Thema "E-Rechnung empfangen und verarbeiten" in Unternehmen online

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

S_U_P_E_R_V_I_S_O_R — Thu, 16 May 2024 09:00:52 GMT

Hallo Community,

das Thema E-Rechnungen wirft seine Schatten voraus und wir sehen uns nach der ersten Informationsrunde an unsere Mandantschaft mit schier unendlichen Fragen konfrontiert. Ein Großteil der Fragen lässt sich aufgrund der fehlenden Glaskugel zur Zeit nicht beantworten.

Wir können jedoch festhalten, dass wir nach der momentanen Informationslage mit der Einführung von DUO (Belege online) bei unserer Mandantschaft zumindest die Anforderung der Empfangsbereitschaft ab 01.01.2025 sowie die revisionssichere Ablage von XRechnungen sowie E-Rechnungen im Format ZUGFeRD (ab Version 2.x) sicherstellen können.

Siehe dazu auch: 4 Empfangene elektronische Rechnungen mit DATEV verarbeiten

Mir stellt sich jetzt die Frage des Early Adopter. Gerade die "Großen" die seit Jahren bereits XML im EDI Verfahren ,bspw. bei den Zulieferern der Automobilbranche, im Einsatz haben, könnten auf die Idee kommen, mangels national zertifizierter Transferplattformen (ab 2028 vorhanden?, wer es glaubt!), eine E-Rechnung im reinen XML-Format an die Rechnungseingangsadressen der Unternehmen zu versenden.

Belege online hat da beim gestrigen Test noch versagt.

Beim Test des neuen E-Rechnung XML-Viewer (Quba-Viewer, Download: Quba e-Rechnungs-Viewer ) wollte ich es mir nicht nehmen lassen, die Sample-XML (Download: E-Rechnung XML Beispiele ins DUO zu laden.

Momentan sieht das dann noch so aus:

Bin ich hier zu technisch unterwegs? Ist davon auszugehen das ab 01.01.2025 nur hybride E-Rechnungen, sprich PDF mit embedded XML oder XRechnungen verschickt werden bis die Transferportale verfügbar sind?

Ich sehe hier großen Angriffsflächen für die Einschleusung von Schadcode wenn ungeprüft XML-Dateien "verarbeitet" werden.

Sehe ich das zu schwarz?

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

PaHeld — Thu, 16 May 2024 09:12:44 GMT

Ich habe tatsächlich gestern mal eine XRechnung hochgeladen.

In meiner Ansicht wird nicht die XML angezeigt, sondern eine 6 Seite grobe Zusammenfassung der Rechnung. Siehe Screenshot - Auch nicht sonderlich schön für die weitere Verarbeitung.

Die XRechnung habe ich über PDF24 erzeugt (zu Testzwecken).

Was ich schade fand: Aus den XML-Daten wurde quasi nichts erkannt - kein Umsatz, keine Lieferantendaten. Aber vielleicht denke ich hier auch falsch.

Gleiches habe ich auch mit Zugpferd gemacht.

Keine Ahnung warum bei dir anders aussieht.

LG PaHeld

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

PaHeld — Thu, 16 May 2024 09:18:03 GMT

Aktuell glaube ich, liege ich persönlich noch falsch, was die E-Rechnungsplattfform tatsächlich für meinen UO-Online-Mandant darstellen soll. Ich hatte es im ersten Moment so verstanden, dass das meine erste Anlaufstelle für z.B. eingehende E-Rechnungen sein wird.

Aber wenn ich diese mit UO schon grundsätzlich irgendwie verarbeiten kann, wäre das zumindest ein erster Schritt. Dann bräuchte ich den Schritt über die Plattform nicht.

Mir persönlich war auch nicht bewusst, dass die Ablage in UO komplett als revisionssichere Archivierung gilt. Das liegt aber vermutlich an meiner Unwissenheit. Es war mir einfach nicht klar. Auch hier dachte ich: Revisionssicher wird sicherlich nur die E-Rechnungsplattform sein.

Ich bin gespannt, wie schnell die Datev das Thema tatsächlich umsetzen kann.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

dirk2018 — Thu, 16 May 2024 09:39:00 GMT

Ich kann bestätigen, dass DUo für X-Rechnungen eine komisch anmutende 7-seitige pdf-Datei als "Sichtkomponente" erzeugt. Die Daten wurden indes alle korrekt ausgelesen.

Ich habe heute morgen bei einem Mandanten eine ZUGFeRD V. 2.2 getestet, die aus seinem ERP-System (sage) erzeugt wurde. Hier wurde die (korrekte/gültige) IBAN von DUo nicht übernommen, obwohl diese m.E. korrekt in der XML-Datei angegeben ist.
Auszug der XML:

<ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount>

<ram:IBANID>DE5XXXXX01860010XXXX6X</ram:IBANID>

(die "X" sind natürlich von mir, wie gesagt, die IBAN ist gültig gewesen)

Würde gerne verstehen, woran das liegt.

Bringt ja nichts, sich auf die E-Rechnung i.Z.m. DUo zu freuen, und dann hat man weniger Daten als durch die OCR-Erkennung (kein Spaß, wir haben dies getestet, dieselbe Rechnung wurde mittels OCR korrekt mitsamt IBAN ausgelesen...

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

S_U_P_E_R_V_I_S_O_R — Thu, 16 May 2024 09:44:04 GMT

Hallo PAHeld,

danke für den input.

Ich hatte das tatsächlich auch bereits vor geraumer Zeit über die XRechnungsplattform vom Bund probiert ( XRechnung Bund ) und da eine netten Hinweis in der Anzeige von DATEV bekommen:

ZUGFeRD sah da schon um einiges besser aus.

Vermutlich war das Testfile der E-Rechnungs XML von QUBA noch nicht mit DUO kompatibel (Fehler im Header oder Steuerzeilen etc.)

PDF24 ist ein guter Tipp. Danke!

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

S_U_P_E_R_V_I_S_O_R — Thu, 16 May 2024 09:48:35 GMT

Hallo dirk2018,

genau das war meine Hoffnung. Ich dachte das zumindest mit dem Vorliegen der XML-Daten das "OCR-Rätselraten" ein Ende hat.

Hoffen wir mal das DATEV das noch bis 01.01.2025 in den Griff bekommt.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

rschoepe — Thu, 16 May 2024 10:09:11 GMT

@S_U_P_E_R_V_I_S_O_R schrieb:
Vermutlich war das Testfile der E-Rechnungs XML von QUBA noch nicht mit DUO kompatibel (Fehler im Header oder Steuerzeilen etc.)

Alternativ: DUO ist (noch) nicht 100 % konform zum Standard. Würde ich auch nicht ausschließen wollen, dass QUBA oder sage da korrekte Sachen machen und der Fehler bei DUO liegt.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

renek — Thu, 16 May 2024 11:27:22 GMT

@rschoepe schrieb:
Alternativ: DUO ist (noch) nicht 100 % konform zum Standard.

Und ich habe gerade die Aussage bekommen "Datev kann das schon seit Jahren" 😄

Danke für die Info die schon Lust macht 😄

@S_U_P_E_R_V_I_S_O_R schrieb:
Mir stellt sich jetzt die Frage des Early Adopter. Gerade die "Großen" die seit Jahren bereits XML im EDI Verfahren ,bspw. bei den Zulieferern der Automobilbranche, im Einsatz haben, könnten auf die Idee kommen, mangels national zertifizierter Transferplattformen (ab 2028 vorhanden?, wer es glaubt!), eine E-Rechnung im reinen XML-Format an die Rechnungseingangsadressen der Unternehmen zu versenden.

Ähm, ab 2025 ist das ja Pflicht und man darf ja nur dann auf eRechnung verzichten wenn der Empfänger das explizit sagt. Da werden ja alle drüber fallen...

EDI ist ja übrigens auch nicht 100% korrekt, aber bis 2027 geduldet. Dann muss das Format erneuert werden um die Steuerdaten auslesen zu können.

Also wir werden allen Geschäftspartner grundsätzlich die Erlaubnis erteilen uns eine Rechnung wie bisher zu stellen. Dann ist das doch in Ordnung das DUO das doch noch nicht so gut kann 😄

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Silvija_Döbereiner — Fri, 24 May 2024 15:00:43 GMT

Hallo @dirk2018

die IBAN, die zum Element
<ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount>

gehört, wird vorbelegt, wenn die Rechnung mit Belegtyp/-kreis Rechnungseingang hochgeladen wurde und auch ansonsten valide ist.

Sie könnten das Importprotokoll prüfen, ob hier ein entsprechender Hinweis vorliegt.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

314159 — Sat, 25 May 2024 07:15:52 GMT

Wir sind derzeit auch dabei unsere Mandanten zu informieren. Da mich die aufbereitete XRechnung in Unternehmen online nicht überzeugt hat, habe ich mal in Finmatics eine XRechnung hochgeladen.

Als Ergebnis habe ich das bekommen, was ich bei einer aufbereiteten XRechnung erwartet hatte. Alle Daten auf einer Seite und ganz üblich wie eine normale Rechnung. Es wäre schön, wenn DATEV die Darstellung einer XRechnung nochmal überarbeitet und die 6 oder 7 Seiten ebenfalls auf einer Seite aufbereitet.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

tu_heggi — Tue, 28 May 2024 09:56:36 GMT

Hallo @Silvija_Döbereiner,

wir erarbeiten gerade auch eine Strategie & Wissen um die E-Rechnung bei Mandanten "begleitend" zu informieren.

1. Wird es ein "Prüftool" der Datev geben mit welchem man erhaltene Rechnungen auf deren "EU-Norm" prüfen kann? Handelt es sich um eine ZUGFeRD 1.x oder bereits um 2.X ...

2. Wann werden Norm EN 16931 Rechnungen richtig in DUO angezeigt - wird es einen Hinweis geben das es sich um eine Norm EN 1693 konforme Rechnung handelt?

3. Werden beim Upload der Rechnungen bereits Prüfungen durchgeführt und ggfs. veraltete Versionen abgelehnt oder mit Hinweis (siehe 2.) versehen?

4. Es wird hoffentlich nicht möglich sein ZUGFeRD 2.X Rechnungen zu trennen oder zu heften damit diese regelkonform erhalten bleiben?

5. Verstehen wir das richtig: Die neue E-Rechnungsplattform von Datev ermöglicht wie ein "Mailpostfach" den Empfang, Prüfung auf Norm EN 1693, Weiterleitung an ERP Systeme oder DUO genauso wie den Versand?

Können hier also (perspektivisch) auch Rechnungsportale angebunden werden wie es aktuell getmyinvocies kann (amazon, etc.)? Findet dort auch eine Archivierung statt oder werden die Rechnungen nach Weiterleitung an ein System gelöscht?

Gerade zu den Programm / Prüfungsmechanismen von Datev fehlen uns noch Informationsquellen.

E-Rechnung mit DATEV ist relativ "allgemein" gehalten.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

metalposaunist — Fri, 31 May 2024 08:35:15 GMT

Mal was ganz anderes, was ich heute als Pilot erfahren habe:

Im nächsten Schritt wird das DATEV E-Rechnungspostfach entwickelt, welches zukünftig den zentralen Empfang und Versand der E-Rechnungen bündelt.

Wozu genau? Wird da auch EOcomfort/classic/compact und DATEV Mittelstand und Auftragswesen next angeschlossen? Wozu soll das dienen, wenn laut §§§ der Übertragungsweg einer E-Rechnung nicht festgelegt ist und sicherlich wie heute auch schon einfach die E-Mail als Transportmedium genutzt wird?

Was hat DATEV da vor und wie viel Aufwand, Personal und Ressourcen werden dazu aufgewendet?

Ich habe leicht das Gefühl, dass uns da das nächste Auftragswesen next droht.

Wozu gibt es die E-Rechnungsschreibung von der neuen Plattform, wenn es schon Auftragswesen next gibt?

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

wwinkelhausen — Fri, 31 May 2024 08:57:22 GMT

Die Plattformen werden (nicht nur von der DATEV) dazu entwickelt, damit zukünftig

a) die E-Mail aus unsichere Übermittlungsform wegfallen kann

b) ein Kontrollsystem entwickelt werden kann, damit über die Portale der Lieferant meldet, dass er Betrag x als Umsatzsteuer ausweist und der Kunde, dass er diesen Betrag als Vorsteuer geltend macht bzw. bei Steuerfreiheit die Steuer empfangen hat, so dass der Fiskus einen Haken dran machen kann, dass in diesem Fall kein USt-Betrug begangen wurde. So wird zukünftig die Umsatzsteuer quasi in Echtzeit ermittelt. Die Voranmeldung wird dann von den Kanzleien weg zum Mandanten verlagert, da über die Plattform zum Monatsende die Daten für die Voranmeldung schon feststeht. Etwas kleiner gibt es das schon in Ansätzen z.B. bei den Fiskaltaxametern, die jede Fahrt in ein RZ melden, auf das auch die Finanzverwaltung Zugriff hat.

