Thema "Digitale Belege buchen - Beleg bearbeiten auf Mandantenseite" in Unternehmen online

Digitale Belege buchen - Beleg bearbeiten auf Mandantenseite

m_brunzendorf — Thu, 28 May 2026 13:53:45 GMT

Hallo an alle.

Wir haben noch nicht sooo viele Unternehmen online Bestände und bisher ist es bei uns häufig so, dass die Mandanten auf der Bearbeitungsform "erweitert" stehen, diese die Belege bearbeiten und wir uns dann die Buchungsvorschläge für Rechnungseingang und Rechnungsausgang nach Bereitstellung holen.

Ich lese aber auch, dass die Bearbeitungsform "Standard" gewählt wird und das Steuerbüro über "Digitale Belege buchen" arbeitet. In diesem Zusammenhang lese ich aber auch immer mal wieder, dass der Mandant rein Belege hoch lädt und diese ohne Bearbeitung vom Steuerbüro über die "Digitale Belege buchen" gebucht werden.

Viele Mandanten scheuen sich ja vor Umstellungen und vor "zu viel mehr Arbeit". Da frage ich mich, wie werden denn im Steuerbüro diese digitalen Belege dann abgearbeitet?

Muster (und meistens Regelfall): Der Mandant lädt unregelmäßig hoch. Es wird noch getrennt zwischen Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Bar.

Wie kann ich mir das Buchen des Rechnungseingangs (ohne das der Mandant die Belege bearbeitet) vorstellen?

Der Mandant hat 100 Belege. Ich möchte am 20. die Buchhaltung des Vormonats erstellen.

Ich kann mir in "Digitale Belege buchen" ja alle ungebuchten Belege anzeigen lassen. Das sind jetzt die besagten 100 Stück die ungebucht sind.

Im Normalfall würde ich entweder mir die vorab filtern lassen mit "Rechnungsdatum Vormonat". Kann ich ja vermutlich nicht, weil der Mandant den Beleg nicht bearbeitet. Mir nur die Belege rausfiltern, die in dem Vormonatszeitraum hochgeladen wurden, bringt mir ja auch nichts, weil im Regelfall ja nicht jeder Beleg direkt täglich hochgeladen wird sondern, wenn ich Glück habe, 1x pro Woche.

Geht das dann wirklich nur so, dass mir alle 100 Stück angezeigt werden und ich manuell schauen muss: welchen Beleg nehme ich zum Verbuchen und welchen lasse ich ungebucht (weil für den Folgemonat)? Und das bei Eingang, Ausgang und Bar? Ist das wirklich so Sinn und Zweck oder habe ich da einen Denkfehler? Im Papierpedelordner waren ja wenigstens (in der Regel) nur die Belege des Monats, für den die Buchhaltung erstellt werden soll.

Das Ziel soll ja eigentlich sein, dass der Mandant nicht wesentlich mehr Aufwand hat (wenn überhaupt) und bei mir auf Steuerbüroseite auch nicht. Wie machen das bitte denn alle anderen?

Ich hoffe ihr versteht worauf ich hinaus will und dass es dafür eine praktikable Lösung für beide Seiten gibt.

Viele Grüße

Digitale Belege buchen - Beleg bearbeiten auf Mandantenseite

klunk_w — Thu, 28 May 2026 14:24:55 GMT

Wir empfehlen immer den Mandanten eine reine Rechnungsmailadresse einzurichten und eine automatische Mailweiterleitung. Dann kommen für gewöhnlich auch alle Rechnungen an.

Haben fast nur Mandanten mit der Bearbeitungsform Standard. Warum sollten die Mandanten selber vorkontieren, sind doch keine Buchhalter und machen dann viele Fehler. (Zeitsparen tut hier auch niemand.)

Einfach beim buchen eine Sortierung wählen 1 Datum aufsteigend. und nach Rechnungsnummern als zweite bedingung (Falls doppelt hochgeladen sieht man das sofort).

zusätzlich nach Belegtyp Gruppieren und man hat alles schön übersichtlich.

