Thema "Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?" in Unternehmen online

Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

sabine13 — Tue, 06 Mar 2018 09:34:20 GMT

Wir starten ganz neu mit Unternehmen online.

Mit welcher Beraternummer sollte der Mandat eingerichtet werden, mit unserer eigenen (Steuerberater Beraternummer) oder mit seiner eigenen Beraternummer? Insbesondere hinsichtlich der Rechteverwaltung.

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

mkinzler — Tue, 06 Mar 2018 09:42:38 GMT

Ich würde den Fall in der Unterberaternummer des Mandanten anlegen. Diese Nummer muss auch in Rewe verwendet werden.

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

marcohüwe — Tue, 06 Mar 2018 09:51:09 GMT

Hallo,

kleiner Tipp: Kennen Sie den Leitfaden von DATEV dazu:

https://www.datev.de/web/de/mydatev/online-anwendungen/datev-unternehmen-online/unternehmen-online-einrichten/

Hier wird unter Punkt 4 die Einrichtung mit Ihrer Frage beschrieben:

https://www.datev.de/web/de/media/datev_de/pdf/sonstige_pdfs/einstieg_in_datev_unternehmen_online_kanzlei.pdf

Wir nutzen übrigens - entgegen dem letzten Beitrag - immer unsere Berater/Mandantennummer (*) und steuern das über die Rechteverwaltung (Vorsicht dort mit "Wildcards" = *).

Ansonsten wird das (vor allem bei bestehenden Buchhaltungen) aus Erfahrung ein nicht unerheblicher Aufwand:

Beraternummer in eigenem Rewe-Bestand ändern
Buchungsbeleg Lodas -> abweichende Beraternummer hinterlegen
AP Comfort - unter abweichender Beraternummer speichern
AP Comfort - Kanzleiberaternummer für Auswahl von Textbausteinen etc. wieder hinterlegen
bei Kontrollabfragen zur Offenlegung beim Bundesanzeiger jede Beraternummer mühsam einzeln abfragen

(*) zur Klarstellung: Die Bestellung von UO sowie der Smartcards/mIdentity erfolgt immer auf die zuvor beantrage neue mandantengenutzte Beraternummer (s. Hinweis Herr Ockenfels unten). Mit "nutzen" ist hier die Beraternummer gemeint, unter der die Buchführung angelegt wird oder längst schon besteht - und damit zwangsweise für den Datenaustausch auch UO.

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

kleinerotehexe — Fri, 09 Mar 2018 09:21:40 GMT

Hallo,

ich rate auch dazu, die Kanzlei-Beraternummer zu verwenden.

Über die Unter-Beraternummer gibt es meiner Meinung nach zu viele Hindernisse bzw. Fehlerquellen.

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

chrisocki — Fri, 09 Mar 2018 09:32:59 GMT

Hallo,

1. auf KEINEM Fall die Kanzlei-Beraternummer verwenden!!!! Ein kleiner Fehler in den Berechtigungen der SmartCards und der Mandant sieht alle Mandanten --> im Anschluss kann der verantwortliche StB/WP direkt "das Buch zumachen"!!!!! Das wäre fahrlässig und ggf sogar Vorsatz zu einer Datenschutzverletzung. Im Sinne der Berufsordnung und Datenschutzgesetz (später EU-DSGVO).

2. Bei der Anlage eine SmartCard weist die DATEV sehr deutlich darauf hin, dass Mandanten NIEMALS eine Kanzlei-SmartCard bekommen dürfen/sollen!

3. Lizenztechnisch ebenfalls nicht gestattet! Für die Nutzung von Unternehmen online muß ein Vertrag für den Mandanten existieren. Und dass geht nur mit einer mandantengenutzten Beraternummer.

4. Wir/Ich kenne nicht eine Situation, in der der Mandant eine Kanzlei-SmartCard braucht. In den letzten Jahren, seit es UO gibt, gab es NIE ein derartiges Bedürfniss!!!!!

5. Wenn der Mandant eine eigene Beraternummer hat, kann der Fibu-Bestand und der UO-Bestand durchaus weiterhin auf der Kanzlei-Beraternummer liegen bleiben. Dann müssen aber auch die Rechte korrekt administriert werden, damit auch hier der Mandant nicht mit einem Mal alle anderen Mandanten sieht und öffnen kann. Das geht und ist kein Hexenwerk!

