Thema "Scan to mail per Scanner an DUO (Upload mail) als Alternative zu Scandinavier" in Unternehmen online

Scan to mail per Scanner an DUO (Upload mail) als Alternative zu Scandinavier

hoege — Thu, 07 May 2020 12:02:38 GMT

Guten Tag,

wir haben in der Vergangenheit vereinzelt den Scandinavier der Firma Kuhn IT an Mandanten empfohlen.

Nun kam mir der Gedanke, ob dies nicht kostengünstiger geht.

Seit einiger Zeit kann man ja Belege per E-Mail an DUO senden. Wenn ich einen beliebigen WLAN Scanner habe, der Scan to Mail anbietet könnte ich doch beim Mandanten die entsprechenden Belegtypen mit den Email-Adressen des DUO auf dem Scanner speichern und mandantenseitig ohne Desktop PC scannen? Dazu müsste die Absender-Email-Adresse des Scanners in DUO hinterlegt werden und gut ist?

Wir haben Upload Mail bislang noch nicht wirklich im Einsatz. Hat jemand Erfahrung hierzu bzw. zu meiner Idee?

Gruss

Timo Högemann

Scan to mail per Scanner an DUO (Upload mail) als Alternative zu Scandinavier

metalposaunist — Thu, 07 May 2020 12:10:51 GMT

Idee gut. Was machen Sie mit dem trennen / heften der Seiten? Wenn Ihr Mandant 20 einseitige Rechnungen oben einlegt und der Scanner 1 PDF draus nach UO schickt - wird das bisschen schwierig die 1 PDF hinter 20 Buchungssätze zu hängen. Das erst wieder umständlich beim StB zu splitten ist nervig. 20x dem Scanner sagen: Rechnungseingang und 20x einzelnd die 1 Seite einlegen ist viel zu zeitraubend.

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hoege — Thu, 07 May 2020 12:58:28 GMT

Wäre nicht auch scannen im tiff Format und mit Einzelseiten möglich?

Wir haben wie gesagt Upload Mail noch nicht wirklich genutzt.

Scan to mail per Scanner an DUO (Upload mail) als Alternative zu Scandinavier

metalposaunist — Thu, 07 May 2020 13:04:33 GMT

@hoege schrieb:
Wäre nicht auch scannen im tiff Format und mit Einzelseiten möglich?

Kommt bestimmt auf den Scanner an. Dann auch wieder: 1 E-Mail mit 20 TIFFs im Anhang oder 20 E-Mails mit 1 TIFF? Nicht, dass DATEV die E-Mail-Adressen aufgrund von Überflutung sperrt. Nichts anderes ist ja E--Mail Spam: Millionen Nachrichten von 1 Adresse.

Und: Upload Mail kann aktuell nur 1 PDF pro E-Mail. Das war's. Da kommt man mit TIFF nicht weit und wenn dann auch nicht mit 20 TIFFs/PDFs im Anhang.

Deshalb nutzt der Scandinavier ja DATEV Connect online.

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scan2datev — Thu, 07 May 2020 15:08:49 GMT

Guten Tag Herr Högemann,

Wenn Sie mit Scandinavier arbeiten, haben Sie nicht nur die Möglichkeit Dokument einzuscannen und zu trennen, sondern auch mit der Information wie Firma und Dokumenttyp auf DUO hochzuladen. Das geht viel schneller und Sicher. Aber mit der Option Scan2Mail kann Dokument nur eingescannt und ohne solche Information hochgeladen werden. Danach muss man solche Information bei DUO manuell nachtragen. Endeffekt holen Sie das Geld für Anschaffung des Scanners von gesparter Arbeitszeit schnell zurück.

Mit freundlichen Grüßen

S. Sun

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metalposaunist — Thu, 07 May 2020 15:50:09 GMT

Mit DATEV Upload Mail muss man sogar den Belegtyp angeben, weil jeder Belegtyp seine eigene Adresse bekommt.

Dann hätte man auch das Problem der Firmen / mehreren Mandanten gelöst, weil jedes UO Mandant mit jedem Belegtyp eine eigene Adresse bekommt. Die kann man am Scanner hinterlegen und auch sprechend benennen.

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scan2datev — Thu, 07 May 2020 17:01:04 GMT

Mit Networkscanner „Scandinavier“ von KuhnIt arbeitet man so:

mit DATEV smartLogin am Scanner anmelden
Metadaten wie Firmen- und dazugehörigen Dokumenttypen aus Mandant Konto von DUO ausgelesen
Job Button automatisch erzeugen

Man braucht nicht Treiber zu installieren und Scanner zu konfigurieren. Das ist wirklich „Plug und Play“ und ideal für Mandant, der keine große Erfahrung mit PC und Software hat.

Video: https://www.youtube.com/watch?reload=9&v=x5xpWeAQVME

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metalposaunist — Thu, 07 May 2020 17:06:44 GMT

@scan2datev schrieb:
Das ist wirklich „Plug und Play“ und ideal für Mandant, der keine große Erfahrung mit PC und Software hat.

Nur ideal für alle, die Mac bzw. macOS benutzen. Für alle anderen gibt es günstigere, ebenso gute Workflows.

Der Plustek Scanner, der Verwendung im Scandinavier verwendet ist von der Qualität echt mies und enttäuschend schlecht verarbeitet. Der frisst nicht mal wild Bons - die Bons muss man der Größe nach sortieren. Spreche aus Erfahrung. Hatte mir deutlich mehr von erhofft.

Und Achtung: Der Scandinavier kann nur max. 20 Firmen / ca. 140 Belegtypen. Ich hatte das Teil mit meinem Kanzlei-SmartLogin gescannt und der Scanner musste dann min. 2400 Belegtypen anlegen (ca. 200 UO Stammdaten mit allen Belegtypen). Er hat es nach x Tagen nicht geschafft. Das Gerät war schrott und musste vom Hersteller kuhn IT ausgetauscht werden. Sehr geil 👎. Das stand nirgends in einer Beschreibung drin.

