Idee "Re: Rechnungseingang über Email-Konto" in Ideen zu Unternehmen online

Rechnungseingang über Email-Konto

scoutladen — Tue, 02 Jun 2020 09:14:28 GMT

Als Unternehmer erhalten wir viele Rechnungen bereits als PDF in einer Email. Bisher holen wir die PDF-Datei aus der Email, speichern diese lokal und laden diese dann mit dem Belegtransfer nach DUO.

Es gibt bereits Lösungen am Markt, welche PDF-Anhänge aus Email-Konto herausziehen können.

Wir wünschen uns dies auch für DUO.

Am besten in der Form, dass wir ein oder mehrere Emailkonten hinterlegen können, welche auf den Rechnungseingang zu prüfen sind und DUO automatisch die Belege hochlädt.

Wir sparen uns dadurch Arbeitsschritte, bzw. Schnittstellen. Und die Belege wären zuverlässig in DUO.

Feedback von DATEV am 19.02.2020

Hallo Community,

der DATEV Upload Mail entwickelt sich kontinuierlich weiter. 😊 Ab sofort können Sie auch Dokumente im TIFF-Format übertragen.

Feedback von DATEV am 06.02.2020

Hallo Community,

der DATEV Upload Mail ist noch jung. Wir sind daher interessiert, welche Erfahrungen und Eindrücke Sie bisher mit der Anwendung gemacht haben und wo es aus Ihrer Sicht gegebenenfalls noch Weiterentwicklungspotential gibt. Nehmen Sie hierzu sehr gern an unserer kurzen Umfrage teil.
Die Ergebnisse dienen uns als Anhaltspunkte zur Weiterentwicklung des Features.
Kleine Teaser: Uns interessiert besonders, wie Sie dazu stehen, mehrere Anhänge mit einer E-Mail hochzuladen.😃

Die Beantwortung der Fragen dauert ca. 5 Minuten.

Hier gelangen Sie zur Umfrage: Umfrage DATEV Upload Mail

Vielen Dank für Ihre Teilnahme!

Feedback von DATEV am 17.12.2019

Hallo Community,

die letzten Wochen haben wir genutzt, um das System während der Pilotphase kontinuierlich weiter zu stabilisieren und Feedback zur Anwenderzufriedenheit einzuholen. Es freut uns, dass die Lösung größtenteils als sehr positiv bewertet worden ist und hohen Zuspruch unter den Pilotanwendern findet. 😊

Die Freigabe des DATEV Upload Mail erfolgt voraussichtlich Mitte Januar 2020.

Bis dahin werden wir den DATEV Upload Mail weiterentwickeln und zum Beispiel noch einen häufig genannten Anwenderwunsch umsetzen: Bestätigungsmails für das erfolgreiche Hochladen eines Beleges konfigurierbar machen.

Natürlich werden wir auch nach Freigabe an der Weiterentwicklung des Systems arbeiten.

Feedback von DATEV am 17.09.2019

Hallo Community,

es gibt Neuigkeiten zu Ihrer Idee 🙂 :

Die Pilotierung von DATEV Upload Mail startet voraussichtlich im Oktober. Mit DATEV Upload Mail können Sie per E-Mail eingegangene Rchnungen an DATEV Unternehmen online weiterleiten.

Hier ein kurzer Überblick über die Funktionen:

Hinterlegen mehrerer Absenderadressen
Rechnungen für alle Belegtypen nach DATEV Unternehmen online senden
Übertragung der Rechnung im Anhang
Zulässiges Dateiformat: PDF

Wenn Sie an der Pilotierung von DATEV Upload Mail teilnehmen möchten, schauen Sie gerne hier vorbei:

www.datev.de/cloud-anwendungen-testen --> DATEV Upload Mail.

Feedback von DATEV am 11.06.2019

Das Thema „Belegzugang per Mail“ nach Unternehmen online befindet sich aktuell in der Umsetzung. Mit der neuen Funktion sollen Belege, die Sie im Unternehmen per E-Mail erhalten, einfach und komfortabel an Unternehmen online weitergeleitet werden können.

Im ersten Schritt starten wir mit Belegen vom Typ Rechnungseingang im PDF-Format. Dies war bei Kundeneinbezugsmaßnahmen und hier in der Community das am häufigsten genannte Szenario.

Eine erste Version wird voraussichtlich im Herbst 2019 pilotiert.

Viele Grüße aus Nürnberg

Rainer Reiter

Leiter Entwicklung Unternehmen online

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

w_paul — Mon, 06 May 2019 18:32:43 GMT

Sie wissen wohl noch nicht, dass diese Funktion dieses Jahr kommt.

Mehrjahres_Roadmap

Kollaboration

"DATEV Unternehmen online wird weiterentwickelt. Neben der Erfassung des Leistungsdatums in Belege online und die Weitergabe nach Kanzlei-Rechnungswesen werden die Belegzugangswege um den Belegzugang per Mail und Upload mobil für Android erweitert und der Funktionsumfang von Upload mobil für iOs verbessert. "

Email-Adresse zusätzlich zum Upload

mahoniww — Mon, 26 Jul 2021 06:56:04 GMT

Als Steuerberater und Unternehmer möchte ich eine Email-Adresse, um damit Belege direkt in einen vorgelagerten "Posteingang" in DUO einstellen zu können.

Re: Email-Adresse zusätzlich zum Upload

jptimmer — Tue, 14 May 2019 10:18:57 GMT

Ich nutze eine solche Funktion über einen Drittanbieter und wünsche mir das von Datev direkt. Allerdings würde ich gerne getrennte Mails für REB und RAB nutzen. Dann kann ich bekannte Mails (z.B. invoice@...) gleich über das Mailprogramm als Kopie weiterleiten.

Re: Email-Adresse zusätzlich zum Upload

march — Tue, 14 May 2019 10:41:33 GMT

ist bereits in der DATEV-Pipeline

Re: Belegzugang per Mail Frau Herold schreibt dort ja:

Hallo Community,
nach aktuellem Stand ist eine erste Version des Belegzugangs per Mail für voraussichtlich Ende Q3 geplant.
Derzeit befinden wir uns in der Konzeptionsphase und können zu den konkreten Funktionalitäten aktuell noch keine Aussage treffen.

Re: Email-Adresse zusätzlich zum Upload

Stefanie_Herold — Tue, 14 May 2019 15:05:07 GMT

Die Idee gibt es bereits:

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

reihofer_markus — Thu, 16 May 2019 09:53:51 GMT

Hallo,

schauen sie sich doch mal getmyinvoices.de an. Die Anwendung bietet genau das was sie suchen.

Sie können in der Anwendung Getmyinvoices eine bestehende Email Adresse hinterlegen. Getmyinvoices scannt dann im Hintergrund diese Email Adresse nach Rechnungseingängen. Das funktioniert wirklich großartig. Es bietet sich jedoch an, eine eigene Rechnungseingangs-Email anzulegen wie einkauf@firma.de damit nicht der ganze Mailverkehr über Getmyinvoices läuft.

Sie erhalten auch eine Getmyinvoices Email Adresse die dann lautet ihrname@getmyinvoices.de. Sie können eingehende Rechnungen dann an diese Email Adresse weiterleiten.

Das beste ist, dass sie in Getmyinvoices ihre Zugangsdaten z.B. von Amazon, Telekom, Bahn etc. hinterlegen können. Getmyinvoices holt sich die Rechnungen dann selbständig von den Portalen ab und stellt sie zur Übermittlung zu DUO bereit.

Die Anwendung hat eine Schnittstelle zu DUO mittels DATEVconnect Online. Sie können dann wie sie möchten die Belege nach DUO übergeben. Dies müssen sie jedoch selbst anstoßen, da eine automatische Übermittlung an DUO nicht möglich ist. Dies liegt daran, dass der SmartLogin nach einer bestimmten Zeitspanne abläuft und sich quasi selbst ausloggt. Dies liegt vermutlich an den Sicherheitsstandards von DATEV.

Falls die Frage aufkommt: Nein, ich arbeite nicht bei Getmyinvoices. 😉 Ich, als Steuerberater, nutze die Anwendung selbst und empfehle diese meinen Mandanten. Ich bin wirklich begeistert - haben sie bestimmt gemerkt. 😉

Viele Grüße

Markus Reihofer

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

scoutladen — Thu, 16 May 2019 10:03:04 GMT

Hallo Markus,

danke für den Tipp. Ich hatte Getmyinvoices bereits in einer Testinstalltion hier am laufen. Und das tut auch wunderbar, was es soll, wenn man es als eigenständiges Archivierungprogramm betrachtet.

