Thema "Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik" in Unternehmen online

Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

korneliaspeicher — Tue, 11 Sep 2018 07:51:33 GMT

Wir möchten gerne mehr Mandate mit Unternehmen online buchen und überlegen uns die Belege selbst einzuscannen.

Hat jemand Erfahrung mit den Anbietern Scannerbox und Scanfabrik oder gar mit beiden?

Wo sehen Sie die Vor- und Nachteile?

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

metalposaunist — Tue, 11 Sep 2018 08:08:01 GMT

Wir haben 3 Systeme von der scanfabrik im Einsatz. Wir haben 3 KODAK Scanner im Einsatz, die alle Belege fressen inkl. Tankbelegen und all solcher nicht A4 konformen Belege. Dazu gibt es einen AiO PC mit Touchfunktion, auf dem dann ausgewählt werden kann, welche Beraternummer mit welcher Mandantennummer mit welchen Belegtyp.

Auf einem zentralen Server / PC läuft dann der Belegtransfer, auf dem unter C:\Belegtransfer alle UO Mandante inkl. aller Belegtypen angelegt sind. Es läuft dann eine Aufgabe vom Programm, die alle Belege in den einzelnen Ordner alle 5min automatisch hochlädt. Die Überwachung funktioniert ab ca. 500 Einträgen nicht mehr zuverlässig.

Läuft hier sehr zuverlässig und stabil. Ist aber einmalig verdammt viel Arbeit. Dafür kann man dann den Ordner Belegtransfer im Netz freigeben, sodass von Hand einfach noch Belege abgelegt werden können, die dann automatisch hochgeladen werden (z.B. bereits digitale Belege per E-Mail oder Belege zur Personalakte).

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

olafbietz — Tue, 11 Sep 2018 08:14:16 GMT

Welche Kodak Scanner sind das genau?

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

metalposaunist — Tue, 11 Sep 2018 08:55:13 GMT

Kodak i3250

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

RAHagena — Tue, 11 Sep 2018 10:28:59 GMT

Wir haben seit Freitag unsere Scannerbox eingerichtet und im Einsatz, Grund war genau wie bei Ihnen, dass wir die Hürde für unsere analogen Mandanten senken wollen. Gerade die Trennung und die Zuordnung von Dokumenten war bislang nervig, dies ist bei der Scannerbox über QR Codes gelöst, so dass drei Klicks auf das Touchpad (Scannen | Benutzer wählen | Voreinstellung wählen) reichen, um alle Dokumente des Mandanten in seinem richtigen DUO Ordner abzulegen. Nächste Handlung ist dann digitale Belege buchen in Rechnungswesen.

Dank des eingebauten Druckers erhalten alle gescannten Belege auch den Aufdruck "gescannt" (individuell anpassbar).

Auf jeden Fall ist Scannen mit dem Profigerät deutlich angenehmer als mit dem bisher verwendeten Dokumentenscanner.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

merchantofdoubt — Tue, 11 Sep 2018 12:23:59 GMT

Auf den Datev-Regionaltagen sahen beide Systeme interessant aus.

Interessant wäre es, wie ändert sich der Zeitaufwand aufgrund des Scannen durch den Berater. Vielleicht hat hier schon jemand Erfahrungswerte und möchte Sie mit der Community teilen. Sprich wird trotz des Scannen bei der laufenden Buchhaltung sogar noch Zeit eingespart oder kostet das Scannen einfach mehr Zeit und man müsste den Mandanten andere Vorteile verkaufen. (Einsparung bei der Belegablage, Zeitersparnis Betriebsprüfung,...)

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

th_ — Tue, 11 Sep 2018 12:37:44 GMT

Ist es richtig, dass für die Scannerbox folgende Vorarbeiten notwendig sind?

1. Briefklammern und Heftklammern entfernen

2. Zwischen die Rechnungen Deckblätter legen

Sind sonstige Vorarbeiten notwendig?

Sind die Belege in Gruppen zu sortieren, zum Beispiel Ausgaben, Einnahmen, Barzahlungen..?

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

andreashofmeister — Tue, 11 Sep 2018 12:54:37 GMT

Ein Tipp (bevor Sie hier an den vielen Erfahrungen verzweifeln):

Lassen Sie sich das ganze doch mal vorführen. Es gibt zuhauf Servicepartner, die Ihnen das gerne vorführen. Und: es gibt etliche DATEV-Veranstaltungen (leider sind die Regionaltage 2018 schon vorbei, die Satzungsänderung wurde genehmigt), auf denen Sie sich das zeigen lassen können.

Sprechen Sie einfach Ihren DATEV-Kundenbeauftragten an, die können Ihnen helfen (unverbindlich).

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

RAHagena — Tue, 11 Sep 2018 13:31:56 GMT

Ist es richtig, dass für die Scannerbox folgende Vorarbeiten notwendig sind?
1. Briefklammern und Heftklammern entfernen
2. Zwischen die Rechnungen Deckblätter legen
Sind sonstige Vorarbeiten notwendig?
Sind die Belege in Gruppen zu sortieren, zum Beispiel Ausgaben, Einnahmen, Barzahlungen..?

1. Metall vom Papier entfernen ist bei jedem Scanner notwendig

2. Scannerbox erkennt QR-Codes, die mit einem Stempel aufgebracht werden. Diese QR-Codes ersetzen Trennblätter zwischen den Rechnungen.

