Thema "Kanzleidrive" in Unternehmen online

Kanzleidrive

LoSchmidt — Fri, 26 Apr 2024 09:22:41 GMT

Hallo Community,

arbeitet jemand von euch mit dem Programm "Kanzeldrive" (Fino)?

Wäre das eine Alternative zu Kanzlei.land oder ähnlichen Drehscheiben zum Mandanten.

Wir stehen in der Entscheidung, wie wir hier weitermachen wollen. Ehrliche Tipps wären sehr hilfreich.

Grüße aus Bonn

Kanzleidrive

vogtsburger — Fri, 26 Apr 2024 09:24:37 GMT

... ein Produkt von FINO käme für mich nicht infrage, ehrlich gesagt 😉

Kanzleidrive

metalposaunist — Fri, 26 Apr 2024 09:31:27 GMT

@LoSchmidt schrieb:
Wäre das eine Alternative zu Kanzlei.land oder ähnlichen Drehscheiben zum Mandanten.

Ja, ist es. Kann aber technisch was anderes. Auf die Details kommt es eben an. Ich lass mir KanzleiDrive am DI, 30.04 einmal live in Kurzform präsentieren. Nach den Unterschieden zu kanzlei.land hatte ich auch schon gefragt. Antwort liegt auch schon vor.

Die Frage aller Fragen ist wie immer: Wo drückt der Schuh? Welchen Schmerz wollt Ihr lösen? Was wollt Ihr ausgeben? Gibt es einen Kanzleiplan, wie man mit E-Mails vom Mandanten umgeht, die partout kein kanzlei.land / KanzleiDrive nutzen wollen? Wie viele Mitarbeiter seid Ihr?

Neben der Frage nach dem richtigen Tool gibt es zahlreiche andere, damit erfolgreich wird und nicht für Unmut auf allen Seiten führt.

Kanzleidrive

LoSchmidt — Fri, 26 Apr 2024 09:53:49 GMT

Hallo metalposaunist,

wir sind eine kleinere, wachsende Kanzlei mit z.Zt. 6 Mitarbeiter/innen mit direktem Mandantenkontakt.
Wir sind noch in der Lernphase, welche Fragen wir uns stellen wollen und müssen. Wir haben Mitarbeiterinnen mit digitaler Affinität, aber definitiv kein Expertenstatus.

Wir wollen den Dokumenten- und Kommunikationsaustausch mit den Mandanten verbessern und einen digitalen Signaturprozess etablieren. Auf jeden Fall DATEV-nah. Wir beschäftigen uns mit E-Rechnung. Wir haben viele Mandanten ohne IT-Knowhow und ohne IT-Freude. Keine USB-Stecker, keine Passwörter, die Mandanten immer wieder vergessen, keine Blockaden durch Firewalls. D.h. wir wollen optisch ansprechende, intuitiv bedienbare Lösungen, die sicher laufen, in welche wir auf Wunsch die Mandanten einbinden können.

Wir denken, dass sich für uns solche Lösungen über Zeitersparnis gut rechnen. Für unsere Mandanten müssen es kostenfreie Zugänge oder Lösungen sein, die sich gerade auch bei kleinen Stückzahlen bezahlen lassen.

VG aus Bonn

Kanzleidrive

LoSchmidt — Fri, 26 Apr 2024 10:06:37 GMT

Guten Tag Hr. Vogtsburger,

ich weiß, dass es hier in der Community zum guten Ton gehört, auf Fino zu bashen. Auch wir haben haben schmerzvolle Erfahrungen mit dem Start-up gemacht. Aber unter dem Strich bin ich für unseren Mandantenbereich relativ zufrieden. Wir haben unsere Leistungen erbracht und Geld damit verdient.
Was wäre die Alternative gewesen? Das Grundproblem war doch die rechtliche Ausgestaltung und der mangelhafte Zeitplan der Behörden.
DATEV hat keine Lösung hinbekommen. Wären also noch die anderen Software-Anbieter gewesen. Habe ich mir angeschaut, dann eine Entscheidung für Fino getroffen. In anderen Foren wird genauso auf die anderen Lösungen geschimpft. Ob es nun also besser gewesen wäre?
Ja, interessant ist vor allem der bevorzugte Zugang zu DATEV und die Unterstellung, dass damit die Kompatibilität gesichert wird. Wenn das klappt, sind wir happy. Auch wenn wir vielleicht nicht die optimalste Lösung am Markt gefunden haben...uns ist eben bewußt, dass wir zu klein für ein eigenes internes IT-Knowhow sind. Gerade deshalb ist die Community für uns wertvoll.
VG

Kanzleidrive

metalposaunist — Fri, 26 Apr 2024 10:12:15 GMT

@LoSchmidt schrieb:
Wir sind noch in der Lernphase, welche Fragen wir uns stellen wollen und müssen.

Da kann ich oder die Anbieter sicher unterstützen. Da ich den Alltag aber gut kenne und auch mehr als 1 Lösung, bin ich ggf. etwas breiter aufgestellt.

