Thema "Scan & Trenn" in Unternehmen online

Scan & Trenn

kallebarlage — Wed, 05 Apr 2023 13:02:58 GMT

Hallo zusammen,

aufgrund der Tatsache, dass das Datev Scan Modul im letzten Jahr ausgelaufen ist, mussten wir uns nach einer Alternative für unsere Mandanten umschauen. Hier ist die Wahl auf das System "Scan & Trenn" gefallen.

In den letzten Wochen und Monaten erreichen mich immer mal wieder Anrufe unserer Mandanten, dass einige wenige Tage vor dem 10ten das System doch sehr schleppend läuft. So auch heute.

Mich würde interessieren, wie andere Anwender

- die Systemverfügbarkeit (Performance) und

- der Qualität des Supports der Fa. Finmatics

wahrnehmen? Kurz und gut, wie sind eure Erfahrungen mit dem System "Scan & Trenn"?

Mit freundlichen Grüßen

Karlheinz Barlage

Scan & Trenn

andrereissig — Wed, 05 Apr 2023 13:22:24 GMT

Siehe hier:

Automatische Seitentrennung mit künstlicher Intell... - DATEV-Community - 227122

@andrereissig schrieb:
Wir nutzen Finmatics jetzt seit knapp einem Jahr als "Notlösung" für Mandanten, die DUO-Verweigerer sind.

Grund: Wenn MA einen Stapel Belege scannen, kostet das Zusammenführen bzw. Trennen zuviel Zeit.

Der Mandant liefert nun also seine Belege in Papierform bei uns ein, die MA prüfen kurz auf Tackerklammern oder sonstiges Störpotential und scannen den Stapel in einem Rutsch.

Die Datei wird zu Scann & Trenn hochgeladen und am nächsten Tag haben wir sauber getrennte Belege incl. Buchungsvorschlägen.

Wir nutzen die Lösung aktuell lediglich mit ca. 5000 - 6000 Belegen pro Monat, sind aber sehr zufrieden, was die Ergebnisse angeht.

Der Preisaufschlag zum DATEV Automatisierungsservice ist derart gering, daß wir uns die Mühe der manuellen Sortierung gern sparen.

Für uns ist das Ganze aber eher eine "Brückenlösung" bis die DATEV den Automatisierungsservice mit einer gleichwertigen Lösung ausstattet *mit dem Zaunpfahl wink*.

Kleiner Hinweis wer einen Vertrag mit Finmatics schließen möchte: Man stellt sich dort gern auf den Standpunkt, daß der Standard-Finmatics-Vertrag alle datenschutzrechtlichen Erfordernisse umfasst.

Der Vertrag bezieht sich aber lediglich auf die normalen Regelungen der DSGVO. Die Unterwerfung unter die berufsrechtliche Verschwiegenheit und die Belehrung über strafrechtliche Konsequenzen, die unser Berufsrecht erfordert, sind im Vertrag NICHT enthalten. (Stichwort § 62a StBerG, §§ 203 + 204 StGB)

Es war ein recht langer Kampf, die österreichischen Kollegen dazu zu bekommen, eine derartige Vereinbarung zu unterzeichnen. Laut dortiger Aussage wäre das absolut unüblich, was entweder die Schlussfolgerung zuließe, daß man noch nicht mit sonderlich vielen Steuerberatungskanzleien zusammenarbeitet oder diese Kanzleien ein extrem entspanntes Verhältnis zu ihren berufsrechtlichen Pflichten haben.

Insbesondere die Tatsache, daß Finmatics eine mitgliedschaftsübergreifende Freigabe eines MiDentity in die eigene Mitgliedschaft erfordert, hat mich da schon rätseln lassen, warum man so etwas nicht kannte.

Ob das Problem der vertraglichen Vereinbarung der berufsrechtlichen Verschwiegenheit immer noch besteht, weiß ich nicht, kann aber immer noch bestätigen, daß es eine Qual ist den Kundensupport zu erreichen. Telefonisch unmöglich, per Mail zäh wie Kaugummi.

Wir schauen uns deshalb bereits nach Alternativen um und möchten weg von Scan & Trenn.

Scan & Trenn

theo — Wed, 05 Apr 2023 13:27:00 GMT

Belegtrennung einwandfrei.Support Katastrophe. Performance beim Übertrag auch suboptimal. Der Vertrag ist gekündigt.

Scan & Trenn

andreashofmeister — Wed, 05 Apr 2023 13:30:52 GMT

@andrereissig Danke für die Stellungnahme.

Dann weiß ich, wie ich zukünftig mit Telefonanfragen von Finmatics umzugehen habe....

Haken dran....

Scan & Trenn

metalposaunist — Wed, 05 Apr 2023 13:32:11 GMT

@theo schrieb:
Performance beim Übertrag auch suboptimal.

Da würde ich DATEV / das RZ als Flaschenhals tatsächlich auch nicht ausschließen wollen. Was man von den Rechnungsdatenservices Schnittstellen bzgl. Performance ab und zu zwischen den Zeilen hört begeistert wenig 😶. Auch wenn sie, wenn sie funktionieren, sehr gut sind.

Scan & Trenn

JQuadbeck-Finmatics — Tue, 11 Apr 2023 08:20:04 GMT

Vielen Dank an alle für das Feedback. Wir sind uns bewusst, dass dieses unseren Standards als Finmatics nicht gerecht wird. Wir verstehen, dass solche Probleme Ihre Arbeit beeinträchtigen können, und möchten Ihnen versichern, dass wir unser Bestes tun werden, um sicherzustellen, dass diese Probleme in Zukunft die Ausnahme bleiben.

