DATEV einstellen? Wenn's sonst läuft und nur das Problem bleibt: CSV Datei manuell bearbeiten, 1 Fehler einbauen; dann schreibt DATEV auch nicht fest. 

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@SzabinaK schrieb:

Was gibt es für Möglichkeiten, Bank, PayPal und amazon für die Buchhaltung (es soll kein Zahlungsverkehr aus Datev erfolgen) an Rechnungswesen/Unternehmen online anzubinden?

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Statt JERA käme mir da gerade die Lösung von @tpfauter in den Sinn: www.digitastic.plus Damit kann man auch eBay Umsätze dank API einlesen, aufbereiten und in DATEV importieren. Einfach einen Termin mit @tpfauter buchen, in dem sich alle Fragen klären lassen. Er ist top fit, hat bereits viele Referenzen und kann genau sagen: geht oder geht nicht und wenn ja, wie. 

Vielen Dank nochmal @tpfauter für unseren letzten Termin! 👍

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Sowas machen Aufbereiter wie AccountOne oder auch Taxdoo. Damit lassen sich alle Zahlungsschnittstellen anschließen u. die werden für OPOS aufbereitet.  Glaub aber bei Afterbuy ginge es direkter u. ohne zusätzliche Kosten. 

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@metalposaunistbei der Schnittstelle sind wir noch gar nicht. Aktuell geht in Datev noch gar nichts. Wir brauchen ja, um Buchen zu können, die Umsätze. Entweder per csv (wobei ich da nicht sicher bin, ob das mit der Schnittstelle klappt) oder über den Zahlungsservice oder was es halt sonst noch gibt.

Was genau meinst du mit aufbereiten? Wir hatten davor Lexware und eine Lösung, bei der die Umsätze mehr oder weniger händisch (ist weniger Arbeit, als es sich anhört, aber trotzdem noch zu viel, gerade wenn es in Zukunft noch mehr Buchungsposten werden) in einer csv Datei den Belegnummern zugeordnet wurden. Aber genau davon wollen wir weg. Daher haben wir uns auch für das wesentlich teurere Mittelstand Faktura entschieden, weil es hieß, dass man das damit maximal automatiseren kann.

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@theowie genau können wir das mit Afterbuy und Datev besser lösen? Es darf gerne kosten, nur muss es dann eine wirkliche Zeitersparnis bringen und muss halt im Rahmen bleiben.

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@SzabinaK schrieb:

Daher haben wir uns auch für das wesentlich teurere Mittelstand Faktura entschieden, weil es hieß, dass man das damit maximal automatiseren kann.

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Wer hat das denn gesagt 🤔? Mehr Möglichkeiten hat man bestimmt aber DATEV und Automatisierung sind nicht ohne und in dem Fall nicht ohne Drittanbieter Software.  

Ich würde @tpfauter einfach mal kontaktieren. Amazon und PayPal und Co klappen damit alle: https://digitastic.de/ecommerce 

Dann lässt man alles in das Tool einfließen und exportiert nur noch für DATEV. Die Bank kann man mittels RZ-Bankinfo an DATEV automatisiert anbinden. Dann liegen dort tagesaktuelle Umsätze vor. 

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@metalposaunistdas war soweit klar, ich dachte halt, dass eben diese Schnittstelle das tut.

Vielen Dank für den Tipp, ich habe ihn angeschrieben.

[#10 · Accepted solution]

Hallo Szabina,

hab dir ja bereits geantwortet auf deine Nachricht.

Ich denke eine Automatisierung, gerade im ECommerce, geht aktuell nur über ein Vorsystem. Denn mit dem Einspielen der Afterbuy Umsätze ist es noch nicht getan, auch Zahlungswege müssen verbunden werden und dann mit den Rechnungen gematched (über Transaktionsnummer zur Rechnungsnummer). Kommen auch noch Umsätze per Bank rein, also richtige Überweisungen wird es umso umfangreicher. 

Automatisierung betrifft dann auch noch den Rechnungseingang, den könnte man mit ReWe lösen. Jeder der in DATEV bucht weiß das Automatisierung des RE möglich ist aber seine Grenzen bei der DATEV hat.

Zudem hangelt man dann wieder zwischen 2 Systemen bzw. 3 wenn Afterbuy auch noch dazu kommt.

Unserer Weg ist, alle Daten egal ob Afterbuy, Zahlungswege, Bank, RE zu bündeln, daraus Buchungsstapel erzeugen und diese dann in DATEV zu importieren. Die Feinabstimmung erfolgt in DATEV, aber über 90% sind dann bereits gebucht.