@LoSchmidt schrieb:
Wir haben Mitarbeiterinnen mit digitaler Affinität, aber definitiv kein Expertenstatus.

Muss auch nicht. Ich bin auch kein Experte im Rechnungswesen oder Personalwesen und komme da fachlich oft an meine Grenzen 😉; aber dafür gibt's andere, die eben fachlich top sind aber technische Unterstützung brauchen. Da kann man sich sehr gut ergänzen ⛓.

@LoSchmidt schrieb:
Wir wollen den Dokumenten- und Kommunikationsaustausch mit den Mandanten verbessern und einen digitalen Signaturprozess etablieren.

Das ist doch eine Aussage, mit der man was anfangen kann 😀. Dann bin ich bis jetzt bei KanzleiDrive oder sogar mili.io, die sich darauf spezialisiert haben. Dann könnte man sogar, wenn man will, den aktuellen Prozess einmal aufmalen und bildlich machen (zumindest mir hilft das immer sehr) und dann den neuen Prozess mit den unterschiedlichen Lösungen abbilden - ohne, dass man sich schon für ein Tool entscheidet.

So kann man Unterschiede gut aufdecken und sich vorstellen, was nach einer Umstellung auf einen zukommt und ggf. sogar Klicks einsparen.

6 Mitarbeiter ist eine schöne Größe, wo Veränderung noch relativ schnell von allen adaptiert werden kann. Bis bei 8800 Mann und Frau DATEV bei allen 1 Änderung angekommen ist - es dauert. Von daher ist klein in dem Fall besser 😀.

@LoSchmidt schrieb:
VG aus Bonn

Grüße aus Troisdorf zurück 👋 - ist ja nur ein Katzensprung mit der Bahn 🚊

Kanzleidrive

LoSchmidt — Fri, 26 Apr 2024 10:50:51 GMT

Email an Ihre Website geschickt.

Kanzleidrive

vogtsburger — Fri, 26 Apr 2024 11:07:58 GMT

@LoSchmidt schrieb:
Guten Tag Hr. Vogtsburger,
ich weiß, dass es hier in der Community zum guten Ton gehört, auf Fino zu bashen.
[...]

gefragt war nach ...

... Ehrliche Tipps wären sehr hilfreich.

... und mein Kommentar ist ehrlich und hat mit bashen und 'gutem Ton' nichts zu tun

Ich hatte mich von Beginn an intensiv mit dem Thema FINO und Grundsteuerreform beschäftigt und meine Kritikpunkte auch detailliert begründet.

Falls es von Ihnen ebenfalls Beiträge zu diesem Thema gab, sind sie mir leider nicht in Erinnerung geblieben.

Wir mussten uns mit einer hohen 3-stelligen Anzahl an GrSt-Feststellungserklärungen herumschlagen, haben aber nicht vergessen, wieviel Aufwand und Ärger uns das Thema FINO beschert hat und immer noch beschert.

... daher sollte man nicht leichtfertig von 'bashen' sprechen, wenn man keine Kritik hören will

Kanzleidrive

LoSchmidt — Sun, 28 Apr 2024 11:49:22 GMT

Hallo Hr. Vogtsburger,

ich glaube, wir waren gerade nur auf zwei verschiedenen Ebenen.
Ich hatte nach dem Produkt Kanzleidrive gefragt und Sie hatten mich aufgrund Ihrer Erfahrung und Expertise vor dem Anbieter Fino aufgrund der Erfahrungen im Bereich Grundsteuer gewarnt.

Das habe ich auch verstanden. Trotzdem frage ich konkret nach Erfahrungen bei dem Produkt selbst, um mir eine Meinung gegenüber anderen Produkten wie z.B. Kanzlei.land bilden zu können. Es ist dann eine Abwägung bei uns intern, ob wir mehrere Produkte des gleichen Anbieters oder Produkte mehrerer Anbieter nehmen. Um das sinnvoll beurteilen zu können, sind mir die konkreten Erfahrungen mit Kanzleidrive wertvoll.
Aber ich kann auch gut nachvollziehen, wenn man sich aufgrund negativer Erfahrungen mit einem Anbieter dagegen wappnet den gleichen Fehler erneut zu machen. Aus unserer Perspektive waren die Erfahrungen nicht ganz so negativ, daher sieht unsere Entscheidungssituation anders aus.
Trotzdem sind mir Ihre Hinweise natürlich willkommen, weil ich Ihre Expertise in dieser Community schätze.

Viele Grüße aus Bonn

Kanzleidrive

Julian_Hentschel — Tue, 30 Apr 2024 12:14:31 GMT

Wir nutzen Kanzleidrive seit September. Ich kann also gerne unsere Erfahrungen teilen.

