Idee "Upload mobil Ablage" in Ideen zu Unternehmen online

Upload mobil Ablage

VLH — Mon, 23 Sep 2024 10:38:01 GMT

Hallo,

wir sind Mandant und nutzen die App Upload mobil um unterwegs und im Büro Belege hochzuladen. Leider kommt es vereinzelt vor, dass Belege ohne Fehlermeldung nicht um Unternehmen Online ankommen. Der grüne Haken erscheint in der App, doch leider kommt online nichts an.

Daher wäre es gut, wenn es eine Ablage auf dem Gerät für "hochgeladene" Dokumente gäbe, wie es sie auch in der Software Belegtransfer gibt.

So hätte man den (online) fehlenden Beleg direkt nochmals als Scan zur Hand und könnte ihn erneut hochladen und müsste nicht den physischen Beleg rauskramen um ihn erneut hochzuladen.

Des Weiteren hätte man auch dadurch eine Kontrollmöglichkeit, um zu sehen, welche Belege man bereits hochgeladen hat.

Falls diese Funktion bereits existiert, würde ich mich über einen Hinweis freuen.

Mit freundlichen Grüßen

VLH

Upload mobil Ablage

metalposaunist — Mon, 23 Sep 2024 10:42:48 GMT

@VLH schrieb:
Der grüne Haken erscheint in der App, doch leider kommt online nichts an.

Dann sollte man dem nachgehen, weil ich das zu 98% ausschließe und es wo einen Fehler gibt. Zusätzlich gibt es das Belegprotokoll, in dem man schauen kann.

@VLH schrieb:
Des Weiteren hätte man auch dadurch eine Kontrollmöglichkeit, um zu sehen, welche Belege man bereits hochgeladen hat.

Dann kann man auf Papierbelege ja einen Strich oder ähnliches machen.

Upload mobil Ablage

VLH — Mon, 23 Sep 2024 11:26:10 GMT

@metalposaunist schrieb:
Dann sollte man dem nachgehen, weil ich das zu 98% ausschließe und es wo einen Fehler gibt. Zusätzlich gibt es das Belegprotokoll, in dem man schauen kann.

Das Protokoll war mir bisher nicht bekannt. Jedoch sind die fehlenden Belege auch dort nicht zu finden.

@metalposaunist schrieb:
Dann kann man auf Papierbelege ja einen Strich oder ähnliches machen.

Die Möglichkeit besteht natürlich, auch im Zeitalter der Digitalisierung.

Die Möglichkeit der Kontrolle ist dann allerdings nur so lange gegeben, wie ich die physischen Belege in meiner Hosentasche dabei habe.

Upload mobil Ablage

metalposaunist — Mon, 23 Sep 2024 11:31:13 GMT

@VLH schrieb:
Jedoch sind die fehlenden Belege auch dort nicht zu finden.

Dann behaupte ich stark, dass die Belege das iPhone nicht verlassen haben oder dort was nicht so läuft, wie gedacht.

@VLH schrieb:
Die Möglichkeit der Kontrolle ist dann allerdings nur so lange gegeben, wie ich die physischen Belege in meiner Hosentasche dabei habe.

Korrekt. Weil man digitale Belege physikalisch nicht in der Hosentasche hat und die deshalb anders bearbeitet / verarbeitet werden müssen.

Upload mobil Ablage

VLH — Mon, 23 Sep 2024 11:51:23 GMT

Nun, aktuell habe ich den Beleg nicht digital (auf dem Smartphone in meiner Hosentasche), sondern nur physisch im Büro.

Würde der Upload immer einwandfrei funktionieren, könnte ich mir den Beleg natürlich auch online anschauen.

Würde ich alle Belege vor dem Upload auf meinem Smartphone separat speichern hätte ich sie natürlich auch zur Hand.

Gäbe es die Ablage, könnte ich den Beleg direkt erneut hochladen. Jetzt fahre ich erstmal zum Büro.

Upload mobil Ablage

metalposaunist — Mon, 23 Sep 2024 11:55:58 GMT

@VLH schrieb:
Gäbe es die Ablage, könnte ich den Beleg direkt erneut hochladen.

Statt also das Problem / die Ursache zu lösen, arbeitet man lieber doppelt? OK 😲.

Upload mobil Ablage

VLH — Mon, 23 Sep 2024 12:08:23 GMT

Genau, Sie haben es verstanden.

