Thema "E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht" in Unternehmen online

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

unklarer_Posten — Thu, 12 Sep 2024 10:04:50 GMT

Hallo zusammen,

ich habe noch einige Unklarheiten zur Aufbewahrungspflicht von digitalen Fibu-Belegen / E-Rechnung:

Was ich bisher so aufgeschnappt habe:

- Sowohl heute schon bei normalen PDF Rechnungen als auch bei X- bzw. ZUGFERD-Rechnungen kommt man seiner Aufbewahrungspflicht nicht ausreichend nach, wenn man die Mails einfach nur 10 Jahre in Outlook aufbewahrt. Man benötigt zwingend eine E-Mail Archivierung, die die Mails bereits abfischt und archiviert, bevor sie beim User im Mailpostfach landen

-> Ist das korrekt so?

- Die DATEV vermarktet DUO u.a. als System, um E-Rechnungen rechtssicher aufzubewahren.

-> Bedeutet das, dass man sich beim Einsatz von DUO eine E-Mail Archivierung sparen kann? Ich war bisher immer der Meinung, dass nur dann ausreichend archiviert ist, wenn die ursprüngliche Mail nebst Anlagen im Originalformat archiviert wird, denn beim Transport vom Mailpostfach zu DUO könnte ja an der Rechnung noch etwas manipuliert werden.

Wir werden nämlich immer häufiger darauf angesprochen, dass es ja viele Viewer für X-Rechnungen gibt und man sich DUO dadurch sparen könne. Meiner Ansicht nach aber eben nur, wenn man stattdessen eine richtige Mailarchivierung einsetzt, die die Kosten von DUO sicherlich wesentlich übersteigt.

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

AlexanderJ — Thu, 12 Sep 2024 10:05:10 GMT

@unklarer_Posten schrieb:
- Sowohl heute schon bei normalen PDF Rechnungen als auch bei X- bzw. ZUGFERD-Rechnungen kommt man seiner Aufbewahrungspflicht nicht ausreichend nach, wenn man die Mails einfach nur 10 Jahre in Outlook aufbewahrt. Man benötigt zwingend eine E-Mail Archivierung, die die Mails bereits abfischt und archiviert, bevor sie beim User im Mailpostfach landen
-> Ist das korrekt so?

Ja, das stimmt (siehe Anforderungen an die Unveränderbarkeit lt. GoBD)

@unklarer_Posten schrieb:
- Die DATEV vermarktet DUO u.a. als System, um E-Rechnungen rechtssicher aufzubewahren.
-> Bedeutet das, dass man sich beim Einsatz von DUO eine E-Mail Archivierung sparen kann? Ich war bisher immer der Meinung, dass nur dann ausreichend archiviert ist, wenn die ursprüngliche Mail nebst Anlagen im Originalformat archiviert wird

Die E-Mail, die lediglich als Transportmittel dient, muss nicht aufbewahrt werden (Vergleich Briefumschlag). (Rz. 121 GoBD)

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unklarer_Posten — Thu, 12 Sep 2024 10:07:11 GMT

@AlexanderJ schrieb:

Die E-Mail, die lediglich als Transportmittel dient, muss nicht aufbewahrt werden (Vergleich Briefumschlag). (Rz. 121 GoBD)

Bedeutet DUO ohne Mailarchivierung wäre nach geltendem Recht zumindest für die Fibu-relevanten Geschäftsunterlagen ausreichend? Hatte oben noch ergänzt, dass ja beim Transport Mailpostfach -> DUO ja theoretisch auch schon manipuliert werden könnte.

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martinkolberg — Thu, 12 Sep 2024 10:24:48 GMT

Ohne Verfahrensdokumentation, die insbesondere den erfolgreichen Eingang bei UO überwachet, halte ich das für eine gewagte These. Immerhin dokumentiert das E-mail- Datum den Zeitpunkt der Zustellung.

Wie oft werden Belege von der DATEV nicht angenommen, ohne daß der Absender einen Hinweis erhält.
Beispielsweise, wenn der Unternehmer einen t-online- Account nutzt.
Wenn die DATEV Spam vermutet, dann ist der Beleg weg...
Dann gibt es natürlich noch die üblichen technischen Probleme, sowohl beim Unternehmer, als auch bei DATEV.

Ich würde die Original- Emails immer archivieren. Gerne außerhalb von Outlook im Datei- oder sonstigem Archivsystem.

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AlexanderJ — Thu, 12 Sep 2024 11:03:29 GMT

@unklarer_Posten schrieb:
@AlexanderJ schrieb:

Die E-Mail, die lediglich als Transportmittel dient, muss nicht aufbewahrt werden (Vergleich Briefumschlag). (Rz. 121 GoBD)

Bedeutet DUO ohne Mailarchivierung wäre nach geltendem Recht zumindest für die Fibu-relevanten Geschäftsunterlagen ausreichend? Hatte oben noch ergänzt, dass ja beim Transport Mailpostfach -> DUO ja theoretisch auch schon manipuliert werden könnte.

Genau, das könnte aktuell noch passieren. Falls sich aber E-Rechnungsplattformen, wie die der DATEV, in der Wirtschaft zum Austausch von E-Rechnungen durchsetzen / als Standard etablieren, entfällt dieses Risiko ebenfalls.

