Thema "Alternative zu DUO bei wenigen Belegen" in Unternehmen online

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

Kathrin_S — Mon, 25 May 2020 15:12:11 GMT

Hallo zusammen,

wir sind dabei unsere Mandanten zu digitalisieren und soweit läuft es auch, dass sich die Mandanten für die Nutzung von DUO entscheiden. Allerdings hatten wir jetzt ein paar Mal das Feedback von Mandanten, dass sich Unternehmen online für sie bei ihren paar Belegen nicht lohnen würde. Dennoch möchten sie gerne digitalisieren und vor allem GoBD konform ihre Buchführung gestalten.

Jetzt wäre unsere Frage, ob ihr eine günstigere Alternative zu Unternehmen online kennt, wo die Mandanten ebenfalls ihre Belege hochladen und frei geben können, beispielsweise ähnlich dem ePendelordner. (Leider hat dieser viele Schwachstellen). Es muss nicht zwangsweise eine Bearbeitungsfunktion gegeben sein. Es würde reichen, wenn die digitalen Belege und auch die Papierbelege digital archiviert werden können.

Wir würden uns freuen, wenn wir auch gute Alternativen für die Mandanten hätten, die gerne digitalisieren möchten, für welche sich Unternehmen online aber nicht rentiert. Für mache Mandanten sind die 14 Euro netto im Vergleich zum Belegvolumen zu teuer.

Ich freue mich auf eure Rückmeldungen.

Vielen lieben Dank

Kathrin

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

metalposaunist — Mon, 25 May 2020 16:13:08 GMT

Die Kosten werden sich ab 07/2020 auch ändern. Siehe dazu auch Für mehr Durchblick im Speicherdschungel: Ihr MyDATEV Dokumentenspeicher

Die 10,50€ bleiben aber die 3,50€ werden dann in einem Poolvolumen abgerechnet und kann man so eigentlich nicht mehr 1:1 an den Mandanten weiterberechnen, wenn es nicht eine Pauschale gibt.

Zum eigentlichen Problem: Wenn die Mandanten nur Belege hochladen wollen, gibt es andere, technische Lösungen, die aber eigentlich nicht so schick sind aber Sie könnten hier per OneDrive, DropBox oder Co. arbeiten, und die Belege werden dann durch die Kanzlei hochgeladen.

Oder das Mandat scannt alles fertig und schickt es Ihnen per Mail oder Datenaustausch oder ähnlich und Sie laden es hoch.

Das Thema hatten wir aber hier schon des Öfteren, dass es solche Fälle gibt. Oder wenn es nicht viel ist, bieten Sie an, durch die Kanzlei zu scannen, somit die Vorteile von UO zu nutzen und das Mandat kann mit UO compact für die Hälfte des Geldes zumindest ins UO schauen.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

Kathrin_S — Tue, 26 May 2020 06:29:00 GMT

Vielen dank für die schnelle Antwort. Dass sich die Kosten im Juli ändern werden ist ein guter Hinweis. Wir hatten bisher nur die Info, es sei für dieses Jahr geplant, aber nicht wann es umgesetzt wird.

Bezüglich des Vorschlages, dass die Kanzlei die Belege hoch lädt, würde es ja immer noch bedeuten, dass die Papierbelege zu uns gelangen müssen. Das ist ja eigentlich mit der große Vorteil an der Digitalisierung, dass solche Wege weg fallen. Ebenfalls würde das Scannen seitens der Kanzlei mehr Zeitaufwand bedeuten, was gegebenenfalls nicht abgedeckt werden kann.

Wir hätten gerne noch eine zusätzliche Variante, die wir den Mandanten anbieten können, wo sie aber die Kontrolle haben. Es soll ja auch ein Vorteil für die Mandanten sein.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

Thomas_Kahl — Tue, 26 May 2020 06:36:17 GMT

Warum sollten den die Belege in Papierform kommen und der Mandant nicht scannen?

Zum einen kann der Mandant die Belege scannen und mailen. Sie speichern diese für das Programm Belegtransfer ab und laden diese hoch. Zum anderen gibt es für UO doch auch den direkten Belegzugang per Mail.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

metalposaunist — Tue, 26 May 2020 06:41:24 GMT

@Kathrin_S schrieb:
Wir hätten gerne noch eine zusätzliche Variante, die wir den Mandanten anbieten können, wo sie aber die Kontrolle haben.

Dann bleibt nur UO für 10,50€, wenn das Mandat selbst hochladen soll. Andere Ideen fallen mir dazu leider nicht ein. Das UO compact ist nur zum "sehen" aber nicht zum Hochladen digitaler Belege.

@Kathrin_S schrieb:
Es soll ja auch ein Vorteil für die Mandanten sein.

Ist es ja mit 10,50€ und sogar viel mehr als nur Belege hochladen und archivieren. Das sind ja nur 10% der Möglichkeiten, die man mit UO nutzen kann. Deshalb ist es ggf. auch so "teuer", weil auch das Kassenbuch und alle anderen Anwendungen und Auswertungen von DATEV gepflegt und stetig aktualisiert werden müssen.

