Thema "AMEX Expense App" in Unternehmen online

AMEX Expense App

Tara — Tue, 27 Sep 2022 09:12:29 GMT

Liebe Community,

gibt es bei euch schon Erfahrungen mit der neuen DATEV-Amex Expense App? Einer meiner Mandaten (B2C E-Commerce) hat fast alle seine Geschäftsvorgänge über die Amex per Paypal laufen. Die Anbindung funktioniert bisher über eine csv-Datei mit ASCII Format, Optimal ist etwas anderes. Wünschenswert wäre eine ähnliche Anbindung wie bei Paypal an K-Rewe oder ansonsten auch gerne eine funktionierende Schnittstelle in UnO, die die Belegzuordnung oder Transferbuchungen von Paypal ermöglicht.

Kann Amex Expense das bieten? Die aufgeführten Funktionen im DATEV Shop überzeugen bisher nicht.

Vielen Dank!

Tara

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Gerrit_Held — Wed, 09 Aug 2023 06:37:08 GMT

Hallo Tara,

hast du in der Zwischenzeit die Amex Expense App mit deinem Mandanten genutzt? Falls ja, wie sind deine Erfahrungen?

Viele Grüße
Gerrit

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Tara — Wed, 09 Aug 2023 12:05:24 GMT

Hi @Gerrit_Held,

Ich hatte meinen Mandanten auf die App aufmerksam gemacht. Er hat sich diese darauf hin angeschaut und ausprobiert. Es hat sich aber schnell heraus gestellt, dass die App für unsere Zwecke sich nicht eignet. Die App funktioniert wohl ähnlich wie die Belegzuordnung bei der Bank in UnO. Der einzige 'Vorteil' ist bei der App, dass man schnell ein Foto vom Beleg hochladen und zu ordnen kann. Für eine kleine Menge an Belegen und Reisekosten ist die App bestimmt super, für eine große Menge an Belegen, die dann alle einzeln wieder zugeordnet werden müssen, eignet sich die App nicht. Fairer Weise muss man an dieser Stelle erwähnen, dass die App nicht für eine große Menge an Belegen ausgelegt ist laut Herstellerangaben.

Zur Schnittstelle zur DATEV an sich, kann ich leider nichts sagen, da wir soweit in der Anwendung nicht gegangen sind.

Ich hoffe, das hilft dir zumindest ein bisschen weiter.

Lg,

Tara

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Gerrit_Held — Wed, 09 Aug 2023 18:44:37 GMT

Hi Tara,

vielen Dank für deine Rückmeldung. Habe mir die Lösung heute nochmal näher angeschaut.

Zum Abgleich für den Mandanten, ob auch alle Belege für die American Express Transaktionen hochgeladen worden sind, wäre das ja schon mal gar nicht so schlecht.

Außerdem können so direkt die Transaktionen importiert werden ohne dies CSV-Datei zu benötigen.

Ich denke wir werden es mal versuchen. 🙂

Dank dir!

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metalposaunist — Wed, 09 Aug 2023 21:57:41 GMT

Ich werfe bei Kreditkarten die zwei großen Player mal in den Ring: www.pleo.io und www.getmoss.com - letztes nutzen wir und sind damit sehr zufrieden und getmoss ist auch für eine große Mengen an Belegen nutzbar, weil man alle Belege an 1 E-Mail Adresse hochladen kann und getmoss mit OCR die Belege den Transaktionen schon automatisch zuordnet.

Bei pleo gerne auf @quagamag zugehen. Bei getmoss ist's @Robin_Hampel.

DATEV-Marktplatz Partner - Moss - Ausgaben smarter verwalten

Keine Werbung aber vielleicht ja doch eine smarte, skalierbare, schicke Lösung 🤓.

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Gerrit_Held — Thu, 10 Aug 2023 13:33:33 GMT

Hallo Herr Bohle,

vielen Dank für den Input. 🙂

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Tara — Thu, 10 Aug 2023 14:12:25 GMT

Danke für den Hinweis, das werde ich mir mal anschauen!

