Thema "Workflow Rechnungseingang mit Weiterberechnung" in Unternehmen online

Workflow Rechnungseingang mit Weiterberechnung

mkb1 — Mon, 09 Mar 2026 17:14:24 GMT

Hallo zusammen,

um einen einigermaßen digitalisierten Workflow hinzubekommen benötige ich die DATEV-Community Schwarmintelligenz 🙂

Problem ist: Wir schreiben unsere Ausgangsrechnungen nicht über DATEV UO sondern über eine separate Software. Die Eingangsrechnungen werden jedoch nur über DATEV UO erfasst. Der bisherige Prozess ist extrem zeit- und fehleranfällig deshalb muss hier dringend etwas geschehen.

Für folgenden konkreten Fall benötige ich eure Hilfe: Eingangsrechnungen die bei DATEV UO landen müssen irgendwie so gekennzeichnet werden, dass ersichtlich ist, dass diese Eingangsrechnungen noch für den Rechnungsausgang weiterberechnet werden müssen. Ganz simpel gesagt würde mir hier ein Feld "Zur Weiterberechnung" und "abgerechnet" oder ähnliches ausreichen.

Habt ihr eine Idee wie man das umsetzen kann? Evtl auch über die Belegfreigabe?

Über Vorschläge wäre ich sehr dankbar. Mir ist bewusst, dass es keine super Lösung geben wird solange sich zwei Software-Anwendungen gegenseitig behindern.

Vielen Dank im Voraus und viele Grüße!

Workflow Rechnungseingang mit Weiterberechnung

VerenaWied — Tue, 10 Mar 2026 07:27:02 GMT

Die Frage ist, wisst ihr vorher, was noch abgerechnet werden muss?

Wir haben einen Mandanten, der die Belegfreigabe nutzt. Alles, was noch bezahlt werden muss, wird vom Chef geprüft und entsprechend freigegeben. Hier werden dann in der Belegbearbeitung Überweisungen erfasst, die der Chef dann über Bank online ausführt.

Dann haben wir einen Belegtypen "ohne Prüfung" angelegt. Diese Rechnungen gehen so durch.

Je nachdem wie viele Menschen in eurem Prozess involviert sind, muss das aber vllt. auch gar nicht über die Belegfreigabe laufen und es reichen vllt. mehrere Belegtypen.

Workflow Rechnungseingang mit Weiterberechnung

mkb1 — Tue, 10 Mar 2026 10:28:03 GMT

Vielen Dank für den Input.

Ja, wir wissen vorher was noch abgerechnet werden muss.

Die Variante mit den Belegtypen ist ein guter Hinweis. Wäre es grundsätzlich sinnvoll zwischen "Rechnungseingang ohne Weiterberechnung" und "Rechnungseingang mit Weiterberechnung" zu unterscheiden? Was dann aber noch fehlt ist die Kennzeichnung, dasx innerhalb des Belegtypen "Rechnungseingang mit Weiterberechnung" der Beleg auch tatsächlich weiterbechnet wurde, wie kann man das umsetzen?

Mit Weiterberechnung meine ich immer, dass eine Eingangsrechnung auf unserer Ausgangsrechnung berücksichtigt wurde.

Workflow Rechnungseingang mit Weiterberechnung

VerenaWied — Tue, 10 Mar 2026 10:46:06 GMT

In unserem Fall:

Rechnungseingang = Muss bezahlt werden.

Rechnungseingang ohne Prüfung = Muss nicht mehr bezahlt werden.

Ich würde hier keine zwei extra Belegtypen anlegen, aber das ist vllt. persönliche Präferenz, weil ich sowas lieber klein halten will.

@mkb1 schrieb:
Mit Weiterberechnung meine ich immer, dass eine Eingangsrechnung auf unserer Ausgangsrechnung berücksichtigt wurde.

Ich verstehe nicht ganz, was du mit Ausgangsrechnung meinst.

Aber der Workflow mit DUO bei Bearbeitungsform Standard (98% unserer Mandanten) wäre:

- Filter nach Belegtyp "Rechnungseingang mit Weiterberechnung".

- Belegbearbeitung und Überweisungserstellung nach Bank online inkl. Setzen des Bezahltkennzeichens.

- Ausführen der Überweisungen mit Bank online.

Wenn ihr mit der Bearbeitungsform Erweitert arbeitet (hier bitte Rücksprache mit dem Steuerberater, falls ihr derzeit mit Standard arbeitet und umstellen wollt, weil das auch in der Kanzlei die Bearbeitung ändert), gibt es sogar eine Rechnungsliste. Das ist hier sehr schön erklärt:

Mit der Rechnungsliste arbeiten - DATEV Hilfe-Center

Workflow Rechnungseingang mit Weiterberechnung

hexhex — Tue, 10 Mar 2026 11:20:12 GMT

Hm, evtl. den Belegtyp "zur Weiterberechnung" anlegen, und wenn die Weiterberechnung erfolgt ist, Belegtyp in "Rechnungseingang" ändern? Ich bin aber nicht sicher, ob der Zahlungsprozess durch die Belegtypänderung beeinflusst wird oder umgekehrt. Das müsste man ausprobieren, oder evtl. weiß das ja auch jemand.

Workflow Rechnungseingang mit Weiterberechnung

mkb1 — Tue, 10 Mar 2026 12:33:02 GMT

Vielen Dank!

Mir geht es nicht um den Bezahlvorgang. Mit Weiterberechnung meine ich, dass wenn wir eine Eingangsrechnung bekommen bspw. 1.000€ Baustoffe für Kunde X dann müssen diese 1.000€ auch an den Kunden X gestellt werden. Diese 1.000€ landen also auf unserer Rechnung an den Kunden X (Ausgangsrechnung). Diese Rechnung an den Kunden X (Ausgangsrechnung) schreiben wir jedoch nicht über DATEV UO sondern über eine andere Software. Ich hoffe das ist verständlich.

Workflow Rechnungseingang mit Weiterberechnung

mkb1 — Tue, 10 Mar 2026 12:34:30 GMT

Auch hier danke für den Input. 🙂

Das könnte wahrscheinlich eine Variante sein.

Workflow Rechnungseingang mit Weiterberechnung

VerenaWied — Tue, 10 Mar 2026 12:36:20 GMT

Ahhhhhhh....ok das habe ich so nicht verstanden.

Dann wäre der Weg von @hexhex vllt. eine Lösung.