Ich verweise auch mal auf die kürzliche Diskussion hier in der Newsgroup:https://www.datev-community.de/thread/10387

Gruß

Chr.Ockenfels

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

chrisocki — Fri, 09 Mar 2018 09:34:24 GMT

Die Verwendung der Mandantenberaternummer ist wünschens- und lobenswert, aber nicht notwendig! Es kann der Bestand durchaus auf der Kanzlei-Beraternummer verbleiben.

Gruß

Chr.Ockenfels

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

Silvija_Döbereiner — Fri, 09 Mar 2018 10:45:50 GMT

Hallo,

wir empfehlen, die Bestellung und Einrichtung von Unternehmen online aus dem DATEV Arbeitsplatz zu starten und dann dem Assistenten zu folgen.

Alle relevanten Berater- und Mandantennummern (= Ordnungsbegriff) werden hierbei automatisch vorbelegt.

Damit der Datenaustausch zwischen Kanzlei und Mandant funktioniert, ist es wichtig, dass der Mandant in DATEV Unternehmen online mit dem gleichen Ordnungsbegriff (= Berater- und Mandantennummer) angelegt wird, wie er in Kanzlei-Rechnungswesen geführt wird.

Detailiertere Informationen zu der Einrichtung bekommen Sie im Einrichtungsleitfaden im Beitrag von Herrn Hüwe (Danke für die Verlinkung )

Ein schönes Wochenende und viele Grüße

Silvija Radicek

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

RAHagena — Fri, 06 Apr 2018 10:59:47 GMT

Wie wäre es denn eigentlich, wenn man beide Beraternummern so erfassen könnte, wie man sie hat?! Unternehmen online sucht sich dann das heraus, was es jeweils gerade braucht? Ich selber habe mich schon darüber geägert, hier im Forum taucht die Frage regelmäßig auf, offenbar ist das ein Problem. Wenn einfach beide Nummern erfasst werden könnten, müsste man sich nicht mehr fragen, welche es denn gerade sein darf/muss/sollte.

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

Silvija_Döbereiner — Thu, 12 Apr 2018 12:57:11 GMT

Hallo,

beide Beraternummern zu erfassen ist nicht möglich, da die Daten nur einem Bestand im DATEV Rechenzentrum zugeordnet werden können.

Wenn die Kanzlei den Mandanten in ihrem Rechnungswesen-Programm unter der Beraternummer X und Mandantennummer Y angelegt hat, muss der Mandant in Unternehmen online ebenfalls unter der Beraternummer X und Mandantennummer Y angelegt werden, damit ein Datenaustausch erfolgen kann.

Wenn Sie die Funktion "Unternehmen online einrichten" über den DATEV-Arbeitsplatz verwenden, werden automatisch die korrekten Nummern vorbelegt.

Viele Grüße aus dem sonnigen Nürnberg

Silvija Radicek

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

RAHagena — Thu, 12 Apr 2018 14:55:28 GMT

"Nicht möglich" ist generell eine sehr gewagte Aussage in der Software-Entwicklung...

Mir fallen spontan zwei Möglichkeiten ein; denn der Wunsch war nicht, beide Bestände gleichzeitig zu nutzen, sondern lediglich, beide Bestände referenzieren zu können. Dann soll sich die Software (situationsbezogen) den richtigen Bestand rausussuchen.

Meinetwegen könnte die Software an dieser Stelle auch die beiden Bestände synchronisieren. Dann gibt es nur noch einen für den Zugriff, denn die Eingabe des Benutzers stellt sicher: Es handelt sich um denselben Mandanten.

In jedem Fall möchte ich aber eine Synchronisierung mit meinem Kanzlei-Bestand, dafür mache ich das ja gerade!

Am wenigsten Arbeit wäre es dementsprechend, den entsprechenden Eintrag um "(Kanzlei)" zu erweitern und einen Info-Provider zu machen "Mdt geht auch, dann aber kein Abruf".