Zwischen die Belegtypen kommt eine Trennpappe, die ebenfalls einen QR-Code aufweist und über die dem Scanner mitgeteilt wird, dass alles Folgende bspw. Rechnungsausgang von Mandant 12345 ist. Der Tipp mit dem live anschauen ist ein guter, kann ich nur zustimmen.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

andreashofmeister — Tue, 11 Sep 2018 13:40:28 GMT

QR-Codestempel: vielen ist das schon zu lästig. Die nutzen dann die Trennseiten.

Aber auch das muss man einfach mal live sehen. Die Zeit sollte man echt einplanen.

Denn: das ganze ist ja nicht gerade "preiswert". Komfort hat eben seinen Preis....

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

Thomas_Kahl — Wed, 12 Sep 2018 05:34:05 GMT

Was man allerdings bei den Trennseiten (gegenüber dem Stempel) beachten muss: die sortiert man nicht nur rein, sondern nach dem Scannen auch wieder raus. Das ist mE aber alles nur Gewohnheitssache.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

anwender — Wed, 12 Sep 2018 06:16:51 GMT

Der Charme des OCR- Stempels besteht auch daran, daß die gescannten Belege markiert sind und so Mandant und Kanzlei wissen, welche Belege bereits verarbeitet wurden.
(Entspricht dem "gebucht"- Stempel)

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

RAHagena — Wed, 12 Sep 2018 07:59:49 GMT

Ne, das nicht, dazu müsste er ja nach dem oder während des Scanvorgangs aufgebracht werden. Gestempelt wird mit einem Posteingangs-Datumsstempel, der auch einen QR-Code enthält. Dies hat noch keine Aussagekraft darüber, ob der Beleg auch gescannt wurde. Dazu gibt es einen kleinen Drucker im Scanner, der einen entsprechenden Vermerk aufdruckt.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

martinkramer — Wed, 17 Oct 2018 16:33:49 GMT

Ich habe mir heute die scannerbox live angesehen. Sehr beeindruckend, sowohl Gerät als auch Software. Aber der Preis ist auch nicht ohne. Das Gerät (Canon DR G-1100) kostet im Einkauf inkl. Zubehör ca. € 5.000 netto, scannerbox will für drei Jahre insgesamt € 12.204 netto (36 x € 339,00) zzgl. Einrichtungskosten rd. € 1.000 und exkl. Wartung. Da wir das Gerät mehr für den eigenen Ablauf verwenden wollen und weniger für das Einscannen von "Pendelordnern" von Mandanten, überlege ich die Anschaffung des Geräts ohne scannerbox.

Nach Durchsicht der Bedienungsanleitung und der Erfahrung von bisherigen Scanner-Einrichtungen bin ich allerdings optimistisch, dass sich der Scanner zzgl. Imprinter und 2D-Code-Modul zum halben Preis (fast) genauso einrichten lässt, so dass mit Hilfe der QR-Codes die Trennseiten und das Scanziel programmierbar sind. Die genaue Funktionsweise des 2D-Code-Modul muss ich allerdings noch in Erfahrung bringen.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

andreashofmeister — Wed, 17 Oct 2018 16:39:11 GMT

Nach Durchsicht der Bedienungsanleitung und der Erfahrung von bisherigen Scanner-Einrichtungen bin ich allerdings optimistisch, dass sich der Scanner zzgl. Imprinter und 2D-Code-Modul zum halben Preis (fast) genauso einrichten lässt, dass mit Hilfe der QR-Codes die Trennseiten und das Scanziel programmierbar sind Die genaue Funktionsweise des 2D-Code-Modul muss ich allerdings noch in Erfahrung bringen...

Dann hoffe ich auf regen Austausch. Wir nutzen die von Ihnen geplante Variante seit ca. einem halben Jahr.

Allerdings noch ohne weiteres Zubehör. Ich hoffe auf einen regen Erfahrungsaustausch?

VG,

A. Hofmeister

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

martinkramer — Wed, 17 Oct 2018 16:43:39 GMT

Wir nutzen die von Ihnen geplante Variante seit ca. einem halben Jahr.

D.h. Scanner ohne scannerbox-Software? Wie zufrieden sind Sie bisher mit dem Scanner?

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

andreashofmeister — Wed, 17 Oct 2018 16:53:38 GMT

Die Scannerbox bekommen Sie ja nur mit der Capture-Perfect-Sofort als Bundle ausgeliefert.

Diese müssen Sie dann selbst einrichten. Der Funktionsumfang ist natürlich überhaupt nicht vergleichbar mit dem der Scannerbox. Das ist dann ein "Jugend-forscht-Projekt".

Die Prozesse zum Upload der Dokumente müssen Sie dann natürlich auch entsprechend anpassen. Wenn es denn mal halbwegs eingerichtet ist, läufts.

Man ist da auf sich allein gestellt.....

Der Scanner ist halt ein Stück Hardware. Mehr nicht. Die Software machts. Und das muss man herauskriegen...

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

mapex — Wed, 17 Oct 2018 17:08:55 GMT

Reden Sie von der großen Variante der Scannerbox oder der Mittleren?

Wir haben in der Kanzlei die mittlere sowohl für uns selbst (DMS) also auch DUO, was wir jetzt nach und nach ausbauen wollen. Zunächst wollen wir teilweise das Scannen für Mandanten übernehmen und nach und nach dazu übergehen, das dem Mandaten aufs auge zu drücken.

Ich persönlich kenne jetzt nicht unseren Preis den wir zahlen, aber allgemein gesehen ist das schon eine wahnsinns Bereicherung gewesen, denn wir haben wirklich ausgeklügelte Prozesse in diese Vorlagenknöpfe hinterlegt und das alleine ist im gesamten Kanzlei-Workflow einiges Wert - hat natürlich einen Preis.