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unklarer_Posten — Thu, 12 Sep 2024 11:55:19 GMT

Will jetzt nicht zu viel durcheinanderwerfen, aber zum Thema Verfahrensdokumentation steht ja in den GoBD unter anderem:

155 Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

Bedeutet für mich, dass eine Verfahrensdoku nicht unbedingt notwendig ist, sofern die Nachprüfbarkeit der Fibu auch ohne diese gewährleistet ist, sprich wenn im Rahmen einer BP keine Auffälligkeiten in den Prüferdaten sind, alle Belege vorgelegt werden können usw.

Uns geht es primär darum, den Mandanten aufzuzeigen, mit welchen Mitteln sie rechtssicher der Annahme- und Archivierungspflicht von E-Rechnungen nachkommen können und hier taumeln wir ein bisschen hinsichtlich der Grundanforderung:

1) DUO allein?

2) DUO + Mailarchivierung?

3) DUO + Mailarchivierung + Verfahrensdoku?

Nr. 3 wäre sicher der Königsweg, aber wir möchten vor allem die Klein(st)mandanten nicht in Investitionen treiben, die am Ende überhaupt nicht notwendig sind. Wir reden hier von Einzelunternehmern, die ihren digitale Korrespondenz teilweise über ein einzelnes kostenloses @gmail.com Postfach abwickeln. Da jetzt DG Mail, Mailstore, Hornet oder oder was auch immer anzuflanschen, wäre irgendwie unverhältnismäßig.

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

metalposaunist — Thu, 12 Sep 2024 12:05:20 GMT

E-Rechnungen und Betriebsprüfungen: Das müssen Sie beachten❗ | Experteninterview mit Julia Braun

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

VerenaWied — Thu, 12 Sep 2024 12:15:37 GMT

Ich hatte ein Seminar zur E-Rechnung in dem ganz klar gesagt wurde, dass DUO (=Belege online) ein rechtssicheres Archiv ist.

Würde doch bedeuten, dass nur der Beleg dort reicht oder nicht? Solange da keiner die Löschtaste drückt und den Papierkorb leert ist doch alles fein? Aber vielleicht denke ich da auch zu einfach...

Das Problem habe ich ja aktuell auch mit Papierbelegen. Auch die können vernichtet werden.

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metalposaunist — Thu, 12 Sep 2024 12:23:05 GMT

@VerenaWied schrieb:
Würde doch bedeuten, dass nur der Beleg dort reicht oder nicht? Solange da keiner die Löschtaste drückt und den Papierkorb leert ist doch alles fein?

Ja. Und wenn der Bundestag heute sagt, dass eine E-Mail Adresse reicht, ändert sich im Grunde nichts Großartiges.

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unklarer_Posten — Thu, 12 Sep 2024 12:23:56 GMT

@metalposaunist schrieb:
E-Rechnungen und Betriebsprüfungen: Das müssen Sie beachten❗ | Experteninterview mit Julia Braun

Letzten Endes Werbung für die DATEV Produkte. Ob das jetzt alles eine Verfahrensdokumentation/Mailarchivierung ersetzt, wird aber m.E. nicht klar kommuniziert.

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metalposaunist — Thu, 12 Sep 2024 12:26:02 GMT

Danke 👍. Dann brauche ich das Video also nicht anschauen 😅. Dachte, da wäre mehr Fleisch am Knochen, wenn man schon mit einer Expertin spricht.

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martinkolberg — Thu, 12 Sep 2024 16:02:25 GMT

Jeder, der mit ReWe- Belege bucht, der weiß, wie schnell plötzlich ein verkehrter Beleg mit der Buchung verknüpft ist.
Solange alles funktioniert, sollte es keine Kritik an UO geben.

Kritisch wird es aber, wenn der Prüfer einen Beleg sehen möchte und man dann feststellt, daß der Link ins Leere, also in die DATEV- Fehlermeldung weist. Ich meine keinen schnöden WE- oder Telekom- Beleg, sondern eine große Anschaffung, die wirklich geprüft werden soll.

Dann sind wir in der Situation, wie vor 20 Jahren. Der Prüfer fordert den Original- Beleg an und das wäre hier die Original Email mit der E-Rechnung. Auch ein gefaxter Papierausdruck sollte genügen, wenn der Prüfer keine Emails annehmen kann.

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andrereissig — Thu, 12 Sep 2024 17:22:20 GMT

@VerenaWied schrieb:
Ich hatte ein Seminar zur E-Rechnung in dem ganz klar gesagt wurde, dass DUO (=Belege online) ein rechtssicheres Archiv ist.

Diese Aussage ist so nicht ganz korrekt:

DATEV Hilfe-Center - DATEV Belege online - Zertifizierung der revisionssicheren Archivierung

Das Wörtchen „kann“ ist hier entscheidend.

Ich muss dem Mandanten ja lediglich Löschrechte geben und schon ist es Essig mit der Revisionssicherheit und GoBD-Konformität.

Wenn ich Belege Online nicht korrekt konfiguriere und nutze, ist das nur ein Datenpapierkorb.

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metalposaunist — Thu, 12 Sep 2024 17:31:32 GMT

Papierbelege können auch verbrannt 🔥 werden. Wohl dem, der mit den Tools (DUO vs. Feuerzeug) richtig umgehen kann.

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

martinkolberg — Thu, 12 Sep 2024 17:32:50 GMT

Ich lese es so:

Wenn dem Prüfer oder einem Gericht ein gut lesbarer Beleg aus UO geliefert werden kann, dann ist alles OK.
Insbesondere kann es bei einen Problemfall als Nachweis genutzt werden, daß der Geschäftspartner diese fragliche Rechnung ausstellte.

Problematisch ist es, wenn ein gesuchter Beleg in UO nicht zu finden ist. Stichwort: Von StB verkehrt geheftete Belege oder als Duplikat entsorgter Beleg.