Wir haben das für unseren Mandanten so gelöst, dass wir die csv.Datei der AMEX über die Kasse in Unternehmen online hochladen und darüber die Zuordnung der Belege vornehmen. So funktioniert die Schnittstelle zu DATEV gut und es ist schnell erkennbar, wo welcher Beleg fehlt. Und der Mandant hat nur eine Plattform, die er bespielen muss. Einzig die Formatierung der CSV Datei auf das Kassenbuchformat ist etwas nervig.

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Gerrit_Held — Thu, 10 Aug 2023 14:29:22 GMT

Hallo Tara,
wie genau sieht da ihr Prozess aus?

Lassen Sie sich dann monatlich die CSV-Datei zuschicken, formatieren diese um und laden diese in DUO hoch?

Wer nimmt dann die Belegzuordnung vor? Der Mandant oder Sie?

Oder haben Sie dem Mandanten eine Formatierungshilfe gebastelt und er nimmt den Import in DUO selbst vor?

Vielen Dank für den Austausch. 🙂

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Tara — Thu, 10 Aug 2023 14:45:52 GMT

Ja genau. Der Mandat schickt mir die CSV Datei. Ich formatiere diese und lade sie in UnO hoch. Der Mandant lädt die Belege hoch, ordnet diese zu und schreibt die Kasse/Kreditkarte fest. Ich spiele die Daten dann in KRewe ein und buche. Ganz optimal ist das nicht, für den aktuellen Moment aber die beste und praktikabelste Lösung.

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metalposaunist — Thu, 10 Aug 2023 15:10:43 GMT

@Tara schrieb:
So funktioniert die Schnittstelle zu DATEV gut und es ist schnell erkennbar, wo welcher Beleg fehlt.

Kann man so machen aber Technologie zu missbrauchen aka das Kassenbuch online dazu zu nutzen - irgendwas in meinem Bauch sagt da: don't do it 😖. Ich kann mich da nicht dran gewöhnen.

Und bei getmoss gibt es eine schöne Wall Of Shame 😅: keine Belege - keine Kekse. Schöner kann man wohl kaum fehlende Belege sichtbar machen und lass mich nicht lügen aber man kann auch einstellen, dass bei "Schlamperei" die Karte einfach mal gesperrt wird ... wer nicht hören will ...

@Tara schrieb:
Und der Mandant hat nur eine Plattform, die er bespielen muss.

Vielleicht reicht ja auch getmoss dann aus? Kommt immer drauf an, was man wie noch nutzen möchte. Will man aber das Thema Kreditkarten proffesionell angehen und auch skalierbar wie flexibel handhaben, geht da kein Weg dran vorbei, meiner Meinung nach.

Die Kreditkarten sind auch "Apple Wallet"-fähig und dank Einmalkreditkarte kann man z.B. auch Bewerbern welche zukommen lassen, wenn man als AG die Reisekosten für die Bewerbung gleich übernehmen will. 1x zahlen und die Karte wird gesperrt.

Ist schon smart, was man damit machen kann 😎. Und dank RDS 1.0 sind das wenige Klicks und alle Belege landen im DUO und können gleich verbucht werden bzw. hängen schon allerlei Informationen am Beleg dran, die mit nach Kanzlei Rechnungswesen kommen, wenn man die Konten passend bei getmoss hinterlegt. Kein CSV Gehampel mehr nötig 😇.

Und was auch geht, was helfen kann:

Noch immer keine Werbung aber tiefste Überzeugung und Begeisterung 😍.

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Gerrit_Held — Fri, 11 Aug 2023 06:39:33 GMT

@Tara Vielen Dank für die erneute Rückmeldung. Kann deinen Ansatz verstehen.
Uns geht es auch so, dass wir dem Mandanten gerne eine ganzheitliche Lösung anbieten würden, anstatt viele Einzellösungen zu nutzen.