Die DATEV will im Rahmen der E-Rechnungsplattform ein minimales E-Rechnungsschreibungstool anbieten, da einerseits das Portal auch von Kunden benutzt werden kann, die nicht mit DUO arbeiten und andererseits unseren Mandanten ein Tool an die Hand geben, die nur ganz wenige Rechnungen im Jahr schreiben, z.B. Vermietern, damit diese sich nicht für 2 Rechnungen im Jahr DUO mit Auftragswesen next anschaffen müssen.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

renek — Fri, 31 May 2024 11:25:11 GMT

Servus Daniel,

naja, das Portal soll wahrscheinlich so etwas wie Peppol für alle Unternehmen werden. Wobei man auch bei Peppol daran arbeitet für alle komplett offen zu sein.

Ich persönlich habe Deinen Vorschlag mit EasyBill zum schreiben tatsächlich in die Tat umgesetzt, bis wir bei uns ein eigenes Tool bekommen um die Rechnungen wieder so zu schreiben wie wir das brauchen (geht aufgrund der Einschränkungen der möglichen Kandidaten leider nicht). Bis dahin für den Übergang geht das. Und dort gibt es ja auch die Möglichkeit des Empfangs!

Ich halte das vom Grundsatz her richtig, wenn es einen klar definierten Weg für das schreiben, empfangen und verarbeiten gibt. Ich werde aber aus meiner persönlichen Erfahrung heraus da nicht auf DATEV setzen. Die "paar" Ausfälle mit DUO und dergleichen in den ersten 5 Monaten des Jahres zeigen dass man an der ein oder anderen Stelle sicher nicht der geeignete Dienstleister ist.

Persönliche Meinung: erst einmal Empfang der ZUGFeRD-Rg über E-Mail und damit verbunden einer inhouse-Lösung bis sich in 2 Jahren herauskristallisiert hat welcher Anbieter die beste Lösung hat. Wer vorschnell irgendetwas macht wird am Ende der gelackmeierte sein...

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Silvija_Döbereiner — Fri, 31 May 2024 14:49:55 GMT

Hallo @tu_heggi

Folgendes habe ich dazu in Erfahrung gebracht 🙂:

Prüftool & Prüfung bei Upload:
Für DUo wird es so ein Prüftool nicht geben, da es hier zu spät angesetzt wäre. Für die E-Rechnungsplattform ist das geplant: "Darüber hinaus sind zusätzlich ergänzende Services, wie die Validierung von E-Rechnungen und das Bereitstellen von Statusinformationen [...] geplant." (siehe: DATEV E-Rechnungsplattform )

Bei DUO gibt es bereits heute schon Validierungen. Invalide Rechnungen werden aber nicht per se abgelehnt, sondern können trotzdem weiterverarbeitet werden.

Normen:

Bei der Anzeige der X-Rechnungen orientieren wir uns am KOSIT-Standard. Eine Änderung ist nicht geplant.

Trennen / Heften:

Nein, sie können nicht getrennt werden.

Anbindung an Rechnungsportale /Archiv:

Die DATEV E-Rechnungsplattform wird mit dem noch in Entwicklung befindlichen DATEV E-Rechnungspostfach E-Rechnungen empfangen und versenden können.

Die E-Rechnungsplattform und damit auch das E-Rechnungspostfach wird die Möglichkeit bieten, die E-Rechnungen an DATEV Unternehmen online automatisiert weiterzugeben. Daneben laufen gerade Gespräche mit Softwarepartnern, die ihre Anwendungen an die E-Rechnungsplattform zum Versand und Empfang anbinden werden.

Zur GoBD konformen Langzeitarchivierung benötigt man DATEV Belege online oder eine andere Archiv-Softwarelösung.

Ein schönes Wochenende und

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

metalposaunist — Fri, 31 May 2024 14:58:09 GMT

Darüber hinaus sind zusätzlich ergänzende Services, wie die Validierung von E-Rechnungen und das Bereitstellen von Statusinformationen [...] geplant.

Hier sehe ich schon den ersten Aufpreis der Lösung 🤑. Weil das ja Features sind, die man früher auch nicht hatte und brauchte oder durch Manuel erledigt wurden.

@Silvija_Döbereiner schrieb:
Invalide Rechnungen werden aber nicht per se abgelehnt, sondern können trotzdem weiterverarbeitet werden.

Das wird bei der Plattform anders sein? Das glaube ich nicht. Das sind wieder Daten, die DATEV nicht gehören. Ergo wird sich DATEV wie bei den Lohndaten älter als 14J verhalte und der Nutzer der Plattform muss manuell entscheiden, was passieren soll. DATEV darf ja keine Rechnung im Namen des Kunden verwerfen, auch wenn sie falsch sein sollte.

@Silvija_Döbereiner schrieb:
Daneben laufen gerade Gespräche mit Softwarepartnern, die ihre Anwendungen an die E-Rechnungsplattform zum Versand und Empfang anbinden werden.

Welche Partner sind das? Die stehen unter NDA? Anhand der Partner lässt sich auch schon ein gewisses Bild erkennen.

@Silvija_Döbereiner schrieb:
Zur GoBD konformen Langzeitarchivierung benötigt man DATEV Belege online oder eine andere Archiv-Softwarelösung.

Microsoft Exchange online - Plan 2 und ab damit, wo automatisiert Rechnungen = E-Mails älter als 14 Jahre gelöscht werden und man mit Retention Regeln viel erreichen kann: Archivierung von E-Mails Dazu ist keine Lösung von DATEV notwendig.

Ferner ist bei mir auf dem IT-Tisch bislang keine Verfahrensdokumentation aufgekommen; noch wollten Prüfer explizit wissen, wie Rechnungen archiviert werden. Wer hier dann wem was erklären muss, würde mich aber schon interessieren.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

tu_heggi — Fri, 31 May 2024 18:19:39 GMT

Solange der Vermieter ust-frei vermietet muss er gar keine E- Rechnung schreiben.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

renek — Mon, 03 Jun 2024 07:08:41 GMT

Richtig, hier greift die Befreiung für alle die unter § 4 Nr. 8 - 29 UStG fallen.

Allerdings sind die § 9 UStG ja auch nur betroffen wenn über 800k VJ-Umsatz.

Ich stelle mir echt die Frage: Wenn ich dann von meinem Gewerbe-Vermieter eine Papierrechnung bekommen (oder gar keine weil er meint der Mietvertrag reicht weiterhin), wie kann ich denn sicher gehen dass dies korrekt ist? Und kann mir eventuell Unheil blühen in Form von Versagen des VStA wenn der es falsch macht und ich deshalb keine ordnungsgemäße Rechnung habe? 🤔

Das ist etwas ungar glaube ich...

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

wwinkelhausen — Mon, 03 Jun 2024 07:51:22 GMT

Da ab 2028 eine elektronische Rechnung Pflicht ist, glaube ich kaum, dass man aus einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung einen Vorsteuerabzug geltend machen kann.

Ich war der Meinung, dass das mit der umsatzsteuerpflichtigen Vermietung klar wäre, da ansonsten der Vermieter ja nicht unter das B in B2B fällt.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

renek — Mon, 03 Jun 2024 08:52:25 GMT

Hallo,

das ab 2028 dann sowieso alle müssen ist ja richtig, mir geht es aber um den Zwischenzeitraum.

Das wurde bisher m.E. kaum irgendwo thematisiert. Bsp: Ich habe eine Rechnung die mir der Vermieter in Papierform zukommen lässt, da er sagt er falle nicht unter die Verpflichtung. Bei einer späteren Prüfung kommt aber genau das Gegenteil heraus und der Prüfer streicht mir(!) den VStA.

Wie kann ich dem entgegenwirken? Ich kann es gar nicht prüfen ob die Aussage des Rechnungssteller stimmt. Ich kann es auch gar nicht prüfen!

Gibt es da rechtliche Möglichkeiten?

Ich denke das hier mehr Probleme geschaffen wurden die dann auf den Rechnungsempfänger abgewälzt werden...

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

guenther — Mon, 03 Jun 2024 12:36:50 GMT

Zum Thema E-Rechnung kommt noch ein BMF-Schreiben, bis dahin würde ich erst mal abwarten, aktuell gibt es noch viel mehr unklare Fragestellungen ...

-> Wichtig wäre nur (das habe ich aber noch nicht getestet), dass eine reine X-Rechnung / nur xml-Rechnung ohne Belegbild in DUO ordentlich angezeigt und verarbeitet wird.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

renek — Mon, 03 Jun 2024 12:47:52 GMT

Ich gehe davon aus das die wenigsten die X-Rechnung bekommen. Dazu wäre ja eine Leitweg-ID nötig, die die meisten schlicht nicht haben 😉

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

-Kila- — Mon, 03 Jun 2024 12:53:36 GMT

Ich habe letzte Woche probiert, eine Leitweg-ID zu bekommen.

Es war in Berlin nicht möglich, es bekommen nur Behörden usw. Mal sehen, wann das Fußvolk auch eine bekommen kann, wahrscheinlich erst am 02.01.2025.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

metalposaunist — Mon, 03 Jun 2024 13:02:39 GMT

Hast Du mal nachgefragt, ob die einem per Post 📯 mitgeteilt wird? 😂

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

-Kila- — Mon, 03 Jun 2024 13:42:17 GMT

Hihi, neee. 😁

Ich übe mich einfach noch ein bisschen in Geduld, das lernt man hier ja.

Ich wollte es einfach schon mal ausprobieren, zumal mir ein Lieferant angeboten hat, wenn ich ihm die Leitweg-ID mitteile, dann würde er mir in Zukunft E-Rechnungen schicken.

Es hat nicht sollen sein.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

guenther — Mon, 03 Jun 2024 17:03:14 GMT

Ist die Leitweg-ID auch bei einer X-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht?

Ich dachte, nur bei Rechnungen an den Bund usw?

FAQ zum Thema Leitweg-ID | E-Rechnung in der Bundesverwaltung (e-rechnung-bund.de)

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

metalposaunist — Mon, 03 Jun 2024 17:09:42 GMT

@guenther schrieb:
Ist die Leitweg-ID auch bei einer X-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht?

Davon gehe ich aus, weil XRechnung mit Leidweg-ID doch verheiratet ist? Die ZUGFeRD Rechnung braucht ja nur eine E-Mail Adresse.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

PaHeld — Tue, 04 Jun 2024 06:41:48 GMT

Normen:
Bei der Anzeige der X-Rechnungen orientieren wir uns am KOSIT-Standard. Eine Änderung ist nicht geplant.

Hallo @Silvija_Döbereiner ,

bitte verstehen Sie das nicht als privaten Angriff - aber geben Sie bitte an die Entwicklung weiter, dass das wieder voll an den Bedürfnissen des Benutzers vorbei geht.

Die Datev möchte doch "Prozesse verändern", oder? Oder will die Datev sich an einen Standard halten, der von der usebility einfach "grütze" ist.

Soll der Anwender zukünftig durch 7 PDF-Seiten scrollen, um zu erkennen wofür die Rechnung war? Selbst eine Rechnung mit einem Cent-Artikel wird auf 7 eher chaotisch wirkenden Seiten dargestellt.

Das ist für den Benutzer nicht aktzeptabel.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

renek — Tue, 04 Jun 2024 07:11:05 GMT

@guenther schrieb:
Ist die Leitweg-ID auch bei einer X-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht?

Alle bisher getesteten Rechnungsprogramme schreiben die xRechnung erst wenn eine LeitwegID hinterlegt wird. Ich gehe davon aus dass dies auch bei DATEV so sein sollte.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

renek — Tue, 04 Jun 2024 07:15:27 GMT

@-Kila- schrieb:
Ich habe letzte Woche probiert, eine Leitweg-ID zu bekommen.
Es war in Berlin nicht möglich, es bekommen nur Behörden usw. Mal sehen, wann das Fußvolk auch eine bekommen kann, wahrscheinlich erst am 02.01.2025.

Daran wird aktuell noch gearbeitet. Die LeitwegID haben derzeit nur Behörden und Unternehmen wie die DB! Denke das es auch Großkonzerne gibt die bereits eine besitzen. Eine einfache Beantragung ist derzeit noch nicht drin. Hintergrund ist ja, dass die xRechnung bisher von Behörden genutzt wurde. Mit der neuen EU-Pflicht einer e-Rechnung wurde der Bedarf allerdings bereits - so habe ich es gelesen - erkannt.