In Verbindung mit DUO waren wir aber nicht so zufrieden. Zum einen lag das sicherlich an den doppelten Kosten für die doppelte Archivierung, aber auch fand ich den Weg über Getmyinvoices nach DUO nicht ganz ruckelfrei (es sind doch zwei Welten, die ich dann bedienen muss). Auch schickt Getmyinvoces nur Belegbilder an DUO, vorhandene Rechnungsinformationen (z.B. PDF mit ZugFerd) gehen auf dem Umweg verloren.

Deswegen hätten wir das gerne aus einem Guss von der Datev.

Schöne Grüße

Ralph

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

runtemund — Thu, 16 May 2019 14:50:57 GMT

Moin,

für Steuerberater ist getmyinvoices kostenlos, Sie müssen denen nach Eröffnung des accounts halt mitteilen, dass Sie einer sind.

MfG

Dr. Volker Runtemund

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

scoutladen — Thu, 16 May 2019 14:53:45 GMT

Guter Tipp... nur bin ich kein Steuerberater... 🙂

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

reihofer_markus — Thu, 16 May 2019 15:04:42 GMT

Hallo Ralph,

gerne! Ich würde das Thema Datensicherung und Archivierung eher bei der DATEV sehen. Das Thema Datensicherheit und revisionssichere Archivierung ist bei der DATEV bestens aufgehoben.

Das Getmyinvoices sehe ich eher als Anwendung zur komfortablen Datenübermittlung. Auf die Archivierung kommt es mir hier gar nicht an. Von mir aus kann Getmyinvoices die Belege nach dem Transfer auch löschen, da die Belege ja ohnehin in DUO liegen.

Die Kosten von Getmyinvoices sind überschaubar finde ich, wenn man bedenkt, wie viel Zeit dieses System letzten Endes spart.

Ich übergebe die Belege von Getmyinvoices ohne Rechnungsinformationen an DUO weiter, da ansonsten nur Belege übergeben werden, deren Rechnungsinformationen vollständig sind. Dies hättezur Folge, dass man einen Teil der Belege in Getmyinvoices bearbeiten müsste und einen Teil dann in DUO. Das Bearbeiten in zwei Anwendungen wäre mir dann doch zu aufwendig.

Ja, am besten wäre es wenn Getmyinvoices in DUO enthalten wäre... Das wäre der Idealfall!

Viele Grüße

Markus Reihofer

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

mosachse — Thu, 16 May 2019 16:15:56 GMT

Wir können die sehr guten Erfahrung mit getmyinvoices nur bestätigen.
Für uns eine der mit Abstand besten Anwendungen der letzten Jahre. Wir setzten es seit ca. 2 Jahren ein und empfehlen es aktiv den Mandanten. Die Zeitersparnis ist teilweise enorm! Viele Mandanten sind begeistert. Eine konsequente Einrichtung ist allerdings erforderlich. Jegliche Online-Portale sollten eingebunden werden. Wir sprechen dann von einem "Einbinden" des Lieferanten. Die Belege werden verlässlich und völlig automatisiert heruntergeladen in das GMI-Portal und können - ebenfalls automatisch - an weitere Dienste übertragen werden.

An DATEV Unternehmen Online ist es jedoch leider nicht möglich die heruntergeladenen Belege automatisch übertragen zu lassen. Die Authentifizierung via SmartLogin steht im Weg...

Im Endeffekt spart GMI einen Teil der vorbereitenden Buchführung und spart somit Zeit oder Kosten.

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

marcohüwe — Thu, 23 May 2019 09:35:09 GMT

Unter Verweis auf diesen Beitrag Notiz auf E-Mail Rechnung noch ein Wunsch/Vorschlag:

Damit hier Notizen ankommen könnten diese doch manuell im Betreff ergänzt werden (ähnlich der E-Mail-Archivierung durch "Einbettung" in definierte Sonderzeichen).

Beispiel:

ER per E-Mail mit Betreff = Ihre Telekomrechnung 1234 vom 23.05.2019
Weiterleitung mit Betreff = Ihre Telekomrechnung 1234 vom 23.05.2019 #neuer Vertrag, bitte 30% als Privatanteil buchen#
UO zeigt als Notiz: neuer Vertrag, bitte 30% als Privatanteil buchen

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

jweibler — Mon, 27 May 2019 16:17:08 GMT

reihofer.markus

Getmyinvoices haben wir getestet und für nicht ausreichend bewertet. Deswegen finde ich ihre Einschätzung echt spannend.

Neben den fachlichen Mängeln (Beträge falsch gerundet, Erkennung von 1900% MwSt, nicht durchgeführte Speicherung von Eingaben etc., Rechnungen im Zugferd-Format völlig falsch eingelesen) ist die Technik einfach lahm. Ich warte doch nicht ein paar Sekunden bis ich ein einziges Feld übertragen kann... Mehr Details gerne per PM.

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

reihofer_markus — Mon, 27 May 2019 17:08:56 GMT

Hallo Herr Weibler,

wir nutzen die OCR Texterkennung von GetMyInvoiceses nicht, da dann nur Belege mit vollständigen Rechnungsinformationen nach DUO übergeben werden. Dies hätte zur Folge, dass dann einige Belege in GetMyInvoiceses und einige in DUO zu bearbeiten wären.

Wir nutzen GetMyInvoiceses nur um die Belege nach DUO zu übergeben. Diesen Zweck erfüllt GetMyInvoiceses hervorragend.

Viele Grüße Markus Reihofer

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

mosachse — Mon, 27 May 2019 17:35:07 GMT

Nutzung wie bei Herrn Reihofer und insgesamt sehr angetan wie beschrieben

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

Rainer_Reiter — Tue, 11 Jun 2019 19:26:51 GMT

Im ersten Schritt starten wir mit Belegen vom Typ Rechnungseingang im PDF-Format. Dies war bei Kundeneinbezugsmaßnahmen und hier in der Community das am häufigsten genannte Szenario.

Eine erste Version wird voraussichtlich im Herbst 2019 pilotiert.

Viele Grüße aus Nürnberg

Rainer Reiter

Leiter Entwicklung Unternehmen online

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

mosachse — Wed, 12 Jun 2019 14:57:00 GMT

Danke, Herr Reiter, dass Sie hier so transparent kommunizieren.

Können Sie eine Aussage darüber treffen, inwiefern der Upload per E-Mail an eine Authentifizierung via SmartLogin resp. SmartCard gebunden ist?

Kann man tatsächlich Belege einfach per E-Mail-Anhang an eine vordefinierte E-Mail-Adresse senden und die Belege landen daraufhin völlig automatisch im DATEV Portal? Das wäre sehr gut.

Oder werden die Belege aus den E-Mails zunächst in einer Vorstufe "gesammelt", um sie dann in einem nachgelagerten gesonderten Schritt mittels eines Authentifizierungsverfahrens in Belege Online hochzuladen. Letzteres wäre nicht optimal.

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

Stefanie_Herold — Fri, 14 Jun 2019 06:53:08 GMT

Hi,

die Einrichtung und Verifizierung der Absenderadresse wird an die Authentifizierung via SmartLogin/SmartCard gebunden sein.

Im täglichen Doing können die E-Mails dann einfach an Unternehmen online weitergeleitet werden

Stefanie Herold

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

Gelöschter Nutzer — Fri, 14 Jun 2019 07:04:57 GMT

stefanieherold

Also klassische Handarbeit?

Wird die PDF dann automatisch von der Mail getrennt oder muss ich in DUO nacharbeiten?

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

Stefanie_Herold — Fri, 14 Jun 2019 07:29:31 GMT

Sie können dann einfach die komplette Rechnungseingangsmail weiterleiten. Der PDF-Anhang wird bei uns im Rechenzentrum automatisch herausgelöst.

Mit ein paar Regeln im E-Mail-System lässt sich das rein technisch gesehen natürlich weitestgehend automatisieren. Prozessual muss dazwischen natürlich irgendwann die Rechnungsprüfung stattfinden, weshalb ich persönlich eher einen QuickStep nutzen würde.

Stefanie Herold

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

Gelöschter Nutzer — Fri, 14 Jun 2019 07:30:26 GMT

Klingt super. Danke

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

mosachse — Fri, 14 Jun 2019 10:22:58 GMT

Danke!!! Hört sich sehr gut an!

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

F_P — Tue, 02 Jun 2020 09:13:47 GMT

Hallo Community,

es gibt Neuigkeiten zu Ihrer Idee: Die Pilotierung von DATEV Upload Mail startet voraussichtlich im Oktober. Mit DATEV Upload Mail können Sie per E-Mail eingegangene Rechnungen an DATEV Unternehmen online weiterleiten.