Die Regelung ist einfach: Ein Beleg, der nicht mehr auffindbar ist, der berechtigt vorläufig nicht zum VSt- Abzug.

-> Heilung, wenn der Mandant den Beleg doch noch in einem Mail- Archiv findet.

Auch stellt sich die Frage des Zeitpunkts des Rechnungsempfangs.

Die Email kommt am 31. Abends an. Die Speicherung in UO erfolgt erst ein paar Tage später. Wann darf die VSt gezogen werden?

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silberbauer — Thu, 12 Sep 2024 17:38:31 GMT

Spätestens, wenn die BP die Daten der Vorsysteme anfordert und die Handelsbriefe = E-Mails fehlen, dann wird es ungemütlich. Eine VD muss kein Monster sein: wer macht was und womit - ist nicht schwer.

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metalposaunist — Thu, 12 Sep 2024 17:44:09 GMT

@silberbauer schrieb:
wer macht was und womit - ist nicht schwer.

Wenn es Struktur und Ordnung gibt, ist das wohl so. Nach meinem Gefühl her, erzeugt die Digitalisierung aber immer mehr Durcheinander und Unsicherheit, sodass das allein schon teilweise nicht klar ist.

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

martinkolberg — Thu, 12 Sep 2024 18:28:05 GMT

@silberbauer schrieb:
Spätestens, wenn die BP die Daten der Vorsysteme anfordert und die Handelsbriefe = E-Mails fehlen, dann wird es ungemütlich. Eine VD muss kein Monster sein: wer macht was und womit - ist nicht schwer.

Ich würde mich wundern, wenn die BP derartige Belege anfordert.

Was ist aber, wenn alle Geschäftsbriefe in einem Strafprozess wegen Betrugsverdacht, oder im Insolvenzfall eines Geschäftspartners von der KriPo angefordert werden?

Bei der DATEV- Lösung, wo alle Email- Bodys im DATEV- Email- Upload geschreddert werden, hat der Unternehmer nichts mehr in der Hand.

Ja, die Belege sind revisionssicher gespeichert, aber die Handelsbriefe sind damit irreversibel weg, wenn der Unternehmer eine automatische E-Mail- Weiterleitung nutzt und keine separate Archivierung durchführt.

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silberbauer — Thu, 12 Sep 2024 18:37:05 GMT

Liebe Leute, wer glaubt die BP schläft, der sollte mal unter der Artikelnummer 77455 lesen oder im www nach dem Symposium digitale Betriebsprüfung suchen (das ist Warp-Antrieb). Die DSFinVBV (in Entwicklung) macht dann den Rest (§§ 147b, 158 Abs. 2, 162 AO) mit PowerBI sind die rasend schnell unterwegs.

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vogtsburger — Thu, 12 Sep 2024 21:15:02 GMT

... eines der Symposien in Löhne (bereits in 2022) hat den Titel "Symposium zum Thema Wertschätzung von Daten ..."

... ein köööstlicher Titel 😎

... Mandanten unterschätzen gerne die Möglichkeiten der Betriebsprüfer ...

... und sind dann überrascht, wenn die frei erfundenen Eintragungen oder die irgendwo eingesammelten Kassenbelege sofort beim Benford-Chi-Quadrat-Test auffallen 😎

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tu_heggi — Fri, 13 Sep 2024 04:59:52 GMT

Eine VD muss kein Monster sein: wer macht was und womit - ist nicht schwer.

Hätte man nicht einfach das Wort "Verfahrensdokumentation" in den § 146 AO packen können, dann gebe es nicht diese ewigen Diskussionen gesetzliche Pflicht oder "nur" ein BMF Schreiben 🙄

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

unklarer_Posten — Fri, 13 Sep 2024 06:15:45 GMT

Alle bisherigen Beiträge lesen sich so, als hätte hier niemand einen klaren Beratungsfahrplan, da es rechtlich offenbar einfach nicht klar festgelegt ist, was man denn nun braucht oder nicht.

Ich würde es mal vorsichtig so zusammenfassen:

- Wenn man bei einer BP alle angeforderten Belege vorlegen kann, ist alles in Ordnung. Egal, ob ich jetzt eine Mailarchivierung habe oder nur DUO.

- Der Prüfer interessiert sich nicht für die Art meiner Archivierung, sondern lediglich dafür, dass ich alle Belege, die ihn interessieren, zeitnah zeigen kann und zwar im Original, also nicht den Ausdruck einer Zugferd/PDF-Rechnung.

- DUO allein kann reichen, aber nur wenn man die "Sonderrechte" nicht mit der Gießkanne verteilt, ggf. sogar darüber nachdenken, ob überhaupt jeder Kanzleimitarbeiter diese benötigt

- Eine Mailarchivierung ist daher ergänzend zu DUO immer anzuraten, aber bei sachgemäßer Handhabung von DUO zumindest für Fibu-Unterlagen nicht notwendig. Wenn man aber bedenkt, dass z.B. auch sog. Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahrt werden müssen, die ja auch oft per Mail ausgetauscht werden, sollte auch über den Fibu-Tellerrand hinweggeschaut werden.

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

tu_heggi — Fri, 13 Sep 2024 07:29:17 GMT

Datev schreibt selbst:

Für eine E-Rechnungs-Empfangsbereitschaft reicht doch z. B. E-Mail aus, oder? Warum benötigen die Unternehmen eine Portallösung? Wegen der Revisionssicherheit?