Wenn man UO "verkauft", dann gleich die ganze Palette an Möglichkeiten ausnutzen und die Vorteile darstellen. Wenn man nur eine mini-FiBu macht ist es aber in der Tat ggf. zu teuer und auch die anderen Möglichkeiten werden dann entfallen, wenn man die aktuellen Zahlen auch "am Telefon" abfrühstücken kann.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

andreashausmann — Tue, 26 May 2020 06:57:54 GMT

Egal wie mit dem Mandanten digital zusammengearbeitet werden soll, es bedarf einer Plattform für den Datenaustausch.

Um anschließend die Belege verbuchen zu können, müssen diese trotzdem in DUO oder mindestens ins DMS, wobei ich DUO bevorzuge. Beim Archivieren im Kanzlei-eigenen DMS trägt die Kanzlei das Archivierungsrisiko, weiß nicht wie sinnvoll das ist 😉

Wie so ein Prozess aussehen kann, bei dem der Mandanten keinen direkt Zugriff auf DUO hat, habe ich hier einmal gezeigt: https://youtu.be/IdTbQ-4bBTg

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

olafbietz — Tue, 26 May 2020 07:23:07 GMT

Ich habe eine ähnliche Lösung wie Herr Hausmann im Einsatz. Technischer Unterbau ist bei mir eine Nextcloud. Diese können Sie für kleines Geld gehostet betreiben (lassen) oder bei entsprechendem technischem Verständnis auch selbst auf Ihrem Server einrichten (lassen). Über den Nextcloud-Client bei Mandanten können Verzeichnisse automatisch synchronisiert werden. Die Arbeit beim Mandanten ist also wie mit dem Belegtransfer. Über den Nextcloud-Client auf dem Handy können auch Dateien von dort hochgeladen oder fotografiert werden.

Ich hätte auch lieber DATEV-Lösungen bevorzugt (siehe DATEV-Ideas zu Unternehmen Online). Aber DATEV WILL dieses Thema NICHT bedienen.

Kleinste Einkommensteuerfälle (Klartax) werden höher priorisiert, als kleine Unternehmensmandate.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

olafbietz — Tue, 26 May 2020 07:29:03 GMT

Hier noch der Link zur Idea:

https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/ideen/article-id/323/jump-to/first-unread-message

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

bodensee — Tue, 26 May 2020 07:41:08 GMT

Ich kann den Vorredner nur beipflichten.

Ich habe bei 'alten Beratungsressistenten Mandanten' das Modell ich bekomme Papier, scanne und lade in DUO hoch.

Bei neuen Mandanten - ausnahmslos DUO - ausser es gibt Einwände von den Mandanten.

Durch Corona kam jetzt noch Variante 3 : die Mandanten mailen mir die Belege zu ich lade sie in Duo via Belegsammler hoch.

Bleibt noch Variante 4 : so wie es immer war. Pendelordner- aber definitiv die Auslaufvariante.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

Kathrin_S — Tue, 26 May 2020 08:48:39 GMT

genau wir sehen auch sehr viele Vorteile bei Unternehmen online und stellen das ganze Paket vor. Allerdings gibt es einige Mandate, die das ganze Paket nicht benötigen. Für sie rentiert es sich nicht, aber sie möchten natürlich dennoch den Vorgaben der GoBD entsprechen und gerne Digitalisieren.

Bei den ganz kleinen Mandaten bekommen wir das Feedback, dass sie es ja machen müssen. Und dass sie es dann nicht fair finden, dass sie dafür auch noch Geld zahlen müssen.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

bodensee — Tue, 26 May 2020 08:55:04 GMT

Nun was ist schon umsonst im Leben.

Aber die Vorteile die Auswertungen dann auch zeitnah digital zur Verfügung zu haben, die dann natrülich auch noch ausgeweitet werden können ( Controllingreport) usw. das wird dem Mandanten die 10,50 wert sein müssen.

Oder darüber lässt sich ja auch reden, was wird bisher für die Fibu verlangt vlt. gibt es da ja Möglichkeiten die lfd. Fibu z.Bsp um 5,25 zu reduzieren,d ann ätten sie sich die kosten geteilt. Haben beide Seiten etwas davon.

Zudem für die Kanzlei im ABschlussbereich und spätestens bei Prüfungen ist das für beiden Seiten Mandant und STB von deutlichem Vorteil , keine Belege mehr hin und herkarren oder Belege anfordern da sie alle mit Buchungssatz verknüpft sind. Daher bin ich in solchen Fällen gerne bereit über die UO Kosten mit mir reden zu lassen, da sie spätestens beim Abschluss wieder ausgeglichen werden, weil man schneller ist und den Abschluss wirklich in einem Rutsch - vorraussetzung Pflege aller Belege- fertigstellen kann.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

hm — Tue, 26 May 2020 09:48:11 GMT

Hallo,

ich hatte gestern erst eine Anfrage vom Mdt:

Onlinehandel, Kunden zahlen über paypal und Bank, Mdt weiß nicht genau wie sich das Geschäft entwickelt und möchte Kosten möglichst niedrig halten.....

Ich habe im lexoffice empfohlen, mit dem Hinweis, dass es sich um eine Fremdsoftware handelt und er sich bei absolut allen technischen Fragen eigenverantwortlich an lexoffice wenden muss.

Ich leiste Hilfestellung bei der Anlage der Stammdaten, nenne ihm die zu bebuchenden Konten (Sachkonten, Debitoren ab 10000,...), weise darauf hin, dass er jede Buchung mit einem Beleg verknüpfen muss, zeigen ihm das Bank-Fibu-Konto und weise darauf hin, dass dieser Saldo mit dem "Papierbankontoauszug" übereinstimmen muss, und und und ... Leistungen werden anschließend in Rechnung gestellt.

