Thema "Lerndatei für Rechnungseingang" in Unternehmen online

Lerndatei für Rechnungseingang

friederikeschneider — Thu, 23 Sep 2021 07:12:42 GMT

Guten Tag,

gestern war ich digitaler Zuschauer bei den Deubner Digital Days. Dort hat Philipp Rettler seine KI Software "Finmatics" vorgestellt, bei der die Belegbilder aus Unternehmen Online vor dem buchen durch eine küntsliche Intelligenz erfasst werden und die meisten "Standardrechnungen" (z.B Telekom immer 55€) automatisch verbucht werden. Ziemlich interessant wie ich finde.
Ich habe allerdings schon vor ein paar Wochen gesehen das man im Rechnungswesen einen Lerndateieintrag auch für den Bereich "Rechnungseingang"erstellen kann, was der KI von Finmatics ja schon sehr nah kommen würde und zumindest unproblematische Standards erleichtern würde. Jedoch erscheint bei Anlage des Buchungsvorschlages folgende Fehlermeldung.

Weiß jemand wie man die Lerndatei für Eingangsrechnungen nutzen kann?

Lerndatei für Rechnungseingang

314159 — Thu, 23 Sep 2021 07:28:37 GMT

Ist der Mandantenbestand in Unternehmen Online auf Bearbeitungsform 'erweitert'?

Lerndatei für Rechnungseingang

friederikeschneider — Thu, 23 Sep 2021 07:38:39 GMT

Nein. Aber wäre es dann möglich?

Lerndatei für Rechnungseingang

314159 — Thu, 23 Sep 2021 09:15:54 GMT

Ja die Bearbeitungsform erweitert ist erforderlich, um die Eingangs- und/oder Ausgangsrechnungen als Buchungsvorschläge zu erhalten. Vergleichbar mit dem Bankmanager.

Jedoch muss der Beleg bei der Bearbeitungsform erweitert in Unternehmen Online bearbeitet und bereitgestellt werden. Das ist eher eine Aufgabe des Mandanten und nicht des Sachbearbeiters.

Im Hilfe Center gibt es dazu viele Dokumente mit den entsprechenden Informationen.

Lerndatei für Rechnungseingang

Toffi-Fee — Thu, 21 Jul 2022 09:23:54 GMT

Ich muss das Thema noch einmal aus der Versenkung holen, in der Hoffnung, dass noch jemand mitliest.

Als ich versuche zur Zeit auch Lerndateien für den Rechnungseingang und Rechnungsausgang zu definieren, jedoch greifen diese Lerndateien nicht bzw. werden nicht erkannt und ich weiß nicht was falsch ist.

In Unternehmen online habe ich die Bearbeitungsform auf erweitert gestellt. Geschäftspartner sind auch alle einzeln in den Stammdaten angelegt, auch mit Debitor/Kreditor aus der Fibu im Kundenkonto. Beim Belege bearbeiten wird Rechnungsperiode, Geschäftspartner (mit Nummer), Rechnungsdatum, -beleg, -betrag erkannt bzw. nachgetragen. Anschließend werden die Belege bereitsgestellt und im Kanzlei Rechnungswesen über Stapel verarbeiten eingespielt. Hier werden jedoch nur die Konten vom Geschäftspartner aus dem Belege bearbeiten eingetragen. Die Fibu-Konten aus den Lerndateien hat er nicht erkannt. Ich habe auch die Lerndatei noch einmal neu definiert. Sachkonto eingegeben, Personenkonto fix und unten bei der Suche habe ich nur den Geschäftspartner, das letzte Häkchen als Suchkriterium eingegeben. Da die Geschäftspartner fest hinterlegt sind, sollte das ja immer dasselbe sein. Bei USt-ID-Nummer steht hier "nicht vergeben", obwohl eigentlich eine in den Stammdaten eingetragen ist und auch im Buchungssatz bei EU-Informationen wird diese angezeigt. Daher ist die Angabe "nicht vorhanden" hier auch ein Rätsel für mich. Trotzdem erkennt er den Buchungssatz nicht schmeißt mit die immer roten Ausrufezeichen raus.

