Thema "Beleg upload - Beleg ID als Belegname" in Unternehmen online

Beleg upload - Beleg ID als Belegname

JoachimSchneider — Mon, 11 Mar 2024 17:44:52 GMT

Tach auch liebe Leidensgenossen,

ich habe mehrere Buchungsstapel vom Mandanten bekommen, bei der Belegverknüpfungen enthalten sind.

Und eine Zip-Datei mit PDFs aber ohne XML-Datei. Der Name einer jeden PDF ist die Beleg-ID.

Wenn ich die Belege so hochlade wird eine neue ID vergeben und die Verknüpfung geht ins Leere.

Gibt es eine einfache Lösung für mein Dilemma? Außer natürlich einen Export über ne bekannte Schnittstelle.

LG euer Joe

Beleg upload - Beleg ID als Belegname

metalposaunist — Mon, 11 Mar 2024 19:14:00 GMT

@JoachimSchneider schrieb:
Gibt es eine einfache Lösung für mein Dilemma?

Dafür ist ISWL Beleg2Buchung geschrieben worden: Leistungsbeschreibung Individuelle Softwarelösung – DATEV ISWL Beleg2Buchung

Wenn die BelegID auch in der CSV Datei auftaucht, passt das.

@JoachimSchneider schrieb:
bei der Belegverknüpfungen enthalten sind.

Was genau bedeutet das? In der passenden Spalte steht die UUID des Belegs?

Beleg upload - Beleg ID als Belegname

JoachimSchneider — Mon, 11 Mar 2024 19:25:37 GMT

Jetzt ist der Stapel schon eingespielt und festgeschrieben, lieber metalposaunist.

In der Spalte T "Beleglink" in DatevFormat csv steht die Beleg ID. Das ist auch der jeweilige Dateiname.

Würde das reichen für Beleg2buchen?

Also Daten nochmal einspielen über das Tool, Fehler einbauen damit nix festgeschrieben wird und dann die neuen Buchungsstapel löschen?

Beleg upload - Beleg ID als Belegname

vogtsburger — Mon, 11 Mar 2024 21:40:32 GMT

@JoachimSchneider ,

das Tool ISWL_Beleg2Buchung erzeugt bei jeder neuen Verarbeitung neue GUIDs, ganz unabhängig von den Dateinamen.

Aber um die Belege mit den Buchungen zu verknüpfen, muss das Tool 'normalerweise' die RE-Nummer im Dateinamen finden, was hier natürlich nicht möglich ist.

Aus dem Bauch heraus würde ich behaupten, dass das Tool mit diesen Dateinamen nichts anfangen kann.

Eine XML-Datei selbst zu 'basteln', halte ich für möglich, aber für sehr zeitaufwändig.

Am besten wäre es, wenn man sich die Rechnungen nochmal zusenden lässt, aber jeweils mit der Rechnungsnummer im Dateinamen. Das wäre dann der Standardfall für das Tool ISWL_Beleg2Buchung

Wenn der bereits festgeschriebene Buchungsstapel keine funktionierenden Belegverknüpfungen hat, wird man die Beleganzeige nachträglich auch nicht mehr hinkriegen.

Ich hatte in diese Richtung auch schon experimentiert.

Theoretisch wäre es zwar möglich, aber ich wüsste nicht, wie man jedem Beleg genau die GUID 'verpassen' könnte, die im zugehörigen Buchungssatz steht.

Apropos,

wo findet man die Belegnummern ?

Falls die Belegnummer UND die GUID schon im Buchungssatz steht, könnte man mit Hilfe von Excel ein kleines Script erstellen, das die Dateien automatisch umbenennt (mit der jeweiligen Belegnummer im Dateinamen).

Anschließend könnte man das Tool ISWL_Beleg2Buchung anwenden und mit wenigen Schritten bis zur digitalen Beleganzeige in REWE (z.B. in der Primanota) kommen.

... es stellt sich die Frage, woher stammen die GUIDs für die derzeitigen Dateinamen ?

... aus einem Warenwirtschaftssystem, aus einem DMS oder woher sonst ?

... für den Upload nach DUO sind sie so jedenfalls nicht zu gebrauchen ... behaupte ich ...

Beleg upload - Beleg ID als Belegname

eliansawatzki — Tue, 12 Mar 2024 06:02:00 GMT

Aber um die Belege mit den Buchungen zu verknüpfen, muss das Tool 'normalerweise' die RE-Nummer im Dateinamen finden, was hier natürlich nicht möglich ist.

Das ist nicht korrekt. Der Dateiname kann ein beliebiger Spalteninhalt oder ein beliebiger Bestandteil eines Spalteninhaltes sein.