Dann könnte man auch alle Belege bis z.B. dem 31.05 buchen und den Rest im nächsten Monat buchen.

(Meine Empfehlung wäre es allerdings immer alles zu buchen und auch schon den Stapel für den nächsten Monat anzulegen und zu buchen.

Vorteil 1 Mandant könnte eine richtige zeitnahe OPOS Liste erhalten und keine 1 Monat alte

Vorteil 2 Man kann manche Fehler direkt klären z.B. Fehlbuchungen werden im Folgemonat wieder ausgeglichen. So klären sich einige Fragen ohne dass man den Mandanten fragen muss.

Vorteil 3 Wenn man zum 10ten die Buchführung fertig stellt, ist man für gewöhnlich schon einen Monat weiter beim buchen und hat bei Urlaub/Krankheit mehr Puffer und man muss nicht bei einer Vertretenen Buchführung die Fehler suchen und korrigieren

Digitale Belege buchen - Beleg bearbeiten auf Mandantenseite

glasi — Thu, 28 May 2026 14:28:04 GMT

Meine Kurzfassung: Beim Buchen filtere nur nach Ein und Ausgangsrechnung. Datum ist mir erst mal egal. Belege vom Folgemonat überspringe ich einfach mit Escape und gehe direkt zum nächsten Beleg und buche so getrennt Debitoren und Kreditoren runter. Belege aus dem Vormonat buche im aktuellen Buchungsmonat nach, außer es handelt sich um größere Ausgangsrechnungen, für 2,50 € gebe ich keine Korrektur ab.

Im erweiterten Modus kann man nur Mandanten arbeiten lassen, die auch etwas mehr Ahnung von Buchführung haben und das machen wollen. Und das haben/wollen die wenigsten. Und die Buchungsvorschläge noch mal zu kontrollieren macht auch keinen Sinn. Dazu sollten die Mandaten die Rechnungen über Bank Online überweisen und die Fibu ist halbwegs rund.

Digitale Belege buchen - Beleg bearbeiten auf Mandantenseite

klunk_w — Thu, 28 May 2026 14:28:24 GMT

Würde mit alle im Posteingang immer holen und das die gebuchten direkt in ein Register verschoben werden. Dann geht auch nichts unter. Wenn nach Belegtyp gruppiert wird, kann man ja eine Gruppe zuklappen falls diese erstmal stört

Digitale Belege buchen - Beleg bearbeiten auf Mandantenseite

klunk_w — Thu, 28 May 2026 14:32:16 GMT

Digitale Belege buchen - Beleg bearbeiten auf Mandantenseite

NuMa_2018 — Thu, 28 May 2026 14:40:10 GMT

Meine Vorredner haben schon praktikable Wege aufgezeigt.

Was bei der Bearbeitungsform Standard noch unterstützen kann, ist der Automatisierungsservice Rechnungen kurz ASR.

Da bitte mal die Voraussetzungen zum ASR prüfen >> DATEV Automatisierungsservice Rechnungen (Überblick) - DATEV Hilfe-Center

Sind auch schöne kurze und gute Datev Videos dabei.

Ansonsten mal auf Youtube nach Andreas Hausmann suchen, der hat dazu auch Videos gemacht.

Viel Erfolg beim umsetzen!

Digitale Belege buchen - Beleg bearbeiten auf Mandantenseite

m_brunzendorf — Thu, 28 May 2026 14:41:53 GMT

Ich danke schon mal allen für die Anregungen. Das bringt mich schon ziemlich weiter und ist sehr hilfreich.

Hierzu habe ich aber noch eine Frage:

@klunk_w schrieb:
Einfach beim buchen eine Sortierung wählen 1 Datum aufsteigend. und nach Rechnungsnummern als zweite bedingung (Falls doppelt hochgeladen sieht man das sofort).