Hier ein kurzer Überblick über die Funktionen:

Hinterlegen mehrerer Absenderadressen
Rechnungen für alle Belegtypen nach DATEV Unternehmen online senden
Übertragung der Rechnung im Anhang
Zulässiges Dateiformat: PDF

Wenn Sie an der Pilotierung von DATEV Upload Mail teilnehmen möchten, schauen Sie gerne hier vorbei: www.datev.de/cloud-anwendungen-testen --> DATEV Upload Mail.

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

bzim — Thu, 19 Sep 2019 14:41:27 GMT

Super, finde ich ein wirklich nützliches Produkt, nur würde ich direkt folgende Veränderungen vorschlagen:

Ein Absender sollte nicht beschränkt werden müssen, falls man die Emailadresse direkt weiter geben will.
- Edit: Noch besser wäre die Möglichkeit, neben einer Whitelist, auch eine Blacklist zu definieren.
Das Program unterstützt nur ein Dokument per Email. Manchmal erhalten wir mehr als eine Rechnung per Email, sodass wir dann hier einen Fehler erhalten würden.

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

metalposaunist — Mon, 23 Sep 2019 16:51:44 GMT

Super, finde ich ein wirklich nützliches Produkt, nur würde ich direkt folgende Veränderungen vorschlagen:
Ein Absender sollte nicht beschränkt werden müssen, falls man die Emailadresse direkt weiter geben will.
Edit: Noch besser wäre die Möglichkeit, neben einer Whitelist, auch eine Blacklist zu definieren.

Und das hat welchen Sinn? Ich kann Ihre Gedanken dazu verstehen, dass es in größeren Umgebungen schwer wird, alle einzelnen Absender zu pflegen aber da muss man sich dann besser organisieren oder allg. anders.

Sonst könnte ich ja von meiner privaten E-Mail-Adresse, wenn ich den Empfänger kenne, ja auch Rechnungen hinschicken. Oder noch 1000. andere Absender. Eine Art DDoS Angriff also.

@DATEV: Wird geprüft, ob es sich bei der PDF tatsächlich um eine Rechnung handelt oder wird einfach der PDF Anhang genommen und ins UO übersetzt?

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

F_P — Wed, 25 Sep 2019 09:29:07 GMT

Hallo,

der Inhalt der PDF (Rechnung/keine Rechnung) wird vorab nicht geprüft.

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

bzim — Wed, 25 Sep 2019 11:40:10 GMT

Wird hierbei dann auch eine GoBD Konformität erhalten?

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

Gelöschter Nutzer — Wed, 25 Sep 2019 11:54:01 GMT

Ich gehe stark davon aus, ansonsten wäre das gesamte Programm DUO für die Tonne

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

runtemund — Thu, 26 Sep 2019 08:37:35 GMT

Solange in DUO kein Rechnungsprüfungs- und -freigabeprozeß implementiert ist, halte ich es nicht für sinnvoll Rechnungen vom Lieferanten direkt in DUO senden zu lassen.

Die Implementierung eines solchen Prozesses finde ich dafür um so dringlicher.

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

david_guitton — Thu, 26 Sep 2019 08:37:43 GMT

Hallo Frau Pfadenhauer,

dürfen wir (Mandant) an der Pilot-Phase teilnehmen, und parallel dazu das funktionierende Transfer-Programm nutzen ?

Wir würden vorerst nur eine(n) MitarbeiterIn fürs Upload freischalten.

Danke für Ihre Rückmeldung

D.Guitton

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

metalposaunist — Thu, 26 Sep 2019 09:17:17 GMT

Die Implementierung eines solchen Prozesses finde ich dafür um so dringlicher.

Das heißt bei DATEV SmartTransfer und kann auch mit UO reden. Über Sinn und Zweck und Einstellungsmöglichkeiten wurde schon viel diskutiert.

dürfen wir (Mandant) an der Pilot-Phase teilnehmen, und parallel dazu das funktionierende Transfer-Programm nutzen ?

Dann muss Ihr Steuerberater auch mitmachen und das für Sie wieder in die Wege leiten. Der Belegtransfer muss unabhängig davon funktionieren. Sonst kann man ja nur noch manuell umständlich Belege hochladen. Das wird zu 99% parallel laufen können.

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

F_P — Tue, 02 Jun 2020 09:17:46 GMT

Hallo Herr Guitton,

selbstverständlich dürfen Sie parallel zur Teilnahme an der Pilotphase von DATEV Upload Mail den Belegtransfer weiterhin verwenden.

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

runtemund — Thu, 26 Sep 2019 12:10:46 GMT

Vielen Dank für den Hinweis auf SmartTransfer, aber wenn ich das nutze brauche ich auch den Rechnungsupload per E-Mail nicht, denn den bietet SmartTransfer auch.

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

F_P — Tue, 02 Jun 2020 09:18:18 GMT

Hallo,

die GoBD-Konformität wird durch DATEV Upload Mail nicht beeinflusst. Es handelt sich hierbei ja lediglich um eine weitere Upload-Möglichkeit, um Belege nach DATEV Unternehmen online zu übertragen. Vergleichbar mit DATEV Dokument-Upload online oder DATEV Upload mobil. Eine vorhandene Verfahrensdokumentation muss natürlich entsprechend angepasst bzw. erweitert werden.

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

metalposaunist — Mon, 07 Oct 2019 14:03:14 GMT

Hallo Frau franziskapfadenhauer: Können Sie schon sagen, ab wann man sich "bewerben" darf? Wir würden das gerne testen wollen. Laut Webseite Anfang Oktober aber ich habe keinen Link dazu finden können? Wird der auch auf der Übersichtsseite zu sehen sein?

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

F_P — Tue, 02 Jun 2020 09:20:38 GMT

Hallo,

Sie können sich ab sofort zur Pilotierung anmelden. Auf www.datev.de/cloud-anwendungen-testen --> DATEV Upload Mail sind eine E-Mail-Adresse sowie Telefonnummer unter dem Punkt 'Kontakt' angegeben. Wenn Sie an der Pilotierung teilnehmen möchten, schreiben Sie einfach eine kurze Mail oder melden Sie sich telefonisch bei uns.

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

mosachse — Sat, 12 Oct 2019 12:54:40 GMT

Guten Tag,

wie von DATEV angekündigt, wurde mittlerweile die Pilotphase zu dieser Idea gestartet.

Wir haben das Glück in dieser begrenzten Pilotphase dabei zu sein und haben die Funktion heute getestet.

Kurzfeedback: Sehr gut in allen Belangen. So haben wir uns das vorgestellt. Eventuell könnte man diskutieren, ob man auch mehr als einen Anhang mit einer Mail einsenden kann, aber die Umsetzung des Features hat erstmal voll überzeugt.

PS.: Es war 2011, als wir dieses Feature an zwei DATEV-Vertreter gemeinsam mit einem Mandanten herangetragen haben. Die Umsetzung hat jetzt fast 10 Jahre gedauert. Aber wie es aussieht hat es sich wenigstens gelohnt.

DANKE sehr!

Re: Rechnungseingang über Email-Konto

jjunker — Mon, 11 Nov 2019 12:27:36 GMT

Die Idee ist super!

Was ich nicht als Information gefunden habe:

1) Wie wird geregelt welche Mail Adressen für Belege sendeberechtigt ist?

Gedanke hierzu: Der Mitarbeiter erhält die Rechnung seines Hotels per Mail. Wenn er diese dann selbstständig in den Belegtyp "Kreditkarte Herr Mustermann" senden könnte wäre das ein Traum. Damit würde die Person entlastet die aktuell die Belege "zu sortiert".

2)gibt es eine Überprüfung ob Belege doppelt eingegangen sind (gleicher Name inkl. Nummer?)

3) Aktuell ist nur geplant den RE Eingang per Mail zu "füllen". Mein Vorschlag die Belege zu differenzieren wären verschiedene Empfangsmailadressen:

Rechnungseingang.beispielfirma@datev

Rechnungsausgang.beispielfirma@datev

Mustermann.beipspielfirma@datev

schlicht Belegtyp.beispielfirma@datev

Damit könnte das Vorschlagswesen des Mailprogramms vom genutzt werden. Eine Differenzierung der Belege über den Betreff halte ich für nicht praktikabel. --> Da müsste selbstständig getippt werden.

4)Verknüpfung des Belegtyps mit sendeberechtigen Mailadressen? --> Der Mandant kann festlegen wer in welchen Belegtyp ablegen darf. Die Cloud ist geschützt vor unberechtigten "Uploads".