Dazu einfach gerne eine DM über das Portal. Dann können wir einen Termin vereinbaren. 🙂

Kanzleidrive

vogtsburger — Tue, 30 Apr 2024 14:53:21 GMT

@Julian_Hentschel schrieb:
[...]
Dazu einfach gerne eine DM über das Portal. Dann können wir einen Termin vereinbaren. 🙂

... die Frage ist bloß, ob man jetzt 50 Ct oder 1 € nehmen muss, wenn keine DMs mehr im Portemonnaie sind 😎

... außerdem wusste ich nicht, dass das auch ohne finAPI geht

... aber Spaß beiseite:

... mich würde interessieren, ob diese Gesellschaft (fino kanzleidrive GmbH)

auch 'über ein paar Ecken mit der Datev verwandt oder verschwägert' ist oder ob die Datev sogar daran beteiligt ist ...

... und inwieweit diese einzelne GmbH aus der mE recht unübersichtlichen fino-Gruppe auf die Ressourcen der Datev (inkl. der Mitglieder- und Mandantendaten) zurückgreifen kann

Kanzleidrive

metalposaunist — Tue, 30 Apr 2024 19:09:59 GMT

Ich hab' mir KanzleiDrive heute in 45min mal zeigen lassen und bin positiv überrascht 😊. Aber wie so oft wäre eine Kombination aus allen drei Anbietern wohl eine sehr gute Sache. So hat jeder seine Vor- und Nachteile, die man abwägen muss.

Ich versuche mal einen kleinen Abriss für alle:

Mandanten Onboarding
1. kann milia "manuell" inkl. DATEV Schnittstelle
  1. geht im Prozess noch weiter und stellt digital signiert gleich alle anderen Unterlagen mit zur Verfügung: StB Vertrag, Vertrag zur Zusammenarbeit, SEPA Lastschrift Mandat, ...
2. kann kanzlei.land manuell (reine Stammdatenerfassung & copy/paste nach DATEV)
3. kann KanzleiDrive weitgehend automatisiert (kommt bald für alle: KYC-Integration, Plausibilitätsprüfung in Entwicklung)
  1. kostet 30 EUR pro Mandat einmalig aber alle Informationen inkl. der Verteilung der Anteile bei z.B. einer GmbH werden aus unterschiedlichen Quellen gezogen (HRB, ...) und nach DATEV transferiert; dort muss man nur noch die Beziehungen pflegen
  2. Mandant muss nur noch fehlende Informationen (IBAN, Finanzamt, ...) ergänzen
Aufgaben stellen
1. kann milia in beide Richtungen
2. kann kanzlei.land nur aus Richtung der Kanzlei (aus Richtung des Mandanten in Entwicklung)
3. kann KanzleiDrive in beide Richtungen
Suche in Aufgaben & Unterhaltungen
1. habe ich mit milia aktuell mit v3 nicht getestet
2. kann kanzlei.land nur in Aufgaben (Workaround bei Unterhaltungen möglich; Unterhaltungen müssen durch Scrollen nachgeladen werden)
3. kann KanzleiDrive inkl. Dashbaord (Liste und Kanban)
Einsammeln von MA Stammdaten beim Mandanten
1. kann milia nicht
2. kann kanzlei.land fertig bis zum TXT Lohnprogrammimport (aber nur kanzlei.land User, nicht der AN selbst, der seine Daten am allerbesten kennt)
3. kann KanzleiDrive nicht
4. kann fastdocs in Perfektion
verschiedene Links können im Mandantenportal hinterlegt werden, für z.B. fastdocs, Terminvereinbarung, DUO, Newsletter, ...
1. kann milia nicht bzw. nur 1 Link für alle Mandanten gleich
2. kann kanzlei.land als Linkvorlagen
3. kann KanzleiDrive
Export der Unterhaltung, wenn Mandanten einen verlassen und man etwas in der Hand haben will, wer wann was gesagt hat
1. in milia nicht möglich
2. kann kanzlei.land als PDF über die gesamte Dauer
3. kann KanzleiDrive nicht (in Entwicklung)
Login mit DATEV Medium
1. in milia nicht möglich
2. in kanzlei.land nicht möglich
3. in KanzeiDrive möglich (bin ich kein Freund von, wegen Authentifizierung fehlgeschlagen, FireFox, ...)
Benachrichtigung via E-Mail
1. in milia ab v3 auch bereichsbezogen (Lohn, Steuern, FiBu, ...)
2. in kanzlei.land irre Matrix möglich
3. in KanzleiDrive möglich
DMS Integration
1. in milia enthalten - Status der Dokumente wird nicht genutzt
2. in kanzlei.land nur mit AddOn der digitalbar möglich
3. in KanzleiDrive enthalten inkl. Status der Dokumente wie bei FP-Sign
Synchronisation mit DATEV
1. in milia Mandanten & Kanzleimitarbeiter
2. in kanzlei.land keine (manuelle Anlage von Mitarbeitern & Mandanten)
3. in KanzleiDrive Mandanten & Kanzleimitarbeiter & Zuständigkeiten (Pflege der Mitarbeiter nur hier nötig, wenn Mitarbeiter Mandanten z.B. tauschen - 1x synchronisieren, fertig)
KI Integration
1. in milia vorhanden via milia.ai (ChatGPT Style) 1:1 so wie die DATEV KI Werkstatt (inkl. Nichtspeichern & Nichtauswerten der Suchanfragen - auch 1:1 wie @theo festgestellt hat)
2. in kanzlei.land keine
3. in KanzleiDrive keine
Belegbilderservice
1. in milia nicht enthalten
2. in kanzlei.land enthalten (ohne meineSteuern > nur mit digitalbar möglich)
3. in KanzleiDrive enthalten (meineSteuern soll kommen)
Belegupload via E-Mail
1. in milia nicht möglich
2. in kanzlei.land pro Belegtyp und Mandant mit Whitelist möglich
3. in KanzleiDrive: mir unbekannt
Dokumente digital signieren
1. in milia via DocuSign aus DMS enthalten (ohne Status in DMS)
2. in kanzlei.land nur mit FP-Sign AddOn möglich
3. in KanzleiDrive enthalten
Dokumente austauschen
1. in milia per DMS Schnittstelle möglich (ohne Status in DMS)
2. in kanzlei.land nur mit digitalbar AddOn
3. in KanzleiDrive per DMS Schnittstelle enthalten (mit Dokumentenstati)
Integration in den DATEV Arbeitsplatz (Dokumente signieren & für den Mandanten bereitstellen)
1. in milia nicht
2. in kanzlei.land nicht (nur per digitalbar AddOn)
3. in KanzleiDrive ja
App
1. in milia vorhanden inkl. Fotofunktion (Benennung der Scans nicht möglich; Suche nach Mandantenapp nötig - nicht nach milia bzw. ist milia nur als Synonym suchbar)
2. in kanzlei.land enthalten (inkl. Bewirtungsbeleg, muss aber nach Eingabe eines Codes personalisiert werden - keine 100% WhiteLabel Lösung; Beispiel megra, wo kanzlei.land als my.DiGiTAXperts online vermarktet wird; man aber nach kanzlei.land im AppStore suchen muss)
3. in KanzleiDrive enthalten
Abrechnung
1. mir in milia unbekannt: bitte Termin machen
2. in kanzlei.land nach Anzahl der Kanzleimitarbeiter & Mandanten mit aktiver Schnittstelle
3. in KanzleiDrive nach Anzahl der Mandanten & DATEV Schnittstellen