Ich frage deshalb nach der Version, weil ich finde, dass es die mittlere Version für eine Kanzlei bis 30 MA m.E. locker tut und es nicht das riesen Gerät sein muss.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

martinkramer — Wed, 17 Oct 2018 18:42:27 GMT

Was genau meinen Sie mit der "mittleren" Variante? Mir sind die folgenden Varianten bekannt: https://scannerbox.de/

Scannerbox.Mandant basic (kleiner Scanner, der Gerätetyp ist mir unbekannt)
Scannerbox.Kanzlei Premium (großer Scanner Canon DR-G1100, Ultrabook)
Scannerbox.Kanzlei Premium Pro (großer Scanner Canon DR-G1100, PC)

Preise: € 49, € 289 bzw. € 339, mit Imprinter jeweils zzgl. € 30 etc.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

andreashofmeister — Wed, 17 Oct 2018 20:05:30 GMT

Herr Ammon meint sicherlich die Basic-Variante. Die ist für den Mandanteneinsatz konzipiert und unterscheidet sich auch erheblich im Preis. Für eine Kanzlei aber nicht in Betracht zu ziehen.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

mapex — Thu, 18 Oct 2018 06:28:58 GMT

nein sorry, ich meinte die Premium in der Mitte. Die haben wir in der Kanzlei. Die große (m.E. hieß die mal Enterprise) kostet natürlich enorm viel Geld und das muss sich rentieren. Wobei die Hardware unbestritten der Hammer ist in Geschwindigkeit etc.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

andreashofmeister — Thu, 18 Oct 2018 06:43:24 GMT

Auf jeden Fall.

Es muss sich aber auch rechnen. Das kann man natürlich nur individuell betrachten. Auf jeden Fall eine interessante Sache.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

hoege — Thu, 18 Oct 2018 06:59:09 GMT

Hallo Herr Kramer,

das war auch für uns der Grund sich gegen das Angebot von Scannerbox zu entscheiden. Wir haben uns die Hardware (in diesem Fall Kodak I3450) gekauft und scannen die DMS Belege wie bisher ein. Für UO wird mit dem Scanner auch herkömmlich gescannt per Scanmodul oder Upload online. Es ist zwar etwas zeitaufwendiger aber noch absolut im Rahmen. Die Anzahl von UO Kunden wo wir scannen ist aber auch noch überschaubar.

Gruss

Högemann.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

Thomas_Kahl — Thu, 18 Oct 2018 07:05:04 GMT

Die Frage ist auch, wie lange und in welchem Umfang noch Belegberge gescannt werden müssen. Ich war letztens auf einem Seminar und der Dozent, welcher auf für die Steuerverwaltung NRW tätig ist, hat darauf hingewiesen, dass ab November (glaube ich) nur noch Aufträge von öffentlicher Hand an Unternehmen vergeben werden dürfen, die anschließend die Rechnung im ZugPferd2-Format versenden. Weiterhin sei dies bereits bei großen Unternehmen Standard. Und er geht davon aus, dass in 2-3 Jahren ein Großteil der Rechnungen (auch von Klein- und Kleinstunternehmen) nur noch so versandt werden. Das halte ich zwar für eine ambitionierte Zeitspanne, aber Dinge die er in den vergangen Jahren vorausgesagt hatte, sind auch mehr oder weniger in den von ihm erwarteten Zeitrahmen eingetreten.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

RAHagena — Thu, 18 Oct 2018 08:44:22 GMT

ab November (glaube ich) nur noch Aufträge von öffentlicher Hand an Unternehmen vergeben werden dürfen, die anschließend die Rechnung im ZugPferd2-Format versenden.

Das betrifft vorerst nur die obersten Bundesbehörden, ist also noch überschaubar. Erst Ende November 2019 kommen die übrigen Behörden dazu Bundesgesetzblatt.
Das Datenformat hat übrigens nichts mit den Vierbeinern zu tun ZUGFeRD

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

Thomas_Kahl — Thu, 18 Oct 2018 08:49:58 GMT

Das Datenformat hat übrigens nichts mit den Vierbeinern zu tun ZUGFeRD

Ich war zu faul, nachzusehen. Erwischt.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

andreashofmeister — Thu, 18 Oct 2018 09:08:29 GMT

Eben. Scannen ist doch "out". Auch wenn es alle machen. Noch.

Auch wenn es nach "Phantasie" oder "Vision klingt.

Aber das erste Iphone wurde auch kritisch beäugt...

Da geht die DATEV ja schon "mit der Zeit". Auf wenn alle nicht gerade euphorisch auf den "Zugfer-Zug" aufspringen, so hat DATEV wenigstens auch schon andere Lösungen in der Schublade.

Was an Scannerbox/Scanfabrik schon klasse ist, sind die Automatismen, die nach dem Scannen in der Anbindung an DUO liegen. Na ja, und diese Lösung kosten halt Geld.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

lbhschmidt — Thu, 18 Oct 2018 13:07:29 GMT

Eigentlich schimpft sich das Format, dass dann zwingend an die öffentliche Hand auszustellen ist ja X-Rechnung. ZUGFeRD 2.0 hat nur die Besonderheit, dass an der X-Rechnung, die ja nichts weiter als eine XML Datei mit einem vorgeschriebenen Format ist, noch eine PDF Datei dranhängt. Richtig interessant wird es dann, wenn ich E-Mails an DUO weiterleiten kann und die anhängenden Rechnungen dann automatisch in den Posteingang von DUO geladen werden, was definitiv kommen wird (Klappt bei Smarttransfer ja schon ganz ordentlich). Da die öffentliche Hand der größte Auftraggeber in Deutschland ist, hoffe ich ja mal, dass dann auch alle Fakturierungsprogramme das X-Rechnungsformat beherrschen und man nicht nur ungläubig Blicke erntet wenn man die Lieferanten der Mandanten auf ZUGFerD anspricht. Aber das ist Zukunftsmusik, von daher wieder "back to Topic"

Das Interessante an der Scanner Box ist ja in der Tat die einfache Bedienung und die QR Codes.