Ich weiß nicht, ob das wichtig ist, aber im Rechnungsausgang arbeitet der Mandant mit Auftragswesen online.

Welcher Schritt fehlt mir? Bzw. kann ich es noch anders machen? Muss ich irgendwo was einstellen?

Vielen Dank schon mal für eure Hilfe.

Lerndatei für Rechnungseingang

Katharina_Schoenweiss — Tue, 26 Jul 2022 07:17:03 GMT

Hallo @Toffi-Fee,

die Lerndateien aus den DATEV-Rechnungswesen-Programmen greifen nur für Buchungsvorschläge.

Buchungsvorschläge können Sie im geöffneten Buchungsstapel erzeugen. Eine Anleitung finden Sie z.B. in der Programmhilfe Dok.-Nr.: 9211402.

Zu bereitgestellten und über die Stapelverarbeitung verarbeiteten Eingangs- und/oder Ausgangsrechnungen aus DATEV Unternehmen online können keine Buchungsvorschläge erstellt werden.

Alternativ können Sie hierzu die Bereitstellung aus DATEV Unternehmen online wiederholen (Dok.-Nr.: 1003960 Kap. 2.2.) und den zuvor verarbeitete Buchungsstapel im DATEV-Rechnungswesen-Programm löschen/stornieren.

Mit freundlichen Grüßen

K. Schönweiß
Service Rechnungswesen (FIBU)
DATEV eG

Lerndatei für Rechnungseingang

Toffi-Fee — Wed, 27 Jul 2022 05:48:41 GMT

Hallo @Katharina_Schoenweiss

danke für die Antwort.

Dann verstehe ich das aber nicht. Das Dokument mit der Nummer 9211780 sagt aber, das ich Lerndateien für Rechnungseingang und Rechnungausgang anlegen kann. Wofür sind die dann? Wenn ich die Rechnungen über Stapelverarbeitung einspiele, sind das für mich Buchungsvorschläge, oder etwa nicht? Gibt es sonst eine Möglichkeit, dass ich mir die Buchführung vereinfachen kann, um nicht jeden Monat denselben Buchungssatz bei derselben Rechnung eingeben zu müssen?

Viele Grüße

Lerndatei für Rechnungseingang

mapex — Wed, 27 Jul 2022 06:29:50 GMT

da muss mich mich der frage von toffii-fee anschließen.

lerndateien sind für buchungsvorschläge. und aus erweitert kommen doch buchungsvorschläge rüber. wieso geht das dann nicht? dann macht das doch keinen sinn?

Lerndatei für Rechnungseingang

k_viergutz — Wed, 27 Jul 2022 07:08:10 GMT

Hallo,

ich glaube das Problem ist, dass Sie die "Buchungsvorschläge" falsch erzeugen. Wenn man mit Unternehmen online in der Bearbeitungsform Erweitert arbeitet, holt man die Buchungen nicht über die Stapelverarbeitung nach Kanzlei Rechnungswesen. Das richtige Vorgehen ist einen Buchungsstapel zu eröffnen und dann in der Buchungszeile auf "Buchungsvorschläge erzeugen" zu klicken (bei der Bearbeitungsform Standard nutzt man dann "Digitale Belege buchen"). Danach kann man wie in Dokument 9211780 beschrieben die Lerndateien anlegen und benutzen. Wenn das alles richtig angelegt ist, dann läuft die Buchhaltung recht schnell und reibungslos durch.

Siehe Dokument 1035931 Kapitel 2.12.

Ich glaube die Stapelverarbeitung ist tatsächlich nur gedacht für das Einspielen von Lohnbuchungen oder Buchungsstapeln aus externen Programmen wie z.B. lexoffice.

Freundliche Grüße

Lerndatei für Rechnungseingang

Toffi-Fee — Fri, 29 Jul 2022 06:04:36 GMT

@k_viergutz

Vielen Dank! Das war der Schritt, der mir noch gefehlt hat! Wenn ich die Belege im DUO bereitstelle und über Mandant ergänzen hole, zeigt er mir die auch in Buchungsvorschläge erzeugen an und nutz dann auch die Lerndateien.