Ist ein Fujitsu fi-71x0 10x besser und nochmal 10S/min schneller in der kleinsten Version.

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scan2datev — Thu, 07 May 2020 17:13:40 GMT

fi-7XXX ist gut geeignet für Kanzlei und nur noch ein Scanner. Aber Scandinavier ist ein Mandantscanner plus APP. Damit sind die beiden nicht direkt zu vergleichen.

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metalposaunist — Thu, 07 May 2020 17:20:37 GMT

Bitte was? Es geht rein um die Digitalisierung von Belegen. Mehr nicht. Ob ich da eine App zu brauche oder nicht, hängt vom Betriebssystem ab. Scandinavier ist Lösung für MacOs - Fujitsu für Windows. Kann man 1:1 vergleichen. Die scannen beide nur Papier.

Der Scandinavier ist auch ein reiner Scanner. Mehr kann der auch nicht. Und diese App braucht man nur, wenn man MacOS hat, weil der Fujitsu fi-71x0 dank Belegtransfer, miDentity und Windows PC alles fertig scannt inkl. Trennblätter und man nur noch auf Daten senden klicken braucht.

Die SmartLogin App ist nicht das Wundermittel von DATEV. Eher im Gegenteil nur zu nutzen, wenn es nicht anders geht oder wenn man mobil sein muss/will.

Wenn der Mandant Windows hat: mIDentity dran. Damit kann man auch den Belegtransfer automatisieren. SmartLogin ist immer noch vieles zu Fuß.

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scan2datev — Thu, 07 May 2020 17:34:46 GMT

Ich habe irgendwann so gehört, dass Belegtransfer nicht mehr lange von DATEV gewartet und upgedatet werden. mIdentity hat wegen Problem des Treibers auch nicht unbedingt so benutzungsfreundlich und zukunftsorientiert.

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metalposaunist — Thu, 07 May 2020 17:51:33 GMT

@scan2datev schrieb:
Ich habe irgendwann so gehört, dass Belegtransfer nicht mehr lange von DATEV gewartet und upgedatet werden.

Dann hätte DATEV das schon mal unter datev.de/abkuendigungen publik gemacht und es wird genug Installation da draußen geben, die einen unbeaufsichtigten Belegtransfer (Sendetermine verwalten) installiert haben. Zumal wenn der mIDentity geht, muss DATEV auch sein SWM Sicherheitskonzept überdenken, da das technisch nichts anderes ist und ohne LiMa auch kein DATEV auf keinem Server geht.

Bis min. 2023 werden uns mIDentities begleiten; ich meine sogar 2025. Habe die DATEV Folie mit der Planung gerade nicht genau im Kopf.

Aktuell ist DATEV dran zu prüfen, den Belegtransfer SmartLogin-fähig zu machen und bisher kann kein anderes DATEV Programm aus einem Ordner massenweise Belege nach UO übertragen und dort auch gleich löschen. Zudem fällt dann auch die Möglichkeit des XML und ZIP Transfer zur DATEV einfach so weg, wo man gleich Belegbilder passend mit Buchungssatz ins REWE bekommt.

Wenn DATEV den Belegtransfer abkündigt, muss es dazu mindestens 2 Alternativen geben oder 99% der Software mit DATEV Schnittstelle ist DATEV connect online fähig. Belege können im SmartTransfer auch einfach via SSL Kanal an SmartTransfer gesendet werden. Da SmartTransfer aber nur eingekauft ist, kommt die Technik dahinter nicht von DATEV.

@scan2datev schrieb:
werden. mIdentity hat wegen Problem des Treibers auch nicht unbedingt so benutzungsfreundlich und zukunftsorientiert.

Sie meinen wegen Windows 10 v2004? Na dann lesen Sie sich mal SmartLogin mit Android 10 oder demnächst 11 durch. Auch super benutzerfreundlich 😂.

Jede Technik hat Vor- und Nachteile. Man wählt aber immer jene, die viel automatisieren und vereinfachen kann und wählt deshalb bestimmt auch keinen Upload Online 😉.

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scan2datev — Thu, 07 May 2020 18:01:03 GMT

DATEV Belegtransfer ist wirklich ein veraltetes Scanprogramm. Das ist auch der Grund dafür, warum DATEV darüber Gedanken machen und Neuprodukt anbieten muss.

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cwes — Thu, 07 May 2020 20:45:05 GMT

@scan2datev schrieb:
DATEV Belegtransfer ist wirklich ein veraltetes Scanprogramm.

Das nutzt doch (hoffentlich) niemand zum Scannen.

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Hauke_Hamann — Thu, 07 May 2020 20:45:06 GMT

N’Abend.

Ich nutze bei mir in der Kanzlei die Scanfabrik mit Datev Connect online. Sowohl für die Kanzleifibu als auch für einzelne Mandanten-Fibus.

Daneben nutze ich für alle auf pdf-Rechnung umgestellten Lieferanten den Belegupload Mail. Sind allerdings immer einzelne Rechnungen!

Außerdem nutze ich bei herunterzuladenden Rechnungen den Belegupload online. Das einzige was ich für die Kanzlei-Fibu nicht mehr nutze ist der Belegtransfer.

Beim Mandanten sehe ich das etwas anders. Ich sehe nicht, dass der Upload Mail vollständig die anderen Wege ersetzen kann. Das mag bei kleineren Fibus klappen, wenn täglich verarbeitet wird.

Ich habe bei einem Mandanten das Szenario, dass Eingangsrechnungen per Belegtransfer gesendet werden. Ausgangsrechnungen werden vom Mandanten einzeln per Mail versendet aus dem eigenen Fakturierungssystem. Dabei wird immer Exemplar per Upload Mail an DUO mitgesendet. Ich meine das klappt dort.

Fazit: für einzelne bestimmte Szenarien momentan machbar mit Upload Mail, aber nicht ausschließlich.