Du siehst @LoSchmidt: Es sind oftmals die Details der Programme, die einen Arbeit machen oder Arbeit abnehmen. Und das sind auch nur grob die Punkte. Da gibt es noch sehr viel mehr mini-Details. Ich vergleiche das gerne mit der Stammdatenerfassung der DATEV vs. der von fastdocs. Mit DATEV kommen potentiell immer noch fehlerhafte oder unvollständige Daten an; mit fastdocs braucht man sich darum keine Sorgen machen.

Sind beide digital 0️⃣1️⃣? Ja!

Haben beide Lösungen das gleiche Ziel 🏁? Ja!

Unterscheiden sich beide fundamental? Ja!

Das sind so viele Punkte, die sehr viele Menschen betreffen: Kanzlei & Mandanten gleichermaßen und alle sehen sie anders aus, müssen ggf. geschult werden, das Verständnis muss geschaffen werden und alle müssen ihr bestes geben, damit Digitalisierung zum Erfolg wird.

Warum bin ich da so detailliert und kleinteilig? Arbeitnehmer Online - Massive Probleme mit Authenticator Apps bei Mandanten zeigt sehr schön, dass es auf das Verständnis ankommt und reine Text oder Bilderanleitungen oftmals nicht ausreichen.

Wenn der Mandant das Dokument aus KanzleiDrive herunterlädt, ausdruckt, manuell unterschreibt, einscannt und wieder hochlädt - wer leistet Support? Wer erklärt es den Mandanten, dass es mit 2 Klicks geht? Nein, kein Scherz. Bei einer Kanzlei exakt so mit FP-Sign erlebt. Warum? In Deutschland unterschreibt man rechtssicher mit Kugelschreiber! Niemand kennt in der breiten Masse eine digitale Unterschrift und wie easy das doch geht. Wer hier die Freizeichnung online der DATEV kennt, sollte den Transfer schaffen, auch wenn die DATEV Lösung technisch gruselig ist.

Und ganz eigentlich fehlt noch 5FSoftware | Plattform für Datenaustausch und Kommunikation.

Kanzleidrive

Georg_Klimm — Wed, 01 May 2024 07:11:51 GMT

Danke für den Überblick

Kanzleidrive

tjuenger — Thu, 02 May 2024 06:43:27 GMT

Hallo zusammen,

ich kann die guten Erfahrungen mit KanzleiDrive nur bestätigen, wir nutzen es seit Anfang des Jahres.

Die Administration geht sehr einfach und besonders gut finde ich die integrierte Signaturfunktion.

Sehr gut ist auch der Support und Änderungswünsche werden meist sehr schnell umgesetzt.