Weis jemand ob dem Canon DR-G1100 entsprechende Software beiliegt um QR Codes zu erstellen? Stempel und Ordner könnte ich auch bei unsere Druckerei in Auftrag geben. Bei 7.000 € Ersparnis auf 3 Jahre, wäre bei der Anzahl unserer Niederlassungen ein Versuch wert das Teil selbst einzurichten.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

andreashofmeister — Thu, 18 Oct 2018 13:20:14 GMT

Das Interessante an der Scanner Box ist ja in der Tat die einfache Bedienung und die QR Codes.
Weis jemand ob dem Canon DR-G1100 entsprechende Software beiliegt um QR Codes zu erstellen?

Die Software, die standardmässig dabei ist, nennt sich Capture Perfect.

Leider ist man bei der "Ergründung der verschiedenen Funktionen" ein wenig zum Forschen verurteilt. Es gibt massenhaft YouTube-Videos.

Fündig bin ich -um zumindest auf Ihre Frage zu beantworten- noch nicht bekommen.

Ich hoffe auf "gleiche Schicksale", vielleicht wird das hier dann ein schönes Austauschforum für diese Anforderungen...

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

fiete — Thu, 18 Oct 2018 19:13:44 GMT

Die Scannerbox ist ja sehr teuer. Kauft man sich den Scanner, sitzt man mit der Einrichtung allein. Gibt es tatsächlich noch keinen Anbieter, der bereit ist, die EInrichtung für ein gekauftes Gerät zu übernehmen?

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

mapex — Fri, 19 Oct 2018 06:24:27 GMT

an irgendwas müssen die Anbieter ja auch verdienen... die entwickeln die Software selbst und das gerät kaufen sie ein. wenn sie nun alles umsonst hergeben... Leistung und Service haben halt ihren preis. Wir wollen ja auch unseren Anteil

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

fiete — Fri, 19 Oct 2018 06:39:18 GMT

Naja, Ordnungshüter sind unterwegs.

Das ist ja keine Antwort auf die Frage. Es ist nicht die Rede davon, dass ich die Leistung umsonst möchte. Was ich aber nicht will, mich über lange Zeit an einen Anbieter binden, mit dem ich - oder mit dessen Leistungen - ich nicht zufrieden bin. In gewisser Weise halte ich es für besser, noch bei der Entwicklung in meinem Büro dabei zu sein.

Steuerberater sind eben selbstständig und eigenverantwortlich.

Ergänzung: Zurzeit habe ich keine Geräte gemietet. Eine solche Einstellung darf man doch haben, oder? (Ich will jetzt keine Diskussion dazu auslösen). Ich fühle mich dadurch einfach flexibler.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

andreashofmeister — Fri, 19 Oct 2018 10:09:03 GMT

Des einen Freud ist des anderen Leid....

Der Scanner ist am Markt verfügbar. Die komfortable Software zur Unterstützung der Prozessintegration gibt es. Gegen Auflagen.

Nein. Es gibt m.E. keinen "Anbieter, der die Einrichtung eines gekauften Gerätes anbietet. Sie müssen zudem schon suchen, um einen "Experten" zu finden, der das genannte Gerät so kennt und einrichten kann, wie Sie es gern möchten. Bzw. einzusetzen gedenken.

Auch da sind die (vollmundigen) Versprechen immer schneller über die Lippen....

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

martinkramer — Fri, 19 Oct 2018 13:30:57 GMT

Meine bisherigen Recherchen haben auch nur ergeben, dass die Canon-Scanner hundsmiserabel zum Einrichten sind. Hardware top, Software naja. Das Nachfolgemodell des DR-G1100 (DR-G2090 etc.) kommt im Dezember 2018 auf den Markt. Die Software "CaptureOnTouch Pro" soll zumindest deutlich besser sein als die Software, die bisher beilag, siehe https://www.canon.de/scanners/document-scanners/captureontouch_pro/. Ich werde mir das mal im Dezember anschauen.

Die Scannerbox ist zweifelsohne eine geniale Symbiose von Hard- und Software. Aber der Preis (ich rechne mal auf vier Jahre) von 15.840 € ist mir persönlich zu hoch, zumal jede weitere Anbindung von Mandanten eine kostenpflichtige Fernwartung zur Folge hat (man kann das Gerät nicht alleine administrieren) und dann für die Ordner/QR-Codes/Stempel immer noch mehr bezahlen soll. Das kam bei mir nicht gut an, da ich bei diesem Preis auch einen gewissen Servicelevel erwartet habe. Aber die hohe Nachfrage rechtfertigt dann auch den Preis.

lbhschmidt Für die QR-Code-Erkennung benötigt man zusätzlich vermutlich das 2D-Code-Modul. Und ein Imprinter für die Kennzeichnung, welche Belege bereits eingescannt wurden, ist sicherlich auch überlegenswert.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

tpfauter — Fri, 19 Oct 2018 13:53:25 GMT

Wir empfehlen unseren Kunden einen Kodak Scanmate oder eine größere Version den Kodak i2420. Ich denke das genügt um einen Pendelordner schnell und sicher zu scannen. Größere und teuere Geräte halte ich persönlich für überflüssig.

