Idee "Dubletten prüfen beim Hochladen" in Ideen zu Unternehmen online

Dubletten prüfen beim Hochladen

total_chris — Tue, 14 May 2019 10:14:01 GMT

Als Anwender möchte ich dass alle hochgeladenen Belege gegen die bereits vorhandenen auf mehrfaches Hochladen (Dubletten) geprüft werden, um zu verhindern dass diese mehrfach gebucht werden.

Die Verdachtsfälle sollten dann auf der Startseite angezeigt werden und zur Klärung aufgefordert werden. Evtl wäre auch ein Hinweis beim digitalen Belegbuchen hilfreich.

Re: Dubletten prüfen beim Hochladen

xml — Tue, 14 May 2019 11:55:15 GMT

momentan gibt es eine Doublettenprüfung, die auf den Belegdaten basiert. D.h. wenn z.B. ein Beleg mit dem identischen Kreditor, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer bearbeitet wird, kommt ein Hinweis.

Das bedeutet aber, dass man zunächst den Beleg vollständig erfassen muss. Wenn der Hinweis kommt, ist man zwar dankbar, hat aber Zeit verschwendet.

Noch besser wäre es, wenn vor der o.g. Doublettenprüfung noch eine Doublettenprüfung auf Basis des "Hash-Wertes" durchgeführt wird und so identische Belege bereits vor der Bearbeitung herausgefischt werden können.

Z.B bei ELO funktioniert das, sieh Homepage von ELO

https://bcis.de/ecm/eloprofessional/funktionen/dublettenpruefung/

Re: Dubletten prüfen beim Hochladen

matthiaspietrek — Thu, 08 Aug 2019 05:27:46 GMT

Hier bitte beachten: diese bisher umgesetzte Doublettenprüfung prüft nur bei der manuellen Belegbearbeitung. Werden Belege in anderen Systemen, zum Beispiel Datev's Beleg2Buchung bearbeitet, und über den Belegtransfer hochgeladen, kann es zu Doubletten kommen. Wenn der Mandant dann über UO Zahlungen auslöst ist das Kind im sprichwörtlichen Brunnen.

Die Prüfung muss zyklisch im Hintergrund laufen und die Ergebnisse müssen auf der Startseite angezeigt werden.

Re: Dubletten prüfen beim Hochladen

sschier — Mon, 09 Sep 2019 17:36:12 GMT

Eine Prüfung wäre wirklich wünschenswert und sollte dank Belegerkennung ja machbar sein, wir planen derzeit den Einsatz von CANDIS um doppelte Belege einfach nur filtern zu können - es lässt sich leider nicht vermeiden, dass manches per E-Mail, Post usw. doppelt kommt, derzeit müssen wir das mit großem Aufwand händisch ausfiltern.

Re: Dubletten prüfen beim Hochladen

f_mayer — Fri, 13 Sep 2019 06:52:26 GMT

Ich wäre auch für eine Doublettenprüfung, und bitte darum, dass mir das Programm die Belege anzeigt, welche es für Doubletten hält, damit ich das schnell und einfach nachprüfen kann. Eine Buchstaben-/Zahlencode welcher anderer Beleg identisch aussieht ist nicht so hilfreich, ich möchte beide Belege nebeneinander haben.

Re: Dubletten prüfen beim Hochladen

georg_hesser — Fri, 04 Oct 2019 07:42:39 GMT

Eine Doublettenprüfung in KRewe auf Grundlage der Verbuchung (Debitor/Kreditor) ist zu spät. Dieser Prüfschritt sollte vorher in DUO erfolgen. Damit könnte auch sichergestellt werden, dass der Unternehmer keine doppelte Sepa-Überweisung oder Lastschrift ausführt. Sowas ist für den Unternehmer peinlich, hier wäre eine "Hilfe" oder Unterstützung in der Software sehr wünschenswert. Nur ungern muss ich auch zu dieser Fragestellung auf andere Mitbewerber verweisen, die solche Mechanismen längst eingebaut haben. Schade, dass sich die Datev mit DUO weiter ins Abseits befördert! Liebe Datev, macht was, schnell und unbürokratisch!

Re: Dubletten prüfen beim Hochladen

eliansawatzki — Fri, 04 Oct 2019 07:49:00 GMT

Die Dublettenprüfung in DUO bei der Erfassung von Belegen gibt es schon eine ganze Weile. Damit wird der Anwender programmseitig auf mögliche Doppelerfassungen und Doppelzahlungen hingewiesen.

Siehe u.a. hier

LEXinform/Info-DB

Re: Dubletten prüfen beim Hochladen

sschier — Fri, 04 Oct 2019 08:05:22 GMT

Sehr richtig, genau darum geht es aber nicht sondern eine Prüfung beim Upload des Belegs, so dass doppelte Belege gar nicht erst vorkontiert bzw. erfasst werden müssen - dann ist es zu spät und die Arbeit schon getan

Re: Dubletten prüfen beim Hochladen

eliansawatzki — Fri, 04 Oct 2019 08:07:08 GMT

Ich habe mich auf Herrn Hesser bezogen...

Re: Dubletten prüfen beim Hochladen

sschier — Fri, 04 Oct 2019 08:08:51 GMT

Ach Entschuldigung, ich habe nur die E-Mail mit dem Kommentar gesehen und hatte das ganz überlesen.

Re: Dubletten prüfen beim Hochladen

georg_hesser — Fri, 04 Oct 2019 08:28:36 GMT

Es ist richtig, dass die Erfassung in DUO auf Gleichheit prüft! Vielen Dank für den Hinweis zur InfoDB 1002649. Hierbei müssen allerdings zwei Belege identisch erfasst werden! Ich verstehe diese Idee so, dass bereits beim Upload und auslesen der OCR Belegerkennung ein Hinweis kommt. Häufig haben die Unternehmen ggf. für einen Lieferanten zwei oder mehr Geschäftspartner angelegt, dann hilft auch der Hinweis zur Gleichheit der erfassten Daten nicht. Vielleicht hab ich mich nicht ganz deutlich ausgedrückt, daher Danke für die Richtigstellung und den Hinweis zur InfoDB. Es geht um die Prüfung, wie S. Schier sie zutreffend beschreibt.