Zu den genannten Punkten möchten wir Ihnen gerne folgende Informationen geben:

Wir freuen uns, dass die von Ihnen angesprochene "einwandfreie Belegtrennung" und damit die Funktionalität unserer Software zufriedenstellend ist - wir werden diese auch zukünftig kontinuierlich auf der Grundlage des Feedbacks unserer Kunden weiterentwickeln.
In den letzten Monaten konnten wir über 500 Kanzleien als neue Kunden für Scan & Trenn gewinnen. Dies hat uns tatsächlich vor Herausforderungen bei der Kundenbetreuung gestellt. Wir haben seit Jahresbeginn 10 neue Mitarbeiter:innen in der Kundenbetreuung eingestellt und planen, das Customer Success Team weiter stark auszubauen. Wir möchten jedoch darauf hinweisen, dass derzeit keine "telefonische Hotline" zur Verfügung steht. Rückrufanfragen werden jedoch entsprechend der Verfügbarkeit der Mitarbeiter:innen angenommen.
Die von uns beeinflussbaren Leistungsparameter der Software werden kontinuierlich überwacht und können jederzeit öffentlich und vollständig transparent unter https://status.finmatics.com/ eingesehen werden.
Unsere Datenschutzbestimmungen wurden in Zusammenarbeit mit KPMG Law überarbeitet und den Anforderungen des Berufstands der Steuerberater in Deutschland angepasst.

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen und Feedback zur Verfügung!

Jens Quadbeck

Geschäftsführer Finmatics GmbH

Scan & Trenn

kallebarlage — Wed, 12 Apr 2023 07:36:51 GMT

Guten Tag Herr Quadbeck,

zunächst einmal vielen Dank für Ihre Rückmeldung in dieser Sache. Über den von Ihnen genannten Link: https://status.finmatics.com/ sind zwar Systemverfügbarkeiten einsehbar - sind nach meinem Empfinden aber viel zu allgemein gehalten.

Einen Rückschluss auf das System "Scan & Trenn" ist für mich nicht erkennbar. Auch decken sich die angegebenen Systemverfügbarkeiten nicht mit unseren Beobachtungen zum System "Scan & Trenn". Nach unserem Beobachtungen lief das System "Scan & Trenn" kurz vor dem 10ten alles andere als flüssig - warum auch immer.

Ich würde mir hier mehr Transparenz bei der Bezeichnung der konkreten Systeme wünschen. Ansonsten bleibt die von Ihnen genannte Darstellung nichtssagend.

Mit freundlichen Grüßen

Karlheinz Barlage

Scan & Trenn

edmund_rehm — Wed, 12 Apr 2023 10:20:24 GMT

Was nutzen Sie jetzt?

Scan & Trenn

kallebarlage — Wed, 12 Apr 2023 10:56:35 GMT

Wenn es nach der Datev eG gehen würden, die einschlägige Scannersoftware der Hardwarehersteller. Aktuell (noch) Scan & Trenn.

Scan & Trenn

theo — Wed, 12 Apr 2023 10:57:47 GMT

@edmund_rehm schrieb:
Was nutzen Sie jetzt?

Digitalbar. Das trennt aber noch nicht selbständig.

Scan & Trenn

sörenstöhr — Wed, 12 Apr 2023 14:14:27 GMT

Guten Tag Herr Barlage,

wir nutzen in der Kanzlei auch Scan & Trenn, die Performance vorm 10ten ist schon spürbar langsamer als sonst, aber immer noch besser als Manuell die Seiten in Belge zu trennen.

Im Großen und Ganzen sind wir mit Scan & Trenn zufrieden und unsere Mandanten auch.

Seit drei Wochen haben wir den Buchungsautomaten dazu genommen und sind mehr als enttäuscht.. der Support ist mehr als schlecht, die Rechnung folgt schnell und die Einrichtung ist nicht abgeschlossen, auf der Support Seite findet man auch keine richtige Hilfe. Die Debitoren, Kreditoren und Sachkonten kann man einfach in Finmatics einpflegen, die Buchungssätze werden auch schnell gebildet, aber der Übertrag nach DATEV Unternehmen Online funktioniert einfach überhaupt nicht. Als Antwort von der Fa-Finmatics kommt nur das der DATEV Spezialist erkrankt ist und man wird mit dem Problem alleine gelassen.

Ich bin gespannt was die kommenden Wochen kommt und ob uns geholfen wird.... andernfalls werden wir den Buchungsautomaten wieder kündigen und nur Scan & Trenn in Verbindung mit dem Automatisierungsservice Rechnungswesen nutzen.

Mit freundlichen Grüßen

Sören Stöhr

Scan & Trenn

martinkolberg — Mon, 17 Apr 2023 06:40:52 GMT

Auch wollen die ersten Erfahrungen mit dem Buchungsautomaten sammeln.

Funktioniert das Aussplitten des Umsatzes 7%, 19% und die Erkennung des Leistungsdatums bei Ausgangsrechnungen zuverlässig? (Mandant stellt zu Monatsbeginn die Rechnungen für die Lieferungen des abgelaufenen Monats)

Scan & Trenn

sörenstöhr — Mon, 17 Apr 2023 09:34:17 GMT

Guten Tag Herr Kolberg,

ich weiß nun nicht, ob mein Post hier in der Community dazu beigetragen hat, aber am Donnerstag, dem 13.04.2023 hatte ich regen E-Mail Austausch mit dem Support von Finmatics über unsern Fehler beim Buchungsautomaten. Anscheint, war der Fehler wohl nur das die Fa. Finmatics diesen nicht nach Bestellung aktiviert hat und so nur die Belegbilder aber nicht der dazugehörige Buchungssatz an die DATEV übergeben hat. Nach Aktivieren konnte ich die ersten Buchungssätze problemlos zur DATEV übergeben und dort Bereitstellung und durch Kanzleirechnungswesen abrufen und einlesen.

Bezüglich ihrer Frage des Aufsplitten der Umsätze von 7% und 19% konnte ich bis jetzt keine Erfahrung sammeln da die Belge des Mandanten nicht gut zu lesen waren, in den nächsten Wochen kann ich dazu aber gerne ein Feedback geben. Das Leistungsdatum wurde immer problemlos erkannt und auch richtig mit dem Monat zur DATEV übertragen.