Ich muss mich nicht um smartlogin, Rechteverwaltung, PSD2, .... kümmern.

Buchungs-/Belegexport zum Jahresende funktioniert über den Direktzugriff. Mit ein wenig Übung bekommt man die digitalen Belege auch in die lokale DMS.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

Thomas_Kahl — Tue, 26 May 2020 10:07:05 GMT

@hm schrieb:

Buchungs-/Belegexport zum Jahresende funktioniert über den Direktzugriff. Mit ein wenig Übung bekommt man die digitalen Belege auch in die lokale DMS.

Sicher bekommt man die Belege in die lokale DMS. Aber wenn Sie dann am Ende des Jahres 2 Millionen Belege zum Import in die DMS bekommen, müllen Sie sich diese ganz schön zu. Gerade beim Onlinehandel wäre ich da vorsichtig, da hier ja häufig Kleinbeträge, dafür aber Massen davon abgerechnet werden.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

metalposaunist — Tue, 26 May 2020 10:14:34 GMT

LexOffice? Das kann doch DATEV connect online 😊.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

vogtsburger — Tue, 26 May 2020 10:23:59 GMT

@Kathrin_S schrieb:
...
Allerdings hatten wir jetzt ein paar Mal das Feedback von Mandanten, dass sich Unternehmen online für sie bei ihren paar Belegen nicht lohnen würde. Dennoch möchten sie gerne digitalisieren und vor allem GoBD konform ihre Buchführung gestalten.

... die Bezeichnung "paar Belege" ist ein wenig "unscharf"

Sprechen Ihre Mandanten von monatlich 5 oder 50 oder 500 Belegen ?

Berechnen Ihre Mandanten die Fibu- oder Jahresabschluss-Kosten pro Beleg ? 🤔🙄

Warum will man unbedingt digitalisieren, wenn man nur "ein paar Belege" hat ?

Kostentransparenz ja oder nein, das ist hier die Frage.

Häufige Telefonate und andere Klimmzüge verursachen auch Kosten, die irgendwo in die Kalkulation einfließen.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

bodensee — Tue, 26 May 2020 10:31:07 GMT

Klar geht das auch mit Lexoffice,

dann muss der Mandant aber selber buchen, oder aber beim Einrichten jemanden zur Seite haben der hilft und vernünftig einrichtet indem alle Prozesse abgebildet werden.

Habe ich auch in der Mandantschaft.

Wahlweise zum Jahresende über connect online Beleg und verknüpfte buchungssätze nach datev oder direktzugriff habe ich auch beides je nachdem was gewünscht wird.

@metalposaunist : Wenn sie sich Lexoffice einmal vom Dashboard der Funktionalität und der Buchungen die im Hintergrund -wenn sauber eingerichtet- angesehen habe, davon ist Datev meilenweit entfernt.

Für Mandanten die wenig Buchhaltungskenntnisse haben und nciht bilanzieren müssen, ist Lexoffice aus meiner Sicht unglaublich gut gemacht.

Connect online nutze ich nur um am Ende eine einheitliche Buchhaltung zu haben und den Abschluss im gewohnten Datev System abzuarbeiten.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

andreashausmann — Tue, 26 May 2020 11:04:09 GMT

LEXoffice ist unglaublich gut macht, hat aber auch seine vielen Fallstricke.

Ich nutze es selbst für Rechnungsschreibung und Vorerfassung, es gibt aber gewisse Aspekte, die beachtet werden müssen.

Folgendes sind meine Klassiker:

- 1% Versteuerung bei Firmenwägen ist nicht abzubilden

- die Bankkontoumsätze sind gerne mal unvollständig

Bei LEXoffice sehe ich auch immer das Risiko, dass die Buchhaltung im Zweifelsfall sehr chaotisch beim Steuerberater ankommt, je nachdem was dort gemacht oder nicht gemacht wird.

Hier muss mMn deutlich mehr vorgegeben werden als bei DUO. Bei DUO lassen sich viele Dinge viel leichter "retten":-)

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

bodensee — Tue, 26 May 2020 11:11:51 GMT

Hallo Herr Hausmann,

wie in jedem Buchhaltugsprogramm gibt es immer Fallstricke.

Nur ich habe das exemplarisch in einem Fall sehr aufwändig und fast ohne Berechnung durchgeführt. Im Erstjahr Mandant hat Lexoffice selbst eingerichtet und die Fibu die kam war in der Tat ziemlich chaotisch weil Mandant schlicht nicht wusste was er einzurichten hatte.

Dann Mandant Buchungen zu mir in Datev übertragen und ich habe dann die Korrekturen in nicht unerheblichem Umfang vorgenommen und dann Mandant im Folgejahr in Lexofice gelöscht zusammen mit Mandantin eingerichtet immer im Kontext wie werden welche Prozesse in der Firma bewerkstelligt, Angebot, Auftrag, Rechnungsschreibung , Rg. eingang Begleichung usw.

Im Folgejahr war die Trefferquote bei etwa 96%. Sprich wenig Umbuchungen bei mir , Mandant merkt von der Buchhaltung nichts wird im Hintergrund erledigt durch Belegzuordnung.