Betreff: Rechnungseingang über Email-Konto

seb_ms — Wed, 20 Nov 2019 09:12:32 GMT

Hallo Community,

eine Frage in Zusammenhang mit DATEV Upload mail und den Aufbewahrungspflichten aus den GoBD RZ 131:

Wenn ein Unternehmen, welches DUo und dann später - sobald es produktiv verfügbar ist - DATEV Upload mail nutzt, seine Lieferanten instruiert, alle elektronischen Rechnungen im PDF-Format an die DATEV-E-Mail-Adresse rechnungseingang.unternehmen@uploadmail.datev.de zu senden, kann man dieses Verfahren dann als "GoBD-konform" werten?

So wie ich es verstehe, ist ja nicht in jedem Fall zulässig, dass die Rechnungs-E-Mail als solche gelöscht werden darf (wenn also nur der Anhang der Rechnungs-E-Mail archiviert wird). Denn in der E-Mail selbst, im Text, könnten ja noch relevante Informationen zur Rechnung enthalten sein, die auf der eigentlichen Rechnung im Anhang nicht vorhanden sind.

Ich weiß, in der Praxis wird wohl kaum ein Unternehmen in seinen Rechnungs-E-Mails Skontobedingungen in den Text der E-Mail schreiben und die eigentliche Rechnung im PDF-Format ohne diese Skontobedingungen in den Anhang packen. Aber um z.B. später den Absender einer Rechnungs-E-Mail identifizieren zu können, oder das Datum des Zugangs, müssen ja mehr Informationen archiviert werden als der bloße Anhang.

Daher empfehlen wir unseren Mandanten, lieber die E-Mail komplett (Meta-Informationen, Text und Anhänge) zu sichern.

So wie ich es in Upload mail jetzt testen konnte, wird beim Empfang die PDF-Datei aus der E-Mail extrahiert und lediglich das Datum des Rechnungseingangs wird "protokolliert".

Mir fehlt noch die Absender-E-Mail-Adresse, um DATEV Upload mail als GoBD-konform zu akzeptieren. Oder sehe ich das zu streng?

Ansonsten wäre Upload mail meiner Meinung nach eine super Sache für kleine Unternehmen, die keine aufwändige eigene Sicherung ihrer E-Mail-Postfächer betreiben wollen / können und die dennoch GoBD-konform elektronisch empfangene Buchhaltungsbelege archivieren wollen!

Betreff: Rechnungseingang über Email-Konto

Gelöschter Nutzer — Wed, 20 Nov 2019 10:23:04 GMT

@seb_ms

Das mit der Absendeadresse sehe ich genauso wie Sie.

Eine Mail blind an die Rechnungsmail von DUO zu senden halte ich auch für problematisch sei es wegen den GoBD bzw. des IKS. Allein in der Mail können auch nicht steuerlich relevante Sachen drinstehen: "Lieferung verzögert sich; Wir machen Betriebsferien,....."📍

Betreff: Rechnungseingang über Email-Konto

chrisocki — Wed, 20 Nov 2019 10:43:18 GMT

Hi,

ich bin einer der Pilotanwender. Derzeit ist es nicht möglich externe (Bsp. Lieferanten) überhaupt zu berechtigen.

Der Berechtigungsablauf ist derzeit wiefolgt:

1. Angabe der berechtigten Mail-Adresse (Absender-Adresse) --> Bsp. erika.mustermann@musterholz.de

2. DATEV versendet an die angegebene Adresse eine Registrierungsmail

3. In der Mail muss ein Registrierungslink aufgerufen werden, der ins DUO führt. Hier ist dann auch eine DUO-Anmeldung notwendig (mIDentity oder SmartLogin).

4. Mit erfolgreicher Registrierung kann der Absender (erika.mustermann@mustermann.de) nunmehr Mails an die generische E-Mail-Adresse im DUO senden.

Da die Lieferanten keinen Zugang zum DUO haben, wird also die Registrierung fehlschlagen. Direkter Weg scheitert also.

Von der weitergeleiteten Mail wird NUR der Anhang (PDF) übernommen. Die Mail an sich wird von DUO gelöscht.

Ob dies in Zukunft geändert wird, ist mir nicht bekannt.

Meines Erachtens muss der Mandant die Mail manuell archivieren, wenn in der Mail tatsächlich steuerrelevante Informationen stehen sollten (dürfte wohl die Ausnahme sein).

Grüße

Chr.Ockenfels

Betreff: Rechnungseingang über Email-Konto

seb_ms — Wed, 20 Nov 2019 10:58:14 GMT

Hallo @chrisocki,

vielen Dank für Ihre Mail. Wenn ich Sie richtig verstehe, kann nur derjenige E-Mails an das entsprechende E-Mail-Postfach bei der DATEV senden, der sich mittels seinem SmartLogin / seiner SmartCards in DUo authentifiziert hat? Das wird also in der Regel nur der Unternehmer sein - nicht aber seine Lieferanten... Schade!

Ich hatte Upload mail ebenfalls pilotiert und hatte nur wahrgenommen, dass man unter Einstellungen -> "Berechtigte Absender" -> E-Mail-Adressen hinzufügen konnte. Auch das ein Aktivierungslink an diese E-Mail-Adresse geschickt wurde, hatte ich gesehen. Nur war mir entgangen, dass sich die Adressen nur mit DATEV-Konto aktivieren / nutzen lassen...

Wenn also nur der Unternehmer selbst senden kann, und nicht seine Lieferanten auf direktem Wege, erübrigt sich natürlich auch die Protokollierung der "E-Mail-Adresse des Absenders", sowie weiterer Meta-Informationen, die man für eine GoBD-konforme Archivierung benötigen würde: denn in dem Moment, wo der Unternehmer die E-Mail weiterleitet, leitet er ja eine Kopie weiter (und nicht das Original). Und damit ist eine GoBD-konforme Archivierung von E-Mails via Upload mail in DUo nicht möglich.

Betreff: Rechnungseingang über Email-Konto

seb_ms — Wed, 20 Nov 2019 11:01:50 GMT

Da mit der neuen Community-Software ein Bearbeiten meines oben geschriebenen Beitrags technisch nicht möglich ist (wenn ich bei meinem Beitrag auf "Antwort bearbeiten" klicke, kommt nur ein leeres Beitragsfenster, ohne meinen ursprünglichen Beitrag): Herr @chrisocki es sollte natürlich heißen "Vielen Dank für Ihre Antwort" (und nicht "Vielen Dank für Ihre Mail") 😀

Betreff: Rechnungseingang über Email-Konto

chrisocki — Wed, 20 Nov 2019 11:31:49 GMT

Hi,

Jaein.... Der Registierungslink inkl. dem DUO-Aufruf muss mit einer SmartCard/SmartLogin autorisiert werden. D.h. die Mail könnte entweder an den Unternehmer weitergeleitet werden oder an dem Platz des Mitarbeiters mit SmartLogin aufgerufen werden.

Alle danach folgenden Aktionen gehen ohne SmartCard/SmartLogin. Der Mitarbeiter kann also mit seiner dann berechtigten Adresse Mails dorthin senden.

Frage ist, ob die Mail an sich zwecks GoBD archiviert werden muss oder nur der PDF-Anhang. Was mir im DUO derzeit fehlt, ist in der Protokollierung ein eindeutiger Hinweis, dass der Beleg über den Upload-Mail eingegangen ist. Und die entsprechende Absenderadresse ist auch nicht vermerkt (zumindest hab ich es nicht gesehen).

Grüße

Chr.Ockenfels

Betreff: Rechnungseingang über Email-Konto

seb_ms — Wed, 20 Nov 2019 12:41:58 GMT

Ah, super, das habe ich eben getestet und in der Tat: der Absender muss zwar seine E-Mail-Adresse bestätigen und dafür eine SmardCard / SmartLogin verwenden - dazu reicht es aber in der Tat, wenn die Autorisierung ein mit SC / SL ausgestatteter Mitarbeiter des Mandanten durchführt.

Damit ist es also doch möglich, in Absprache mit Lieferanten deren Rechnungen per E-Mail in Upload mail direkt zu empfangen.

Wenn jetzt noch sichergestellt wäre, dass

die Absender-Adresse (ggf. weitere relevante Meta-Informationen aus dem E-Mail-Header)
das Empfangs-Datum der E-Mail (wenige Bytey)
und der Body-Text der E-Mail (i.d.R. rund 10 oder 20 Kilobyte)

gespeichert würde in DUo, hätte man doch ein schönes, einfach zu bedienendes und revisionssicheres Archiv für elektronisch per E-Mail empfangene Rechnungen / Buchungsbelege).

