Thema "PDF Dateien in Belege Online (bzw. extern) bearbeiten" in Unternehmen online

PDF Dateien in Belege Online (bzw. extern) bearbeiten

Peerless — Sat, 04 Nov 2023 13:07:49 GMT

Hallo,

gibt es eine Option hochgeladene Belege(das original PDF) mit Beschriftungen zu versehen ? (Buchungskonten etc.) Aktuell machen wir das in Papierform vor dem hochladen, aber wir würden gerne den Workflow ändern > Beleg hochladen, Bezahlen und dann beschriften und buchen.....

darf auch eine externe Anwendung sein die Zugriff auch die Belege hat

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metalposaunist — Sun, 05 Nov 2023 10:20:18 GMT

@Peerless schrieb:
gibt es eine Option hochgeladene Belege(das original PDF) mit Beschriftungen zu versehen ? (Buchungskonten etc.)

Ja, man kann im DUO die Belege bearbeiten und einen Buchungsvorschlag machen, den man in DATEV Rechnungswesen dann übernehmen und ggf. anpassen / korrigieren kann.

@Peerless schrieb:
Beleg hochladen, Bezahlen und dann beschriften und buchen.....

In DUO lädt man Belege hoch, bearbeitet sie = beschriften, bezahlen und dann buchen. So würde der DATEV Workflow aussehen.

@Peerless schrieb:
darf auch eine externe Anwendung sein die Zugriff auch die Belege hat

Das kann DUO nicht. Es gibt keine externe Anwendung, die in der gewünschten Form dauerhaft Zugriff auf die Belege in DUO hat (API).

Ich denke, hier braucht's Beratung, einen Plan, einen SOLL- und IST-Vergleich, damit am Ende alle happy sind und man niemanden vergisst 😊.

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theo — Sun, 05 Nov 2023 11:21:13 GMT

Was meinst du denn mit buchen? Bucht ihr das selber oder bucht das der Steuerberater?

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Peerless — Sun, 05 Nov 2023 12:42:26 GMT

Hallo,

ich sehe die Option die Belege in Form eines Buchungsvorschlages zu bearbeiten, aber nicht in Form eines PDF Editors mit dem ich Notizen auf das Original PDF schreiben kann, die auch beim PDF Export dort drauf bleiben....

ich hab gelesen das es ggf. eine Option gibt mit dem Datev DMS die Belege dort rüber zu ziehen, mit einem Editor zu bearbeiten und dann wieder in DUO zu speisen, inkl. Erhalt der Buchungsdaten...... ist da was dran ?

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Peerless — Sun, 05 Nov 2023 12:44:17 GMT

ich bin nicht vom Fach 🙂 ich hab mir sagen lassen das wir "vorkontieren" und der Steuerberater das dann bucht. Die Kontierung soll sowohl in Papier- als auch in digitaler Form existieren um ggf. Prüfungen zu vereinfachen...

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theo — Sun, 05 Nov 2023 13:27:23 GMT

EDIT

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vogtsburger — Sun, 05 Nov 2023 15:18:49 GMT

@Peerless ,

... nach dem Hochladen der Belege noch an den Belegen 'herumzufummeln' (Notizen, Anmerkungen etc.), ist in "Datev Unternehmen Online" nicht vorgesehen.

Das sollte man besser entweder vor dem Scannen und Hochladen auf dem Papierbeleg oder auf dem Digitalen Beleg vor dem Hochladen per PDF-Editor machen

Wenn man einen Digitalen Beleg herunterlädt, bearbeitet und wieder hochlädt, erhält dieser Beleg eine andere GUID, wird also unter der alten GUID nicht mehr gefunden

... falls ich auf dem Holzweg bin, kann man mich gerne korrigieren

(wer will schon dumm bleiben ?)

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Peerless — Sun, 05 Nov 2023 15:18:36 GMT

das vorher rumfummeln machen wir ja aktuell, das ist aber son workflow von 1995.... ich behaupte das geht in 2023 besser

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RAHagena — Sun, 05 Nov 2023 15:23:06 GMT

Orginalbelege zu editieren und anschließend nur die editierte Kopie in DUO zu speichern ist auf jeden Fall keine gute Idee. In DUO kann man Belege nicht bearbeiten, kein Textmarker, kein PostIt. Je nach Workflow kann man Notizen erfassen, die dann in Rechnungswesen angezeigt werden.