Ab diesem Zeitpunkt war mir dann schon klar, an was es bei Lexoffice 'hängt' die Einrichtung und die Abbidlung der betrieblichen Prozesse ist das A & O. Wenn das gut bis sehr gut gelöst ist,dann haben sie dort wirklich eine wunderbare Software entwickelt für Überschussrechner.

Und natürlich auch andersherum.

Auch das Thema Fraktura - wie sie ja selbst schreiben ist wesentlich günstiger und einfacher zu lösen als mit Datev.

Und hier kommt m.E. weder UO noch Karewe Compact auch nur annähernd heran.

Aber ja der STB der den Abschluss macht muss sich mit der Software vorher beschäftigen und sich mit dem Mandanten hinsetzen und einrichten. Jede 5 min Invest im Vorfeld lohnen sich.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

chrisocki — Tue, 26 May 2020 11:27:14 GMT

Hi,

solang die Mandanten keine Belegeinsicht haben wollen/sollen, könnten Sie als Kanzlei einen DUO-Bestand einrichten und "Upload-Mail" für diesen Mandanten und seiner Mail-Adresse einrichten. Hierzu müssten Sie allerdings den Bestätigungslink einmal bestätigen (am einfachsten mit SmartLogin und Mandantenfernbetreuung).

Der Mandant mailt dann seine Belege an die generierte Mail-Adresse von DUO und Sie als Kanzlei haben die Belege drin.

Durch die Neustrukturierung der Speichergebühren fallen die 3,50€ auch nicht mehr direkt an. Alles in Allem entspricht dies der ehemaligen Faxeinreichung, bei der die Mandanten auch nichts brauchten bis auf das Faxgerät. Kosten sind da auch "nur" auf der Kanzleiseite angefallen (Speichergebühren).

Der DUO-Vertrag ist bei der Kanzlei kostenfrei, da i.d.R. Kanzlei-Rechnungswesen im Einsatz.

Grüße

Chr.Ockenfels

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

olafbietz — Tue, 26 May 2020 11:56:28 GMT

Technisch geht das. Ich meine aber in einem anderen Thread gelesen zu haben, dass die DATEV für Beleg-Upload Mail einen DUO-Vertrag mit dem Mandanten voraussetzt.

Vielleicht kann sich DATEV hierzu mal äußern.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

andreashausmann — Tue, 26 May 2020 12:12:20 GMT

Die Faktura von LEXoffice ist mMn vom Preis-Leistungs-Verhältnis die Beste.

Aber es freut mich, dass Sie hier viel optimieren können und die Prozesse bei Ihren Mandanten im Griff haben. Das ist viel wert 🙂

Ich selbst nutze ja auch LEXoffice, würde diese aber niemals direkt in die FiBu einspielen dafür lassen sich meine Geschäftsvorfälle leider nicht gut genug abbilden.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

Kathrin_S — Tue, 26 May 2020 12:14:33 GMT

Vielen Dank für die vielen Antworten. Es ist immer interessant zu hören, welche Ansätze andere verfolgen.

Wir werden uns auch nochmal Gedanken machen, ob eine der Varianten vielleicht etwas für uns wäre. Bei der Mail Weiterleitung sehen wir ehrlicherweise ein paar Risiken. Veile Mandanten möchten sich die Belege noch einmal ansehen. Auch technisch ist es bei uns vorgekommen, dass eine Mail nicht angekommen ist.

Grundsätzlich ist die Mail Weiterleitung für den normalen Gebrauch super. Viele Mandanten freuen sich sehr darüber, dass es diese Funktion nun gibt.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

chrisocki — Tue, 26 May 2020 13:27:22 GMT

@olafbietz schrieb:
Technisch geht das. Ich meine aber in einem anderen Thread gelesen zu haben, dass die DATEV für Beleg-Upload Mail einen DUO-Vertrag mit dem Mandanten voraussetzt.

Vielleicht kann sich DATEV hierzu mal äußern.

Technisch muss ein DUO-Bestand vorgehalten werden. Das macht die Kanzlei. Und diese kann DUO in Verbindung mit K-Rewe kostenlos nutzen. Lediglich die Speichergebühren fallen an. Und wenn der Mandant NICHT auf den DUO-Bestand zugreifen möchte (weder mit SC noch mit SL), braucht er gar nichts.

Lizenz rechtlich hab ich hierzu noch nichts vernommen.

Grüße

Chr.Ockenfels

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

chrisocki — Tue, 26 May 2020 13:30:49 GMT

@Kathrin_S schrieb:
Bei der Mail Weiterleitung sehen wir ehrlicherweise ein paar Risiken. Veile Mandanten möchten sich die Belege noch einmal ansehen. Auch technisch ist es bei uns vorgekommen, dass eine Mail nicht angekommen ist.
Grundsätzlich ist die Mail Weiterleitung für den normalen Gebrauch super. Viele Mandanten freuen sich sehr darüber, dass es diese Funktion nun gibt.

Hi,

ich rede hier nicht von einer automatisierten Mailweiterleitung! Sie richten in dem DUO-Bestand die generische Mailadresse ein und berechtigen den Mandanten als Absenderadresse (muss mit !einer! SC/SL-Bestätigung legitimiert werden).

Der Mandant kann dann jederzeit Scanns und PDF-Belege direkt an diese Adresse senden, welche direkt im DUO landen. Also keine Umwege über Kanzlei-Server o.ä.