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metalposaunist — Thu, 07 May 2020 20:54:14 GMT

@Hauke_Hamann: Cool! Die scanfabrik kann Connect online? Kostet was das extra? Wir haben 3 von deren Geräten inkl. 3x Touch-PCs aber als Kaufversion ohne Updates.

Klappt Connect online dann nur auf dem Gerät, wo auch gescannt wird? Unsere 3 Scanner greifen auf 1 zentrale SQL Datenbank mit 230 UO Mandaten und 2400 Belegtypen zu. 1x pflegen, an 3 Scannern nutzen. Alle 3 Scanner exportieren dann auf diese 1 zentrale Freigabe mit allen UO Mandanten und allen Belegtypen und der Belegtransfer schickt alle 7 Minuten alle Belege in allen Ordnern automatisch hoch.

Geht das auch mit Connect Online? 😎 Irgendwie hänge ich ja doch am Belegtransfer und mIDentity 😁.

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Hauke_Hamann — Thu, 07 May 2020 21:05:03 GMT

Also das hat mich jetzt nur die einmalige Einrichtung gekostet.

Vorteil: ich hab jetzt immer alle Mandanten und Dokumententypen aktuell, administriert über DUO. Das macht’s halt leichter.

Die Frage mit den mehreren Geräten kann ich gar nicht beantworten. Das ist unsere erste ( und bislang einzige) Scanfabrik, somit stellte sich die Frage noch nicht 😎.

Ich wähle da zum Scannen halt ähnlich aus wie bisher, also Mandant, Belegtyp. Nach Stapelabschluss jagt er’s direkt in die Wolke.

Aber jetzt hab ich mal ne Frage: 2.400 Belegtypen?? Was hab ich verpasst 😳🤭? Oder wie muss man das verstehen?

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Hauke_Hamann — Thu, 07 May 2020 21:09:28 GMT

Es gibt übrigens auch die Möglichkeit Dateien direkt in MeineSteuern zu scannen. Hab ich aber nicht bestellt. Noch erschließt sich mir der Mehrwert von MeineSteuern überhaupt nicht. Aber das ist ein anderes Thema...

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metalposaunist — Thu, 07 May 2020 21:20:53 GMT

Ah okay, verstehe. Dann sollte das auch klappen. Dann würden sich alle 3 Geräte via Connect Online die Belegtypen 3x übers Internet getrennt ziehen anstatt jetzt 1x aus der SQL Datenbank. Hm. Auch eine Idee. Dann könnte das VPN zwischen den zwei Standorten mit noch einem Grund wegfallen.

Muss ich mal bei Langeweile bei denen anfragen. Wahrscheinlich muss die lokale Software erstmal aktualisiert werden - einer der Nachteile, wenn man es 1x kauft statt least, mietet oder pay per use bezahlt.

Jap. Weil wir gleich alle Belegtypen bei allen UO Mandanten auf unserer Seite nutzen / anlegen / freischalten. Das sind dann schon min. 5 pro UO Mandant. Und die restlichen kommen hinzu durch Sonderwünsche wie Bank, Kasse a bis z, wenn man Kostenstellen bucht, und was sich die FiBu Mitarbeiter so alles ausdenken 😄. Wir haben so 150 bis 200 UO Stammdaten - wenn nicht sogar mehr.

Daher war unser Problem ja, dass die Überwachung im Belegtransfer nur max. 100 Einträge kann und bei 2400 ständig abstürzte, bis ich Sendetermine verwalten gefunden habe.

Ich dachte immer und habe gehört, dass Connect online sich DATEV bezahlen lässt, wenn man es nutzen möchte. Daher hatte ich nach den Kosten gefragt; insbesondere, wenn man die 3 Maschinen fix gekauft hat. Dann zahlt die scanfabrik ja monatlich an DATEV drauf, wenn wir monatlich nichts an die scanfbarik zahlen?!

Aber so oder so - sind schicke Scanner!

@cwes: Veraltet ja, aber warum nicht nutzen? Wir haben ein Mandat, dass relativ wenig scannt; aber mehrere Geräte hat, die alle samt veraltet und ultra langsam sind. Daher haben wir jetzt ein Lexmark AiO Farblaser empfohlen, dass schneller scannt und alle anderen Geräte ersetzt. Es gibt nur 1 PC. Scan-to-SMB fällt damit ggf. schon flach. Scan-to-FTP muss am PC ein FTP-Server lauschen - daher wäre meine Idee das ScanModul via TWAIN zu nutzen und Verknüpfungen auf den Desktop zu legen. Doppelklick, scannen, senden, fertig.

Ich wüsste nicht, wie man es anders ohne TWAIN Scan lösen sollte? Insbesondere da man im ScanModul auch gleich heften kann. Und für die paar Belege, wo das Mandant bald in den Ruhestand geht einen extra Dokumentenscanner anschaffen, weil es auch nicht so arg viele Bons zu scannen gibt, halte ich für unwirtschaftlich.

Aber back2topic 😉 - es ging ja darum die teuren Scandinavier gegen eine günstigere und qualitätsmäßig bessere Lösung zu ersetzen. Wenn das geht, bin ich gerne dabei.

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Hauke_Hamann — Thu, 07 May 2020 21:20:19 GMT

Oh ich hab die Maschine auch gekauft, zahle aber monatlich munter Lizenzgebühren an meine. IT-Partner dafür.

Auf der Datev-Rechnung habe ich bislang noch keine Extra-Position gesehen. Hab die für April heute gerade verbucht 🤔.

Habe mich bislang immer an die Standard-Belegtypen gehalten. Mal überlegenswert, das auszubauen...

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metalposaunist — Thu, 07 May 2020 21:27:08 GMT

So war das nicht gemeint 😉. Damit die scanfabrik Connect online einsetzen darf/kann, zahlt diese an DATEV eine Gebühr. Und diese sollte dann ja an Sie durchgereicht werden, damit die scanfabrik nicht drauf zahlt.