Das geht -meiner Meinung nach- aber ja nur, wenn der Beleg eine E-Rechnung ist und diese Angaben automatisch vorbelegt sind, oder? Bei allen Nicht-E-Rechnungen ist meines Wissens nach bei den Belegen absolut nichts vorbelegt und wie soll man dort beim "Digitale Belege buchen" dann sortieren?

Die meisten Mandanten (bei denen jetzt noch kein Unternehmen online ist) haben zum Großteil keine E-Rechnungen, die die erhalten. Auch Email-Rechnung als PDF wird meines Wissens nicht automatisch ausgelesen. Hier müsste der Mandant die Belege doch anfassen und dies eintragen, oder nicht?

Digitale Belege buchen - Beleg bearbeiten auf Mandantenseite

glasi — Fri, 29 May 2026 06:16:42 GMT

Nein das hat mit der E-Rechnung nichts zu tun, die Belege werden ja über OCR ausgelesen (wenn keine E-Rechnung)und somit zu 90% komplett vor belegt.

Digitale Belege buchen - Beleg bearbeiten auf Mandantenseite

klunk_w — Fri, 29 May 2026 06:29:06 GMT

Dazu sollten Sie den Buchungsassistenten in UO aktivieren. Dann werden auch alle erkannten Daten aus einer Rechnung herangezogen und auch zum buchen in die jeweilige Zeile vorbelegt. (Datum, Rechnungsnummer, Betrag)

Wenn Sie die BF dann ins Rechnenzentrum senden, wird beim nächsten mal auch eine Kontierung vorgeschlagen.

Der Kreditor und das Kostenkonto. (Erkennung anhand der Steuernummer/ USt ID Nummer)

Hier ist nur zu beachten, dass immer nur das gleiche Konto vorgeschlagen wird. Wenn im Vormonat für diesen Lieferer Wareneinkauf gebucht wurde dann wird dieses Konto auch erstmal vorgeschlagen. Daher sollte man nicht zu schnell mit der + Taste sein.

Zusatzinfo: Beim Buchen die Tastenkombination Strg/Shift und Bild auf oder Bild ab zum Blättern eines Belegs

und nur Shift und Bild auf/ab zum um die unterschiedlichen Belege zu "Blättern" ohne zu buchen.

(Für E-Rechnungen ist auch Strg/Shift + Ende nützlich wenn man direkt auf die Sichtkompunente springen möchte)

Digitale Belege buchen - Beleg bearbeiten auf Mandantenseite

m_brunzendorf — Fri, 29 May 2026 07:17:07 GMT

@glasi schrieb:
Nein das hat mit der E-Rechnung nichts zu tun, die Belege werden ja über OCR ausgelesen (wenn keine E-Rechnung)und somit zu 90% komplett vor belegt.

Das verwirrt mich jetzt doch... denn nachfolgendes Beispiel hatte ich beim Mustermandanten, weswegen ich darauf erst kam.

Ein Mandant möchte auf E-Rechnung bei seinen Ausgangsrechnungen umstellen und hat mir jeweils 2 Rechnungen geschickt. Je einmal die gleiche Rechnung als E-Rechnung und einmal normal als übliche PDF-Rechnung aus deren Rechnungsprogramm.

Im folgenden Bild kann man sehen (Eingangsdatum 23.4.26), dass bei einer E-Rechnung Felder vorbelegt sind, und bei der PDF-Rechnung nicht. Bitte nicht verwechseln: wenn ich in die Bearbeitung des Beleges gehen würde, werden bei der PDF-Rechnung auch alle Felder vorbelegt - aber offensichtlich erst dann und wenn der Mandant den "bearbeiteten" Beleg speichert, sehen beide in der Übersicht gleich aus... Demnach müsste der Mandant doch alle Belege bearbeiten, wenn es sich nicht um E-Rechnungen handelt?