Oder man stellt die Erfassung in eine Radio-Group, so dass nur einer der beiden Einträge aktiv sein kann und weist bei der Erfassung mit gelbem Error Provider an der Erfassung der Mandanten-Beraternummer hin, dass man doch besser die Kanzlei-Nummer verwenden soll.

...Das wäre sogar schon jetzt, wo nur eine Nummer erfasst wird, prüfbar...

Der wiederholte Hinweis darauf, dass an anderer Stelle sichergestellt wird, dass die richtige Nummer eingetragen wird, ist außerdem nur wenig hilfreich.

Mir selber ist es zwei Mal passiert, dass ich erst hier im Forum suchen musste, um die richtige Lösung zu finden, hier taucht es regelmäßig als Frage auf, welche Nummer denn zu verwenden sei... offensichtlich gibt es Wege an dem Assistenten vorbei.

Dort ist die gestellte Frage nach der Mandantennummer aus Anwendersicht nicht eindeutig zu beantworten! Zu diesem Zeitpunkt (DUO neu) liegend zwingend zwei vor, man kann aber nur eine davon erfassen! Das ist total nervig, bitte ändern sie das- wie auch immer, möglich ist dies fraglos.

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

chrisocki — Fri, 13 Apr 2018 05:00:29 GMT

Hmm...

grundsätzlich interessante Möglichkeit. ABER: Bereits heute sind viele Anwender davon überfordert, wenn die Fibu und Lohn auf verschiedenen Beraternummern erledigt wird (Kanzlei macht Lohn / Mandant bucht selbst). Klar gibt es die Schlüsselung im Lohn für den Buchungsbeleg... aber die Wenigsten kennen diese Möglichkeit...

Wenn ich dann auch noch auf ein DUO reverenzieren kann... Womöglich auch mit normalen Rechten... Dann öffnen wir m.E. die Büchse der Pandora...

Ich lehne den Vorschlag im Sinne des Praxisbezug ab.

Grüße

Chr.Ockenfels

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

andreashofmeister — Fri, 13 Apr 2018 05:09:52 GMT

ABER: Bereits heute sind viele Anwender davon überfordert, wenn die Fibu und Lohn auf verschiedenen Beraternummern erledigt wird (Kanzlei macht Lohn / Mandant bucht selbst). Klar gibt es die Schlüsselung im Lohn für den Buchungsbeleg... aber die Wenigsten kennen diese Möglichkeit...

Wirklich?

Na dann muss man sich ja auch nicht über die "Notwendigkeitsdebatten" einer "Unterberaternummer" wundern.

Zumal es dann wahrscheinlich auch noch Unwissen über die Möglichkeiten der Fakturierung von DATEV-Leistungen dieser Unterberaternummer gibt (von der "Schlüsselung der Auswahlmöglichkeiten mal abgesehen).

Ok, wenn das grundsätzliche ja auch nicht bekannt ist (Lohn-Buchungsbeleg auf andere Nummer schlüsseln), dann leuchtet mir doch einiges ein....

VG,

A. Hofmeister

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

mapex — Fri, 13 Apr 2018 06:21:09 GMT

hat schon mal jemand einen Mandant abgegeben und dann beobachtet, was man alles machen muss?

wenn sie alles auf der unterberaternummer haben, dann übergeben sie diese komplett an die neue beraternummer in deren Mitgliedschaft. fertig!

wenn nicht, müssen sie vorher wieder umdenken, alles schicken und den übertrag ausfüllen und schauen, dass alles rüber geht.

und neben der Gefahr der Verwaltung über die eigene beraternummer und die einsicht in die Daten, wenn die SC falsch administriert wird, nutzen wir bei der unterberaternummer auch den Vorteil, des MigMag, sodass wir die kosten nicht jeden Monat weiterberechnen müssen, sondern DATEV dies direkt an den Mandanten berechnet.

FAZIT: ganz klar UNTERBERATERNUMMER ! ! !

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

RAHagena — Fri, 13 Apr 2018 07:09:51 GMT

Dann stellen Sie intern auch alles auf die Unterberaternummer des Mandanten um?!

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

mkinzler — Fri, 13 Apr 2018 07:11:39 GMT

Das ist nicht unbedingt notwendig. Aber beim Einsatz von UO auf jedenfall Rechunhswesen und Lohn. Der Rest ist Fleißarbeit.Wäre aber konsequent.