Das ist ja der Grund warum ich jetzt mal die nächsten 2 Jahre abwarten möchte um hier nicht voreilig zu handeln.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

wwinkelhausen — Tue, 04 Jun 2024 07:39:19 GMT

In 2025 - 2027 kann ja, falls ich es richtig im Kopf habe, weiterhin Papier verwendet werden und wenn der Empfänger zustimmt, PDF. Die Frage in 2027 wäre allenfalls, ob Ihr Vermieter mehr als 800 T€ Vorjahresumsatz gemacht hat und somit der vorgezogenen E-Rechnungspflicht unterliegt. Wenn dies nicht bekannt ist, würde ich es mir notfalls vom Vermieter bestätigen lassen.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

guenther — Tue, 04 Jun 2024 08:43:26 GMT

nochmal zur Leitweg-ID:

start - leitweg-id

Da steht etwas weiter unten:

ZRE und OZG-RE Portale

Wenn Sie Ihre Rechnung an Plattformen wie ZRE oder OZG-RE übermitteln, ist es zwingend erforderlich, im Feld „Buyer Reference“ (BT-10 Buyer Reference) das Leitweg-ID anzugeben.

Wenn Sie die Rechnung per E-Mail direkt an den Kunden senden, ist die Verwendung der Leitweg-ID optional. Klären Sie direkt mit dem Auftraggeber, ob die Leitweg-ID erforderlich ist oder nicht.

-> also vermutlich doch kein Pflichtfeld bei B2B-X-Rechnungen, nur an öffentliche Auftraggeber oder bei Nutzung der entsprechenden Übermittlungsplattformen

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

metalposaunist — Tue, 04 Jun 2024 08:54:29 GMT

Geilo @guenther! Dann wird's mal so richtig kompliziert, aufwendig und bürokratisch 😅. Nicht nur 2 Formate, sondern auch 2 Übermittlungswege und der ERP-Hersteller legt fest, ob die ID ein Pflichtfeld ist? Wenn das 2025 schon in so einem Chaos anfängt, wer fängt das 2028 wieder ein?

Und wer Steuerbetrug vermeiden möchte, möge es seinen Bürgern einfach machen - nicht kompliziert, weil man sonst sich Worakrounds baut. Aber was erzähle ich hier. Muss ich mal in Berlin den Fachleuten in Gremien, Ausschüssen und Beratungsstuhlkreisen erzählen 😅.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

rschoepe — Tue, 04 Jun 2024 09:01:06 GMT

@guenther schrieb:
das Leitweg-ID

Das Leitweg-ID. Das ID. Das …

Und überall sonst schreiben sie natürlich "die ID". Korrekturlesen ist ja soo 2000.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

vogtsburger — Tue, 04 Jun 2024 09:59:34 GMT

... eine schöne Nachtlektüre, das Verzeichnis der Leitweg-IDs (https://verzeichnis.leitweg-id.de/?_gl=1*11nykhh*_ga*MzA1MzAxMTgzLjE3MTc0OTM5NDU.*_ga_4W83GSYMFK*MTcxNzQ5Mzk0NC4xLjEuMTcxNzQ5NDg4MC4wLjAuMA..&_ga=2.250256070.1131949899.1717493945-305301183.1717493945 )...

... falls man sich das Postleitzahlenverzeichnis schon gemerkt hat

Ich rechne fest damit, dass dieses Verzeichnis noch viiiiiel länger und dadurch noch spannender wird

... jedenfalls gut zu wissen, welche Leitweg-ID die

"Landesforschungsanstalt für Landwirtschaft und Fischerei Mecklenburg-Vorpommern (LFA)"

hat,

falls man ihr mal eine E-Rechnung zustellen muss

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

metalposaunist — Tue, 04 Jun 2024 10:01:13 GMT

Herr @vogtsburger, ich dachte, da kommt jetzt sowas wie: Hoffentlich leitet einen die Leidweg-ID nicht ins Nirwana 😂.

Achso und an DATEV gerichtet:

DATEV so: Wir können nur maximal 20 Einträge pro Seite darstellen 😅. #BigData und so is calling you DATEV ☎️. Oder sind Anwender mit 1500 Einträgen maximal überfordert und DATEV möchte den Anwender vor seiner selbst schützen ⚔️?

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

renek — Tue, 04 Jun 2024 10:16:08 GMT

Genau das ist gemeint: Jetzt muss ich mir um wirklich sicher zu gehen auch noch Bestätigungen abholen die im Falle einer Prüfung genau was bewirken? Richtig, VStA versagt und Kommentar "wenden Sie sich an den Rechnungsersteller" 😄

Ja, sorry, aber das ist Gesetzgebung wie ich sie Liebe und gerne anderen im UN Nahe bringe 😉

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

rschoepe — Tue, 04 Jun 2024 12:04:03 GMT

@metalposaunist schrieb:
#BigData und so is calling you DATEV ☎️.

Und nicht vergessen: Too big for Excel is not "Big Data"!

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Gerlinde_Huebl — Wed, 05 Jun 2024 12:04:12 GMT

Hallo @PaHeld.

vielen Dank für Ihre Rückmeldung.

Wir arbeiten aktuell daran, die Datenvisualisierung von E-Rechnungen zu verbessern und die Daten übersichtlich, gut strukturiert und dennoch vollständig anzuzeigen.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Wuppergirl — Mon, 17 Jun 2024 14:54:03 GMT

Nur mal eine Gedankenspielerei - ab Oktober etwa sollen ja die Wirtschafts-Identifikationsnummern vergeben werden, vielleicht benötigt man diese, um dann die Leitweg-ID zu beantragen. 🙈

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

metalposaunist — Tue, 18 Jun 2024 05:54:56 GMT

Nein, an die SV Nummer @Wuppergirl, die dann ggf. wechselst, wenn Du dein Geschlecht wechselst. Damit wechselt auch die Wirtschafts-ID mit und alles geht per Post raus 😅.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

BB66119 — Wed, 19 Jun 2024 06:09:44 GMT

Hallo,

habt ihr euch auch schon mit der Frage befasst, wie es für die Gewinnermittler aussieht?

Müssen wir alle Gewinnermittlung künftig "zwingen" mit DATEV U.O. zu arbeiten und

die Belege an die Bank die verknüpfen, damit ihnen der Vorsteuerabzug gesichert ist?

Oder wie sieht die Lösung aus?

LG BB

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

guenther — Wed, 19 Jun 2024 07:48:56 GMT

Für den Vorsteuerabzug benötigt man eine ordnungsgemäße Rechnung, ggf, eine E-Rechnung (siehe Entwurf BMF-Schreiben).

Lt. BMF soll/muss die Rechnung revisionssicher aufbewahrt werden, in welchem System ist egal, nur revisionssicher.

Eine Verknüpfung mit der Bank in DUO ist somit nicht notwendig, den Ablauf muss jeder für sich abstimmen.

Zwischen den Regelungen zur Aufbewahrung der E-Rechnung und den jetzigen pdf-Rechnungen u.ä. gibt es aber keine Unterschiede, die Archivierungspflichten bestehen schon viele Jahre, das ist also nichts neues.

Spannende ungeklärte Frage ist folgende:

Der Mandant speichert die E-Rechnungen alle im Win-Dateisystem ab, Finanzamt prüft, Mandant übergibt die Rechnungen auf einem Datenträger. M.E. müsste der VSt-Abzug trotzdem funktionieren, obwohl die Rechnungen nicht revisionssicher archiviert sind.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

BB66119 — Wed, 19 Jun 2024 07:53:08 GMT

OK, aber denkst du nicht, dass hier das "Zahlprinzip" für die Vorsteuer greift?

LG BB

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

guenther — Wed, 19 Jun 2024 08:23:25 GMT

@BB66119 schrieb:
OK, aber denkst du nicht, dass hier das "Zahlprinzip" für die Vorsteuer greift?

LG BB

Die Zahlung ist für den Vorsteuerabzug vollkommen egal, nur ggf. § 17 UStG, wenn überhaupt nicht gezahlt wird.

Das ändert sich evtl. erst ab 2016 durch das JStG 2024

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

renek — Wed, 19 Jun 2024 08:49:30 GMT

Finde ich interessant. Woher weiß ich als Leistungsempfänger ob der Leistungserbringer nach § 20 UStG versteuert??? 🙄

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

314159 — Wed, 19 Jun 2024 09:53:18 GMT

@renek schrieb:
Finde ich interessant. Woher weiß ich als Leistungsempfänger ob der Leistungserbringer nach § 20 UStG versteuert??? 🙄

Ich vermute, dass es ähnlich wie beim Kleinunternehmer als Hinweis auf der Rechnung stehen muss. Oder wenn sich die Frage auf den technischen Bereich der E-Rechnung bezieht, muss in der E-Rechnung eine entsprechende Kennzeichnung 0 oder 1 hinterlegt sein.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

tu_heggi — Wed, 19 Jun 2024 09:58:15 GMT

Spannende ungeklärte Frage ist folgende:

Der Mandant speichert die E-Rechnungen alle im Win-Dateisystem ab, Finanzamt prüft, Mandant übergibt die Rechnungen auf einem Datenträger. M.E. müsste der VSt-Abzug trotzdem funktionieren, obwohl die Rechnungen nicht revisionssicher archiviert sind.

Wenn die Speicherung nicht revisionssicher erfolgt sind die Aufbewahrungsvorschriften der AO verletzt.

--> vermutlich Sicherheitszuschläge oder schlimmstenfalls Verwerfung

Nach dem UStG sind mir (noch) keine Vorschriften die gegen den VSt Abzug sprechen

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

tu_heggi — Wed, 19 Jun 2024 10:00:25 GMT

Ohne Onlinesystem (DUO oder was auch immer) wird es künftig nicht mehr funktionieren.

Egal welche Unternehmensgröße.

Ob man jetzt die Verknüpfung mit der Bank macht, die Rechnungen kreditorisch und debitorisch vorerfasst oder mit dem ASR vorkontieren lässt ist m.M.n. egal.

Mittelfristig ist der ASR aber auch hier gesetzt.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

guenther — Wed, 19 Jun 2024 10:27:21 GMT

@renek schrieb:
Finde ich interessant. Woher weiß ich als Leistungsempfänger ob der Leistungserbringer nach § 20 UStG versteuert??? 🙄

Hier soll der § 14 UStG um die Angabe Soll- oder Ist-Versteuerung beim Leistenden ergänzt werden, Fundstelle habe ich gerade nicht...

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renek — Wed, 19 Jun 2024 12:07:28 GMT

hab es gefunden: Jahressteuergesetz 2024 (Regierungsentwurf) Seite 65...

Damit wird es immer aufwendiger. Und bei der DATEV muss man dann auch überlegen wie man das umsetzt 😄

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eliansawatzki — Wed, 19 Jun 2024 13:43:48 GMT

Damit wird es immer aufwendiger. Und bei der DATEV muss man dann auch überlegen wie man das umsetzt

Die Möglichkeit, den Geschäftspartner als Ist-Versteuerer in den Geschäftspartnerstammdaten zu kennzeichnen, gibt es schon. (unterhalb der USt-ID-Nummer)

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

renek — Thu, 20 Jun 2024 10:04:23 GMT

??? Wo?

V.12.48 hat das nicht.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

eliansawatzki — Thu, 20 Jun 2024 10:33:16 GMT

Habe es gerade ebenfalls geprüft. Die Checkbox war genau an der Stelle aus Ihrem Screenshot. In der aktuellen Programmversion ist sie wieder verschwunden.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Hoas — Thu, 27 Jun 2024 07:12:30 GMT

Hier sehe ich ebenfalls (vielleicht auch zu unrecht) das größte Problem beim Mandanten.

Der Empfang sollte letztlich kein Problem sein, die Bezahlung und die Weiterleitung an den Steuerberater oder zur Buchführung grundsätzlich ebenfalls nicht.

Aber die revisionssichere, GoBD-konforme Ablage...

Das Problem existiert ja schon seit PDF-Dateien oder ähnliches per E-Mail versendet werden.

Natürlich werben die Anbieter wie DATEV etc. mit revisionssicheren Angeboten.

Aber was ist mit dem Weg bis z.B. Unternehmen Online?

Thema Verfahrensdokumentation/-anweisung... welches in der Praxis wahrscheinlich selten korrekt beachtet, aber auch selten bis nie geprüft wurde.

Muss die E-Mail vielleicht mit abgelegt werden? Wenn es mal keine reine "Briefumschlag"-E-Mail ist. In Unternehmen Online?

Oder habe ich einen kompletten Denkfehler?

Mir erscheint ein weiteres DMS-System beim Mandanten sinnvoll, aber meist nicht zu bezahlen.

Der Mandant will ja (gerade mit zunehmender Digitalisierung) das Ganze nicht nur für den Steuerberater oder die Buchführung machen, sondern vielleicht auch Lieferscheine, Korrespondenz, Abschlüsse, Fotos für Kunden/Versicherungen etc. abspeichern und verwalten. Unternehmen Online ist hier wohl nicht die letzte Lösung...

Cloud-Anwendungen gibt es zwar, aber für kleine Unternehmen habe ich bisher wenig sinnvolles gesehen.

Ein "digitales Cloud-Büro" inklusive E-Mail-Bereich etc. und Schnittstellen zu den Buchführungsprogrammen wäre wahrscheinlich die beste und kostengünstigste Lösung. Habt Ihr Erfahrungen hier?