Die Zeitersparnis erfolgt nicht mit dem Scanner sondern mit einem sauberen und klarem Prozess beim Scannen. (und wie gut der Mandant den Ordner vorbereitet)

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

martinkramer — Fri, 19 Oct 2018 14:11:59 GMT

Da bin ich teilweise anderer Auffassung. Der Prozess ist wichtig, korrekt. Ganz wichtig für mich ist aber auch die einfache Handhabung des Scanners, d.h. er sollte so konfiguriert sein, dass spätetens nach dreimaligem Betätigen einer Taste das gespeicherte Scanprofil und das Speicherziel hinterlegt und der Scanvorgang gestartet wurde.

Da wir viele Buchhaltungsbelege, Belege zu den Steuererklärungen, die Papier-Arbeitspapiere, Steuerbescheide und Eingangspost (also eigentlich alles...) scannen, benötigen wir einen Scanner, in den mindestens 200, idealerweise mindestens 300 Seiten eigelegt werden können und der mindestens 50 Seiten/min, idealerweise 100 Seiten /min scant. Zudem sollte der Scanner alle möglichen Belege scannen können, so wie man den Stapel aus dem Ordner entnimmt, also die normalen DIN A4-Seiten, Thermopapierbelege (Tankbelege, Obi etc.) und alle anderen Formate unterhalb von A4. Selbstredend, dass eine Textausrichtung, Bildoptimierungen, Simplex/Duplex und lesbare Version in den Formaten tiff und pdf automatisch erstellt werden sollen. Und da mir persönlich die Logik mit den QR-Codes extrem gefallen hat, sollte man mittels eigenerstellter QR-Codes sowohl die Trennseiten als auch das Speicherziel bestimmen können. Die Scannersoftware sollte es zulassen, dies ohne ein Informatikstudium einzustellen. Ach ja, bevor ein Paierstau entsteht, sollte der Scanner auch Klammern etc. erkennen, bevor es zu spät ist. Das wäre es dann aber auch schon.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

RAHagena — Fri, 19 Oct 2018 14:26:48 GMT

Da schließe ich mich Herrn Kramer an, die beschriebenen Geräte sind für ordnerweises Scannen m.E. ungeeignet. Laut Beschreibung gehen 75 Blatt in den Einzug des i2420, das ist nicht besonders viel. Und wer einmal versucht hat, damit tatsächlich 75 Belege am Stück zu scannen, der wird so seine Frust-Erlebnisse gehabt haben.

Für Mandanten, die die Belege regelmäßig scannen, mag das ok sein - für eine Kanzlei, die viel scannt, ist das kein Spaß. Ich möchte ebenso wie Herr Kramer, dass das flutscht und idealerweise noch Spaß macht, das ist mit dem Amateur-Werkzeug nicht darstellbar.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

lbhschmidt — Mon, 22 Oct 2018 09:57:01 GMT

Man darf auch nicht nur immer auf den Preis für das Gerät und den Support schauen. Man muss auch immer die Zeitersparnis im Auge behalten. Wenn man beim Scanprozess im Monat 10 Stunden einsparen kann, hat man bei Lohnkosten von 25 € in der Stunde 250 € gespart, was die Mehrkosten schon wieder relativiert. Noch dazu macht es ja auch in der Außendarstellung etwas her wenn der Mandant einen Pendelordner mit Kanzleilogo und QR Codes in die Hand gedrückt bekommt.

Wenn man die richtige Software hat kann man das auch selbst produzieren lassen und so viel Geld sparen, aber dann müsste die Software auch benutzerfreundlich sein. Wenn ich erstmal 10 Stunden und mehr dafür verbraten müsste, dass Gerät einzurichten hätte ich bei meinem Stundensatz ja schon ne halbe Jahresmiete und mehr raus.....

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

anwender — Mon, 22 Oct 2018 11:26:24 GMT

Bitte diese Diskussion hier stoppen, denn wenn Mandanten mitlesen werden sie auf die Idee kommen, eine Honorardiskussion zu starten.

Die Motivation des Scannens im Haus ist unter anderem eine Qualitätsoffensive, die dem Mandanten für lau angeboten wird.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

andreashofmeister — Mon, 22 Oct 2018 11:29:42 GMT

oder in einen "geschlossenen Raum" (Kollegen helfen Kollegen)?

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

lbhschmidt — Mon, 22 Oct 2018 12:28:18 GMT

Ich rede ja von der Zeitersparnis beim Scanvorgang an sich, wenn man einen teuren Scanner mit entsprechenden Support einsetzt, im vergleich zu einem günstigen Scanner. Das der Scanvorgang an sich einen zusätzlichen Arbeitsaufwand bedeutet, für den man ggf. eine extra Hilfskraft einstellen muss, dürfte Mandanten die DUO selbst einsetzen ja bekannt sein.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

RAHagena — Mon, 22 Oct 2018 12:48:52 GMT

Darüber gibt es schon einen eigenen und zum Glück öffentliche Thread, in dem nachzulesen ist, dass die Fibu durch Scannen nicht viel schneller - dafür aber viel übersichtlicher wird.

Da sind es eher solche Aussagen wie Ihre, die die "befürchtete" Diskussion auslösen...