Wenn es denn wirklich regelmäßig nötig ist, könnte man auch eine Excel Datei pflegen, in der man Belegdatum und die Erläuterung einfügt, das dann als PDF drucken und als sonstiges Dokument zur Buchhaltung hochladen...

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Peerless — Sun, 05 Nov 2023 15:29:51 GMT

klingt leider nach mehr aufwand als das system von 1995 🙂 wir kontieren aktuell jeden beleg(nummern und infos aufs papier schreiben), gleichen das mit einem kontoauszug in papierform ab, schreib dann alle buchungen in eine datev liste und laden dann die belege in datev online hoch.....

von allen überweisungen die man händisch in die bank tippt oder sammelüberweisungen mal abgesehen, ist damit doch jeglicher gedanken eines digitalisierungsvorteils verflogen ?

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Peerless — Sun, 05 Nov 2023 15:32:06 GMT

achja, der grundgedanke war schon die editierten pdf dateien am ende auszudrucken um wieder alles in papierform aufbewahren zu können....

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deusex — Sun, 05 Nov 2023 16:30:48 GMT

@Peerless schrieb:
ich bin nicht vom Fach 🙂 ich hab mir sagen lassen das wir "vorkontieren" und der Steuerberater das dann bucht. Die Kontierung soll sowohl in Papier- als auch in digitaler Form existieren um ggf. Prüfungen zu vereinfachen...

Das ist ja wohl ein Witz, oder ?

Wie soll das eine Prüfung vereinfachen?

In dem man dem Prüfer eine Belegbild-Mandanten-DVD für die Prüfung übergibt und die Belegordner dazu !? Glauben Sie, der Prüfer vergleicht ggf. die Papier- mit den digitalen Belegen ?

Bitte holen Sie hierzu "richtigen" fachlichen Rat ein, bevor Sie mit voller Kraft in die falsche Richtung losrennen. Befragen Sie Ihren Steuerberater und wenn dieser das zitierte Vorgehen empfiehlt, fragen Sie umgehend einen anderen Steuerberater, der mit Digitalisierung etwas anfangen kann.

Der von Ihnen beschriebene Prozess wäre irgendwo zwischen analog und digital, also ggf. "anatal" und somit also fürn .... (Verzeihung).

edit:

achja, der grundgedanke war schon die editierten pdf dateien am ende auszudrucken um wieder alles in papierform aufbewahren zu können....

Das ist Wahnsinn und noch einig ähnlich Konnotiertes mehr, das mit "-sinn" endet; nein "Scharfsinn" gehört nicht dazu. Tun Sie das allen Beteiligten zuliebe nicht.

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vogtsburger — Sun, 05 Nov 2023 16:37:29 GMT

... ich denke, dass das folgende Zitat hier ganz gut passt 😎

„Wenn Sie einen Sch...prozess digitalisieren, dann haben Sie einen sch... digitalen Prozess,” (Thorsten Dirks)

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MikeWHerbs — Sun, 05 Nov 2023 16:49:10 GMT

Jeder ist seines Glückes Schmied

Gruss Mike

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theo — Sun, 05 Nov 2023 18:44:05 GMT

In Datev DMS kann man beispielsweise Steuerbescheide mit Markern und Vermerken annotieren ohne das eigentliche Dokument zu verändern. Warum sollte das nicht auch in Unternehmen online möglich sein?

Oder Dokument drehen?

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RAHagena — Sun, 05 Nov 2023 20:10:45 GMT

@Peerless schrieb:
achja, der grundgedanke war schon die editierten pdf dateien am ende auszudrucken um wieder alles in papierform aufbewahren zu können....

🤣

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RAHagena — Sun, 05 Nov 2023 20:17:42 GMT

@Peerless schrieb:
klingt leider nach mehr aufwand als das system von 1995 🙂 wir kontieren aktuell jeden beleg(nummern und infos aufs papier schreiben), gleichen das mit einem kontoauszug in papierform ab, schreib dann alle buchungen in eine datev liste und laden dann die belege in datev online hoch.....

von allen überweisungen die man händisch in die bank tippt oder sammelüberweisungen mal abgesehen, ist damit doch jeglicher gedanken eines digitalisierungsvorteils verflogen ?

Wie die Kollegen schon angedeutet haben, gibt es einzwei Möglichkeiten, dies zu vereinfachen.

Jetzt kommts: Sie laden den Beleg (der idealerweise digital kommt) nach Unternehmen online hoch!

Das wars.