Der Support hat uns noch den automatischen Export angeboten, davon haben wir aber erstmal Abstand genommen um uns mit der Software vertraut zu machen, sollte es wie in der Werbung beschrieben reibungslos klappen und die Software keinen Unsinn vorschlagen werden wir diesen in naher Zukunft aktivieren lassen.

Unser Customer Success Manager hatte uns noch mitgeteilt das in den nächsten 3 - Wochen noch größere Änderungen bezüglich der Schnittstelle zur DATEV anstehen, der Abgleich der Debitoren/Kreditoren und Sachkonten z.b. soll dann automatisch erfolgen.

Ich bin gespannt was uns die kommenden Wochen erwartet und ob es auf lange Sicht wirklich einfacher und schneller von der Hand geht.

Scan & Trenn

FINMATICS — Wed, 19 Apr 2023 06:33:44 GMT

@kallebarlage

Sehr geehrter Herr Barlage,

ich möchte mich bei Ihnen für den produktiven Austausch im Zusammenhang mit dem vorgefallenen Problem bedanken. Ebenso schätze ich Ihren Hinweis, die Maßnahmen auch im DATEV-Forum zu posten. Um den Sachverhalt für die DATEV Forumsmitglieder kurz darzustellen: Es geht um die Beobachtung, dass gescannte Dokumente, welche für die automatische Trennung hochgeladen werden, zu Spitzenzeiten zu lange in der Verarbeitung benötigen. Leider wird diese Information bisher noch nicht in der Statusseite abgebildet, dort wird lediglich die Reaktionszeit der Webapplikation dargestellt.

Als unmittelbare Maßnahme haben wir bei Finmatics beschlossen, automatisch Serverressourcen vor dem UVA-Termin zu skalieren. Zusätzlich möchten wir folgenden Schritt umsetzen: Die Verarbeitungszeit pro Seite in Sekunden wird in der Statusseite (status.finmatics.com) aufgenommen und auch in der Webapplikation hinterlegt. Es freut mich, dass Sie ansonsten mit der Lösung zufrieden sind, und ich freue mich auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit!

Beste Grüße,

Dr. Patrick Sagmeister, Technischer Leiter und Geschäftsführer

Scan & Trenn

christinebaumann — Thu, 20 Apr 2023 11:57:50 GMT

Wir als Kanzlei nutzen finmatics mit Scan&Trenn schon seit einigen Monaten.

Und ich muss sagen, es ist eine extreme Erleichterung für unsere Mandanten, hinsichtlich des nicht zumutbaren jetzigen DATEV Prozess ohne Scan Modul.

Nach der Abschaffung waren die Mandanten so verärgert, dass einige kurz davor waren wieder die Papierbelege zu bringen.

Mehr als nur Glück hatten wir dann, als sich finmatics gemeldet und uns das System vorgestellt hat.

Die Mandanten können jetzt endlich den ganzen Stapel im Ganzen durch den Scanner lassen, ohne darauf zu achten welche Seiten zusammen gehören. Die Zeitersparnis ist enorm und unsere Mandanten durchweg positiv gestimmt.

Wir selber in der Kanzlei nutzen eine Scannerbox, die momentan noch kleine technische Hürden aufweist, aber auch das bekommen wir hin. Auch hier ist die Zeitersparnis wirklich zu spüren und der Durchfluss der Belege an den Sachbearbeiter besser gegeben. Die Nacharbeite des SB in der Fibu selber, ist nur noch gering.

Sehr begeistert sind wir von der Unterstützung die wir jederzeit von unsrem Customer Success Manager und dem Support erhalten. Natürlich ist es umständlicher das Anliegen in Worte zu fassen, im Gegensatz zum Telefon, aber die Reaktionszeit ist sehr schnell auf eine Frage.

Auch Verbesserungswünsche oder Anliegen werden stets zügig aufgenommen und wenn machbar schnell umgesetzt.

Auch wir haben zum 10. den verzögerten Upload gemerkt, aber bin sicher das es hier Verbesserungen geben wird. Die Zeitersparnis zu andere Varianten ist trotzdem noch mehr als lohnenswert.

Somit können wir nur sehr positiv über Scan&Trenn und finmatics berichten und zu 100% weiterempfehlen.

Mit freundlichen Grüßen

Christine Baumann

Scan & Trenn

metalposaunist — Thu, 20 Apr 2023 14:20:36 GMT

Scannst Du noch oder automatisierst Du schon 😅? Oh Germany ... das tut so weh, das zu lesen.

Scan & Trenn

anderl — Thu, 20 Apr 2023 15:00:10 GMT

Wir haben auch ein paar Wochen versucht Finmatics incl. Buchungsassisteten zu testen. War aus all den genannten Gründen nicht sehr erfolgreich. Haben unsere Testphase mittlerweile abgebrochen und die Rechnung stornieren lassen.

Wir bleiben also bei der Scannerbox incl. Osiris für alles was wir Scannen und Trennen müssen + ASR von DATEV.

Wobei unser erster Ansatz immer ist, dass Rechnungen einfach direkt digital ein- und ausgehen.

Scan & Trenn

kallebarlage — Thu, 20 Apr 2023 15:56:24 GMT

Hallo, mich würde brennend interessieren was genau Sie unter Automatisation verstehen, vielleicht auch schon nutzen oder zukünftig erwarten.

Scan & Trenn

metalposaunist — Thu, 20 Apr 2023 16:37:28 GMT

Na wenn es um den Rechnungseingang geht, legt man ein extra E-Mail Postfach rechnung@ an. Das sichert man GoBD-konform mittels Exchange online (als Zusatzoption oder in Plan 2 auch kostenlos enthalten; nach KPMG ist das rechtssicher).

