Thema "HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? [Update 2022]" in Unternehmen online

HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? [Update 2022]

metalposaunist — Sat, 22 Oct 2022 14:03:03 GMT

Liebe DATEV ,

Liebe Community 👨‍👩‍👧‍👦,

viele werden den ursprünglichen Thread aus 2020 kennen. Da DATEV offiziell zum 01.10.2022 die Scanfunktion im ScanModul und auch das Scannen auf der Webseite Upload online eingestellt hat (www.datev.de/scan), wird es Zeit für ein kurzes Update des Threads. Getreu dem Motto: Nichts ist beständiger als der Wandel.

Auch wenn heute mehr denn je bereits viele Belege digital vorliegen und man sie aus Portalen abholen kann oder sie werden direkt per E-Mail zugestellt, kommt man nicht in jedem Fall ums Scannen herum. Da der damals empfohlene Brother ADS-2800W langsam seinen Zenit erreicht (seit 2016 auf dem Markt), würde ich heute zum Brother ADS-4500W greifen. Wer das schön große Display benötigt, um auch ohne PC effizient zu scannen, greift zum Brother ADS-4700W. Ich kenne beide neuen Modelle jedoch nur vom Papier her und habe damit keinerlei Erfahrung; setze aber voraus, dass beide der ursprünglichen Empfehlung grundsolide Geräte mit passender Software sind. Schreibt gerne Eure Erfahrungen mit den neuen Modellen als Antwort in den Thread.

Der Belegtransfer spielt nach wie vor eine wichtige Rolle, der aber mit Version 5 grundlegend modernisiert wurde und prinzipiell sehr gut funktioniert. Die Überwachung sorgt für einen automatischen Upload, die auch einen Neustart des PCs übersteht. Ebenfalls integriert wurde eine AutoUpdate Funktion, sodass das manuelle Aktualisieren entfällt. Und ein mIDentity ist auch nicht zwingend mehr notwendig, weil der neue Belegtransfer auch das SmartLogin unterstützt.

lokal angeschlossen mit USB-Kabel

Hierbei gibt es prinzipiell min. 3 Möglichkeiten:

Brother Utilities / iPrint & Scan (oder jede andere beiliegende Scanner Software von Canon, Fujitsu)
Transdater - ScanModul next von @Thilo_Kuhn (ohne Belegtransfer)
Webscanner von @tpfauter (kostenlos ohne Belegtransfer, auch Apple 🍏 macOS fähig)

Vorteile Brother Utilities + Belegtransfer

mit Belegtransfer und Überwachung vollautomatischer Upload bis ins DUO möglich
Scan weiterer Dokumente außerhalb DATEVs perfekt und schnell möglich
Trennung der Seiten mit QR-Code, weißer Seite und ähnlichem möglich (Brother Barcode Utility als Powerlösung)
One-Touch Scan möglich für unterschiedliche Belegtypen
Heften beim Scan automatisch möglich

Nachteile Brother Utilities + Belegtransfer

Scan nur an 1 PC möglich
mehrseitige Rechnungen müssen einzeln eingelegt werden (wenn kein Trenner zum Einsatz kommt)
ggf. aussortieren der weißen Seiten zur Trennung (Tipp aus der Community: halbe DIN A4 Seiten lassen sich "rausschütteln")

im Netzwerk angeschlossen mit LAN-Kabel

Hierbei gibt es prinzipiell 3 Möglichkeiten:

Brother Utilities / iPrint & Scan (funktional ohne Unterschiede zum USB-Kabel)
DATEV Belegtransfer (Königsweg 1)
DATEV Upload Mail (Königsweg 2)

Vorteile Belegtransfer

One-Touch Konfiguration möglich: Belege einlegen, Belegtyp wählen > fertig
"jeder" kann Belege digitalisieren (auch ohne PC)
auch ohne Server mit Einzel-PC möglich
Heften beim Scan automatisch möglich
vollständige Automatisierung möglich
One-Touch Konfiguration möglich
jeder Belegtyp anlegbar

Nachteile Belegtransfer

SMB/FTP-Freigabe nötig
ggf. Passwörter für Server nötig (ggf. EDV Systembetreuer im Boot)

Vorteile Upload Mail

One-Touch Konfiguration möglich: Belege einlegen, Belegtyp wählen > fertig
jeder kann Belege digitalisieren
kein Sicherheitspaket nötig
kein Belegtransfer nötig
jeder Belegtyp anlegbar

Nachteile Upload Mail

einmalig ggf. E-Mail Regel notwendig (wenn SMTP Absender kein Postfach hat) zur DATEV E-Mail-Adressbestätigung
Angabe von SMTP-Server, Absender + Passwort notwendig (ggf. EDV Systembetreuer im Boot)
Microsoft365: lizenziertes Postfach notwendig

Was mittels Brother Utilities schön ist (unabhängig von DUO): One-Touch in 1 Ordner macht dann Sinn, wenn man z.B. im Außendienst ist und einfach nur digitalisieren will. Belege oben rein, 1 PDF in Farbe unten raus an Ort C:\scans (als Beispiel). Arbeitet man via WTS/RDS/DATEVasp/SmartIT kann man direkt aus der Sitzung auf den Ordner zugreifen und mit dem Scan in DATEV weiterarbeiten. Kein Wechsel der Ebenen (WTS/lokal) mehr nötig.

Sollte man keinen Brother/Canon/Fujitsu/... Scanner besitzen und auch keinen anschaffen wollen, gibt es Hersteller-unabhängige Möglichkeiten mit NAPS2. Diese würde ich jedoch nur als letzte Möglichkeit nutzen.

weitere Informationen zu Königsweg 1:

Angedacht ist die Lösung vom Ablauf her so: Installation Belegtransfer, Anlage aller Belegtypordner für alle Firmen (ggf. hat 1 Mandant mehrere Firmen). Wo diese Ordner erstellen werden (PC oder Server), spielt keine Rolle. Optimal ist es, wenn es einen Server gibt, der gesichert wird. Dann werden im Zweifel auch die noch nicht zur DATEV geschickten Belege gesichert bzw. ist dann auch ein einfacher Austausch des PCs möglich - ohne Gefahr zu laufen, dass Daten (Scans) noch umgezogen werden müssen. Vorteil 2: Benutzer scanner + Passwort kann zentral angelegt werden, Berechtigungen für den Ordner sind einfach zu vergeben, Angabe der Daten im Scanner einfach.

