Thema "gobd konforme belegarchivierung" in Unternehmen online

gobd konforme belegarchivierung

Leonie_Wo — Mon, 25 Sep 2023 08:21:57 GMT

Hallo zusammen,

ich war immer auf dem Stand, dass es für eine revisionssichere Archivierung nicht ausreichen würde die Belege in DATEV Unternehmen Online hochzuladen. Ist dies noch aktuell? Falls ja welche anderen Lösungen gibt es? Das speichern auf einem Stick ist ja auch nicht ausreichend...

Liebe Grüße

Leonie Wolf

gobd konforme belegarchivierung

franky28 — Mon, 25 Sep 2023 08:40:21 GMT

M.E. war das immer schon gegeben:

Produktprüfung: Belege online - DATEV Hilfe-Center

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RAHagena — Mon, 25 Sep 2023 09:04:44 GMT

@Leonie_Wo schrieb:
Hallo zusammen,
ich war immer auf dem Stand, dass es für eine revisionssichere Archivierung nicht ausreichen würde die Belege in DATEV Unternehmen Online hochzuladen. Ist dies noch aktuell? Falls ja welche anderen Lösungen gibt es? Das speichern auf einem Stick ist ja auch nicht ausreichend...

Liebe Grüße
Leonie Wolf

Es braucht ein Dokumenten-Management-System zur korrekten Archivierung, also eine Datenbank, in der nicht einfach-so Daten wieder gelöscht werden können. Das geht lokal nicht bzw. nur sehr teuer, Unternehmen online hat diese Anforderung von vornherein erfüllt.

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Leonie_Wo — Mon, 25 Sep 2023 09:20:14 GMT

Das bedeutet also DUO hat genau so ein Dokumenten-Management-System?

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deusex — Mon, 25 Sep 2023 09:21:05 GMT

Nein, aber man braucht Eines, um den Transfer zu nutzen.

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Leonie_Wo — Mon, 25 Sep 2023 09:37:12 GMT

Und was für ein System wäre dies zum Beispiel? Was genau würde man benötigen um es richtig zu machen? Oder gibt es noch eine einfachere Möglichkeit?

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RAHagena — Mon, 25 Sep 2023 09:47:24 GMT

@Leonie_Wo schrieb:
Das bedeutet also DUO hat genau so ein Dokumenten-Management-System?

Technisch gesehen* tatsächlich nein, aus Anwendersicht ein klares JA.

*Die Belege liegen in "Belege online", dies ist das eigentliche DMS-Pondon, DUO ist die Benutzeroberfläche für den Anwender.

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andrereissig — Mon, 25 Sep 2023 09:50:17 GMT

Unternehmen Online KANN eine revisionssichere Ablage sein:

DATEV Belege online - Zertifizierung der revisionssicheren Archivierung - DATEV Hilfe-Center

Punkt 5.3 beachten.

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renek — Mon, 25 Sep 2023 10:32:42 GMT

Einfach mal Google nutzen. Da gibt es was von Datev, aber auch zB Starke DMS, d-velop, docbox, docuware, und, und, und

Die Übernahme in DUO läuft dann über Regeln wie Autoexport, d.h. das Dokument kommt im Workflow an eine bestimmte Stelle oder wird manuell per Export-Regel in den Ordner für den Belegtransfer ausgegeben und von dort an DUO gesendet.

Machen wir mittlerweile auch. D.h. alle Belege werden elektronisch im DMS verarbeitet und wenn es am Punkt "Buchen in DATEV" kommt, wird das Dokument in einem Ordner abgelegt, an dem der Belegtransfer es zu Datev hochlädt.

Im DMS selbst ist es für den User nicht löschbar. Hier gibt es strenge Regeln. Zum Beispiel Vorschlagslisten bei abgelaufener Aufbewahrungsfrist (ich habe hier zB 13,5 Jahre).

[EDIT]

Zur Einordnung der Kosten bevor die Frage kommt: Das hängt an den Nutzern und ob on-premise oder cloud. Zum Vergleich: Wir haben on-premise gekauft für 28.000 inkl. Installation und müssen knapp 400 Euro Servicegebühr im Monat zahlen. Gleiche Leistung eines anderen Anbieters (nur cloud): pro Jahr 36.000 Euro. 😉

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Leonie_Wo — Tue, 26 Sep 2023 13:35:06 GMT

Das bedeutet also Sie haben zusätzlich zu DUO noch ein weiteres Archivmedium? Wieso genau wenn DUO GoBd konform ist?

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RAHagena — Tue, 26 Sep 2023 13:44:17 GMT

@Leonie_Wo schrieb:
Das bedeutet also Sie haben zusätzlich zu DUO noch ein weiteres Archivmedium? Wieso genau wenn DUO GoBd konform ist?