Und hoffentlich wird die Beschränkung auf eine PDF Datei pro Mail aufgehoben, so dass auch mehrere PDF-Dateien pro E-Mail nach DUo übernommen werden.

Betreff: Rechnungseingang über Email-Konto

chrisocki — Wed, 20 Nov 2019 12:46:49 GMT

Hi,

ich würde die Lieferanten hier außen vor lassen. Das müsste ja sonst mit jedem einzelnen Lieferanten durchgekaut werden.

Hier würde ich in dem Mandantenbetrieb eine rechnungen@musterholz.de anlegen und von dort entweder automatisch oder manuell die Rechnungen an DUO weiterleiten. Hierzu natürlich die rechnungen@musterholz.de in DUO als Absender registrieren.

Das kann z.B. ein Exchange mit entsprechenden Regelwerk durchführen...

Die fehlenden Metadaten in DUO wären natürlich klasse, da hoffe ich einfach mal auf die Entwicklung.

Grüße

Chr.Ockenfels

Betreff: Rechnungseingang über Email-Konto

seb_ms — Wed, 20 Nov 2019 12:57:12 GMT

Aktuell haben wir es auch so umgesetzt (Rechnungen@musterholz.de) und der Mailserver leitet eine Kopie aller eingehenden E-Mail an das DATEV-Postfach weiter.

Damit archiviert der Unternehmer Musterholz dann auch seinen Rechnungs-Posteingang und die Rechnung ist gleichzeitig automatisch in DUo vorhanden.

Setzt aber voraus, dass auf dem Rechnungen@ kein Spam ankommt und dass der Unternehmer Musterholz nicht einfach ungeprüft in DUo alle Rechnungen zahlt, die per Upload mail reingekommen sind. Wenn also die Workflows zur Rechnungseingangsprüfung außerhalb von DUo stattfinden, ist das schon ein gewisses Risiko. Denn die Mitarbeiter des Unternehmers haben bisher in DUo immer die Zahlungen vorbereitet für die Belege, die in DUo vorhanden waren (weil die Rechnungsprüfung vorher stattgefunden hatte und nur die Belege, die gezahlt werden sollten auch in DUo landeten...

Daher ist eine manuelle Weiterleitung meiner Meinung nach sinnvoll, wenn nicht anderweitig verhindert werden kann, dass Rechnungen in DUo landen, die dann (ungeprüft) gezahlt werden aus DUo heraus.

Betreff: Rechnungseingang über Email-Konto

metalposaunist — Mon, 25 Nov 2019 09:45:36 GMT

Das heißt was? Wir haben uns als Kanzlei inkl. 2 Testmandanten angemeldet. Heißt das, dass ich nun keine weiteren Testmandanten via SK freischalten lassen kann? Oder lassen sich nur keine weiteren Kanzleien freischalten?

Betreff: Rechnungseingang über Email-Konto

chrisocki — Tue, 26 Nov 2019 07:30:33 GMT

Hi,

soweit ich weis, wird die Pilotphase in den nächsten Tagen/Wochen beendet und die Funktion an alle ausgerollt.

Grüße

Chr.Ockenfels

Betreff: Rechnungseingang über Email-Konto

Gelöschter Nutzer — Tue, 26 Nov 2019 11:41:47 GMT

Quasi ein Weihnachtsgeschenk? 😉

Betreff: Rechnungseingang über Email-Konto

Gerlinde_Huebl — Tue, 26 Nov 2019 12:27:43 GMT

Hallo,

Kanzleien, die bereits an der Pilotphase teilnehmen, können weitere Mandaten jederzeit per Servicekontakt melden.

Rechnungseingang über Email-Konto

tobias_heinrich — Fri, 29 Nov 2019 07:20:24 GMT

Der Link auf die Pilotierung läuft leider auf einen Fehler. Kommt man da noch rein?

Rechnungseingang über Email-Konto

F_P — Fri, 29 Nov 2019 08:20:01 GMT

Hallo,

die Teilnehmerzahl für die Pilotierungsphase ist erreicht, eine Anmeldung ist nicht mehr möglich.

Sollten Sie selbst bereits Teilnehmer der Pilotphase von DATEV Upload Mail sein, können weitere Mandantenbestände aufgenommen werden. Bitte melden Sie uns diese direkt per Servicekontakt.

Rechnungseingang über Email-Konto

tobias_heinrich — Fri, 29 Nov 2019 08:42:38 GMT

@F_P Leider nein.

Wird in diesem Beitrag eine Mitteilung erfolgen, wenn die Pilotierung abgeschlossen ist und es eine Freigabeversion gibt?

Rechnungseingang über Email-Konto

F_P — Fri, 29 Nov 2019 08:48:06 GMT

Hallo @tobias_heinrich,

selbstverständlich! Wir werden weiterhin alle Infos zu DATEV Upload Mail hier in diesem Beitrag kommunizieren und Sie auf dem Laufenden halten.

Rechnungseingang über Email-Konto

seb_ms — Fri, 29 Nov 2019 10:41:48 GMT

Hallo zusammen,

mich würde - als Frage in die Runde - eure und Ihre Meinung interessieren, wie es um das Thema Datenschutz beim Versand von Rechnungen per E-Mail bestellt ist.

Der Mandant oder sein Lieferant sendet von seiner E-Mail-Adresse die Rechnung als PDF-Datei unverschlüsselt an die DATEV-E-Mail-Adresse. Also weder die PDF-Datei noch der Übertragungsweg sind verschlüsselt (zumindest habe ich nirgendswo gesehen, dass man z.B. ein SSL-Zertifikat für eine verschlüsselte Übertragung zwischen den E-Mail-Servern hochladen kann).

Sieht da jemand von euch / Ihnen Risiken oder Vorbehalte? Denn schließlich möchte nicht jeder, dass empfangene Rechnungen - theoretisch - von jedermann einsehbar sind. Die Frage, ob eine Rechnung auch personenbezogene Daten enthalten kann, die der DS-GVO oder dem BDSG unterliegen, mal ganz außen vor...

Ich frage vor dem Hintergrund, da ich gerade dabei bin diverse Scanner auf das Scannen und Versenden an die DATEV Upload Mail E-Mail-Adresse vorzubereiten. Technisch, ja, machbar - aber rechtlich sicher und sauber?

Wie seht ihr bzw. wie sehen Sie das?

Rechnungseingang über Email-Konto

tobias_heinrich — Fri, 29 Nov 2019 11:09:27 GMT

Kurzfassung:

Ausgangs-Connector für die Datev-Adresse konfigurieren, dort das gewünschte Sicherheitslevel einstellen (m.E. TLS-Zwang, Zertifikat muss vertrauenswürdig sein und CommonName im Certifikat muss datev.de sein bzw. datev-rechnungen.de etc.).

und schwups (sofern der rest der eigenen IT sauber konfiguriert ist) passt das.

Natürlich in der Annahme, dass die Datev einen sauberen TLS-Empfang liefert

Rechnungseingang über Email-Konto

seb_ms — Fri, 29 Nov 2019 12:24:27 GMT

Hallo @tobias_heinrich ,

vielen Dank für Ihre Erläuterungen. Zusätzlich, und jetzt wird es sehr technisch, müssten alle Beteiligten sich auf ein TLS >= Version 1.2 einigen, um wirkliche Sicherheit gegen Mitlesen auf dem gesamten Transportweg zwischen zwei Mailservern gewährleisten zu können.

Was sagt denn die DATEV zum Thema TLS (1.2 oder höher)?

Rechnungseingang über Email-Konto

F_P — Mon, 16 Dec 2019 12:41:06 GMT

Hallo,

bei uploadmail.datev.de werden eingehende Mails ausschließlich dann angenommen, wenn TLS1.2 oder TLS1.3 zum Einsatz kommt.

Rechnungseingang über Email-Konto

seb_ms — Tue, 17 Dec 2019 12:35:57 GMT

Hallo @F_P,

vielen Dank für Ihre Antwort - damit ist also sichergestellt, dass der Übertragungsweg zwischen den beteiligten Mailservern verschlüsselt ist. Sehr gut!

Rechnungseingang über Email-Konto

metalposaunist — Tue, 17 Dec 2019 12:38:37 GMT

Alles andere wäre auch grob fahrlässig und hat hoffentlich so gut wie niemand mehr im Einsatz. Selbst ein Exchange verschlüsselt standardmäßig out-of-the-box.