@metalposaunist: Vielen Dank auch für ihre erneute Antwort und den Enthusiasmus. Wir werden uns die Lösung von GetMoss einmal anschauen, in der Hoffnung, dass diese auch für Firmen geeignet ist, die nicht +10 Mitarbeiter haben, die Kreditkarten nutzen. Denn auch eine einzelne Person kann auf ziemlich viele Kreditkartenbewegungen kommen, die wir gerne vernünftig abbilden würden.

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Robin_Hampel — Fri, 11 Aug 2023 08:27:16 GMT

Guten Morgen beisammen,

vielen Dank für die Kudos @metalposaunist , es freut mich, dass wir dich so begeistern konnten!

Lieber Herr Held, liebe Tara,

ich schicke Ihnen im Nachgang eine kurze PN, dann können wir uns direkt austauschen. 🙂

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metalposaunist — Fri, 11 Aug 2023 10:42:55 GMT

@Gerrit_Held schrieb:
Uns geht es auch so, dass wir dem Mandanten gerne eine ganzheitliche Lösung anbieten würden, anstatt viele Einzellösungen zu nutzen.

Das gibt es leider nicht bzw. in seltenen Fällen. Dazu fehlen noch etliche Schnittstellen zwischen den Systemen. Beispiel heute, Mandant mit lexOffice für das Belegmanagement und Zahlungen; DUO bräuchte man für die REWE Auswertungen und Bank online für die Löhne, weil man in lexOffice afaik keine SEPA XML einlesen kann; also geht man via online Banking dran vorbei und die Belege werden durch GetMyInvoices eingesammelt.

1 System, dass alles kann, gibt es nicht. Dann muss man Abstriche machen oder mehrere Systeme bestmöglich miteinander verzahnen.

Danke @Robin_Hampel 🖤!

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mosachse — Mon, 21 Aug 2023 12:36:36 GMT

Hallo @Gerrit_Held ,

die Amex Expense App haben wir für mehrere Mandanten genutzt.

Aufgabe des Mandanten ist es, den entsprechenden AMEX-Kreditkartentransaktionen die Belege zuzuweisen.

Dies Funktioniert sowohl am Desktop als auch in einer App.

Ich wurde als Steuerberater (auch) in das Amex Expense Portal eingeladen und kann zur Not selbst die Abrechnungen senden. Auf die Zuarbeit des Mandanten hinsichtlich der Belege bin ich aber angewiesen natürlich. Ich kann in dem Amex Expense Portal auch mehrere Mandanten verwalten.

Die steuerliche Einrichtung in diesem Portal war ziemlich kompliziert mit Kontenrahmen usw. Die Nutzerfreundlichkeit mit "Organisation" und "Private Ansicht" auch irreführend.

Am Ende kommen über den DATEV Buchungsdatenservice fertige Buchungen mit Belegbild als Stapel in DATEV an. Inwiefern die richtig sind sei mal dahingestellt. Ggf. müssen sie geändert werden.

Als wesentliche Voraussetzung muss der Buchungsdatenservice für den Mandanten bestellt werden, was natürlich auch Gebühren verursacht.

Unterm Strich erfordert es sowohl für den Mandanten als auch den StB die zusätzliche Gewöhnung an ein weiteres Portal. Bei Lexoffice, getmoss und weiteren Drittanbietern ist es ähnlich.

Diese Amex Expense Lösung ist auch nur für American Express was auch wieder nicht sinnvoll ist.

Hätte es DATEV wenigstens geschafft innerhalb von 10 Jahren (ggf. mit Partnern) den Abruf der Kreditkartentransaktionen in DATEV Unternehmen Online zu ermöglichen, wäre allen geholfen.

Das war einer der wichtigsten Wünsche an DATEV (siehe auch IDEAS) und sorry, aber muss es so sagen, da hat man von Seiten der DATEV versagt.

Drittanbieter-Lösungen sind mir bekannt. Wir brauchen m.E. eine Lösung innerhalb des DATEV-Portals Unternehmen Online.

Kreditkartentransaktionen nehmen stark zu und verursachen täglich Schmerzen in unserer Kanzlei - auch mit den Drittanbieter-Lösungen.