Handelsrechtlich müssen nicht nur Eingangs- und Ausgangsrechnung aufbewahrt werden https://dejure.org/gesetze/HGB/257.html

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deusex — Tue, 26 Sep 2023 14:01:45 GMT

Ganz kurz und profan:

Warum soll Belege online nicht GoBD-konform bzw. als Archivierungs-Medium nicht ausreichend sein ?

Die ganzen Dokumente zum Thema sagen mir etwas anderes in Bezug auf "Belege".

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Leonie_Wo — Tue, 26 Sep 2023 14:03:54 GMT

Ich habe jetzt recherchiert, dass Beleg online wohl ausreicht wenn man eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation aufweist.

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deusex — Tue, 26 Sep 2023 14:51:50 GMT

Darauf wollte ich hinaus . . . reduce to the max ! 😉

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renek — Wed, 27 Sep 2023 07:26:58 GMT

Gegenfrage: Habe ich behauptet das dem nicht so ist? 🤔 Die Stelle bitte mal zeigen, da ich irgendwie dann meinen eigenen Text missverstehe... Es wurde nach einem DMS gefragt und ich habe eine Lösung aufgezeigt damit der Fragesteller eine grobe Einordnung hat.

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renek — Wed, 27 Sep 2023 07:35:21 GMT

Ganz einfach: Wir sind ein großes Unternehmen im Einzelhandel. ALLE unsere Dokumente werden archiviert. Von der Bestellung bis zum Kundendienst einfach alles.

Jeder MA kann jederzeit auf alle Dokumente zugreifen (bei mehreren Standorten extrem wichtig). Sogar ERP-Systeme können da drauf zugreifen.

In einem DMS speichert man alle Dokumente (zB auch Bilder bei Schadensfälle), in DUO absolut NEIN! 😉

Ich weiß ja nicht was Sie alles für aufbewahrungspflichtige Dokumente haben. Wir haben davon genug. Klar will Datev das alles haben und die Kohle natürlich auch. Aber ich gebe keinen 200 MA´s Datev-Zugang 😄

Zudem: Was machen Sie denn mit Dokumenten die aufbewahrungspflichtig sind und nicht in DUO Platz finden? Aufheben in einem Aktenordner der im Keller gelagert wird, bei dem ein Wasserrohrbruch oder ein Brand alle Dokumente vernichtet? Ich habe dann mehrfach redundante Sicherungskopien an mehreren Standorten und hab kein Problem (bin ja kein Kunde von OVH).

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Leonie_Wo — Wed, 27 Sep 2023 07:52:58 GMT

Nutzen Sie als Unternehmer also die DMS von DATEV? Es wird von DMS gesprochen ja, aber welche genau haben Sie?

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deusex — Wed, 27 Sep 2023 08:50:44 GMT

Sorry, wollte auf den Beitrag von @Leonie_Wo antworten ... aber in DUO können Sie auch andere Belege speichern und in einer invidiuell angelegten Ordnerstruktur aufbewahren, die nicht unmittelbar in die Buchführung einfließen.

Selbstverständlich würde ich dies nicht in der von Ihnen genannte Größenordnung vorschlagen, aber für einen Großteil unserer Mandanten wäre die Ablage vollkommen ausreichend.

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renek — Wed, 27 Sep 2023 09:39:47 GMT

@Leonie_Wo schrieb:
Nutzen Sie als Unternehmer also die DMS von DATEV? Es wird von DMS gesprochen ja, aber welche genau haben Sie?

Nein, wir nutzen das DMS von DATEV nicht. Das ist - so wie ich es sehe - gut geeignet für Kanzleien, aber nicht für Unternehmen.

Ich habe eine Auswahl genannt, da ein DMS immer zu den eigenen Bedürfnissen passen muss. Der Preis ist ja auch nur 1 Kriterium. Kompatibilität mit anderen genutzten System sehr häufig ein weiteres. Und ich weiß ehrlich nicht wie es sich da mit DATEV DMS verhält....

Wir hätten tatsächlich eben horrende Kosten wenn wir alles bei DUO hochladen. Das wird nur noch für das nötigste genutzt, damit der StB und der WP da Zugriff haben. Bei den ganzen Lieferantenrechnungen für Handelsware nutzen wir definitiv kein DUO, da der Speicherplatz dann extrem schnell voll ist und aufgestockt werden muss. Da ist es bei uns effizienter, dass wir ein eigenes DMS nutzen, dass dann mit einem neu einzuführenden ERP auch zusammenarbeiten kann.