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

cds-a_noss — Fri, 13 Apr 2018 07:17:29 GMT

Ich empfehle ebenfalls den (einmaligen) Aufwand zu betreiben, einen Mananten mit eigener Unterberaternummer soweit nur möglich auf ebendieser Nummer auch in der Kanzlei zu führen.

Die datenschutzrechtlichen und administrativen Gegebenheiten lassen für einen Berufsträger kaum eine Alternative; wer bspw. denkt bei ausscheidenden Mandaten tatsächlich daran, alle Mandantensmartcards zurückzufordern und / oder zu deaktivieren?

Mit einer Laufzeit von fünf Jahren bevor die Zertifikate darauf verlängert werden müssen ist es möglich, dass vielleicht eine Mandantennummer innerhalb der Kanzlei "recycled" wird und nun ein neuer Mandant auf alter Nummer läuft. Eine seinerzeit (auf die Kanzleinummer) dafür freigeschaltete SmartCard hätte nun Zugriff auf diese Daten.

Das Umspeichern innerhalb der DATEV-Anwendungen ist mittlerweile auch verhältnismäßig einfach; man darf nur nicht vergessen, die im RZ gesicherten Bestände ebenfalls über die Serviceanwendungen auf die neue Unterberaternummer zu übertragen.

Die Empfehlung für unsere Kunden ist: Die Unterberaternummer des Mandanten und die Mandantennummer aus der Kanzlei. Dadurch passt sich der Mandant ordentlich nummeriert in die Mandanteübersicht und EO Komponenten der Kanzlei, die eigentlichen Leistungen liegen jedoch sauber auf seiner eigenen Beraternummer.

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

andreashofmeister — Fri, 13 Apr 2018 07:58:20 GMT

Ihr Beitrag ist ein klasse "Textbaustein" zur Argumentationshilfe bei diesem Thema!

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

lablue — Tue, 02 Jul 2019 14:18:06 GMT

Liebe Community,

wir hatten bislang testweise nur 2 Mandate auf Unternehmen Online laufen und möchten unsere DUO-Bestände nun ausweiten. Da ich vorausschauend planen will, möchte ich unsere Bestände gleich so anlegen, dass wir jederzeit problemlos die digitale Personalakte einführen können - möglichst ohne, dass wir dazu einen zweiten DUO-Bestand anlegen. Ich habe nun schon einige Information aus den zahlreichen Diskussion gezogen, würde zum besseren Verständnis jedoch gerne mal ein konkretes Zahlenbeispiel in den Raum werfen und würde mich freuen, wenn Sie dies mit Ihren Praxiserfahrungen füllen könnten.

Eventuell kann damit hieraus auch ein Leitfaden für Neueinsteiger werden.

Ausgangssituation:

Beraternummer Kanzlei
111

mandantenspezifische Beraternummer für DUO-Bestellung
555

Leistung Fibu
111/56789

Leistung Lohn
111/12345

Da ich gerne den Weg des geringsten Widerstands wähle, würde ich nun wie folgt vorgehen:

1) Leistung Fibu umspeichern auf die gleiche Nummer wie Lohn, damit die Beraternummer / Mandantennummer durchgängig über die Leistungen identisch ist und ich keine zweiten Unternehmen Online Bestand generiere:

Leistung Fibu = Leistung Lohn 111/12345

Frage 1:

Muss ich hierbei irgendwas zusätzlich beachten außer den Ordnungsbegriff für den Lohnbuchungsbeleg anzupassen?

2) In den Stammdaten online den DUO-Bestand unter der Beraternummer 111/12345 anlegen (da unter dieser Nummer in der Kanzlei der Rewe / Lohn-Bestand gespeichert ist)

Vorteile:
- geht deutlich schneller und unkomplizierter als Übertrag auf mandantengenutzte Beraternummer

Nachteile:
- Nacharbeiten bei evtl. Mandantenübertrag

- Smartcardrechte müssen auf die Mandantenbestände beschränkt sein

Frage 2:

Welche Nacharbeiten wären das konkret?

Frage 3:

Welche Vor- und Nachteile können Sie aus der Praxis noch ergänzen?