So würde ich's machen und unser Drucker-Scanner-Print Partner wollte eine ähnliche Lösung auf den Markt bringen, wurde aber durch die Connect Online Gebühren abgeschreckt, sodass er weiter auf den mIDentity setzt, der keine monatlichen Kosten verursacht und genauso gut Belege senden kann. Braucht halt nur einen USB-Port und Windows.

Aber habe mich mit Connect Online auch nie wirklich tief und intensiv beschäftigt. Vielleicht erzähle ich auch einfach nur viel Quatsch 😄.

Mehr Belegtypen lohnen sich das ganze schon im REWE in die richtige Richtung zu schubsen und erleichtert es einem beim Buchen. Kasse mit Kostenstellen ist so eine angenehme Sache. Kann man sich im REWE Kasse 1 auswählen und alles auf KST 1, dann die andere Kasse - andernfalls muss man ja bei jedem Beleg erst prüfen, welche KST es nun ist. Vorausgesetzt der Mandant arbeitet zu und würfelt nicht durcheinander. Dann macht das wieder keinen Sinn und exakt so viel Arbeit wie vorher 😬.

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Hauke_Hamann — Thu, 07 May 2020 21:36:54 GMT

Ach so 😆🤦.

Ich guck mir mal die letzte Lizenzrechnung an. Ist aber glaub ich so hoch wie immer.

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chrisocki — Fri, 08 May 2020 07:19:06 GMT

@cwes schrieb:
@scan2datev schrieb:
DATEV Belegtransfer ist wirklich ein veraltetes Scanprogramm.
Das nutzt doch (hoffentlich) niemand zum Scannen.

Doch! Ich! Das Scan-Modul zum scannen, heften und übertragen ist deutlich angenehmer als der Upload-Portal-Krempel...

Grüße

Chr.Ockenfels

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hoege — Fri, 08 May 2020 07:35:48 GMT

Wir nutzen in der Kanzlei für die Kanzlei Fibu den Belegtransfer.

Unsere Mandanten nutzen den Belegtransfer, falls ein Netzwerkscanner vorhanden ist. Wenn der Scanner lokal angeschlossen ist empfehle ich eher das Scan-Modul, zeige aber auch den Weg über den Browser in DUO. Dann kann es der Mandant selber entscheiden, wo er am besten mit klarkommt.

Den Scandinavier haben nur ganz vereinzelt Mandanten im Einsatz, z.B. in einem Geschäft wo mehrere Leute scannen und an dem Platz kein Desktop-PC vorhanden ist. Oder wo der Senior-Chef auch scannen soll, der aber mit dem PC nicht klar kommt. 🙂

Die Idee aus meiner Eingangsfrage ist entstanden, weil der Scandinavier recht teuer ist (ich glaube 975 €), und für die Mandanten nun ja auch die Smart-Card nicht mehr kostenlos ist.

Ich glaube aber nach unseren Diskussionen, daß scannen ausschließlich per Upload Mail wohl doch zu unkomfortabel ist.

Scan to mail per Scanner an DUO (Upload mail) als Alternative zu Scandinavier

metalposaunist — Fri, 08 May 2020 08:04:24 GMT

@hoege schrieb:
Die Idee aus meiner Eingangsfrage ist entstanden, weil der Scandinavier recht teuer ist (ich glaube 975 €), und für die Mandanten nun ja auch die Smart-Card nicht mehr kostenlos ist.

Der Scandinavier braucht aber doch nur ein SmartLogin, dass kostenlos ist?

@hoege schrieb:
Ich glaube aber nach unseren Diskussionen, daß scannen ausschließlich per Upload Mail wohl doch zu unkomfortabel ist.

Ich wüsste nicht, wie es so komfortabel gehen soll. Laut unserem Partner ist das nicht mal eben einen Scanner nehmen und ein paar Zeilen Code schreiben. Er sagte wörtlich: "Dann muss ich hier kündigen, mich selbstständig machen und eine App für ein Gerät schreiben". Denn die Anwendung für den Scandinavier ist extra für die zwei Modelle geschrieben worden und auch Plustek wird die Software abgesegnet haben. Das müsste man dann mit Canon und Co. auch machen.

Aber das Android da drauf gefällt mir auch nicht wirklich. Wie sieht das mit Updates aus? Nachher fängt man sich da auch Ransomware ein und der Scanner ist schrott.

Scan to mail per Scanner an DUO (Upload mail) als Alternative zu Scandinavier

hoege — Fri, 08 May 2020 08:20:15 GMT

@metalposaunist

Der Scandinavier läuft meines Wissens tatsächlich nur per (kostenlosen) Smart-Login.

Ich meinte es mit meinen Beitrag als Alternative zu Scan-Modul oder Belegtransfer, beide funktionieren ja nur mit der nun kostenpflichtigen Smart-Card.

Habe mich vielleicht missverständlich ausgedrückt.

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metalposaunist — Mon, 11 May 2020 19:13:40 GMT

Eigentlich suche ich einen anderen Thread oder ich bin schon blöd aber dann setze ich das mal hier drunter. Im Thread, den ich suche ging es darum einen Ordner zu überwachen und den Inhalt mittels Powershell dann per Mail an DUO zu schicken (@Tobias_Ettl hat da auch mit diskutiert afaik).

Problem an der Sache: Am Thema vorbei, weil wenn man schon Windows und Powershell hat, kann man auch den Belegtransfer nutzen und muss sich nichts zusammen skripten.

Bei einem Mandanten stand testweise der Scandinavier nun 2 Monate und beim genannten Preis darf ich ihn diese Woche gleich wieder abholen und er möchte wieder mit einem Develop MFP seine Bons und Co. auf einen Windows 10 PC scannen, wo ein Belegtransfer läuft, der dank RDP Nutzung vom MacOS die PIN vergisst und man so keine Terminverwaltung nutzen kann. Schade. Verständlich bei dem Preis aber bei Mac-only mit iPhone und iPad leider alternativlos.