Das Mails verloren gehen, kann passieren. Ist aber ziemlich selten. Und dann kann der Sachbearbeiter bei dem Mandanten den Beleg nochmal anfordern.

Grüße

Chr.Ockenfels

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

hm — Tue, 26 May 2020 14:41:43 GMT

Hallo Herr Kahl,

die temporäre Speicherung der Belege in der lokalen DMS dient eigentlich nur dazu, den Jahresabschluss/die EÜR effektiv möglichst erstellen zu können.

Der Mandant bekommt dies grundsätzlich gar nicht mit. Ich weise den Mandanten auch darauf hin, dass er selbst für die Archivierung seiner digitalen Dokumente (in Lexoffice) verantwortlich ist.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

Thomas_Kahl — Wed, 27 May 2020 06:58:12 GMT

Hallo Herr @hm ,

das verstehe ich jetzt nicht ganz. Also das "temporär". Sie packen die Belege in das DMS, machen den Abschluss und löschen die Belege dann wieder (zeitnah / irgendwann)? Verknüpfen Sie die Belege nicht mit den Buchungen? Wenn doch, dann ist die Verknüpfung nach dem Löschen doch hinfällig.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

hm — Wed, 27 May 2020 07:13:10 GMT

Hallo Herr Kahl,

die lokalen DMS Belege werden mit der Kanzlei Rewe Fibu verknüpft und in der Regel auch auf Dauer lokal gespeichert. Wenn sich bei solchen kleinen Mandanten jedoch nach meistens 2-3 Jahren herausstellt, dass das mit der Selbstständigkeit nichts war, dann kann man über die Löschung der lokalen Belege nachdenken (ohne Rewe Archiv DVDs, Smartlogin-Kündigungen, nachträgliche Speichegebühren RZ,..... ).

Sollte sich das Unternehmen positiv entwickeln, macht es natürlich Sinn die Belege nicht mehr lokal, sondern im UO (doppelt: UO und lexoffice) zu speichern.

Es geht ja in dieser Diskussion um die kleinen Unternehmern mit anfangs wenigen Belegen.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

F_P — Thu, 28 May 2020 06:23:59 GMT

Hallo Herr Ockenfels,

dieses Vorgehen ist nicht zulässig. Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung der Funktion DATEV Upload Mail durch den Mandanten zwingend ein DATEV Unternehmen online Vertrag seitens des Mandanten notwendig ist.

Vergleichen Sie hierzu bitte die Einsatzvoraussetzungen in Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1007550 sowie die Hinweise in der DATEV-Preisliste.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

chrisocki — Thu, 28 May 2020 08:17:40 GMT

Hallo Frau Pfadenhauer,

OK, verstanden und ist mal eine Aussage, mit der man arbeiten kann. Dies war bisher unklar.

Bleibt also nur die Möglichkeit:

Mandant schickt seine Belege via Mail o.ä. zur Kanzlei und die Kanzlei legt die Belege im Unternehmen online ab.

Grüße

Chr.Ockenfels

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

andreashofmeister — Thu, 28 May 2020 08:23:26 GMT

@hm

mal wieder LexOffice...und das kann an dann wunderschön nach DUO übernehmen....

Eigentlich ja eine feine Sache. ...

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

olafbietz — Thu, 28 May 2020 12:42:34 GMT

@F_P schrieb:
Hallo Herr Ockenfels,

dieses Vorgehen ist nicht zulässig. Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung der Funktion DATEV Upload Mail durch den Mandanten zwingend ein DATEV Unternehmen online Vertrag seitens des Mandanten notwendig ist.
Vergleichen Sie hierzu bitte die Einsatzvoraussetzungen in Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1007550 sowie die Hinweise in der DATEV-Preisliste.

Vielen Dank für die Klarstellung in diesem Punkt. Ich hätte gerne eine weitere Frage geklärt.

Es ist unstrittig zulässig, dass die Kanzlei den Belege-Online-Bestand in Eigenregie führt und selbst die Belege hochläd. Der Mandant hat keinen Zugriff und keine Hochlademöglichkeit. Die Kanzlei hat einen DUO-Vertrag, der Mandant nicht.

Stehen der Kanzlei hierfür alle Zugangswege zur Verfügung, also

- Belegtransfer?

- Belegupload Online?

- Beleg Upload Mobil?

- und BelegUpload Mail?

Ist es also zulässig, dass sich die Kanzlei einen Beleg-Upload-Mail-Zugang für eigene Beleguploads für den Belege-Online-Bestand einrichtet?

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

andreashofmeister — Fri, 29 May 2020 04:02:28 GMT

Ist es also zulässig, dass sich die Kanzlei einen Beleg-Upload-Mail-Zugang für eigene Beleguploads für den Belege-Online-Bestand einrichtet?

Warum denn nicht?

Sie müssen doch lediglich die SC/SL für die Upload-Email-registrieren?

Mal eine andere Frage: Frau @F_P: wie werden denn die Voraussetzungen überprüft, wenn z.B. der Mandant das Recht eingeräumt bekommt, auf seinen "durch die Kanzlei geführten DUO-Bestand" per "Email-Upload"Belege zu mailen?

Mit welcher Technik wird denn überprüft, ob es ein Mandantenbestand oder Kanzleibestand ist? In der Rechteverwaltung ließe sich das doch berücksichtigen, oder?