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

metalposaunist — Thu, 27 Jun 2024 07:19:42 GMT

@Hoas schrieb:
Mir erscheint ein weiteres DMS-System beim Mandanten sinnvoll, aber meist nicht zu bezahlen.

Nur wegen der E-Mail Archivierung? Da hilft auch schon Microsoft Exchange online Plan 2 oder die passende Option fürs Postfach und ab damit: Archivierung von E-Mails Die Telekom ist hier nur M365 Reseller.

@Hoas schrieb:
sondern vielleicht auch Lieferscheine, Korrespondenz, Abschlüsse, Fotos für Kunden/Versicherungen etc. abspeichern und verwalten. Unternehmen Online ist hier wohl nicht die letzte Lösung...

Für den Fall ja. Dann braucht's aber eher ein ERP / CRM System statt DMS. Und mit der E-Rechnung hat das Thema erstmal nichts zu tun.

@Hoas schrieb:
Habt Ihr Erfahrungen hier?

Kommt auf den Mandanten drauf an. Ich bin mit M365 und lexOffice happy. Handwerker brauchen sicher andere Tools als lexOffice, je nach Gewerbe. M365 sollte man in allen Fällen anbinden können. Hausverwaltungen nutzen z.B. DOMUS. IT-Dienstleister ggf. eher WeClapp. Für jeden gibt es seine eigene Lösung.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

renek — Thu, 27 Jun 2024 09:15:46 GMT

@Hoas schrieb:
Aber die revisionssichere, GoBD-konforme Ablage...
Das Problem existiert ja schon seit PDF-Dateien oder ähnliches per E-Mail versendet werden.
...
Mir erscheint ein weiteres DMS-System beim Mandanten sinnvoll, aber meist nicht zu bezahlen.

Das kommt ganz darauf an. ich habe zu Hause einen UnRaid-Server am laufen und da gibt es als docker auch DMS-Systeme für lau. Das Ganze könnte man also recht kostengünstig (Hardware geht bereits ab 2.000 Euro) realisiert werden.

In größeren UN sollte zumindest ein DMS Pflicht sein. Unseres ist mit selfhosting (also on premise) unter 30k Einmalzahlung und 3,5k jährliche Wartungspauschale relativ günstig verglichen mit anderen Systemen die auf cloud mal eben 36k+ jährlich kosten würden... Es hängt da viel davon ab ob ich Leute im UN habe die sich gerne bei der Administration damit auseinandersetzen wollen und was man für Ansprüche an solche Systeme stellt...

sondern vielleicht auch Lieferscheine, Korrespondenz, Abschlüsse, Fotos für Kunden/Versicherungen etc. abspeichern und verwalten.

Läuft bei uns ebenfalls im DMS. Da brauch ich keinen StB dafür, gerade weil die Speicherkosten bei DATEV dann ins unermessliche laufen können....

Für alle die nur alles über Mail machen und dort archivieren wollen gibt es u.a. auch Lösungen wie MailStore und Co.. Die Aussagen das gerade kleine UN jetzt durch die eRechnung geschröpft werden weil sie extrem großen Aufwand betreiben müssen ist so nicht richtig. Und kostenintensiv muss es auch nicht sein. Es lohnt sich da für alle verschiedene Angebote durch Systemintegratoren erstellen zu lassen und nicht auf pauschale Aussagen zu hören.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

ViolaOliveira — Thu, 15 Aug 2024 05:46:30 GMT

Hallo,

nach stundenlangem durch Foren und Beiträgen überall im Netz durchforsten erschließt sich mir die Umsetzung der GodB Archivierung von E-Rechnungen auch noch nicht gänzlich.

Daher nehme ich diesen Verlauf hier gerne wieder auf.

Gerade in Bezug auf Datev-Anwendungen sind wir selbst in unserer Steuerkanzlei aktuell unsicher, ob durch Ablage im DATEV DMS die Aufbewahrungspflicht erfüllt ist, bzw. ob der Rechnungsimport ins DMS über den Dokumentenkorb (welcher e-Rechnungen verarbeiten kann) erfüllt ist, oder tatsächlich die Original E-Mail abgelegt werden muss oder sogar die Verarbeitung über DUO zwingend ist (Stichwort Archivierung des Originals!).

Wir nutzen zwar auch DUO, wollen aber aufgrund interner Abläufe unsere Eingangsrechnungen nach wie vor über DMS und NICHT über DUO verwalten.

Gibt es hierzu aktuelle Infos?

Danke vorweg!

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

S_U_P_E_R_V_I_S_O_R — Thu, 15 Aug 2024 07:32:20 GMT

Hallo,

diese Fragen habe ich mir selbst auch gestellt und würde das für mich wie folgt beantworten:

1. Ablage in DATEV DMS mittels DATEV Outlook Add-In

Hier ist die Ablage der gesamten E-Mail möglich.

Gerade in Bezug auf die GoBD Rz 135 würde ich bei E-Rechnungen immer die gesamte Mail im DMS archivieren um auf Nummer sicher zu gehen.

Bei dieser Lösung gibt es aus meiner Sicht nur das altbekannte Problem, das ich im Falle einer Prüfung nicht nachweisen kann, das ich Belege "versehentlich/mutwillig" gelöscht habe die eigentlich aufbewahrungspflichtig sind.

Bei einer E-Mail Archivierung wird das Original ja bereits vor Zustellung an den Empfänger in der Software-/Hardwarelösung revisionssicher abgelegt und der Empfänger erhält nur noch eine Kopie die er dann auch "versehentlich" löschen oder manipulieren kann, denn das Original ist ja archiviert.

Wir haben in unserer Verfahrensdokumentation den Prozess der Nutzung des DATEV Outlook-Ad Inn peinlichst genau beschrieben und hoffen das es im Falle einer Prüfung nicht zur Unterstellung der "mutwilligen" Löschung kommt.

Man kann dieses Problem aus meiner Sicht nur mit einer E-Mail Archivierung umgehen.

Bitte gebt mir Feedback ob ich mit dieser Einschätzung falsch liege. Danke.

2. DATEV DUO und Upload Mail

Aus meiner Sicht die richtige Lösung für Mandanten die DUO bereits haben und noch kein eigenes DMS nutzen.
In Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation lässt sich aber auch hier das Problem mit dem versehentlichen/mutwilligen Löschen einer mail nicht umgehen.

Aus technischer Sicht erfüllen die Produkte wie DATEV DMS Outlook Add-in, DATEV DMS Dokumentenkorb und DATEV Belege online mit upload Mail die Anforderungen laut den GoBD.

Idee 1:
- Mailadresse für E-Rechnungen erstellen (bspw. rechnung@musterdomain.de)
- Lieferanten informieren das E-Rechnungen/ZUGFeRD-Rechnungen nur noch an diese Adresse geschickt werden dürfen
- Upload Mail einrichten
- automatische Weiterleitung an Upload Mail Adresse im Mailserver konfigurieren

Problem dabei:
- sonstige Rechnungen mit Rechnungsinformationen im Mailtext können nicht verarbeitet werden

- reine E-Rechnungen im XML-Format werden momentan mit Hinweis falscher Dateityp abgelehnt

- SPAM und Irrläufer landen ggf. im DUO

- E-Rechnungen die noch über Portale zum Download bereitgestellt werden (Amazon bspw.) müssen manuell hochgeladen werden (Upload online)

Ich merke gerade das es wohl noch keine "All-In-One"-Lösung für diese Problematik gibt.

So, und jetzt freue ich mich auf Eurer Feedback / Kopf waschen 😉

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

ViolaOliveira — Thu, 15 Aug 2024 09:20:03 GMT

Moin,

danke für deine ausführliche Schilderung.

Ich sehe es ziemlich genauso.

Leider ist das Belegverwalten in DUO insbesondere wenn möglichst viele Mitarbeitende auf Eingangsrechnungen zugreifen können sollen und insbesondere für den schnellen Zugriff meiner Ansicht nach einfach nicht schön und noch viel weniger schnell....

Daher unsere interne Verwaltung im DMS. Zeitersparnis ist bei der Doppelablage hierbei gleich null.

Outlook Addin nutzen wir bereits ebenso haben wir eine differenzierte Verfahrensbeschreibung durch QM.

Wünschenswert wäre meiner Ansicht nach grundsätzlich eine direkte Verknüpfung von DUO und DMS (egal ob Datev oder andere) .

Das würde auch die Problematik des Belegtransfers bzw. der Aufbewahrung bei Mandatsaufgabe deutlich vereinfachen. Wird jedoch wohl weiter ein Wunsch bleiben.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

314159 — Thu, 15 Aug 2024 10:27:17 GMT

@S_U_P_E_R_V_I_S_O_R schrieb:

Gerade in Bezug auf die GoBD Rz 135 würde ich bei E-Rechnungen immer die gesamte Mail im DMS archivieren um auf Nummer sicher zu gehen.

Ich grüble gerade, inwiefern der Empfang von (E-)Rechnungen per E-Mail mit der Rz 135 (hauptsächlich Konvertierung) zusammenhängt🤔

Bei der Frage, ob eine E-Mail auch revisionssicher aufbewahrt werden muss, bin ich bisher immer bei der Randziffer 121 gelandet.

Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).

Es ist also zu prüfen, ob der Text in der E-Mail weitere Informationen enthält, um dann zu entscheiden, ob es nur ein "Briefumschlag" ist und somit nicht revisionssicher aufbewahrt werden muss. Das trifft m.E. in den meisten Fällen zu, da in den meisten E-Mails nur der "Standard-Text" steht.

"Im Anhang die Rechnungen. Bitte zahlen!"

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

S_U_P_E_R_V_I_S_O_R — Thu, 15 Aug 2024 12:05:48 GMT

Hallo 314159,

danke für den Hinweis. Eindeutig "mistverständlich" ausgedrückt. Rz 121 ist da natürlich zutreffender ...

Was ich eigentlich meinte ist das ja gerade bei E-Mail als Transportmittel mit E-Rechnung im Anhang durch Konvertierung die Beweiskraft verloren gehen kann und deshalb zwingend E-Mail Archivierung eingesetzt werden muss damit das Original, im Falle einer Prüfung, vorgewiesen werden kann. Bei Rechnungsinformationen im Mailtext, prominentes Beispiel: paybyphone, sowieso.

Ich würde sogar soweit gehen und sagen das eine Vorqualifizierung durch den Menschen, der bewerten muss "Mail ist nur Briefumschlag" und " Mail enthält aufbewahrungspflichtige Informationen, die Sachverhalte versehentliches Löschen, mutwilliges Löschen, Manipulation von Daten oder menschliches Fehlverhalten im Allgemeinen, im Falle einer Prüfung eher befeuert werden.

Meines Erachtens müssen alle Mails, aus allen Postfächern im Unternehmen archiviert werden um die vorgenannten Probleme zu umgehen. Irrläufer lassen sich nicht vermeiden. Wenn also eine E-Rechnung, die an rechnung@muster-gmbh.de geschickt werden sollte plötzlich im Postfach des Sachbearbeiters XY landet und ich nur rechnung@muster-gmbh.de archiviere oder dort die Vorqualifizierung läuft, dann fehlt mir im schlimmsten Fall genau das Original in der nächsten Prüfung ...

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Tox — Mon, 19 Aug 2024 14:15:49 GMT

Hallo zusammen,

ich habe jetzt das komplette Thema durchgelesen und hoffe dass ich es nicht überlesen habe.

Wird es bei einer E-Rechnung, sowohl ZUGFeRD/PDF als auch XRechnung/XML, möglich sein beim hochladen in DUO die Belegdaten automatisch in die Bearbeitungsmaske einzulesen? Natürlich ohne OCR.

Wir haben das heute mal durch getestet und das funktioniert aktuell garnicht. PDF mit XML im Anhang schon, aber nur per OCR. XML mit PDF im Anhang wird nur visualisiert.

Ist natürlich traurig da ja quasi alle wichtigen Daten mitgeschickt werden, aber man trotzdem noch manuell die Belegdaten erfassen muss.

Viele Grüße

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

metalposaunist — Mon, 19 Aug 2024 14:18:27 GMT

@Tox schrieb:
Wird es bei einer E-Rechnung, sowohl ZUGFeRD/PDF als auch XRechnung/XML, möglich sein beim hochladen in DUO die Belegdaten automatisch in die Bearbeitungsmaske einzulesen? Natürlich ohne OCR.

Ja, das klappt heute schon.

@Tox schrieb:
Ist natürlich traurig da ja quasi alle wichtigen Daten mitgeschickt werden, aber man trotzdem noch manuell die Belegdaten erfassen muss.

Hatte @chrisocki nicht in 3 Schritten aufgeschrieben, was hier wen wie schlägt? Neben OCR arbeitet DATEV ja auch mit wiedererkannten Werten. Da ist noch 1 Variable mehr drin.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

a_oßenbrügge — Mon, 26 Aug 2024 09:45:50 GMT

Wann ist damit zu rechnen?