Upload mobil Ablage

metalposaunist — Mon, 23 Sep 2024 12:10:22 GMT

OK. Ich erledige die Dinge gerne nur 1x zuverlässig und bin damit dann durch 😊. Doppelte Zeit kann man sich weder kaufen noch schenken. Dann kann ich da wohl nicht helfen.

Upload mobil Ablage

VLH — Mon, 23 Sep 2024 12:17:39 GMT

Wären Systeme immer zuverlässig, bräuchte man keine Backuplösungen.

Wäre der Upload zuverlässig, wäre ich auch damit durch. Gäbe es eine Fehlermeldung, könnte man an dem Problem arbeiten.

Bis dahin wäre ein Backup eine einfache Lösung um die doppelte Arbeit gering zu halten.

Upload mobil Ablage

martinkolberg — Mon, 23 Sep 2024 12:21:07 GMT

Wenn ich Mandant wäre, dann fände ich es cool, wenn alle gescannten Belege auf einer vorab festgelegten E-Mail- Adresse zugestellt würden, so daß eine Kontrolle - bzw. Archivierung auch außerhalb von DUO möglich wäre.
Alternativ gerne auch in einen OneDrive- Ordner, wie man es von allen anderen Foto- Apps kennt. Warum das Rad neu erfinden?
Zusätzlich zum Übertragungs- Protokoll auf dem Smartphone in der App.
Outlook- Regeln können für eine blitzschnelle Sortierung sorgen, so daß der eigentliche Posteingang nicht zugespammt wird.

Zweck dieser Aktion?

z.B. Reisekosten- Abrechnungen oder der Mitarbeiter erhält so seine Barauslagen zurück. - Papierlos !!!

Upload mobil Ablage

metalposaunist — Mon, 23 Sep 2024 12:25:13 GMT

@VLH schrieb:
Wären Systeme immer zuverlässig, bräuchte man keine Backuplösungen.

Aber Technik sucht sich die Menschen ja nicht aktiv aus, oder? Ich frage mich ganz oft, wieso ich manche Probleme nicht habe, die anderswo gehäuft vorkommen. Da muss es ja einen Unterschied geben 🤔.

Upload mobil Ablage

VLH — Mon, 23 Sep 2024 12:37:07 GMT

@martinkolberg schrieb:

Zusätzlich zum Übertragungs- Protokoll auf dem Smartphone in der App.

@metalposaunist schrieb:

Dann behaupte ich stark, dass die Belege das iPhone nicht verlassen haben oder dort was nicht so läuft, wie gedacht.

Als ich oben beschrieb, dass die Belege nicht im Protokoll auftauchen, meinte ich in der Browseroberfläche am PC. Ich nutze zum Upload die Android App, kann hier kein Protokoll finden. Gibt es das Feature nur beim iPhone?

@metalposaunist schrieb:

Aber Technik sucht sich die Menschen ja nicht aktiv aus, oder? Ich frage mich ganz oft, wieso ich manche Probleme nicht habe, die anderswo gehäuft vorkommen. Da muss es ja einen Unterschied geben

Manche würden sich diese Frage auch nur einmal stellen und die Antwort finden. Manche jedoch investieren die doppelte Zeit und finden dennoch keine zuverlässige Lösung. Anscheinen gibt es diese Unterschiede wirklich.

Upload mobil Ablage

VLH — Mon, 23 Sep 2024 12:40:35 GMT

@martinkolberg schrieb:

Wenn ich Mandant wäre, dann fände ich es cool, wenn alle gescannten Belege auf einer vorab festgelegten E-Mail- Adresse zugestellt würden, so daß eine Kontrolle - bzw. Archivierung auch außerhalb von DUO möglich wäre.
Alternativ gerne auch in einen OneDrive- Ordner, wie man es von allen anderen Foto- Apps kennt. Warum das Rad neu erfinden?

Das wäre natürlich ein Träumchen

Upload mobil Ablage

metalposaunist — Mon, 23 Sep 2024 12:43:36 GMT

@VLH schrieb:
Gibt es das Feature nur beim iPhone?

Nein. So in der Form nicht, wie ich es erwarten würde.

Sofern man die Belege fotografiert aber sie nicht in DUO ankommen: in den Einstellungen kann man festlegen, was beim Beenden der App passieren soll: Belege löschen oder Belege speichern. Gesetzt den Fall, dass man sie zu 100% abfotografiert hat, sie aber nicht ankommen, ist der Beleg beim Beenden dann natürlich weg. Andernfalls muss er zu 100% in der App als nicht gesendet auftauchen.

