Thema "Digitale Personalakte" in Unternehmen online

Digitale Personalakte

LindaR — Tue, 01 Dec 2020 06:12:28 GMT

Guten Tag,

kann man die digitale Personalakte auch nutzen, wenn der Mandant kein Unternehmen online hat?

Der Mandant muss wahrscheinlich einfach nur bei Unternehmen online von uns angelegt werden oder benötigt man noch ein Zusatzmodul wie Belege online?

Digitale Personalakte

Gelöschter Nutzer — Tue, 01 Dec 2020 06:31:13 GMT

Belege Online ist Voraussetzung - es werden ja die Belege aus Unternehmen Online als Lohndokumente gekennzeichnet

Digitale Personalakte

Gelöschter Nutzer — Tue, 01 Dec 2020 09:25:08 GMT

Unter Rewe können auch digitale Belege über die Dokumentenablage verknüpft werden (im abgespeckten Funktionsumfang). Schade, dass dies nicht unter LuG funktioniert. Gibt es dafür evtl. einen guten Grund?

Digitale Personalakte

Astrid_Preuß — Fri, 04 Dec 2020 12:42:25 GMT

Hallo,

die digitale Personalakte ist ein eigenständiges Programm und steht für sich selbst. Hier gibt es keine Verbindung zum Programm Dokumentenablage.

Mithilfe der digitalen Personalakte können über DATEV Unternehmen online und DATEV Belege online Dokumente aus der Personalwirtschaft zwischen Mandant und Kanzlei ausgetauscht werden. Hat der Mandant DATEV Unternehmen online nicht, gibt er die Dokumente an die Kanzlei weiter und diese hinterlegt die Dokumente in der Personalakte manuell. Voraussetzung ist, dass die Kanzlei die Stammdaten des Mandanten in Unternehmen online angelegt hat. Es besteht also keine zwingende Notwendigkeit, dass der Mandant Unternehmen online hat.

Um die Ansicht zu erleichtern, öffnen Sie die digitale Personalakte parallel mit Lohn und Gehalt. Ist der Mitarbeiter in Lohn und Gehalt geöffnet, werden auch automatisch die Dokumente des Mitarbeiters in der digitalen Personalakte angezeigt.

Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Dokument 1071567 - DATEV Unternehmen online: Digitale Personalakte.

Viele Grüße aus Nürnberg

Astrid Preuß
Personalwirtschaft
DATEV eG

Digitale Personalakte

jjunker — Mon, 22 Feb 2021 11:20:10 GMT

@Astrid_Preuß

"...die digitale Personalakte ist ein eigenständiges Programm und steht für sich selbst. Hier gibt es keine Verbindung zum Programm Dokumentenablage...."

Ist es geplant diesen "Missstand" zu ändern?

Für sehr kleine Löhne z.B. Eigentümergemeinschaft mit einem Hausmeister auf 450€ Basis ist es schon nicht mehr sehr preiswert Belege online extra einzurichten. x,yy € * 12 = ZZ. Der Betrag schmälert den Deckungsbeitrag an so einem einfachen Lohnmandat, was man defacto auch nicht teurer abrechnen kann, doch nicht unerheblich. --> Schön wäre es wenn man die Digitale Personalakte hier auch nutzen könnte die Belege aber im DMS landen.

Digitale Personalakte

Gelöschter Nutzer — Mon, 22 Feb 2021 11:54:55 GMT

Bei dem neuem DMS kam es per Update nachgeschoben, dort kann man nun auch Dokumente Arbeitnehmern zuordnen.

Soll das die "billige" Variante des DMS vielleicht gar nicht können?

Positive DB beim Lohn geht nur über Masse oder 20 € je Abrechnung.....

Digitale Personalakte

Selina_Heubeck — Wed, 24 Feb 2021 15:42:39 GMT

Hallo,

vielen Dank für Ihr Feedback.

Wie von meiner Kollegin @Astrid_Preuß bereits beschrieben, ist die Verbindung zwischen digitaler Personalakte und der Dokumentenablage aktuell noch nicht möglich.