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chrisocki — Tue, 12 May 2020 05:52:24 GMT

@metalposaunist schrieb:

Problem an der Sache: Am Thema vorbei, weil wenn man schon Windows und Powershell hat, kann man auch den Belegtransfer nutzen und muss sich nichts zusammen skripten.

Hi,

die Idee dahinter war doch, dass ich eine Absender-Adresse für DUO einrichte und entsprechend in den DUO-Beständen registriere. Das Script kann dann ohne SC oder SL die eingehenden Belege in den Verzeichnissen jederzeit und ohne PIN übermitteln.

Das wäre ggü. dem Belegtransfer ein deutlicher Komfort, vorausgesetzt am Scanner kann ich entsprechend heften.

Natürlich muss für die Registrierung der Absender-Adresse einmal die SC oder das SL genutzt werden.

Grüße

Chr.Ockenfels

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metalposaunist — Tue, 12 May 2020 06:05:45 GMT

Das schon, stimmt. Mein Mandant hat sonst aber auch keinen Exchange oder ähnlich. Es wird per IMAP oder POP geholt. Und wenn ich den Windows 10 PC aufgrund Powershell sowieso nutzen muss, kann ich auch den Belegtransfer nutzen und muss mir kein Bein ausbrechen 😊.

Bei größeren Mandanten mit entsprechender Infrastruktur aber mal ein Projekt auf eigene Kosten wert.

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chrisocki — Tue, 12 May 2020 06:11:04 GMT

Korrekt, bei Mandanten eher "sinnfrei"... Es sei denn es wird ein entsprechender Prozess gebastelt. Bsp: Faktura wirft die RA's in das Verzeichniss und die Software kennt keine direkte Schnittstelle wie ASCII oder besser Connect-Online.

Ich denke hier eher an Kanzleien, die teilweise für Mandanten scannen und hier auf einen oder mehreren Kopierern die Scanziele anlegen. Da der Belegtransfer nicht unbedingt ein "Dauerläufer" ist und gern mal abstürzt, wäre die Scriptlösung durchaus denkbar.

Grüße

Chr.Ockenfels

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metalposaunist — Tue, 12 May 2020 06:49:37 GMT

@chrisocki schrieb:
Da der Belegtransfer nicht unbedingt ein "Dauerläufer" ist und gern mal abstürzt

3x auf Holz klopf 😎. Echt so miese Erfahrung damit? Die Überwachung nutze ich seitdem ich Sendetermine verwalten gefunden habe nicht mehr. Die Windows-Aufgabe läuft top 👍!

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chrisocki — Tue, 12 May 2020 06:57:01 GMT

Jepp... In der Kanzlei wurden ca. 100 Ordner überwacht... das Teil kam öfters mal aus dem Tritt.. Nicht komplett, aber er reagierte nicht mehr..

Taskkill und Neustart... via Script... aber nach einem Neustart des KommServers ist dann mit dem PIN Essig...

Taskkill wurde auch schonmal hier thematisiert...

Grüße

Chr.Ockenfels

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metalposaunist — Tue, 12 May 2020 07:00:06 GMT

Hm, okay - auch als Windows-Aufgabe? Die Überwachung ist nicht so cool, gelinde gesagt.

@chrisocki schrieb:
aber nach einem Neustart des KommServers ist dann mit dem PIN Essig...

Das stimmt. Wenn der aber gut läuft, muss der nur 1x im Monat mit Windows und DATEV Updates versorgt werden 😁. Stellt für mich daher nicht unbedingt ein Problem dar 😇.

Dann muss es doch aber am OS liegen, wenn bei mir alles läuft?! Aber können uns ja nochmal in dem passenden Thread zu unterhalten 😊.

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jjunker — Tue, 12 May 2020 10:23:29 GMT

Ich weiß nicht ob und in wie weit Ihnen das Video weiter hilft?

https://www.youtube.com/watch?v=4FJggLWDSrk&t=101s

Ist von unserem Community Mitglied Andreas Hausmann.

Ich sehe das eigentliche Problem in der Bestätigungsmail. Viele Scanner können Mails senden aber eine Bestätigungsmail empfangen/weiterleiten an einen Rechteinhaber?

Scan to mail per Scanner an DUO (Upload mail) als Alternative zu Scandinavier

metalposaunist — Tue, 12 May 2020 10:34:31 GMT

@jjunker schrieb:
Ich sehe das eigentliche Problem in der Bestätigungsmail. Viele Scanner können Mails senden aber eine Bestätigungsmail empfangen/weiterleiten an einen Rechteinhaber?

Kann man ja per Regel einrichten, wenn eine E-Mail von DATEV mit Adresse xy kommt und an Absenderadresse MFP geschickt wird, dann BCC der Nachricht an jemanden mit SmartLogin.

Nicht cool. Aber geht.

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jjunker — Tue, 12 May 2020 10:41:43 GMT

Sehr guter Hinweis! Merci!

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chrisocki — Tue, 12 May 2020 12:41:46 GMT

Wie wäre es mit dem Abschalten der Benachrichtigungen?

Stammdaten | Upload Mail konfigurieren | Neben der Zeile der berechtigten Absender.

Grüße

Chr.Ockenfels

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jjunker — Wed, 13 May 2020 07:52:54 GMT

Die Benachrichtigungsmails können wegen meiner auch als nicht zustellbar wieder an die DATEV gehen.

Wobei die Einstellung nur bei Fehler den Traffic schon massiv verkleinert.

Mein Kommentar bezog sich auf die Initialmail mit der Freischaltlink. Da ist die vom Herrn Bohle vorgeschlagene Lösung ein findiger Kniff.

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siro — Wed, 13 May 2020 09:16:56 GMT

Einfach an einem PC in einem E-Mail Client zusätzlich die Daten des "Scanner-E-Mail Kontos" mit eingeben.

Dieses Konto mit im Auge haben/überwachen.

