Thema "DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege" in Unternehmen online

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

Woly — Fri, 01 Mar 2024 09:36:55 GMT

Hallo zusammen,

ich nutze DUO seit Anfang des Jahres, bin also neu hier. Ich habe gerade meine Ausgangsrechnungen als PDFs (von meiner Warenwirtschaft erzeugt) in die Belegübersicht hochgeladen. Die stehen nun alle in Fettdruck - also unbearbeitet - in der Belegübersicht und wollen/müssen bearbeitet werden. 😊

Muss ich die jetzt alle einzeln durchklicken? Oder kann ich eine Massenaktion in der Art "Alle speichern und weiter" durchführen? Sind mehrere Dutzend Belege...

Gruß

(Wolfgang Juchmes)

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

Neu_hier — Fri, 01 Mar 2024 10:10:35 GMT

Ich nehme an, Sie meinen den "Posteingang" in der Belegübersicht?

Generell sollte die Vorgehensweise nach dem Upload mit dem Steuerberater abgestimmt sein zur Frage, wer was macht, ansonsten geht das mit der Zusammenarbeit schief.

Meiner Meinung nach dürfte Ihre Frage hier gar nicht auftauchen, denn natürlich sollte das alles vorher mit dem Berater besprochen sein (zumindest kenne ich das nur so).

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

Woly — Fri, 01 Mar 2024 10:52:54 GMT

Ja, korrekt. Der Posteingang.

Ich weiß ja, was zu tun ist, habe es für den Januar ja bereits gemacht. Nur sehe ich wenig Sinn darin, dutzende Ausgangsrechnungen des vergangenen Monats, die ich selber erstellt habe, im DUO nochmal alle einzeln zu bestätigen. Daher frage ich nach einer technischen Möglichkeit, ALLE Ausgangsrechnungen mit EINEM Klick zu bestätigen.

Der Steuerberater hat "Land unter" - der hat für sowas keine Zeit...

(Wolfgang Juchmes)

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

Neu_hier — Fri, 01 Mar 2024 11:01:02 GMT

Einzeln bearbeiten, ggf. genau diese Frage mit dem Berater erörtern für Alternativen (dafür ist er da und muss auch die Zeit haben).

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Woly — Fri, 01 Mar 2024 13:08:05 GMT

Hey. Danke für Deine Antworten.

Ich muss gestehen, mit diesem Ergebnis hab ich in der Community nun nicht gerechnet.

Mit welchen Fragen kann ich mich denn ans Forum wenden?

(Wolfgang Juchmes)

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mehrkaffee — Fri, 01 Mar 2024 13:17:23 GMT

Das ist echt nicht böse gemeint, aber wenn es um die individuelle Organisation der Buchhaltungsprozesse geht, ist das bei jedem Mandanten unterschiedlich.

Da kann ein Dritter hier im Forum keine sinnvolle Lösung "mal eben so" posten.

Darum sollte sich der StB kümmern, gerade weil sowas immer auch Abstimmung auf beiden Seiten benötigt.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

glasi — Fri, 01 Mar 2024 13:21:01 GMT

Was soll denn noch bearbeitet werden bei den Belegen? Im allgemeinen ist es erst mal egal, das im Posteingang die Belege "in fetter" Schriftart stehen. Wenn der Steuerberater die irgendwann mal bucht, verschwinden die Belege und landen im Jahresstandardregister und sind dort auch nicht mehr "fett" geschrieben.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

Woly — Fri, 01 Mar 2024 13:24:14 GMT

Ich weiß, dass das nicht böse gemeint ist. Ich bin halt ein wenig enttäuscht - aus meiner Sicht geht es hier ja lediglich um die Bedienung des Systems.

(Wolfgang Juchmes)

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

prudentius — Fri, 01 Mar 2024 13:26:10 GMT

Lade die Belege nur hoch und der Rest soll der Steuerberater von seinem Programm aus machen. DUO sollte sowas wie Datum, Rechnungsbetrag etc. erkennen und dann kann der StB die Digitalen Belege buchen. Nachdem er die gebucht hat, sortiert er die Belege (automatisch) in einen Unterordner und die Belege erscheinen nicht mehr in Fett.