Rechnungseingang über Email-Konto

seb_ms — Tue, 17 Dec 2019 12:52:17 GMT

Dieser Tatsache "Selbst ein Exchange verschlüsselt standardmäßig out-of-the-box" war ich mir bis dato gar nicht bewusst. Die Frage kam bei mir auf, da wir für einen Mandanten einen "einfachen" Scanner derart aufrüsten wollen, dass er per Knopfdruck direkt nach Unternehmen online scannt. Mit DATEV Upload Mail habe ich genau die "Gegenstelle", die ich dafür benötige. Auf Seiten des Mandanten war ein Mail-Server im Einsatz, der für den Mailtransport keine TLS out of the box vorsah. Daher gingen die E-Mails mit Anhängen plain text (base64) raus... 🙂

Rechnungseingang über Email-Konto

F_P — Tue, 17 Dec 2019 14:01:05 GMT

Hallo Community,

Die Freigabe des DATEV Upload Mail erfolgt voraussichtlich Mitte Januar 2020.

Natürlich werden wir auch nach Freigabe an der Weiterentwicklung des Systems arbeiten.

Rechnungseingang über Email-Konto

Gelöschter Nutzer — Tue, 17 Dec 2019 14:19:35 GMT

@F_P

Wird das dann "einfach" in DUO auftauchen oder muss dies wie Meine Steuern extra angestoßen (bestellt) werden?

Ich meine damit nicht die Registrierung der einzelnen Mailadressen als Absender.

Rechnungseingang über Email-Konto

F_P — Wed, 18 Dec 2019 09:05:13 GMT

Hallo @Gelöschter Nutzer ,

DATEV Upload Mail wird nach Freigabe allen DATEV Unternehmen online Anwendern zur Verfügung stehen und muss nicht extra bestellt werden.

Rechnungseingang über Email-Konto

seb_ms — Wed, 18 Dec 2019 09:15:48 GMT

Hallo @F_P,

gibt es schon eine Aussage seitens der DATEV zur Bepreisung? Aus Ihrem letzten Kommentar habe ich jetzt (implizit) verstanden, dass es keine weiteren Kosten gibt, wenn DATEV Unternehmen online bestellt ist.

Ist das so korrekt?

Rechnungseingang über Email-Konto

mosachse — Wed, 18 Dec 2019 12:06:56 GMT

@seb_ms schrieb:
gibt es schon eine Aussage seitens der DATEV zur Bepreisung?

Das ist doch eine absolute Basisanforderung um die Anwendung überhaupt erst halbwegs komfortabel nutzen zu können. Weshalb sollte das jetzt noch extra bepreist werden?

Rechnungseingang über Email-Konto

seb_ms — Wed, 18 Dec 2019 12:44:43 GMT

Hallo @mosachse,

ich bin da ganz bei Ihnen! Dennoch ist das ja nun kein kleines neues Feature, und daher kam in vielen Gesprächen mit Anwendern und auch intern in der Kanzlei die Frage auf, was es denn nun kosten würde (wahrscheinlich auch weil die Preispolitik der DATEV nicht immer von allen verstanden bzw. gutgeheißen wird).

So wie sich die Aussage von @F_P, "und muss nicht extra bestellt werden", liest klingt es jedenfalls so, als fielen für Upload Mail keine Zusatzkosten an. Aber ob es definitiv so ist, würde ich gerne wissen. 🙂

Rechnungseingang über Email-Konto

F_P — Thu, 19 Dec 2019 08:02:11 GMT

Hallo @seb_ms ,

DATEV Upload Mail wird im Januar 2020 als Bestandteil von DATEV Unternehmen online ohne zusätzliche Bepreisung freigegeben.

Rechnungseingang über Email-Konto

seb_ms — Tue, 14 Jan 2020 09:33:37 GMT

Hallo @F_P ,

vielen Dank für Ihre Antwort. Sehr erfreulich, dass Upload Mail als Bestandteil von UO im Paketpreis enthalten sein wird!

Vielleicht können Sie uns an dieser Stelle im Forum einen Hinweis geben, sobald Upload Mail freigegeben wurde und uns mitteilen, wie wir die Funktion für Mandanten freischalten können (sofern dies erforderlich ist - oder wird der Punkt "Upload Mail" in der Maske "Stammdaten" der Anwendung "Belege" für alle Mandanten sichtbar sein)?

Eine weitere Frage: an welcher Stelle dürfen denn Ideen / Wünsche zur Produktverbesserung / Produkterweiterung von Upload Mail vorgeschlagen werden?

Ich habe nämlich noch den Wunsch, dass von der empfangenen E-Mail auch der Absender (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Reply-To-Adresse) und - ggf. konfigurierbar ob ja/nein - der Text der E-Mail (Body) gespeichert wird (ggf. einstellbar, wie viele KiloByte des Bodys gespeichert werden, z.B. max. 100 kb).

Vielleicht finden sich für diese Ideen weitere Unterstützer 🙂

Rechnungseingang über Email-Konto - Status geändert in: Umgesetzt

Nina_Naßler — Thu, 16 Jan 2020 08:42:18 GMT

Liebe Community,

es ist soweit: DATEV Upload Mail steht ab sofort allen DATEV Unternehmen online Nutzern zur Verfügung.

Mit DATEV Upload Mail können Sie per E-Mail eingegangene PDF-Belege direkt - ohne vorheriges Zwischenspeichern - an DATEV Unternehmen online weiterleiten.

Diese weiteren Vorteile bietet Ihnen DATEV Upload Mail:

Flexibler Belegübertragungsprozess: Hinterlegen Sie eine oder mehrere Absenderadressen im System, von denen aus eine Weiterleitung nach DATEV Unternehmen online möglich ist.
Der Upload erfolgt nach erstmaliger Einrichtung ohne Authentifizierungsmedium.
Sie können mobil vom Smartphone aus Dokumente weiterleiten.
Die Übertragung von Dokumenten für alle Belegtypen ist möglich.

Alle weiteren Infos zur Einrichtung und Nutzung von DATEV Upload Mail finden Sie im Info-Dokument 1007550.

Mit freundlichen Grüßen

Nina Eichenmüller

Produktmanagement Unternehmen online

DATEV eG

Rechnungseingang über Email-Konto

sabrinabernhardt — Thu, 16 Jan 2020 10:01:15 GMT

Vielen Dank Datev! Dieses neue Feature freut uns sehr und wir haben es bereits erfolgreich ausprobiert.

Rechnungseingang über Email-Konto

seb_ms — Fri, 17 Jan 2020 09:03:26 GMT

Auch von unserer Seite einen Dank die DATEV für die Freigabe von Upload Mail. Das schafft auf jeden Fall neue Möglichkeiten zur Automatisierung vom Belegzugang.

Jetzt gibt es hier in der Community schon ein paar Beiträge, in denen der Wunsch nach neuen Features aufgekommen ist...

mehr als eine PDF-Datei im Anhang
Unterstützung weiterer Formate (TIFF, PNG)
Speicherung der Absender-E-Mail-Adresse, ggf. auch des E-Mail-Bodies
...

Möchte die DATEV vielleicht selbst einen neuen Beitrag eröffnen, in dem Anwender ihre Wünsche äußern dürften, und damit es übersichtlich an einer Stelle gebündelt ist?

Zwei weitere Wünsche habe ich auch noch:

1. Wenn der Absender der E-Mails eine Maschine (Scanner, Faktura-Software) ist, die nicht auf die anfangs zugesendete Bestätigungs-E-Mail reagieren kann, finden sich zwar - umständige - Mittel und Wege, wie man die E-Mail-Adresse bestätigen kann. Einfacher wäre es, wenn die Bestätigung einer neuen, für den Versand zuzulassenden, E-Mail-Adresse auch über das Konfigurations-Interface möglich wäre (ggf. abgesichert durch die doppelte Eingabe der E-Mail-Adresse um Tippfehler zu vermeiden).

2. Ich finde es klasse, dass sich pro Absender-E-Mail-Adresse die Bestätigungs-E-Mails ausschalten lassen. Nicht ausschalten lassen sich aber die E-Mails, die über einen Fehler bei der Verarbeitung informieren. Grundsätzlich ja auch eine gute Idee - dennoch würde ich es als Anwender / Administrator lieber selbst entscheiden, ob ich bei Fehlern benachrichtigt werden möchte, oder lieber gar nicht (weil der Absender eine Maschine ist und die Fehler-E-Mails nicht bearbeiten kann). Ich würde mir wünschen, wenn ich Antwort-E-Mails komplett deaktivieren könnte.