Der Empfang per E-Mail ist rechtlich ausreichend. Dieser ist jedoch nicht unproblematisch. Unter anderem ist er unter Effizienzgesichtspunkten nicht optimal und birgt Risiken hinsichtlich Datenschutz und IT-Sicherheit. Zudem muss sichergestellt werden, dass der Prozess GoBD-konform ist. Dies bedeutet beispielsweise eine unveränderbare Archivierung über 10 Jahre sowie ein durchgängiges Arbeiten mit der elektronischen Akte. 

Ist dies nicht gewährleistet, droht der Verlust des Vorsteuerabzugs für die entsprechenden Umsätze.

FAQ zu E-Rechnung (datev.de)

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

JacquelineRüdel — Tue, 17 Sep 2024 13:26:06 GMT

Hallo in die Runde,

meine/unsere Fragestellung knüpft an dem Thema an:

Der Empfang durch eine einfache E-Mail-Adresse ist gesichert. Wie sieht es aus mit der (Weiter-)Verarbeitung/ Weitergabe an den StB?

--> Ist die elektronische Verarbeitung per 1.1.25 ebenfalls Pflicht (neben dem Empfang)?

--> Darf der Mandant, weil er nicht digital unterwegs ist, die empfangene eRE (weiterhin) ausdrucken und im Pendelordner abgeben für die Weiterverarbeitung?

Danke

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

metalposaunist — Tue, 17 Sep 2024 13:32:03 GMT

@JacquelineRüdel schrieb:
--> Ist die elektronische Verarbeitung per 1.1.25 ebenfalls Pflicht (neben dem Empfang)?

afaik: nein.

@JacquelineRüdel schrieb:
--> Darf der Mandant, weil er nicht digital unterwegs ist, die empfangene eRE (weiterhin) ausdrucken und im Pendelordner abgeben für die Weiterverarbeitung?

Wir sind ein freies Land. Jeder darf prinzipiell alles. Wenn aber die XML die E-Rechnung ist und die PDF drumherum nur zur Visualisierung vorhanden ist, gibt er dann nicht die Rechnung ab, die bei ihm angekommen ist. Dann macht das also keinen Sinn. Dann muss er schon die XML ausdrucken und in der Kanzlei abgeben, die mit OCR Technologie versucht den XML Teil zu rekonstruieren. Da eröffnen sich völlig neue Geschäftsfelder als Dienstleister 😂 .

Und wer nicht digital unterwegs ist, dem kann man mittels Automatisierung die (Denk)Arbeit abnehmen und per Regeln vieles erreichen. Dann muss er sich darum keine Gedanken mehr machen.

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

wwinkelhausen — Tue, 17 Sep 2024 13:32:24 GMT

@JacquelineRüdel Es gibt nur eine Empfangspflicht.

Dies jedoch nicht als Aufhänger zu nehmen, die Betriebsabläufe zumindest etwas zu digitalisieren, finde ich jedoch nicht unbedingt zukunftsweisend. Ich wünsche dann viel Spaß mit der ersten ausgedruckten X-Rechnung.

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

metalposaunist — Tue, 17 Sep 2024 13:35:09 GMT

@wwinkelhausen schrieb:
Dies jedoch nicht als Aufhänger zu nehmen, die Betriebsabläufe zumindest etwas zu digitalisieren, finde ich jedoch nicht unbedingt zukunftsweisend.

Wenn die Menschen nicht wollen @wwinkelhausen, kann man das noch als Aufhänger nehmen. Wir wehren uns mit Hand und Füßen gegen eine Digitalisierung. Mein letztes Gespräch, als ich angeboten habe, dass man sich zu zweit die digitale Unterschrift via milia anschaut, endete mit: < aufgelegt >. Nichts von: Yeah! Cool, dass Sie mir helfen. Wir schaffen das.

Was soll ich dann bitte noch tun? Ich bin ratlos.

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

wwinkelhausen — Tue, 17 Sep 2024 14:02:40 GMT

Da bin ich immer traurig, nicht in einer Kanzlei zu arbeiten, die solche Mandanten gnadenlos aussortiert.

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

vogtsburger — Tue, 17 Sep 2024 17:25:04 GMT

wow ... "Triage" in der Steuerkanzlei

"die Guten in's Töpfchen, die Schlechten in's Kröpfchen"

... man gönnt sich ja sonst nichts ... 😎

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

Hauke_Hamann — Tue, 17 Sep 2024 20:02:01 GMT

Ich schmeiße da mal die GOBD auf den Markt, speziell progressive und retrograde Überprüfungsmöglichkeit Buchungssatz - Beleg.

Malt der StB auf die papierhaften Belegkopien dann wieder mit rotem Stift Buchungssätze und hofft, dass dem Prüfer das ausreicht?

Das ist nicht der Weg. Sowas wird m.E. schiefgehen.

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

wwinkelhausen — Wed, 18 Sep 2024 07:45:55 GMT

@vogtsburger Ach kommen Sie, als wäre das nicht inzwischen üblich, nur noch digitale Mandanten anzunehmen oder die auszusortieren, die nicht zur Zielsetzung der Kanzlei gehören. Auf dem letzten Regional-Infotag hat sogar ein Steuerberater einen Vortrag gehalten, in dem er klipp und klar gesagt hat, dass er irgendwann gesagt hat, meine Kanzlei bekommt jetzt quasi eine Satzung, welche Branchen wir bearbeiten wollen, wie die Mandanten mit uns zusammenarbeiten sollen usw. Und alle nicht dazu passenden Mandate wurden gekündigt. Da gab es keinen Aufschrei im Publikum: Triage!