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

chrisocki — Fri, 29 May 2020 05:33:39 GMT

@andreashofmeister schrieb:

Ist es also zulässig, dass sich die Kanzlei einen Beleg-Upload-Mail-Zugang für eigene Beleguploads für den Belege-Online-Bestand einrichtet?
Warum denn nicht?

Mal eine andere Frage: Frau @F_P: wie werden denn die Voraussetzungen überprüft, wenn z.B. der Mandant das Recht eingeräumt bekommt, auf seinen "durch die Kanzlei geführten DUO-Bestand" per "Email-Upload"Belege zu mailen?

Mit welcher Technik wird denn überprüft, ob es ein Mandantenbestand oder Kanzleibestand ist? In der Rechteverwaltung ließe sich das doch berücksichtigen, oder?

Hi,

vermutlich wird DATEV dies, wenn überhaupt, nur via Stichproben prüfen können. Andernfalls wäre eine Prüfung auf die zugelassenen Absenderdomänen durchaus denkbar.

ABER: Bei der früheren FAX-Einreichung musste der MANDANT auch keinen Vertrag DUO u.s.w. haben. Die Kanzlei hat den Bestand eingerichtet und die Speichergebühren beglichen. Der Mandant hat im Gegenzug niemals Zugriff auf DUO gehabt oder bekommen können.

Wenn ich nun als Kanzlei einen Mailzugang ermögliche (Kanzlei-Mitarbeiter führt einmalig mit seiner SC/SL die Registrierung durch), hat der Mandant technisch auch wieder nur die Möglichkeit Belege einzureichen. Eine Einsichtnahme ist weiterhin nicht möglich.

Deshalb: @DATEV: WARUM sollte dies bei dem MailUpload nicht auch so möglich sein (lizenztechnisch). Solang der Mandant keinen Zugriff auf das Portal nehmen kann und somit auch keinen nennenswerten Vorteil hat, wäre es doch meines Erachtens völlig legitim dies so umzusetzen.

Vorteile:

a) kleine Mandanten müssen keinen DUO-Vertrag abschließen (Kosten, administrativer Aufwand, etc.)

b) Kanzlei wird "digitaler" und kann seine Prozesse entsprechend weiter vereinheitlichen

c) DATEV bekommt mehr DUO-Bestände und kann sich "digital" auf die Schulter klopfen

...

Die Liste kann endlos verlängert werden.

Ansonsten werden wieder "kranke" Workflows in den Kanzleien oder abstruse technische Lösungen eingebaut, nur um hier eine "???sinnvolle???" Umgehung hinzubekommen. Das kann und darf nicht im Sinne der DATEV und seiner Mitglieder sein. Und noch schlimmer: Die Mandanten wandern ab. Es wird eine Megaanstregung in Sachen KlarTax unternommen, aber die bei den Kanzleien bereits vorhandenen Mandanten werden quasi ignoriert.

Also Fazit: Liebe DATEV, überlegt es Euch die Lizenzierung, Vertragsgestaltung bei einer reinen NurMailUpload-Einreichung entsprechen zu erlauben, solang der Mandant keine Medien zum Zugriff auf DUO bekommt. Dann würden wir alle entsprechend weiterkommen. Vielen Dank hierfür.

Grüße und schöne Pfingsttage

Chr.Ockenfels

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

andreashofmeister — Fri, 29 May 2020 05:37:04 GMT

Die Liste kann endlos verlängert werden.

Ansonsten werden wieder "kranke" Workflows in den Kanzleien oder abstruse technische Lösungen eingebaut, nur um hier eine "???sinnvolle???" Umgehung hinzubekommen. Das kann und darf nicht im Sinne der DATEV und seiner Mitglieder sein. Und noch schlimmer: Die Mandanten wandern ab. Es wird eine Megaanstregung in Sachen KlarTax unternommen, aber die bei den Kanzleien bereits vorhandenen Mandanten werden quasi ignoriert.

Also Fazit: Liebe DATEV, überlegt es Euch die Lizenzierung, Vertragsgestaltung bei einer reinen NurMailUpload-Einreichung entsprechen zu erlauben, solang der Mandant keine Medien zum Zugriff auf DUO bekommt. Dann würden wir alle entsprechend weiterkommen. Vielen Dank hierfür.

Grüße und schöne Pfingsttage
Chr.Ockenfels

Sehr schönes Thema.....oder aber "warum einfach wenn es auch kompliziert geht......"

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

olafbietz — Fri, 29 May 2020 05:43:11 GMT

Sie haben es perfekt auf den Punkt gebracht, Herr Ockenfels. Sie sprechen mir aus der Seele.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

olafbietz — Tue, 02 Jun 2020 20:49:08 GMT

@F_P Könnten Sie noch auf die Fragen im Beitrag Nr. 31 (von mir) und Beitrag Nr.33 von Herrn @chrisocki eingehen?

Es wäre schade, wenn diese wichtigen Fragen / Hinweise nicht von DATEV klar beantwortet und der Thread im Sande verlaufen würde.

Ihre Antworten geben wichtige Hinweise auf das weitere Vorgehen in der Kanzlei in dieser Sache.

Vielen Dank!

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

Silvija_Döbereiner — Wed, 03 Jun 2020 04:22:25 GMT

Guten Morgen Herr Bietz,

wir sind bereits an den Antworten dran. Durch die Ferienzeit in Bayern kann es noch etwas dauern 🙂

Einen schönen Tag und

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

andreashofmeister — Wed, 03 Jun 2020 06:04:55 GMT

wir sind bereits an den Antworten dran. Durch die Ferienzeit in Bayern kann es noch etwas dauern 🙂

Guten Morgen @Silvija_Döbereiner

sehr schöne Antwort!