Digitale Belege buchen - Beleg bearbeiten auf Mandantenseite

m_brunzendorf — Fri, 29 May 2026 07:19:48 GMT

@klunk_w schrieb:
Dazu sollten Sie den Buchungsassistenten in UO aktivieren. Dann werden auch alle erkannten Daten aus einer Rechnung herangezogen und auch zum buchen in die jeweilige Zeile vorbelegt. (Datum, Rechnungsnummer, Betrag)

In meinem vorgenannten Beispiel an glasi ist der Buchungsassistent im Mustermandant aktiviert. Von daher verwirrt mich jetzt das "vorbelegt" oder "nicht vorbelegt" doch sehr. 😞

Oder kann es vielleicht daran liegen, dass es nur der Mustermandant ist und dass es in der "realen" Buchführungswelt anders/besser aussieht?

Digitale Belege buchen - Beleg bearbeiten auf Mandantenseite

klunk_w — Fri, 29 May 2026 07:37:44 GMT

ihr Bild ist aus Unternehmen Online. Die Belegdaten werden jedoch im Rechnungswesen erzeugt eingefügt.

Wenn der Mandant nur Belege hochlädt, dann brauchen weder Sie noch der Mandant jemals mit UO selber arbeiten.

Daher einfach losbuchen und ausprobieren

Digitale Belege buchen - Beleg bearbeiten auf Mandantenseite

m_brunzendorf — Fri, 29 May 2026 08:44:11 GMT

@klunk_w schrieb:
ihr Bild ist aus Unternehmen Online. Die Belegdaten werden jedoch im Rechnungswesen erzeugt eingefügt.
Wenn der Mandant nur Belege hochlädt, dann brauchen weder Sie noch der Mandant jemals mit UO selber arbeiten.

Daher einfach losbuchen und ausprobieren

Na das hört sich doch echt super an!

Vielen Dank für den Hinweis und wird so schnell wie möglich ausprobiert!

Danke schön an alle, die mir hier auf die Sprünge geholfen haben. 🙂

Digitale Belege buchen - Beleg bearbeiten auf Mandantenseite

Leeloo — Wed, 01 Jul 2026 11:19:30 GMT

Hallo Zusammen,

aber wozu bestellt/aktiviert man dann die Anwendung DUO? Wenn der Mandant nur hochlädt und die Belege nicht bearbeitet, die Bank nicht prüft etc., entspricht das doch eigentlich der damaligen Einreichung eines "Schuhkartons".

Bei uns ist in diesem Fall dann alles doppelt und dreifach hochgeladen, E-Rechnungseingänge die gem. EN 16931 nicht valide sind werden vom Mandanten nicht erkannt und neu angefordert etc. In der ungeprüften Bank fehlen Belege und es häufen sich die Rückfragen am Monatsende. Die Bearbeitung ist ja auch irgendwie eine Art Garantie, dass der Mandant sich die Rechnungen angeguckt/geprüft/ggf. ergänzt und quasi dadurch zur Verbuchung "freigegeben" hat.

Natürlich kann man technisch gesehen alle Belege unbearbeitet in die Buchführung einspielen und UO nur als Digitalisierungsportal nutzen, aber dann reicht ja eigentlich auch "Belege Online" (nur, dass die Belege dann von der Kanzlei selbst hochgeladen/digitalisiert werden müssen), oder andere Digitalisierungsportale.

Ich denke auch, dass man dem Mandanten dadurch die Anwendung mit ihren Möglichkeiten nicht nahe bringt, wenn er lediglich die Belege hochladen muss.

Andererseits haben wir natürlich auch immer immer die Diskussion mit den Mandanten über den angeblichen Mehraufwand. Meiner Meinung nach musste man früher die Belege auch sammeln, prüfen, lochen, abheften und die Bank zur Überprüfung abhaken (o.ä.). Zusätzlich musste man den Ordner noch bringen und wieder abholen und hatte die Belege nicht vor Ort.