Sie brauchen weder Listen noch Ausdrucken. Wenn alle Belege sofort hochgeladen werden, sind immer alle Belege da, fehlende Belege sind ein Fehler im Prozess.

Damit ist auch (und gerade) die Aufbewahrung sichergestellt! Bitte drucken Sie das nicht aus.

Alles Weitere ist für den Prozess Buchhaltung/Grundaufzeichnungen nicht notwendig, insbesondere jegliches "Vorkontieren", das was Sie können, kann DATEV auch automatisch, das ist verschenkte Zeit.

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metalposaunist — Sun, 05 Nov 2023 23:01:15 GMT

@metalposaunist schrieb:
Ich denke, hier braucht's Beratung, einen Plan, einen SOLL- und IST-Vergleich, damit am Ende alle happy sind und man niemanden vergisst 😊.

Gut, dass mein Bauchgefühl mich da nicht getäuscht hat 😏.

@Peerless: PDFs bearbeiten und dort die Kontierung 1:1 so wie auf Papier zu machen, ist auch nicht 2023. Diese Informationen (Konto, Kostenstelle, Skonto, Betrag, ...) schreibt man als zusätzliche, maschinenlesbare (Meta)Information digital an den Beleg aber nicht als Text auf den Beleg, den man nicht maschinenlesbar in Rechnungswesen verwerten kann und wieder manuell anfängt.

Euer aktueller Workflow bedarf einer Änderung statt einer reinen Digitalisierung. Dinge von 1995 kann man heute weglassen oder man macht sie digital anders als auf Papier. Das ist in meinen Augen allerdings kein kleiner Technologiewechsel und wenn noch mehr Mitarbeiter außer Dir am Prozess beteiligt sind, müssen auch die alle mitziehen und verstehen, was sie heute in 2023 tun sollen bzw. warum man das heute anders macht. Da hilft sicher auch beim Vorkontieren der Rechnungen ein Blick weiter ins Rechnungswesen, damit verstanden wird, wo die eigene Information / Arbeit am Beleg final verwertet / gebucht wird.

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Doozer — Mon, 06 Nov 2023 08:54:29 GMT

Es gibt doch die erweiterte Bearbeitungsform, da kann man die Felder so auswählen, dass kontiert werden kann. Es können Notizen erfasst werden (was ja auch schon im Standard geht). Wozu dann noch auf dem digitalen Beleg schreiben wollen?

Wenn man das unbedingt möchte, dann könnte man doch auch einfach eine Seite mit - was auch immer für nötigen oder unnötigen - Informationen hinzufügen.

Erst bezahlen und dann erfassen, hört sich auch merkwürdig an. Nach der Erfassung kann in der Rechnungsliste doch auch noch was zu den/für die Zahlungen ergänzt werden.

Kann es sein, dass wir aus den Kanzleien die Unternehmer und deren Mitarbeiter manchmal unnötig quälen? Darauf will ich eigentlich keine Antwort haben.

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OliverFrank — Mon, 06 Nov 2023 09:00:47 GMT

Hallo,

wenn man die Information auf dem PDF hätte wäre sie auch beim Export/Versand enthalten und nicht als irgendeine versteckte Meta-Krücke enthalten. Der Workflow für den Buchhalter sollte im Vordergrund stehen und nicht rein technische Aspekte, imho.

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metalposaunist — Mon, 06 Nov 2023 09:03:00 GMT

@OliverFrank schrieb:
Der Workflow für den Buchhalter sollte im Vordergrund stehen und nicht rein technische Aspekte, imho.

Hm, wenn mich nicht alles täuscht, machen das die DMS der großen Hersteller Kyocera, DocuWare und Co. auch nicht anders und lassen den Beleg als solches unverändert. Macht DATEV DMS im Übrigen technisch auch so 😉.

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OliverFrank — Mon, 06 Nov 2023 09:07:47 GMT

Hallo Daniel,

ja klar, warum sollte auch systemübergreifend der Workflow vereinfacht werden? Sol lange es nicht übergreifend voll digital per Metadaten o.ä. genutzt werden kann, sind es reine Insellösungen aus meiner Sicht....

Und ich habe nie behauptet, dass Datev etwas besser macht als andere Anbieter 😉

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Doozer — Mon, 06 Nov 2023 09:50:32 GMT

Soll das jetzt bedeuten, eine ergänzende Seite im PDF wäre nicht okay? ... wenn schon kontieren nur zu verstecken Infos führt?