Dort stellt man ein: leite alle ankommenden E-Mails automatisch an flowwer (bestimmte E-Mail Adresse) weiter. Im flowwer legt man seine flowws fest, wie man bisherige, analoge Papierrechnungen geprüft hat; dort erfasst man die Rechnungen mittels genialer OCR 😍 (10x besser als DUO: Rechnungsnummer anklicken > das ist die Rechnungsnummer > fertig; kein manuelles Abtippen nötig; geht mit Brutto- und Nettobetrag, Geschäftspartner und anderen Angaben genau so & flowwer rechnet Steuer automatisch aus; Belege lassen sich auch dort aufteilen, wenn 7% und 19% gemixt werden). Die dort freigegeben Rechnungen übergibt man per RDS 1.0 an DATEV DUO (der Belegbilderservice übergibt sonst nur die Belege ohne die mühsam vorher erfassten Informationen) und von dort aus kann man die Rechnungen mittels EBICS zahlen (geht auch im flowwer) und fürs Rechnungswesen verbuchen.

Vorher kann man per invoicefetcher oder GetMyInvoices alle Rechnungen in Portalen (Vodafone, Telekom, 1und1, O2, bundesanzeiger, amazon, ...) automatisiert abholen und die Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, ...) werden dem flowwer schon maschinenlesbar übergeben. Der invoicefetcher hat zusammen mit amazon ebenfalls geil automatisiert. Dazu gibt es auf LinkedIn einen eigenen Beitrag 🙌. Danke an Philipp!

Dann gibt es Lieferanten / Geschäftspartner, die können keine "extra-nur-Rechnungen-E-Mail-Adresse" angeben (1und1 als Beispiel). Hier kommen Exchange online Regeln ins Spiel: Ist der Absender X und Empfänger Y und beinhaltet der Betreff das Wort Rechnung (oder ganze Ausdrücke; ist nur ein Bespiel), dann eine Kopie der E-Mail als BCC ans interne rechnung@ Postfach, wo sie automatisch weitergeleitet werden.

Oder hat man mehrere flowws im flowwer (von mir aus auch bald in der Belegfreigabe online comfort, falls möglich) konfiguriert (z.B. ein Verein mit mehreren Abteilungen: Fußball, Volleyball, Handball, Basketball, Schwimmen, ...) kann man pro Rechnungsfreigabe-floww eine eigene E-Mail Adresse konfigurieren. Hat man dann das Glück und kann in der E-Mail des Lieferanten Gemeinsamkeiten findet, legt man per Exchange online Regel fest: wenn Betreff A (Beispiel Handball), dann leite an flowwer Adresse A um; wenn Betreff B (Beispiel Schwimmen), dann leite an flowwer Adresse B um und die Rechnungen landen automatisch im korrekten Püfungsfloww und müssen nicht manuell durch Personal dem floh zugewiesen werden.

Beispiel bei uns: Wir bekommen 2 Telekom Rechnungen: 1x unsere mbB und 1x unsere Berater für Berater GmbH (siehe Signatur). Warum auch immer 🙄 schickt mir die Telekom persönlich die Rechnungen an mein Postfach. Und ich habe keinen Nerv das aufwendig ohne BOP anzupassen. Bisher bin ich hingegangen und habe dann die PDF aus Outlook manuell 1x im flowwer (mbB) hochgeladen und 1x in DUO (GmbH). Drauf hatte ich auch 1x im Monat kein Bock mehr.

Exchange online Regel: Absender Telekom, Empfänger ich & E-Mail Text = Telekom Kundennummer der mbB (als Alleinstellungsmerkmal dieser E-Mail) dann leite automatisch an flowwer um.

Exchange online Regel: Absender Telekom, Empfänger ich & E-Mail Text = Telekom Kundennummer der GmbH, (als Alleinstellungsmerkmal dieser E-Mail) dann leite automatisch an Upload Mail um.

Jetzt habe ich mir noch einen QuickStep in Outlook angelegt: E-Mail als gelesen markiert und in Ordner Telekom verschieben = 1 Klick. Fertig. Man könnte das noch weiter in Postfach Regeln (Automatismen) hinterlegen und ich müsste nicht mal mehr diesen 1 Klick tätigen. It just works fully automatically 😍.

Es gibt noch Zapier (mit Beiträgen auf LinkedIn, wo man soweit geht und auf dem iPhone statt nur unbekannte Nummern gleich einen Namen hat, weil dieser Mensch zuvor ein Formular ausgefüllt hat - Ziel: Hallo Mark, schön von Dir zu hören! Du hattest uns ja angefragt ... Und der Anrufer: Woher kennt der so schnell meinen Namen? MEGA! 🙌) und Gmail und GetMyInvoices und Kategorien und, und, und - 1000 Möglichkeiten.

Lasst den Menschen aus allen Prozessen wo nur möglich raus, weil sich dadurch die Fehler reduzieren. Technik sagt man 1x, was sie tun soll und dann tut sie das exakt so ewig immer wieder gleich (automatisch), bis sich Änderungen ergeben (E-Mail Betreff ändert sich zum Beispiel). Und Technik ist skalierbar: ob 1 oder 10.000 Rechnungen - der Automatisation vollkommen egal. Aber: Digitalisierung braucht Standards - sonst greifen keine Regeln, keine Automatismen, kein nichts und man ist gezwungen manuell zu arbeiten.

Für weitere technische Beispiele (auch in Zusammenspiel mit lexOffice und/oder sevDesk) oder gerne auch konkrete Umsetzungsmaßnahmen, Empfehlungen oder auch ganze Projektpläne bitte ich um Kontaktaufnahme. Dann können wir das spezifische Problem / die Anforderung in eine Beratung gießen.

#GetReadyForAutomation #KeineMachtDemManuel #SteuerBERATUNG

Scan & Trenn

Gelöschter Nutzer — Thu, 20 Apr 2023 17:18:25 GMT

@metalposaunist

Ich bekomme eine Rechnung per Mail.

Ich prüfe die Rechnung (mit den Augen!).

Danach leite ich sie weiter an wurst@..de

Und zack sind sie in UO.. irgendwann kann ich sie dann verbuchen (zumeist schon vorbelegt).

Bezahlt wird meist per Lastschrift.. außer meist die Rechnungen die dann noch per Post kommen.

Scan und trenn klingt interessant.. wobei das eigentlich auch recht fix mit dem Dokumentenkorb geht.

Kommt halt auf die Menge an..