Re: Dubletten prüfen beim Hochladen

matthiaspietrek — Mon, 07 Oct 2019 05:58:46 GMT

Bitte beachten Sie außerdem, wird 2x der identische Beleg hochgeladen und 1x auf "Liferant GmbH" (ohne "e") und "Lieferant GmbH" gebucht, wird das nicht als Doublette erkannt, da der Name abweicht. Obwohl Bankverbindung und Steuernummer identisch sind. Die Prüfung sollte unbedingt die Steuernummer berücksichtigen, nicht zwingend nur den Namen.

Dubletten prüfen beim Hochladen

JB1985 — Tue, 08 Sep 2020 16:22:57 GMT

Die Prüfung sollte direkt beim Upload stattfinden, so wie bei Lexoffice.

Dubletten prüfen beim Hochladen

metalposaunist — Thu, 19 May 2022 07:00:42 GMT

Hey! Fast genau 3 Jahre heute 🙌. Und lexOffice kann das schon 2 Jahre? Da hätte sich @Katharina83 mit Ablage von automatisch importierten Rechnungen festlegen auch drüber gefreut.

Dubletten prüfen beim Hochladen

eliansawatzki — Thu, 19 May 2022 07:36:02 GMT

Sicher das Lexoffice das kann?

Ich habe es gerade ausprobiert. Nach meinem Kenntnisstand muss bei Lexoffice vor der finalen Speicherung der Belege eine Vorerfassung erfolgen:

Hier die Maske zum Belegupload aus Lexoffice:

Einfügen kann ich dort den gleichen Beleg mehrmals ohne Prüfung:

Wenn ich dann die "Ausgewählten einfüge" muss ich eine Vorerfassung machen:

Wenn ich anschließend den gleichen Beleg nochmals erfasse erscheint eine Dublettenprüfung:

M. E. arbeitet Lexoffice hier wie Unternehmen online in der Bearbeitungsform "Erweitert". Erst bei der Vorerfassung findet eine Dublettenprüfung statt - nicht bereits beim hochladen. Unterschiede kann ich nicht erkennen.

Hier zusätzlich nochmal ein Vergleich der OCR:

Die DUO-OCR erkennt Belegnummer, Betrag und versucht aus dem Datum mit Angabe "JJ" etwas zu machen:

Die Lexoffice-OCR erkennt nur den Betrag:

Dubletten prüfen beim Hochladen

chrisocki — Thu, 19 May 2022 07:39:46 GMT

Solang wir mit einer Texterkennung arbeiten (müssen), wird eine zuverlässige Erkennung von Dubletten meines Erachtens nicht funktionieren. Computer mögen zwar mittlerweile aus den Pixelwolken deutlich mehr erkennen zu können, aber eine "Unschärfe" bleibt.

Erst wenn wir flächendeckend ZUGFeRD oder X-Rechnung verwenden können hier die Systeme sicher Dubletten erkennen. Alles andere ist meines Erachtens "Augenwischerei".

Beste Grüße
Christian Ockenfels

Dubletten prüfen beim Hochladen

metalposaunist — Mon, 30 May 2022 07:25:03 GMT

@chrisocki: Und was sage ich nun dem Mandanten? Geht nicht 😖? ABM, weil man in dem Fall wohl > 100 Belege manuell löschen muss?

[...] davon sind leider wieder welche mehrfach erfasst.

Oder soll ich alle Belege bereitstellen, mir ins REWE ziehen und erst dann Dubletten löschen?

@chrisocki schrieb:
Computer mögen zwar mittlerweile aus den Pixelwolken deutlich mehr erkennen zu können, aber eine "Unschärfe" bleibt.

Mag technisch richtig sein. Fragt sich nur, wie viel % diese Unschärfen bedeuten. Selbst bei 1% hilft das in 99% mehr als nichts und dabei sind 1% meiner Meinung nach technisch schon sehr hoch gegriffen.

Dubletten prüfen beim Hochladen

cwes — Mon, 30 May 2022 07:43:38 GMT

Man kann ja klein anfangen: Hash-Werte prüfen. Auch dabei ist es nicht das unmögliche Ereignis, dass zwei Dateien den selben Hash-Wert haben, aber für alle praktischen Zwecke dürfte es reichen.

Bekommt Datev das hin? Nein. Wie man das dann ausgestaltet: ablehnen, Typ "vermutete Dubletten", ... ist eine andere Frage, aber das das nicht von Anfang an berücksichtigt wurde, zeigt doch schon wieder, wie weit Datev von der Realität - und guten Produkten - entfernt ist.

Doppelbuchung erkennen

volker_poesselt — Mon, 18 Jul 2022 12:01:03 GMT

Beim automatischem Verbuchen ohne den Vorgang zu stoppen werden mehrfach hochgeladene Rechnungen mit gleicher Rechnungsnummer mehrfach sicher verbucht ohne dass Hinweis erfolgt. Dies muss zwingend geändert werden

Anmerk. DATEV: verschoben nach DUO aus dem Kontext ASR.

Prüfung ob der gleiche Beleg bereits hochgeladen wurde zur Vermeidung von Doppelbearbeitung

LisavonAppen — Mon, 13 Feb 2023 10:59:08 GMT

Als <Steuerberater/Unternehmer/etc.> möchte ich <Aktion/Funktion>, um damit folgenden <Nutzen/Zweck> zu erzielen.

Es wäre super wenn beim Hochladen der Belege in Unternehmen Online (UO) bereits eine Prüfung laufen würde ob ein Beleg mit den gleichen Angaben bereits hochgeladen wurde und der Mandant dann einen Hinweis bekommt. Es würde bei manchen Mandanten die Arbeit wirklich erleichtern.

Dubletten prüfen beim Hochladen

martinkolberg — Thu, 09 Mar 2023 06:42:23 GMT

Welche Dubletten gibt es?