Wenn du die Bankumsätze Belegen zuordnest, dann werden die Belege auch "bearbeitet" und sind dann nicht mehr fett.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

prudentius — Fri, 01 Mar 2024 13:30:21 GMT

Datev und UX sind völlig verschiedene Welten. Danke für deinen Beitrag.
Leider wird das Programm nicht "intuitiv" bedient, wie sich die Datev immer gibt.

Und nicht wundern, wenn der StB nicht so schnell ist am Telefon - bis sich die Programme epileptisch aufbauen, hat mich sich einen Kaffee gemacht und ausgetrunken.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

glasi — Fri, 01 Mar 2024 13:31:15 GMT

Wer hat denn die Schulung/Einführung ind DUO gemacht und wie lange war diese, wenn man mal fragen darf?

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Woly — Fri, 01 Mar 2024 13:41:20 GMT

Ähm, nun ja - räusper. Der Systempartner hat mir die Zugangsdaten zugeschickt und dann...

...

nichts mehr.

(Wolfgang Juchmes)

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glasi — Fri, 01 Mar 2024 13:46:25 GMT

Das geht mal gar nicht, unsere Mandanten bekommen von mir eine Schulung die mindestens 1h dauert und vor Ort mit den technischen Gegebenheiten des Mandanten

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

Woly — Fri, 01 Mar 2024 13:47:53 GMT

Man ist wohl davon ausgegangen, dass ein IT'ler keine Einweisung braucht... 😉

(Wolfgang Juchmes)

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glasi — Fri, 01 Mar 2024 13:49:25 GMT

Ja gut, dann würde das in 30 Minuten erledigt sein. 😁

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

deusex — Fri, 01 Mar 2024 14:03:40 GMT

Was gibt ist an UO nicht intuitiv zur Belegbereitstellung zu bedienen, bitte ?

Belege hochladen und vergessen !

Ich denke, das kann Jeder und braucht auch keine intensivere Schulung; darüberhinaus hat @glasi schon alles beschrieben (Einführungsschulung halbe Stunde, auch per Fernbetreuung., Klärung von Folgefragen - Aufwand netto insgesamt 2 Std. und es läuft)

Ich bin z.T. auch ein herber Kritiker von DATEV, wenn es dann berechtigt ist, aber jemandem eine Anwendung vor die Füsse zu werfen ohnen dass der workflow mit der Buchführung/ dem Berater besprochen wurde, liegt doch nicht im Problemfeld der DATEV.

UO ist einfach, dass es tatsächlich jeder schnell beherrscht und ich weiß von was ich rede, wenn ich so den ein oder anderne Patien... äh Mandanten betrachte.

Die Belege bleiben eben im Posteingang bis zur Verarbeitung durch die Buchführung. Wo sollen dies sonst hin ? Das ist auch gut und richtig so.

Alles andere, was @Woly wünscht, muss er nicht machen und bitte nicht den Tipp geben, er soll die Belege mit den Bankkontoumsätzen verknüpfen, es sei denn, Sie wollen ihm eine Beschäftigungstherapie aufs Auge drücken; das ist m.E. ungefähr so überflüssig, wie die Belegbildverknüpfung ESt <-> Meine Steuern.

@Woly : Ihr Berater hat keine Zeit für das. Wechseln sie ihn schnellstens aus, bevor sie das System wechseln, denn sie werden auch mit einer anderen Lösung nicht glücklich mit ihm.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

Chris607 — Fri, 01 Mar 2024 14:10:58 GMT

Das ist leider nicht optimal. Man kann wahrscheinlich davon ausgehen, dass somit überhaupt nicht geprüft wurde, wie die Prozesse laufen und ggf. angepasst werden könnten, womit sich kaum eine Arbeitserleichterung einstellen wird.