Kostenpunkt bei digitastic 30 Euro / monatlich inklusive DMS, Zahlungsverkehr, Workflows

Hier wäre es eine Kombination aus https://digitastic.de/ecommerce und https://digitastic.de/connect

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Hallo @SzabinaK,

um PayPal- und Amazon-Umsätze in die DATEV-Rechnungswesen-Programme zu übernehmen bietet DATEV den Zahlungsdatenservice für PayPal (Dok.-Nr.: 9231363) und für Amazon (Dok.-Nr.: 9277374) an.

Mehr Informationen zur Festschreibung beim Import finden Sie bei Bedarf hier: 

Dok.-Nr.: 1080697 Festschreibung beim Import in die DATEV-Rechnungswesen-Programme.

Mit freundlichen Grüßen

K. Schönweiß
Service Rechnungswesen (FIBU)
DATEV eG

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@Katharina_Schoenweissgenau das ist leider nicht, was für uns in Frage kommt, da wir eine Zeitersparnis möchten. Sobald die Zahlungseingänge aus amazon und PayPal in Datev sind (was ja auch nochmal mit zusätzlichen Gebühren verbunden ist), müssten wir diese händisch den Belegen zuordnen, was deutlich länger dauern würde, als unsere jetzige Lösung. Und auch diese ist unserer Meinung nach zu aufwändig. Der Plan war nicht: deutlich höhere Kosten durch Datev Mittelstand Faktura + deutlich höherer Aufwand.

@tpfauterdanke für das ausführliche und vor allem informative Gespräch. Wie es aktuell aussieht, wird es eure Lösung. Kann gerne nach dem Onboarding und dann erfolgreicher erster Buchhaltung ein Update geben, vielleicht hat ja der ein oder andere den gleichen oder zumindest einen ähnlichen Usecase.

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Hallo Frau Schoenweiss,
momentan scheiter ich an einem vielleicht einfachem Problem:
In allen Anleitungen zum Thema Amazon+DATEV spielt die Order-ID eine wichtige Rolle  zur Zuordnung von Rechnungen und Gebühren. 
Jedoch bekomme ich im Belegfeld 1 und auch unter Auftragsnummer keine Daten mitgesendet über den Zahlungsdatenservice. 
Lediglich beim Buchen im "Elektronischen Beleg" sehe ich das Feld "Geschäftsvorfall", von dem ich vom Aussehen her die Order-DI vermute. 
Leider steht in der Anleitung nur man solle den Mandanten kontaktieren wegen der Order-ID in Amazon, aber was genau wäre dann (aus Sicht des Mandanten?)  zu tun?
Vielen Dank!

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Hallo @P_G,

der Mandant muss dafür sorgen, dass Sie mit der Rechnung die Order-ID erhalten, um sie bei der Erfassung im Belegfeld 1 oder der Auftragsnummer erfassen zu können. So kann ein automatischer Abgleich mit der Order-ID auf dem Elektronischen Beleg erfolgen.

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Hallo Herr Lachmann, 

danke für die Rückmeldung!
Dann frage ich mal in die Runde: weiß jemand was der Mandant in Amazon einstellen muss damit die Order-ID bei den Rechnungsinformationen mitgeliefert wird? Momentan ist das nicht der Fall, und ich habe leider selber keinen Business Account um mir die Einstellungen mal anzusehen (und der Mandant nicht das technische Interesse).
Hat sich schon mal jemand damit beschäftigt?

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Guten Tag in die Runde und insbesondere @SzabinaK ,

ich möchte mich gerne auch mit in die Diskussion von Seiten der DATEV einbringen und die Antworten ergänzen, da viele Dinge bereits richtig hervorgehoben wurden. @tpfauter hat hier bereits einen guten Aufschlag gemacht. Danke dafür!

Vielleicht kurz zu meiner Person:

Ich bin Mitarbeiter im Außendienst und betreue seit Jahren Kanzleien und selbstbuchende Mandanten im Bereich "E-Commerce", weshalb ich Ihre Problemstellung sehr gut nachvollziehen kann.

Ich gebe aber zu, dass ich mich immer ein wenig schwer damit tue, eine pauschale Empfehlung für eine Schnittstelle auszusprechen ohne die bestehenden Prozesse und Systeme sowie die zukünftigen Anforderungen an diese vollumfänglich zu kennen. 