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

tu_heggi — Wed, 28 Aug 2024 05:13:54 GMT

Prüftool & Prüfung bei Upload:
Für DUo wird es so ein Prüftool nicht geben, da es hier zu spät angesetzt wäre. Für die E-Rechnungsplattform ist das geplant: "Darüber hinaus sind zusätzlich ergänzende Services, wie die Validierung von E-Rechnungen und das Bereitstellen von Statusinformationen [...] geplant." (siehe: DATEV E-Rechnungsplattform )

Bei DUO gibt es bereits heute schon Validierungen. Invalide Rechnungen werden aber nicht per se abgelehnt, sondern können trotzdem weiterverarbeitet werden.

@Silvija_Döbereiner

Könnte man die Hinweise in DUO stärker hervorheben bzw. zusätzlich am Belegbild - wie der "Gebucht" Stempel- einfügen? Ich finde es sollte schon direkt ins Auge fallen ob es eine E-Rechnung ist oder nicht.

@An Alle

Bin ich zur Zeit der einzige der sich fragt wie man - in welchem Programm auch immer - die jeweilige X-Rechnung oder ZUGFeRD Version schnell herausfindet? Besenfalls prüft das die Software direkt und zeigt eine Art Skala an ob konform oder nicht.

Es wird sicher Unternehmer geben die am Update sparen werden und nur ZUGFeRD 1.x oder 2.0 erstellen und versenden. Man kann doch nicht verlangen das man in jede XML reingeht und nach der RAM ID und der Nummer sucht.

Weiterhin verwirrend ist die Factur-X die auch Datev nutzt und dann hier eine 1.0 in der XML drin steht.😓

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

martinkolberg — Thu, 05 Sep 2024 09:56:50 GMT

Selbstverständlich bietet die Telekom bereits E-Rechnungen an.

Gibt es bereits Erfahrungsberichte von Anwendern, die geprüft haben, ob eine per E-Mail versendete Telekom-E-Rechnung sämtliche Anforderungen von Mandanten und Steuerberatern erfüllt?

Funktioniert der E-Mail-Upload zu DATEV reibungslos?
Kann der Mandant mit gängiger Standardsoftware die Abrechnung vollständig einsehen?
Sieht der Buchhalter eindeutig, welchen Telefonanschluss die Rechnung betrifft, und kann er gelegentlich erworbene Hardware korrekt als Anlagegut erfassen?
Erkennt der Buchungsassistent die verschiedenen Steuersätze, auch bei sonstigen Posten, die beispielsweise über Telefonzahlungen abgewickelt wurden?

Weiterführend stellt sich die Frage:

Wie sieht eine Schritt-für-Schritt-Anleitung aus, um den aktuellen Prozess, bei dem die Telekom-Rechnung als PDF per E-Mail versendet wird, in einen vollständig automatisierten E-Rechnungsprozess zu überführen?

Die Telekom dient hier nur als exemplarisches Beispiel. Unternehmen, die die E-Rechnung der Telekom beherrschen, sind gut für die Zukunft aufgestellt.

Alternative Überlegung:
Sollte eine Petition im Bundestag angestrebt werden, um den Prozess zu stoppen, bis ein System etabliert ist, bei dem beispielsweise Tankbelege bei Kartenzahlung automatisch als E-Rechnung bereitgestellt werden?

Wie kann der Prozess der E-Rechnung optimal gestaltet werden?

Ein möglicher Ansatz wäre, dass jede Zahlung mit Bank- oder Kreditkarte automatisch den Versand einer E-Rechnung an die hinterlegte E-Mail-Adresse auslöst – zusätzlich könnte auf Wunsch ein Papierbeleg erstellt werden (dieser sollte jedoch nicht für die Buchhaltung relevant sein).

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

metalposaunist — Thu, 05 Sep 2024 10:03:25 GMT

@martinkolberg schrieb:
Funktioniert der E-Mail-Upload zu DATEV reibungslos?

Wenn Du keine Belegfreigabe online nutzt, schon.

@martinkolberg schrieb:
Kann der Mandant mit gängiger Standardsoftware die Abrechnung vollständig einsehen?

Kommt auf den Typ an. Mit einer XRechnung wird's schwierig.

@martinkolberg schrieb:
Wie sieht eine Schritt-für-Schritt-Anleitung aus, um den aktuellen Prozess, bei dem die Telekom-Rechnung als PDF per E-Mail versendet wird, in einen vollständig automatisierten E-Rechnungsprozess zu überführen?

Nicht anders als sonst?

@martinkolberg schrieb:
bei dem beispielsweise Tankbelege bei Kartenzahlung automatisch als E-Rechnung bereitgestellt werden?

Wenn man heute schon Flottenkarten wie jene von UTA nutzt, ist das heute schon möglich. @andreashausmann hat dazu ein Video auf LinkedIn / YouTube gepostet.

@martinkolberg schrieb:
Sollte eine Petition im Bundestag angestrebt werden, um den Prozess zu stoppen

Nein, besser nicht: The German problem? It’s an analogue country in a digital world

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

S_U_P_E_R_V_I_S_O_R — Thu, 05 Sep 2024 12:49:05 GMT

Hallo Tu_heggi,

wo hast Du den Screenshot "Sparen Sie sich Zeit abzuschreiben - mit XML-Daten (Rechnungseingang)" her. Ist der offiziell von DATEV und wenn ja wo kann ich den finden?

Wir bereiten gerade eine Mandantenveranstaltung zum Thema vor und das würde gut als Slide in die Präsentation passen.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

noescher — Thu, 05 Sep 2024 16:14:03 GMT

@tu_heggi schrieb: Bin ich zur Zeit der einzige der sich fragt wie man - in welchem Programm auch immer - die jeweilige X-Rechnung oder ZUGFeRD Version schnell herausfindet? Besenfalls prüft das die Software direkt und zeigt eine Art Skala an ob konform oder nicht.

Vielleicht hilft diese Liste möglicher Validatoren weiter:

https://easyfirma.net/e-rechnung/zugferd/validatoren/

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

martinkolberg — Thu, 05 Sep 2024 17:42:06 GMT

@noescher schrieb:
@tu_heggi schrieb: Bin ich zur Zeit der einzige der sich fragt wie man - in welchem Programm auch immer - die jeweilige X-Rechnung oder ZUGFeRD Version schnell herausfindet?

Klingt komisch, aber wir prüfen das mittels REWE beim Belegbuchen.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

tu_heggi — Fri, 06 Sep 2024 04:32:27 GMT

Moin,

ja offiziell Datev.

Z. B. hier 77540_DIO_ Die E-Rechnung kommt! Die Umsetzung mit Ihrer Steuerkanzlei meistern.pdf

oder hier 77534_DIO_ Die E-Rechnung kommt - Praxistipps aus der Steuerberatungskanzlei.pdf

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

tu_heggi — Fri, 06 Sep 2024 04:35:42 GMT

Ich hoffe sowas wird bis 2028 integriert!

Rechnung kommt in die E-Rechnungsplattform - wird dort sofort auf EN 16931 überprüft und sichtbar (Ampelfarben) gemacht. Bis dahin wirds vom BMF ja nicht beanstandet

Sonst ist dies ein Workflowkiller

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

gnoll — Wed, 11 Sep 2024 12:48:52 GMT

Hallo zusammen,

es ist scheinbar doch gar nicht so kompliziert, wie uns die Bundesregierung hier auf eine Kleine Anfrage der CDU/CSU-Fraktion erklärt (insbesondere Antwort auf Frage 8 auf Seite 4)... 🙈

Und wir machen uns hier Gedanken über revisionssichere Archivierung und so ein komisches Zeug 🤣

Ich wünsche euch einen schönen Tag!

Deutscher Bundestag - E-Rechnung: E-Mail-Postfach reicht aus

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

taxit — Wed, 11 Sep 2024 13:12:10 GMT

Offen gesagt lese ich die Antwort so:

für den Empfang genügt ein E-Mailpostfach.

Die Aufbewahrung unterliegt wie bisher den GoBd...

Quelle: a.a.O.

Gruß & ebenfalls einen schönen Tag!

Taxit

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

metalposaunist — Thu, 12 Sep 2024 08:15:14 GMT

Right @taxit 👍 und nochmal hochoffiziell aus der Politik bestätigt: E-Mail-Postfach reicht aus: Bundesregierung teilt Details zur E-Rechnung mit

Also mal keine Panik schieben. Und um Erlaubnis zur PDF Rechnung wird die Mehrheit auch nicht bitten, weil die Mehrheit den Unterschied zwischen PDF und ZUGFeRD nicht kennt und das völlig praxisfern wieder ist. Auch nicht in 2026.

Wer heute schon Rechnungen digital als PDF stellt, ist gut aufgestellt. Gut, das mich meine Intuition da auch nicht trügt.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Regi — Thu, 12 Sep 2024 08:45:56 GMT

Aber wie ist das dann zu verstehen 🤔

Bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2026 können auch noch sonstige Rechnungen – wozu dann insbesondere reine PDF-Dateien zählen – ausgestellt und übermittelt werden. Bei Firmen, die weniger 800.000 Euro Gesamtumsatz pro Jahr haben, gilt dies sogar bis Ende 2027. Sonstige Rechnungen werden künftig allerdings als "nicht ordnungsgemäß" gewertet und berechtigen den Empfänger so nicht zum Vorsteuerabzug.

Bei sonstigen Rechnungen ist der Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt?

Also muss das definitiv ab 2025 eingerichtet sein und funktionieren....

Regi

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

gnoll — Thu, 12 Sep 2024 08:46:00 GMT

...nochmal hochoffiziell aus der Politik bestätigt...

Und was war an meinem Link nicht "hochoffiziell"? 🤔 Ist heise.de eine zuverlässigere/offiziellere Quelle als bundestag.de? 😱

Manchmal wundere ich mich schon ein bisschen...

Schöne Grüße aus dem Herzen Hessens 🌻

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

metalposaunist — Thu, 12 Sep 2024 08:58:30 GMT

Und wer soll das in Masse prüfen @Regi? Die Kanzleien? Die weisen dann den Mandanten drauf hin: Du, die Rechnung kann ich so nicht verbuchen. Bitte frage nach einer E-Rechnung beim Lieferanten. Dann quatscht der Mandant mit seinem Lieferanten und der Mandant ohne IT-Wissen erklärt dem Lieferanten ohne IT-Wissen, das was falsch sei. Was wird er nicht so genau sagen können. Er brauche eine "andere Rechnung". Im Zweifel schickt der Lieferant dann eine XRechnung, die der Mandant dann ablehnt, weil er keine Ansicht hat sondern nur eine XML.

Oder anders: Dann verbuchst Du erstmal ohne Abzug. Bis Du die richtige Rechnung hast, vergehen vielleicht schon mal 30 Tage. Dann meldet man also erstmal Betrag X als Steuer ans Finanzamt und muss diese im nächsten Monat korrigieren, wenn die richtige Rechnung eintrifft. Dann habe ich gelernt, wenn man häufig und regelmäßig die Steuer beim FA korrigiert, werden die Prüfer hellhörig und wollen das Unternehmen prüfen, weil da ja was nicht stimmen kann.

Man soll den Teufel nicht an die Wand zahlen aber meine eigene Erfahrung, Gespräche und mein IT-Gefühl haben mich selten krass im Stich gelassen. Das wird noch lustig 😂.

Und dann gibt es neue Programme für die Prüfer, wo man dann 1 Datenmenge ins Programm wirft, welche dann die PDF Rechnungen heraussucht und als "nicht ordnungsgemäß" kennzeichnet? Wir sind froh, wenn Finanzämter per E-Mail kommunizieren können und wir aufs Fax verzichten können 😂.

Immer schön locker bleiben.

@gnoll schrieb:
Ist heise.de eine zuverlässigere/offiziellere Quelle als bundestag.de? 😱

Ja! Unserer Regierung vertraue ich in Sachen IT leider 0️⃣. Grund: s.o. - es wird irgendwas Digitales ohne Bezug zur Realität oder Praxistauglichkeit beschlossen. Schafft das (IT) Vertrauen? Leider nein.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

gnoll — Thu, 12 Sep 2024 08:59:16 GMT

Hallo @Regi ,

Sonstige Rechnungen werden künftig allerdings als "nicht ordnungsgemäß" gewertet und berechtigen den Empfänger so nicht zum Vorsteuerabzug.

nach Tz 55 des Entwurfs eines BMF-Schreibens zu dem Thema, ist diese "künftig" als "spätestens ab 2028" zu verestehen.

Sonnige Grüße

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Regi — Thu, 12 Sep 2024 09:17:05 GMT

Hallo @gnoll,

danke für den Link 🙏

Regi

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

wwinkelhausen — Thu, 12 Sep 2024 09:32:55 GMT

Es tut mir leid, schon wieder den Buhmann spielen zu müssen, aber mit Ihrer Laissez-faire-Einstellung sind Sie im Steuerrecht falsch. Wenn E-Rechnungen Pflicht sind (2027 bzw. 2028) müssen diese vorliegen, wenn man die Vorsteuer gerne ziehen möchte. Und wer es sich mit seinen Kunden nicht verscherzen möchte, wird zusehen, dass er dann E-Rechnungen schreiben wird.