Dieser Wunsch ist bei uns aber bereits bekannt und wir prüfen derzeit, wie wir die digitale Personalakte zu diesem Zwecke für Sie weiterentwickeln können. Einen genauen Umsetzungszeitpunkt kann ich Ihnen zum aktuellen Zeitpunkt allerdings noch nicht nennen.

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AHohly — Tue, 27 Apr 2021 08:28:09 GMT

@Selina_Heubeck gibt es hierzu schon Neuigkeiten, ab wann das möglich sein soll?

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Selina_Heubeck — Thu, 29 Apr 2021 15:32:04 GMT

Hallo,

aktuell modernisieren wir die digitale Personalakte, um Ihnen einige neue Funktionen zur Verfügung zu stellen. Dabei haben wir auch den Wunsch einer Verbindung zwischen Dokumentenablage bzw. Dokumentenmanagementsystem und der digitalen Personalakte mit aufgenommen.

Der Start der Pilotierung der modernisierten digitalen Personalakte hat sich aufgrund der aktuellen Umstände und der derzeitigen Situation leider nach hinten verschoben. Wir können daher aktuell noch keine Aussage darüber treffen, wann diese Funktion möglich sein wird.

Digitale Personalakte

thomasjeising — Fri, 30 Apr 2021 05:02:54 GMT

@Selina_Heubeck Wie stellt sich denn der geplante Modernisierungsstand dar? Im Moment sehe ich den Mehrwert, den die Digitale Personalakte bietet, so gut wie ausschließlich auf der Beraterseite.

Der Mandant "kippt" vom Grunde als lohnrelevant markierte Belege in DUO ab, die dann von uns als Kanzlei über die lohnabrechnende Software (LODAS/LuG) in die digitale Lohnakte eingegliedert werden.

Was hat der Mandant aktuell davon? Eigentlich nicht viel mehr, als dass diese Belege in einem eigenen Ordner in DUO abgelegt werden und er diese ein wenig gruppieren kann und/oder mit der Suchfunktion durchsuchen kann.

Was wird hier also zukünftig möglich sein?

Digitale Personalakte

Gelöschter Nutzer — Fri, 30 Apr 2021 05:22:58 GMT

Der angedachte Mehrwert wird im Zusammenspiel mit der neuen Lohnerfassung Online kommen.

Wobei hier bisher nur bekannt ist das der Mandant auch Mitarbeiter per Sofortmeldung anmelden kann und elektronisch Personalfragebogen an den Mitarbeiter schicken kann

Digitale Personalakte

Selina_Heubeck — Tue, 04 May 2021 09:53:19 GMT

Hallo,

im Rahmen der Modernisierung der digitalen Personalakte werden wir auch eine neue Mandantenoberfläche schaffen, die von Belege online (Unternehmen online) gelöst sein wird. Dadurch ergibt sich auch für den Mandanten eine neue Sichtweise auf seine hochgeladenen Belege.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir zum aktuellen Zeitpunkt noch keine einzelnen Funktionen der modernisierten digitalen Personalakte veröffentlichen.

Digitale Personalakte

andreashofmeister — Wed, 12 May 2021 09:47:33 GMT

Hallo @Astrid_Preuß

Ergebnis:

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jjunker — Wed, 12 May 2021 10:25:24 GMT

@Selina_Heubeck --> Es sind ja zwei Stiefel des gleichen Paares. Einen trägt die Kanzlei einen der Mandant. Gut das der Mandanten Schuh weich geklopft wird, dass er nimmer so drückt.

Die neuen Funktionen Umfassen hoffentlich auch die kanzleiseitigen Scheuerstellen (Systemfehler!) welche hier

Digitale Personalakte --> upload in andere Belegty... - DATEV-Community - 198276

beschrieben wurden?

@Gelöschter Nutzer Mir ist gerade erst aufgefallen, dass du den Fehler nachgestellt hattest danke dafür!