Die Unterweisung die ich Mandanten halte, dient auch mir, um Erkennen zu können, an welchen Stellschrauben ggf. etwas optimiert werden kann und auch im Endeffekt ganz lapidar zum Erkennen wie der Mandant arbeitet. Da der Berater darauf verzichtet, würde ich an Dir empfehlen, diverse Service Videos auf YouTube durchzugehen um wenigstens den Funktionsumfang kennenzulernen.

Das Forum dient aber tatsächlich nicht dazu, die ersten Fahrstunden zu halten, dafür gibt es denjenigen, den Du dafür bezahlst.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

Neu_hier — Fri, 01 Mar 2024 14:36:57 GMT

DUO und Belege können in mehreren Szenarien genutzt werden, dass ist das Problem:

Erweiterter Modus, Standardmodus, mit Stammdaten Lieferanten/Kunden-Datenpflege oder ohne, volles Belegerfassungsfeld oder eingeschränkte Datenerfassung, Beleg-Vorabprüfung etc., mit Zurückschreiben von Buchungsinfos aus Rewe oder eben ohne, mit Leistungsdatum oder eben ohne..... Sammeldebitor, Sammelkreditor.

Eine Auswahl:

a) Mandant lädt nur hoch

b) Mandant lädt hoch und verschlagwortet mit Buchungskonten und macht Zahlungen aus dem Belegbild
c) Mandant lädt hoch, verschlagwortet ohne Buchungskonten und macht Zahlungen

d) Mandant lädt hoch, verschlagwortet, macht aber keine Zahlungen

c) weiteres Szenario...

d) Steuerberater verschlagwortet (Belege bearbeiten) und stellt Buchungsstapel bereit

e) Steuerberater bucht ohne Belege zu bearbeiten in Rewe direkt

f) Steuerberater lädt für Mandant hoch und....

g) irgend eine andere Vorgehensweise

Schön ist auch, wenn das Mandat sich viel Mühe mit Beleg bearbeiten gibt, der Berater sich aber gar nicht die fertigen Buchungsstapel einliest, sondern über Digitale Belege in Rewe das ganze selber (nochmal) macht.

Daher sind klare Absprachen und Strategien notwendig (Vertrag), die vom Berater begleitet werden müssen.

Zugang freischalten und dann selber probieren geht - wie gesagt - meist schief (gerade beim IT´ler). Suchen Sie sich einen Berater, der DUO kann und auch bereit ist Ihnen alles zu zeigen.

Im übrigen ist das Verknüpfen von Belege mit der Bank ein sehr gutes Kontrollinstrument und aus meiner Sicht ein MUSS, denn nur so kann digital vom Mandat abgestimmt werden, ob alle Belege vollständig hochgeladen sind.

Wer Rechnungen über DUO schreibt, kann übrigens auch Erlöskonten vorbelegen, die dann bei der Belegbearbeitung automatisch eingefügt werden.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

Woly — Fri, 01 Mar 2024 14:29:01 GMT

Okay, Leute - ich habs verstanden. Glaube ich. 😉

Ich hab mal 'ne eMail an den Steuerberater geschickt - mal sehen, was so kommt.

Ich wünsch' Euch ein sonniges Wochenende!

(Wolfgang Juchmes)

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

deusex — Fri, 01 Mar 2024 14:39:01 GMT

Im übrigen ist das Verknüpfen von Belege mit der Bank ein sehr gutes Kontrollinstrument und aus meiner Sicht ein MUSS, denn nur so kann digital vom Mandat abgestimmt werden, ob alle Belege vollständig hochgeladen sind.

Es ist eine überflüssige Beschäftigungstherapie die diametral zu einer effizienten Nutzung steht.

Ich habe das vor zehn Jahren kanzleiweit bereits begraben, weil wir den Mandanten Zeit mit der Lösung schenken wollen und nicht Arbeit. Ich wurde damals direkt darauf angesprochen, ob man das machen müsse. Natürlich muss die Antwort "Nein" lauten.