Datev sortiert auch gerne mal E-Mail welche z.B. über T-Online reintrudeln gerne via spamcop Liste aus (Ja, auch bei Upload Mail!). Dann bekommt man auch ein Unzustellbarkeitsbericht der nicht unbedingt am Scanner ausgewertet werden kann.

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hoege — Wed, 13 May 2020 10:13:08 GMT

Hallo,

schön das es auf Grund meiner Eingangsfrage zu einer so regen Diskussion gekommen ist. 😀

Ich glaube mittlerweile, daß der Einsatz scan to mail als Ersatz für Lösungen wie Scandinavier etc. wohl doch nicht das gelbe vom Ei ist, wegen den erwähnten Nachteilen (nur ein Anhang per E-Mail, Eine Datei pro Dokument etc.)

Wir werden aber den Einsatz über Upload Mail testen beim Einsatz der digitalen Personalakte, bei Mandanten ohne einen eigenen DUO Vertrag.

Ich denke ob die Ihre Email an den Mitarbeiter senden oder an eine als Kontakt eingespeicherte kryptische Datev Adresse ist dem Mandanten egal.

Es bleiben natürlich auch bei diesem Einsatzszenario die oben erwähnten Nachteile, aber hier fallen nicht täglich Unmengen von Dokumenten an. Ich denke wir versuchen es einfach und schauen ob es sinnvoll ist. ("Umsatz kommt von umsetzen" 😁)

Gruss

Timo Högemann

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jjunker — Wed, 13 May 2020 10:18:45 GMT

Wir werden aber den Einsatz über Upload Mail testen beim Einsatz der digitalen Personalakte, bei Mandanten ohne einen eigenen DUO Vertrag. --> Dafür müsste der Mandant einem Rechteinhaber-> Ihnen den Bestätigungslink weiterleiten.

Ich bin mir nicht sicher aber ich denke damit würden Sie gegen die allgemeinen Geschäftsbedingen verstoßen?

Weitergabe an Dritte:

Zusätzlich müssten Sie für jeden Mandanten Belege online auf die eigene Beraternummer anlegen. Das wird zwar jetzt in der Staffelung billiger hat aber mit 3,5€ im Monat immer noch eine recht hohe Grundgebühr.

Scan to mail per Scanner an DUO (Upload mail) als Alternative zu Scandinavier

hoege — Wed, 13 May 2020 10:45:25 GMT

@jjunker Ich bin mir nicht sicher aber ich denke damit würden Sie gegen die allgemeinen Geschäftsbedingen verstoßen?

Das ist ein guter Hinweis. Muss ich natürlich vorher mit der DATEV abklären. Vielen Dank.

Die 3,50 € mtl. fallen tatsächlich in jedem Fall an, ist die digitale Personalakte aber meines Erachtens wert. Wenn es nicht um Kleinstmandate im Lohn geht.

Scan to mail per Scanner an DUO (Upload mail) als Alternative zu Scandinavier

cwes — Wed, 13 May 2020 10:46:28 GMT

@jjunker schrieb:
Wir werden aber den Einsatz über Upload Mail testen beim Einsatz der digitalen Personalakte, bei Mandanten ohne einen eigenen DUO Vertrag. --> Dafür müsste der Mandant einem Rechteinhaber-> Ihnen den Bestätigungslink weiterleiten.

Ich bin mir nicht sicher aber ich denke damit würden Sie gegen die allgemeinen Geschäftsbedingen verstoßen?

Von dem Verstoß gegen die DSGVO (Arbeitnehmerdaten unverschlüsselt per Mail irgendwohin schicken) durch den Mandanten mal ganz abgesehen...

Scan to mail per Scanner an DUO (Upload mail) als Alternative zu Scandinavier

hoege — Wed, 13 May 2020 11:00:39 GMT

@cwes Von dem Verstoß gegen die DSGVO (Arbeitnehmerdaten unverschlüsselt per Mail irgendwohin schicken) durch den Mandanten mal ganz abgesehen...

Auch das ist ein berechtigter Einwand.

Allerdings hat man dieses Problem ja immer, wenn man über Upload Mail Lohnunterlagen an DUO schickt für die Digitale Personalakte. Also auch wenn man einen eigenen DUO-Vertrag hat.

Auch bei Upload Mail mit Eingangs- oder Ausgangsrechnungen sind Daten von Dritten (Rechnungsaussteller) enthalten.

Dann wäre ja das ganze System Upload Mail in DUO zu hinterfragen? Oder ist es möglich die Belegtypen (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung und Lohnunterlagen) verschlüsselt an DUO zu mailen?

Scan to mail per Scanner an DUO (Upload mail) als Alternative zu Scandinavier

cwes — Wed, 13 May 2020 14:01:54 GMT

@hoege schrieb:

Dann wäre ja das ganze System Upload Mail in DUO zu hinterfragen? Oder ist es möglich die Belegtypen (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung und Lohnunterlagen) verschlüsselt an DUO zu mailen?

Verschlüsselung ist bei Upload Mail nicht möglich afaik.

Meines Erachtens besteht das Problem immer. Es gibt hierzu die Ansicht "Wo ist das Problem? Wir nutzen doch Transportverschlüsselung!" (z.B. hier)

Damit kann ich mich nicht anfreunden, da

nicht sichergestellt ist, dass alle Server-zu-Server-Verbindungen auch verschlüsselt sind (Transportweg der Mail ab Einlieferung bis Abholung)
Die Mail sich für alle weiterleitenden Serverbetreiber (man hat keine Kontrolle, über welche Server geleitet wird) wie eine Postkarte für den Briefträger darstellt. Personalfragebogen auf einer Postkarte dürfte nicht DSGVO-konform sein.

Daher: Als Steuerberater halte ich es für möglich, dass die Upload-Mail-Geschichte rechtliche Probleme birgt. Als Volkswirt sehe ich: Nachfrage und Angebot - unaufhaltbar.

