Belege in DUO

Melanie_Schiller — Mon, 21 Sep 2020 12:05:46 GMT

Hallo zusammen,

eine Mandantin hat am 16.09. Belege in DUO hochgeladen. Ein Teil dieser Belege ist im Posteingang gelandet und ist komischerweise als gebucht gekennzeichnet worden, obwohl diese in Kanzlei Rewe noch nicht gebucht worden sind. Die übrigen Belege sind (ohne Gebucht-Kennzeichen) in der Belegablage gelandet. Auch diese haben wir noch nicht gebucht. Alle Belege sind auch bereits als bearbeitet gekennzeichnet, obwohl die Belege bisher nur durch die Mandantin hochgeladen wurden.

Wie kann das sein, dass die Belege in unterschiedlichen Ordnern abgelegt wurden? Und wie kann ein Beleg als gebucht bzw. bearbeitet gekennzeichnet worden sein, welcher noch ungebucht/unbearbeitet ist?

Hat jemand hierzu eine Idee?

Viele Grüße

Belege in DUO

JoergZielke — Mon, 21 Sep 2020 12:59:28 GMT

Gegeben: Wenn die Mandantin und der Fibu-Sachbearbeiter nichts bearbeitet hat, dann ist da nichts bearbeitet oder gebucht.

Der Buchungsstempel kommt eigentlich nur, wenn jemand

aus (dig.) Buchungsvorschlägen ggf. Buchungsstapel mit Buchungszeilen erzeugt UND bucht oder
Digitale Belege händisch bucht/ bearbeitet, also Buchungssatz (oder -vorschlag) mit dem vorgeschlagenen Beleg verknüpft
nachträglich Buchung mit Beleg verknüpft wird (?)

und diese Gebucht-Information ins RZ zurückgeschrieben wird.

Sowohl beim Bearbeiten durch Mandant im DUO als auch beim Buchen muss bzw. sollte durch den Bearbeiter eine Ablage ausgewählt werden. (wurde in der Kanzlei bei Anfängern gern übersehen, sollte auch hier verpflichtend sein oder ist es vielleicht schon/ endlich?)

Wird die Buchungszeile oder das Bearbeiten abgeschlossen, dann landet der Beleg auch in der zuvor ausgewählten Belegablage im Standardregister.

Soweit so normal, aber:

Theoretisch kann man die Verknüpfung Buchung-Beleg anschließend wieder lösen, ob dann der Gebucht-Stempel bleibt, k.A., ich würde sagen, ja. aber zurück aus einer zuvor gewählten Ablage verschiebt er sich jedenfalls damit nicht.

Theoretisch lässt sich ein Beleg in DUO auch manuell verschieben, wobei sich der Status/ Stempel aber nicht durch das Verschieben verändern sollte.

Das erklärt alles nicht die von Ihnen beschriebenen Erscheinungen, aber irgendjemand ist Täter, denn:
von allein "verbucht" sich der Beleg (leider noch) nicht
von allein verschiebt sich kein Beleg ohne Tat aus dem Posteingang nach irgendwo oder gar zurück

Wenn ich etwas übersehen oder falsch verstanden habe, bitte ich um Nachsicht.

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