AMEX Expense App

Gerrit_Held — Mon, 21 Aug 2023 12:28:34 GMT

Hallo @mosachse ,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Die gleichen Erfahrungen bzgl. der Einrichtung haben wir nun auch gemacht, wir werden es trotzdem mal mit einem belastbaren Mandanten testen.

Drittanbieter-Lösungen sind mir bekannt. Wir brauchen m.E. eine Lösung innerhalb des DATEV-Portals Unternehmen Online.
Kreditkartentransaktionen nehmen stark zu und verursachen täglich Schmerzen in unserer Kanzlei - auch mit den Drittanbieter-Lösungen.

Dieser Abschluss bringt es auf den Punkt.

Zumindest können einige Kreditkarten, die über eigene IBANs verfügen, mittlerweile über die Bank Online abgerufen werden. Damit sind aber bisher leider nur wenige (zumindest bei uns) abgedeckt.

Vielen Dank an alle für den regen Austausch. 🙂

AMEX Expense App

Startup — Fri, 01 Sep 2023 22:21:11 GMT

Ich bin durch einen Zufall auf diesen Thread aufmerksam geworden und kann nur voll zustimmen: Datev hat hier voll versagt.

Aus Unternehmer-Sicht ist DUO eine super Anwendung, aber die komplette Ignoranz gegenüber dem Kreditkartenthema führt die ganze Idee eigentlich ad absurdum. Wenn ich durch Unternehmen Online viele Prozesse stark vereinfachen kann, dann aber gleichzeitig auf Drittanwendungen, CSV-Umformatierungen zurückgreifen und u.a. eine Kassen-Anwendung für die Abbildung einer Kreditkarte "missbrauchen" muss, dann läuft schon kräftig etwas schief.

Wenn so etwas nicht direkt zur Programmeinführung bereit steht, kann ich es noch rechtfertigen, aber nach so vielen Jahren ist die saubere Abbildung von Kreditkarten ein absolutes Basic.

Wir haben in unserem Unternehmen fast alles getestet, von dem "Missbrauch" der Kasse bis hin zu Amex Expense. Letztlich nimmt alles davon nur Teilprozesse ab und ist noch dazu extrem fehleranfällig. Außerdem fehlt bei jeder Lösung die ordentliche Darstellung der Kreditkarte auf der Bankübersicht.

Heute haben selbst kleine Unternehmen teilweise mehr Kreditkartentransaktionen als Bankbuchungen, weil man von Werbeschaltung bis zum Ordern von Büromaterial alles damit zahlt, wenn es auf Zeit ankommt.

Offenbar gibt es hier auch weder seitens der Kreditkartenanbieter noch seitens Amex irgend ein Interesse an einer Verbesserung, denn ansonsten würde es zumindest die Möglichkeit geben, eine Datei vom Kreditkartenanbieter in DUO mit den Buchungen hochzuladen (und sei es im schlimmsten Fall über die Kasse), wobei man nicht noch die Dateien manuell umformatieren muss, und es gäbe Prüfungen auf Duplikate etc..

Letztlich sieht unsere Lösung so aus, dass wir Kreditkarten einer Volksbank mit eigener IBAN nutzen, die sich perfekt in die Bank integrieren lassen und wie ein Bankkonto behandelt werden. Die Lösung ist absolut einwandfrei und reibungslos. Einziger Nachteil ist, dass man weder Punkte/Meilen sammeln noch von Versicherungen profitieren kann.

Die über die Zahlung mit Kreditkarte zu sammelnden Punkte bewerten wir im Regelfall mit ca. 2%, es kostet uns also vereinfacht gerechnet rund 2% des Kreditkartenumsatzes, diese Lösung nutzen zu können. Dafür ist die Lösung absolut fehlerfrei und verursacht den minimalst möglichen Aufwand bei Verbuchung, Belegzuordnung und Datenübergabe an den Steuerberater.