Ich habe hier Beispiele in denen die Belege fortlaufend nummeriert sind (interne Belegnummer) und diese Nummer in einer der Spalten Zusatzinformation steht.

Beleg upload - Beleg ID als Belegname

vogtsburger — Tue, 12 Mar 2024 08:49:01 GMT

... ok, dann eben ein beliebiger Spalteninhalt ...

... hier müsste dann die GUID im Dateinamen als Identifikation bzw. Verknüpfungskriterium verwendet werden

... aber zum Ziel kommt man damit auch nicht.

Die vorhandenen GUIDs (in den Dateinamen) werden nämlich nicht zum Hochladen nach DUO verwendet.

ISWL_Beleg2Buchung generiert bei jeder "Verarbeitung" neue GUIDs.

... stellt sich die Frage, ob das Tool meckert, weil es ja die schon vorhandene GUID in Spalte "T" durch eine neu generierte GUID ersetzen muss

die Katze beißt sich quasi selbst in den Schwanz 😅

... egal. ich werde das nicht testen

... wenn später mal Dateien von DUO heruntergeladen werden (müssen), beginnt der 'Spaß' mit den Dateinamen von Neuem 😎

Beleg upload - Beleg ID als Belegname

metalposaunist — Tue, 12 Mar 2024 08:48:50 GMT

@JoachimSchneider schrieb:
Würde das reichen für Beleg2buchen?

Ja, das sollte reichen.

@JoachimSchneider schrieb:
Also Daten nochmal einspielen über das Tool, Fehler einbauen damit nix festgeschrieben wird und dann die neuen Buchungsstapel löschen?

Ja, kann man so machen. Wichtig ist nur, dass die Belege erst nach bzw. durch das Tool ins DUO geschoben werden. Wenn sie dort schon liegen, ist's quasi zu spät für das Tool.

Den Belegtransfer braucht's auch nicht mehr. Das Tool schiebt die Belege via RDS 1.0 ins DUO, wenn alle Rechte und Services passen. Nur nicht komplizierter als nötig machen.

Beleg upload - Beleg ID als Belegname

vogtsburger — Tue, 12 Mar 2024 11:30:32 GMT

"probieren geht über studieren"

ein Mandant hatte mir vor kurzem auch mal Belege 'in dieser Liga' angeboten (siehe Screenshot)

... ich habe dankend abgelehnt

.... es ging auch besser 😉

Nachtrag:

@JoachimSchneider ,

ich behaupte nach wie vor, dass man die GUIDs der bereits hochgeladenen oder nochmals neu hochgeladenen Belege nicht wie gewünscht bzw. nicht mit vertretbarem Aufwand so 'reparieren' kann, dass man mit den bereits festgeschriebenen Buchungen die Digitalen Belege anzeigen kann

... alles Andere würde mich überraschen (und interessieren 😎)

Beleg upload - Beleg ID als Belegname

vogtsburger — Wed, 13 Mar 2024 10:00:10 GMT

... schade, dass hier wie auch in einigen anderen Threads kein zeitnahes Feedback über den Erfolg oder Misserfolg der vorgeschlagenen 'Aktionen' kommt

... so kann dieses Thema nicht in's 'Töpfchen' oder ins 'Kröpfchen' und bleibt 'unfertig' auf dem virtuellen Tisch liegen ...

... ich gebe zu, dass ich 'unfertige', 'halbfertige' oder '2/7-fertige' Arbeiten hasse, weil sie den 'Flow' unterbrechen😎

Beleg upload - Beleg ID als Belegname

JoachimSchneider — Wed, 13 Mar 2024 10:11:46 GMT

Lieber Vogtsburger,

ich möchte natürlich nicht, dass du hier unglücklich wirst.

Einziger gangbarer Vorschlag war ja beleg2buchen, das aus folgendem Grund nicht schön war: Es wären neue Beleg IDs generiert worden, alle Buchungen wären doppelt vorhanden gewesen, weil die mit der eingespielten GUID schon festgeschrieben waren.

Ansonsten gab es mE keine Lösungsvorschläge.

Gestern Abend ist es gelungen, mittels DATEV Buchungsdatenservice die Belege zu übertragen und DUO die in der Fibu bereits vorhanden GUIDs aufzuzwingen. Der Softwareanbieter des ERP Systems hatte zuvor Schwierigkeiten mit der Schnittstelle, wofür es mangels anderer Lösung jetzt offenbar einen Workaround oder sonst eine herbeigezauberte Lösung gab.

Ganz herzlichen Dank an die Community, die Stets mit Rat und Tat zur Seite steht.