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metalposaunist — Wed, 13 May 2020 18:57:23 GMT

@siro: Exchange erlaubt aber auch Absenderadressen, die gar kein Konto haben, sondern lediglich eine SMTP-Adresse, die zur Domain passt. Deshalb kann man ja scannerOG@domain.de einrichten; aber ohne Konto, wo jemals eine E-Mail zugestellt werden kann.

@hoege: Mandanten ohne DUO Vertrag Upload Mail zu ermöglichen, wird rechtlich wohl nicht erlaubt sein und ist auch Quatsch, weil Sie dann alles machen müssen (inkl. Anlage neuer erlaubter E-Mail-Adressen). Das ist am Sinn von UO vorbei, weil DUO so viel mehr inkl. Vertrag kann und man das so verkaufen muss.

Die einfache Belegablage bzw. Austausch mit DUO kann man technisch auch noch ganz anders kreativ lösen. Aber richtig ist eigentlich ein eigener Vertrag inkl. aller Vorteile, die größer werden, je mehr Mitarbeiter das Mandat hat.

@cwes: Prinzipiell haben Sie Recht. Allerdings ist dann die Argumentation auch nicht ganz schlüssig, wenn die eigenen Arbeitnehmer den gelben Schein schon vorab von ihrer privaten E-Mail-Adresse als Scan dem Arbeitgeber zukommen lassen. Dann haben wir auf dem Weg schon mal den 2. Bruch und der Arbeitgeber darf dann nicht weiterleiten, wegen der DSGVO? Eigentlich müsste man den Arbeitnehmer dann schon "bestrafen" und ihm den Umgang mit IT verbieten, weil hier schon das Problem anfängt.

Zu 100% kann man nichts bzgl. Transportschlüsselung sicherstellen. Das ist richtig. In 99,5% der Fälle sollte das aber so sein, wenn denn mal auch alle anderen Provider außer der Telekom die Ports ohne SSL einfach mal dicht machen und dann jeder einmal an die Einstellungen von POP/IMAP muss.

Dass auch das weit ab von zeitgemäß ist (Exchange Online und kostenlose, private Accounts bei MS @outlook.com und .de lassen grüßen) sei mal dahingestellt.

@hoege: Haben Sie zufällig ein Mandat, dass sich um Print-Lösungen und Management kümmert? Die haben ja den direkten Draht zu den Herstellern Canon, Develop, Lexmark und Co. - Vielleicht fragen Sie diese Mal, ob man da nicht was 1:1 selbst anbieten kann? Unser Mandat sagt dazu "nicht in 5min erstellt, das ist ein riesen Aufwand und Projekt". Vielleicht kann man aber einfach auf Lexmark-Geräten eine App schreiben? Da läuft ja jetzt auch Android drauf.

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jjunker — Thu, 14 May 2020 08:49:09 GMT

@metalposaunist: Ihre Antwort auf @cwes ist nicht richtig.

Nur weil eine Person selber schlampig mit Ihren Daten umgeht ist man nicht berechtigt dies auch zu tun.

Um im Beispiel zu bleiben. Der MA sendet den gelben Schein als Scan von daheim unverschlüsselt an den Arbeitgeber. --> Er darf es da es seine Daten sind. Er dürfte diesen Schein auch auf Instagram veröffentlichen und seinem Arbeitgeber den Link senden damit sich dieser den anschauen kann.

Soweit der Arbeitgeber die Daten unverschlüsselt weiterleitet verstößt er gegen die DSGVO.

Deswergen sind unsere Mitarbeiter angehalten nicht auf Mails von Mandanten zu antworten ohne den Text des Mandanten vorher DSGVO konform zu säubern. Nur weil uns der Mandant im Klartext persönliche Informationen seiner MA zukommen lässt darf der Inhalt nicht in unserer Mail stehen.

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cwes — Thu, 14 May 2020 08:59:59 GMT

Deswergen sind unsere Mitarbeiter angehalten nicht auf Mails von Mandanten zu antworten ohne den Text des Mandanten vorher DSGVO konform zu säubern.

Hier ebenso. Wird vielfach belächelt.

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metalposaunist — Mon, 25 May 2020 07:43:55 GMT

Als Alternative gerade entdeckt: scannerbox. Mandant connect

Weiß jemand, was technisch (Canon, ...) dahinter steckt?

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hoege — Mon, 25 May 2020 08:00:06 GMT

@metalposaunist "Weiß jemand, was technisch (Canon, ...) dahinter steckt?"

Da muss für 1.290,00 € schon einiges kommen. Habe auch auf der Homepage auch nichts zur Technik gefunden.

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eliansawatzki — Mon, 25 May 2020 08:22:30 GMT

Hier gibt es eine Übersicht über Scanner-Lösungen auf dem DATEV-Marktplatz:

https://www.datev.de/web/de/media/datev_de/pdf/datev_marktplatz_uebersicht_scanner_loesungen.pdf

Die Übersicht ist unterteilt nach Kanzlei- und Mandantenlösungen. Zur Technik steht hier allerdings nichts.

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viktorg — Mon, 25 May 2020 11:18:44 GMT

Habe mit der Firma vor einigen Wochen telefoniert, als ich auf der Suche nach einer Lösung für einen Mandanten war.

Ist auf jeden Fall kein Android und mehr Eigenentwicklung als nur eine App. Habe die große Version davon in Action gesehen auf einer DATEV-Veranstaltung (https://scannerbox.de/scannerbox-kanzlei-120-pro/) war sehr beeindruckend. Wir selber haben in der Kanzlei die Lösung von Scanfabrik. Seitdem das auf Connect Online umgestellt wurde, läuft es auch einwandfrei.

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metalposaunist — Mon, 25 May 2020 16:16:17 GMT

@viktorg schrieb:
Wir selber haben in der Kanzlei die Lösung von Scanfabrik. Seitdem das auf Connect Online umgestellt wurde, läuft es auch einwandfrei.