Einrichtung aller Belegtypen als jeweils eigenständige Ziele inkl. Format: SW, 300dpi, PDF, einseitig & mehrseitig, Duplex, Leerseitenerkennung, Helligkeit + Kontrast für Kassenbelege, .... Der Brother (damals noch ADS-2800W) hat 25 davon (Screenshot als Beispiel, der 4700W hat 56 Favoriten)

Brother Display wird so standardmäßig nach Einstellung so angezeigt (2800W):

Pro Nummer (1 bis 8 ) gibt es 6 Shortcuts (also insgesamt 48). Per Klick kann man sich die vorher angelegten Ziele (Belegtyp, Firma, einseitig, mehrseitig) aussuchen und One-Touch aktivieren.

Ergebnis 1: 20 einseitige Rechnungseingänge oben rein, 1 Button RE einseitig gedrückt, Scanner scannt 20 Seiten, macht 20 PDFs draus (ca. 80KB pro Seite mit 2800W), legt diese im Ordner ab, Daten senden im Belegtransfer, fertig.

Ergebnis 2: 1 Rechnung mit x Seiten oben rein, 1 Button RE mehrseitig gedrückt, Scanner scannt x Seiten, macht 1 PDF mit x Seiten draus, legt diese im Ordner ab, Daten senden im Belegtransfer, fertig.

Daten senden klickt man natürlich nur an, wenn alles fertig gescannt ist.

Weitere Automatisation mittels PC: Belegtransfer im Überwachungsmodus > sobald Scanner fertig ist, wird der Scan automatisch zur DATEV hochgeladen

Weitere Automatisation mittels Server: Installation Belegtransfer am Server, Bestellung Betriebsstätten mIDentity (wenn nicht am SQL Server der DATEV (z.B. Selbstbucher) bereits vorhanden), Belegtransfer im Überwachungsmodus.

Hinweis zu Scan-to-SMB an einem Windows 10 mit Microsoft Account angemeldeten PC: Der Benutzername + das Passwort am Scanner, mit dem sich jener am Windows 10 anmeldet, um seine Scans dort ablegen zu können, ist NICHT die E-Mail-Adresse und NICHT unter C:\Users\<5Buchstaben> sondern der Name, der unter Konten steht inkl. Leerzeichen. Das Passwort ist jenes zum Microsoft Konto.

Schlusswort: Kommt gerne auf uns Community oder jeden einzelnen von uns bei Problemen oder auch zur Beratung immer gerne zu! Ich weiß, einfach ist das alles nicht aber ich bitte 🙏 darum: Macht's Euren Mandanten bzw. macht's Euch selbst als Mandant so einfach wie nur irgendwie möglich. Nur so steigt die Akzeptanz zur Digitalisierung und wenn's einfacher und schneller geht als mit Papier - umso besser. Das muss das erklärte Ziel 🏁 sein.

HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? [Update 2022]

vogtsburger — Mon, 24 Oct 2022 14:24:51 GMT

... dieses "HowTo" könnte doch auch für die "RocketTax GmbH" interessant sein, die anscheinend mit einer Armada von Fahrzeugen 'durch die Lande' reist, um massenweise die manuell ausgefüllten Grundsteuer-Feststellungserklärungen einzuscannen, vermutlich auch irgendwie zu 'digitalisieren' oder andere 'Handreichungen' für 'IT-Unbedarfte' anzubieten 😉

... keine Ahnung, ob das noch so ist. Es sind ja schon wieder ein paar Wochen seit der Neugründung der GmbH vergangen.

... außerdem ist es im Umfeld diverser 'Grundsteuer-Lösungen' ziemlich ruhig geworden

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metalposaunist — Mon, 24 Oct 2022 14:29:28 GMT

@vogtsburger schrieb:
... keine Ahnung, ob das noch so ist.

Dann hören Sie doch auf, wilde Behauptungen in die Welt zu setzen?

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vogtsburger — Mon, 24 Oct 2022 16:04:05 GMT

... nein "wilde Behauptungen" sind das nicht.

Das kann ich so nicht stehen lassen ...

Auf der Website waren vor mehreren Wochen noch einige "Scan-Vans" mit entsprechender Werbe-Beschriftung zu sehen und in den AGB ist dieser Service immer noch erwähnt

(ich müsste eigentlich auch Bilder gespeichert haben (... so wie ich mich kenne ...)

Das Angebot interessiert mich persönlich nicht.

Es ist mir nur mal 'zwischen die Beine gelaufen' 😎

... hier ein Auszug aus den AGB auf der Website https://www.grundsteuereinfach.de/rechtliches/allgemeine-geschaeftsbedingungen/

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metalposaunist — Mon, 24 Oct 2022 16:09:18 GMT

@vogtsburger schrieb:
Auf der Website waren vor mehreren Wochen noch einige "Scan-Vans" mit entsprechender Werbe-Beschriftung zu sehen

Jap, war ein Angebot unter anderem für ältere Damen und Herren, die damit nichts zu tun haben wollen und einfach nur die Erklärung abgeben wollen; ohne sich mit Formularen, PCs, Technik und Co. beschäftigen zu müssen. Oder noch weit fahren müssen, um Unterstützung zu bekommen. War ein #Service😊. Hat mit meinem Thread und HowTo nichts zu tun.

Aber jetzt habe ich verstanden, was man unter "kapern" von Threads versteht 😏.

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vogtsburger — Mon, 24 Oct 2022 17:45:48 GMT

... warum so 'forsch' ?

Sie haben ja auch schon Empfehlungen für www.grundsteuereinfach.de bzw. für rocket.tax ausgesprochen

... und bei meinem Beitrag ging es schließlich auch um das Thema "Scannen"

.. ok ... ich hatte leider nicht von dpi, simplex, duplex, Seitentrennung, Shortcuts etc. geschrieben ... mein Fehler

... aber mich selbst interessiert das Thema "Scannen" von sogenannten "Datenstammblättern" der Finanzverwaltung (in RLP) tatsächlich auch

Ich hatte schon mit Software versucht, Daten aus den "Datenstammblättern" auszulesen, um sie in ein importierbares Format für "GrundsteuerDigital" zu bringen.

Aber das ist Sisyphusarbeit und völlig sinnlos, da sowohl die Ergebnisse fehlerhaft sind als auch "GrundsteuerDigital" nicht in der Lage ist, eigene Excel-Tabellen zu importieren

>> "EDV zu Fuß" und "EDV von Hand" .... gruselig !

Das gesamte Thema "Scannen" ist (für mich) ein einziges Ärgernis

Ich kann nicht verstehen, warum die Finanzverwaltungen die Daten der "Datenstammblätter" nicht auch in elektronisch auswertbarer Form bereitstellen können/wollen

Ist das Absicht oder einfach fehlendes Verständnis für die Probleme der Betroffenen ?

HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? [Update 2022]

dirkschmakies — Tue, 25 Oct 2022 07:11:47 GMT

Guten Morgen,

um vielleicht auf den ursprünglichen Thread zurückzukommen und einfach nur einmal kurz unsere Vorgehensweise zu schildern:

Ich habe echt lange überlegt, wie man das Scan-Modul im Haus ersetzen kann (damit wir endlich mit der Digitalisierung mal etwas weiter kommen). Mir wäre zwar eine Ein-Klick-Lösung am liebsten gewesen, aber das geben die 99 Speicherplätze unseres Canon-Scanners nicht her... Also habe ich mit der beigefügten Software "Capture On Touch Pro" für alle relevanten Mandanten und Verzeichnisse Shortcuts angelegt. Da muss dann nach dem Scannen nur noch geheftet bzw. getrennt werden in der Nachbearbeitung (hätte ich aber ähnlich im Scan-Modul auch gemacht) und anschließend über den Belegtransfer hochgeladen. Es ist zwar ein Aufwand, das vorher für jeden Mandanten von Hand einzurichten (wahrscheinlich könnte man das auch irgendwie automatisieren), aber was für mich zählt, ist das Ergebnis. Und da kommen bisher alle beteiligten Kollegen gut mit klar und es kommt auch alles in Unternehmen online an, wie es sollte mit vielleicht ein wenig mehr Zeitaufwand als es bei dem Scan-Modul der Fall war.

Das nur mal als kurzer Erfahrungsbericht zu dem Thema...

MfG,

Dirk Schmakies

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metalposaunist — Tue, 25 Oct 2022 08:06:54 GMT

Als Kanzlei machen in solchen Fällen eher folgende Produkte Sinn:

Steuerberater | scanfabrik Gruppe

scannerbox. Kanzlei 120 PRO | scannerbox.

SCAN MACHINE - Die Kanzlei Scanlösung | KUHN IT

...

Ja, teuer aber Ihr Geld Wert und zumeist sind das Hochleistungsscanner mit ca. 60S/min. Kann ich nur empfehlen, wenn man in der Kanzlei echt viel scannt oder scannen muss und das effizient.

Die sind skalierbar und dank DATEVconnect Anbindung auch im DUO automatisierbar. Manuell von Hand muss man nichts pflegen, wenn man die Stammdaten online bei DATEV pflegt.

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andreashofmeister — Tue, 25 Oct 2022 08:04:09 GMT

@dirkschmakies schrieb:
Guten Morgen,

um vielleicht auf den ursprünglichen Thread zurückzukommen und einfach nur einmal kurz unsere Vorgehensweise zu schildern:

Ich habe echt lange überlegt, wie man das Scan-Modul im Haus ersetzen kann (damit wir endlich mit der Digitalisierung mal etwas weiter kommen). Mir wäre zwar eine Ein-Klick-Lösung am liebsten gewesen, aber das geben die 99 Speicherplätze unseres Canon-Scanners nicht her... Also habe ich mit der beigefügten Software "Capture On Touch Pro" für alle relevanten Mandanten und Verzeichnisse Shortcuts angelegt. Da muss dann nach dem Scannen nur noch geheftet bzw. getrennt werden in der Nachbearbeitung (hätte ich aber ähnlich im Scan-Modul auch gemacht) und anschließend über den Belegtransfer hochgeladen. Es ist zwar ein Aufwand, das vorher für jeden Mandanten von Hand einzurichten (wahrscheinlich könnte man das auch irgendwie automatisieren), aber was für mich zählt, ist das Ergebnis. Und da kommen bisher alle beteiligten Kollegen gut mit klar und es kommt auch alles in Unternehmen online an, wie es sollte mit vielleicht ein wenig mehr Zeitaufwand als es bei dem Scan-Modul der Fall war.

Das nur mal als kurzer Erfahrungsbericht zu dem Thema...

MfG,
Dirk Schmakies

Welchen Scanner von Canon nutzt Ihr? Auch den DRG 1100?

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vogtsburger — Tue, 25 Oct 2022 08:08:06 GMT

... mir ist aufgefallen, dass Brother anscheinend die Default-Einstellungen in einem der letzten Treiber-Updates von "durchsuchbares PDF" auf "PDF" geändert hat

Das führt dazu, dass man eingescannte Dokumente nicht mehr durchsuchen kann, kein Copy&Paste von markiertem Text, keine "Hervorhebungen", keine "Anmerkungen" etc.

... wenn einem diese Funktionen wichtig sind, so wie mir, sollte man die Treiber-Einstellung explizit auf "durchsuchbares PDF" ändern

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andreashofmeister — Tue, 25 Oct 2022 08:09:26 GMT

@metalposaunist schrieb:
Als Kanzlei machen in solchen Fällen eher folgende Produkte Sinn:

Steuerberater | scanfabrik Gruppe
scannerbox. Kanzlei 120 PRO | scannerbox.
SCAN MACHINE - Die Kanzlei Scanlösung | KUHN IT
...

Ja, teuer aber Ihr Geld Wert und zumeist sind das Hochleistungsscanner mit 80S/min. Kann ich nur empfehlen, wenn man in der Kanzlei echt viel scannt oder scannen muss und das effizient.

Die sind skalierbar und dank DATEVconnect Anbindung auch im DUO automatisierbar. Manuell von Hand muss man nichts pflegen, wenn man die Stammdaten online bei DATEV pflegt.

Scannerbox empfehlen wir (und setzen sie dann auch ein) bei Mandaten mit entsprechend komplexem Scanvolumen.

Die Kosten im Verhältnis zur "ersparten" Frickelei mit 08/15-Scanner sind dann echt im Rahmen. Was noch besser werden muss, ist das Supportmanagement. Wenn es denn mal hakt, dann telefoniert/mailt man sich nen Wolf...

Aber wenn der Support dann mal geklärt ist, ....top!

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vogtsburger — Tue, 25 Oct 2022 08:36:00 GMT

... bei den Empfehlungen für die Hochleistungsscanner sollte man auch die ungefähren (hohen) Kosten erwähnen und die Tatsache, dass man dann an einer zentralen Stelle der Kanzlei scannt.

Will man das ?

... eine Frage der Organisation

Uns ist es lieber, wenn jeder Mitarbeiter den Scanner in seiner direkten Nähe stehen hat, entweder als Netzwerkscanner oder per USB angeschlossen

... jeder Mitarbeiter soll ja das 'Vergnügen' mit dem Scannen haben und nicht nur eine einzige Person

... und als 08/15-Scanner würde ich unsere 2800er nicht bezeichnen

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vogtsburger — Tue, 25 Oct 2022 16:26:44 GMT

@Thilo_Kuhn (von "KUHN IT") schrieb (im "Scanmodul Next"-Thread) :
[...]
Für Kanzleien empfehlen wir immer unsere www.scanmachine.de .
Hier kann ein zentraler Belegeingang und digitaler Kanzleiprozess am Empfang, Sekretariat oder Scan- Schleuße realisiert werden.
Nach meiner Auffassung sollten die Belege nicht bis zum Sachbearbeiter und Schreibtisch vordringen.
[...]