Belege werden per Email- Upload übertragen und dann die Papier- version nochmals gescannt.
-> Bitte heften.
Beleg würd normal übertragen und später mit Notizen versehen und nochmals gespeichert.
-> Bitte Heften
ein Beleg besteht aus mehreren Seiten, die per Einzeldatei hochgeladen werden
-> Bitte Heften
Eine Rechnung wird angemahnt und Mandant scannt die Mahnung
-> Bitte Heften

Dann gibt es noch das Problem, daß manchmal mehrere Rechnungen eines Lieferanten als mehrseitige Datei gescannt werden.
-> Bitte Warnung und Option zum Trennen und korrektem Heften.

Probleme beim Buchen:

Die erste Version des Beleges wird normal gebucht und wenn dieser Buchungssatz gespeichert ist, schlägt die 2. Version des Beleges auf, der vorher geheftet hätte werden sollen.
Der Workflow zur Korrektur inst unterirdisch.
Mehrfachbelege in einer Datei:
beim schnellen Buchen wird nicht bemerkt, daß auf Seite 2 ein komplett neuer Beleg hängt und der beim Mandanten als "digitalisiert" markierte Beleg ist unauffindbar weg gebucht.

UO soll per KI die gescannten Beleg überprüfen, mit dem Ziel, daß es einfach paßt. Nicht vollautomatisch, sondern ein Button: "Dubletten im Posteingang erkennen und heften"

Dubletten prüfen beim Hochladen

martinkolberg — Thu, 09 Mar 2023 06:46:06 GMT

Ich lese mehrfach: "Dubletten löschen?"

Diese Vorgehensweise darf es meines Erachtens nicht geben, da der ordentliche Mandant diesen Beleg wirklich mehrfach erhielt und daher dieser Beleg bei der ersetzenden Speicherhaltung auch digital mehrfach zu archivieren ist. -> Heften anstelle Löschen

Dubletten prüfen beim Hochladen

eliansawatzki — Thu, 09 Mar 2023 07:06:09 GMT

da der ordentliche Mandant diesen Beleg wirklich mehrfach erhielt

Der elektronische Beleg geht am 31.01. ein - der papierhafte am 01.02. :

Welcher Beleg ist das „Original“? Welchen legen Sie bei einer BP vor? Wann ziehen Sie die Vorsteuer?

M. E. sollte bei Mehrfachversand von Belegen ab dem zweiten Beleg die Kennzeichnung „Duplikat“ o. ä. enthalten sein.

Dubletten prüfen beim Hochladen

LisavonAppen — Thu, 09 Mar 2023 10:29:40 GMT

das ist nicht was ich meine.

Ich meine das manche Mandanten scheinbar nicht die Belege doppelt einscannen sondern die Datei versehentlich doppelt hochladen.

Wenn UO prüfen würde ob eine Datei mit der gleichen Bezeichnung und gleichem Inhalt bereits vorhanden ist könnte dieses Problem vermieden werden.

Dubletten prüfen beim Hochladen

f_mayer — Thu, 09 Mar 2023 14:01:08 GMT

Hatte einen eigenen Thread hierfür aufgemacht, zur besseren Übersichtlichkeit nun hier:

Liebe DATEV,

Unternehmen Online erkennt ja prinzipiell, wenn ein Beleg ein zweites Mal erfasst wird. Hier wären meiner Meinung nach aber noch Verbesserungen wünschenswert, diese Sachverhalte kamen hoch, als ein Kollege mich im Urlaub vertrat:

Für Skonto benutze ich konsequent die Vorlagen unter "Zahlungsbedingungen". Der Kollege hat teilweise die Daten einfach hart eingetragen. Die Belege sind in Unternehmen Online absolut identisch, außer dass bei einem die Eintragung in "Zahlungsbedingungen" fehlt, dass reicht aber anscheinend schon aus, um die Erkennung eines doppelten Beleges auszuhebeln, was nicht wünschenswert ist.

Teilweise wurde als Geschäftspartnername "Adam Eva GmbH" eingetragen, teilweise "Eva Adam GmbH". Wiederum scheint dies das Erkennen doppelter Belege auszuhebeln.

Insgesamt wünsche ich mir eine deutliche Verschärfung bei der Prüfung eines doppelten Beleges. In meinem Fall hätte ich am liebsten, dass die Warnung anschlägt, wenn von den Kriterien Konto, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, und Betrag mindestens drei übereinstimmen (oder auch zwei von Datum, Nummer, Betrag). Ich vermute aber, dass dies anderen hier zu feinfühlig ist, vielleicht könnte man da benutzerdefinierte (oder besser: mandantenbasierte) Einstellungen ermöglichen?

Mit freundlichen Grüßen,

Florian Mayer

Dubletten prüfen beim Hochladen

martinkolberg — Wed, 03 May 2023 11:44:53 GMT

Heute habe ich folgenden Fall:

Mandant leitet uns e- Rechnungen per email weiter, die wir über Email- Update nach UO transferieren.

Dann kommt noch der Pendelordner, der in der Kanzlei digitalisiert und nach UO transferiert wird.

Frage: Wie erkenne ich die Dubletten?

Leider ist die UO- Listenansicht vor der Buchungserfassung suboptimal

Bei den E- Mail- Belegen sehe ich wenigstens den Dateinamen.

Eine Dublettenerkennung aus der Symbolansicht heraus ist nicht möglich.

-> In UO lassen sich vor der Rückübertragung der Buchhaltung Dubletten Stand heute nicht erkennen.

=> Ich muß in ReWe die Belege beim digitalen Buchen sinnvoll sortieren, um per Adlerauge Dubletten zu erkennen, bevor ein Buchungssatz den Beleg festschreibt.

ich würde es begrüßen, wenn es eine KI gäbe, die aufgrund der erkannten Werte: Betrag, Geschäftspartner und Belegnummer Dubletten erkennen und heften könnte.

Ein Abweisen der Belege im Prozeß des E-mail- Uploades bzw. beim Upload mittels Belegtransfer würde nur unnötige Unfallschäden auslösen.

Danke für die Implementierung einer Dubletten Erkennung.

____________________

Alternative:

bekanntlich lassen sich die hochgeladenen Belege "bearbeiten" und da sieht man sehr schön in Farbe, was sicher, bzw. was unsicher erkannt wurde.

Diese vorläufigen Werte bitte in diesen Farben optional in der Listenansicht der Belege im UO- Posteingang anbieten.