Wir sind dann ja auf der sicheren Seite: Sobald unsere Rechnung hässlich aussieht, ist es eine E-Rechnung, das bekommen wir den Mandanten schnell beigebracht.

Aber ich bin da auch bei den restlichen Unternehmen optimistisch. Und es ist ja nicht so, dass uns die bisherigen Wordrechnungen keine Probleme gemacht haben.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Regi — Thu, 12 Sep 2024 09:38:56 GMT

Hallo @metalposaunist ,

hm ok ich oute mich jetzt mal sowohl als "der Mandant ohne IT-Wissen / der Lieferant ohne IT-Wissen"

oder mit wenig IT-Wissen und auch noch Selbstbuchend 😏

Aber empfangen muss man diese e-Rechnungen ja definitiv können ab 2025 ausser - man vereinbart mit dem Rechnungsaussteller - man möchte nur eine sonstige Rechnung....

Ok wer das überprüfen soll oder macht keine Ahnung.

Da wir als kleines Unternehmen allerdings nicht so viele Ein- und Ausgangsrechnungen haben, wäre eine Überprüfung auch nicht so schwierig.....

Natürlich weiß ich, dass Du hier definitiv zu der IT/digital-afinen Seite gehörst, bei mir ist das eher noch so Manuel.....

Was jetzt nicht heißen soll, dass ich mich gegen IT u. digital wehre aber ohne IT-Spezialisten oder externen wird dieses "Digital" so langsam echt zur Herausforderung.

Und ja als kleines Unternehmen muss man die Ausgaben dafür durchaus gut im Blick behalten, wir haben leider keine Kunden an die wir die Kosten hierfür direkt weitergeben können 🙄

Regi

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

tu_heggi — Thu, 12 Sep 2024 09:53:30 GMT

Aber empfangen muss man diese e-Rechnungen ja definitiv können ab 2025 ausser - man vereinbart mit dem Rechnungsaussteller - man möchte nur eine sonstige Rechnung....

NEIN!

Empfangen können muss man können - egal was man vereinbart

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

martinkolberg — Thu, 12 Sep 2024 10:10:05 GMT

UST- Sonderprüfung...
Das FA fordert die E-Rechnungen zur Prüfung an
Nein, bitte keine verschlüsselte Email, sondern doch besser per Fax...

Vision: Man gibt dem FA einfach den Beleg- Link nach UO...

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

VerenaWied — Thu, 12 Sep 2024 10:10:29 GMT

Ich verstehe auch ehrlich gesagt nicht so ganz, warum manche sich immer noch so quer stellen oder "ignorieren". Wir haben die Mandanten frühzeitig über die E-Rechnung informiert (Auch, weil wir uns mehr digitale Zusammenarbeit erhoffen...wir sehen da große Potentiale, weswegen wir zu diesem Thema auch gerne unterstützen). Drei haben sich daraufhin aktiv gemeldet.

Diverse andere Mandanten habe ich bei Telefonaten zu anderen Themen proaktiv angesprochen. Zwei Weitere erinnerten sich bei Telefonaten, dass wir ja Mal was rum gesendet haben und haben nachgefragt.

Schöner Beispiel Fall heute: Mandant hat eine Rechnungsnummer (Ausgangsrechnung) im Juni zwei Mal vergeben. Ist ihm heute aufgefallen. Die korrigierte Rechnung hat er heute in DUO hoch geladen, die alte ist bereits verbucht. Auf meine Frage, wie er denn seine Rechnungen schreibt kam natürlich "Word mit Exceltabelle als Rechnungsübersicht", damit "sowas eigentlich gar nicht erst passieren kann". Er hat überhaupt wenige Rechnungsempfänger im Business Bereich und Zeit wäre ja noch genug, bis die E-Rechnung Pflicht wird. 7 EUR/Monat für AW next (wenn das überhaupt das richtige Tool für ihn ist, was ich bezweifle) waren im ersten Moment auch zu viel. GOBD interessiert auch nicht.

Viele wissen immer noch nichts bis wenig von der E-Rechnung. Manche sind schon von deren Rechnungsschreibungsprogramm-Anbietern angesprochen worden, haben aber wenig Zeit zur Umsetzung (was ich auch nachvollziehen kann).

Ein Mandant hat ein Rechnungsprogramm mit Warenwirtschaftssystem was nach meiner Recherche sogar eine DATEV Schnittstelle hat, aber wir kriegen einen Ordner. 😐

Wenn ich sehe wie viel Digitalisierungspotential es generell gibt, schockt mich das doch irgendwie.

Ich bin für "frühzeitig kümmern", dann kann ich jetzt schon Prozesse optimieren und testen, was passt und was nicht. Und bei tatsächlicher Pflicht, bin ich gewappnet.

Wer dann Ende 2026 ankommt und rumheult, dass er ja was tun muss, wird Spaß kriegen.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

wwinkelhausen — Thu, 12 Sep 2024 10:10:39 GMT

Der Absender muss ab 2025 nicht mehr fragen, ob man eine E-Rechnung haben möchte, sondern er kann einfach eine schicken, auch eine x-Rechnung. Die Frage ist nur, wie beliebt man sich damit bei seinen Kunden macht.

Von Würth kam schon eine E-Mail, in der man aussuchen durfte, was man zukünftig haben möchte.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Regi — Thu, 12 Sep 2024 10:13:21 GMT

Hallo @tu_heggi,

dann ist diese "Übergansgangsfrist" ja eigentlich Quatsch...

was macht das dann für einen Sinn?

Regi

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

wwinkelhausen — Thu, 12 Sep 2024 10:14:56 GMT

Die Übergangsfrist ist für das selber E-Rechnungen schreiben müssen.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

martinkolberg — Thu, 12 Sep 2024 10:16:01 GMT

Was nun, wenn der Rechnungsempfänger auf eine Verschlüsselung der sensiblen Daten besteht?
Er begründet das mit dem Datenschutz.
Gilt insbesondere für Rechnungen aus der Steuerkanzlei und vom Großhandel!

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

wwinkelhausen — Thu, 12 Sep 2024 10:18:07 GMT

Das müsste DATEV beantworten, ob die Mails verschlüsselt werden können. Momentan geht das glaube ich nicht.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

martinkolberg — Thu, 12 Sep 2024 10:33:54 GMT

Die Frage ist nicht das ob... sondern das wie...

Beispiel:

Die Email der DATEV- Rechnung an den Mandanten:

Diese Nachricht ist nur mit der Smartcard des Unternehmers zu öffnen. OK, Verschlüsselung funktioniert.

Wenn diese Email per Mail- Upload nach UO geschickt wird: Unfall.
-> In der Kanzlei kommt der Beleg nicht an....
=> Mandant leitet mit die Mail weiter ... Unfall II, da auch ich die Mail nicht öffnen kann.

Das Problem der Verschlüsselung ist, daß jeder Berechtigte auch diesen Schlüssel haben muß.

Ich denke, das Rad der Verschlüsselung muß für E- Rechnungen neu erfunden werden, so daß die Berechtigten, und vielleicht auch eine Urlaubsvertretung die Emails einsehen können.

Die Vertretung vom Chef soll aber bitte nur die E-Rechnungen lesen können, nicht aber andere vertrauliche Dokumente und der Chef hat natürlich seine SC mit im Urlaub, damit er damit vom Laptop aus signieren kann.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

wwinkelhausen — Thu, 12 Sep 2024 11:06:16 GMT

Nur wer will da jetzt Gehirnschmalz reinstecken, wenn zukünftig eh E-Mail als Übermittlungsweg wegfallen soll?

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

renek — Fri, 13 Sep 2024 07:36:41 GMT

Machen wir uns darum Gedanken wenn es soweit ist.

Aktuell reicht ja ein E-Mail-Postfach:

https://www.heise.de/news/Bundesregierung-Gaengiges-E-Mail-Postfach-reicht-fuer-elektronische-Rechnung-aus-9865246.html

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Imke-Bendixen — Mon, 23 Sep 2024 17:03:53 GMT

Total verwirrend 🧐

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Lorelei20 — Tue, 22 Oct 2024 21:21:20 GMT

Ich fasse ein bisschen zusammen:

1. Erst mal gibt es mehrere Arten von Belege:

normale Rechnungen
Bescheide (von Ämter, Energieanbieter, Rundfunk - eigentlich

Sonderbelege.

Kassenbons (manche von Mitarbeiter gebracht - Tanken, Parken,

Bahntickets, Bons von Barzahlungen in Market

Werden diese alle nun E-Belege?

2. Bis jetzt werden sie gelesen, geprüft (inkl. Leiter) mit Notiz evtl. Beim Empfang.

Nun kann man sie nicht zuvor lesen.

Sie gehen in Datev ohne Prüfung und dort kann/darf man nichts

korrigieren oder ändern.

Warum? Warum kann/darf man sie nicht beim Empfang lesen?

Wie werden sie genannt (Name Lieferant, Datum Beleg war bis jetzt)?

Momentan darf man auch den Namen nicht korrigieren, oder ändern.

3. Man bearbeitet sie normal in Datev? Wie bis jetzt?

4. Man speichert im Betrieb die E-Mails.

5. Ein Plan B gibt es nicht, falls Software- oder Strompanne.

Ja, ich habe so etwas erlebt (Sommer 2024) und man konnte irgendwo in Europa

die Post im ganzen Land nicht benutzen, weil nur elektronisch.

6. Jeder Lieferant wählt ob X-Rechnung oder ZUGFerd und sie gehen beide

in Datev und ich habe keine Probleme?

Es ist sehr gewöhnungsbedürftig wenn man: ein Mandant ist, kein IT-Mensch, Azubi, oder

über 60 und alles (wieder) von Null nimmt.

Das ist erst mal bei Lieferanten.

Ich gestehe dass ich Angst habe.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

ViolaOliveira — Wed, 23 Oct 2024 05:35:37 GMT

Hallo

also ich empfehle einfach mal stumpf zu googlen. Sorry, aber das Thema ist ja nicht erst seit gestern aufm Tisch.

Ansonsten z.b. auch hier von der DATEV entsprechendes Infomaterial mit schönen Übersichten

Ihr Unterstützungspaket E-Rechnung (datev.de)

1. Ja es gibt unterschiedliche Belegarten, wie genannt.

Nicht jeder Beleg wird eine E-Rechnung!!!! Nur eben bestimmte Rechnungen bei B2B in Deutschland. Kleinbetragsrechnungen, Fahrtickets etc sind ausgenommen!

2. Die meisten E-Rechnungen in Deutschland werden als zugferd 2 ausgegeben, somit hängt da auch ein leserliches pdf bei. Für xml Rechnungen braucht man eine Software a la DMS, DUO , E-Plattform (um die DATEV Möglichkeiten zu nennen, natürlich gibt es wesentlich mehr und jede Software, die bisher Rechnungen verarbeiten konnte, wird in der Regel auch E-Rechnungen "sichtbar" machen können.

Ihr korrigiert Eingangsrechnungen? Interessant!!!!

Falls was nicht stimmt wird doch auch heute schon der Rechnungssteller um eine Korrektur gebeten!

Beim Erstellen von E-Rechnungen, gibt es keine Korrektur Möglichkeit. Also Storno und neu!

E-Rechnungen werden über "Portale" via E-Mail Versand...

3. ja, innerhalb Datev wird es wohl kaum einen merkbaren Unterschied geben. Der Dokumentenkorb kann auch E-Rechnungen lesen

4. Nicht die E-Mail sondern der xml Datensatz ist aufbewahrungspflichtig!!! Also cloud oder DMS als digitalen Speicherort wählen.

5. Wenn der Strom länger als 1-2 Tage weg ist, werden wir wohl kaum noch arbeiten (Krieg, Weltuntergang, ????).... Wie arbeitet ihr heute wenn kein Strom da ist?

6. Ja, jeder Rechnungssteller entscheidet selbst welches Format er wählt. Beides ist in Datev wie bisher verarbeitbar.

Zusammenfassend:

Grundsätzlich hilft Informiertheit um gegen Ängste vorzugehen! Ein Aufschieben auf den letzten Drücker ist eigentlich nie hilfreich.

Wer z.B. mit Datev arbeitet um nur Belege zu verwerten macht eigentlich weiter wie bisher, achtet nur eben drauf die xml Datei sicher zu speichern.

Wer selbst Rechnungen schreibt, benutzt in der Regel eh schon eine Software (ansonsten sollte dies grundsätzlich mal überdacht werden) und muss im schlimmsten Fall ein oder 2 haken setzten, um nun E-Rechnungen ausgeben zu können.

P.S. E-Rechnungen können nur erzeugt und geschickt werden, wenn eine E-Mailadresse des Empfängers vorliegt!

Also keine Panik und einfach mal etwas Zeit in Informationslektüre oder Videos investieren!