Läuft auch bei uns inkl. Belegtransfer sehr zuverlässig! Von der ScanFabrik kommt in 2020 auch noch eine AiO Lösung für Mandanten, die den Lösungen Scandinavier und Co. 1:1 ebenbürtig ist 😊.

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viktorg — Mon, 25 May 2020 16:49:42 GMT

Belegtransfer lief bei uns echt mies, musste an manchen Tagen mehrmals den Dienst neustarten. Allerdings habe ich mich damit nicht zu lange Befasst, da ich mich in andere Sachen mit DATEV einarbeiten musste, die aus meiner Sicht etwas wichtiger waren. Dann kam das Update mit DCO und es hat sich von alleine erledigt. Jetzt läuft das wirklich 1A. Alleine schon die Tatsache, dass man keine Mandanten am Scanner mehr einrichten muss ist ein Traum. Über DATEV anlegen, bis am am Scanner PC ist, ist er schon da 🙂

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metalposaunist — Mon, 25 May 2020 17:01:21 GMT

@viktorg schrieb:
Alleine schon die Tatsache, dass man keine Mandanten am Scanner mehr einrichten muss ist ein Traum. Über DATEV anlegen, bis am am Scanner PC ist, ist er schon da 🙂

Jap, das wäre bei uns aktuell auch so ein Grund. Aber da wir noch nicht im Mietmodell der ScanFabrik waren dürfen wir jetzt das teuer zahlen. Ich darf's nicht entscheiden, würde es aber tun. Immerhin haben wir ja 3 solcher Geräte in der Kanzlei. Die VM im Keller mit Belegtransfer und mIDentity kann dann auch entfallen 😁. Na mal sehen.

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metalposaunist — Tue, 16 Jun 2020 16:52:28 GMT

Ich hänge mich nochmal dran; bin heute auch wieder schlauer geworden.

Vorhaben: Selbstbucher wird ab 01.07 vom StB inkl. REWE und Lohn gebucht - Einführung DUO.

Plan: 3x Belegtransfer installieren, Brother ADS-2800W via LAN-Kabel auf NAS scannen lassen, Belege übertragen. SmartLogin und Co. als Gimmick nebenbei.

Umsetzung Plan B, weil NAS bald verschwindet, vor Ort keine Domäne, nur Laptops, Office365 als Kommunikationslösung, Einsatz von SevDesk, getmyinvoices und pleo. Mega durchdigitalisiertes Mandat!

5% der Rechnungen kommen noch analog per Post. Was tun? Scan-to-SMB/FTP auf einen Laptop, bei dem sich alle x Tage das Kennwort ändern? nein. Nutzung ScanModul? Nein, zu viel Handarbeit.

Lösung: Scan to E-Mail inkl. DATEV Upload Mail. Absenderadresse am Brother eingegeben, von DATEV bestätigen lassen, E-Mail-Adressen per Belegtyp angelegt, im Adressbuch hinterlegt, läuft 😀! Brother bis zum OneTouch konfiguriert (Beleg oben rein, Belegtyp wählen, fertig) und per WLAN verbunden (mein Herz blutet ...).

Einziger Nachteil: 20 Belege oben rein, 20 PDFs? Nichts kommt im UO an 😑 auch wenn ich dem Scanner PDF einseitig gesagt habe. Also jede Rechnung, auch wenn sie nur 1 Seite hat, einzeln oben einlegen. Das scannen geht schnell, sodass es bei 5% nicht darauf ankommt. Aber eine 100%-ige schicke Lösung ist das nicht.

Das wäre es nur, wenn 20 Belege oben rein, Button drücken, 20 PDFs im DUO - oder: Scandinavier. Aber teuer Geld für 5% der Belege? Steht in keinem Verhältnis 😒.

Vorteil: Konfiguration der Buttons einzeln machbar! Ergo für DATEV SW, 300dpi, einseitig, PDF + jeweiligen Belegtyp. Daneben noch ein Button Farbe, 300dpi, PDF erstellt für alle anderen Scans. 😍 30 Ziele im Webinterface anlegbar.

Das nur als Tipp, dass doch was ähnliches machbar ist @hoege !

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Hauke_Hamann — Tue, 16 Jun 2020 20:26:32 GMT

Hab gerade mal alle Fibu-Mandate jetzt auf DUO umgestellt 😅. Und freue mich riesig, dass ich die Scanfabrik vorher auf DCO umgestellt habe. Hat mega viel Arbeit gespart.

Kann ich nur empfehlen 👍.

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clblank — Thu, 08 Oct 2020 14:18:18 GMT

Ich habe es eben über getmyinvoices probiert: Eine E-Mail mit 4 gescannten Rechnungen (tiff) an das zentrale Postfach (...@getmyinvoices.net) geschickt. Leider geht das auch nicht, wurde mir zwischenzeitlich vom support auch bestätigt. 😞

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clblank — Fri, 09 Oct 2020 14:09:23 GMT

Es geht doch mit getmyinvoices!

Nur nicht mit tiff, aber mit pdf. tiff geht generell nicht bei getmyinvoices.

Im Scanner Seite für Seite getrennt in einzelnen Dateien per email an getmyinvoices versendet und dann von dort automatisch mit DUO synchronisieren.

getmyinvoices ist nicht sehr teuer und auch sonst ein nützliches tool.

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metalposaunist — Thu, 24 Mar 2022 11:20:38 GMT

@metalposaunist schrieb:
Einziger Nachteil: 20 Belege oben rein, 20 PDFs? Nichts kommt im UO an 😑 auch wenn ich dem Scanner PDF einseitig gesagt habe. Also jede Rechnung, auch wenn sie nur 1 Seite hat, einzeln oben einlegen.

Wer hatte hier ein Veto eingelegt? Ich hab's nur im Kopf, dass genau das wohl doch möglich ist? Ich finde den Thread / Post dazu nicht mehr 😭. Bin mir zu 100% sicher, dass jemand genau das als möglich hier geschrieben hat.

EDITH: Gefunden: Limitierungen DATEV Upload Mail