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theo — Mon, 21 Jun 2021 11:08:47 GMT

@Astrid_Preuß schrieb:
Hat der Mandant DATEV Unternehmen online nicht, gibt er die Dokumente an die Kanzlei weiter und diese hinterlegt die Dokumente in der Personalakte manuell. Voraussetzung ist, dass die Kanzlei die Stammdaten des Mandanten in Unternehmen online angelegt hat. Es besteht also keine zwingende Notwendigkeit, dass der Mandant Unternehmen online hat.

Wenn der Mandant kein Unternehmen online hat, kann er trotzdem Belege selber hochladen. Bspw. über den Belegbilderservice.

Digitale Personalakte

theo — Mon, 21 Jun 2021 13:12:39 GMT

Meine Frage: Mandant lädt über Unternehmen online Dokumente in die digitale Personalakte. Wann weiß der Sachbearbeiter, dass ein Monat vollständig ist u. die Bearbeitung begonnen werden kann?

Im kanzlei.land gibt es dafür die Funktion 'Monatsabschluss'. Der Monat wird festgeschrieben u. der Sachbearbeiter erhält eine Mitteilung.

Digitale Personalakte

Gelöschter Nutzer — Mon, 21 Jun 2021 11:51:53 GMT

Wann weiß der Sachbearbeiter, dass ein Monat vollständig ist u. die Bearbeitung begonnen werden kann?

Wenn der Mandant es der Kanzlei mitteilt - Mail, Telefon,......

Die Nachrichtenfunktion in DUO ist ja noch nicht freigegeben (nutzt die in MeineSteuern jemand?) und einen Button gibt es nicht

Digitale Personalakte

JenKlaus — Wed, 31 Aug 2022 09:35:53 GMT

@Astrid_Preuß gibt es hier schon etwas Neues? Aktuell scheint die elektronische Personalakte ja immer noch nur mit DUO nutzbar zu sein.

Ich frage, da ja eigentlich ab diesem Jahr die Entgeltunterlagen im Zuge der euBP ebenfalls elektronisch versandt werden sollen.

Auch wir haben leider mehr Mandanten, die Papier mehr mögen als den Scanner und somit leider sehr, sehr wenige, die DUO nutzen.

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jjunker — Wed, 31 Aug 2022 09:51:48 GMT

@JenKlaus Die digitale Personalakte lässt sich ohne DUO nutzen. Dafür Braucht es nur Belege online.

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metalposaunist — Wed, 31 Aug 2022 10:04:19 GMT

DUO ≠ Belege online - DUO ein Vertrag wie M365 und Belege online ein Cloudspeicher wie OneDrive.

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JenKlaus — Wed, 31 Aug 2022 10:28:19 GMT

@metalposaunist hab Ihren/Deinen Link bzgl der Highlights gefunden und es scheint, als gibt es seit Anfang des Jahres eine Pilotierung der neuen Personalakte. Ich bin gespannt 🤘

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metalposaunist — Wed, 31 Aug 2022 10:42:50 GMT

Ja, gibt es. Die digitale Personalakte will sich komplett von Belege online als Basis lösen und eigenständig werden. Leider gehen damit (Stand damals) viele Workflows kaputt und man muss wieder mehr manuell machen 🙄.

Hast Du den Beitrag gefunden, wo ich schrieb' dass Upload Mail bei der neuen digitalen Personalakte wegfällt und man auch keine Belege via Schnittstelle (z.B. kanzlei.land) hochladen kann?

Damit ist die neue Akte, so schön sie auch ist, gleich disqualifiziert 👎. #Ökosystem, dass keins ist.

Digitale Personalakte

JenKlaus — Wed, 31 Aug 2022 11:54:40 GMT

Ehrlich gesagt, nein.

Wenn ich die Zeit für Pilotphasen hätte, hätte ich mich da vor Jahren schon angemeldet, bin ja auch immer neugierig und gebe gerne meinen Senf dazu... ich hab die Zeit nur leider nicht.

Was ist denn dann die Alternative, mal so ganz doof gefragt? Wenn die DRV die Belege digital haben will, brauch ich ne Lösung... oder habe ich das alles fehlinterpretiert und es reicht, dass ich die Dinger gescannt im DMS abgelegt habe und, auf Nachfrage, dann per Mail oder wie auch immer an den Prüfer sende?