Das ließe sich dann sortieren und wir hätten sofort die Dubletten beieinander.

Danke.

Dubletten prüfen beim Hochladen

eliansawatzki — Wed, 03 May 2023 17:32:02 GMT

=> Ich muß in ReWe die Belege beim digitalen Buchen sinnvoll sortieren, um per Adlerauge Dubletten zu erkennen, bevor ein Buchungssatz den Beleg festschreibt.

Dafür gibt es die Prüfung auf doppelte Buchungen. Und kein Buchungssatz hat je einen Beleg festgeschrieben…

Dubletten prüfen beim Hochladen

martinkolberg — Wed, 03 May 2023 19:56:35 GMT

Die Meldung "doppelte Buchung" kommt zu spät, da der erste Beleg bereits aus dem Posteingang verschoben wurde und eine nachträgliche Heftung einen unmöglichen Workflow auslöst, der das "3 Sekunden pro Buchungssatz" torpediert.
Buchen Sie bitte selber eine Buchhaltung, wo von 200 Belegen 15 Dubletten eingestreut sind.
Da kann es bessere Workflows geben.

Dubletten prüfen beim Hochladen

Nina_Naßler — Wed, 10 May 2023 14:06:00 GMT

Hallo @f_mayer,

zu Ihrem Beitrag, in dem Sie die Prüfung auf doppelt erfasste Belege ansprechen, möchte ich gerne kurz noch etwas sagen 🙂

1. Für Skonto benutze ich konsequent die Vorlagen unter "Zahlungsbedingungen". Der Kollege hat teilweise die Daten einfach hart eingetragen. Die Belege sind in Unternehmen Online absolut identisch, außer dass bei einem die Eintragung in "Zahlungsbedingungen" fehlt, dass reicht aber anscheinend schon aus, um die Erkennung eines doppelten Beleges auszuhebeln, was nicht wünschenswert ist.

Das ist wirklich nicht wünschenswert. Deswegen fließt die Zahlungsbedingung auch nicht in die Duplikatsprüfung mit ein. Damit wir einen Beleg als Duplikat erkennen, müssen die 4 Werte Geschäftspartner-Name, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag übereinstimmen. Wenn diese 4 Werte übereinstimmen, erhalten Sie den Hinweis auf ein Duplikat. Die Zahlungsbedingung ist davon losgelöst.

2.
Teilweise wurde als Geschäftspartnername "Adam Eva GmbH" eingetragen, teilweise "Eva Adam GmbH". Wiederum scheint dies das Erkennen doppelter Belege auszuhebeln.

Das ist korrekt. Wie ich oben geschrieben habe, fließt der Geschäftspartnername in die Duplikatserkennung mit ein. Der Name muss auf den beiden Rechnungen identisch sein. Adam Eva und Eva Adam sind für uns zwei unterschiedliche Geschäftspartnernamen. Da uns dieser Wunsch aber schon mehrfach erreicht hat, haben wir beschlossen, den Geschäftspartnernamen aus der Duplikatsprüfung bei der Belegerfassung zu entfernen und nur noch auf die 3 Kriterien Nummer, Datum und Betrag zu prüfen. Wie finden Sie das?

Mit freundlichen Grüßen

Nina Naßler

Dubletten prüfen beim Hochladen

f_mayer — Thu, 11 May 2023 08:10:37 GMT

Sehr geehrte Frau Naßler,

das finde ich sehr gut, vielen Dank! Dennoch möchte ich aber anregen, die Duplikatsprüfung individuell anpassbar zu machen, individuell auf Mandantenbasis meine ich. Zum einen neigen manche Mandanten eher dazu, Belege doppelt hochzuladen als andere, zum anderen können aufgrund unterschiedlicher Unternehmensstrukturen (z.B. Anzahl der Eingangsrechnungen oder Anzahl der Lieferanten) unterschiedliche Prüfungskriterien Sinn machen. Z.B. Könnte ich mir ohne weiteres vorstellen, dass bei bestimmten Mandanten sogar der Rechnungsbetrag variieren könnte, weil dieser aufgrund von Absprachen mit dem Lieferanten noch verändert wird, während dies bei anderen ein absolutes Ausschlußkriterium bleibt.

Hier ist es meiner Meinung nach nicht sinnvoll, mit einer einheitlichen Lösungen alle zufrieden stellen zu wollen, sinnvolle Grundeinstellungen natürlich gerne, aber bitte räumen Sie uns die Möglichkeit ein, auf eine Vielzahl von Menschen und Unternehmen flexibel zu reagieren. 🙂

Dubletten prüfen beim Hochladen

martinkolberg — Thu, 11 May 2023 10:07:17 GMT

Welche Kriterien letztlich genutzt werden, ist mir egal, solange Dubletten korrekt gefunden werden.
Welche Kriterien?
1. Dateiname, Datum und Größe & Hash- Wert sind identisch (Also die Datei doppelt hochgeladen)

2. Identischer Beleg doppelt gescannt. Hier sollte ein KI das Duplikat erkennen.

3. Scan & Email- Upload der PDF: Auch hier sollte die KI das Duplikat erkennen und der besseren Version das Duplikat anheften.

4. Im Folgemonat wird der identische Beleg nochmals eingereicht. -> Anheften an den gebuchten Beleg?

Anderes Thema: Mehrseitige Belege in Einzel- Scans -> Ein halbautomatisches Heften wäre toll.
Anderes Thema: Mehrere Rechnungen in einem Scan. -> Eine Warnung und ein Trennen der Datei wäre toll

-> Dier müssen die DATEV- Techniker mit real existierenden Belegen testen, testen und nochmals testen.

