Thema "ZUGFeRD Rechnung per Upload Mail in UO" in Unternehmen online

ZUGFeRD Rechnung per Upload Mail in UO

sberger — Wed, 26 Feb 2020 13:20:08 GMT

Hallo zusammen,

ist es möglich von einem Lieferanten erhaltene ZUGFeRD-Rechnungen über die neue Upload-Mail Funktion nach UO hochzuladen?

Hat jemand hiermit bereits Erfahrungen?

Bei der Upload-Mail Funktion wird ja verlangt, dass in der Mail nur eine pdf-Rechnung im Anhang ist, bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist noch der xml-Anhang mit dabei. Funktioniert das?

Was muss ich hierbei beachten? Empfiehlt sich ein spezieller Belegtyp für die ZUGFerd-Rechnungen?

Viele Grüße

S. Berger

ZUGFeRD Rechnung per Upload Mail in UO

metalposaunist — Wed, 26 Feb 2020 19:39:56 GMT

Wenn ich ZUGFeRD richtig verstehe, sollte das so funktionieren. DATEV wird die XML dann fallen lassen und rein die PDF übertragen, die dann einer einfachen Rechnung per PDF (z.B. von der Telekom, 1und1, ...) entspricht.

In der XML-Datei stehen alle Informationen der Rechnung in einem für die IT direkt lesbaren System. Das heißt, in der XML-Datei steht alles in Reinschrift drin, was das PDF anzeigt. Somit muss keine OCR-Erkennung über das PDF laufen, die ggf. dann einige Felder falsch oder nicht erkennt, weil die Infos dazu in der XML stehen.

ZUGFeRD Rechnung per Upload Mail in UO

sberger — Wed, 26 Feb 2020 19:57:21 GMT

Hallo,

erstmal danke für die Antwort.

Aber das wäre dann ja genau so wie es nicht sein sollte, wenn bei Upload Mail Datev die xml fallen lässt. In der xml sind doch die wichtigen Infos drin. Wenn ich letztendlich nach UO nur eine pdf-Datei übertrage, dann brauche ich auch keine ZUGFeRD Rechnung.

Wie sieht das denn sonst mit dem Hochladen der ZUGferD Rechnung aus? Da kommen doch die Infos in UO an, oder ....

Wenn man die ZUGFerD-Rechnungen nicht im Portal sammelt, dann bekommen die Mandanten (bei mir Handwerker) sie als E-Mail-Anhang zugeschickt. Da wäre die Upload-Mail Funktion schon ganz praktisch.

Viele Grüße und schönen Abend

S. Berger

ZUGFeRD Rechnung per Upload Mail in UO

Gelöschter Nutzer — Thu, 27 Feb 2020 09:02:35 GMT

Afaik ist die Übertragung von ZUGFeRD Rechnungen im Moment nur mit DATEV Belegtransfer möglich.

Hier macht es auf jeden Fall Sinn einen neuen Belegtyp an zu legen, da im Belegtransfer ein anderer Verzeichnistyp eingestellt werden muss.

ZUGFeRD Rechnung per Upload Mail in UO

Silvija_Döbereiner — Thu, 27 Feb 2020 09:48:47 GMT

Hallo S. Berger,

mit Upload-Mail können nur die Datei-Formate PDF, TIF, TIFF hochgeladen werden.

Mehr Infos dazu und alternativen Übertragungswegen finden Sie in Kapitel 2.3 im Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1007550

ZUGFeRD Rechnung per Upload Mail in UO

sberger — Thu, 27 Feb 2020 13:14:42 GMT

Hallo zusammen,

vielen Dank für die Info und die Antworten.

Grüße

S. Berger

ZUGFeRD Rechnung per Upload Mail in UO

eliansawatzki — Fri, 28 Feb 2020 07:32:28 GMT

Hallo zusammen,

die oben dargestellten Erläuterungen und Rückschlüsse sind teilweise falsch.

Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format ist ein PDF-Dokument im PDF/A-3 -Format. Das Format PDF/A-3 ist unter anderem durch einen sogenannten "Container" gekennzeichnet. In diesem Container befindet sich die im PDF "eingebettete" xml-Datei. Diesen Container kann man im geöffneten PDF-Dokument auf der linken Seite über das Büroklammersymbol öffnen. Dort ist auch das öffnen der xml-Datei möglich.