MfG

A. Hofmeister

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

grandfunck — Wed, 03 Jun 2020 07:31:19 GMT

Moin,

immerhin ist Corona kein Grund und auch nicht Kurzarbeit ...

Als Mensch aus SH ist man ja ohnehin immer wieder verwundert, wie viele freie Tage in Bayern anfallen, zumindest subjektiv dürfen wir im Norden viel mehr arbeiten ;-).

Hoffen wir auf eine baldige und befriedigende Antwort.

Schöne Grüße und bleibt alle gesund!

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

andreashofmeister — Wed, 03 Jun 2020 07:40:23 GMT

Dafür gibts in SH Zugang zum Meer.....2fach, wenn man will.....

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

olafbietz — Wed, 03 Jun 2020 08:03:12 GMT

Lassen Sie uns bei der Sache bleiben und der DATEV für die Antwort ein paar Tage Zeit geben.

Dass hier keine schnelle Antwort rausgeschossen werden soll finde ich gut.

Es ist doch so: Richten wir den Belegupload Mail unmittelbar beim Mandanten ein, geht das schnell und einfach. Geht das nur über die Kanzlei, muss man für den Mandanten eine Kanzlei-E-Mail-Adresse anlegen und Weiterleitungen einrichten usw. Das Ergebnis ist das gleiche, aber der Mehraufwand für die Kanzlei ist enorm. Der Aufwand für DATEV ist in beiden Fällen identisch.

Es geht also um die Lösung selbst, aber nicht ausschließlich. Die DATEV hat jetzt die Zeit und Gelegenheit darüber nachzudenken, ob sie sich hinter einem alten, verstaubten Dogma versteckt, ob ihr das Geld des Mandanten wichtiger ist als das Mitglied, oder ob die Förderung des Mitglieds im Vordergrund steht.

Geben wir der DATEV bitte Zeit für die Antwort.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

olafbietz — Wed, 03 Jun 2020 20:41:14 GMT

Nur zur Klarstellung: Die 3,50 Euro Pauschale für Belege online bleiben. Nur die weiteren Staffelbeträge fallen weg.

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

Silvija_Döbereiner — Mon, 08 Jun 2020 08:22:21 GMT

Hallo Community,

Zum Thema "Nutzung DUO in der Kanzlei":

Stehen der Kanzlei hierfür alle Zugangswege zur Verfügung, also

- Belegtransfer?

- Belegupload Online?

- Beleg Upload Mobil?

- und BelegUpload Mail?

Ist es also zulässig, dass sich die Kanzlei einen Beleg-Upload-Mail-Zugang für eigene Beleguploads für den Belege-Online-Bestand einrichtet?

Ja, der Kanzlei stehen alle Upload-Möglichkeiten zur Verfügung. In diesem Szenario kann sich die Kanzlei einen Beleg-Upload-Mail-Zugang für ihren eigenen Upload einrichten.

Zum Thema "Technik"

Mit welcher Technik wird denn überprüft, ob es ein Mandantenbestand oder Kanzleibestand ist? In der Rechteverwaltung ließe sich das doch berücksichtigen, oder?

Aktuell prüfen wir es technisch nicht.

Zu den strategischen Themen melden sich die zuständigen Kollegen direkt.

Danke & einen guten Wochenstart

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

chrisocki — Mon, 29 Jun 2020 09:28:31 GMT

Hallo Frau Radicek,

Zu den strategischen Themen melden sich die zuständigen Kollegen direkt.

wie ist denn der aktuelle Sachstand? Hat sich bei DATEV mal Gedanken gemacht, ob es nicht sinnvoll wäre, wenn der Mandant auch OHNE eigenen DUO-Vertrag Belege via "Upload Mail" einreichen könnte?

Dies wäre meines Erachtens analog zur abgeschalteten Faxeinreichung doch vollkommen in Ordnung, da der Mandant keine weiteren Dienstleistung der DATEV in Anspruch nimmt (Zugriff auf DUO, Auswertungen, etc.).

Danke und Grüße

Chr.Ockenfels

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

metalposaunist — Mon, 29 Jun 2020 19:09:36 GMT

So schön die Diskussion auch ist und ggf. hilft: Wie sieht das mit der E-Mail Archivierung beim Mandanten aus? Schön, wenn man den auf digitalen Rechnungsempfang umstellt aber man mit POP und IMAP und einem günstigen Provider die eingehenden Mails nicht GoBD-konform archivieren kann? Wenn PST kaputt, dann E-Mails weg und IMAP - wie groß bitte soll das Postfach bei so günstigen Anbietern dann in 10 Jahren werden? Unabhängig, dass es dann noch immer nicht archiviert wird.

Also führt an MailStore oder Exchange Online kein Weg dran vorbei oder was empfehlen Sie den Mandanten?

Bis da einmal ein Prüfer kommt, der mit dem falschen Fuß aufgestanden ist und dann hat man den Salat mit Rechnungen per E-Mail. Und ob nun nur PDF oder die ganze Mail - das ist Einstellungssache. Oder muss man die Mails dann nicht mehr archivieren, wenn man nachweisen kann, man schickt alles nach DATEV, weil es da archiviert wird?