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

heitschmidt — Tue, 23 Oct 2018 14:14:27 GMT

Werte Debatter,

ehrlich gesagt kann ich die ganze Diskussion nicht so richtig nachvollziehen - jedenfalls wenn es nicht nur um das Ausleben der persönlichen Technikaffinität geht. Die Beiträge klingen für mich jenseits der Technik so, als würde der Einsatz der offensichtlich recht teuren Hardware dazu genutzt, die eigene Steuerberaterpraxis zum verlängerten - und auch noch kostenlosen - Sekretariat der Mandanten machen zu lassen. In meiner Berufspraxis kann ich nicht davon berichten, dass Mandanten nicht dazu bewogen werden können, DUO zu nutzen und selbst zu beschicken. Und will jemand beim Papiertransport bleiben - auch gut, dann zahlt er halt etwas mehr Honorar, weil damit mehr Arbeit verbunden ist. Diese Richtung ist in meinen Augen die richtige und nicht umgekehrt, dass der Berater (auch noch recht viel) Geld ausgibt, um dem Mandanten das Leben zu erleichtern.

Beste Grüße

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

martinkramer — Tue, 23 Oct 2018 20:27:44 GMT

Da bin ich Ihrer Meinung, aber ich glaube auch nicht, dass es hier im Wesentlichen darum geht, dem Mandanten die Belege einzuscannen. Scannerbox verkauft das Produkt mit diesem Argument. Allerdings fällt bereits in einer kleinen Steuerberaterkanzlei auch ohne Mandantenbuchhaltungen genug an, was eingscannt werden kann (eigene Buchhaltungsbelege, Eingangspost, Steuerberscheide, derzeit noch Belege zu den Steuererklärungen, Arbeitspapiere zur Jahresabschlusserstellung), für die es sich aus meiner Sicht lohnt, einen professionellen Scanner anzuschaffen. In den letzten drei Jahren wurden bei mir rund 50.000 Dokumente eingescannt mit schätzungsweise 10 - 15 Seiten je Dokument.

Wenn dann dem ein oder anderen Mandanten, der seine Buchhaltung bisher im Schuhkarton abgegeben hat, nunmehr die Belege schnell und einfach (gegen Gebühr!) scannt, dann ist das in meinen Augen eine Zusatzleistung, aber sicherlich nicht der Beweggrund, einen Hochleistungs-Scanner zu kaufen.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

patrick1 — Wed, 24 Oct 2018 09:49:26 GMT

Ich bin für unsere Kanzleien zur Zeit auch auf der Suche nach einer passenden Scanlösung. Mein erstes Gespräch habe ich dann auch wegen einer Scannerbox geführt und mit Einrichtung, Wartung und Zusatzkosten für Mandanten bin ich dann nach 36 Monaten Laufzeit bei der günstigsten Lösung ("Premium") bei 13.000 EURO. Mir gehört nach dieser Zeit jedoch nichts und ich kann den gleichen (oder vermutlich eher gestiegenen) Betrag nochmals und eventuell noch ein drittes Mal hinlegen. Ein gutes Multifunktionsgerät hält bei uns gut und gerne 5-10 Jahre. Was ich damit sagen will, die Lösung ist aus wirtschaftlicher Sicht alles andere als optimal

Zweiter Anlauf war dann die Scanfabrik, die mit anderen Geräten (Vorgeschlagen wurde der Kodak i3250 statt Canon DR G1100- andere Modelle sind möglich - keine Lösung mit Tablet sondern immer nur mit PC verknüpft, was der "Premium Pro" von Scannerbox entspricht), anderer Software und andrem Konzept daher kommen. Zu den beiden Softwarekonzepten kann ich nichts sagen, da ich mit keiner von beiden gearbeitet habe. Das offenere System mit "freier" Hardwareauswahl gefällt mir an dieser Stelle jedoch schon einmal besser. Bisher konnte sowohl Hard als auch Software bei der Scanfabrik erworben werden. Inklusive Einrichtung und allem drum herum wäre ich da für das erste Gerät je Standort bei ca. 12.000 Euro. Danach gehört mir aber alles. Kleiner Wermutstropfen - die Firma Scanfabrik stellt ihr Geschäftsmodell jetzt auch auf eine Miete bzw. Softwaregebühr Variante um, so dass wir auch da vermutlich da rauskommen werden wo wir bei der Scannerbox auch schon sind.

Letzte Alternative ist die hier auch schon angesprochene Variante der reinen Hardwareanschaffung. Mit Sicherheit die preisgünstigste Lösung und erhlich gesagt bin aich auch der Meinung, wie einer der Vorredner - dass das Einscannen von gesamten Buchhaltungen nicht die Zukunft sein wird. Das Ziel muss ein, die Unterlagen in digitaler Form zur Verfügung gestellt zu bekommen.

Ich warte jetzt mal auf beide finalen Angebote der Datev Systempartner von beiden Firmen und werde dann entscheiden was ich mir anschaffe.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

f_gleiser — Wed, 24 Oct 2018 10:47:04 GMT

Hier gibt's auch was interessantes dazu:

...und wie scannen Sie

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

korneliaspeicher — Wed, 24 Oct 2018 11:45:04 GMT

die Geschäftsleitung hat sich nun für die Scanfabrik entschieden.

Sobald alles installiert und eingerichtet ist werde ich unsere Erfahrungen berichten.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

Dagmar_Passmann — Wed, 24 Oct 2018 12:21:43 GMT

Kodak: Wir haben auch mittlerweile 2 davon - läuft hervorragend!