Rechnungseingang über Email-Konto

Nina_Naßler — Fri, 17 Jan 2020 09:41:40 GMT

Hallo Community,

vielen Dank für das super Feedback zur neuen Anwendung DATEV Upload Mail.

@seb_ms Um Ihre Ideen und Wünsche voten zu können, bitte ich Sie Ihre Vorschläge einzeln unter der Kategorie "Belege hochladen" zu verfassen. Gerne können Sie dort auch einen Tag Upload Mail vergeben.

Rechnungseingang über Email-Konto

Harald_Koch — Mon, 20 Jan 2020 07:21:36 GMT

was macht die DATEV ?

Die Adresse aus UNO für die Mailweiterleitung sieht bei mir sehr sehr sicher aus ;-).

Jedenfalls kann keiner meiner Mandanten sich solche Adressen merken. Wie soll ich meinen Mandanten eine solche Adresse "verkaufen" ?

Warum setzt sich die Adresse nicht aus Beraternr MandNr zzgl Kasse, Rechnungseingang zusammen ? Zu einfach ?

Wichtiges Tool doch Umsetzung ist .....

Mit freundlichen Grüßen

Harald Koch

Steuerberater

Rechnungseingang über Email-Konto

seb_ms — Mon, 20 Jan 2020 07:33:55 GMT

Hallo @Harald_Koch ,

ich kann Ihren Unmut über die komplizierten E-Mail-Adresse grundsätzlich auch verstehen. Niemand kann sich das merken. Aber das muss in der heutigen Zeit ja auch niemand mehr: einfach in Outlook / Thunderbird / <beliebiges Mail-Programm> einen Kontakt mit dem Namen "Mandant - Rechnungseingang" anlegen und die E-Mail-Adresse zum Kontakt speichern.

Die Überlegung, die hinter den komplizierten E-Mail-Adressen stecken wird, ist zum einen ein besserer Schutz vor Spam (niemand kann die E-Mail-Adressen erraten, sie haben genug "Abstand" untereinander) und zum anderen eine bessere Verwaltbarkeit seitens der Datev (prüfen, welche Adresse noch frei ist). Ja, der Spam-Schutz im Postfach ist ja schon gegeben durch das Whitelisting von Sender-Adressen - aber durch die komplexen E-Mail-Adressen erreicht zunächst deutlich weniger Spam den Mailserver...

Daher würde ich mir als neues Feature wünschen, dass man einen Aliasnamen für die komplexen E-Mail-Adresse vergeben kann. Also einen beliebigen Aliasnamen, nicht zwangsweise eine Komposition aus Mandanten- und Berater-Nummer und Belegtyp.

Rechnungseingang über Email-Konto

Steuerpirat — Thu, 23 Jan 2020 07:32:06 GMT

Hallo,

ich habe es so gelöst (für die eigene Buchhaltung), dass ich im Outlook mehrere Makros geschrieben habe, um den Anhang einer Mail automatisiert in ein bestimmtes Verzeichnis legen zu können (= das Verzeichnis vom Belegtransfertool). Gespeichert wird mit Datum, Uhrzeit und Name. Nur so wird nichts überschrieben, wenn gespeichert wird. Dieses Skript ist mit einer Outlook-Regel(n) verknüpft, wodurch man sehr flexibel ist. Dadurch landen die Rechnungen automatisch auf DUO.

Warum flexibel:

Es gibt Lieferanten/Behörden, welche keine PDF schicken (können), sondern nur einen Link zum Download. Diese Mails landen in einem eigenen Postfach, welches ich einmal die Woche durchsehe.
Dann gibt es recht viele Lieferanten, die können für Kundenkontakt und Rechnungslegung keine getrennten Mailadressen einpflegen. Hier kann man nur mit einer spezifischen Outlook-Regel (plus Skript) arbeiten, um den Beleg automatisiert auf DUO zu bringen.
Es gibt Lieferanten, die können ihre Rechnungen nur gesammelt als ZIP-File mailen (bspw. Einkaufsgenossenschaften). Hier habe ich ein Skript, das den Anhang automatisch entpackt und speichert.
Es gibt Lieferanten, deren Fakturenprogramm die sehr lange DATEV-Mailadresse gar nicht einpflegen können.

Also ich fahre derzeit immer noch besser mit einer eigenen Lösung.

Viele Grüße

Christoph

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seb_ms — Fri, 24 Jan 2020 08:28:09 GMT

Guten Morgen @Steuerpirat ,

ich habe auch an einer ähnlichen Lösung gearbeitet, auch aus den von Dir genannten Gründen der Flexibilität. Haben Sie in Outlook bei den Regeln die Möglichkeit zur Ausführung eines Skripts genutzt, oder wirklich ein (VBA)-Makro programmiert?

Das Problem, dass die langen E-Mail-Adressen aus DATEV Upload Mail von externen Anbietern nicht verwendet werden können (weil deren Eingabemasken in der Länge beschränkt sind), habe ich z.B. dadurch gelöst, dass ich selbst E-Mail-Weiterleitungen eingerichtet habe: rechnungseingang@domain.de leitet dann weiter auf die lange DATEV E-Mail-Adresse.

Das hat auch den weiteren Vorteil, dass ich in DATEV Upload Mail auch nur eine Sender-E-Mail-Adresse verifizieren muss (nämlich rechnungseingang@domain.de). Damit umgehe ich auch das Problem, dass es Sender-E-Mail-Adressen gibt, die kein echtes Postfach sind und dementsprechend die Verifizierungs-E-Mail der DATEV gar nicht empfangen, geschweige denn, bearbeiten können...

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Steuerpirat — Sat, 25 Jan 2020 07:21:51 GMT

Guten Morgen,

ich habe im Outlook über Alt+F11 in einem Modul meinen VBA-Code geschrieben. Man muss mittlerweile aber in der Registry einen speziellen Key eintragen, weil sonst die Skripte nicht mehr durchgeführt werden können. M$ hat das gesperrt.

Ja, ich verwende auch eine eigene Mailadresse rechnung@. Und ja, diese trage ich in DATEV Upload Mail ein. Mittelfristig werde ich nämlich von meinem System abgehen (müssen), da die DATEV-Lösung schon ihren Reiz hat. Man kommt aber nicht umhin, weiterhin spezielle Regeln im Outlook zu erstellen, insbesondere eben die angesprochenen Weiterleitungen. Beziehungsweise wird es wohl eine Kombination aus beiden Welten sein, denn wenn ein ZIP-File eintrifft, dann kommt die DATEV-Lösung jedenfalls an ihre Grenzen.

Was aber wirklich unschön ist: Ich halte bspw. im Outlook den Ordner für die gesendeten Nachrichten clean (nur so behalte ich den Überblick). Dort sind nur Mails drinnen, die noch bearbeitet werden müssen. Bei den Weiterleitungen an DATEV Upload Mobil muss man nun händisch ständig die gesendeten Mails löschen.

Schöne Grüße und danke für deinen Input!

Christoph

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F_P — Thu, 06 Feb 2020 13:33:54 GMT

Hallo Community,

Die Beantwortung der Fragen dauert ca. 5 Minuten.

Hier gelangen Sie zur Umfrage: Umfrage DATEV Upload Mail

Vielen Dank für Ihre Teilnahme!

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F_P — Wed, 19 Feb 2020 13:42:15 GMT

Hallo Community,

der DATEV Upload Mail entwickelt sich kontinuierlich weiter. 😊 Ab sofort können Sie auch Dokumente im TIFF-Format übertragen.

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seb_ms — Wed, 19 Feb 2020 14:11:50 GMT

Hallo @F_P ,

das sind ja tolle Neuigkeiten! Vielen Dank für die Information.

Darf ich an dieser Stelle die Gelegenheit nutzen und fragen, ob es in absehbarer Zukunft möglich sein wird, mehr als ein Dokument (PDF, TIFF) im Anhang einer E-Mail durch UploadMail verarbeiten zu lassen?

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Gelöschter Nutzer — Wed, 19 Feb 2020 19:48:54 GMT

@F_P

Bitte dann noch die Info Dbˋs anpassen wie z.B. 1007550

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vogtsburger — Wed, 19 Feb 2020 20:02:46 GMT

... nur interessehalber:

@Gelöschter Nutzer

wie und warum kommt hier die "Spoiler-Kaskade" in's Spiel ?

