Thema "Belegverluste beim Upload-Mail Verfahren Klärung und weiteres Vorgehen" in Unternehmen online

Belegverluste beim Upload-Mail Verfahren Klärung und weiteres Vorgehen

martinkolberg — Wed, 06 May 2026 12:01:45 GMT

Sehr geehrte Damen und Herren,

im Zusammenhang mit den kürzlich dokumentierten Störungen beim Beleg-Upload über die Funktion „Upload Mail“ in DATEV Unternehmen online ist bei uns folgendes Problem aufgetreten:

In der aktuellen Buchhaltung liegen Zahlungsausgänge vor, zu denen die entsprechenden Belege fehlen.
Nach Rücksprache mit dem Mandanten wurden die betreffenden Belege ordnungsgemäß und zeitnah per Upload Mail übermittelt. Es handelt sich hierbei um einen etablierten und regelmäßig genutzten Prozess (insbesondere für Unzer-Belege), der bislang zuverlässig funktioniert hat.

Vor diesem Hintergrund bitten wir um Klärung des tatsächlichen Sachverhalts:

Wurden alle übermittelten Belege systemseitig vollständig verarbeitet, sodass ein Anwenderfehler nicht ausgeschlossen werden kann?
Ist es im Zuge der Störung zu Datenverlusten gekommen (z. B. nicht verarbeitete oder verworfene Belege ohne Rückmeldung)?
Wurden ggf. Bounce- oder Fehlermeldungen erzeugt, die jedoch keinem konkreten Beleg eindeutig zugeordnet werden konnten?

Für uns ist diese Klärung wesentlich, um gegenüber dem Mandanten korrekt kommunizieren zu können und unnötige Mehrarbeit zu vermeiden. Der Mandant kennzeichnet zudem alle versendeten Belege physisch, sodass ein erneutes Anfordern zu erheblichem Mehraufwand und potenziellen Dubletten führen würde.

Daher bitten wir zusätzlich um eine Empfehlung für das weitere Vorgehen:

Wie kann sichergestellt werden, dass fehlende Belege gezielt identifiziert werden?
Welche Maßnahmen empfehlen Sie, um Dubletten bei einer eventuellen Nachlieferung zu vermeiden?

Wir bitten um eine zeitnahe Rückmeldung zum aktuellen Stand sowie zur technischen Einordnung der Störung und deren Auswirkungen.

Mit freundlichen Grüßen
Martin Kolberg

Nachricht in den Bereich "Unternehmen Online" verschoben durch @Andreas_Thaler

Belegverluste beim Upload-Mail Verfahren Klärung und weiteres Vorgehen

Julia_Thaci — Fri, 08 May 2026 08:18:28 GMT

Hallo @martinkolberg,

wir haben sämtliche E-Mails im Zeitraum der Störung entgegengenommen und – teilweise mit erheblicher Zeitverzögerung – in die jeweiligen Belegbestände übertragen. Nach allen uns vorliegenden Informationen kann ein Datenverlust unsererseits ausgeschlossen werden.

Grundsätzlich empfehlen wir, die Rückantwort-E-Mail auch bei erfolgreichem Belegeingang zu aktivieren, um die angesprochenen Duplikate zu vermeiden.

Um den Sachverhalt im Detail nachvollziehen und prüfen zu können, bitten wir Sie, sich unter Angabe des betreffenden Ordnungsbegriffs sowie der verwendeten Zieladressen bei unserem Service zu melden.

Belegverluste beim Upload-Mail Verfahren Klärung und weiteres Vorgehen

jjunker — Fri, 08 May 2026 08:28:04 GMT

Grundsätzlich empfehlen wir, die Rückantwort-E-Mail auch bei erfolgreichem Belegeingang zu aktivieren, um die angesprochenen Duplikate zu vermeiden.

@Julia_Thaci Der Tipp ist nett gemeint.

Die Versandadresse ist eindeutig? Damit könnte man die Masse an Mails direkt in einen eigenen Ordner oder eine eigene Mailadresse schieben/umleiten und sein eigenes Postfach clean halten.

Oder besser noch: Ist es möglich eine abweichende Mailadresse für die Bestätigungsmails einzutragen?

Monats/Wochen/Tagesende: Ordner gesendet: Filter "Alles an DUO" = 80/20/3

Zeitraumende: Bestätigungsmailadresse: 80/20/3 mal erfolgreich übertragen.

Belegverluste beim Upload-Mail Verfahren Klärung und weiteres Vorgehen

martinkolberg — Fri, 08 May 2026 08:48:11 GMT

Es wäre eine riesen- Hilfe, wenn man aufgrund der Bestätigungs- Mail erkennen könnte, welcher Beleg erfolgreich oder gar erfolglos eingereicht wurde.
Bitte zumindest die Kopfzeilen der Einreichung in die Bestätigung einbauen. Betreff, Absender und Datum der per Weiterleitung eingereichten Mail. Das müßte doch der Datenschutz zulassen?

Belegverluste beim Upload-Mail Verfahren Klärung und weiteres Vorgehen

ra_woltermann — Fri, 08 May 2026 10:04:22 GMT

Hallo @Julia_Thaci,

könnte es sein, dass neben Upload-Mail auch der Buchungsdatenservice betroffen war?

Wir mussten hier leider Datenverluste beim Datenübertrag per Buchungsdatenservice aus Lexware-Office feststellen.

MfG

Marc WOltermann

Belegverluste beim Upload-Mail Verfahren Klärung und weiteres Vorgehen

seb_ms — Fri, 08 May 2026 10:34:04 GMT

Vielen Dank @Julia_Thaci für diese Information.

Ich denke, es wäre sinnvoll, diese auch AKTIV an die Mandanten zu kommunizieren. Vielleicht ist dies ja ein geeigneter Ort:

DATEV Unternehmen online: Meldungen für Unternehmen

Dann würde es zumindest auch in Unternehmen online angezeigt (und hoffentlich dort auch wahrgenommen). Das erspart hoffentlich einiges an Rückfragen, die die Mandanten ZU RECHT an die Kanzleien stellen...

Vielleicht könnten Sie das mal überlegen? Vielen Dank! 🙂