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

heitschmidt — Wed, 24 Oct 2018 14:55:37 GMT

Ein gutes Multifunktionsgerät hält bei uns gut und gerne 5-10 Jahre. Was ich damit sagen will, die Lösung ist aus wirtschaftlicher Sicht alles andere als optimal

Das sehe ich in der ganzheitlichen Betrachtung genauso. @ Martin Kramer: Das gilt gerade auch vor dem Hintergrund, wenn man nicht das verlängerte Sekretariat des Mandanten werden will.

Technisch klappt bei mir auch das ins Netz eingebundene Multifunktionsgerät mit ADF und schnellem auch doppelseitigem Einzug. Jedem Mitarbeiter wurde ein Netzpostfach eingerichtet, in das er gezielt Dokumente einscannen kann, um sie dann weiterzubearbeiten. Außerdem gibt es ein Fach im Netz, das mit Belegtransfer gekoppelt ist und den Zugang zu DUO herstellt. Nachteil im Vergleich zu den hier geschilderten Funktionen scheint zu sein, dass Scanbox e.a. anscheinend unabhängig vom Belegformat scannen können (wäre natürlich eine feine Sache). Das funktioniert bei meiner Lösung natürlich nicht. ADF klappt bei gleichen Formaten bzw. werden A4 und A3 automatisch erkannt. Tankbelege o.ä. müssen - klar, das ist unbequem - über Vorlagenglas eingescannt werden. Aber ist das Ausschalten dieser Nachteile 13.000 € wert?

Von Scanbox e.a. habe ich erstmals hier im Forum erfahren (schön, dass es das Forum gibt ). Frau Knödel war mit dem Thema noch nicht im Norden unterwegs. Das Studium der Posts hat mich nun ein bisschen verwirrt und ich frage mich, ob ich das Wesentliche gar nicht mitbekommen habe, was ein solches Gerät ggü. meiner Hardwarelösung tatsächlich rechtfertigt.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

Thilo_Kuhn — Sun, 04 Nov 2018 09:10:14 GMT

Die KUHN IT bietet hier echte Alternativen

www.scanmachine.de und www.duo-scanner.de

Jeweils eine Lösung für die Kanzlei Seite und eine Lösung für den Mandanten.

Beide Lösungen sind preislich sehr interessant.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

Dagmar_Passmann — Sun, 04 Nov 2018 10:13:06 GMT

Aus genau diesem Grund haben wir uns von unseren Datev-System Partner CKN den Kodak Scanner i3250 angeschafft, den die Scanmachine auch nutzt, ein kleines Progrämmchen dazu bekommen, das CKN geschrieben hat und damit haben wir, was wir brauchen: Dem Gerät ist das Format egal, also kleine Tankschnipsel - Egal wie man sie einlegt - gehen genauso wie A4 Seiten doppelseitig. BelegTransfer zu unternehmen online ist klar, die Erkennungsquote bei der Buchung nachher sehr hoch.

Und da kaufe ich lieber einmal, bevor ich lease oder miete.

Wir sind damit jedenfalls hochzufrieden und sparen gewaltig Zeit

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

martinkramer — Sun, 04 Nov 2018 17:15:13 GMT

Hallo Frau Kayser-Passmann,

darf ich fragen, welche Features das "kleine Progrämmchen" beinhaltet (Trennseiten, Festlegung von Speicherzielen etc.)?

Grüße aus Stuttgart

Martin Kramer

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

Tino_Braeske — Sun, 04 Nov 2018 20:20:36 GMT

Die Saison der Regionalinfotage 2018 ist vorbei - in der Jahreswechselzeit wäre dies auch ungünstig für die meisten Besucher. Neue Termine folgen selbstverständlich in 2019.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

Dagmar_Passmann — Mon, 05 Nov 2018 17:43:17 GMT

Hallo Herr Kramer,

sorry, dass es etwas gedauert hat, aber ich musste mich erst schlau machen :-).
Das Programm sorgt quasi für den Transport vom lokalen PC zum Ziel im Netz, die Verbindung zu DUO wird mit den von DATEV zur Verfügung gestellten Programmen hergestellt.

zur Info: Ckn wird demnächst ein Programm anbieten, mit dem auch über Barcode geheftet werden kann und mit dem auch Speicherorte definiert werden können.

Wenn Sie detaillierte Infos brauchen,wenden Sie sich ambesten direkt an ckn-Fachleute - ich bin nur User 🙂

Viele Grüße

Dagmar Passmann

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

w_paul — Tue, 08 Jan 2019 14:54:19 GMT

Wieviel kostet die scannerbox Mandant Basic?

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

Tue, 08 Jan 2019 15:49:39 GMT

Wieviel kostet die scannerbox Mandant Basic?

Bitte exakt diesen Satz bei Googel eingeben und beim ersten Treffer ein wenig runter scrollen. (Kopfschüttel wg. solcher Fragen)

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

w_paul — Wed, 09 Jan 2019 07:37:37 GMT

Ich war auf der Webseite von Scannerbox auf Produkte und wunderte mich, dass dort keine Preise stehen.

Sie stehen auf der Startseite weiter unten. Okay gefunden.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

andrekemper — Thu, 17 Jan 2019 11:16:36 GMT

Eine Frage wem gehört denn dann der DATEV mIDentity Stick der dann benötigt wird? Ohne wird es ja nicht gehen oder?