In unserer neuen Zweigstelle haben wir einen kleinen Mandanten, der seine Buchführung noch in einem Journalbuch erledigt wie zu Zeiten meines Großvaters, der noch Helfer in Steuersachen war und nächtelang Differenzen in den Journalen gesucht hat. Da wurden keine Pfennige weggebucht, die wurden gesucht. Aber welche Chancen hätte ein solcher Mandant heutzutage, wenn er sich einen neuen Steuerberater suchen müsste?

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JacquelineRüdel — Wed, 18 Sep 2024 07:57:50 GMT

Ich nehme für uns mit, dass die e-RE nicht elektronisch weiterzuverarbeiten nur eine Verschiebung der Pflicht ist und nur weiter uneffektive Verhaltensmuster schürt– vor allem bei x-RE.

Ein Stufenplan zur Volldigitalisierung, um alle Mandanten mitzunehmen – es bleibt eben eine Mischkalkulation - , beginnt also mit der elektronischen Übertragung der e-RE (via Regel bspw.). Wir werden ab hier auch wieder versuchen den Aufhänger zu nutzen um dem MDT das Profitieren via anschließenden digitalen Schritten mitzugeben. Ich denke, dass hier Fingerspitzengefühl in Form von Leichtigkeit sowie Vorteile predigen gefragt ist. Mit „So isses jetzt“ gehen wir denke am Dienstleistungsgedanken vorbei. Beim Thema Geduld sind wir doch alle Schüler.

Einzig die Entwicklungssprünge, die die (externen) Softwarehersteller in den kommenden Monaten noch leisten werden, sind noch nicht abzusehen, was Empfehlungen für MDT neben DUO aktuell schwierig macht.

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

JacquelineRüdel — Wed, 18 Sep 2024 08:03:49 GMT

Welche Argumente gibt es für das Anlegen der gesonderten Empfangs-E-Mail-Adresse rechnungen@..., wenn via E-Mails nicht archiviert wird? Reinweg für das automat. Weiterleiten?

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vogtsburger — Wed, 18 Sep 2024 08:46:10 GMT

@wwinkelhausen schrieb:
@vogtsburger Ach kommen Sie, als wäre das nicht inzwischen üblich, nur noch digitale Mandanten anzunehmen oder die auszusortieren, die nicht zur Zielsetzung der Kanzlei gehören.
[...]

Ich habe auch schon die 'umgekehrte Triage' erlebt ...

... und zwar, dass Mandanten aus eigenem Antrieb gegangen sind, weil die betreuende Kanzlei nicht digital genug war

... und auch, dass man einzelnen Mandanten gekündigt hat, weil die Mandanten zuuuu digital 'unterwegs' waren

Ich vermute mal, dass z.B. Mandanten, die von Kopf bis Fuß auf Apple eingestellt sind, immer in einem großen Zwiespalt sind, ob sie bleiben können/wollen/dürfen oder ob sie gehen können/wollen/sollen/müssen oder ob es nicht doch Kanzleien gibt, die ebenfalls voll und ganz auf Apple eingestellt sind😎

Wenn man sich einvernehmlich trennen kann, kann man immer noch 'befreundet' bleiben, ansonsten wird jede Trennung etwas schmerzhaft und 'zäh'

Aber auch in einer Datev-Kanzlei mit dem Label "Digitale Kanzlei 2024" ist nicht alles (digitales) Gold, was glänzt 😎

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

c_kleineboymann — Wed, 18 Sep 2024 09:09:47 GMT

Ich hatte ja schon einmal eine ähnliche Frage in den Raum geworfen, daher bin ich natürlich stark an Antworten und vor allem Meinungen interessiert.

Vorab aber mal meine bisherige Auffassung und Zusammenfassung zu dem Thema; es ist wie so oft in Deutschland, ein Thema kommt auf und plötzlich gibt es hunderte Experten zu diesem Thema, die nahezu alle eines gemeinsam haben, nämlich keine Ahnung. Sorry, aber es ist so! Ich halte mich selbst für technisch äußerst versiert, aber bei Weitem keinen Profi in diesen Themen, dennoch kann ich sagen, dass hier vieles vermischt wird und Menschen ohne Ahnung anderen Menschen ohne Ahnung versuchen Sachen aufzuerlegen!

So, aber zurück zur E-Rechnung. Für mich trifft es relativ klar auch hier wieder zu, wer keine Ahnung hat, sitzt im öffentlichen Dienst und bestimmt darüber (wobei bestimmen hier ja auch falsch ist) was eine E-Rechnung ist und wie diese aufbewahrt werden muss. Die Unveränderbarkeit der Daten ist gefordert und auch gesetzlich normiert. 146 Abs. 4 AO fordert dies (wenn auch etwas verklausuliert und eigentlich auch dort nur "das keine Veränderungen vorgenommen werden; sprich das tun "ändern" ist verboten). Hieraus kann ich aber durchaus eine Verpflichtung erkennen, die die Unveränderbarkeit der Daten gebietet.

Jetzt kommt das, wovon man im öffentlichen Dienst nicht so ganz einen Plan zu haben scheint. Die technische Umsetzung (ich meine, das FA will Belege immer noch gerne per Fax und verschlüsselter E-Mail Versand ist auch nicht überall möglich); technisch betrachtet kann ich ein Dokument, welches mir per Mail übermittelt wird nur in einer einzigen Form wirklich revisionssicher speichern, über eine Mail Archivierung! Alles andere ist Humbug und formeller Quatsch (ja, ich weiß dieser ist beim FA gerne gesehen); klar kann ich dem FA (und dem dienen wir ja irgendwie alle) es recht machen, meine Rechnungen per Mail empfangen, ändern und dann analog der Verfahrensdokumentation in DUO speichern, kontrollieren ob es so angekommen ist wie ich es geändert habe und das FA "**bleep**en".