Wie argumentiert ihr denn dann (falls ihr auch Diskussionen diesbezüglich habt), bzw. gibt es eurerseits Tipps, wie man den Mandanten entlasten kann, aber er die Anwendung trotzdem auch umfänglich nutzt? Oder verbuchen die Meisten hier die Belege einfach unbearbeitet über den vorab genannten Weg mit den jeweiligen Filter-Einstellungen?

Danke und einen schönen Tag für Alle!

Digitale Belege buchen - Beleg bearbeiten auf Mandantenseite

klunk_w — Thu, 02 Jul 2026 06:34:54 GMT

Hallo Leeloo,

So wie sie das beschreiben, klingt der Übertrag nach UO aber recht aufwändig.

Wir versuchen unseren Mandanten eher Automatismen nahe zu legen, sodass möglichst kein Mehraufwand entsteht.

1. Ich würde immer eine Rechnungsmailadresse empfehlen, bei der Lieferanten nur die Rechnungen an diese Mailadresse senden und dort auch alle Rechnungen landen. Wenn dann eine automatische Weiterleitung nach UO eingerichtet ist, dann hat der Mandant nach einer einmaligen Einrichtung eigentlich nie wieder Aufwand damit diese Rechnungen für den Steuerberater zu sortieren, bearbeiten etc. (Falls mal eine Rechnung auf eine info Mailadresse gesandt wird, dann muss der Mandant diese auf die Rechnungsmailadresse weiterleiten und den Lieferanten für die Zukunft die Rechnungsmailadresse mitteilen.

2. Der damalige Schuhkarton war ein haufen unsortierter Belege, der nochmal 30 Minuten brauchte die Belege zu sortieren und abzuheften. Das ständige nach unten schauen für die Papierbelege war auch nicht gut für den Nacken.

Falls man einen Beleg nochmal brauchte musste man auch noch die alten Ordner durchsuchen/holen um den Beleg zu finden. Jetzt reicht ein Doppelklick. UO sortiert die Belege dann ja schon nach Datum und ggf Rechnungsnummer, sodass doppelte Belege sofort auffallen.

Ich würde eine Papier Buchhaltung daher gar nicht mehr als Mandanten annehmen. (Es gibt noch genügend 80 Jährige Steuerberater die nicht so technisch versiert sind und sich diese Art von Mandanten und Berater gerne finden können.

3. Jeder hat seine eigene Ordnung und Art und weise den Überblick zu behalten. Wenn es dem Mandanten reicht Rechnungen nach Erhalt sofort zu prüfen und zu bezahlen, bzw in einen noch zu klären Ordner/noch zu bezahlen Ordner zu verschieben falls mal was nicht passt, dann braucht er auch keine Bank zum abhaken. Ein gelegentlicher Blick auf die Bank reicht vielen kleineren Mandanten auch aus um zu sehen ob eine ungewöhnliche Position dort auftaucht.

4. Die Rechnungen selber nach UO hochzuladen als Berater macht für mich nicht so viel Sinn. Der Mandant bekommt eine Digitale Rechnung, druckt diese Manuel aus und der Berater Scant diese nochmal ein um Sie in einer schlechteren Digitalen Version wieder zu haben. Klingt nach einer Arbeitsbeschaffungsmaßnahme für alle Beteiligten.

Wenn man alles einigermaßen vernünftig einspielt, dann ist UO ein Gewinn für alle. Ein gutes Argument ist der wie immer das Geld. Wenn man für Papier Buchhaltungen 2 Stunden länger braucht als für Digitale Buchhaltungen, sind diese entsprechend teurer.

5. Zu dem Punkt der fehlenden Rechnungen, kann ich nur sagen, dass diese mit vernünftigen Regeln immer weniger werden und ich mir die Zeit nehme dem Mandanten die OPOS Liste genau zu erklären. (Wenn er das Bankkonto sieht (1200 SKR03), dann fehlt die Rechnung und bei allen anderen Konten fehlt die Zahlung. Dann kann man dem Mandanten kommentarlos die OPOS Liste zusenden.