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Peerless — Mon, 06 Nov 2023 12:32:05 GMT

Erstmal vielen Dank an alle beteiligten! Ich bin natürlich jetzt irgendwie mit meinen Gedanken weiter, aber auch Verwirrt und verunsichert 🙂

Ich persönlich favorisiere die rein digitale Variante, Beleg hochladen und alles ist automatisch im System; ich verstehe aber auch den Gedanken das man diese digitalen Informationen auf dem Beleg in Papierform hat und diesen als Backup aufhebt.....

ich versuche mal damit an meinen Steuerberater heran zu treten und eine Prozessoptimierung zu gestalten, aktuell glaube ich nämlich das hier Arbeit doppelt passiert.....

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metalposaunist — Mon, 06 Nov 2023 12:42:41 GMT

@Peerless schrieb:
ich verstehe aber auch den Gedanken das man diese digitalen Informationen auf dem Beleg in Papierform hat und diesen als Backup aufhebt.....

Wobei analoge Papierbelege der Minderheit angehören, wenn der große Rest schon zu 100% digital ist. Die druckt man ja nicht mehr aus, bearbeitet sie und scannt sie wieder ein. Wenn wir schauen, wo man Zeit sparen kann, ist's die Umstellung auf digitale Wege, wie auch immer die aussehen. Denn das Scannen und Co. frisst viel Zeit und am Ende dank OCR auch noch Technik, die man nicht bräuchte, weil die Daten eben schon digital maschinenlesbar vorliegen.

So übergibt der invoicefetcher zum Beispiel nicht nur den "dummen" Beleg, sondern auch gleich Rechnungsnummer und Co. via API an lexOffice, sodass man im besten Falle nur noch die wirklich Unbekannten (Kostenstelle, ...) ergänzen muss.

@Peerless schrieb:
ich versuche mal damit an meinen Steuerberater heran zu treten und eine Prozessoptimierung zu gestalten, aktuell glaube ich nämlich das hier Arbeit doppelt passiert.

Das klingt gut 👍! Kommt aber auch stark auf den Berater an. Hier gibt es große Unterschiede. Jene, die eben alles so exakt wollen, damit es der Berater "leicht" hat und sich nicht ändern muss (auch wenn das Quatscharbeit oder Doppelarbeit bedeutet) und jene, die die Brille des Unternehmers aufhaben und die Problematik aus Sicht des Kunden betrachten; optimieren und dabei auch die eigene Beraterbrille gut (technisch) kennen und wissen, wo eventuell eine Kleinigkeit mehr zu tun ist oder wo auch in der Kanzlei Zeit gespart werden kann und vor allem, welcher Sachbearbeiter sich für diesen Fall eignet. Das Ganze ist deutlich komplexer als man ggf. denkt 🤓.

It's all about people sagt mein Chef immer (weil Maschinen die Macht noch nicht übernommen haben 😇).

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Peerless — Mon, 06 Nov 2023 13:10:38 GMT

ich fürchte das ich bei Berater Typ1 bin, aber am Ende bin ich ja der Kunde und ich möchte das jetzt anders haben....

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MikeWHerbs — Mon, 06 Nov 2023 15:15:20 GMT

High,

It's all about people sagt mein Chef immer (weil Maschinen die Macht noch nicht übernommen haben

Aber Du wolle KI ?

Gruss Mike

und der Chefe kommt dann aus der "Cloud", viel Spass

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metalposaunist — Mon, 06 Nov 2023 15:18:35 GMT

@MikeWHerbs schrieb:
Aber Du wolle KI ?

Nein, keine KI. Automatisierung reicht. Ich sag' der IT, wie's geht und das 1x und dann läuft das dauerhaft im Hintergrund so. Wie eine Exchange Regel, die man 1x einstellt und die so lange läuft, bis der Absender der E-Mail meint, etwas ändern zu müssen, damit die Regel nicht mehr greift. Oder so wie Excel in Expertise, wo man sich mit Formeln zuballern kann aber man nur 1 Wert ändern muss, damit alle andere Berechnung sich aktualisiert.

Ich denke lieber noch selbst. Das macht Spaß und strengt das Hirn an 😊.

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rschoepe — Tue, 07 Nov 2023 09:14:34 GMT

@metalposaunist schrieb:
Wobei analoge Papierbelege der Minderheit angehören, wenn der große Rest schon zu 100% digital ist. Die druckt man ja nicht mehr aus, bearbeitet sie und scannt sie wieder ein.