Aber brauche ich dann eigentlich die Form erweitert im DUO, wenn ich die Konten per Lerndatei eingebe? 🤔

Lerndatei für Rechnungseingang

k_viergutz — Tue, 02 Aug 2022 04:59:30 GMT

Hallo,

es freut mich, das es jetzt klappt. 🙂

Mit der Bearbeitungsform Standard kenne ich mich leider nicht aus. Bei uns werden alle Mandanten immer gleich auf Erweitert eingestellt.

Viele Grüße

Lerndatei für Rechnungseingang

JonasThiel — Tue, 02 Aug 2022 06:12:14 GMT

@Toffi-Fee schrieb:
Aber brauche ich dann eigentlich die Form erweitert im DUO, wenn ich die Konten per Lerndatei eingebe? 🤔

Ja richtig, um Konten per Lerndatei eingeben zu können, benötigen Sie die Form erweitert im DUO.

@Katharina_Schoenweiss schrieb:
die Lerndateien aus den DATEV-Rechnungswesen-Programmen greifen nur für Buchungsvorschläge.

Buchungsvorschläge können Sie im geöffneten Buchungsstapel erzeugen. Eine Anleitung finden Sie z.B. in der Programmhilfe Dok.-Nr.: 9211402.

Lerndatei für Rechnungseingang

prudentius — Thu, 25 Jul 2024 09:31:26 GMT

Und wenn man dann in DUO die Belege soweit erfasst hat, kann man dann auch Lerndateieinträge erzeugen die auf das offensichtliche Kriterium "Betrag" achten? (wie @friederikeschneider mit ihrer immer 55€ Telekom Rechnung)

Denn beim Erfassen in DUO ist der Mdt. etwas gemütlich. Er erfasst nicht Ware/Leistung. Der Betrag wäre aber ein super Kriterium - gibts aber nicht zur Auswahl??

Bearbeitet von DATEV am 25.07.2024 aufgrund von Verstoße gegen Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweise (Kapitel 5, Beleidigung).

Lerndatei für Rechnungseingang

314159 — Thu, 25 Jul 2024 07:34:00 GMT

Ich kann es teilweise verstehen, dass du @prudentius genervt bist. Trotzdem ist es wichtig, sachlich zu bleiben. Das ist bei deinem Bild mit der Bezeichnung datev ist dumm.png definitiv nicht mehr der Fall...

Lerndatei für Rechnungseingang

F_P — Wed, 31 Jul 2024 11:35:49 GMT

Hallo @prudentius,

vielleicht helfen Ihnen die Informationen in diesem Dokument weiter: DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 9211780

Lerndatei für Rechnungseingang

prudentius — Thu, 01 Aug 2024 09:57:43 GMT

die Frage, warum der Betrag nicht als Kriterium zur Verfügung steht, wird leider nicht beantwortet.

Lerndatei für Rechnungseingang

Andreas_Thaler — Thu, 01 Aug 2024 13:06:19 GMT

Hallo @prudentius ,

der Betrag ist kein mögliches Kriterium in der Lerndatei für Rechnungen.

Die Lerndatei würde jeden Betrag der dem gewählten Betrag entspricht gleich behandeln.
Um die 55€ aus dem Beispiel zu nehmen: Der Mandant hat ein Geschäftsessen, das kostet 55€, dann macht die Lerndatei eine Telekom Rechnung daraus, und zwar ohne zu fragen, weil der Betrag als Kriterium zutrifft.

Die Kriterien für die Zuordnung eines Rechnungsbelegs über die Lerndatei sind Ware/Leistung, Steuersatz, Ursprungsland, Bestimmungsland, USt-IdNr. und der Geschäftspartner. DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 9211780

Lerndatei für Rechnungseingang

prudentius — Fri, 02 Aug 2024 09:21:05 GMT

Hallo @Andreas_Thaler,

der Betrag könnte im Zusammenhang mit dem Geschäftspartner als Kriterium wunderbar funktionieren.

Ein schlechter Lerndatei Eintrag ist nunmal ein schlechter Lerndatei Eintrag.

Wir Nutzer haben da schon ein Auge drauf. Schließlich kann der Mandant sich auch mal verklicken. Alles schon gehabt.