... genau das wollen wir aber nicht

Wir sind anders organisiert und setzen unsere 10 Scanner genau dort ein, wo auch die Papierbelege bearbeitet würden und zum Teil immer noch werden, nämlich an den Datev-Arbeitsplätzen der Mitarbeiter.

Wir wollen keine 'Völkerwanderungen' kreuz und quer durch das Gebäude

Bei uns hat jede(r) Mitarbeiter(in) 'seine'/'ihre' Mandanten, Kontakte, Ansprechpartner, Belege, Buchführungen, DUO-Mandate

Warum also "sollten die Belege nicht bis zum Sachbearbeiter und Schreibtisch vordringen" ?

... verstehe ich nicht

... gibt es tatsächlich Kanzleien mit etwa 20 - 30 Mitarbeitern, die mit zentralem (digitalem) Belegeingang und zentralen Scan-Stationen arbeiten ? 🤔

... die Briefpost und die Papierbelege (Leitz-Ordner etc.) werden natürlich am Empfang abgegeben und dringen nicht auf direktem Weg bis in den 'Produktiv-Bereich' (zu den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter) vor

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dirkschmakies — Wed, 26 Oct 2022 06:48:28 GMT

Welchen Scanner von Canon nutzt Ihr? Auch den DRG 1100?

Nein, das ist der DR-G2090. Je einer an beiden Standorten, daneben noch die üblichen Multifunktionsgeräte (verschiedene Modelle der Firma UTAX) über die ganzen Räumlichkeiten verteilt (die sind aber eher zum Scannen einzelner Seiten geeignet wegen der sehr langsamen Geschwindigkeit)

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andreashofmeister — Wed, 26 Oct 2022 07:06:11 GMT

@metalposaunist gibt es eine Möglichkeit, die Konfigurationen jedes Brother-Scanners zu sichern (ähnlich wie die "LIST"-Datei beim Belegtransfer) um die dann zu verteilen?

Oder muss ich die Brother-Konfigurationen immer wieder neu zusammenklöppeln?

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oliverstippe — Wed, 26 Oct 2022 07:08:48 GMT

Sichern kannst Du mit dem Mass Development Tool von Brother. Damit habe ich schon eine Sicherung des 2800W zurückgespielt.

In nächster Zeit versuche ich, die Sicherung des 2800W auf einen 4700W aufzuspielen.

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JonasThiel — Wed, 26 Oct 2022 07:14:23 GMT

@vogtsburger schrieb:

... jeder Mitarbeiter soll ja das 'Vergnügen' mit dem Scannen haben und nicht nur eine einzige Person

... wir haben genau einen Scanner in der Kanzlei ... Dieser wird für den Posteingang benutzt

Sollte das nicht der way2go sein? 😉

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andreashofmeister — Wed, 26 Oct 2022 07:36:47 GMT

@oliverstippe schrieb:
Sichern kannst Du mit dem Mass Development Tool von Brother. Damit habe ich schon eine Sicherung des 2800W zurückgespielt.

In nächster Zeit versuche ich, die Sicherung des 2800W auf einen 4700W aufzuspielen.

Ok, klasse für den Tipp.

Dann teste ich das mal (und berichte). Bin gespannt, ob es das ist, was ich letztendlich versucht habe, zu beschreiben.....

Wäre dann aber der Hammer...!

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vogtsburger — Wed, 26 Oct 2022 07:40:54 GMT

... wurde bereits an anderen Stellen in der Community diskutiert ...

... und funktioniert (jedenfalls was die 2800er betrifft) ...

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vogtsburger — Wed, 26 Oct 2022 07:54:56 GMT

@JonasThiel schrieb:
[...]
... wir haben genau einen Scanner in der Kanzlei ... Dieser wird für den Posteingang benutzt
Sollte das nicht der way2go sein?
[...]

... nur wenn das so gewollt ist oder wenn man keine bessere Alternative sieht ...

Also wird 1 bestimmte Person dazu 'verdonnert', alle Papier-'Konvolute' der Mandanten zu 'digitalisieren ?

... und das, was auf anderen Wegen (digital) hereinflattert, läuft auch über eine zentrale Stelle, z.B. über 1 E-Mail-Adresse ?

... oder direkt an die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter und von dort weiter zum "Posteingang" ?

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andreashofmeister — Wed, 26 Oct 2022 08:07:18 GMT

@vogtsburger schrieb:
... wurde bereits an anderen Stellen in der Community diskutiert ...
... und funktioniert (jedenfalls was die 2800er betrifft) ...

Danke für einen Link dann, @vogtsburger . Bin mir nicht sicher, ob es diese Konfigurationseinstellungen sind, die an anderen Stellen "diskutiert" wurden.

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JonasThiel — Wed, 26 Oct 2022 08:32:13 GMT

@vogtsburger schrieb:

@JonasThiel schrieb:
[...]
... wir haben genau einen Scanner in der Kanzlei ... Dieser wird für den Posteingang benutzt
Sollte das nicht der way2go sein?
[...]
... nur wenn das so gewollt ist oder wenn man keine bessere Alternative sieht ...

Also wird 1 bestimmte Person dazu 'verdonnert', alle Papier-'Konvolute' der Mandanten zu 'digitalisieren ?

... naja, die Finanzamtsbriefe werden größtenteils nicht digital bereitgestellt. Eine Person muss die Briefe halt einscannen.
Mandantenunterlagen bekommen wir extrem selten per Post.

... und das, was auf anderen Wegen (digital) hereinflattert, läuft auch über eine zentrale Stelle, z.B. über 1 E-Mail-Adresse ?
... oder direkt an die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter und von dort weiter zum "Posteingang" ?

Teils Teils, das wird dann alles über das DATEV DMS abgebildet...

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RAHagena — Wed, 26 Oct 2022 08:43:58 GMT

@vogtsburger schrieb:

@JonasThiel schrieb:
[...]
... wir haben genau einen Scanner in der Kanzlei ... Dieser wird für den Posteingang benutzt
Sollte das nicht der way2go sein?
[...]
... nur wenn das so gewollt ist oder wenn man keine bessere Alternative sieht ...

Also wird 1 bestimmte Person dazu 'verdonnert', alle Papier-'Konvolute' der Mandanten zu 'digitalisieren ?

... und das, was auf anderen Wegen (digital) hereinflattert, läuft auch über eine zentrale Stelle, z.B. über 1 E-Mail-Adresse ?