Dubletten prüfen beim Hochladen - Status geändert in: Umgesetzt

Nina_Naßler — Fri, 23 Jun 2023 06:54:03 GMT

Hallo zusammen,

Ich habe gute Neuigkeiten zu dieser Idee ‌‌🙂 Das Feature Dublettenerkennung ist ab sofort bei allen DATEV Belege online Beständen, die den Cloud-Service DATEV Belegfreigabe online gebucht haben und für alle zukünftigen Belegfreigabe-Anwender, aktiv. Ein paar wichtige Hinweis zur Funktionsweise:

Die Dublettenerkennung greift für doppelt hochgeladene Belege unabhängig, ob der Beleg einen Freigabeprozess durchläuft oder nicht.
Die Dublettenerkennung greift nicht, wenn beispielsweise Person A einen Beleg scannt und hochlädt und Person B den gleichen Beleg erneut scannt und ebenfalls hochlädt. Das Gleiche gilt für Belege, die inhaltlich identisch sind, aber unterschiedliche Dateinamen aufweisen.

Weitere Informationen finden Sie hier: Dublettenerkennung beim Upload in DATEV Unternehmen online

Dubletten prüfen beim Hochladen

metalposaunist — Fri, 23 Jun 2023 07:02:44 GMT

Mühsam ernährt sich das grüne Eichhörnchen 😶.

Wie viel % der DUO Bestände haben die Belegfreigabe gebucht? Eigentlich warte ich nur noch darauf, dass die Belegfreigabe technisch Pflicht wird, bepreist wird, man irgendwas manuell einrichten muss, nur um Belege online nutzen zu können 😶.

Aber dass das mit Person A und B wieder nicht geht, ist cool 😅.

@Nina_Naßler schrieb:
Das Gleiche gilt für Belege, die inhaltlich identisch sind, aber unterschiedliche Dateinamen aufweisen.

Heißt, lade ich eine Telekom Rechnung unter XX.pdf hoch und die gleiche PDF unter ZZ.pdf, greift die Dublettenerkennung nicht? Obwohl Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Co. identisch sind? Liegt das Problem dann an der OCR?

Dubletten prüfen beim Hochladen

fruchtzwerg — Fri, 23 Jun 2023 07:17:33 GMT

@datev

warum nur für die Belegfreigabe, warum nicht für den normalen Upload plus OCR?
die meisten unserer Mandanten laden einfach alles hoch, und wir buchen dann...

teilweise bekomme ich belege da 3 mal...

Dubletten prüfen beim Hochladen

wwinkelhausen — Fri, 23 Jun 2023 07:21:51 GMT

Diese Nischenlösung als Umsetzung zu bezeichnen, gerade noch mit den Einschränkungen, finde ich frech.

Dubletten prüfen beim Hochladen

LisavonAppen — Fri, 23 Jun 2023 07:46:17 GMT

genau die Belegfreigrabe brauchen die kleineren Mandanten überhaupt nicht!

Belege hochladen und das auch gern mal versehentlich doppelt tun gerade die kleineren Mandanten gerne.

Ich bin dafür, dass direkt beim Upload über den Belegtransfer oder DUO hochladen auf Dubletten geprüft wird.

DAS würde einen wirklichen Mehrwert bieten, denn sonst ist Papier am Ende doch die schnellere Lösung ...

Damit bekommt man keinen Mandaten überzeugt DOU zu nutzen, wenn es am Ende mehr Kostet (Zeit und Geld)

Dubletten prüfen beim Hochladen

theo — Fri, 23 Jun 2023 07:48:24 GMT

Das Gleiche gilt für Belege, die inhaltlich identisch sind, aber unterschiedliche Dateinamen aufweisen.

Was prüft ihr denn? Nur den Dateinamen?

Dubletten prüfen beim Hochladen

metalposaunist — Fri, 03 Nov 2023 08:46:27 GMT

Und flowwer so: Wir machen das per Hashwert 😎.

Dass @Nina_Naßler noch immer von scannen spricht, zeigt deutlich den Zustand, in dem wir uns befinden 😶.

Dubletten prüfen beim Hochladen

metalposaunist — Mon, 04 Dec 2023 08:34:25 GMT

Oder schon beim Upload:

Wie viele DUO Bestände haben in % gesehen die Belegfreigabe aktiviert, mit der erst die Dublettenprüfung stattfindet?

Dubletten prüfen beim Hochladen

martinkolberg — Mon, 04 Dec 2023 08:44:29 GMT

Egal, wie die Dublettenprüfung läuft, es sollten eine paar Dinge beachtet werden:
- Automatische Abläufe, wie Belegtransfer dürfen nicht in Meldungen laufen.

- Beim Email- Upload darf nichts verunfallen
- Bei der manuellen Prüfung muß es möglich sein, beide Versionen zu sehen.

Daran denken, daß es Scenario gibt, wo niemand auch nur einen Blick in UO wirft:
- Belege per Belegtransfer ode Dienstanbieter nach UO

- In der Kanzlei wird aus Rewe heraus gebucht.
Wenn jetzt vermeidliche Dubletten zur Prüfung in UO irgendwo zwischengelagert werden, hätten wir ein Problem.

Dubletten prüfen beim Hochladen

Hauke_Hamann — Mon, 04 Dec 2023 08:57:55 GMT

Liebe @Nina_Naßler , also mit den Einschränkungen:

Status bitte auf

NICHT UMGESETZT

oder ähnlich stellen.

So verwirrt das, weil das eben NICHT die Idee trifft.

Dubletten prüfen beim Hochladen

jjunker — Mon, 04 Dec 2023 09:25:29 GMT

Diese Nischenlösung als Umsetzung zu bezeichnen, gerade noch mit den Einschränkungen, finde ich frech.

@wwinkelhausen👍

Damit sind Sie nicht alleine... Die Nummer hier ist fast so gut wie gedrehte Belege müssen gedreht bleiben.

@Nina_Naßler Welcher Personenkreis trifft die Entscheidung ob eine IDEA erledigt ist oder nicht? --> Gefühlt werden diese wohl in Bierseeliger Stimmung gefällt. So Das Bayrische "Passt schon". Wusste gar nicht, dass es das bis Franken geschafft hat. 🤗

Dubletten prüfen beim Hochladen

cwes — Mon, 04 Dec 2023 13:17:23 GMT

@metalposaunist schrieb:
Mühsam ernährt sich das grüne Eichhörnchen

Stellt sich die Frage, warum das Eichhörnchen so grün im Gesicht ist. Vielleicht weil ihm das K*tzen kam, als es gesehen hat, dass es Entwickler gibt, die bei dieser Funktionalität keine Hashwertprüfung vornehmen...