@metalposaunist: Danke für die tolle Übersicht! 😊

Viele Grüße
Thomas Jünger

Kanzleidrive

metalposaunist — Thu, 02 May 2024 11:17:06 GMT

Weil ich's nicht mehr Editieren kann (eigentlich Punkt 19):

Datenaustausch mit Dritten
1. kann milia nicht
2. kann kanzlei.land via Datentransfer
3. in KanzleiDrive: mir unbekannt

Wozu nutzt man das? Gerade eben Daten eines Mandanten exportiert, weil der Folgebeater Addison hat und daher der LAO der DATEV sinnlos ist. Bevor man mit einer E-Mail und ZIP und einem Kennwort für die ZIP anfängt (zumal man dank Ransomware ZIPs sowieso gnadenlos in E-Mails löschen sollte und das Kennwort für die ZIP wo notiert wird? KeePass?), habe ich aus kanzlei.land eben eine E-Mail an den Folgeberater inkl. öffentlicher und geschützter Nachricht gesendet. Das Passwort wird dabei telefonisch ☎️ übermittelt; kann aber (wenn man es so einstellt) von jedem aus der Kanzlei in kanzlei.land eingesehen werden. Die Auskunft kann daher jeder geben. Sind die Daten so streng vertraulich kann man das unterbinden und das Kennwort ist im Nachhinein nur durch den eigentlichen kanzlei.land Nutzer einsehbar.

Das Passwort kann man aber auch ganz weglassen (wer will).

Wer also nicht gleich mit sharepoint auf Spatzen schießen will und die Funktion auch anders sinnvoll nutzen kann, hat kanzlei.land noch einen Vorteil.

Kanzleidrive

LoSchmidt — Thu, 02 May 2024 11:31:42 GMT

Echt wirklich gute, gute Antwort!!
Danke

Kanzleidrive

Julian_Hentschel — Thu, 02 May 2024 11:40:05 GMT

Dem Beitrag von @metalposaunist gibt es tatsächlich nicht mehr viel hinzuzufügen. Ich denke der Termin ist dadurch überflüssig geworden 😄

Vielleicht noch eine Anmerkung: In der Zeit in der wir KanzleiDrive nutzen, wurde stetig am Produkt weitergearbeitet und Feedback wurde berücksichtigt. Da das Team noch nicht so lange am Markt ist, hinkt der Vergleich mit Kanzlei.Land an manchen Stellen. Die DMS-Integration ist in meinen Augen fantastisch. Stammdaten und EO-Comfort Informationen können inzwischen auch ausgelesen werden um die Zugriffsrechte einfacher zu administrieren. Einige Themen sind noch angekündigt und werden in den nächsten Monaten releast. Ich denke, darauf kann man sich freuen.

Kanzleidrive

LoSchmidt — Thu, 02 May 2024 11:41:49 GMT

Ja, sehe ich auch so, aber trotzdem danke für Ihre Bereitschaft

Kanzleidrive

metalposaunist — Thu, 02 May 2024 11:55:10 GMT

@Julian_Hentschel schrieb:
wurde stetig am Produkt weitergearbeitet und Feedback wurde berücksichtigt.

Das macht kanzlei.land auch. Ich habe 1 Fehler gemeldet, der relativ zeitnah wieder ausgebaut wurde und heue erst gab's ein Update auf v8.0.9 mit weiteren Detailverbesserungen.

Das sollte aber jedes Tool so handhaben und kein Unterscheidungskriterium sein 😅.

Kanzleidrive

Julian_Hentschel — Thu, 02 May 2024 19:25:35 GMT

Sollte. Habe ich auch schon anders erlebt.

Insofern schön, dass Kanzlei.Land das genauso handhabt.

Kanzleidrive

metalposaunist — Sun, 05 May 2024 10:31:17 GMT

Weil ich's nicht mehr Editieren kann (eigentlich Punkt 20):

Kanzlei Newsletter
1. kann milia nicht
2. kann kanzlei.land sehr gut
3. bei KanzleiDrive in Entwicklung

Auch hier müsste man dann auf 1 Pferd setzen und nicht noch andere Tools oder Anbieter nutzen, wie WIADOK, die sich darauf spezialisiert haben und das in Perfektion können aber eben auch sehr professionell inkl. Printmedien. Da kommt es auf den eigenen Anspruch / die Mandanten an. Aber doppelten Aufwand = Arbeit will niemand.

Wobei wie ich @LoSchmidt verstanden habe, die Entscheidung dort schon nahezu gefallen ist. Daher die Ergänzung für alle Unentschlossenen.

Kanzleidrive

Katharine — Mon, 06 May 2024 09:15:50 GMT

@metalposaunistVielen Dank, lieber Daniel, für deinen Vergleich.

Wie sieht es denn mit Individualisierbeit der Ordnerstruktur aus? Hat jemand da Erfahrungen?

Wir nutzen aktuell eine Cloud zum Austausch. Die Ordnerstruktur habe ich individuell für die Mandanten angepasst; abhängig von Art und Größe des Unternehmens und Umfang der Belege.