ZUGFeRD ist also nicht wie oben beschrieben eine PDF-Datei und eine xml-Datei, sondern eine PDF-Datei mit eingebetteter xml-Datei. Insofern wird auch nur, wie von Upload Mail unterstützt, ein PDF-Dokument übertragen.

Beim übertragen per Upload Mail wird anschließend seitens Unternehmen online der xml-Anhang auch ausgelesen und es erfolgt keine optische Zeichenerkennung (OCR).

Ich habe das gerade auch ausprobiert. ZUGFeRD-Rechnungen können also bei vollem Funktionsumfang per Upload Mail übertragen werden.

Das Übertragen von ZUGFeRD-Rechnungen hat außerdem nichts mit dem Verzeichnis-Typ zu tun. Den besagten Verzeichnis-Typ im Belegtransfer benötigt man nur, um der Anwendung beim Upload von zip-Dateien über die xml-Schnittstelle online mitzuteilen, dass die Beleg-ID des "Vorsystems" verwendet werden soll. Macht man dies nicht, vergibt DUO eine eigene Beleg-ID und damit kann bei per xml-Schnittstelle online übertragenen Daten zum Beispiel die Verknüpfung vom Beleg und den zum Beleg zugehörigen Informationen nicht mehr erfolgen.

ZUGFeRD Rechnung per Upload Mail in UO

sberger — Fri, 28 Feb 2020 09:09:09 GMT

Hallo,

vielen Dank für die ausführliche Antwort und 1000 Dank fürs Ausprobieren (ich hatte leider keine ZUGFerD Rechnung zur Hand mit der ich es hätte testen können).

Das heisst dann ja, dass man mit den ZUGFerD Rechnungen einfach wie mit einer pdf-Rechnung verfahren kann - egal ob Upload-Mail, Belegtransfer oder manuelles hochladen des Belegs.

Viele Grüße und 1000 Dank!

S. Berger

ZUGFeRD Rechnung per Upload Mail in UO

vogtsburger — Tue, 19 May 2020 09:51:01 GMT

@eliansawatzki ,

ich greife dieses Thema nochmal auf, bevor dessen 'Kerntemperatur' zu stark absinkt und bevor es in der "Frozen Zone" einfriert 😉

Mir stellen sich die folgenden Fragen:

habe/hätte ich jetzt schon Vorteile, wenn ich schon einen Teil der Buchungsbelege im ZUGFeRD-Format hochladen würde ?
(wg. überflüsseiger OCR bzw. wg. perfekter Erkennung der Buchungsdaten)
Woran erkenne ich 'auf Anhieb', dass z.B. per E-Mail eingetroffene PDF-Dateien im ZUGFeRD-Format erstellt wurden ?
Verwendet Datev automatisch die in der PDF 'eingebetteten' XML-Buchungs-Informationen oder wird in "Belege Online" 'gnadenlos' die OCR über den Beleg 'gehetzt' ?

Einige große Lieferanten versenden ja vielleicht schon ihre Ausgangsrechnungen per ZUGFeRD-Format, ohne dass wir oder die Mandanten das wissen oder erkennen

ZUGFeRD Rechnung per Upload Mail in UO

chrisocki — Tue, 19 May 2020 11:35:05 GMT

Hi,

im Adobe-Reader sind die eingebetteten XML-Dateie(n) gut erkennbar. Ansonsten gibt es in den Eigenschaften noch den Hinweis auf PDF/A.

Soweit ich es weiß, erkennt DATEV-DUO automatisch eine ZUGfERD-Rechnung und spart sich die OCR.

Grüße

Chr.Ockenfels

ZUGFeRD Rechnung per Upload Mail in UO

vogtsburger — Tue, 19 May 2020 13:01:31 GMT

... jede PDF erst öffnen und nach der Büroklammer (XML-Anlage) oder in den Eigenschaften nach PDF/A suchen zu müssen, war mit 'auf Anhieb erkennen' nicht gemeint.

Wenn mir der Mandant monatlich ein paar Hundert Belege per E-Mail schickt, wäre es interessant zu sehen, ob vielleicht schon viele ZUGFeRD-PDFs dabei sind oder nur wenige oder gar keine.