Dubletten prüfen beim Hochladen

metalposaunist — Mon, 04 Dec 2023 13:40:47 GMT

Nein @cwes, so ist's nicht, weil der DATEV Prozess bis heute beim Scannen 🖨 beginnt 😉. Schicke das gleiche Dokument 10x über den Scanner und man erhält 4 verschiedene Hashes?! Oder ist auch da die Technik derart krass gut, dass da nur 1 Hash bei errechnet wird? Selbst 2 wäre 1 zu viel, damit's funktioniert.

Dass der Prozess hoffentlich bei digitalen Belegen anfängt, ist bei DATEV noch nicht ganz angekommen, weil DATEV / viele Berater da nicht an die Ursache rangeht und nicht noch mehr das Problem bei der Wurzel packt: das Scannen. Schritt 1: soweit möglich alle Belege auf digitalen Belegzugang umstellen - no more post 🚫. Erst dann kann man sich Gedanken zum Schritt 2 im Prozess machen.

Dubletten prüfen beim Hochladen

cwes — Mon, 04 Dec 2023 13:28:15 GMT

@metalposaunist das ist wohl wahr, dass man die Mehrfachscans damit nicht erlegt. Aber die 5x vom AMZN heruntergeladenen und in UO 5x hochgeladenen Rechnungen, die wäre man los (außer natürlich, wenn die "zur Sicherheit" nochmal ausgedruckt und wieder eingescannt werden).

Dubletten prüfen beim Hochladen

martinkolberg — Tue, 05 Dec 2023 14:06:48 GMT

Bei hochgeladenen Standard- Amazon- Belegen wäre es supercool, Klasse, Perfekt, wenn die KI den Namen des Verkäufers bei der Kreditor- Neuanlage auslesen könnte. Ja, die Kreditoren müssen wegen der UST- ID- Nummer separat behandelt werden und da geht nichts mit einem Sammel- Kreditor, oder?

Dubletten prüfen beim Hochladen

cwes — Tue, 05 Dec 2023 14:21:30 GMT

@martinkolberg verschiedene USt-IDs auf einem Sammelkreditor sind möglich: Kreditor keine USt-ID geben, bei Buchung "EU-Sachverhalt erfassen" (oder so ähnlich, Rechtsklick auf den gelben Bereich um die Buchungsfelder), dort die USt-ID für diese Buchung eingeben.

Dubletten prüfen beim Hochladen

martinkolberg — Tue, 05 Dec 2023 21:38:47 GMT

Sorry, bitte nicht "eingeben", solange ein Copy &Paste der UST. ID- Nummer aus dem Beleg ncicht möglich
ist.
Aktuell:
- Beleg wird angezeigt.
- Neuer Kreditor: "S" ... Alle Chinesen beginnen irgendwie mit "S"
- Die UST - ID- Nummer "PL..." ist gefüllt, aber leider nicht der Name.
- die automatisch gefüllte Buchungszeile zeigt regelmäßig die deutsche UST an.
-> Hier besteht viel Test- und Korrekturbedarf mit Standard- amazon- Belegen.!!!

Dubletten prüfen beim Hochladen

sharanya — Wed, 06 Dec 2023 05:44:45 GMT

Selbst mit der Belegfreigabe ist es nicht wirklich umgesetzt. Wir nutzen die, weil wir mal wissen wollten was das ist (falls uns ein Mandant fragt), von unseren Mandanten nutzt sie keiner.

Normalerweise werden die Rechnungen per Mail geschickt und somit automatisch ins DUO hochgeladen. Jetzt kommt es aber immer mal wieder vor, dass zusätzlich vom Lieferanten eine per Post geschickt wird. Die wird dann natürlich vom Sekretariat eingescannt und hochgeladen und siehe da... keine Prüfung und Erkennung des doppelten Belegs, weil natürlich vom Scanner ein anderer Dateiname vergeben wird. Für mich ist dieser Punkt absolut unerfüllt, selbst mit der Belegfreigabe.

Dubletten prüfen beim Hochladen

Nina_Naßler — Fri, 29 Dec 2023 10:41:03 GMT

Hallo zusammen,

@metalposaunist schrieb:
Heißt, lade ich eine Telekom Rechnung unter XX.pdf hoch und die gleiche PDF unter ZZ.pdf, greift die Dublettenerkennung nicht? Obwohl Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Co. identisch sind? Liegt das Problem dann an der OCR?

Ja so ist es. Bei unterschiedlichen Dateinamen greift die Dublettenerkennung nicht. Das liegt nicht an der OCR. Denn die Dublettenerkennung greift schon, bevor die OCR über den Beleg läuft.

@fruchtzwerg schrieb:
warum nur für die Belegfreigabe, warum nicht für den normalen Upload plus OCR?

Die Entscheidung ist technisch getrieben. Die Belegfreigabe ist der Grundstein für ein neues Unternehmen online. Sie setzt auf einer neuen technischen Basis auf. Die Dublettenerkennung setzt auch auf dieser Basis auf. Weil alle Bestandsanwendungen sukzessiv ebenfalls modernisiert werden sollen (alles weitere dazu lesen Sie hier: Ausblick), macht eine Investition in beide Welten ressourcentechnisch keinen Sinn.

Freundliche Grüße und einen guten Rutsch ins neue Jahr

Nina Naßler

Dubletten prüfen beim Hochladen

andrereissig — Fri, 29 Dec 2023 11:07:10 GMT

Da kann ich @wwinkelhausen nur zustimmen. Diese Idee als "umgesetzt" zu bezeichnen, ist hart an der Grenze zum Serviervorschlag.

Sie schreiben ja selbst @Nina_Naßler

Weil alle Bestandsanwendungen sukzessiv ebenfalls modernisiert werden sollen..., macht eine Investition in beide Welten ressourcentechnisch keinen Sinn.

Was ja nichts anderes ist, als ein verklausuliertes "doch nicht wie gewünscht umgesetzt".