Viele Grüße

Katharina

Kanzleidrive

metalposaunist — Mon, 06 May 2024 09:42:53 GMT

@Katharine schrieb:
Die Ordnerstruktur habe ich individuell für die Mandanten angepasst;

Digitalisierung braucht aber Standards, um skalierbar zu sein und um wenig Aufwand zu machen. Bin mir unsicher, was ich davon halten soll 😇.

Weil ich's nicht mehr Editieren kann (eigentlich Punkt 21):

Individualisierbeit der Ordnerstruktur
1. in milia nicht notwendig / DMS Schnittstelle muss dann ausreichen
2. kann kanzlei.land mit Kanzlei- und Mandantenvorlagen / manuelle Abweichungen möglich
3. bei KanzleiDrive mit Vorlagen möglich / manuelle Abweichungen möglich

Kanzleidrive

Katharine — Mon, 06 May 2024 09:40:25 GMT

Das man definierte Standards braucht, ist mir klar.

Ich habe auch eine grundlegende Ordnerstruktur. 😉

Aber bei einigen Mandanten ist es leider notwendig individuelle Lösungen zu finden und das liegt an den bei den Mandanten eingesetzten Programmen. Wenn das nicht gemacht wird, endet das in einem Chaos.

Kanzleidrive

tjuenger — Mon, 06 May 2024 09:48:38 GMT

Hallo in die Runde,

man kann in KanzleiDrive auch völlig individuelle Ordnerstrukturen anlegen, wir mussten das bei einem Mandanten so machen.

Grundsätzlich machen wir das so, dass bei einer Neuanlage vordefinierte Ordner der DMS in KanzleiDrive angelegt werden, damit können dann über den Status aus der DMS heraus Dokumente für den Mandanten in KanzleiDrive bereitgestellt werden.

Falls wir für einen Austausch von Dateien (z.B. Datensicherungen) einen Ordner ohne DMS-Synchronisation benötigen legen wir einen individuellen Ordner dafür an, damit ist für den Mandanten eine gewisse Struktur vorgegeben.

Grüße aus dem wilden Süden

Thomas Jünger

Kanzleidrive

Moonshine — Mon, 06 May 2024 10:31:20 GMT

Wie sieht es mit Steuerboard aus? Hast du damit schon Erfahrungen gemacht @metalposaunist

Ich bin mir immer unsicher, was jetzt jede Lösung kann und wofür man diese genau braucht?

Kanzleidrive

metalposaunist — Mon, 06 May 2024 10:37:32 GMT

@Moonshine schrieb:
Hast du damit schon Erfahrungen gemacht @metalposaunist

Nein, keinerlei Erfahrungswerte dazu. Aber als freier Mann mit freiem Unternehmen kann man denen ja einfach mal hallo 👋 sagen. Mail bzw. Kontaktformular ist raus.

Kanzleidrive

AKW — Mon, 06 May 2024 11:02:14 GMT

Also wir sind gerade in der Testphase mit Steuerboard. Haben das ganze jetzt 2 Wochen im Einsatz.

Hatten auch gerade unser erstes Feedbackgespräch.

Das ganze ist aktuell in der Entwicklung aber definitiv schon brauchbar. Klar fehlen an der einen Ecke noch paar Einstellungen und Rechteeinstellmöglichkeiten, aber die Entwicklung ist sehr Dankbar über unser Feedback und hat alles gleich mit aufgenommen, dass dies umgesetzt wird.

Wer also jetzt noch einsteigt, kann bei der Gestaltung etwas mitwirken und seine Wünsche vorbringen 😉

z.B. war die Anregung, dass auch der Mandant Aufgaben an die Kanzlei stellen kann bzw. ob es Kanzleiweit/Mandantenspezifisch die Erlaubnis für die Aufgabenstellung erteilt werden kann.

Das hab hier als einen der Unterschiede gelesen zwischen KanzleiDrive und Kanzlei.Land.
Das wurde von der Entwicklung als Idee aufgegriffen.

Grüße

AKW

Kanzleidrive

metalposaunist — Mon, 06 May 2024 11:14:13 GMT

@AKW schrieb:
Wer also jetzt noch einsteigt, kann bei der Gestaltung etwas mitwirken und seine Wünsche vorbringen 😉

Ich habe auch gleich nach deren USP gefragt. Andernfalls ist das nur noch ein weiterer Player am Markt, der aber funktional bereits vorhandenen Lösungen gleicht. Ob man damit langfristig Erfolg hat, wenn andere da schon viel mehr Erfahrung haben? Klingt ein bisschen so, als wenn man heute versucht das iPhone neu zu erfinden aber man nur die Funktionen vom iPhone nachbaut. Schwierig das zu vermarkten auch wenn Marketing alles kann 😅.

Wer nicht so gut im Texte schreiben ist, um Mails oder ähnliches zu beantworten, kann das #ChatGPT erledigen lassen. Funktioniert laut einer Kollegin mit eigenem Betrieb sehr gut und wenn das hilft, warum nicht. Das kann so flexibel dann aber nur milia. Dafür hat kanzlei.land ganze Nachrichtenvorlagen, die man selbst oder Kanzlei-weit nutzen kann. Schreibt man also monatlich oder wöchentlich immer das gleiche: Vorlage draus machen und selbst copy/paste sparen. Und wenn der immer gleichbleibende Wortlaut beim Mandanten ankommt, kann der auch "unterbewusst automatisiert" handeln: Nachricht X kommt rein > ich muss nach Y handeln. So wie mit DATEV E-Mails, die man sich nicht mehr ganz durchliest, sondern nur den Betreff und daraus eine Handlung ableiten kann.