Scan & Trenn

metalposaunist — Thu, 20 Apr 2023 17:32:13 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
Ich prüfe die Rechnung (mit den Augen!).

OK. Was prüft man da rein mit den Augen? Ich habe in meiner Ausbildung bis 2011 eine Rechnungsprüfung noch anders kennengelernt und speziell zum Rechnungsbetrag prüfe ich die Rechnung anhand eines 3M Durchschnitts älterer Rechnungen, wenn es z.B. um Mobilfunk oder andere variable Kosten geht.

Aber ja, ich habe meine Ausbildung auch bei www.lobbe.de mit mehreren Gesellschaften und kein kleiner Mobilfunkrechnung im Monat gemacht. Da wollte der Vorgesetzte schon wissen, ob die Rechnung > 10% zum Durchschnitt abweicht und wenn ja, warum und so lange kann die Rechnung im flowwer verweilen, der mir auch anzeigt, wie lange sie dort verweilt 😉.

Bin halt #ThinkBIG gewohnt und stehe für Lösungen, die man nicht nur allein nutzen kann.

Scan & Trenn

Gelöschter Nutzer — Thu, 20 Apr 2023 17:35:24 GMT

@metalposaunist

ich rede nicht nur von der mobilfunkrechnung..

Scan & Trenn

metalposaunist — Thu, 20 Apr 2023 17:47:26 GMT

Ich auch nicht. War nur ein Beispiel von vielen.

Scan & Trenn

Gelöschter Nutzer — Thu, 20 Apr 2023 18:40:30 GMT

für mich ein beispiel von wenigen..

wäre nicht der erste fall, wo lieferscheine oder angebote nicht zur rechnung passen.. oder man plötzlich vorsteueranspruch hat.. oder oder oder… unsere datev-rechnung hatte neulich auch so eine kleine "unebenheit"..

automatism..

Scan & Trenn

christinebaumann — Fri, 21 Apr 2023 08:07:22 GMT

@metalposaunist

Also das ist alles super und sollte in der Regel so im Arbeitsablauf eingeführt werden! Bin ich voll dafür...

Funktioniert bei einigen schon ganz gut....

Aber jetzt mal zur Realität... ganz viele Mandanten sind technisch nicht affin aus ver. Gründen, oft auch altersbedingt!

Oder haben die Software nicht... oder möchten diese Automatisierung schlichtweg auch nicht, und lieben das Papier...hier sind wir froh das man wenigstens das Scannen durchsetzen kann! Oder eine Scannerbox hat!

Deshalb ist Scan&Trenn meiner Meinung nach immer noch ein wichtiger Prozessschritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung!!

Scan & Trenn

Gelöschter Nutzer — Fri, 21 Apr 2023 08:39:09 GMT

Habe mir gerade mal den Scanguide angeschaut:

Hierfür wird der FINMATICS Scan User aufgerufen. Nun wird der erste Stapel der Dokumente in den Scanner eingelegt und das Feld „Scannen“ auf der Oberfläche ausgewählt. Danach müssen Mandant:in, Belegtyp und Scanoptionen (automatischer Einzug, doppelseitig und automatische Seitentrennung) ausgewählt/aktiviert werden. Der Scanner zieht den ersten Stapel der Dokumente ein und gibt diese unten wieder aus. Der letzte Schritt der Belegdigitalisierung ist das Prüfen der korrekten Trennung. Unter dem Punkt „Trennung prüfen“ sieht die scannende Person rechts neben den Aufträgen 3 Symbole.
Bei Klick auf die Schere öffnet sich ein Fenster, in dem die ordentliche Seitentrennung kontrolliert und bei Bedarf Korrekturen vorgenommen werden können. Dies funktioniert in dem die Schaltflächen mit der Schere und dem roten Kreuz entweder verschoben oder auch zum Löschen der Seitentrennung angeklickt werden. Um eine neue Seitentrennung einzufügen ist auf der Oberfläche der Knopf mit dem Pfeil und Balken zu betätigen.

Ich dachte die Trennung geht automatisch (und passt zu 100%).

Also ladet der "Scan-Mitarbeiter***INNEN" das dort hoch.. wartet eine Nacht.. und prüft am nächsten Tag nochmal ob die Trennung passt und gibt das dann anschließend an UO weiter?

Ist das der Ablauf?

Was kostet sowas je Beleg? Auf der Seite habe ich keine Infos dazu gefunden... was nun eher untypisch ist.

Scan & Trenn

metalposaunist — Fri, 21 Apr 2023 08:53:47 GMT

@christinebaumann schrieb:
ganz viele Mandanten sind technisch nicht affin aus ver. Gründen, oft auch altersbedingt!

Und ich behaupte: Trotzdem kommen sehr viele mit einem iPhone klar, oder 😉? Das sollte das Ziel auch in dem Bereich sein. Das ist auch der Ansatz von lexOffice und sevDesk: Kanzlei Rechnungswesen braucht viel Fachwissen; lexOffice hat's vereinfacht und am Ende ist es dennoch richtig gebucht. Auf welches Konto kommen Tankbelege? Keine Ahnung. Ich tippe mal Aral ein. Oh, perfekt 😊.

@christinebaumann schrieb:
Oder haben die Software nicht...

Das kann man ja ändern. Heute haben wir "alle" / die Mehrheit Smartphones.

@christinebaumann schrieb:
Deshalb ist Scan&Trenn meiner Meinung nach immer noch ein wichtiger Prozessschritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung!!

Automatisierung kommt nach der Digitalisierung, weil man Papier schlecht / schwer automatisieren kann (nur unsere Behörden und DATEV schaffen das 😅). Deshalb unterscheide ich ja zwischen reiner Digitalisierung und digitaler Transformation. Die Digitalisierung ändert die Sache nicht. Dazu gehört scannen. Dann ist das Papier nun digitalisiert. Wenn man dann so wie früher arbeiten will, hat man "nichts" gewonnen. Echte Mehrwerte schaffen aber nur die Transformation und auch Automatisierung.