Gab es seitens DATEV irgendwelche Zielvorgaben zum Jahresende, daß Ideen um jeden Preis noch vor 2024 auf erledigt gesetzt werden sollten? Anders kann ich mir diese "nicht-einmal-halb-Umsetzungen" wie bei "mIDentity compact im Shop anbieten" (was ja jetzt sogar von "Umgesetzt" auf "Abgelehnt" gestellt wurde) oder hier im Thread, nicht erklären.

Dieser Logik zufolge würde diese Idee hier also ebenfalls abgelehnt werden, weil für die aktuell laufende Anwendung nicht in diese Richtung weiterentwickelt wird?

Verstehen Sie mich bitte nicht falsch: Das soll keine Kritik an Ihnen sein, die Vorgehensweise gibt einem insgesamt aber ein mulmiges Gefühl in Bezug auf IDEAS, wenn man erleben muß, daß eine Idee jahrelang diskutiert wird und in Bearbeitung ist, nur um am Ende festzustellen, daß der Ursprungswunsch nach einer roten Kugel nicht verstanden wurde und man daher jahrelang an einem blauen Würfel gearbeitet hat.

Dubletten prüfen beim Hochladen

jjunker — Sun, 31 Dec 2023 22:57:16 GMT

@Nina_Naßler wie oft möchte sich die DATEV eigentlich noch mit dem nackten **bleep** in den Polarwind der Lächerlichkeit stellen?

Wie viele Ideas versucht man eigentlich binnen dieses Jahres noch auf umgesetzt zu bekommen?

Ihnen persönlich einen guten Rutsch in 3 Minuten und ein gesundes neues Jahr.

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Nina_Naßler — Tue, 02 Jan 2024 08:28:44 GMT

Erst mal ein gesundes neues Jahr an die Community 🎆🙂

@andrereissig,

Verklausuliert wollte ich mich mit meiner Antwort nicht ausdrücken. Ich kann aber nachvollziehen, dass die Statusvergabe Fragen aufwirft. Ich muss gestehen, bei diesen Ideen bin ich mir selbst immer unsicher, welcher Status korrekt wäre...

Folgendes ist mir dabei durch den Kopf gegangen: Die Neuschreibung von Unternehmen online braucht Zeit, weswegen wir uns dafür entschieden haben, sukzessiv vorzugehen. Ein Teil ist ja auch schon freigegeben (Belegfreigabe online/comfort, Liquiditätsmonitor online, Auftragswesen next und ein Teil der Auswertungen online). So "große Wünsche" wie beispielsweise dieser, werden ressourcentechnisch auf der neuen Technik aufgesetzt.

Den Status auf "offen" stehen zu lassen, könnte vermuten lassen, dass wir die Idee vielleicht doch noch umsetzen. Diese Hoffnung kann ich nicht geben. Die Idee abzulehnen, finde ich nicht korrekt, weil sie ja in der neuen Welt umgesetzt wurde. Deswegen ist für mich nur noch "umgesetzt" übrig geblieben.

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metalposaunist — Tue, 02 Jan 2024 09:29:28 GMT

@Nina_Naßler schrieb:
Die Idee abzulehnen, finde ich nicht korrekt, weil sie ja in der neuen Welt umgesetzt wurde.

Nein, auch da technisch nicht so, was 2023 möglich gewesen wäre. Anhand des Dateinamens eine Prüfung einzurichten, dürfte programmiertechnisch nicht schwer sein.

@Nina_Naßler schrieb:
Deswegen ist für mich nur noch "umgesetzt" übrig geblieben.

"Umsetzung geplant" beschreibt es für wie viele DUO Anwender in % richtig(er)? Wie viele User nutzen die Belegfreigabe in Kombination mit DUO? Mehr als 50%? Wenn ja, dann wäre "umgesetzt" nach Zahlen, Daten, Fakten her richtig(er).

@andrereissig schrieb:
daß der Ursprungswunsch nach einer roten Kugel nicht verstanden wurde und man daher jahrelang an einem blauen Würfel gearbeitet hat.

Exakt das wird auf uns langfristig zukommen. Dass DATEV Lösungen begeistern werden, wird zu einem ehrwürdigen Event. Wenn man weiß, was z.B. HCM4all technisch alles kann und wenn man sich dann DATEV Lösungen anschaut, die teils nicht mal für KMU "gut genug" sind, hm. Wir werden sehen. 2024 wird nach DATEV Aussagen alles besser 😉.

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Nina_Naßler — Tue, 02 Jan 2024 10:48:14 GMT

@metalposaunist schrieb:
Anhand des Dateinamens eine Prüfung einzurichten, dürfte programmiertechnisch nicht schwer sein.

Wir prüfen nicht nur den Dateinamen. Die Dateigröße, der Belegtyp und die Byteübereinstimmung der Dateien fließen ebenfalls mit ein.

@metalposaunist schrieb:
"Umsetzung geplant" beschreibt es für wie viele DUO Anwender in % richtig(er)?

Umsetzung geplant habe ich immer dann gesetzt, wenn wir mit der Umsetzung des Wunsches, also mit dem Coden, angefangen haben. Nach den (potentiellen) Nutzerzahlen zu gehen ist ein schöner Gedanke. In Verbindung mit dem neuen Unternehmen online aber auch wieder schwierig, weil wir dieses Jahr erst mit der Pilotphase von der neuen Version von Belege online starten...

Dubletten prüfen beim Hochladen

martinkolberg — Mon, 05 Feb 2024 13:05:18 GMT

Ich ersuche darum, dass in Unternehmen- Online aus der Belegübersicht heraus, eine leistungsstarke Funktion implementiert wird, die die Erkennung von Duplikaten ermöglicht und die Option bietet, diese zu löschen oder als "Duplikat" zu kennzeichnen.

Problembeschreibung:

Aufgrund von Störungen in Nürnberg und aktuellen Problemen mit Telekom und anderen Telefonnetzen habe ich derzeit eine Buchhaltung, in der verschiedene Belege des Mandanten doppelt per E-Mail ins System gesendet wurden.

Es ist leider auch anzunehmen, dass einige Belege auf der digitalen Autobahn die Spur verloren haben und nicht ordnungsgemäß im System angekommen sind.

Mein Wunsch:

Alle 500 Belege erneut in DATEV hochzuladen, wobei das System Duplikate erkennt und zur Löschung markiert. Auf diese Weise könnten wir die Handvoll Belege, die verloren gegangen sind, identifizieren.