Kanzleidrive

metalposaunist — Mon, 13 May 2024 16:11:15 GMT

Ich hatte heute einen 60min mit SteuerBoard. Wie @AKW schon sagt, ist das heute schon sehr brauchbar mit Funktionen, die kanzlei.land teilweise nicht eingebaut hat.

Die Lösung richtet sich aktuell aber vor allem an Kleinkanzleien, weil deren Preis im Vergleich zu allen 3 anderen Lösungen doch sehr günstig ist und wer die E-Mail ersetzen will, chatten will, Aufgaben stellen will und auch eine digitale Unterschrift möchte, ist damit sehr gut aufgestellt.

Vielleicht werde ich doch noch einen Vergleich über alle Lösungen starten und das nicht hier, weil ich nach 3h keine Änderungen mehr vornehmen kann. Das ist doof 👎.

Kanzleidrive

bodensee — Mon, 13 May 2024 16:36:17 GMT

Dann mach das doch über einen Anhang pdf ,

dann brauchst Du ja nur die pdf zu erweitern und erneut posten.

Kanzleidrive

metalposaunist — Mon, 13 May 2024 16:43:53 GMT

Ich will aber nicht unnötigen Datenmüll erzeugen. Ich denke, ich mache das wohl mit notion.so und poste hier 1x den Link. Dahinter bin ich flexibel, wie mit den Shortlinks auch.

Kanzleidrive

AKW — Mon, 27 May 2024 06:26:35 GMT

Kurzer Nachtrag zum Steuerboard:

Es gibt jetzt eine globale Aufgabenübersicht über alle Mandate, Aufgabenvorlagen und E-Mail Upload mit Zielordneransteuerung.

Da geht was voran.

Weiter ist Steuerboard nun offizieller DATEV Schnittstellen Anbieter 😉

Grüße

AKW

Kanzleidrive

dprobst — Thu, 27 Jun 2024 18:36:37 GMT

@metalposaunist

Ein super Vergleich der 3 Alternativen. Die Wahl ist so ein bisschen wie Mercedes oder BMW.

Wir haben uns Dracoon, 5F-Software, Kanzleiland, milia und KanzleiDrive angesehen.

Dracoon kann nicht ansatzweise beim Funktionsumfang mit den neuen Lösungen mithalten. Die Möglichkeit an Externe eine Datei via Freigabelink zu schicken ist aber dort super gelöst. Digitale Signaturen werden mit FP-Sign realisiert. Im Telefonat mit der Hotline hieß es, dass keine Erweiterung auf eine Kommunikationsplattform geplant wäre, man wolle sich vielmehr auf die Bereitstellung von Datenräumen konzentrieren. Damit kam diese Lösung für uns nicht mehr in Frage.

5F-Software ist an sich eine hervorragende Lösung, aber in der Kanzlei waren wir uns alle einig, dass die Bedienung zu unübersichtlich war. Auch 5F braucht für digitale Signaturen FP-Sign. Positiv ist auch die Integration von fastdocs.

Kanzleiland ist etabliert und schon ziemlich ausgereift, aber irgend ein Bauchgefühl sagte uns, dass wir lieber eine Lösung wollten, die eine revisionssichere Archivierung beinhaltet odre zumindest in Aussicht gestellt hat.

milia: Das Problem: Man kann nur einen Demo-Termin buchen. Alle anderen Anbieter bieten eine mehtrwöchige kostenlose Testphase an. Klar, dass im Demo-Termin alles perfekt funktionierte, aber trotzdem hat man das Gefühl ein bisschen die Katze im Sack zu kaufen.

KanzleiDrive haben wir jetzt seit ca. 1 Jahr im Einsatz. Die Akzeptanz bei Mandanten und Mitarbeitern ist hervorragend. Revisionssichere Archivierung steht zwar immer noch als "in Arbeit" auf der Roadmap, aber dafür kann man einstellen, dass Word-Dateien beim Upload automatisch in PDF umgewandelt werden.

Das Mandantenonboarding ist zwar eine Beta-Version, läuft aber bereits beeindruckend.

Login mit Datev läuft problemlos, in die Mobile App kann man sich alternativ auch mit Datev SmartLogin einloggen. Beim Funktionsumfang der mobile-App ist derzeit allerdings noch Luft nach oben.

Die Software gehört zwar zur Fino-Gruppe, da waren wir nach den Erfahrungen Grundsteuer Digital auch etwas verschreckt, aber da ist - Gott sei Dank - definitiv kein Vergleich möglich. Und außerdem ist ja auch getmyinvoices ein Fino-Unternehmen und da läuft auch alles glatt.