Aber macht das Sinn? Bzw. ist das rechtssicher? Ich glaube langfristig nicht, denn das BMF kann seine Meinung ja jederzeit ändern, die Aussagen der Regierung (irgendwo war hier mal eine kleine Anfrage wonach E-Mail ausreicht) sind ohnehin nicht bindungsfähig und am Ende entscheidet ohnehin ein Richter über das Thema. Jeder klar denkende Mensch mit dem technischen Sachverstand wird erkennen, dass eine E-Mail Archivierung (zumindest in der Phase wo Daten noch nicht dem FA gemeldet werden) die einzige Lösung für dieses Problem sein kann. Denn von der Mail, bis zum DMS ist es ein weiter weg und ich kann viel ändern!

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

noescher — Wed, 18 Sep 2024 09:26:57 GMT

@unklarer_Posten schrieb:
- Die DATEV vermarktet DUO u.a. als System, um E-Rechnungen rechtssicher aufzubewahren.
-> Bedeutet das, dass man sich beim Einsatz von DUO eine E-Mail Archivierung sparen kann? Ich war bisher immer der Meinung, dass nur dann ausreichend archiviert ist, wenn die ursprüngliche Mail nebst Anlagen im Originalformat archiviert wird, denn beim Transport vom Mailpostfach zu DUO könnte ja an der Rechnung noch etwas manipuliert werden.

Hallo @unklarer_Posten

durch die Einführung der E-Rechnung ergibt sich keine Änderung der Rechtslage hinsichtlich der Aufbewahrung bzw. E-Mail-Archivierung.

Bisher schon galt:

- (digitale) Handelsbriefe müssen aufbewahrt werden nach den Vorschriften des HGB und der AO

- digitale Buchungsbelege müssen digital aufbewahrt werden. Außerdem muss zumindest steuerrechtlich nach Meinung der Finanzverwaltung (GOBD) der digitale Beleg digital kontiert und digital mit der Buchung verknüpft sein bzw. durch sonstige Vermerke auf dem digitalen Beleg und im digitalen Buchungssatz eine Verbindung zwischen Beleg und Buchung hergestellt werden.

Nicht jeder Handelsbrief ist ein Buchungsbeleg. Daher gelten die Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten nebeneinander. Überschneiden sich zwar oft, aber nicht immer.

Ob es sich bei dem digitalen Beleg um eine PDF-Datei nach bisheriger Methode oder um eine E-Rechnung (egal welchen Formates) handelt, spielt dabei keine Rolle.

Dass bislang die PDF-Dateien von einzelnen Mandanten evtl. ausgedruckt und der Papierbuchführung beigelegt wurden, ändert nichts daran, dass das bislang offiziell schon nicht korrekt war und auch weiterhin nicht korrekt sein wird. Nur fällt es jetzt besser auf.

Mandanten sollten daher auf die bereits bestehende Rechtslage hingewiesen werden und Lösungswege aufgezeigt werden. Wenn der Mandant diese nicht umsetzt, haben Steuerberater Ihrer Hinweispflicht genüge getan. Erstellt der Steuerberater auch die UST-VA, muss weiter geprüft werden, ob angesichts der vorgelegten Belege ein Vorsteuerabzug zulässig ist oder nicht (siehe Entwurf BMF-Schreiben zur E-Rechnung).

Für diese Prüfung ist eine Verfahrensdokumentation des Mandanten sehr hilfreich.

Dieses mögliche Spannungsfeld zwischen Mandant und Berater wird sich durch die Einführung der E-Rechnung möglicherweise erheblich verschärfen. Daher besteht zwingender Handlungsbedarf!

Meiner Meinung nach benötigt man für die handelsrechtliche Archivierung der Handelsbriefe nicht zwingend ein E-Mail-Archivsystem. Der Mandant muss nur sicherstellen, dass die Handelsbriefe innerhalb der Aufbewahrungsfrist vollständig bleiben und jederzeit lesbar gemacht werden können. Was durch ein Archivsystem deutlich vereinfacht wird. Ein kleines Unternehmen kann diese Archivierung aber auch anderweitig umsetzen.

Für die steuerrechtliche Aufbewahrung der Buchungsbelege ist grundsätzlich auch kein Archivsystem zwingend. Theoretisch ist bei kleinen Betrieben auch eine Archivierung im Dateisystem (mit Rechtemanagement + Verfahrensdokumentation) nach den GOBD zulässig. Wenn entsprechende Verknüpfungsmerkmale zwischen Beleg und Buchung existieren (z.B. Dateiname im Belegfeld 1).

In der Praxis ist das aber sehr umständlich, daher bietet es sich sowohl aus praktischen als auch aus rein kaufmännischen Gründen an, für (je nach persönlicher Einschätzung) geringe monatliche Beträge DUO oder ein alternatives Produkt anderer Anbieter (egal mit welcher Farbe) einzusetzen.

Sollte der Steuerberater DATEV einsetzen und die Fibu samt Kontierung in Rewe machen, führt der Einsatz von alternativen Produkten anderer Anbieter aber möglicherweise dazu, dass die Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung fehlt. Daher bleibt es in solchen Fällen oft zwingend, dass zusätzlich zum alternativen Produkt auch DUO eingesetzt wird, um eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Belege sicherzustellen.