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

korneliaspeicher — Thu, 17 Jan 2019 11:37:57 GMT

Dieser hat den Namen Kanzlei Scanner (oder ähnlich) und besitzt eine eigene Emailadresse

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

andrekemper — Thu, 17 Jan 2019 14:38:28 GMT

ok, ich dachte diese Sticks wären immer personalisiert. Das ist zwar ein kleine Bastellösung aber besser als nix.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

korneliaspeicher — Thu, 17 Jan 2019 14:53:02 GMT

grundsätzlich funktioniert es ja auch eine weitere Smartcard für einen Mitarbeiter zu bestellen. Dann könnte man auch den für den Scanner verantwortlichen Admin (In House) oder Mitarbeiter nehmen und auf dessen Namen und Emailadresse eine Smartcard bestellen. Ich habe 2 Smartcards eine mit Adminrechten, eine die ich zur Präsentation zum Unternehmen mitnehme und nur den Muster Mandanten freigebe.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

w_paul — Thu, 17 Jan 2019 17:42:19 GMT

Wie haben Sie den Stick eingestellt um den Musterbestand anzeigen zu können? Muss für den Musterbestand eine eigene Mandantengenutze Beraternummer angelegt werden und der Stick/Smartlogin dafür bestellt werden?

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

korneliaspeicher — Fri, 18 Jan 2019 06:52:07 GMT

Der Musterbestand ist auf unserer Beraternummer und hat die Mandantennummer 99999

einen "Vertrag" haben wir damals nicht dafür angelegt da es eben nur ein Musterbestand ist. Das wurde auch so mit Datev besprochen. Es gibt für diesen Bestand Musterdaten der Datev die man dann in UO hochladen kann. Der Mustermandant wird teilweise auch auf Mandanten-Smartcards freigegeben zum testen und ausprobieren.

Wir haben alle Mandanten im UO auf unserer eigenen Beraternummer. Den Zugriff der Mandanten steuern wir über die Rechteverwaltung im UO.

Musterpaket DATEV Unternehmen online für Windows

Musterpaket DATEV Unternehmen online für MacOS

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

deusex — Fri, 18 Jan 2019 07:45:07 GMT

Sehe ich das dann richtig, dass jeder Mitarbeiter diese, eine Scanner Box nutzt? Muss er dafür auf den Flur oder das Sekretariat?

Charmant ist natürlich die Voreinstellung für das exakte Ziel in die Dokumentenverwaltung, wenn dies ohne weiteres zu tun von der Box aus erfolgen kann.

UO habe ich bereits sehr gut organisiert über die jeweiligen Arbeitsplätze, aber lohnt es sich wirklich, dann die Investitionen für Dokumente verwalten? Gerade auch unter dem Aspekt, dass immer mehr Dokumente elektronisch überlassen werden?

Der Preis ist natürlich schon sportlich und man bekommt dafür min. 10 hochwertige, kleine Arbeitsplatzscanner und die Mitarbeiter können ihre Sportschuhe zu Hause lassen; erfahrungsgemäß schluckt der Flur und die Schlange an einem zentralen Scanner oft wertvolle Arbeitszeit; kumuliert man dies bspw. über eine Woche und alle Nutzer.

Gerade wenn jemand Mandantenbelege der Buchführung komplett erfassen will (was sowieso nicht im Sinne der Digitalisierung der Buchführung ist, aber egal) kommt es doch schon zu Wartezeiten am Gerät.

Ich bin bezüglich des Kosten-Nutzenverhältnis ein wenig skeptisch, denn ich sehe hier nicht die wirklichen Arbeits- und Zeitvorteile.

Hervorgehoben werden die einfache Bedienung, aber einen Arbeitsplatzscanner mit Tastenvorbelegung sehe ich schon als vorteilhafter; auch wollen wir die Dokumente in der Ablage individuell nach Kanzleivorgabe betiteln; meiner Kenntnis nach erfolgt dies nicht über die Scanner Box und muss nachgearbeitet werden, oder?

Den Webauftritt von scanner box habe ich mir ausgiebig angeschaut und ja, die Leistungen sind schon besser, als bei einem gewöhnlichen Scanner, aber lohnt sich die Investition wirklich? Irgendwie fehlt mir das "one more thing".

Mich würden da Erfahrungen von Nutzern interessieren, die NICHT direkt mit der Scanner Box starteten, sondern vorher Arbeitsplatzlösungen hatten oder auch zentrale "normale" Scanner im Einsatz.

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

natalid — Thu, 24 Jan 2019 12:40:43 GMT

Hallo Herr Hofmeister,

je nach dem wo Sie die "Experten" suchen bzw. benötigen.

In unserem Bremer "Comp-Pro Systemhaus GmbH" haben wir mittlerweile zwei Kollegen die die Einrichtung eines gekauften Gerätes der Firma scanfabrik, im ganz Norden, anbieten.

Falls Sie oder Ihre Kollegen dabei Unterstützung benötigen können Sie uns gerne unter der Tel.-Nr.: 0421 - 830 13 0, von 08:00 bis 18:00 Uhr, erreichen.

Schöne Grüße

Natali Dujunov

Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

RAHagena — Thu, 24 Jan 2019 13:36:25 GMT

Das eine wichtige ist m.E. die Trennung der Dokumente per Stempel und (mit Abstrichen) die Möglichkeit, mittels Stempel die Dokumente einem Mandanten zuzuordnen. Die maximal vereinfachte Trennung der Dokumente macht die tägliche Benutzung schon deutlich angenehmer. Ob dieses "deutlich" auch das Geld wert ist, muss jeder selbst entscheiden.

Was die Schlange angeht: Bei der Scan-Geschwindigkeit bilden sich keine Schlangen