Unbelegte Buchungen der Bank werden auf einem Interimskonto geparkt, die Belege nachgefordert und mit dem nächsten Monat verbucht und ausgeziffert, sodass hier ein durchgängiger Prozess entsteht; man lässt doch nicht 95 Posten in der Bank mit Belegen verknüpfen, um die fehlenden 5 von 100 zu finden . . .

Kann aber jeder machen, wie er will. Muss auch niemanden missionieren, aber vor falschen Ratschlägen schützen 😉

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

glasi — Fri, 01 Mar 2024 14:38:54 GMT

Naja, beim 4/3 ohne Opos ist das doch wohl Pflicht!?

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deusex — Fri, 01 Mar 2024 14:40:02 GMT

Auch das habe ich schon vor zehn Jahren eingestellt.

OPOS für alle !

... und bringt gleich den Mehrwert für Mahnwesen mit.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

Neu_hier — Fri, 01 Mar 2024 14:45:07 GMT

Ich behaupte das Gegenteil und haben durchweg positive Erfahrungen damit.

Zudem ist es generell Aufgabe des mündigen Mandanten, seine eigenen Geldbewegungen zu prüfen und uns als Berater vollständige Belege zu liefern, genau dafür ist dies ein geeignetes Instrument.

Wir (als StB) möchten unser Geld nicht mit dem Suchen fehlender Belege verdienen, sondern die Zeit für Beratung haben.

Ich sehe mich auch als Beschützer der Welt vor anderslautenden Ratschlägen....

Aber davon abgesehen, natürlich hat da jeder eine andere Firmenphilosophie und das ist vollkommen okay.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

deusex — Fri, 01 Mar 2024 14:47:19 GMT

@Neu_hier schrieb:
Ich behaupte das Gegenteil und haben durchweg positive Erfahrungen damit.

Sie sicherlich, aber der Aufwand steht in keinem Verhältnis zum Nutzen für den Mandanten, aber wie gesagt:

Soll jeder halten wir er will. Man sollte zumindest dem Mandanten beide Optionen anbieten, auswählen lassen, welches "Modell" er wünscht und die Belegzuordnung nicht zur Auschlusspflicht erheben.

Nochmals: Ich möchte meinen Mandanten möglichst wenig inoperative Arbeiten aufbürden, damit er mehr Zeit (=Geld) bekommt, um sich seinem Kerngeschäft zu widmen.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

Neu_hier — Fri, 01 Mar 2024 14:47:58 GMT

Und genau das Suchen und Nachliefern fehlender Belege ist der nervige Geldverdienkiller des Mandanten....

Aber wir haben da wohl unterschiedliche Erfahrungen gemacht. Trotzdem schönes Wochenende.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

deusex — Fri, 01 Mar 2024 15:02:45 GMT

@Neu_hier schrieb:
Und genau das Suchen und Nachliefern fehlender Belege ist der Geldverdienkiller des Mandanten....

Aber wir haben da wohl unterschiedliche Erfahrungen gemacht. Trotzdem schönes Wochenende.

Sorry, die fehlenden Belege des Vormonats werden aus dem ausgezifferten Interimskonto zusammen mit den Belegen des laufenden Monats "nebenher" mit hochgeladen und ob er diese dann erst oder gleich beim "Belegverknüpfen" sucht, ist doch Jacke wie Hose... aber er muss nicht noch 95% andere Belege manuell verknüpfen; das ist EDV zu Fuß, mit Verlaub.

Es seht m.E. ausser Diskussion, dass eine MANUELLE Belegverknüpfung in der Bank eine ganz andere Aufwandsangelegenheit ist. Zusätzlich ohne Not und ohne Bedarf insbesondere bei großen Buchführungen.

In der Community werden Neulingen oftmals Tipps gegeben, die unpraktikabel und ineffizient sind, wo ich dann auch gerne interveniere; die digitale Buchführung soll den Mandanten doch Arbeit abnehmen und keine zusätzliche bescheren.