LG Joe

Beleg upload - Beleg ID als Belegname

jjunker — Wed, 13 Mar 2024 10:44:16 GMT

Wie muss die besagte XML denn aussehen? Wenn man die nachträglich erzeugen könnte wer der Lack doch gegessen oder?

Buchungsstapl festgeschrieben mit Beleglink stehen im Rewe.

Dann müsste man nun dafür sorgen, dass die Belege unter dieser ID im DUO stehen. Geht doch nur über die XML Schnittstelle @andreashausmann ?

Beleg upload - Beleg ID als Belegname

vogtsburger — Wed, 13 Mar 2024 11:15:37 GMT

@JoachimSchneider schrieb:
Lieber Vogtsburger,
ich möchte natürlich nicht, dass du hier unglücklich wirst.
[...]

... das ist sehr einfühlsam, danke

... und die Möglichkeit, den Belegen die jeweils schon 'gebuchte' und festgeschriebene GUID 'reinzudrücken' finde ich spannend.

Vermutlich ging das nur durch Löschen der bereits hochgeladenen Belege und durch erneutes Hochladen der selben Belege, aber inkl. XML-Datei , oder ?

... so könnte ich mir das technisch vorstellen (in meinem begrenzten Stammhirn)

Nachtrag:

bei diesen Belegen gilt: "aus den Augen aus dem Sinn"

... aber wehe, wenn sie einem wieder 'unter die Augen kommen', z.B. weil man sie herunterladen muss. Dann hat man seinen 'Spaß' mit den kryptischen Dateinamen

Beleg upload - Beleg ID als Belegname

vogtsburger — Wed, 13 Mar 2024 15:25:34 GMT

apropos Spaß :

... mich hat das Thema jetzt doch ein wenig 'angefixt'

... daher werde ich 'spaßeshalber' mal ein paar Belege mit der GUID im Dateinamen und mit Hilfe einer 'selbstgestrickten' XML-Datei nach DUO hochladen und kann dann kontrollieren, ob die jeweils mitgegebene GUID in DUO verwendet wird

Beleg upload - Beleg ID als Belegname

eliansawatzki — Wed, 13 Mar 2024 16:30:09 GMT

... egal. ich werde das nicht testen

... daher werde ich 'spaßeshalber'

Ich habe es vermutet, dass Sie es doch bestimmt zeitnah mal spaßeshalber testen werden.

Beleg upload - Beleg ID als Belegname

vogtsburger — Wed, 13 Mar 2024 17:50:53 GMT

😅

... ich stelle fest, dass hier aufmerksam mitgelesen wird, jedenfalls von mindestens 1 Community-User*in 😎

.... eigentlich ein sehr gutes Zeichen 👍

... aber man muss ja nicht an einer (ver)alt(et)en Aussage festhalten, ....

vor allem nicht, wenn sich 'neue Horizonte öffnen' ...

... also reite ich mal 'spaßeshalber' mit meiner Rosinante der Sonne entgegen ...

... aber nur solange es Spaß macht und solange ich nicht gegen eine Windmühle renne 😎

Beleg upload - Beleg ID als Belegname

vogtsburger — Sat, 16 Mar 2024 10:25:12 GMT

@vogtsburger schrieb:
[...]
... daher werde ich 'spaßeshalber' mal ein paar Belege mit der GUID im Dateinamen und mit Hilfe einer 'selbstgestrickten' XML-Datei nach DUO hochladen und kann dann kontrollieren, ob die jeweils mitgegebene GUID in DUO verwendet wird
[...]

.... gesagt --> getan ...

... weil's Spaß gemacht hat, (mir) das zu beweisen, dass man zur Not defekte, unvollständige, unschöne oder gar fehlende Belege nachträglich noch genau mit der GUID hochladen kann, die bereits in dem festgeschriebenen Buchungsstapel (im "Beleglink") steht

... ist natürlich "handmade" und etwa so zeitaufwändig wie 1 Liter saure Milch durch 1 Liter frische Milch zu ersetzen und den Tetrapak aus einem Bogen beschichtetem Karton selbst herzustellen (aufzeichnen, ausschneiden, falten, kleben) und in den Kühlschrank zu stellen😅

... nicht effektiv, nicht lebensnotwendig, aber was macht man nicht alles ..... 'spaßeshalber' ... ( @eliansawatzki ) 😎

Nachtrag:

... solche (Einzel-)Aktionen müssen wegen der GoBD sicher auch gut begründet und dokumentiert sein

... außerdem ist in DUO anhand des Upload-Datums erkennbar, wann der Beleg hochgeladen wurde

... man hinterlässt mit solchen Aktionen natürlich immer auch einen digitalen (CO2-neutralen) Fußabdruck