Noch immer bin ich der Meinung: Belege gehen wenn dann nicht ohne Grund verloren. Hier muss DATEV nichts extra programmieren, wenn man mit seinen Tools um wissen zu geht 😊.

Upload mobil Ablage

VLH — Mon, 23 Sep 2024 13:00:58 GMT

Nein. So in der Form nicht, wie ich es erwarten würde.

Diese Antwort ist für mich leider schwer zu deuten. Es gibt ein Protokoll bei der Android App, aber keines wie man es erwarten würde? Meinen Sie damit die beschriebene Speicherfunktion?

Sofern man die Belege fotografiert aber sie nicht in DUO ankommen: in den Einstellungen kann man festlegen, was beim Beenden der App passieren soll: Belege löschen oder Belege speichern. Gesetzt den Fall, dass man sie zu 100% abfotografiert hat, sie aber nicht ankommen, ist der Beleg beim Beenden dann natürlich weg. Andernfalls muss er zu 100% in der App als nicht gesendet auftauchen.

Die Belege werden leider nur gespeichert, wenn man die App vor dem Upload schließt. Nach dem Upload ist die App "leer".

Upload mobil Ablage

metalposaunist — Tue, 24 Sep 2024 06:05:41 GMT

@VLH schrieb:
Es gibt ein Protokoll bei der Android App, aber keines wie man es erwarten würde?

Ein Protokoll ist eine tabellarische Auflistung der letzten Aktivitäten: Beleg X am Tag Y mit Uhrzeit Z hochgeladen und dazu eine kleine Vorschau des Belegs. Und: durchsuchbar. Das gibt es nicht. Man bekommt nur ein ✅ nach dem Upload. Auch eine Art Protokoll, das einem sagt: erfolgreich.

@VLH schrieb:
Meinen Sie damit die beschriebene Speicherfunktion?

So in etwa oder eine Art Historie.

@VLH schrieb:
Nach dem Upload ist die App "leer".

Das ist auch korrekt so, weil ich fast wetten würde, wenn man's nach deinen Wünschen ändert, dass dann die Belege doppelt beim Berater ankommen und nein, doppelt ist digital nicht besser als wenn Belege fehlen, weil man dann die Arbeit hat, alle doppelten Belege wieder zu löschen und doppelte Belege nicht schon beim Upload aussortiert werden sondern erst beim Buchen: Rechnungsnummer X mit Betrag Y hast Du schon mal gebucht. Willst Du wirklich 2x buchen?

Auch die Zeit hätte ich nicht und würde mich als Sachbearbeiter (über die Organisation beim Mandanten) ärgern. Ist aber nur eine freakige Einzelmeinung. Andere Menschen nehmen das gelassen und klicken stoisch auf nein, wenn es doppelte Belege gibt und löschen sie im Zweifel auch gar nicht raus, sodass man DUO "zumüllt".

Upload mobil Ablage

VLH — Tue, 24 Sep 2024 10:30:31 GMT

Das ist auch korrekt so, weil ich fast wetten würde, wenn man's nach deinen Wünschen ändert, dass dann die Belege doppelt beim Berater ankommen und nein, doppelt ist digital nicht besser als wenn Belege fehlen, weil man dann die Arbeit hat, alle doppelten Belege wieder zu löschen und doppelte Belege nicht schon beim Upload aussortiert werden sondern erst beim Buchen:Rechnungsnummer X mit Betrag Y hast Du schon mal gebucht. Willst Du wirklich 2x buchen?

Die Wette würden Sie auch verlieren. Wo entnehmen Sie in meinen Ausführungen, dass die Belege doppelt ankommen bzw. bearbeitet oder aussortiert werden sollten/müssen?

Auch die Zeit hätte ich nicht und würde mich als Sachbearbeiter (über die Organisation beim Mandanten) ärgern. Ist aber nur eine freakige Einzelmeinung. Andere Menschen nehmen das gelassen und klicken stoisch auf nein, wenn es doppelte Belege gibt und löschen sie im Zweifel auch gar nicht raus, sodass man DUO "zumüllt".

Stimme da voll und ganz zu, geht leider am Thema vorbei.

Upload mobil Ablage

metalposaunist — Tue, 24 Sep 2024 10:57:17 GMT

@VLH schrieb:
Wo entnehmen Sie in meinen Ausführungen, dass die Belege doppelt ankommen bzw. bearbeitet oder aussortiert werden sollten/müssen?

10 Jahre DATEV Erfahrung. Wenn keine doppelt ankommen, dürften heute schon keine fehlen.