Es gibt ja Mandanten, die regelmäßig sehr viele Rechnungen von ihren großen Standard-Lieferanten oder z.B. von Einkaufsverbänden etc. erhalten., die wiederum mit professionellen ERP-Systemen, SAP-Software usw. arbeiten.

Hier hätte man gute Chancen, die Verbuchung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu testen.

Es wäre jedenfalls interessant zu wissen, ob Datev solche ZUGFeRD-PDFs automatisch erkennen und auf andere Weise 'auslesen' kann als mit der doch fehlerbehafteten OCR.

Wenn das ZUGFeRD-Format in der Weiterverarbeitung deutliche Vorteile bietet, wäre das auch für die Mandanten ein starkes Argument, auch die eigenen Ausgangsrechnungen auf ZUGFeRd umzustellen.

ZUGFeRD Rechnung per Upload Mail in UO

manu33 — Tue, 19 May 2020 13:32:04 GMT

Hallo zusammen,

manche Mandanten nutzen bereits die ZUGFeRD Rechnung sowohl als Ausgangsrechnungen, als auch als Eingangsrechnungen.

Das System erkennt die Rechnungen automatisch und in meinen Augen funktioniert es super, da erfast keine Fehler mehr gibt.

Am eindeutigsten ist für mich beim buchen der Hinweis. (Siehe Anhang). Dort kann man sich auch die xml Datei anzeigen lassen.

Ich habe den Zugang via Upload-Mail auch nochmal getestet und es funktionierte ohne Probleme. Für alle die es selber ausprobieren wollen, können die Musterdatei von der Datev testen.

ZUGFeRD Rechnung per Upload Mail in UO

dkauley — Tue, 19 May 2020 13:29:42 GMT

habe/hätte ich jetzt schon Vorteile, wenn ich schon einen Teil der Buchungsbelege im ZUGFeRD-Format hochladen würde ?
(wg. überflüsseiger OCR bzw. wg. perfekter Erkennung der Buchungsdaten)

Ja! Die Daten liegen ja schon elektronisch auslesbar vor und werden in die richtigen Felder eingetragen. Man muss auch nicht mehr kontrollieren, ob sich die OCR-Erkennung "verguckt" hat, da der Beleg nicht mehr per OCR ausgelesen wird. Bei Unternehmen online werden die erkannten Felder dann gelb hinterlegt (und nicht mehr grün, was ich irritierend finde).

(wg. überflüsseiger OCR bzw. wg. perfekter Erkennung der Buchungsdaten)
Woran erkenne ich 'auf Anhieb', dass z.B. per E-Mail eingetroffene PDF-Dateien im ZUGFeRD-Format erstellt wurden ?

Auf Anhieb jetzt nicht, aber wenn Sie die Datei mit dem Adobe Reader öffnen und auf der linken Seite auf die Büroklammer klicken, sehen Sie, dass eine xml-Datei an der PDF dranhängt.

Ich lasse die Mandanten bei den Lieferanten immer explizit nach ZUGFeRD-Dateien fragen. Überraschenderweise haben das viele im Angebot, wenn man danach fragt.

ZUGFeRD Rechnung per Upload Mail in UO

dyersburg1989 — Thu, 06 Feb 2025 09:44:30 GMT

Hallo ZUsammen,

wir müssen für einen unserer Lieferanten einen Fragebogen bezüglich der von uns gewünschten / benötigten ZUGFeRD-Version ausfüllen:

Da bin ich ehrlich gesagt gerade etwas überfragt.

Kann ich vielleicht hier eine Antwort erhalten?

Wir nutzen DUO und haben andere Lieferanten von denen wir schon ZUGFeRD-Rechnungen erhalten und problemlos verarbeiten können, nur die Frage nach einer Version hat sich bislang noch nie gestellt....

Vielen Dank im Voraus!

Ines Molter

ZUGFeRD Rechnung per Upload Mail in UO

Gerlinde_Huebl — Wed, 12 Feb 2025 10:55:09 GMT

Hallo @dyersburg1989,

in DATEV Unternehmen online können aktuell E-Rechnungen in der Belegerfassung vorbelegt werden, die den etablierten E-Rechnungsformaten ZUGFeRD 2.x oder XRechnung entsprechen.