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Gelöschter Nutzer — Wed, 19 Feb 2020 20:29:41 GMT

Das passiert andauernd wenn ich per iPad kommentiere.... ehrlich gesagt keine Ahnung weil auch in der Vorschau nichts angezeigt wird

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F_P — Thu, 20 Feb 2020 10:28:08 GMT

Hallo @seb_ms,

aktuell prüfen wir, wie relevant das Hochladen mehrerer Anhänge mit einer E-Mail für DATEV Upload Mail Nutzer ist. Hierzu haben wir eine kurze Umfrage geschaltet, bei der Sie gerne teilnehmen können. Wir sind auf das Feedback der Anwender gespannt und werden dieses bei der Weiterentwicklung des DATEV Upload Mail berücksichtigen.

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seb_ms — Thu, 20 Feb 2020 11:06:48 GMT

Hallo @F_P ,

an der Umfrage hatten wir uns schon beteiligt, und jetzt bin ich ebenfalls gespannt darauf, wie andere Anwender den Upload von mehr als einem Dokument in einer E-Mail bewerten 🙂

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futuretap — Wed, 15 Apr 2020 13:16:20 GMT

Mein Lexmark Drucker/Scanner kann scan-to-email und ich kann damit Scans direkt per E-Mail an das DATEV-Belegmodul schicken.

Wenn ich auf diese Weise mehrere Dokumente in einem Rutsch scanne (der Drucker/Scanner hat einen Dokumenteneinzug), wird ein einziges mehrseitiges PDF verschickt.

In Datev kann ich das nicht trennen. Echt ärgerlich und ein Rückschritt gegenüber der damaligen Fax-Schnittstelle. Dort wurden mehrere Seiten im Normalfall als einzelne Dokumente behandelt und nur bei mehrseitigen Dokumenten konnte man das DATEV über eine vorweg gescannte Dokumentbeginn-Seite und eine im Anschluss gescannte Dokumentende-Seite mitteilen.

So praktisch ich scan-to-email mit DATEV finde, momentan ist es ein Rückschritt gegenüber der abgeschalteten Fax-Schnittstelle.

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Gelöschter Nutzer — Wed, 15 Apr 2020 13:46:30 GMT

Prüfen Sie Ihre Scanneinstellungen am gerät bzw. in der Software hier muss es möglich sein auf Einzelseiten umzustellen.

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futuretap — Wed, 15 Apr 2020 13:47:44 GMT

Nein, das Modell Lexmark X364dn kann das nicht.

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metalposaunist — Wed, 15 Apr 2020 14:17:36 GMT

@futuretap: Deshalb Scan-to-SMB/FTP, weil man im Lexmark das schön pro Verknüpfung / Belegtyp einstellen kann. Deshalb braucht man den Belegtransfer, den DATEV beerdigen möchte 😉.

Lexmark Geräte sind mega! Mag ich viel lieber als Konica oder ähnlich. Schön 2 Verknüpfungen für RE; einmal mit heften, einmal mit trennen nach jeder Seite. Belege vorsortieren, fertig.

@Gelöschter Nutzer: Scan-to-E-Mail kann das allg. in keinem Gerät (afaik). Das geht nur bei SMB/FTP Scan.

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futuretap — Wed, 15 Apr 2020 15:00:48 GMT

@metalposaunist Ja, zuvor habe ich es per FTP gemacht. Allerdings wird da auch alles in ein großes PDF abgelegt und ich muss es von Hand oder mit einem Tool in Einzelseiten zerlegen. Mein Lexmark hat jedenfalls weder bei FTP noch bei E-Mail eine Seitentrenn-Funktion.

Es wäre so schön, wenn DATEV die Funktion aus der Fax-Schnittstelle mit dem Mehrseiten-Handling beim E-Mail-Upload wieder anbieten würde. Da müsste man noch nicht mal das Rad neu erfinden!

Auf jeden Fall wäre der Weg per E-Mail eigentlich bequemer, weil der Schritt mit der Belegtransfer-App entfallen kann. Zumal ich als Mac-User dafür erst mal Windows in einer VM hochfahren muss.

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metalposaunist — Wed, 15 Apr 2020 16:10:12 GMT

@futuretap: Oh, dann ist der Lexmark wohl aus dem Steinzeitalter. Dann kann der das ggf. wirklich nicht. Wundert mich zwar etwas aber mag sein. Dann kann man auch gleich einen reinen Dokumentenscanner anschaffen, wenn man wirklich noch scannen muss und auch Quittungen und Co. scannt. Am Brother ADS-2800W kann man's einstellen.

Und wenn es nicht mal gute Tools kostenlos auf dem Markt können, sondern nur gegen Zahlung - ist eine Trennung von PDFs wohl nicht so einfach. Und nein, PDF24 ist kein gutes Tool. Das sieht aus wie Steinzeit und bedient sich auch so. Ich rede von Adobe oder KOFAX Power PDF.

Zum Belegzugang via E-Mail: DATEV Upload Mail ist bekannt? Klappt auch via SmartLogin am MacOS. Für reine MacOS User würde ich es ganz ohne Windows VM und ohne mIDentity versuchen.

Rechnungseingang über Email-Konto

futuretap — Wed, 15 Apr 2020 18:30:18 GMT

@metalposaunist Datev Upload Mail ist bekannt, ja. Darum geht es ja hier in dem Thread.

Ich suche halt nach einem eleganten Weg, die (gottseidank wenig gewordenen) Papierbelege effizient in DUO zu bringen. Und sehe nicht ein, meinen ansonsten perfekt funktionierenden Drucker/Scanner zu ersetzen, nur weil DUO nicht in der Lage ist, Dokumente zu trennen.

Übrigens die alte Silverlight-Version der Belegverwaltung konnte das zumindest händisch für einzelne Belege. Vielleicht hat DATEV ja irgendwann mal ein Erbarmen und fügt die Funktion hinzu. Wäre ohnehin sinnvoll, weil es ja immer mal wieder vorkommt, dass man ein Dokument mergen oder splitten möchte.

Rechnungseingang über Email-Konto

metalposaunist — Wed, 15 Apr 2020 18:46:07 GMT

Wenn man Papierbelege effizient ins DUO bringen muss - dann möchten Sie die Belege händisch im UO wieder "entheften"? 🤔 Wenn das effizient bei Ihnen ist - okay. Ist für mich Zeitverschwendung, weil der Scanner beim Scannen alles für mich erledigen soll, dass ich danach nicht nochmal Hand anlegen muss und entweder fertig bin, weil der StB alles macht oder ich direkt die Kasse führen oder Belege bearbeiten kann. Manuell jede PDF anfassen und Rechtsklick > entheften und dann am Ende doch wieder Seite 1 mit 3 heften ...

Und der Lexmark X364DN ist aus 2009 und damit nun 11 Jahre alt. Freut mich, dass er noch so gut funktioniert aber wenn es UKW nicht mehr gäbe und nur DAB - Sie kaufen ja auch nicht ein Auto aus 2020 (hier DUO) und wollen aber unbedingt noch UKW nutzen (hier der Scanner).

So sehe ich das. Und nur für DUO - ja wenn man sonst nichts scannt, aber der Scanner kann ja noch alles andere außer DUO digitalisieren und das sehr effizient in TIFF für DUO, in PDF für alles andere, in SW und Farbe mit Leerseitenerkennung ...

Ihrem Nick zu urteilen, müsste man eigentlich alles einfach nur oben wild in den Scanner legen und der sortiert nach Belegtyp, mehrseitig, einseitig und Co. - das wäre Zukunft 😊.

Rechnungseingang über Email-Konto

futuretap — Wed, 15 Apr 2020 19:57:41 GMT

So wie Sie es beschreiben, lief es ja tatsächlich damals mit der Fax-Schnittstelle. Deckblätter für Rechnungsein- und Ausgang oder andere Kategorien, Trennblätter für mehrseitige Dokumente. Alles rein in den Einzug und das Ding rödelte und machte alles automatisch. Es war nahezu perfekt.

Insofern kann ich das jetzige System mit scan-to-email beim besten Willen nicht mit einem Auto aus 2020 vergleichen. Es ist letztlich ein Rückschritt. Neue Technik ja, aber nicht wirklich benutzerfreundlicher.

Eine manuelle Merge- und Heften-Funktion sehe ich eher als Ergänzung, falls man einen Fehler erst in DUO bemerkt. Da heißt die Lösung nämlich momentan PDF runterladen, bearbeiten, in DUO löschen und erneut hochladen. Und das in 2020.

Rechnungseingang über Email-Konto

Frank_Kirschner — Wed, 23 Sep 2020 11:32:18 GMT

Hallo Community,

wir haben positive Nachrichten für Sie.

Ab sofort können mit DATEV Upload Mail bis zu zehn PDF- und/oder TIFF-Dokumente pro Mail nach DATEV Unternehmen online übertragen werden.