Früher hatte man Papierkarten im Auto und musste sich die Route selbst zusammenschauen. Würde man diese Karten nur digitalisieren, hätte man am iPhone die Karte digital. Dann gibt es noch immer nicht: GPS: wo bin ich?, Routenplanung, Stauumfahrung, POI und all die Sachen, die wir heute für selbstverständlich betrachten. Weil wir die Papierkarten von damals digital transformiert haben. Die sind heute was völlig anderes als früher.

Gleiches macht DATEV mit meineSteuern. Das ist reine Digitalisierung. Mehr nicht. Was man früher mit Papier gemacht hat, ist nun digital. Und nun? Früher hatte man auf einem Tippstreifen Zahlen berechnen lassen. Was macht DATEV? Uns einen digitalen Tippstreifen zur Verfügung stellen und das als tolles Features verkaufen. Wenn man's transformiert, würde man eine OCR drüber laufen lassen, wo man sich die Zahlen zusammenklicken kann und ganz am Ende weiß die KI selber, welche Daten wie aufsummiert gehören und macht's automatisch.

Aber dann sind wir schon sehr, sehr viel weiter. Olaf Scholz sagte selbst auf dem Digitalgipfel: Deutschland braucht ein völlig anderes Verständnis von Daten. Andere Länder uns dafür aus. Es hat seinen Grund, warum Deutschland als Wirtschaftsstandort statt attraktiver unattraktiver wird ...

Nichts ist Beständiger als der Wandel und in der Natur wird die Spezies überleben, die sich dem Klimawandel am besten anpassen kann. Der Rest wird auf kurz oder lang aussterben. So ist es auch hier mit DATEV.

Heute hat man den Vorteil als Kanzlei, dass man sich die Mandate aussuchen kann, die zur Kanzlei und dessen Ziel passen. Deshalb brauche ich mir meist keine Gedanken drum machen, wie man aus Papier digitale Daten macht. Ich kann schon bei digitalen Daten starten und kann dann mittels Automatisierung damit cool rumspielen, um den Mandanten zu sagen: Geht automatisch. Du hast Zeit für wichtige Dinge.

Deine Antwort zeigt sehr schön auf, warum wie da mit Deutschland stehen, wo wir heute stehen und wo andere EU Länder im Vergleich zu uns stehen. Du hast die perfekten Antworten dazu geliefert 👍. Ändert man das aber nicht, werden wir in 50 Jahren noch scannen und drucken und manuell irgendwo Daten eintippen, die man vorher schon wusste.

Scan & Trenn

christinebaumann — Fri, 21 Apr 2023 09:52:24 GMT

@Gelöschter Nutzer

der Ablauf ist richtig.

Aber gerade am Anfang muss man der KI noch den Input geben bei einigen Rechnungen.

Somit lernt die KI mit der Zeit immer schneller und besser die Trennungen zu setzen.

Dies funktioniert nach den ersten 1 - 2 mal echt gut.

Dann sagt finmatics ganz klar, das es nicht 100% sind, sondern 98%. Somit kann es den einen oder anderen Beleg noch falsch zusammenfügen oder trennen.

Die Zeit zur Kontrolle die ich brauche, ist so gering im Gegensatz zur Nachprüfung im UNO oder Rewe.

Deshalb sind die paar Minuten gut investierte Zeit.

Die meisten Mandanten kontrollieren selber schnell ob die Scan´s passen.

Zu den Kosten kann ich nichts weiter sagen, da es je nach Kanzleigröße und Dokument Anzahl unterschiedlich ist!

Ich möchte aber an dieser Stelle nochmal ganz klar sagen, das JEDER SELBER entscheiden muss, ob dies in seinen Kanzleialltag und zu seinen Mandanten passt oder nicht!

Bei uns passt es super, und deswegen bin ich begeisterterer Anwender. Aber es gibt viele Möglichkeiten um an sein Ziel zu gelangen!

Für uns ist es ganz klar eine Erleichterung!

Scan & Trenn

christinebaumann — Fri, 21 Apr 2023 10:03:45 GMT

@metalposaunist

bin ich voll bei Dir...

mir wäre es auch viel lieber wir könnten mehr über KI´s arbeiten und automatisieren.

Und es ist völlig richtig, das Deutschland an den untersten Plätzen steht was auch das Verständnis im Allgemeinen für Digitalisierung betrifft. Deshalb sag ich ja, das es in der Realität bei den Mandanten soooo schwierig ist, diese Dinge wie Scannen etc. durchzusetzen. Es ist eben bei uns wirklich nicht so, das jeder ein Smartphone benutzen kann (man glaubt es kaum!) Ein riesiges Problem. Gerade eben hatte ich wieder ein Telefonat, wo wir verflucht werden, das wir nur noch digitalisieren wollen! Und das ist nur ein kleiner Bruchteil davon wo wir eigentlich schon stehen sollten.

Jeden Tag versuche ich Überzeugungsarbeit zu leisten, auf effektivere Arbeitsweisen wie von Dir beschrieben ... aber no Way!

Deshalb hast du völlig recht... aber uns sind mit dieser Gesellschaft, der Politik und diesen Ansichten eben die Hände gebunden.

Scan & Trenn

metalposaunist — Fri, 21 Apr 2023 10:29:02 GMT

@christinebaumann schrieb:
Gerade eben hatte ich wieder ein Telefonat, wo wir verflucht werden, das wir nur noch digitalisieren wollen!

Sind das Eure Zielmandate 🤔? Ernsthafte Frage. Durch die Digitalisierung wird sich der Bestand an Kanzleien wohl verringern, weil einige auch einfach nur noch abschließen und nicht mal eine Übergabe stattfinden kann, weil der Aufwand eine Kanzlei von Papier ins 21. Jahrhundert zu hieven unnormal hoch ist. Es gibt genug Mandate, die beraten werden wollen; die digitalisiert werden wollen; die automatisiert werden wollen; die selbst Effizienz in die eigenen Prozesse bringen wollen; die willig sind. Vielleicht ist auch da nicht alles geil aber wenn weiße Wände mehr Einsicht haben ...