Wichtig: Das Belegarchiv in DUO ist immer das Belegarchiv des Mandanten, niemals das Belegarchiv des Steuerberaters. Die korrekte Archivierung der Belege gemäß GOBD ist eine Verpflichtung des Mandanten.

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

Hauke_Hamann — Wed, 18 Sep 2024 09:43:33 GMT

Sehr schön auf den Punkt gebracht, @noescher 👍

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

c_kleineboymann — Wed, 18 Sep 2024 10:06:39 GMT

Für die steuerrechtliche Aufbewahrung der Buchungsbelege ist grundsätzlich auch kein Archivsystem zwingend. Theoretisch ist bei kleinen Betrieben auch eine Archivierung im Dateisystem (mit Rechtemanagement + Verfahrensdokumentation) nach den GOBD zulässig.

Würde mich anhand der aktuellen Infos, die sowohl vom BMF, als auch von der Regierung gesendet werden durchaus anschließen. Mir sei aber die Frage gestattet; wie aussagekräftig ist eine Aussage des BMF? Wieviele BMF Schreiben wurden in der Vergangenheit mit Rückwirkung geändert, sei es durch das BMF (was hier wahrscheinlicher ist) oder auch durch die Rechtssprechung. Gerade in den letzten 20 Jahren ist es doch vermehrt dazu gekommen, dass richterliche Aussagen die kompletten BMF Schreiben quasi nutzlos machten. Ob sich dann rückwirkend ein Problem ergibt, ist dann auch immer eine Auslegungssache des BMF / Regierung.

Auch eine Aussage zum Thema "kleine Betriebe"; gerade hier halte ich die E-Mail Archivierung für quasi perfekt, geringe Kosten (Office 365 mit Beweissicherung kostet um die 25 EUR im Monat) und kein organisatorischer Mammutaufwand wie eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation.

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

martinkolberg — Wed, 18 Sep 2024 10:48:37 GMT

Mich erinnert diese Diskussion an das Thema: "ersetzendes Scannen"

Seit Jahren werden hier alle Pendelordner digitalisiert und einige
Mandanten senden längst selber ihre Belege nach UO.

Sehr selten kommt die Frage auf, ob Mandant die Papier- Unterlagen
entsorgen darf und nach der Erwähnung des Begriffs "Verfahrensdokumentation"
werden die Belege dann doch irgendwo physikalisch endgelagert.

Mir ist kein Fall bekannt, wo es im Rahmen einer BP notwendig war,
dieses Archiv zu bemühen.

Wehe, es gibt aber ein Steuerstrafverfahren, und diese Unterlagen, also
die einzelnen Lieferscheine sind nicht mehr vollständig rekonstruierbar.

Selbige sehe ich für die Handelsbriefe mit den E- Rechnungen.

Niemand benötigt diese noch, wenn die Rechnung bezahlt und gebucht
wurde, bis dann aus völlig anderem Grund ein Steuerstrafverfahren eröffnet
ist und die Kripo die Lieferscheine mit allen Einzelposten sehen möchte.

-> Alles nach Gesetz vollständig endlagern, aber keinen Sortieraufwand
betreiben, der später eh nur als Manipulationsversuch gewertet wird.

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

noescher — Wed, 18 Sep 2024 11:03:45 GMT

@c_kleineboymann schrieb: Mir sei aber die Frage gestattet; wie aussagekräftig ist eine Aussage des BMF?

BMF-Schreiben sind reine Verwaltungsanweisungen. Sie binden (theoretisch) die Verwaltung, aber keinesfalls Steuerbürger, Steuerberater oder Gerichte.

Ein Steuerberater sollte den Mandanten auf die Verwaltungsanweisungen hinweisen, um darzulegen, dass es einen Weg gibt, der voraussichtlich zu sehr wenig Streitigkeiten später führen wird.

Selbstverständlich kann der Steuerbürger eine andere Rechtsauffassung vertreten und seinen Steuerberater anweisen, diese Rechtsauffassung zu vertreten. Was dieser machen wird, wenn die Auffassung nicht gegen Gesetz verstößt. Die abweichende Rechtsauffassung ist in den Steuererklärungen aber offenzulegen. Ohne Offenlegung geht die Finanzverwaltung davon aus, dass die Verwaltungsauffassung übernommen wurde.

Ich persönlich kann mir hinsichtlich der Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten kein Gerichtsurteil vorstellen, dass einen Sachverhalt, bei dem sich der Steuerpflichtige an das BMF-Schreiben gehalten hat, das Gericht zu einer schlechteren Auffassung kommt. Viel wahrscheinlicher ist der Fall, bei dem sich der Steuerpflichtige nicht an das BMF-Schreiben gehalten hat, dass das Gericht dem Steuerpflichtigen Recht gibt.

Aber das ist ein Risiko, dass der Mandant tragen muss nach.

(Steuer-)Recht ist nie nur Schwarz-Weiß, es gibt immer Grauzonen. Ein Steuerpflichtiger, der möglichst ruhig seinen Geschäften nachgehen will, sollte die BMF-Schreiben als Basis verwenden.

Ein Steuerpflichtiger, der seine Bürgerrechte stärker ausleben will, muss das Gesetz und Verordnungen als Basis verwenden.