Wer stellt sicher, dass wirklich alle Rechnungen ins UO gelangen, wenn man händisch weiterleitet?

Sehe da tatsächlich viel technischem Handlungsbedarf oder täusche ich mich da bloß? Dann bitte ich einmal um Aufklärung oder Links zum Nachlesen. Danke! 😀

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

chrisocki — Tue, 30 Jun 2020 05:45:22 GMT

Hi,

@metalposaunist schrieb:
So schön die Diskussion auch ist und ggf. hilft: Wie sieht das mit der E-Mail Archivierung beim Mandanten aus? Schön, wenn man den auf digitalen Rechnungsempfang umstellt aber man mit POP und IMAP und einem günstigen Provider die eingehenden Mails nicht GoBD-konform archivieren kann? Wenn PST kaputt, dann E-Mails weg und IMAP - wie groß bitte soll das Postfach bei so günstigen Anbietern dann in 10 Jahren werden? Unabhängig, dass es dann noch immer nicht archiviert wird.

Also führt an MailStore oder Exchange Online kein Weg dran vorbei oder was empfehlen Sie den Mandanten?

Bis da einmal ein Prüfer kommt, der mit dem falschen Fuß aufgestanden ist und dann hat man den Salat mit Rechnungen per E-Mail. Und ob nun nur PDF oder die ganze Mail - das ist Einstellungssache. Oder muss man die Mails dann nicht mehr archivieren, wenn man nachweisen kann, man schickt alles nach DATEV, weil es da archiviert wird?

Wer stellt sicher, dass wirklich alle Rechnungen ins UO gelangen, wenn man händisch weiterleitet?

Sehe da tatsächlich viel technischem Handlungsbedarf oder täusche ich mich da bloß? Dann bitte ich einmal um Aufklärung oder Links zum Nachlesen. Danke! 😀

Hmm.... insgesamt immer wieder schwierig. Ob hier ein MailStore oder Exchange online weiterhelfen? Bei MailStore kann mir mein Datenstorage auch um die Ohren fliegen und die Archivierung ist dahin.

Exchange online: ist das ein Archiv im Sinne der GoBD? Als Administrator kann ich auch dort löschen. Und muss ggf. auch dort löschen (Recht auf vergessen). Wie soll denn das Archiv bereinigt werden können ohne das relevante Daten verloren gehen?

Und eine Frage hat mir noch niemand beantwortet: Wie soll ich im Zweifel xx-GigaByte dem Prüfer übergeben, damit er auch darin suchen kann? Weder MailStore noch Exchange (online) kann hier strukturierte Daten ausgeben, welche dann mal eben in Idea eingelesen werden können. Da ist ein blättern im Ordner einfacher...

Und archivieren muss ich eigentlich "nur" Mails mit "steuer-relevanten Daten". Er entscheidet das? Der Anwender mit Fehler 50-70? Der Admin? Die GF? Also doch alles und den Prüfer mit weiteren unnützen xxx-GigaByte fluten, damit seine Laune noch weiter sinkt?

Fragen über Fragen...

Grüße

Chr.Ockenfels

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

Rainer_Reiter — Tue, 30 Jun 2020 10:08:04 GMT

Hallo Community,

wir sehen DATEV Unternehmen online (DUO) als die Plattform für die Kollaboration zwischen Steuerberatern und deren Mandanten. Hier werden wir neben neuen Funktionen für Unternehmer auch neue Beratungsanlässe für Steuerberater unterstützen. Eines der nächsten großen Ziele ist es, DUO in 2020/2021 weiter zur Rechnungseingangs- und Kommunikationsplattform ausbauen.

Es ist nicht unser Ziel, DUO als reine Plattform für den Belegaustausch zur Verfügung zu stellen, sondern die Mandanten in die Nutzung zu bringen und den Steuerberater somit weiter zu stärken.

DATEV Upload Mail ist, neben DATEV Belegtransfer und DATEV Upload online, ein neuer und einfacher Belegzugangsweg. Diese setzen heute ebenfalls einen Unternehmen online Vertrag voraus.

Aus diesen Gründen haben wir den DATEV Upload Mail als Bestandteil von DATEV Unternehmen online konzipiert und die Nutzung durch Mandanten an einen Vertrag für DATEV Unternehmen online gebunden.

Viele Grüße

Rainer Reiter

Product Owner DATEV Unternehmen online

Alternative zu DUO bei wenigen Belegen

chrisocki — Tue, 30 Jun 2020 11:50:46 GMT

Hallo Herr Reiter,

auch wenn mir die Aussage nicht gefällt, werden wir das wohl so "schlucken" müssen... Schade....

Ich bleibe allerdings bei meiner Meinung, dass wenn der Mandant und die Kanzlei keinerlei Kollaboration über DUO abwickeln möchten, der Upload-Mail eine einfache Möglichkeit gewesen wäre Belege auszutauschen.

Ich würde sogar mal behaupten, dass es Mandanten und Kanzleien gibt, die auf diese Art der Kollaboration über DUO verzichten möchten. Nun sind sie gezwungen "unsinnige" Prozesse oder technische Lösungen einzurichten, die es einfach nicht geben müsste.

Sei es drum... (auch wenn es Kollegen geben wird, die sich hiermit nicht zufrieden geben).

Grüße

Chr.Ockenfels