Alternativ: Übertrag auf die mandantengenutzte Beraternummer

1) Leistung Lohn von 111 auf 555/12345 übertragen

Frage 4:

Was muss hier alles an Nacharbeiten erfolgen, damit es im Nachhinein nicht zu Problemen kommt?
- Kanzlei-Auswertungspakete müssen neu angelegt werden
- Ordnungsbegriff im Buchungsbeleg anpassen
- im RZ-gesicherte Bestände mit übertragen
- weitere??

2) Leistung Fibu wiederum dem Lohn anpassen und auf 555/12345 übertragen

Frage 5:

Was muss hier alles an Nacharbeiten erfolgen, damit es in der Praxis nicht zu Problemen kommt?
- Kanzlei-Auswertungspakete müssen neu angelegt werden
- im RZ-gesicherte Bestände mit übertragen
- weitere??

3) In den Stammdaten Online den DUO Bestand unter der Nummer 555/12345 anlegen

Vorteile:
- alles hat seine Ordnung
- evtl. Mandantenübertrag kann reibungslos durchgeführt werden
- datenschutzrechtliche Probleme eindämmen, z.B. wenn eine Nr. nach Mandantenübertrag erneut vergeben wird und nicht deaktivierte Smartcards noch Berechtigungen auf diese Nr. haben.

Nachteile:
- Nacharbeiten erforderlich lt. Schritt 1) + 2)

Frage 6:

Welche Vor- und Nachteile können Sie aus der Praxis noch ergänzen?

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

mkinzler — Tue, 02 Jul 2019 14:21:04 GMT

Welches Lohnprogramm?

Ich würde beide Bestände unter der Unterberaternummer des Mandanten bearbeiten. Gleiche Mandantennummer ist übersichtlicher aber nicht notwendig.

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

lablue — Tue, 02 Jul 2019 14:37:20 GMT

Hallo Herr Kinzler,

wir nutzen Lohn und Gehalt.

Sie würden also die Alternative 2 vorschlagen? Können Sie mir die Gründe hierfür näher erläutern? Ich weiß, dass es eine sehr subjektive Entscheidung ist, ob man den Beraternummernübertrag vornimmt oder nicht und das von Kanzlei zu Kanzlei anders gehandhabt wird. Ich versuche daher mit meinem Beitrag gerade eine möglichst objektive Sichtweise als Entscheidungshilfe für Neueinsteiger wie mich zu erhalten.

Erhalte ich bei unterschiedlichen Mandantennummern in Fibu und Lohn nicht zwei UO-Bestände, wenn ich die digitale Personalakte einführe?

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

mkinzler — Tue, 02 Jul 2019 14:40:01 GMT

Bei Lohn- und Gehalt ist kein Übertrag notwendig. Einfach Nummer ändern und dann Zuordnung im RZ aktualisieren.

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

Tobias_Ettl — Wed, 03 Jul 2019 13:53:21 GMT

Hallo,
ich rate auch dazu, die Kanzlei-Beraternummer zu verwenden.
Über die Unter-Beraternummer gibt es meiner Meinung nach zu viele Hindernisse bzw. Fehlerquellen.

Es gibt hier kein schwarz oder weiß, je nachdem wie die Kanzlei bisher organisatorisch mit dem Thema umgegangen ist und je nachdem wie das individuelle Know-How in der Kanzlei zur Pflege vorhanden ist, kann man eine Empfehlung in die eine oder andere Richtung abgeben. Grundsätzlich ist der "richtigere" Ansatz die Unterberaternummer(!), es gibt aber auch genügend Gründe, dies anders abzubilden...

MfG

Tobias Ettl

Re: Beraternummer oder Unterberaternummer verwenden?

metalposaunist — Wed, 03 Jul 2019 14:10:35 GMT

freihof: confirmed! Wie man's auch macht, ist es verkehrt. Beides hat seine Vor- und entsprechende Nachteile. Das muss jeder für sich selbst wissen. In einer Kanzlei ist man sogar mehrfach vor und zurück und am Ende hatte man das "Chaos": Mandant A so, Mandant B so und die eigentliche Vorgabe wusste am Ende auch niemand mehr so Recht.