Meines Erachtens wird es in der (kleineren) Praxis keine Probleme geben, solange in der Betriebsprüfung alles vorgelegt werden kann und glaubhaft eine Manipulation ausgeschlossen werden kann und sich bemüht wurde, zumindest die gesetzlichen Regelungen einzuhalten. Eine Verfahrensdokumentation ist hier wichtig.
(die kann in kleinen Firmen auch nur zwei Seiten lang sein und ist keinesfalls "Mammutaufwand" - es ist eine Verfahrensdokumentation, es wird keine Zertifizierung nach DIN ISO gefordert)

Dass trotz optimalem Aufbewahren und Aufzeichnungen "Fehler" möglich sind, zeigt z. B. Wirecard

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

tu_heggi — Wed, 18 Sep 2024 11:01:56 GMT

Ja, ich gerne auch gerne mal rechtssichere Beispiele:

Verfahrensdoku ja oder nein

ersetzendes Scannen mit oder ohne VD

Mailarchivierung ja oder nein

VD bei E-Rechnungen ja oder nein

....

Die Prüfer werden auch immer dümmer & dreister, da würde man gerne frühzeitig deren "Engagement" unterbinden indem man sagt:

"Das geht so nicht, das mag eine Arbeitsanweisung (BMF-Schreiben) für Sie sein,

gesetzlich geregelt ist es aber nicht, sehen Sie hier...."

Man diskutiert sich in der Literatur zu Tode

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

vogtsburger — Wed, 18 Sep 2024 11:05:12 GMT

... selbst wenn das FA zufrieden ist und nichts mehr anfordert, kann evtl. z.B. ein Insolvenzverwalter 'um die Ecke kommen' und den Nachweis bestimmter Zahlungen verlangen.

Papier-Belege schon innerhalb der Aufbewahrungszeit endgültig zu vernichten, gehört mE in die Kategorie "risikofreudig"

E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

c_kleineboymann — Wed, 18 Sep 2024 11:48:38 GMT

Ich persönlich kann mir hinsichtlich der Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten kein Gerichtsurteil vorstellen, dass einen Sachverhalt, bei dem sich der Steuerpflichtige an das BMF-Schreiben gehalten hat, das Gericht zu einer schlechteren Auffassung kommt. Viel wahrscheinlicher ist der Fall, bei dem sich der Steuerpflichtige nicht an das BMF-Schreiben gehalten hat, dass das Gericht dem Steuerpflichtigen Recht gibt.

Sehe ich komplett anders und ist in der Vergangenheit ja durchaus auch passiert, wenn auch der Fall oftmals andersherum war und das BMF Schreiben eigentlich härtere Regeln darstellte. Einzig, dass es zu so einem Prozess überhaupt kommt, kann ich mir aktuell nicht vorstellen; denn das FA muss sich ans BMF halten und dürfte daher ja gar nicht klagen!

Aber auch das gab es immer mal wieder, dass "Verrückte" vors Gericht gezogen sind um sich oder andere ins Verderben zu stürzen, man denke nur zurück als ein Ruhestandsbeamter vors Gericht zog um einen höheren Versorgungsfreibetrag zu erwirken. Es gab aber auch immer mal wieder Aussagen zu eigentlich im Kern nicht notwendigen Themen, die anschließend recht schnell im BMF umgesetzt wurden; oft dann eben zum Nachteil des Steuerpflichtigen.

solange in der Betriebsprüfung alles vorgelegt werden kann und glaubhaft eine Manipulation ausgeschlossen werden kann

Sehe ich problematischer; wie viele Kassensysteme erfüllen alle Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchhaltung? Und wie viele werden davon in der Praxis verworfen? Warum? Weil sie nicht richtig genutzt werden und / oder es formelle Mängel und Fehler gibt. Bspw. muss eine Verfahrensdokumentation dem Willen des BMF nach ja sowohl gelebt als auch belebt werden, sprich man muss die Verfahrensdokumentation anwenden und aktualisieren. In kleinen Betrieben halte ich das für oftmals schwer und sehe das Einfallstor schlechthin für geschaffen.

Daher bin ich aktuell ein großer Freund der E-Mail Archivierung.

die kann in kleinen Firmen auch nur zwei Seiten lang sein und ist keinesfalls "Mammutaufwand" - es ist eine Verfahrensdokumentation

Ich will nicht nerven, das nur mal so am Rand. Ich kann ihre Meinung sehr gut nachvollziehen und finde sie vernünftig und durchdacht. Aber ich will an dieser Stelle einfach auch bewusst ein wenig provozieren, denn in meinen Augen ist es genau das, was viele FB in der täglichen Praxis machen.

Daher hier mal die provokante Frage; woher wissen Sie das? Ich hab bisher keine Verfahrensdokumentation gesehen an der ich nicht etwas zu mäkeln gefunden hätte. Fakt ist aber eben auch, aktuell (und ich persönlich glaube, dass dies noch lange Bestand haben wird) gibt es keine Grundlage an derer wir uns entlanghangeln könnten um zu behaupten, das passt.

Ich halte die E-Mail Archivierung für die beste Empfehlung die wir Mandanten geben können! So wird für einen Großteil der Eingangsrechnungen eine faktische Rechtsicherheit geschaffen, denn ich glaube da sind wir uns ja alle einig, eine E-Mail Archivierung anzuzweifeln wird nicht einmal die FV schaffen. Dazu relativ günstig, eine Mail braucht man ja nun mal auf alle Fälle und Free-Mail scheidet ob der 10/8 Jahre effektiv aus, daher ist der Aufpreis für eine Mailadresse mit Archivierung in den meisten Fällen überschaubar. O365 wird es dazu ohnehin schon in vielen Betrieben geben und knapp 25 EUR im Monat sollte auch für die kleinsten Mandate gerade noch so zu stemmen sein.