... oder direkt an die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter und von dort weiter zum "Posteingang" ?

bei uns ist seit 2018 die Scannerbox im Einsatz, kann ich jeder Kanzlei nur empfehlen. Auch wenn es nicht mehr die Massen sind, die da durchwandern, macht es einfach bedeutend mehr Spaß, scannen an sich ist schlimm genug.

Bei uns hat jeder Mitarbeiter einen eigenen Benutzer in der Scannerbox, von da aus geht es entweder direkt zu meineSteuern oder Belege online oder für lokale Sachen auf ein Netzlaufwerk, das dann über den Dokumentenkorb abgerufen wird. Geht auch direkt, aber dann gibt es keinen Knigge und kein PEA...

Die neue hat 120 Seiten pro Minute.

Natürlich scannt eher der Azubi als die Steuerberaterin ganze Buchführungen ein, aber einzelne Dokumente scannt man im Zweifel schneller selber ein.

HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? [Update 2022]

vogtsburger — Wed, 26 Oct 2022 10:13:42 GMT

ein Hochleistungs-Scanner hat natürlich seinen besonderen Charme, genauso wie andere Hochleistungs-Geräte

... aber hier spielt die 'bauphysikalische' Größe einer Kanzlei sicher eine große Rolle

Wenn das Hochleistungs-Gerät gut und schnell zu erreichen ist, vielleicht sogar mit Sichtkontakt, dann kommen sich die Scannenden nicht in's Gehege, es sei denn eine Person blockiert das Gerät für längere Zeit mit einer umfangreichen Belegesammlung.

... bei uns teilen sich durchschnittlich jeweils 2 Mitarbeiter 1 Scanner

Da gibt es keine Abspracheprobleme.

... und wenn tatsächlich mal ein Scanner "zickt", kann man in Sekunden auf einen anderen Netzwerkscanner umswitchen. Bei einem zentralen Gerät müsste man erst den Support einfliegen lassen

Unser Kanzlei-Gebäude ist recht groß, die Flure sind lang, die Arbeitsräume verteilen sich auf zwei Etagen. Ein einziges Hochleistungsgerät (Scanner, Drucker, Fotokopierer etc.) würde also sowieso nicht reichen, wenn man weiterhin lieber 'föderalistisch' als 'zentralistisch' arbeiten will.

... und mehrere Hochleistungsgeräte anzuschaffen, wäre dann doch etwas 'zu viel des guten' ... Geldes 🙂

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vogtsburger — Wed, 26 Oct 2022 10:39:07 GMT

@andreashofmeister schrieb:
[...] Danke für einen Link dann, @vogtsburger . Bin mir nicht sicher, ob es diese Konfigurationseinstellungen sind, die an anderen Stellen "diskutiert" wurden [...]

... wenn Sie schon den Begriff diskutiert in Zweifel ziehen, lohnt es sich nicht, weiter darüber zu diskutieren. Für mich war der dortige ... Austausch von Informationen ... (um das Wörtchen diskutieren nicht wieder zu strapazieren) jedenfalls hilfreich

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andreashofmeister — Wed, 26 Oct 2022 10:40:42 GMT

@vogtsburger schrieb:

@andreashofmeister schrieb:
[...] Danke für einen Link dann, @vogtsburger . Bin mir nicht sicher, ob es diese Konfigurationseinstellungen sind, die an anderen Stellen "diskutiert" wurden [...]
... wenn Sie schon den Begriff diskutiert in Zweifel ziehen, lohnt es sich nicht, weiter darüber zu diskutieren. Für mich war der dortige ... Austausch von Informationen ... (um das Wörtchen diskutieren nicht wieder zu strapazieren) jedenfalls hilfreich

Sehr gerne doch...

HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? [Update 2022]

rlueke — Mon, 31 Oct 2022 07:35:55 GMT

Hallo @metalposaunist ,

erst einmal vielen Dank für den ausführlichen Artikel.

Ich bin ja eigentlich Freund von Königsweg 2 (UploadMail).

Ich hatte bereits einen Brother ADS-2800W entsprechend konfiguriert. Dann ein paar Scanprofile und der Mandant braucht nur noch eine Taste drücken und scannt direkt nach UO.

Leider funktioniert das ganze seit einiger Zeit nicht mehr.

Habe jetzt noch einmal alles neu eingestellt, der Scanner schafft es aber nicht die Dokumente per E-Mail zu versenden.

Es kommt folgende Fehlermeldung:

Konfiguration des E-Mail-Versands

Die Überprüfung des Server-Zertifikats war nicht erfolgreich. Um dies zu korrigieren, importieren Sie entweder das passende CA-Zertifikat oder deaktivieren Sie "Server-Zertifikat verifizieren" (wenn die Verifikation nicht notwendig ist).

SMTP-Einstellungen wie folgt:

Hast Du eine Idee, warum es nicht funktioniert? Liegt es daran, dass der Scanner nicht mehr die aktuellen TLS-Anforderungen bedienen kann (TLS 1.2).

Gibt es evtl. eine Alternative?

Wünsche allen morgen einen schönen Feiertag!

HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? [Update 2022]

metalposaunist — Mon, 31 Oct 2022 08:22:34 GMT

@rlueke schrieb:
deaktivieren Sie "Server-Zertifikat verifizieren"

Hilft also auch nicht? Im Screenshot ist der Haken noch gesetzt. Firmware vom Brother ist auch aktuell?

HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? [Update 2022]

rlueke — Mon, 31 Oct 2022 15:12:32 GMT

Den Haken hatte ich bereits rausgenommen, dann kommt folgende Fehlermeldung:

(Firmware ist aktuell!)

HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? [Update 2022]

metalposaunist — Mon, 31 Oct 2022 16:37:26 GMT

Könnte an der Microsoft Umstellung liegen, BASIC AUTH nicht mehr unterstützen zu wollen. SMTP soll davon verschont bleiben aber so ganz rund läuft das bei MS nicht: Datev E-Mail-Versand und Micorosft Modern Authentication

Auch wir sind meines Wissens nach davon betroffen, als wir von Exchange 2010 auf Exchange online gewechselt sind. Es melden sich reihenweise User, deren Outlook sagt: Kennwort eingeben, was aber nicht geht. Dann hilft da wohl nur ein neues FXLogix Profil?! Wir sind gerade zusammen mit dem Solution Partner an einer Lösung dran.

HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? [Update 2022]

rlueke — Tue, 01 Nov 2022 09:36:38 GMT

Tja, manchmal ist doch alles ganz einfach.

Nachdem ich verschiedene Provider ausprobiert hatte, habe ich schlussendlich nun bemerkt, dass die Zugangsdaten falsch eingetragen waren.

Nun hat es funktioniert (über outlook.de).