Ist ja kein Geheimnis, dass es Kanzleien gibt, die etliche Mandatsanfragen einfach ablehnen, weil die Mandate nicht zur Kanzlei passen.

Welche Gründe sprechen dafür, solche Mandate zu behalten? Muss man abwegen, ob solche Mandate die Kanzlei selbst nicht an der eigenen Entwicklung behindern. Und was viele schon wollen, ist ja kein neuer heißer **bleep**, der gestern entstanden ist. Das war alles schon vor 5J state of the art und kommt so langsam erst heute ans Licht, wie sehr man geschlafen hat und es heute irgendwann nicht mehr geht und ich bin der Meinung, dass Du deinen Job mehr lieben würdest als heute, wenn man wieder mit den "falschen" Gedanken nach Hause geht.

Scan & Trenn

christinebaumann — Fri, 21 Apr 2023 11:03:34 GMT

@metalposaunist

eben genau... das werden nicht mehr unsere Zukunftsmandate sein, und auch nicht welche die wir behalten wollen. 👍

Auch hier ist momentan vieles im Umbruch, weil man ganz klar sich von diesen Mandanten distanzieren muss, um voran zu kommen. Nicht immer schnell umsetzbar, aber inzwischen ist der Zulauf an "Willigen" zur Digitalisierung gestiegen, da auch die jüngere Generation nachrückt.

Es ist einiges im Umbruch, sei es intern oder extern.... vieles muss neu gedacht und die Strukturen neu definiert und gesetzt werden. Der Weg dahin ist meist ein wenig steinig, aber ohne Durchmarsch bleibt man am Ende ganz hinten.

Scan & Trenn

cwes — Fri, 21 Apr 2023 11:10:04 GMT

@metalposaunist schrieb:
Scannst Du noch oder automatisierst Du schon 😅? Oh Germany ... das tut so weh, das zu lesen.

Ja, es ist verrückt. Da wird Garbage produziert, um dann mit irgendwelchen halbgaren Software-Lösungen unter Geld- und Zeiteinsatz diesen Garbage in etwas weniger Garbage zu verwandeln. Wenn man den Prozess an der Wurzel packt, und gar nicht erst Garbage entstehen lässt, kann man sich den ganzen Quatsch komplett sparen.

Scan & Trenn

vogtsburger — Fri, 21 Apr 2023 11:30:59 GMT

... wäre begeistert, wenn man endlich auf die unsägliche Scannerei von Rechnungsbelegen verzichten könnte

... würde mich einer Petition für die XRechnung sofort anschließen 😎

Die XRechnung müssen vor allem jene Unternehmen versenden, die mit der öffentlichen Verwaltung und mit Behörden zusammenarbeiten. Denn seit dem 27. November 2020 akzeptiert der Bund keine Papierrechnungen mehr. Die XRechnung ist also der Standard für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber.

@cwes schrieb:
[...] Wenn man den Prozess an der Wurzel packt, [...]

'Wurzelbehandlungen' sind meist ziemlich schmerzhaft. Davon kann sicher so Mancher 'ein Lied singen'. Aber hinterher geht es einem i.d.R. viel besser 😎

Scan & Trenn

Gelöschter Nutzer — Fri, 21 Apr 2023 12:20:48 GMT

hat das mal einer getestet:

schwung scannen, im dokumentenkorb teilen, leerseiten entfernen (falls automatik nicht funktioniert hat), heften und ab in uo?

wenn ich eh alles nachprüfen muss, versteh ich die zeitersparnis nicht so richtig.. aber gut.

die darunterliegende maschine muss natürlich dampf haben.. sonst geht das nicht besonders fix…

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metalposaunist — Fri, 21 Apr 2023 17:11:02 GMT

Nochmal Automatisierung: bisher haben wir die Rechnung für unsere 44 EUR Gutscheine der Mitarbeiter auch 1x im Monat manuell heruntergeladen.

Ab ins Portal: Zustellung via E-Mail aktiviert. Auch hier kann man nur 1 E-Mail Adresse angeben. Kein Problem: Exchange online Regeln: Wenn Absender system@anbieter.de und Empfänger = der im Portal hinterlegte und Betreff enthält das Wort "Rechnung", diese E-Mail nicht an die hinterlegte E-Mail Adresse schicken, sondern auf rechnung@ umleiten; dort greift dann die Weiterleitung nach flowwer. Done 👍.

Da ich keine E-Mail vom letzten Monat bei uns gefunden habe und mein Chef auch sagte (weil er die bekommen sollte): da war nichts, habe ich im Exchange online eine Abfrage gemacht: Suche mir alle E-Mails mit Absender X raus + letzte 90 Tage. In der CSV konnte ich dann sehr wohl sehen, dass uns eine E-Mail am 31.03. erreicht hat; dorther habe ich mir den Betreff gezogen, damit nicht auch andere E-Mails des Anbieters ebenfalls nach flowwer weitergeleitet werden, wo man sie aber nicht braucht, weil es nur eine E-Mail zur Information ist (z.B. Preiserhöhung), die ins Kanzlei DMS gehört 😉.

Und da Exchange Regeln nach der Reihe abgearbeitet werden, kann man den Haken setzen: nach Anwendung dieser Regeln keine weiteren mehr anwenden. Auch da kann man mit Logik 🤓 sich was schönes zurecht basteln.

I like 😍!

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edmund_rehm — Mon, 24 Apr 2023 09:38:31 GMT

Wir haben zwei Mandanten, die die Belege nicht mehr via Post, sondern per Mail gesendet haben, alle Belege in einer pdf.
Mit dem Dokumentenkorb hat das wunderbar funktioniert; allerdings waren es so um die 30 Belege, überwiegend 1-seitig.

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edmund_rehm — Mon, 24 Apr 2023 09:41:11 GMT

Wenn wir in D so digitaliseren würden, wie wir gendern, wären wir Digitaliserungsweltmeister.

