Thema "Abfotografierte Belege in UO - Midentity UND Smart-Login?" in Unternehmen online

Abfotografierte Belege in UO - Midentity UND Smart-Login?

bianka — Fri, 14 Feb 2025 07:48:39 GMT

Hallo, zusammen!

Leider konnte ich in der Hilfe nichts darüber finden: Wenn ein Mandant UO mit Midentity nutzt, kann er trotzdem Belege abfotografieren und hochladen? Für Letzteres braucht er aber doch zwingend ein Smart-Login? Kann man Midentity und Smart-Login verknüpfen? Oder muss ich mich tatsächlich für Scannen ODER Abfotografieren entscheiden?

Vielen Dank schon mal!

Bianka

Abfotografierte Belege in UO - Midentity UND Smart-Login?

andrereissig — Fri, 14 Feb 2025 07:52:31 GMT

@bianka schrieb:
Kann man Midentity und Smart-Login verknüpfen?

MIDentity und SmartLogin sind immer automatisch verknüpft. Wir haben das Prinzip der Person als Rechteträger.

Abfotografierte Belege in UO - Midentity UND Smart-Login?

bianka — Fri, 14 Feb 2025 08:08:48 GMT

Oh! Daran sieht man mal wieder meine Null-Ahnung! - Ich muss also das SmartLogin bestellen, bekomme dann auch einen Aktivierungsbrief? Als hätte ich keinen Midentity? Oder wie läuft das? - Sorry für die dummen Fragen!

Abfotografierte Belege in UO - Midentity UND Smart-Login?

jjunker — Fri, 14 Feb 2025 08:15:52 GMT

Einziger Umstand bei dem dies nicht gilt ist wenn es eine Person mehrfach gibt.

1) Unternehmen GmbH GF Unterberaternummer 123456 USB Dongl

2) Unternehmen Vermietungs GBR Unterberaternummer 987654 Smartlogin

3) als Privatperson DATEV meine Steuern. Unterberaternummer 456987 zweiter Smartlogin

Das sind aber in der Regel dann Strukturen welche vor der Umstellung auf das Prinzip "Person als Rechteträger" angelegt wurden.

Für Letzteres braucht er aber doch zwingend ein Smart-Login?

Jein, der ist ja schnell und ohne Kosten angelegt und schadet erstmal nicht.

Oder muss ich mich tatsächlich für Scannen ODER Abfotografieren entscheiden?

Nope. Das Einzige was beachtet werden sollte ist, dass je mehr Zugangswege für Belege aufgemacht werden die Wahrscheinlichkeit für Duplikate steigt.

z.B. Tankbeleg. Direkt bei Erhalt mit der Scanner App erfasst und hochgeladen. Nach Ankunft im Büro dann nochmal aufs Multifunktionsgerät gelegt...da kann z.B. der Trodat 46045 helfen.

Es gäbe auch noch den dritten Weg welchen ich bevorzugt einrichte. Upload Mail in Kombination mit einer guten Scanner App: Von Scan zu PDF: Dokumente scannen mit der kostenlosen Mobile App | Adobe Acrobat

Zuletzt getestet vor einem Jahr, daher ist die Aussage vielleicht nicht mehr aktuell, aber die Scanfunktion von "Upload Mobil" war zu dem Zeitpunkt grotten schlecht.

--> Sollte Mobil ersetzend gescannt werden wird die Verfahrensdokumentation anspruchsvoller...

Abfotografierte Belege in UO - Midentity UND Smart-Login?

jjunker — Fri, 14 Feb 2025 08:17:48 GMT

Aktivierungsbrief?

Der Mandant bekommt den Brief. Die Daten können aber mehr oder minder live in der Smart Login Administration

durch den Admin der Kanzlei eingesehen werden.

Abfotografierte Belege in UO - Midentity UND Smart-Login?

bianka — Fri, 14 Feb 2025 08:21:21 GMT

Auch hier danke!

Es handelt sich um einen kleinen Mandanten mit relativ wenigen Belegen. Da muss er dann natürlich drauf achten, dass nichts doppelt läuft.

Abfotografierte Belege in UO - Midentity UND Smart-Login?

marco_keuthen — Fri, 14 Feb 2025 09:31:13 GMT

Wie @andrereissig @gesagt hat, geht das.

Allgemein: Man man kann als Person mehrere technische Autorisierungsmöglichkeiten haben. (mIDentity, SmartCard, etc)

Die Rechte dieser können jeweils eingestellt werden.

@prabhjot-kakkar und @CKeuthen können das vielleicht technisch noch besser erklären, als ich. 😬

Abfotografierte Belege in UO - Midentity UND Smart-Login?

bianka — Fri, 14 Feb 2025 10:09:05 GMT

Also einfach SmartLogin runterladen, registrieren, Rechte freischalten - fertig?

Abfotografierte Belege in UO - Midentity UND Smart-Login?

CKeuthen — Fri, 14 Feb 2025 10:17:57 GMT

Guten Tag,

ich versuch das jetzt mal ganz simpel und zusammenfassend zu erklären:

Ein DUO-User kann SmartCard und SmartLogin gleichzeitig nutzen.

Die Rechte für einen DUO-User werden auf die angegebene Mailadresse bei der Bestellung von DUO vergeben.

Somit ist es egal welches Zugangsmedium er gerade nutzt, die Administrativen Einstellungen (Rechte) bleiben immer gleich.

Bei der SmartCard habe ich die Möglichkeit 3 Upload-Wege zu nutzen (Manuell, Belegtransfer, Upload Mail) und beim SmartLogin habe ich 4 Upload-Wege (Manuell, Belegtransfer, Upload Mail UND Upload Mobil ->App).

Durch die Smartlogin App kann die Upload Mobil App genutzt werden, da bei Bestand beider Apps auf einem Gerät die Verknüpfung zu dem Unternehmen in DUO entsteht, somit weiß die Upload Mobil App in welchen DUO Bestand sie den abfotografierten Beleg hochladen kann.

In der heutigen Zeit würde ich aber grundsätzlich von den SmartCards weggehen, sofern diese nicht unbedingt nötig sind, wie z.B. bei Selbstbuchenden Mandanten oder wenn der Mandant ausdrücklich um einen Stick bittet, weil ausgewählte User nur private Smartphones haben und diese nicht dafür nutzen wollen oder weil GF wünscht, dass MAs nur auf Firmen-Hardware DUO nutzen können sollen.

SmartLogin ist kostenfrei, man ist flexibler im Upload und hat keine Hardware (Stick) die verloren gehen kann und auch nichts was lokal installiert werden muss (SiPa).

Es sei denn man verliert sein SmartPhone 🙂 Dann doof... Aber die Zugangsdaten können jederzeit bei der Kanzlei noch mal angefragt werden.

Auch beim Wechsel auf ein neues Smartphone ist das mittlerweile ganz easy.

Abfotografierte Belege in UO - Midentity UND Smart-Login?

andrereissig — Fri, 14 Feb 2025 11:37:43 GMT

@bianka schrieb:
Also einfach SmartLogin runterladen, registrieren, Rechte freischalten - fertig?

Noch besser: einfach nur SmartLogin bestellen. Die Rechte sind automatisch identisch zum Stick. Keine Freischaltung erforderlich.

Abfotografierte Belege in UO - Midentity UND Smart-Login?

bianka — Mon, 24 Feb 2025 12:50:17 GMT

Vielen lieben Dank an alle!