Königsweg 2 ist somit eingerichtet.

5 Shortcuts (Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kasse, Sonstige, Lohn).

Seite in den Scanner, ein Tastendruck, Beleg wird noch UO gesendet.

Einfacher geht es eigentlich nicht mehr bei überschaubarem Scanvolumen.

Wünsche allen einen schönen Feiertag!

HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? [Update 2022]

oliverstippe — Tue, 22 Nov 2022 07:50:01 GMT

@oliverstippe schrieb:
Sichern kannst Du mit dem Mass Development Tool von Brother. Damit habe ich schon eine Sicherung des 2800W zurückgespielt.

In nächster Zeit versuche ich, die Sicherung des 2800W auf einen 4700W aufzuspielen.

Versuch misslungen. Leider sind die beiden Geräte nicht kompatibel. Also Handarbeit am 4700er.

HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? [Update 2022]

metalposaunist — Tue, 22 Nov 2022 07:51:35 GMT

Aber der 4700W ist dem 2800W ebenbürtig oder gar besser? Wenn nicht, muss ich Post #1 anpassen und die Empfehlung ändern 😇.

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oliverstippe — Tue, 22 Nov 2022 07:52:36 GMT

Werde berichten. Lasse die beiden später gegeneinander antreten.

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oliverstippe — Tue, 22 Nov 2022 09:11:43 GMT

Zunächst einmal ist der 4700er erheblich kleiner als der 2800er. Die weiße Farbe des Gehäuses sieht auch besser aus. Damit fällt er innerhalb von Büroumgebungen nicht so auf wie der 2800er.

Von der Scanqualität sind beide gleich. Auch bei der Scangeschwindigkeit nehmen sie sich nicht viel. Bei einem Testlauf mit 30 Seiten in s/w war der 2800er eine Sekunde schneller.

Der 2800er ist jedoch flotter bei der Übertragung über WLAN sowie in der gesamten internen Verarbeitung, wenn man Einstellungen etc. über den Touchscreen macht. Hier ist der 4700er etwas behäbiger. Dafür ist der Touchscreen hier größer.

Die Webinterfaces der beiden sind nahezu identisch in Aufbau und Aussehen. Das Interface des 4700er sieht etwas moderner aus.

Ebenbürtig ja, besser als der 2800er jedoch nicht. Der 4700er ist kleiner bei gleicher Leistung. Somit hat man hier nicht so einen Trümmer auf dem Tisch (oder wo auch immer), was mir persönlich gefällt.

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vogtsburger — Tue, 22 Nov 2022 10:28:16 GMT

@oliverstippe schrieb:
[...] Somit hat man hier nicht so einen Trümmer auf dem Tisch [...]

... mir persönlich ist die Robustheit solcher Geräte wichtiger als die Schönheit.

... die Geräte müssen ja schließlich auch den manchmal ziemlich unsanften Umgang durch die 'Trümmerfrauen' und 'Grobmotoriker' unter den Mitarbeitern überleben

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oliverstippe — Tue, 22 Nov 2022 10:34:56 GMT

Bei Ihnen scheint ja was los zu sein @vogtsburger .😃 Nicht böse sein, wenn ich keinen Crash-Test extra für Sie mache.

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iam-user399 — Sat, 21 Jan 2023 07:56:05 GMT

Hallo,

bin in diesem Datev Belege Bereich Noob.

Ist folgende Bearbeitungstechnik möglich oder welche Optimierungen wären gut?

30 gemischte Eingangsrechnungen 1-3 Seiten lang

scan profil 1 taste im epson programm

> speichere als nicht durchsuchbare PDF

in c:\scans\eingangs-rechnungen-upload

am Scanner:
30 x einlegen der jeweiligen Rechnungen
30 x drücken der Scan-Profil-Taste

= 30 hochgeladene Belege werden angezeigt im Datev Unternehmen Online.

++++

b) "einen Stapel einscannen mit Trennseiten"

Next Level ist dann eine halbe oder ganze weiße Seite jeweils als Trennseite zwischen die 30 Eingangsrechnungen zu tun und in nur einem 1x Arbeitsgang Stapel einzuscannen?
Trennseiten Erkennung und "PDF Dateien Trennung muss EPSON/Brother Programm durchführen"

Im Unternehmen Online wären dann 30 getrennte Eingangsrechnungen zu sehen nehme ich an.

Falls vorhanden bei EPSON/Brother: ist es auf jeden Fall empfehlenswert "durchsuchbare PDF" zu erstellen weil "Datev Unternehmen online" dann noch mehr Angaben auf den Belegen erkennen kann?

++++

vorhandene Scanner:

EPSON DS-410 (usb) mit ADF

Brother Tischscanner (usb) mit ADF

++++

Besten dank für ein Kommentar!

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peter — Sat, 21 Jan 2023 08:15:12 GMT

Halo,

ich würde 1 Profil für einseitige Rechnungen und 1 Profil für mehrseitige Rechnungen anlegen.

Das Profil für einseitige Rechnungen würde ich so einstellen, dass für jede eingescannte Seite eine PDF-Datei erzeugt wird.

Vorteil: Die einseitigen Rechnungen kann ich ein einen Stapel sortieren und dann auf einen Rutsch einscannen.

Im übrigen würde ich bei den Lieferanten darauf hinwirken, dass die Rechnungen per Email gesendet werden, so dass ein Scannen dieser Rechnungen gar nicht mehr notwendig ist.

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RAHagena — Sat, 21 Jan 2023 14:16:30 GMT

Alle bei denen nicht dreißig Rechnungen am Tag ankommen sollten es gar nicht soweit kommen lassen, indem Rechnungen bei Eingang bei Eingang gescannt werden, entweder auf ein Belegtransfer-Netzlaufwerk oder direkt scan2mail.

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iam-user399 — Sun, 22 Jan 2023 08:40:47 GMT

>oder direkt scan2mail

kann man Belege z.B. eingangsrechnungen

via Email anhang an unternehmen online schicken?

(ums sie dort händisch-manuell weiterzuverarbeiten)

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peter — Sun, 22 Jan 2023 08:58:18 GMT

Hallo,

schauen Sie sich mal das Dokument 1007550 an

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RAHagena — Sun, 22 Jan 2023 10:58:47 GMT

Upload Mail ist die mit Abstand beste (weil direkteste) Möglichkeit, die Eingangsrechnungen in DUO verfügbar zu machen, das sollte das Erste sein, was im Rahmen der Einrichtung von Unternehmen online mit eingerichtet wird.

Das Info-DB Dokument gibt die richtige Antwort, hier die Kurzform:

Gehen Sie in DUO auf Belege

https://webapps.datev.de/duo-mydatev-apphost/app/1114

Oben "Einstellungen"-> Upload Mail -> konfigurieren

dort den Anweisungen folgen.