Viel Erfolg!!!!

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

ViolaOliveira — Wed, 23 Oct 2024 06:08:08 GMT

laut BMF ist ein Vorsteuerabzug auch bei fälschlich ausgestellten pdf Rechnungen möglich

58 Erfolgt keine Rechnungsberichtigung durch nachträgliches Ausstellen einer E-Rechnung, sind
die in einer sonstigen Rechnung enthaltenen Angaben im Hinblick auf den Vorsteuerabzug als
mögliche objektive Nachweise im Sinne von Abschnitt 15.2a Absatz 1a UStAE zu berücksichtigen. Bei Anwendung dieser Regelung kann unter Anlegung eines strengen Maßstabes
ein Vorsteuerabzug möglich sein, sofern die Finanzverwaltung über sämtliche Angaben verfügt, um die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug (ein Unternehmer erbringt
an einen anderen Unternehmer eine Leistung, die dessen der Umsatzsteuer unterliegenden
Umsätzen dient und für die die Umsatzsteuer tatsächlich entrichtet wurde) zu überprüfen. Bei
einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung werden die genannten Voraussetzungen regelmäßig erfüllt sein.

59 Im Übrigen wird alleine wegen der Ausstellung der Rechnung im falschen Format der Vorsteuerabzug nicht beanstandet, sofern der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden
Informationen davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nach § 27 Absatz 38 UStG in Anspruch nehmen konnte. Über die Sorgfaltspflichten eines
ordentlichen Kaufmanns hinaus braucht der Rechnungsempfängers keine weiteren Recherchen vorzunehmen. Fakten wie z. B. der mit diesem Rechnungsaussteller ausgeführte Vorjahresumsatz, die bekannte Größe des Rechnungsausstellers oder Kenntnisse aufgrund verbundener Unternehmensstrukturen sind aber zu berücksichtigen.

Bundesfinanzministerium - Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG); Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

rschoepe — Wed, 23 Oct 2024 11:34:29 GMT

@ViolaOliveira schrieb:
Ihr korrigiert Eingangsrechnungen? Interessant!!!!
Falls was nicht stimmt wird doch auch heute schon der Rechnungssteller um eine Korrektur gebeten!

Kommt darauf an. Ich hab eine Baufirma in der Fibu, da schreiben die Architekten ihren Rechnungsprüfungsbogen, aber eine korrigierte (Ausgangs)Rechnung gibt es nicht. Und einer von den Architekten (ebenfalls Mandant bei uns) hat bei der Info-Veranstaltung zur E-Rechnung dann auch gemeint, dass die Abläufe (zwischen Architekt, Bauherr, Baufirma) dann ja geändert werden müssten.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

ViolaOliveira — Wed, 23 Oct 2024 11:45:19 GMT

Hallo,

"kommt drauf an" gibt es laut GoBD und UStG NICHT.

Klar, es gibt Ausnahmen, wenn einzelne Bestandteile z.B. nur teilrichtig sind (Buchstabendreher im Namen etc.).-> siehe u.a. meinen Post zum BMF Schreiben heute morgen.

Aber eine falsche Rechnung bleibt eine falsche Rechnung und darf entsprechend nicht gebucht werden und noch viel weniger darf ein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden!!!!!!

Natürlich mag es in manchen Bereichen ein "Verwaltungsirrsinn" bedeuten, aber wenn der Architekt am Anfang der Kette eine falsche Rechnung ausstellt muss doch der erste Empfänger eine Korrektur anfordern und kann nicht ohne weiteres eine falsche Rechnung bei sich verbuchen. Auch wenn diese über 5 weitere Stufen zb. Projektleitung erst dann beim Endkunden landet, muss doch vorher die 1. Rechnung des Architekten beim 1. Rechnungsempfänger als Fremdleistung oder dergleichen gebucht werden und Bedarf daher ihrer Richtigkeit.

Oder verstehe ich euer Prozedere total falsch?

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

rschoepe — Wed, 23 Oct 2024 12:02:55 GMT

@ViolaOliveira schrieb:
"kommt drauf an" gibt es laut GoBD und UStG NICHT.

Klar, mir ging es da auch mehr um die "gelebte Praxis". 😉

Die Rechnung geht von der Baufirma an den Bauherrn, der Architekt ist quasi "prüfender Dritter". Der schaut über die Rechnung, nimmt Korrekturen vor (z.B. weil es rechnerisch nicht sein kann, dass in einem 2*2*2m Würfel 10cbm Beton verbaut wurden), schreibt seinen Rechnungsprüfungsbogen, und schickt die korrigierte Rechnung plus Bogen an den Bauherrn (zur Überweisung), mit Kopie an die Baufirma (damit die wissen, wo gekürzt wurde). Und häufig war es das.

Ja, eigentlich müsste die Baufirma dann eine neue Rechnung schreiben. Eigentlich.

Aber bisher ist man damit halt durchgekommen (auch bei der Steuerprüfung) und muss erst jetzt die Abläufe ändern, weil das mit E-Rechnungen nicht mehr geht.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

renek — Thu, 24 Oct 2024 06:43:21 GMT

Wieso sollte eine gekürzte Rechnung neu geschrieben werden müssen? Wäre mir jetzt neu. Grundsätzlich kann der Leistungserbringer ja dann in seinem System - wenn er das so akzeptiert - als nachträglichen Preisnachlass einpflegen. Damit ist alles erledigt.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

AKW — Thu, 24 Oct 2024 06:47:17 GMT

Ich denke hier könnte das Problem mit der 14C Steuer sowie der Notwendigkeit Preisnachlässe auf der Rechnung stehen zu haben zusammen hängen.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

noescher — Thu, 24 Oct 2024 09:06:53 GMT

Hallo @renek

wenn es sich nur um eine Rechnungskürzung handelt, ist tatsächlich keine berichtigte Rechnung auszustellen.

Wenn sich aber in der Rechnung etwas anderes ändert (Menge, Anzahl, Streichung Nichtleistung), ist tatsächlich theoretisch eine Rechnungsberichtigung zu erstellen.

Was durch die E-Rechnung einfach etwas komplizierter wird als bislang auf Papier.

Wie das dann tatsächlich in der Praxis umgesetzt wird bzw. umgesetzt werden wird, sehen wir spätestens 2028.

Eine Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen (speziell Architekten), könnte sein, dass die Handwerker dem Architekten vorab einen "Vorab-Leistungsberechnungsvorschlag" zukommen lassen und die Endrechnung dann nach den Hinweisen zu diesem Berechnungsvorschlag erstellen.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

renek — Thu, 24 Oct 2024 10:35:35 GMT

@AKW schrieb:
Ich denke hier könnte das Problem mit der 14C Steuer sowie der Notwendigkeit Preisnachlässe auf der Rechnung stehen zu haben zusammen hängen.

Ja, Preisnachlässe die bei Kauf gegeben wurden, nicht nachträglich! Wir haben hier bei uns So viele PN die teils erst 1 Jahr später kommen, weil die Hersteller den Schaden nicht mehr beheben wollen oder können. Was ein Irrsinn wäre es dann immer wieder neue Rechnungen auszustellen....

14c sehe ich hier nicht, da der UN ja nicht mehr ausweist als für die Leistung fällig wäre. Es wird nur der Leistungsumfang gekürzt und mit ihm automatisch die USt. Das ist insofern (m.M.n.) der § 17 der hier zum Zuge kommt.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

renek — Thu, 24 Oct 2024 10:38:20 GMT

gelebte Praxis: Händler bekommt Rechnung von Lieferanten mit doppelter Ware. Händler schreibt Lieferant an "nein, ich zahle nur die Hälfte". -> Lieferant akzeptiert und alles ist schick

Hintergrund ist da ja auch der Lieferschein.

Probleme beim FA? Bisher in all den Jahren nein.

Zur E-Rechnung: 🤢 Das smiley mit Auswurf ist hier ja nicht verfügbar 😄

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Lorelei20 — Sat, 26 Oct 2024 15:11:05 GMT

Vielen Dank für die Infos.

Ich habe recherchiert, aber nur wenig gefunden.

Es wäre gut wenn alle gefundene Sachen in einem gepinnten Ordner sein würden.

Es wäre für alle hilfreich.

Zu Ihre Fragen:

man kann auch ohne Strom und PC arbeiten. Mit Papier und Stift.

Es gab ein Leben auch vor dem PC. Das meine ich durch Plan B.

Man soll nicht immer alles lahmlegen wenn etwas ausgefallen ist.

Ein ganzes Land (Staat) konnte nichts mehr per Post schicken. Das habe

ich erlebt. Software down.

ich weiß (so habe ich gelernt) dass man die Rechnungen prüfen soll.

Wir schauen doch überall was uns berechnet wurde: haben wir das gekauft/bestellt,

wurde nicht zwei Mal notiert, Preis, Skonto usw.

Nach dem die Rechnung in Datev ist, kann man nichts mehr machen.

Und mancher Chef möchte auch sehen was da alles gekauft wird.

Das meinte ich mit Rechnung prüfen, vor Datev. Und darum muss man sie lesen

können.

Ich bin froh, dass noch ein .pdf dazu kommt.

ja, immer per Mail
Punkt 1 ist verwirrend - was genau elektronisch wird, müssten wir schon wissen

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

ViolaOliveira — Tue, 29 Oct 2024 08:28:01 GMT

Hallo

gerne verweise ich noch einmal auf meine vorherige Antwort auf Ihre Fragen!

Insbesondere darauf "E-Rechnung" zu googlen!

Meiner Meinung nach gibt es mehr als ausreichend wenn nicht sogar zu viel Infos zur E-Rechnung.

Selbst große Lieferanten informieren mittlerweile auf Ihren Rechnungen selbst.

Hier sonst erneut das Paket der Datev Ihr Unterstützungspaket E-Rechnung

Einfach drauf klicken, dann ist das fast wie ein angepinnter Ordner mit allen relevanten Infos.

Wer sich mit allem an Info immer noch nicht zurecht findet oder unsicher ist sollte ein Webinar oder dergleichen besuchen, insbesondere als Personenkreis, welcher mit diesem Thema zu tun haben wird!!!

Ich finde es sehr schade und insbesondere sogar ggfs irreführend für Menschen, die hier Infos suchen, wenn 5 mal wirre Fragen aufgeworfen werden, anstatt hilfreiche Infos auch bewusst und aufmerksam zu lesen.

Sie haben anfangs von E-Belegen geschrieben. ich habe Ihnen geantwortet was eine e-Rechnung ist.

-innerdeutsche Umsätze

-B2B

-keine Kleinbetragsrechnung

Ansonsten bitte wirklich einfach mal z.B. den DATEV Infoflyer angucken!!!

E-belege als eigenen Begriff kenne ich nicht, gehe aber davon aus, dass elektronische Belege gemeint sind. Jedoch sind nicht alle Belege auch Rechnungen.

Rechnungen zu prüfen, ist etwas anderes als zu korrigieren. Sollte bei der Prüfung eine Unstimmigkeit auftauchen, muss doch eine korrigierte Rechnung angefordert werden oder wie von diversen Leuten hier nun auch dargestellt ein Preisnachlass gebucht werden oder oder oder oder (Ausnahmen bestätigen die Regel und sind in manchen Bereichen Standard)....

Der Unterschied ob nun eine Rechnung eine Woche lang per Post nicht ankommt, oder ggfs. nun eine elektronische per Mail eine Woche lang nicht ankommt, erschließt sich mir nicht.

Auf den Flyern und überall im Internet sind Lösungen zur Lesbarmachung von E-Rechnungen ohne Ende zu finden. Auch kostenlos und ohne Anmeldung. In unseren Fachbereich und insbesondere als DATEV Nutzer, ist es kein Problem Rechnungen zu verarbeiten.

Was meinen Sie damit, dass wenn ein Beleg erstmal in DATEV drin ist?

Sowohl der Dokumentenkorb als auch DUO machen zunächst einen Beleg also auch eine E-Rechnung sichtbar. Erst dann erfolgt eine Erfassung und Zuordnung zu Zahlungen. Sollte etwas nicht stimmen, kann die falsche E-Rechnung ja zunächst nicht zugeordnet stehen bleiben oder wird direkt gelöscht und nach Erhalt der korrigierten Rechnung oder ein Eigenbeleg zum Sachverhalt erstellt wurde dann die korrekte Zuordnung.

Manchmal müssen Prozesse einfach mit der Zeit angepasst werden. Informiertheit hilft, diese angstfrei angehen und umsetzen zu können.

P.S. auch ich kenne noch Zeiten ohne Computer und Internet 🙂

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

rschoepe — Tue, 29 Oct 2024 08:56:31 GMT

@Lorelei20 schrieb:
Wir schauen doch überall was uns berechnet wurde: haben wir das gekauft/bestellt,
wurde nicht zwei Mal notiert, Preis, Skonto usw.
Nach dem die Rechnung in Datev ist, kann man nichts mehr machen.
Und mancher Chef möchte auch sehen was da alles gekauft wird.