Ich wollte Ihnen nicht zu nahe treten, aber vielleicht versuchen Sie es parallel einfach mal mit meiner geschilderten Variante. Die Mandanten dankens Ihnen.

Nichts für ungut, wollte Sie nicht ärgern und wünsche Ihnen auch ein schönes Wochenende.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

vogtsburger — Fri, 01 Mar 2024 15:34:46 GMT

@Woly schrieb:
[...] Sind mehrere Dutzend Belege... [...]

... da würde ich noch nicht von 'vielen Belegen' sprechen

So richtig interessant wird das Thema, wenn man manuell keine Chance mehr hat, die Masse an Belegen zu bearbeiten und zu verarbeiten

... und im Übrigen, ohne den gesamten Thread auswendig gelernt zu haben, würde ich bei "vielen Ausgangsrechnungen" und "Warenwirtschaftssystem" in Richtung "Export" eines Buchungsstapels im Datev-Format und, falls möglich, inklusive der bereits verknüpften Ausgangsrechnungsbelege denken, sodass der StB 'nur' noch den fix-und-fertigen Buchungsstapel in sein REWE importieren muss und im Idealfall sofort die verknüpften Belegbilder 'vor Augen' hätte

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

vogtsburger — Fri, 01 Mar 2024 16:22:04 GMT

@Neu_hier schrieb:
[...]
Ich sehe mich auch als Beschützer der Welt vor anderslautenden Ratschlägen....
[...]

... ein köööstliches Statement

Zum Glück gibt es hier unterschiedliche Meinungen, sonst würde aus dem 'Brainstorming' schnell eine 'Brain-Flaute' werden

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

prudentius — Thu, 07 Mar 2024 14:53:11 GMT

DUO ist also so überintuitiv, dass man schon Arbeit macht, die eigentlich unnötig ist, und das nur versteht, wenn man die Erfahrung hat wie ein Experte.

Ich hab bisher den Mandanten auch die Belege mit den Kontoumsätzen verknüpfen lassen - hört sich und sieht "richtig" aus das zu tun. Aber ich werde mal die Praktik nochmal durchdenken (demnächst) und gerne unnötige Arbeit sein lassen. Wie genau du das jetzt machst @deusex hab ich noch nicht ganz durchdrungen, aber hört sich super an!

PS: Am Intuitivsten ist dieses mini-scrollen (mit der Maus am Rand des Fensters) auf der Belege-hochladen-Seite um ins Belege bearbeiten zu kommen. Einfach herrlich.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

HoehneF — Thu, 07 Mar 2024 16:02:19 GMT

Bei 4/3-Mandanten, die nicht die Belege bearbeiten wollen, haben wir in der Regel Bearbeitungsform Standard und den Automatisierungsservice Rechnungen im Einsatz.

Mandant lädt die Belege hoch und wir buchen die Belege via OPOS. Verknüpfung zwischen Rechnungen und Bank-Zahlungen via OPOS-Suche läuft in der Regel sehr gut. Aus Sicht des Mandanten "hochladen und fertig".

Bei noch nicht "papierlosen" Mandanten werden die Belege via Scannerbox gescannt, in UNo hochgeladen und auch via Automatisierungsservice Rechnungen und OPOS verbucht.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

deusex — Thu, 07 Mar 2024 17:33:57 GMT

@prudentius schrieb:
DUO ist also so überintuitiv, dass man schon Arbeit macht, die eigentlich unnötig ist, und das nur versteht, wenn man die Erfahrung hat wie ein Experte.
Ich hab bisher den Mandanten auch die Belege mit den Kontoumsätzen verknüpfen lassen - hört sich und sieht "richtig" aus das zu tun.

DUO bietet verschiedene Bearbeitungsalternativen, was ja grundsätzlich in Ordnung ist und wer mit der Kirche ums Dorf will, kann das natürlich auch.