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kallebarlage — Tue, 11 Jul 2023 08:55:05 GMT

Sehr geehrter Herr Sagmeister,

Fragestellungen die eine Abstimmung zwischen dem 2nd oder 3rd Level Support und dem Service der Datev eG erforderlich machen, funktionieren zur Zeit nicht im Support zum Produkt Scan & Trenn.

Hier wird ganz schnell die Verantwortung vom Head of Support an die Kooperationspartner geschoben. Dies klingt dann in etwa so:

...Ob in Unternehmen Online hier eine weitere Einstellung notwendig ist, um ebenfalls mehrseitige Belege als ein Dokument exportieren zu können, kann ich Ihnen leider nicht sagen, da wir mit den dortigen Funktionen nicht vertraut sind. Falls Sie diese Frage gerne geklärt haben möchten, würde ich Sie bitten, bei Datev zu fragen, wie das dort funktioniert.

Bedenkt man dass das Produkt "Scan & Trenn" für die Eingangserfassung für Unternehmen Online genutzt werden soll, dann wirkt die Formulierung ... wir sind mit den Funktionen von Unternehmen Online nicht vertraut ... auf mich nicht sonderlich kompetent. Bitte steuern Sie hier doch unbedingt nach, d.h.

- verpflichten Sie Ihre Mitarbeiter sich mit Unternehmen Online vertraut zu machen,
- geben Sie Ihnen hierfür ein Testsystem / Testzugang an die Hand und

- etablieren Sie funktionierende Schnittstellen zwischen Ihrem Support und dem Service der Datev eG

-

damit systemübergreifende Abläufe aufeinander angestimmt werden können. Darüber hinaus hätte ich nichts dagegen, wenn Ihr Support auch telefonisch erreichbar wäre.

Mit freundlichen Grüßen

Karlheinz Barlage

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kallebarlage — Wed, 06 Mar 2024 09:34:03 GMT

Hallo in die Runde,

aktuell (06.03.2024 10:30 Uhr) erreichen mit immer mehr Anrufe von Anwendern des Systems Scan & trenn die Ihre eingescannten Belege a) nicht trennen und b) nicht an Unternehmen Online übermitteln können. Die eingscanntne Belege "verschwinden" in der Bearbeitungsansicht nach ca. 30 Sekunden.

Der Support der Fa. Finmatics lässt mir hierzu keine Rückmeldungen zukommen. Hat jemand anderes ähnliche Beobachtungen machen können?

Gruß

Karlheinz Barlage

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metalposaunist — Wed, 06 Mar 2024 09:59:00 GMT

Na dann kann man doch @FINMATICS gleich erwähnen; in der Hoffnung, dass über die DATEV Community was geht.

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Christina0903 — Wed, 13 Mar 2024 00:28:08 GMT

darf ich fragen warum Sie sich in der Kanzlei für die scannerbox als Alternative entschieden haben, und dort nicht auch finmatics nutzen, was ja bereits, für die Mandanten im Einsatz ist?

wir suchen aktuell nach einer Lösung für die Kanzlei, um Belege für ESt und Fibu aber auch den Posteingang, ohne einzelnes Einlegen oder manuelles trennen, zu digitalisieren. Möglichst ki basiert und ohne Stempel oder Barcode. Manche Mandanten bringen nun mal noch Papier.

ich sehe mir aktuell finmatics scan&tremm und die scannerbox an bzw. Buchhalter pro als Zusatz. Wie arbeiten andere Kanzleien? Ich Bin für Erfahrungswerte dankbar

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martinkolberg — Wed, 13 Mar 2024 04:28:51 GMT

Wir nutzen obige Version.
Die "Scnnerbox" liefert ein effektives Scannen der Belege mit anschließender funktionierender Trenn- und Heft- Funktion.
Wie haben die erweiterten Dienste von Finmatics vor ca. zwei Jahren getestet und sehr schnell wieder verworfen.
KO- Kriterien:
- Stammdaten: Neue Lieferanten müssen manuell parallel zu ReWe gepflegt werden. Kreditorennummer?
- Die Buchungsvorbelegung war äußerst fehlerhaft und lernresistent.

- Ausgangsbelege mit Kostenpositionen (Unzer- Abrechnungen) lassen sich weder als Debitor, noch als Kreditor buchen. Auch andere Abrechnungsbelege (Debitoren) mit Kostenpositionen laufen gegen die Wand. Automatisch korrekt vorbelegen? Nicht machbar!
- Das Leistungsdatum wird bei der Stapel- Zuordnung ignoriert, also wenn das Unternehmen am 1.3. die Ausgangsrechnungen für den Februar schreibt. Selbige bei Eingangsrechnungen

- Bei manuell aufzuteilenden Belegen (z.B, Bewirtung) ist die Oberfläche äußerst unhandlich und gewöhnungsbedürftig
- Buchungstexte, wie z.B. der Kreditorenname werden nicht nach ReWe übergeben
- In ReWe vorab umständliches Handling.
-> Dreifacher Zeitaufwand, wie DATEV- Buchungsassistent.

Aktuell wird alles per finmatics scan&trenn in die Buchhaltung geschoben und von dort aus verteilt, also Steuerbelege in die Dokumentenablage, usw. Über "Belegtyp" kann man in der DATEV- Welt vieles greifen um es anschließend in einem Rutsch zu exportieren..

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Christina0903 — Thu, 14 Mar 2024 16:36:14 GMT

Uns geht es nur um trennen&scannen, hochladen in Duo, auf den Server bzw in der dms ablegen, für die ESt. Sehen Sie Vorteile in der Scan & trenn Funktion, finmatics wirbt ja mit ca. 99% korrekter Trennung von Belegen ohne Anlernen. Kommt die scannerbox mit osiris da dran?

Finmatics kann auch vom Mandanten direkt genutzt werden, finde ich einen echten Mehrwert, da die Mandanten die Duo nutzen, ja meist selber scannen.

automatische Belegtypenerkennung bei finmatics klingt auch gut. Die Varianten vorsortieren der scannerbox klingt irgendwie umständlich.