Natürlich kannst du die Rechnung auch noch prüfen, nachdem sie "in DATEV" ist: DATEV Belegfreigabe online

Dann brauchen der Chef und die weiteren berechtigten Personen eben einen DUO-Zugang und können nicht mehr auf dem Papier herum malen, aber das sollte in der heutigen Zeit ohnehin nicht mehr die Norm sein. Und wenn die Rechnung nicht stimmt, muss beim Lieferanten eine Korrektur angefordert werden, das ist auch nichts neues.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

deusex — Tue, 29 Oct 2024 09:13:48 GMT

Ich denke @Lorelei20 samt Chef und Kollegen sind schlichtweg von der Umstellung auf E-Rechnung überfordert, wenn ich mir den Beitragsverlauf und die Aussagen so anschaue.

Man muss sich unbedingt auch außerhalb der DATEV oder der Community mit dem Thema befassen, denn es wäre ziemlich gewagt, zu erwarten, dass man hier per Dreizeiler alles auf dem Silbertablett serviert bekommt.

Die technischen Gegebenheiten passen sich seltenst den persönlichen Befindlichkeiten an und möchte man effizient weiter arbeiten, muss man sich den Gegebenheiten anpassen.

Mein Tipp @Lorelei20 : Setzen Sie sich intensiver mit dem Thema E-Rechnung auch in Verbindung mit UO auseinander.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

tu_heggi — Wed, 30 Oct 2024 19:06:03 GMT

Preise sind online:

e-rechnungsplattform

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Lorelei20 — Sun, 10 Nov 2024 20:12:33 GMT

Es tut mir so Weh wenn man hier so redet.

Ich suche überall Infos, ausserhalb Datev, aber es gibt wenig.

Ich habe inzwischen das gelesen was die Kollegin weiter oben empfohlen

hat (Paket mit Infos von Datev) und viel erfahren.

So müsste es überall sein, und es geht nicht um Silbertablett.

Ich verstehe nicht wieso man nicht akzeptiert und begreift, dass nicht alle

IT-Spezialisten sind (da ist eigentlich das Problem) und auch nicht allwissend sind.

Ich kann mir einfach nichts unter E-Rechnung vorstellen, aus IT Sicht.

Ich möchte wissen wie sie eigentlich aussehen.

Ich freue mich dass ich doch etwas .pdf dazu bekomme.

Wenn nicht, dann bin ich geschmissen.

Gerade habe ich auch auf einem anderen Thread gelesen dass man prüfen

muss ob eine E-Rechnung echt ist und nach GOBD usw.

Ich kann in mein E-Mail Konto sehen was für eine Art und was für eine Endung.

Ansonsten was?

Ich habe ein Schritt gemacht und in Datev eine Upload E-Mail Adresse erstellt/bekommen.

Und ja, in Papier ist es für manche Steinzeit, aber man konnte notieren, prüfen,

kommunizieren. Bitte nicht alles auslachen.

Und natürlich muss der Lieferant korrigieren, wenn wir da etwas prüfen und von ihm

verlangen können.

Ich möchte noch etwas erklären - vielleicht stellen sich manche das nicht vor:

Es gibt Tausende von Buchhalter in Betriebe die bis 67 arbeiten müssen und nun plötzlich.

alles von Null anfangen müssen.

Vielleicht schaffen es die Azubis leichter, auch wenn sie noch nicht viel IT drauf haben,

aber wenn sie erst alles auch in der Buchhaltung lernen müssen und Datev, dann

wird es schwer.

Bitte haben Sie Verständnis mit Mandanten und Betriebe. Die Kanzleien haben IT-Spezialisten,

wir nicht.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

tbehrens — Thu, 12 Dec 2024 14:40:36 GMT

Ich habe zur E-Rechnung eine Frage.

Unser Mandant nutzt bereits DUO, kompletter Online-Mandat. Wenn er eine Rechnung per E-Mail erhält, druckt er diese aus. Diese "Papier"-Rechnung geht durch die Abteilung, wo die Sachbearbeiter die Kosten abhaken oder eine Ergänzung zu schreiben. Letzt steht der neue Rechnungsbetrag (i.d.R. abzüglich Skonto, oder noch weiteren Abzügen) drauf, der aktuell auch so hochgeladen wird und dieser neue Rechnungsbetrag wird als Betrag in die FiBu übergeben.

Die neue E-Rechnung muss als Original archiviert werden, darf also keine Änderung haben.

Unser Gedanke ist, diese auch als Original hochgeladen wird und in einem speziellen Ordner, z. B. "Original E-Rechnung" gespeichert werden. Der Mandant aber weiterhin die Rechnung ausdruckt (soweit möglich), weiterhin die "Papier"-Rechnung normal abwickelt, hochlädt und an die FiBu übergibt.

Also einfach die Rechnung zweifach (Original [wird nicht an die FiBu übergeben] und geänderte "Kopie") hochlädt.

Wäre dies korrekt? Ich verstehe dies so, dass die Original-Rechnung aufbewahrt werden muss, aber nicht als Original in der FiBu verwendet werden muss, richtig?

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

tu_heggi — Thu, 12 Dec 2024 17:43:49 GMT

Beachte RZ 139 des BMF Schreiben 28.11.2019 - Papier muss nach Bearbeitung mit dem Original verknüpft werden

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

noescher — Thu, 12 Dec 2024 20:34:58 GMT

Hallo @tbehrens

wenn Sie durch Ihre Abteilungen mehr an den Rechnungen ändern als nur den Rechnungsbetrag (z. B. gelieferte Menge stimmt nicht, usw.) dann müssen Sie eine Rechnungsberichtigung anfordern.

Eine Rechnungsberichtigung darf nur der Rechnungsaussteller erteilen. § 31 V USTDV (ist eine Kannvorschrift, aber aus Sicht des Empfängers empfehle ich immer ein Muss, um keine falschen Liefermengen, usw. dokumentiert zu haben)

Ändern Sie nur den Betrag durch Skonto, brauchen Sie gar nichts machen, sie buchen die Originalrechnung, die Zahlung abzüglich Skonto (wird extra gebucht) und es ist neben dem Original kein weiterer Beleg notwendig.

Machen Sie weitere Abzüge würde ich trotzdem die Originalrechnung buchen und nur bei der Zahlung anstelle von Skonto "sonstige Rabatte", usw. buchen. Auch hier sehe ich keine Notwendigkeit für einen gesonderten Beleg in der Buchführung. Wenn der Rechnungsaussteller mit Ihrem Abzug nicht einverstanden ist, wird der Aussteller anmahnen.

Ihr Papierbeleg dient, so wie Sie es schreiben, nur zur Ermittlung des Zahlbetrags. Würde ich nicht in der Fibu gesondert erfassen

Zu guter Letzt sollten Sie den Prozess zur Ermittlung der Abzüge auch digitalisieren, z. B. durch eine Rechnungsfreigabesoftware. Dann sparen Sie sich handschriftliche Notizen, Papierausdrücke, usw.

Gibt es alles schon, ist halt eine Umstellung.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

martinkolberg — Fri, 13 Dec 2024 08:27:43 GMT

E- Rechnung und Papierrechnungen werden niemals gleichzeitig eingehen 😉
-> E- Rechnung ganz normal Buchen
- Wenn die Papier Rechnung eingeht, diese entsprechend der Notizen buchen
- E- Rechnung stornieren. (Spätestens beim Abstimmen, wenn das Duplikat endlich erkannt wird.)

Alternative: Beim Buchen der Papierrechnung lediglich den Differenzbetrag ausbuchen, wenn dieser vom Mandanten berechnet wurde und man das Duplikat gleich erkennt..

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

jjunker — Fri, 13 Dec 2024 08:27:50 GMT

reicht es da, dass die Bearbeitete Version (Scan der Papierrechnung) und das Original die gleichen Nummern beinhalten. I-DE12345 Original E-Rechnung und I-DE12345_01 --> bearbeiteter Scan. Wenn beide Dokumente zeitnah festgeschrieben werden wäre eine logische Verknüpfung gegeben. Oder muss tatsächlich "physisch" die "Büroklammer" angesteckt werden? 📎

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

martinkolberg — Fri, 13 Dec 2024 08:30:17 GMT

Sie kennen eine Software, die Sie beim Buchen der E- Rechnung darauf aufmerksam macht, daß noch eine Papierrechnung ein paar Tage später nach UO gescannt wurde?

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

jjunker — Fri, 13 Dec 2024 08:40:34 GMT

Nein eben nicht. Daher der Gedanke eine Verknüpfung/Verbindung von Original E-Rechnung und Scan über den Nummernkreis darzustellen.

Damit wären die beiden Stränge zeitlich von einander entkoppelt.

Empfang und Archivierung E-Rechnung 01.10.jj

Hochladen bearbeiten bezahlen Scan der "Papierrechnung" 15.10.jj.

der Link zwischen beiden Handlungssträngen wäre die jeweilige Rechnungsnummer.

Später den Scan mit der E-Rechnung zu verknüpfen erscheint mir viel stupide Arbeit zu sein.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

jjunker — Fri, 13 Dec 2024 08:59:04 GMT

Ein Problem hat das von mir beschriebene Vorgehen.

Zeitnahe Erfassung der Verbindlichkeit und exakte Erfassung der Verbindlichkeit.

Handelt es sich bei den Änderungen um wenige Promille wäre das mit der exakten Erfassung noch vertretbar. Wenn der "Freigabeprozess" durch die Abteilungen so wie oben im Beispiel zwei Wochen braucht ist der Impact auf die BWA ggf. ziemlich deutlich....

🤔

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

dtx — Fri, 13 Dec 2024 21:00:36 GMT

@martinkolberg schrieb:
...
Alternative Überlegung:
Sollte eine Petition im Bundestag angestrebt werden, um den Prozess zu stoppen, bis ein System etabliert ist, bei
dem beispielsweise Tankbelege bei Kartenzahlung automatisch als E-Rechnung bereitgestellt werden?

Die Erfahrung zeigt, daß es das Büro des Petitionsausschusses bis zum Ende der nunmehr verkürzten Legislaturperiode eher nicht schaffen wird, die Petition mit einer Eingangsnummer zu versehen, zu lochen, abzuheften und vorzulegen. Es hat mal ein Jahr gedauert, um einem Petitenten mitzuteilen, daß die Länderparlamente zuständig wären. Was die Briefträger auf Trab hielt, weil dann Korrespondenz von sechzehn Ausschüssen statt einem ins Haus flatterte.

Die Gefahr wäre wohl hier nicht ganz so groß, aber nach der Regierungsbildung und den Abstimmungen mit den Ministerien wird man wohl das Jahr 2027 schreiben, wenn das "sorry, nun nicht mehr" auf den Tisch kommt.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

dtx — Fri, 13 Dec 2024 21:53:21 GMT

@taxit schrieb:

Offen gesagt lese ich die Antwort so:

für den Empfang genügt ein E-Mailpostfach.

Die Aufbewahrung unterliegt wie bisher den GoBd...

Quelle: a.a.O.

Gruß & ebenfalls einen schönen Tag!
Taxit

Ich lese erst einmal das Fragekonvolut (bspw. Punkt 4) so, daß einige der in der Fraktion für den Schuß Verantwortlichen gerne von der Regierung gewußt hätten, was denn ein Unternehmen mit einer Rechnung macht.

https://dserver.bundestag.de/btd/20/125/2012563.pdf

Da muß man sich nicht wundern, wenn sich die Antwort darauf beschränkt, was man als natürliche Person so kennt: Zum Briefkasten latschen, den Schlüssel stecken, rumdrehen, das Türchen aufziehen und Briefumschläge sowie Zeitungen rausnehmen. Hä, wie, elektronisch? Da ist es Trost genug zu antworten, ein e-mail-Postfach zum Empfang reiche aus. Denn das kennt man auch als Unions-Abgeordneter schon.

Zwar hat die oder der, welche(r) den Fragekomplex 18 verfaßte, mehr Hintergrundwissen bewiesen (bspw. 18 h "Wie werden Themen wie Skonto, Korrekturen, Gutschriften, Verknüpfung mit betrieblichen Dokumenten [Auftragsbestätigung, Lieferschein, Bezahlung etc.] und die Aufbewahrung der Übermittlungsinformationen geregelt?"). Aber das ist ja gekonnt ignoriert worden.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

dtx — Fri, 13 Dec 2024 21:51:03 GMT

@wwinkelhausen schrieb:
Der Absender muss ab 2025 nicht mehr fragen, ob man eine E-Rechnung haben möchte, sondern er kann einfach eine schicken, auch eine x-Rechnung. Die Frage ist nur, wie beliebt man sich damit bei seinen Kunden macht.

Von Würth kam schon eine E-Mail, in der man aussuchen durfte, was man zukünftig haben möchte.

Würth hat eben Konkurrenz. Wo es die nicht gibt, tanzt der Abnehmer nach der Pfeife des Lieferanten oder schließt zu.