Thema "Email Verkehr in Unternehmen online" in Unternehmen online

Email Verkehr in Unternehmen online

Peter92 — Mon, 16 Nov 2020 09:40:45 GMT

Hallo zusammen,

gibt es eine komfortable Möglichkeit, Emails ins DUO hochzuladen?

Die Mandanten laden Ihre Lohnbelege soweit hoch und schicken zusätzlich per Mail ergänzende Angaben zur Lohnabrechnung (häufig der Fall).

Mir ist bekannt dass .msg Formate beim Upload nicht akzeptiert werden.

Eine Möglichkeit wäre es ja die Mail in PDF umzuwandeln und so hochzuladen oder aber die ergänzende Nachricht als .txt Datei hochzuladen.

Diesen Aufwand möchten wir weder den Mandanten noch den Mitarbeitern zumuten wollen.

Wie geht Ihr damit um?

Email Verkehr in Unternehmen online

metalposaunist — Mon, 16 Nov 2020 09:44:18 GMT

Der DATEV Belegtransfer unterstützt MSG Formate: DATEV Belegtransfer - Belege senden

Wir archivieren die E-Mail vom Mandanten wohl im DMS; nicht in der dPA.

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andreashofmeister — Mon, 16 Nov 2020 09:44:37 GMT

Ist die Möglichkeit des Email-Uploads eine Option für Sie?

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Peter92 — Mon, 16 Nov 2020 09:56:56 GMT

Das der Belegtransfer MSG Formate unterstütz war mir nicht bewusst, danke dafür.

Leider ist damit aber "nur" den Mandanten geholfen, die auch einen Stick nutzen.

Wir hatten eigentlich vor, im Zuge der Lohnabrechnung, alles über die dPA erledigen zu wollen. Es ist an sich ja ein klasse Tool.

Habt Ihr bzgl. der DMS Archivierung einen Automatismus eingeführt? Oder wer verwaltet den Mail Verkehr bei euch? Die Überlegung, die Mails im DMS zu archivieren, hatten wir auch. Quasi eine zentrale "Lohn-Mail" einführen und den Posteingang dem jeweiligen Mandanten im DMS zuordnen.

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Peter92 — Mon, 16 Nov 2020 09:58:16 GMT

Die Upload Mail wird positiv vom Mandanten aufgenommen und gern genutzt.

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metalposaunist — Mon, 16 Nov 2020 10:06:13 GMT

@Peter92 schrieb:
Habt Ihr bzgl. der DMS Archivierung einen Automatismus eingeführt? Oder wer verwaltet den Mail Verkehr bei euch?

Soweit ich weiß und das mitbekommen habe: alles zu Fuß 🙄. Ob man da automatisieren kann, weil ja auch nicht jeder E-Mail-Eingang archiviert werden muss; insbesondere, weil E-Mail für uns ein MS Teams Ersatz ist für interne Kommunikation (nichts sagen: I know ...) - keine Ahnung. Früher ohne DATEVasp konnten wir das im Outlook mit der Schnittstelle gut lösen, wo jeder Mandant einen Ordner hatte und man die Mail dahin verschob und sie in DMS auftauchten. Ob das jetzt noch geht, auch keine Ahnung. Mit DATEVasp geht das auf alle Fälle nicht mehr. Kann aber daran liegen, dass unser Exchange noch bei uns im Keller statt bei DATEV steht (DATEVasp individual).

Mit dem neuen DATEV DMS (kommt in 04/2021 bei uns) kann man ja Mails einfach per Drag & Drop zum Mandanten ablegen und der Betreff der E-Mail und alle anderen Infos werden dann schon als Meta-Daten ins DMS übernommen.

Wird für Sie und Ihre Mandanten wohl vielleicht etwas teurer aber: mal bei Personio vorbeigeschaut? Vielleicht ist das ja noch eine viel coolere Art der Zusammenarbeit?

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Peter92 — Mon, 16 Nov 2020 10:30:25 GMT

@metalposaunist

Ja das stimmt, man muss auch noch zusätzlich urteilen ob die Mail, im Falle eines Automatismus, auch relevant für die Abrechnung ist, bzw. zeitnahe handeln wenn Sofortmeldepflicht besteht.

Ich frage mich allerdings warum keine MSG Formate auf "herkömmliche" weise ins DUO hochgeladen werden können. Ich hatte anfangs die Vermutung es läge an den Makros die man einbinden könnte.

Aber Excel und Word Dateien lassen sich ja auch "normal" hochladen...

Email Verkehr in Unternehmen online

Gerlinde_Huebl — Wed, 18 Nov 2020 13:25:28 GMT

Hallo,

vielleicht noch zum Hintergrund:

Die Anwendung DATEV Upload Mail ist aktuell so umgesetzt, dass die E-Mail nicht gespeichert wird, da sie in diesem Kontext nur als Transportmittel dient. Aus Sicht der Buchführung und der GoBD muss die E-Mail nur dann aufbewahrt werden, wenn sie buchungsrelevante Informationen enthält, die in dem PDF-Dokument nicht vorhanden sind.

Auf dem DATEV Marktplatz bieten wir eine Lösung zur E-Mail-Archivierung an: https://www.datev.de/web/de/m/marktplatz/mailstore-server/ .