Digitale Personalakte

metalposaunist — Wed, 31 Aug 2022 12:17:43 GMT

@JenKlaus schrieb:
Wenn ich die Zeit für Pilotphasen hätte, hätte ich mich da vor Jahren schon angemeldet, bin ja auch immer neugierig und gebe gerne meinen Senf dazu... ich hab die Zeit nur leider nicht.

Ich glaube, da wäre eher die Herausforderung ein Mandat zu finden, dass noch kein DUO hat, wo man bei 0 anfängt, weil man nicht teilnehmen kann, wenn man die aktuelle dPA schon nutzt.

@JenKlaus schrieb:
oder habe ich das alles fehlinterpretiert und es reicht, dass ich die Dinger gescannt im DMS abgelegt habe und, auf Nachfrage, dann per Mail oder wie auch immer an den Prüfer sende?

Da bin ich raus. Mit myDATEV verfolgt DATEV ja den Ansatz, dass dort alle exten beteiligten auch Zugriff bekommen: Banken, DRV, ... sodass man gemeinsam arbeiten kann. Ist aber wohl ein kühner Traum in Deutschland. 2050 oder so läuft's dann so halb gut 😂.

Wenn das ein Ansatz sein kann, warum nicht? Statt per (unsicherer, unverschlüsselter) E-Mail gehen wir lieber hin und nutzen dazu kanzlei.land. Dort kann man ähnlich wie bei DropBox, OneDrive und Co. einfach Daten für Dritte bereitstellen, die der Dritte sich online herunterladen kann. Passwort drauf, fertig. Da kann man auch 140MB hochladen und man rennt dann nicht in ein etwaiges E-Mail Limit, was meine alte Kanzlei hatte, damit der Exchange Server nicht explodierte, weil die 5 Datenbanken zusammen schon 2TB hatten 😆.

Digitale Personalakte

jjunker — Wed, 31 Aug 2022 12:20:12 GMT

Da Upload Mail keine Verschlüsselten Mails annimmt ist es perse ungeeignet für Personalbelege.

Hast Du den Beitrag gefunden, wo ich schrieb' dass Upload Mail bei der neuen digitalen Personalakte wegfällt

@metalposaunist

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metalposaunist — Wed, 31 Aug 2022 12:21:30 GMT

Wer verschlüsselt denn Mails außer DATEV? Seit 2014 nie erlebt 😂.

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t_r_ — Wed, 31 Aug 2022 12:27:19 GMT

@metalposaunist schrieb:
Wer verschlüsselt denn Mails außer DATEV? Seit 2014 nie erlebt 😂.

Wir. Bei uns in der Kanzlei gibt es eine klare Vorgabe, dass alle E-Mails mit Fremddaten zu verschlüsseln sind.

Bei mir geht keine E-Mail mit Personaldaten unverschlüsselt raus. Jede Datei in die digitale Personalakte wird verschoben und nicht per E-Mail. verschickt.

Digitale Personalakte

metalposaunist — Wed, 31 Aug 2022 12:37:08 GMT

https://kanzlei.land (+ DATEVconnect online Schnittstelle) und MS Teams oder 5F Software oder, oder, oder ... E-Mail mit solch wichtigen Daten kennen wir schon Jahre nicht mehr.

Digitale Personalakte

t_r_ — Wed, 31 Aug 2022 12:50:25 GMT

Du hast gefragt, ich habe geantwortet. Es gibt sie tatsächlich, Kanzleien die E-Mails über die Datev-Verschlüsselung verschicken. 😉

Ist bei uns so gewünscht, wir haben (leider) auch noch Mandanten, die Lohndaten als E-Mail wünschen oder sogar auf Papier. Ja, ich weiß, wo kommen wir da nur bei der Digitalisierung hin...

Dafür gibt es dann Dich. 😉 Wir kommen da schon noch früh genug hin und wünschen es uns dann vielleicht alle auch wieder anders.