Und weil es an der Stelle interessant wird: Viele sagen "ein ERP hat das DMS schon drin". Das stimmt. Aber es gibt ne Menge ERP deren DMS nicht GobD-konform sind! Das liegt tatsächlich (Aussage eines Anbieters) an die stetig wachsenden Anforderungen, die man schlicht nicht schnell genug einbauen könne ohne den Preis nach weit nach oben zu korrigieren. Das können tatsächlich Anbieter von DMS besser.

Je nachdem wie Ihr Unternehmen aufgebaut ist, welche Größe es hat und mit welchen Belegen Sie konfrontiert werden, stehen für Sie eben die Fragen an:

Macht ein extra DMS Sinn oder tut es die Papierablage noch? (ACHTUNG auf die Zukunft blicken was Rechnungen angeht)

Reicht eventuell ein Produkt wie Mailstore für die Sicherung aus?

Wer muss überhaupt Zugriff haben?

Kann DUO eine Lösung für mich sein?

Alles Dinge die nur ein entsprechender Berater mit Ihnen klären kann. Hier im Forum werden Sie nur allgemeingültige Aussagen wieder finden.

@deusex Alles gut, hat mich schon etwas verwirrt. Deshalb auch jetzt mal eine ganz allgemeine Antwort, die hoffentlich als Wegweiser worauf es allgemein ankommt verstanden wird.

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chrisocki — Wed, 27 Sep 2023 10:41:56 GMT

@renek schrieb: Nein, wir nutzen das DMS von DATEV nicht. Das ist - so wie ich es sehe - gut geeignet für Kanzleien, aber nicht für Unternehmen.

Bei der Größenordnung würde ich das auch genau so unterschreiben. Da wäre jedes DATEV-Produkt fehl am Platz.

ompatibilität mit anderen genutzten System sehr häufig ein weiteres. Und ich weiß ehrlich nicht wie es sich da mit DATEV DMS verhält....

Kompatibel zur eigenen Produktwelt und dann wird die Luft dünn... Ist aber für den Zweck (Kanzleien) durchaus Ok. Zumindest für die "Feld-Wald-Wiesen-Kanzlei". Es gibt aber wie immer auch Kanzleien, für die DATEV-DMS einfach nicht ausreicht.

Und weil es an der Stelle interessant wird: Viele sagen "ein ERP hat das DMS schon drin". Das stimmt. Aber es gibt ne Menge ERP deren DMS nicht GobD-konform sind!

Meine Meinung: Wenn ein Kunde mit einer solchen Anforderung kommt, hat er weder ERP, DMS oder CRM verstanden...

Reicht eventuell ein Produkt wie Mailstore für die Sicherung aus?

Obacht!!!! MailStore ist/war/wird niemals eine Sicherung darstellen!!!!

Alles Dinge die nur ein entsprechender Berater mit Ihnen klären kann. Hier im Forum werden Sie nur allgemeingültige Aussagen wieder finden.

Volle Zustimmung.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

gobd konforme belegarchivierung

renek — Wed, 27 Sep 2023 11:09:36 GMT

Mailstore ist zumindest laut deren Aussage auf der Homepage GobD-konform und zertifiziert. 🙄

Über das Produkt ansich möchte ich nicht urteilen. Das finde ähnlich gut wie ELO 🤢

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chrisocki — Wed, 27 Sep 2023 11:19:04 GMT

@renek schrieb: Mailstore ist zumindest laut deren Aussage auf der Homepage GobD-konform und zertifiziert.

Obacht auch hier:

Es gibt seitens der Finanzverwaltung keine GoBD-Zertifikate! Die GoBD sind, stark vereinfacht, eine interne Verwaltungsanweisung der Finanzverwaltungen. Nicht mehr und nicht weniger. Insofern kann auch kein Unternehmen für sein Archiv, DMS o.ä. eine GoBD-Zertifizierung raushauen.

Was sie aber können ist, einen WP für eine Prüfung hinzuziehen um von dort eine Prüfbescheinigung zu bekommen, dass die Software dies und das macht/erfüllt. Das ist aber auch keine Freikarte ggü. der Finanzverwaltung... was der einzelne Betriebsprüfer damit macht...

Das aber alles stark vereinfacht. Die hier mitlesenden WP's mögen mir verzeihen...

Über das Produkt ansich möchte ich nicht urteilen. Das finde ähnlich gut wie ELO

Für das was es machen soll, ist Mailstore aus meiner Sicht hervorragend. Nutze ich auch im privaten Bereich (MailStore-Home).

Beste Grüße
Christian Ockenfels

gobd konforme belegarchivierung

renek — Wed, 27 Sep 2023 11:46:07 GMT

Ist klar, ich denke mit Zertifikat meint man das "Testat des prüfenden". Ist ja wie bei DATEV der "Wisch" von Ernst & Young.