Manches sind eben noch Relikte, die nicht mehr unbedingt genutzt werden müssen, aber der Aufschrei wäre groß, man würde bestimmte Funktionen entfernen; allein das Verknüpfen-Beispiel belegt das plakativ.

Aber ich werde mal die Praktik nochmal durchdenken (demnächst) und gerne unnötige Arbeit sein lassen. Wie genau du das jetzt machst @deusex hab ich noch nicht ganz durchdrungen, aber hört sich super an!

Also Mandant wird zunächst mal gebrieft, dass er konsequent von allen Kreditoren die Rechnungen nur noch per E-Mail bekommt, die er dann per Weiterleitungsregel an seine Upload-Mail-Adresse senden lässt.

Für alle Rechnungen die aus Portalen kommen (Amazon, Telefon etc.) kommt bspw. invoicefetcher ins Spiel. Muss aber hier gestehen, dass dies vielleicht zehn Mandanten nutzen; der Rest lädt seine Rechnungen runter und leitet sie an UO weiter via Upload-Mail.

Geht aber auch noch, so lange kein "Druck" gemacht wird und natürlich wird der ein oder andere noch "Belege hochladen" nutzen; auch hier muss man immer mal wieder die Mandanten beraten, wie es "gschickter" wäre und das ggf. via Fernbetreuung auch mal zeigen.

Oberste Priorität also: Belege möglichst alle digital bekommen, Rest vollständig scannen und natürlich vollständig an UO via Upload Mail senden; von unterwegs noch besser und weil Upload mobil derart große Dateien produziert kann man auch hier einfach bspw. über AdobeScan am Smartphone die gescannten Belege (schöner und kleiner) via Upload Mail weiterleiten, was im Prinzip auch schneller ist, als erst einloggen bei Upload mobil via einloggen via SmartLogin . . .

Mit Upload Mail lassen sich also ALLE Belege nach UO transportieren.

Die Upload-Mail-Adresse ist also nun schon mal geläufig (und favorisiert in jeglichen Kontakten) beim Mandanten im Einsatz, womit der Mandant seine Belege über seine eigenen Scanlösung in guter Qualität bei möglichst niedrigem Speicher bereits so scannt, dass nichts mehr geheftet (auch überflüssig) werden muss (warum zweimal an ein Projekt?).

Die Belege müssen nach dem Scan sofort verwertbar sein (wir sind doch keine Bastelgruppe).

Viele gehen tatsächlich bereits dazu über, dies dann bereits unterwegs mit Upload mobil zu erledigen oder nutzen dies zwischenzeitlich ausschließlich.

Das Smarty schon mal in der Hand, kann man "by the way" auch gleich kurz die Zahlung (ggf. auf Termin) mit Fotoüberweisung über die Bank-App machen, wenn beliebt.

PS: Am Intuitivsten ist dieses mini-scrollen (mit der Maus am Rand des Fensters) auf der Belege-hochladen-Seite um ins Belege bearbeiten zu kommen. Einfach herrlich.

Ja, ich kann mich noch vage an diese Anwendung "Zwischen-den-Welten" erinnern, wenn ich über Fernbetreuung etwas erklärt hatte; ich selbst nutze diese Anwendung vom PC dahin scannen längst nicht mehr.

Ggf. noch Belege prüfen, heften und dann hochladen . . . ja nee.

"Belege bearbeiten" gibt es mit ASR übrigens gar nicht mehr (wurde bereits erwähnt).

Buchführung wird in der Kanzlei gebucht. Posten ohne Belege oder bei unvollständigen oder nicht leserlichen Belegen, die Zahlungen auf 1465 an Mandant senden (bitte korrekt nachliefern). Im Folgemonat kommt das meiste. Über 1465 auf Aufwand/Vorsteuer umbuchen und 1465 ausziffern; damit "pflanzt" sich das Interimskonto mit einer laufenden Korrektur/Auszifferung fort . . . da stehen am Jahresende oftmals nur noch ein Hand voll Belege.