Du wirst es selbst noch erleben, dass Du der "Getriebene" bist, weil Du nicht mehr so schnell willst. Ich weiß, so was "Altkluges" hast Du heute schon einmal gelesen. 😁

Digitale Personalakte

d_k — Wed, 31 Aug 2022 13:25:47 GMT

Wir wollen schon lange mit der digitalen Personalakte starten, aber wollten die neue Version nutzen.

Leider verschiebt sich der Termin von Quartal zu Quartal. Gibt es ein Datum, wann die neue digitale Personalakte nun endgültig kommen soll?

Daniel Kühn

Digitale Personalakte

JenKlaus — Wed, 31 Aug 2022 13:35:01 GMT

Ich betreue etwas über 70 Mandanten im Lohn... genau 4 nutzen DUO (mehr halbherzig), 3 wollen die Auswertung per Mail... der Rest PAPIER!!! Mehr mag ich dazu nicht sagen.

Ich warte auf den Tag an dem ich sagen kann "so, geht nur noch digital"... da ich allerdings 2044 in Rente gehen kann, wird das, vermutlich, nix mehr werden 🤣

Digitale Personalakte

metalposaunist — Wed, 31 Aug 2022 13:39:34 GMT

@JenKlaus schrieb:
der Rest PAPIER!!!

Aber: warum? 🤔 Woran hapert's denn? Angst vor Neuem oder Angst wovor? Wenn man den Mandanten das nur vor die Füße wirft (nach dem Motto: hier, mach' mal), klappt das nicht. Besser ist hier: einmal Möglichkeiten aufzeigen, beraten; am lebenden Objekt zeigen; Vorteile aufzeigen; sich Gedanken machen, wie man die Umstellung beim Mandanten schafft.

Gut, wer das auch nicht will ... wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit. Ich als Technikfreak würde schon beim Einstellungsgespräch fragen: Und wie bekomme ich meine Abrechnung? Noch per Post? Oh, da bin ich dann aber raus. Tut mir leid 😉.

Und da man sich den AG ja mittlerweile aussuchen kann und das netto vom brutto nicht mehr das alleinige Kriterium ist 🤓.

Digitale Personalakte

jjunker — Wed, 31 Aug 2022 14:27:49 GMT

Das ist eine extrem miese Quote.

Da die Mandanten aber auf Sie als Lohnabrechnungsstelle eher angewiesen sind als Sie auf die Mandanten.... Honorarvereinbarungen:

Jede postalisch an den AN versendete Abrechnung 5 Euro.

Posttalisch im Sammeldruck an den AG je Abrechnung 1,25 Euro + 5 Für den Brief

zusätzlich.

"Oder Sie schauen sich das digitale Angebot mal an, Wir müssen unsere Kosten unter der aktuellen Situation auch weiter geben und können den zusätzlichen Aufwand welcher das Papier hevoruft nicht mehr länger abfedern"

Dann gehen eben 5 Mandate....kommen andere für wieder.

Digitale Personalakte

Selina_Heubeck — Wed, 07 Sep 2022 09:25:03 GMT

Hallo Herr Kühn,

leider können wir Ihnen auch heute noch keinen Zeitpunkt zur Bereitstellung der modernisierten Version der digitalen Personalakte mitteilen.

Gerne nutzen Sie aber bereits jetzt die digitale Personalakte. Sobald die modernisierte Version bereitsteht, wird es die Möglichkeit geben, bestehende Daten in die neue Version zu übernehmen.

Informationen zum Einsatz der digitalen Personalakte finden Sie im Dokument 1070701.

Digitale Personalakte

t_r_ — Wed, 07 Sep 2022 09:37:56 GMT

Hallo Frau Heubeck,

aus meiner Sicht ist das nicht immer eine Option.

Es macht z. Bsp. schon einen großen Unterschied, ob der Mandant oder wir verschlagworten. Hier hängt schon ganz schön Arbeitszeit dran, wenn wir das machen...

... und damit auch die Kosten, das Honorar etc..

Viele Grüße

T. Reich

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taxit — Wed, 07 Sep 2022 10:51:08 GMT

Hallo Frau Heubeck,

vielen Dank für die Info, auch wenn es wirklich keine gute Nachricht ist.

Auch wir warten sehnlichst...

Gruß Taxit