Thema "Re: Ersetzen eingescannte Belege ein Rechnungseingangsbuch?" in Unternehmen online https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/Ersetzen-eingescannte-Belege-ein-Rechnungseingangsbuch/m-p/58991#M7192 <HTML><HEAD></HEAD><BODY><P>Hallo Herr Danzer,</P><P></P><P>anbei ein Hinweis wie eine Verfahrensdokumentation für die Belegablage (der Weg eines Beleges im Unternehmen wird von dem Moment an wo er aus dem Briefkasten (elektronisch oder papierhaft) entnommen wird bis zu dem Moment der Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist beschrieben)&nbsp; aussehen sollte/muss:</P><P></P><P>Die Verfahrensdokumentation gliedert sich grob in vier Teile:</P><UL><LI>eine allgemeine Beschreibung,</LI><LI>eine Anwenderdokumentation,</LI><LI>eine technische Systemdokumentation und</LI><LI>eine Betriebsdokumentation.</LI></UL><P>Das sind die wichtigsten Punkte der Verfahrensdokumentation:</P><UL><LI>Der Prozess selbst (also die Art und Weise, wie Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet</LI></UL><P>und aufbewahrt werden)</P><UL><LI>Die eingesetzten IT-Systeme</LI><LI>Die getroffenen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verfälschung und Datenverlust</LI><LI>Protokollierung von Zugriffsberechtigungen</LI><LI>Interne Kontrollen, die sicherstellen, dass die Vorschriften eingehalten werden</LI></UL><P>Wichtig ist dabei, dass alle Änderungen am System oder am Verfahren lückenlos dokumentiert werden. Hierzu muss die Verfahrensdokumentation versioniert und eine Änderungshistorie bereitgehalten werden.</P><P></P><P>Eine Verfahrensdokumentation ist folglich ein "Schriftstück".</P><P></P><P>Das reine Scannen ist lediglich ein Prozessbestandteil, welcher in der Verfahrensdokumentation niederzuschreiben ist.</P><P></P><P>Bei Bedarf kann ich meine Ausführungen gern noch tiefgründiger darstellen.</P></BODY></HTML> Thu, 25 Apr 2019 06:11:52 GMT eliansawatzki 2019-04-25T06:11:52Z Ersetzen eingescannte Belege ein Rechnungseingangsbuch? https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/Ersetzen-eingescannte-Belege-ein-Rechnungseingangsbuch/m-p/58990#M7191 <HTML><HEAD></HEAD><BODY><P>Liebe Community,</P><P></P><P>ersetzen die in Unternehmen online eingescannten Belege ein Rechnungseingangsbuch bzw. <SPAN>Rechnungsausgangsbuch</SPAN>?</P><P></P><P>Muss zu den eingescannten Belegen noch eine Verfahrensdokumentation gemacht werden, um letztlich die Beweiskraft eines Rechnungseingangsbuches bzw. Rechnungsausgangsbuches zu erlangen?</P><P></P><P>Ziel ist es, den Mandanten GoBD-konform aufzustellen.</P><P></P><P>Vielen Dank</P><P></P><P>Joachim</P></BODY></HTML> Wed, 24 Apr 2019 07:30:02 GMT https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/Ersetzen-eingescannte-Belege-ein-Rechnungseingangsbuch/m-p/58990#M7191 joachimd_ 2019-04-24T07:30:02Z Re: Ersetzen eingescannte Belege ein Rechnungseingangsbuch? https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/Ersetzen-eingescannte-Belege-ein-Rechnungseingangsbuch/m-p/58991#M7192 <HTML><HEAD></HEAD><BODY><P>Hallo Herr Danzer,</P><P></P><P>anbei ein Hinweis wie eine Verfahrensdokumentation für die Belegablage (der Weg eines Beleges im Unternehmen wird von dem Moment an wo er aus dem Briefkasten (elektronisch oder papierhaft) entnommen wird bis zu dem Moment der Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist beschrieben)&nbsp; aussehen sollte/muss:</P><P></P><P>Die Verfahrensdokumentation gliedert sich grob in vier Teile:</P><UL><LI>eine allgemeine Beschreibung,</LI><LI>eine Anwenderdokumentation,</LI><LI>eine technische Systemdokumentation und</LI><LI>eine Betriebsdokumentation.</LI></UL><P>Das sind die wichtigsten Punkte der Verfahrensdokumentation:</P><UL><LI>Der Prozess selbst (also die Art und Weise, wie Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet</LI></UL><P>und aufbewahrt werden)</P><UL><LI>Die eingesetzten IT-Systeme</LI><LI>Die getroffenen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verfälschung und Datenverlust</LI><LI>Protokollierung von Zugriffsberechtigungen</LI><LI>Interne Kontrollen, die sicherstellen, dass die Vorschriften eingehalten werden</LI></UL><P>Wichtig ist dabei, dass alle Änderungen am System oder am Verfahren lückenlos dokumentiert werden. Hierzu muss die Verfahrensdokumentation versioniert und eine Änderungshistorie bereitgehalten werden.</P><P></P><P>Eine Verfahrensdokumentation ist folglich ein "Schriftstück".</P><P></P><P>Das reine Scannen ist lediglich ein Prozessbestandteil, welcher in der Verfahrensdokumentation niederzuschreiben ist.</P><P></P><P>Bei Bedarf kann ich meine Ausführungen gern noch tiefgründiger darstellen.</P></BODY></HTML> Thu, 25 Apr 2019 06:11:52 GMT https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/Ersetzen-eingescannte-Belege-ein-Rechnungseingangsbuch/m-p/58991#M7192 eliansawatzki 2019-04-25T06:11:52Z