Wie ist der Entwicklungsstand oder haben wir bereits vorhandenen Möglichkeit der Duplikaterkennung in Unternehmen- Online für den Sachbearbeiter in der Kanzlei?

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vogtsburger — Mon, 05 Feb 2024 13:49:47 GMT

@martinkolberg schrieb:
[...]
Mein Wunsch:
Alle 500 Belege erneut in DATEV hochzuladen, wobei das System Duplikate erkennt und zur Löschung markiert. Auf diese Weise könnten wir die Handvoll Belege, die verloren gegangen sind, identifizieren.
[...]

ich würde einen 'umgekehrten Prozess' vorschlagen :

... nämlich Herunterladen der Belege des betreffenden Zeitraums in ein separates lokales Verzeichnis und Vergleich dieser Dateiliste mit der Liste der lokal vorhandenen Belege/Dateien.

Die heruntergeladenen Dateien behalten ja ihren Original-Dateinamen

So lässt sich schnell erkennen, worin sich die beiden Listen unterscheiden.

Tipp: auch in Notepad++ steht ein leistungsfähiges PlugIn ("Compare") zu diesem Zweck zur Verfügung

Dieser 'Prozess' wäre jedenfalls deutlich einfacher und schneller umzusetzen und man müsste nicht 'auf Godot warten'.

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martinkolberg — Mon, 05 Feb 2024 13:55:57 GMT

Leider gibt es kein Verzeichnis mit lokalen Belegen, da die Belege per email- Upload zur DATEV kamen. Aufgrund von Fehlern mit der Internet- Verbindung, aber auch mit UO wurde der Upload bei einigen Chargen widerholt.
Wir haben jetzt die Duplikate in UO, mit unterschiedlichen Upload- Datum, aber naturgemäß mit teilweise identischen Dateinamen bei unterschiedlichen Belegen, da nicht jeder Lieferant seinen PDF- Dateien sinnvolle Namen verpaßt.
Man muß jetzt auf Hash- Ebene die Duplikate erkennen (= Manuela schaut sich jeden Beleg an. Bei 500 Belegen sollte <allDup> binnen 3 Sekunden alle Duplikate zum Löschen markiert haben.).

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metalposaunist — Tue, 06 Feb 2024 11:56:28 GMT

Würdest Du die Belegfreigabe online nutzen und extra dafür zahlen @martinkolberg, wäre Dir das erspart geblieben 🤓.

Dubletten prüfen beim Hochladen

mr-fips — Wed, 20 Mar 2024 16:15:06 GMT

Ich verstehe ehrlich gesagt den Lösungsansatz nicht so ganz.

Wenn ich zwei hochgeladene Rechnungen mit derselben Rechnungsnummer, demselben Rechnungsdatum und demselben Rechnungsbetrag online habe, ist doch mit einer recht hohen Wahrscheinlichkeit davon auszugehen, dass es sich um eine Doublette handelt. Dafür muss ich doch keine Dateinamen, Dateigröße, Hash-Werte oder sonstwas prüfen.

Ich habe das Gefühl, dass man über eine Prüfung von Rg.Nr., Rg.Datum und Rg.Betrag den überwiegenden Großteil aller Doubletten eliminieren kann - und das nicht im Sinne eines Voll-Automatismus, als vielmehr im Sinne einer Überprüfung, die dem Nutzer die Autonomie lässt, ein Dokument trotz einer Doublettenvermutung doch zuzulassen.

Der IT-mäßige Aufwand wäre aus meiner Sicht sehr überschaubar.

Möchte ich noch bessere Ergebnisse, verhält es sich wie mit der 80-20-Regel: Um die letzten 20% rauszukitzeln, muss ich erheblichen Aufwand hineinstecken (z.B. KI).

Warum konzentriert man sich nicht auf das vermeintlich Wesentliche?

Bin um jeden Hinweis dankbar, der mir erklärt, weshalb es immer nur um die eierlegende Wollmilchsau-Lösung geht.

Dubletten prüfen beim Hochladen

martinkolberg — Wed, 20 Mar 2024 17:23:59 GMT

Korrekt,
beim Buchen erhalte ich die Meldung, daß dieser Beleg bereits gebucht ist.
Das ist im Workflow aber zu spät, da ich vor dem Buchen der 1. Version gerne beide
Belegversionen heften würde.
-> Vor dem Buchen habe ich einen Klick: "Dubletten prüfen" und es gibt eine ordentlich geführte Oberfläche, um das Problem effizient zu lösen.

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martinkolberg — Tue, 05 Nov 2024 07:00:55 GMT

Aktuelles Problem:

Beim Mandanten gab es ein organisatorisches Problem (Krankheit einer Mitarbeiterin) und ein Großteil der längst gebuchten September- Belege wurden jetzt im Oktober nochmals gescannt und neu hochgeladen.
Daß der Scanner durch Dreck aktuell einen schwarzen Strich produziert, ist mehr als lästig und da sollte DATEV doch sofort einen Hinweis produzieren, so daß der Mandant zeitnah das Problem beseitigen kann.

Der Workflow, daß die Dubletten- Meldung erst nach Erfassung des kompletten Buchungssatzes kommt, ist nervend.
Ja, es sind aufwendig aufzuteilende Nebenkosten- Abrechnungen...

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jjunker — Tue, 05 Nov 2024 07:51:27 GMT

@martinkolberg --> trodat Textstempel "Gescannt" printy 4912 office selbstfärbend blau, rot >> büroshop24

kriegt jeder Mandant mit Einführung von DUO geschenkt. In Kombination mit dem Hinweis, dass der Zeitaufwand durch Dublettten (nicht für einmal und auch nicht bei zweimal,....) gesondert abgerechnet wird.

Was kann DATEV für den Dreck im Scanner?

und Dubletten welche durch ein wiederholtes Scannen entstehen sind nur mittels OCR raus zu filtern,.... ja eine Schande dass nicht mal der Versuch erfolgt solche zu finden, aber die sind auch wie gesagt ungleich schwerer zu entdecken als ordinäre PDF Belege.