Monatlich den Mandanten die Belege manuell verknüpfen zu lassen, damit er dann sieht dass noch zwei Belege fehlen, ist m.E. unverhältnismäßig und unzumutbar.

Selbstverständlich kann jeder arbeiten wie er will, aber wenn schon Tipps, dann sollten sie Effizient für beide Seiten sein und da empfinde es als wichtig, unsägliche von-hinten-durch-die-Brust-ins-Auge-Workflows, als solche offen zu legen.

Was hatten wir schon Diskussionen, darüber, dass die Mandanten ihre Ordner in die Kanzlei zum Scannen bringen, dann wieder mitnehmen oder später holen durften und die Mandanten dies so wollten. Das ist schlichtweg nicht wahr, sondern ein Resultat mangelnder Mandantenaufklärung.

Eine zu Anfang intensivere Schulung und Begleitung des Mandanten in die digitale Buchführung zahlt sich relativ schnell aus, denn auch diesbezüglich lernt man selbst mit der Zeit, was prioritär und was am Besten gar nicht vermittelt wird.

Viel Erfolg !

@HoehneF

Bei noch nicht "papierlosen" Mandanten werden die Belege via Scannerbox gescannt, in UNo hochgeladen und auch via Automatisierungsservice Rechnungen und OPOS verbucht.

Grundsätzlich als kurzfristige Übergangslösung o.k., aber Scannen in der Kanzlei auf Dauer ist ein NoGo, weil es nur rudimentär mit Optimierung durch Digitalisierung zu tun hat; hier spart doch niemand etwas.

Man MUSS Mandanten (die in der Lage sind) möglichst schnell zeit- und spritsparend das Scannen von Zuhause/Firma/unterwegs beibringen.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

prudentius — Wed, 20 Mar 2024 15:50:36 GMT

hab gerade den Fall Mandant lädt belege hoch und bearbeitet sie um sie für mich bereit zu stellen. Jetzt sind viele unter den insgesamt ca. 250 (also ca. 80) Belege nicht weiter zu bearbeiten, weil alles relevante soweit richtig erkannt wurde. Um diese Belege aber bereit zu stellen, müssen sie, wie es aussieht, trotzdem ..einzeln.. gespeichert werden. Das ist viel unnötiges geklicke (m.M.n. 160Klicks zu viel).
Kann man nicht diese Belege nicht im massenverfahren "abspeichern" damit die richtig erkennten Daten (Betrag, RNr. etc.) zum Beleg verknüpft werden und er diese bereit stellen kann?

Jetzt dem Mandanten zu sagen, er soll das alles lassen und nur hochladen und ich werde hier digitale belege buchen wäre auch ein unschöner Rückschritt. ASR kommt leider noch nicht in Frage die vielen Ausgangsrechnungen sind recht komplex und werden mit Word erstellt. -.- Der Mandant will das aber so. Egal. Ich würde gerne ihm die 160 extra Klicks ersparen.

Wo lässt ihr Belege wie z.B. Gewerbesteuerbescheid, die in DUO landen?

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martinkolberg — Wed, 20 Mar 2024 16:02:16 GMT

Ihre Aufgabe besteht darin, die Belege nach UO zu laden, so daß sie fett im Posteingang stehen.
Das ist alles, und weiter müssen sie nichts tun.

Den Bankeinzug werden Sie, wie gewohnt durchführen, und achten Sie bitte darauf, daß der StB auf dem Bankbleg die einzel- Zahlungen, und keinen "Sammler" in einer Summe erhält.

Der Steuerberater hat damit die Belege in seinem Programm und wird sie im Rahmen des Buchens als Bearbeitet kennzeichnen und in die korrekten Register ablegen.