Sie können die Lösung von @tpfauter gerne testen und schauen, ob diese bereits die gewünschte Automatisierung und Erleichterung bringt. Sollten weitere Punkte im Anschluss offen sein, unterstützen wir Sie auch sehr gerne in Form eine Beratungsleistung bei der weiteren Optimierung der Prozesse. Dazu würde ich Ihnen dann folgenden Artikel empfehlen: E-Commerce für Kanzleien: Beratung online - Kurzberatung (datev.de)

Gerne möchte ich Ihnen @SzabinaK auch das Angebot unterbreiten, dass Sie mich auch unverbindlich & persönlich per E-Mail kontaktieren können, sofern Sie einen kurzen Rat benötigen sollten!

@tpfauter das Angebot gebe ich auch einmal an Sie weiter! Mich würde interessieren, wie Ihre Lösung arbeitet und welchen Leistungsumfang diese genau bietet. Gerne auch in eine Live-Demo!

E-Mail: niklas.kamen@datev.de

Freundliche Grüße

Niklas Kamen

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@Niklas_Stacksdamit kommen Sie jetzt? 😄 Aber Spaß beiseite:

Wir haben uns tatsächlich für die Lösung von digitastic @tpfauter  entschieden und nach einem sehr langen Onboarding (im positiven Sinne, da viele Dinge in der Software auf unsere Bedürfnisse angepasst wurden) haben wir einen guten Workflow gefunden. Was der große Vorteil für uns ist, dass wir DATEV auf die kleinere Version downgraden konnten, was kostentechnisch natürlich einiges ausmacht. Da unserer Steuerberaterin die Online-Belege-Lösung von digitastic reicht, haben wir uns auch von Belege/Unternehmen online verabschiedet.

In unserem Buchhaltungsprozess haben wir die gewünschte Zeitersparnis erreicht und sogar einen höheren Digitalisierungsgrad der Buchhaltung erreicht, als wir es uns eigentlich vorgestellt haben.

Wie die Nutzung von DATEV den Jahresabschluss mit der Steuerberaterin vereinfacht, können wir jetzt noch nicht sagen, aber wir gehen davon aus, dass es das definitiv tun wird.

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@SzabinaK nächstes Mal versuche ich schneller zu sein! 😉

Dann freue ich mich aber, wenn es soweit läuft und wünsche Ihnen mit der Lösung alles Gute.

Das Angebot sich bei Bedarf bei mir zu melden, bleibt von meiner Seite aber natürlich bestehen. 

Viele Grüße

Niklas Kamen

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@Niklas_Stacksvielen Dank. Werde bei Bedarf darauf zurückkommen.

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@SzabinaK 

Danke für diese Informationen - das sollte Datev stark zu denken geben!

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@d_z_leider ja. 🙂

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wir haben die gleiche Problematik mit Afterbuy. Welche Programm von Datev nutzen Sie zurzeit? Danke im voraus, Philipp 

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Wir bereiten die Daten in digitastic vor (dort werden auch die digitelen Belege archiviert) und spielen das in Datev Rechnungswesen compact ein.

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@SzabinaK schrieb:
[...] und spielen das in Datev Rechnungswesen compact [...]

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... was genau spielen Sie in Rechnungswesen Compact ein, die Buchungsstapel ?

... auf die "Digitales Belegbuchen" haben Sie ja in "REWE Compact" keinen Zugriff, oder etwa doch ?

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@vogtsburger schrieb:

... was genau spielen Sie in Rechnungswesen Compact ein, die Buchungsstapel ?

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www.digitastic.plus erstellt eine EXTF DATEV CSV Datei.  

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... aber wurde nicht von "Digitalen Belegen" gesprochen ?

Wenn nur Buchungsstapel eingespielt (importiert und verarbeitet) werden, müsste ja dann die Kanzlei buchen und nicht der Mandant.

Dann wird "REWE Compact" quasi nur als "Viewer" für die Buchführung benutzt, oder bin ich da 'auf dem falschen Dampfer' ?

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Genau, die Buchungsstapel.

Die Belege werden ja in digitastic gebucht/zu den Transaktionen gematched und sind dort auch für den Steuerberater einsehbar.

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Das Kontieren der Verkäufe erfolgt bei uns über afterbuy.

Die Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldung machen wir selbst, nur den Jahresabschluss macht die Steuerberaterin.

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@SzabinaK ,

mich würde 'spaßeshalber' noch interessieren, ob im Buchungsstapel "Beleglinks" enthalten sind, die die Kanzlei nutzen könnte, wenn sie wollte

Sie können solche Beleg-Links mit REWE Compact sowieso nicht nutzen (glaube ich zumindest) 

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@tpfauterkannst du das beantworten?