Wie es von da aus weitergehen kann, habe ich hier beschrieben: https://digitaler-steuerberater-ostfries.land/tools-2021/

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iam-user399 — Mon, 23 Jan 2023 06:53:34 GMT

....aus der buchhaltung kam

die bemerkung das belege gestempelt und beschriftet bzw. kontiert werden und deshalb ein ausgedrucktes exemplar benötigt wird, was soll ich darauf antworten?

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RAHagena — Mon, 23 Jan 2023 08:20:15 GMT

@iam-user399 schrieb:

....aus der buchhaltung kam
die bemerkung das belege gestempelt und beschriftet bzw. kontiert werden und deshalb ein ausgedrucktes exemplar benötigt wird, was soll ich darauf antworten?

Kommt drauf an, zu welchem Zweck dies gemacht wird, für interne Prozesse kann man den digitalen Beleg problemlos ausdrucken... wenn relevante Informationen aufgebracht werden, muss dieser Papier-Beleg jedoch zusätzlich zum digitalen Eingangsbeleg aufbewahrt werden. Auch Einscannen ändert da erst einmal nichts dran (bitte kein ersetzendes Scannen).

Die Informationen, die gestempelt oder beschriftet werden, können stattdessen viel besser digital hinzugefügt werden.

- Kontierung ist überflüssig, da kümmert sich DATEV drum, wenn DATEV das nicht automatisch richtig macht, kann der Kontierer in Belege online die Kontierung hinterlegen (-> Kontierung in DUO ist nicht effektiv)

- Stempel entweder überflüssig (Eingang) oder viel schöner online (Belegfreigabe)

Das Einzige was bleibt, sind darüber hinausgehende Informationen (Ware retourniert mit Grund), Prosa auf den bisherigen Belegen. Das geht tatsächlich nicht gut, lässt sich aber wenn man will auch lösen.

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mic — Thu, 20 Jul 2023 14:49:11 GMT

Da Brother eine Serie an Dokumentenscannern rausgekommen hat, habe ich heute einmal den ADS-3600W gegen den neuen ADS-4700W antreten lassen.

Den Test habe ich durchgeführt, da der neue ADS-4700W nur eine 100Mbit-Netzwerschnittstelle hat, gegenüber der 1.000Mbit-Netzwerkschnittstelle des Vorgängers. In diversen Rezessionen wurde dieser Umstand als gravierender Mangel angepriesen.

Gescannt habe ich die AGB für Steuerberater des DWS mit Stand Juli 2018. Der Anschluss erfolgte über das Netzwerk.

Der erste Scann erfolgte mit 24 Bit Farbtiefe bei 1200x1200 dpi simplex. Es wurde nur einmal die erste Seite gescannt.

ADS 3600W: 0:20,52 Minuten

ADS 4700W: 0:19,53 Minuten

Der zweite Scann erfolgte mit Auto-Farbeinstellung bei 300x300 dpi und duplex. Es wurden 55 Blätter der AGBs, mit 110 Seiten gescannt

ADS 3600W: 2:35,51 Minuten

ADS 4700W: 2:15,18 Minuten

Von meiner Seite aus gibt es keine bedenken bezüglich des Netzwerkanschlusses der neuen Serie.

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chrisocki — Thu, 10 Aug 2023 07:26:35 GMT

Mal eine Frage zu dem Brother-Scanner (ich liebe das Ding)...

Wenn ich via Brother ControlCenter scanne, kann ich die Ultraschall-Mehrfach-Erkennung abschalten.

Das kommt gern bei "aufgeklebten" Belegen zum Einsatz (Tankquittung o.ä. ist auf einem A4-Bogen aufgeklebt / Tankquittung wird in die "DATEV Fax-&Scan-Hülle eingelegt).

Frage: Kann ich die Erkennung auch abschalten, wenn ich am Scanner direkt (Bsp. Scan2Mail -> Upload-Mail) den Scan durchführe... Ich hab in den Optionen (Webmenü / Display / Favoriten) nichts gefunden... Der Scanner muckt dann auch entsprechend wenn ich es versuche...

Danke und Grüße

Chr.Ockenfels

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chrisocki — Thu, 10 Aug 2023 07:42:10 GMT

Gefunden...

Am Gerät in die Geräteeinstellungen --> Erkennung Mehrfacheinzug --> aus

Handbuch Seite 37

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chrisocki — Mon, 21 Aug 2023 10:05:40 GMT

@metalposaunist schrieb:
im Netzwerk angeschlossen mit LAN-Kabel
Hierbei gibt es prinzipiell 3 Möglichkeiten:
Brother Utilities / iPrint & Scan (funktional ohne Unterschiede zum USB-Kabel)
DATEV Belegtransfer (Königsweg 1)
DATEV Upload Mail (Königsweg 2)

Nun ja.... manchmal kommt es anders... Ich wollte heute beim Mandanten Scan2Mail von einem "HP OfficeJet Pro 8710" einrichten...

1. Mailkonfiguration über das Webmenü aufgerufen

2. Serverdaten und Anmeldedaten hinterlegt

3. Testmail versendet --> an meinen Account ohne Probleme

4. im Adressbuch die DATEV-Adressen des DUO hinterlegt.

5. Testscan in Richtung DUO. Scanner/MFP sagt "Mail versendet"

6. DUO-Posteingang..................................................................................... nüscht....

Nach langem hin und her habe ich in dem obigen Adressbuch die Zieladressen so vorgefunden:

--> xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx@uploadmail.da

Adressbuch aufgerufen, Kontakt bearbeiten... Mailadressenfeld lässt nicht mehr zu..... Aaarrgggghhhhh.....

Den Programmierer sollte man <bleep>

Mal sehen ob der Mandant in Zukunft bereit ist einen Stellplatz für einen Brother ADS freizuschaffen...

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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metalposaunist — Mon, 21 Aug 2023 10:16:57 GMT

Dann kannst Du ja eine interne, kürzere E-Mail Adresse erstellen und diese dann an DATEV weiterleiten 😂. Müsste dann nur "richtig" weitergeleitet werden bzw. in dem Fall die richtige SMTP Adresse freigeschaltet werden 😇. Nicht schön aber geht. HP halt - Server können die noch. Beim Rest gibt es schönere Alternativen wie Dell & Lenovo. Fujitsu ist ja nun auch weg vom Fenster: Fujitsu beendet Verkauf von Notebooks und Desktop-PCs in Europa

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chrisocki — Mon, 21 Aug 2023 10:56:05 GMT

@metalposaunist schrieb:
Dann kannst Du ja eine interne, kürzere E-Mail Adresse erstellen und diese dann an DATEV weiterleiten. Müsste dann nur "richtig" weitergeleitet werden bzw. in dem Fall die richtige SMTP Adresse freigeschaltet werden.

jaaaa.... könnte man.... wenn:

- man selber Herr des Mailservers wäre (externes Systemhaus mit Exchange aber nicht Exchange online)

- das externe Systemhaus wüsste was es tut... klang am Telefon nicht so...

