Thema "Automatischer Versand von E-Rechnungen" in Unternehmen online

Automatischer Versand von E-Rechnungen

ldt — Tue, 11 Feb 2025 14:17:06 GMT

Wir haben heute die ersten E-Rechnungen mit Auftragswesen Next in Unternehmen Online erstellt. Anders als die klassischen PDF-Rechnungen, verschickt DUO die E-Rechnungen direkt selbst. Das wirft eine Reihe von Problemen auf:

Die Rechnungsempfänger erhalten eine Mail von e-invoice@datev.de – einer Adresse, die nichts mit unserem Unternehmen zu tun hat – und sollen daraufhin eine Rechnung begleichen. Da schrillt doch beim gut geschulten Personal der Phishing-Alarm.
Der Inhalt der Rechnung ist von uns nicht editierbar oder auch nur einsehbar. Es werden in unserem Namen beliebige Mails in der CI der Datev verschickt. Die Außenwirkung ist verheerend.
Sollte die Mail nicht zugestellt werden können, weil z.B. der Spamfilter des Empfängers die Mail abweist, werden wir das nie erfahren. Die Fehlermeldung läuft ja nur bei e-invoice@datev.de auf. Bei Rechnungen, die wir selbst verschicken, geht auch bei uns ein etwaiger Unzustellbarkeitsbericht ein und wir können reagieren.
Üblicherweise hängen wir Stundenzettel als Leistungsnachweise an unsere Rechnungen. Die werden bei E-Rechnungen auch im Auftragswesen Next als Beleganhang gespeichert und angezeigt, aber nicht versandt. Bei klassischen PDF-Rechnungen ist das aber bislang der Fall, hier wird eine Mail mit Rechnung und Stundenzettel als Anhang erzeugt.

Wie schalten wir den automatischen Versand von E-Rechnungen ab?

Automatischer Versand von E-Rechnungen

m_brunzendorf — Wed, 12 Feb 2025 07:20:15 GMT

Zum 1. Punkt kann ich nur sagen:

entweder fragen wir vorab beim Mandanten nach seiner (ggfs. gesonderten) Email-Adresse, an die wir die E-Rechnungen schicken sollen und sagen ihm im gleichen Moment wie der zukünftige Ablauf des Versands abläuft, oder wir schicken ihm einmalig eine Email in der der zukünftige Ablauf des Versands der E-Rechnung abläuft.

Es ist bei jedem Mandant eine einmalige Umstellung, da finde ich persönlich es vollkommen in Ordnung, den Mandant über den zukünftigen Ablauf zu informieren.

Viele Grüße

Automatischer Versand von E-Rechnungen

VerenaWied — Fri, 14 Feb 2025 13:20:09 GMT

@ldt schrieb:
Wir haben heute die ersten E-Rechnungen mit Auftragswesen Next in Unternehmen Online erstellt. Anders als die klassischen PDF-Rechnungen, verschickt DUO die E-Rechnungen direkt selbst. Das wirft eine Reihe von Problemen auf:

Die Rechnungsempfänger erhalten eine Mail von e-invoice@datev.de – einer Adresse, die nichts mit unserem Unternehmen zu tun hat – und sollen daraufhin eine Rechnung begleichen. Da schrillt doch beim gut geschulten Personal der Phishing-Alarm.

Ja ist so und ist unschön, geht uns Kanzleien übrigens auch so.

Der Inhalt der Rechnung ist von uns nicht editierbar oder auch nur einsehbar. Es werden in unserem Namen beliebige Mails in der CI der Datev verschickt. Die Außenwirkung ist verheerend.

s.o.

Sollte die Mail nicht zugestellt werden können, weil z.B. der Spamfilter des Empfängers die Mail abweist, werden wir das nie erfahren. Die Fehlermeldung läuft ja nur bei e-invoice@datev.de auf. Bei Rechnungen, die wir selbst verschicken, geht auch bei uns ein etwaiger Unzustellbarkeitsbericht ein und wir können reagieren.

Ja, ich glaube in AW next gibt es noch keine Verfolgbarkeit.

Üblicherweise hängen wir Stundenzettel als Leistungsnachweise an unsere Rechnungen. Die werden bei E-Rechnungen auch im Auftragswesen Next als Beleganhang gespeichert und angezeigt, aber nicht versandt. Bei klassischen PDF-Rechnungen ist das aber bislang der Fall, hier wird eine Mail mit Rechnung und Stundenzettel als Anhang erzeugt.

Die Anhänge sind bei der E-Rechnung im Anhang mit drin, wo auch die XML Datei eingebettet ist. Die werden schon mit versendet, aber sind intuitiv nicht direkt sichtbar.

Wie schalten wir den automatischen Versand von E-Rechnungen ab?

Im Kunden auf PDF-Rechnung stellen. Dann wird aber keine E-Rechnung erzeugt.

E-Rechnung = IMMER Versand über DATEV (E-Rechnungsservice). Das lässt sich nicht ändern.

Automatischer Versand von E-Rechnungen

ldt — Mon, 17 Feb 2025 09:17:35 GMT

Die Anhänge sind bei der E-Rechnung im Anhang mit drin, wo auch die XML Datei eingebettet ist. Die werden schon mit versendet, aber sind intuitiv nicht direkt sichtbar.

Stimmt, das konnte ich jetzt nachvollziehen. Muss man natürlich wissen. Danke!

Grundsätzlich muss Datev hier nachbessern. Der E-Rechnungsversand ist in seiner jetzigen Form Murks.

Automatischer Versand von E-Rechnungen

Kristina_Bluhm — Thu, 20 Feb 2025 09:54:18 GMT

Hallo @ldt,

ein automatischer Versand ist zunächst weiter angedacht, jedoch wird dies beobachtet und Möglichkeiten geprüft.
Rückläufer an e-invoice@datev.de werden an den Versender weitergegeben und wer auf Antworten auf die Mail klickt wird auch auf die Mail des Versenders umgeleitet
Anhänge werden in der E-Rechnung berücksichtigt. Diese finden sich eingebettet entweder im PDF (ZuGFerd) oder im XML (XRechnung)

Die Mailadresse sollte einmal bekanntgemacht werden beim Rechnungsempfänger. Darüber informieren wir auch im Dokument DATEV Auftragswesen next - E-Rechnung erstellen