Auch wenn wir die Kosten so gesehen exakt beziffern können, ärgert uns diese Lösung massiv. Gerade für die Management-Mitarbeiter und Spezialisten ist die Nutzung einer "Premium Kreditkarte" von Lufthansa, Amex o.ä. ein wesentlicher Motivationsfaktor, der uns seitens Datev nicht ermöglicht wird. Wir finden das sehr schade und verstehen nicht, wie man ein Produkt so am Kunden vorbei entwickeln kann...

AMEX Expense App

VeroNika11 — Fri, 01 Mar 2024 16:37:30 GMT

Hallo Tara,

mein Mandant nutz sehr oft seine Amex, deine Lösung mit dem einspielen in DUO finde ich super und könnte es mir bei uns gut vorstellen.

Meine Frage wäre nur wie du die Datei formatierst? Nutzt du da extra ein Programm für?

Viele Grüße

AMEX Expense App

Tara — Mon, 04 Mar 2024 06:43:03 GMT

Hallo,

ich mache das in der csv.Datei noch händisch, ich denke aber, dass das auch per Makro geht oder eventuell auch mit einer angelernten KI funktionieren kann - das ist aber da Datenschutztechnisch bei uns aktuell nicht umsetzbar.

AMEX Expense App

martinkramer — Thu, 17 Oct 2024 08:45:58 GMT

Den gleichen Prozess machen wir auch, nur mit einem Unterschied: Da insbesondere Ärzte die Meilen bei Amex sammeln wollen, lassen wir uns die csv-Datei zusenden, konvertieren mittels Konvertax (keine Werbung, nur ein smarter Hinweis, es gibt noch andere Konvertierungsanbieter!!! Konvertax.de - Zahlungsdaten konvertieren) und spielen die Datei als Bankumsatz in ReWe ein. Klappt prima, Lerndatei kann genutzt werden und die Zuordnung zu den OPOS klappt auch sehr gut.

AMEX Expense App

sebn — Thu, 05 Mar 2026 10:39:30 GMT

„Einzig die Formatierung der CSV auf das Kassenbuchformat ist etwas nervig" – dafür haben wir etwas gebaut:

https://tools.3f8h.com

Der Konverter erkennt den Amex-Excel-Export automatisch, inklusive der Metadaten-Zeilen, die Amex vor den eigentlichen Spalten ausgibt. Datum, Beschreibung und Betrag werden automatisch zugeordnet, die fertige CSV ist direkt in DUO importierbar. Kostenlos, läuft im Browser.

AMEX Expense App

mosachse — Thu, 05 Mar 2026 11:35:03 GMT

Hallo sebn,

ein sehr interessantes Tool - vielen Dank dafür!!!

Eröffnet durchaus die Möglichkeit, dass der Mandant sich komplett selbstständig nur mit DATEV UO (d.h. ohne Fremdanbieter wie Pleo und Co. und auch ohne Schnittstellen wie dem DATEV Buchungsdatenservice) selbstständig um seine Kreditkartentransaktionen kümmern kann.

Kreditkarten sind ein absoluter Schmerzpunkt in den Kanzleien.

Wenn man den Mandanten folgende Voraussetzungen vorgibt:
- DUO nutzen

- Import der Transaktionen über Ihr Tool als Kasse

- zwingendes nachträgliches Zuweisen der Belegbilder an die Bewegungen im Kassenbuch

- sehr genaue Kontrolle des Kreditkartensaldos

kann man darüber durchaus Einiges erreichen.

Stände in den Abrechnungen der Kreditkarte müssen natürlich genau stimmen.
Buchungs- und Valuta, vorgemerkte Umsätze, Erstattungen etc. können die Angelegenheit aber extrem verkomplizieren.

Es gibt leider keine einheitlichen Standards bei Kreditkarten.

DATEV lehnt es seit Jahren ab hier etwas zu bringen, auch andere Anbieter haben große Probleme...

Ich werde das Tool mal genauer mit Echtdaten prüfen.
Vielen Dank nochmals

AMEX Expense App

sebn — Thu, 05 Mar 2026 11:49:01 GMT

Gerne. Ich bin auf Deine Ergebnisse gespannt.

Für uns passt das so einwandfrei.