Wenn sie die Belege manuell bearbeiten oder gar verschieben, dann wird das Buchen in der Kanzlei böse verunfallen.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

Woly — Thu, 04 Apr 2024 14:48:56 GMT

Okay, ich hatte jetzt endlich einen Gesprächstermin mit dem Steuerberater, in dem die wichtigsten Daten geklärt werden konnten. Meine Ausgangsfrage, ob man die hochgeladenen Ausgangsrechnungen in der Belegübersicht mit einem Klick "Bearbeiten und Speichern" kann, wurde ganz klar mit "Nein" beantwortet, ich muss also alle AR jeweils einmal anklicken. Für den Stb ist das nicht nötig, aber nur so habe ich selber eine Übersicht...

Danke an Euch alle.

(Wolfgang Juchmes)

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

Woly — Wed, 08 Jan 2025 09:43:01 GMT

Kann man nicht diese Belege nicht im massenverfahren "abspeichern" damit die richtig erkennten Daten (Betrag, RNr. etc.) zum Beleg verknüpft werden und er diese bereit stellen kann?

Das entspricht übrigens genau der von mir ursprünglich gestellten Frage. 🙂

(Woly)

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

prudentius — Wed, 08 Jan 2025 09:48:45 GMT

Werbung machen für Auftragswesen next so viel es geht und so viele E-Rechnungen empfangen wie möglich. Oder müssen die dann auch nochmal durchgeklickert werden? 😭

Abhilfe wäre dann dieses Automatisierungsservice Rechnungen (ASR)?

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

Woly — Wed, 08 Jan 2025 10:28:36 GMT

Jeder Beleg landet doch erstmal im Posteingang und wird dort zwar in Fettdruck angezeigt, aber häufig ohne Geschäftspartner-Name, Belegdatum und Rechnungsbetrag. Das macht das Ganze extrem unübersichtlich:

Da ich Eingangsbelege sowieso erst sichte, prüfe, und bearbeite, hab ich damit kein Problem.

Ausgangsrechnungen dagegen hab ich ja selber erstellt und hochgeladen - die müssen nicht mehr geprüft werden. Trotzdem muss ich erst alle öffnen, bearbeiten und speichern, um eine Übersicht zu erhalten - völlig unnötige Klickerei.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

prudentius — Wed, 08 Jan 2025 10:43:55 GMT

jaa.. das ist echt unnötige Klickerei. Wie man sieht erstellen Sie aber keine E-Rechnungen. Falls Sie noch ein Programm brauchen für die Erstellung von E-Rechnungen, dann entfällt wohl das Klicken, wenn sie DATEV Auftragswesen Next nutzen 😉

Wenn Sie ein Drittanbieter nutzen zum erstellen der ERechnung, dann werden sie wohl wieder viel klicken müssen.

...

@datev wo bleibt meine Provision? Oder teilen wir uns die, weil sie ganz genial die UX extra schlecht machen, damit sich der Unternehmer so eher für weitere Produkte von euch entscheidet?

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martinkolberg — Wed, 08 Jan 2025 10:50:52 GMT

Vor Jahren wurde bereits der Wunsch geäußert, daß die von der KI erkannten Werte in den Spalten angezeigt werden, natürlich in den von ReWe gewohnten Farben für sicher bzw. unsicher erkannte Werte.
Daß diese Daten erst nach dem Verbuchen sichtbar sind, entspricht nicht dem erwarteten Workflow eines DU- Anwenders.

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

Woly — Fri, 10 Jan 2025 08:39:04 GMT

Hallo @prudentius,

ich erstelle bereits E-Rechnungen, hatte aber oben noch klassische PDFs hochgeladen. Wenn ich stattdessen meine Ausgangsrechnungen als Zugferd hochlade, wird in der Belegübersicht auch Geschäftspartner-Name, Belegdatum und Rechnungsbetrag angezeigt.

Wenn es jetzt noch 'ne Möglichkeit gäbe, die Beleg in einem Rutsch als "Bearbeitet" zu markieren, wäre ich ja zufrieden...

(Woly)

DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

Woly — Fri, 10 Jan 2025 08:40:04 GMT

Hallo @martinkolberg,

stimme zu 100% zu!

(Woly)