- es wieder nur ein "Würg-Arround" darstellt...

Da der Mandant selber auch nicht 100%-sattelfest im EDV-Handling ist, belassen wir es für den Anfang so. Solang der Mandant es schafft die Scans2Mail sich selber zuzustellen und dann via manuelle Weiterleitung an DATEV, haben wir schon mehr gewonnen wie mit dem bisherigen "Pendelordner"...

Bei manchen Mandanten muss man eben langsam aber stetig voranschreiten... ist halt so...

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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TaxiBW — Mon, 18 Nov 2024 10:53:10 GMT

Eine Verständisfrage - bei Verwendung des automatisierten Upload - habe ich doch das Problem, dass das gescannte Dokument mir nicht unmittelbar zur Verfügung steht um es in mein DMS zu schieben?! Oder habe ich da was verpasst?!

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Nil — Wed, 15 Jan 2025 15:22:15 GMT

Hallo,

ich bin gerade auf der Suche nach einem Scanner.

Würdest du den ADS-4700W empfehlen?

Würde damit Rechnungen für die Buchhaltung scannen (unter anderem Benzinbelege)

aber auch mehrere Seiten Verträge zur Digitalisierung.

Viele Grüße

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matthiass — Thu, 16 Jan 2025 07:41:08 GMT

Hallo @Nil ,

ist bestimmt ein guter Scanner. Bei der Geräte Auswahl folgendes bedenken:

-wie hoch ist das Scannaufkommen täglich

-wie schnell muss der Scanner sein

-ist Trennung mit Bar- QR Codes notwendig

-muss der Scanner Netzwerkfähig sein

usw.

Der Brother z.B. schafft 40 Seiten/Min, der Epson WorkForce DS-970 schafft 85.

Vorlagen Einzug 80 vs. 100 Seiten.

Mit dem Brother haben hier viele Erfahrung.

Wenn das Scann Volumen nicht mittel bis hoch ist, würde ich den Brother nehmen.

Bei mehr Volumen eher den Epson.

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Nil — Thu, 16 Jan 2025 07:52:21 GMT

Hallo @matthiass

Vielen lieben Dank. Das hilft mir unheimlich. Ich hab mir auch Vergleiche angeschaut, aber dann die "nur" 3Sterne Bewertung bei Brother entdeckt und war irritiert.

Ich hab aktuell nicht sooo viel. Vielleicht 30-50 Seiten pro Tag.

Liebe Dank für die Antwort, dann werde ich mich doch für den Brother entscheiden.

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matthiass — Thu, 16 Jan 2025 08:13:16 GMT

Bei dem releativ geringen Scan Volumen kann es dann vielleicht auch ein Brother ADS 4100N sein, die sind noch ein Stück günstiger und eben etwas langsamer.

Der Scan Einzug ist der gleiche zum 4700 (was Wartungskit ist für beide gleich) nur eben softwaremäßig auf 35S/Min gebremst. Die Software ist für beide Scanner gleich, das sieht man bei den Downloads auf der Brother Seite.

Vergleich mal wirklich die Features der beiden, und entscheide nach dem was du brauchst. Wenn kein Hochleistungsgerät benötigt wird, dann ruhig ein einfacheres nehmen. Das Scannen ist kein Hexenwerk.

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Nil — Thu, 16 Jan 2025 08:31:01 GMT

Danke für den Tipp, ich werde beide vergleichen. Aber ein Brother wird es. Hatte ich früher auch mal gehabt. Aber eine ältere Version

HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? [Update 2022]

march — Wed, 05 Mar 2025 09:22:53 GMT

oben werde ja reine Scanner angesprochen - aber der eine oder andere User wird evtl. auch MTF mit einb. wollen.

im Hinblick auf Brother Multifunktionsgerät hier eine allgemein Anmerkung:

Wenn Druckerhersteller die Kunden einschränken – Brothers neue Firmware-Politik

(einen sep. Thread diesbzgl. aufzumachen ist nicht sinnvoll - daher nur hier der Hinweis)

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prudentius — Tue, 22 Apr 2025 09:48:06 GMT

oben werden große Geräte angesprochen, aber wie sieht's aus mit einem Smartphone als Scanner?

ich nutze sporadisch die App Adobe Scan und bin sehr zufrieden mit dem was es alles kann. Die PDF schicke ich direkt weiter per EMail, wenn nötig. Besonders bei Kassenbons ist das Fotografieren angenehmer, da man diesen Deckel nicht immer zu klappen muss.

Ansonsten gibt's ja die Datev Scan App Upload mobil. Aber die Qualität ist so naja und für den Einsatz in der Kanzlei unsinnig.

Hat jemand schon ein Smartphone als Scanner im Einsatz? Evtl. mit so einer Smartphonehalterung? Oder was haltet ihr davon?

Am liebsten würde ich die hochwertige 4k Webcam nutzen, die auf meinen Tisch gerichtet ist, um Dokumente einzuscannen. Gibt's da schon was?😁

HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? [Update 2022]

march — Tue, 22 Apr 2025 10:09:19 GMT

ein gutes scan-Ergebnis setzt sich ja aus div. Komponenten zusammen:

Qualität/Textschärfe
Zielgröße des Dokuments bspw. DIN A4 (wegen evtl. Ausdrucke)
PDF mit minimaler Größe
OCR-Erkennung

Der scan mit dem Handy ist teilweise verwackelt/nicht scharf genug/nicht gleichmäßig belichtet (Schattenwurf) bzw. die Dokument-Kanten müssen geglättet werden usw. wobei gerade die dann folgende Nachbearbeitung die OCR und (minimale) Größe eine Herausforderung sein können.

(wenn man die Angelegenheit fachmännisch aufgreift und weiter denkt bzw. zukünftige Nachbearbeitungen/Analysen ... denn bis vor wenigen Jahren galt ja, Hauptsache jpg/tiff o.ä.)

Am Besten ist jedoch den Klienten/Mandanten/Kunden/Lieferanten behilflich zu sein mit Musterschreiben/-Abläufe so schnell wie möglich vollständig auf eRechnungen umzustellen.

Dh. hier muss/sollte man selbst tätig werden und auch die Gegenseite aktiv auffordern.

PS: wobei hier in diesem Thread aber solch eine Diskussion nicht zielführend ist, dies sollte separat gemacht werden