Änderungswünsche werden in der KanzleiDrive-Community gesammelt und bei entsprechender Nachfrage auch umgesetzt.

Wir sind jedenfalls sehr zufrieden mit der Lösung.

Kanzleidrive

vogtsburger — Fri, 28 Jun 2024 06:16:28 GMT

@dprobst schrieb:
[...]
Das Problem: Man kann nur einen Demo-Termin buchen. Alle anderen Anbieter bieten eine mehtrwöchige kostenlose Testphase an. Klar, dass im Demo-Termin alles perfekt funktionierte, aber trotzdem hat man das Gefühl ein bisschen die Katze im Sack zu kaufen.
[...]

... mit Demo-Terminen habe ich auch immer so meine 'Probleme'

Ich mag es üüüberhaupt nicht, wenn ein 'Demonstrant' mit der Maus über den Bildschirm huscht, sich wild durch die Menüs klickt, mit ca 5 Demo-Einträgen arbeitet oder sogar bei Null mit der Stammdatenerfassung beginnt

Viel lieber sind mir Testversionen, die mir ausreichend Zeit bieten, selbst mit einer neuen Software zu 'spielen', die idealerweise aber schon einen realistischen Musterbestand an Daten mitbringen, ...

Zusätzliche, frei verfügbare, kurze Videos zu typischen Arbeitsabläufen sind auch sehr hilfreich

Erfahrungsgemäß vergehen nämlich auch 2 Wochen eingeräumte Testzeit oft auch viel zu schnell. um sich einen Überblick über das Produkt zu verschaffen. Man muss sich die Zeit dafür ja irgendwo anders 'stehlen'

.... und last but not least, die Preisstruktur muss transparent und fair und schnell zu finden sein

Kanzleidrive

dprobst — Fri, 28 Jun 2024 11:15:04 GMT

@vogtsburger schrieb:
Erfahrungsgemäß vergehen nämlich auch 2 Wochen eingeräumte Testzeit oft auch viel zu schnell. um sich einen Überblick über das Produkt zu verschaffen. Man muss sich die Zeit dafür ja irgendwo anders 'stehlen'

.... und last but not least, die Preisstruktur muss transparent und fair und schnell zu finden sein

5f und KanzleiDrive haben uns auf Anfrage problemlos den Testzeitraum verlängert.

Zu den Preisen: 5F, Kanzleiland und KanzleiDrive haben die Preise oder einen Preisrechner auf ihrer Homepage. Milia rückt die Preise erst im Rahmen eines Angebots raus, wenn man sagt "Ich will". Dracoon hat die Standardpreise auf der Homepage, für Steuerberater gelten aber Sonderpreise, die aber nicht von Dracoon festgelegt werden, sondern vom jeweiigen ASP-Partner. Wir zahlen für 100 Benutzer ca. 650 Euro pro Monat inkl. USt. EES und FES sind unbegrenzt inkludiert, QES kosten extra. Bei Kanzleidrive zahlen wir für unbegrenzte Anzahl an Benutzern und mehr Leistung 416,25 EUR Pro Monat (jährliche Zahlung im voraus). EES, FES und QES kosten extra. Für die Freizeichnung der Steuererklärungen gibt es eine kostenlose Variante der EES.

Dracoon: Als wir das Angebot erhalten haben, war nur die Rede von den Monatspreisen. Nach einem Jahr hieß es dann von unsrem ASP-Partner, wir hätten eine Mindestlaufzeit von 36 Monaten. Damit war das Maß voll, ich habe den Vertrag gekündigt.

Bei KYC kommen bei KanzleiDrive noch fallbezogene Kosten dazu.

Bei Kanzleidrive kann man beim Mandanten-onboarding (KYC) jedes Mal den Umfang für den Vorgang selbst bestimmen. Man sieht dann auch gleich, wieviel es kostet, bevor man den Auftrag gibt.

Nach Erklär-Videos haben wir nicht gesucht. sorry

Kanzleidrive

metalposaunist — Fri, 28 Jun 2024 11:20:24 GMT

@dprobst schrieb:
Wir zahlen für 100 Benutzer ca. 650 Euro pro Monat inkl. USt. EES und FES sind unbegrenzt inkludiert, QES kosten extra.

Den Preis kann ich aus gestrigen Gesprächen mit einer DRACOON Kanzlei so bestätigen 👍.

@dprobst schrieb:
Bei KYC kommen bei KanzleiDrive noch fallbezogene Kosten dazu.

Die 30 EUR für alle Features nimmt man gern in Kauf, wenn man sich Manuel sparen kann.

Kanzleidrive

dprobst — Fri, 28 Jun 2024 12:12:34 GMT

@metalposaunist schrieb:
@dprobst schrieb:
Bei KYC kommen bei KanzleiDrive noch fallbezogene Kosten dazu.
Die 30 EUR für alle Features nimmt man gern in Kauf, wenn man sich Manuel sparen kann.

Das sehe ich auch so. Ich will gar nicht erst versuchen, die ganzen Blacklists von Hand abzuklappern.