Thema "Belege mit MFP hochladen" in Unternehmen online

Belege mit MFP hochladen

BenjaminDreilich — Mon, 13 Jan 2020 10:17:37 GMT

Hallo Community,

gibt es eine Möglichkeit die Belege (Rechnungen die wir in Papierform bekommen) direkt vom Scanner via FTP oder Email hochzuladen?

Vielen Dank schon einmal im Voraus.

Ben

Belege mit MFP hochladen

andreashofmeister — Mon, 13 Jan 2020 10:22:21 GMT

Ja, durchaus:

Sie scannen die Belege in einen (Netz)Ordner der dann wiederum mittels eines PCs (Belegtransfer) direkt nach DUO hochlädt.

Das geht auch mit mehreren/vielen Mandanten.

Müsste so passen, oder?

Belege mit MFP hochladen

chrisocki — Mon, 13 Jan 2020 10:44:28 GMT

DATEV Upload per Mail soll noch im Januar 2020 ausgerollt werden und zur Verfügung stehen.

Grüße

Chr.Ockenfels

Belege mit MFP hochladen

metalposaunist — Mon, 13 Jan 2020 17:37:40 GMT

DATEV Upload Mail kommt bald. Damit lassen sich die Rechnungen via E-Mail gut abfangen und automatisiert weiterleiten. Aber nur 1 PDF pro E-Mail. Und auch nur PDF. Keine anderen Anhänge möglich.

Zum FTP: Nein, kann das MFP nicht, weil es immer eine Authentifizierung braucht (SmartCard/Smartogin). Aber: zentral am Server z.B. einen Betriebsstätten mIDentity hängen, Belegtransfer installieren, die Überwachung einschalten und dann die Belegtypen freigeben und vom MFP dort direkt reinscannen. Dann werden auch alle Belege ohne weiteres manuelles Eingreifen übertragen. Achtung: dann muss das MFP aber Dateitrennung und Co. beherrschen, sodass die Belege fertig beim StB ankommen und dieser nicht noch die mehrseitige Rechnung sich zusammensuchen und heften muss.

Belege mit MFP hochladen

Alexander_Herrmann — Mon, 13 Jan 2020 17:46:01 GMT

Hallo Ben,

mit bestimmten Scannern geht das - und zwar besser und komfortabler, als jeder andere Übertragungsweg.

Die Scanner benutzen dafür die Schnittstelle DATEV Connect Online und bekommen einen eigenen mIdentity für die Authentifizierung.

Kostengünstiges Einsteigermodelle ist bspw. der SCANdinavier von der Fa. Kuhn IT.

Deutlich schneller und einiges komfortabler in der Belegbearbeitung (trennen, heften, drehen etc. an einem großen 24" Touch Display) ist die SCANmachine von Kuhn IT.

Belege mit MFP hochladen

BenjaminDreilich — Tue, 14 Jan 2020 13:47:54 GMT

Hallo,

vielen Dank für die Informationen.

Das mit dem Versand der Dokumente per Email hört sich für mich doch sehr gut an, da unser MFP in der Lage ist ein eingescanntes Dokument als Email zu versenden.

Die Sache mit dem direkten Upload mit der DATEV Connect-Schnittstelle hört sich auch sehr interessant an, aber leider kann ich dazu nichts in der Dokumentation von unserem Sharp MX-3061 finden.

Gibt es eventuell eine Seite, auf der man sich über den aktuellen Stand von "DATEV Upload per Mail" informieren kann?

Ben

Belege mit MFP hochladen

metalposaunist — Tue, 14 Jan 2020 13:54:16 GMT

@BenjaminDreilich schrieb:
Das mit dem Versand der Dokumente per Email hört sich für mich doch sehr gut an, da unser MFP in der Lage ist ein eingescanntes Dokument als Email zu versenden.

Die Absenderadresse muss aber wie auch immer auch E-Mails empfangen können, damit DATEV die in UO eingerichtete E-Adresse verifizieren kann. Sonst könnte ja jeder einfach E-Mails an diese Adresse senden. Wenn das MFP also mfp@firma.com hat, schickt DATEV dort eine Bestätigungsmail hin, die man aktiv anklicken muss. Wenn man einen Exchange hat, kann man sich mit Regeln was bauen, um diese abfangen zu können.

@BenjaminDreilich schrieb:
Die Sache mit dem direkten Upload mit der DATEV Connect-Schnittstelle hört sich auch sehr interessant an, aber leider kann ich dazu nichts in der Dokumentation von unserem Sharp MX-3061 finden.

Können auch "normale" MFPs nicht, weil sich der Hersteller dazu bei DATEV mit connect online registrieren muss. Deshalb wird connect online meist direkt als Schnittstelle in einem Programm programmiert oder den SCANDIN4 nutzen.

@BenjaminDreilich schrieb:
Gibt es eventuell eine Seite, auf der man sich über den aktuellen Stand von "DATEV Upload per Mail" informieren kann?

Kommt bald. Ein paar Tage Geduld.

Belege mit MFP hochladen

F_P — Tue, 14 Jan 2020 14:06:16 GMT

Hallo,

alle aktuellen Infos zu DATEV Upload Mail können Sie hier in der Community finden.🙂

Belege mit MFP hochladen

BenjaminDreilich — Tue, 14 Jan 2020 15:12:46 GMT

@metalposaunist

Wird es denn so sein, dass Datev bei jeder Email nachfragt, ob diese auch wirklich existiert, oder berechtigt ist? 😲

Wenn jedoch eine einmalige Bestätigung ausreicht, kann man sich ja am OWA anmelden und die entsprechende Bestätigung rausschicken.

@F_P

vielen Dank für den Link

Belege mit MFP hochladen

metalposaunist — Tue, 14 Jan 2020 15:30:34 GMT

Nein, man muss jede neue Absenderadresse, die Mails ins UO schicken soll, einmalig bei DATEV authentifizieren. Also OWA und Exchange Regeln greifen dann gut 😊.

Belege mit MFP hochladen

BenjaminDreilich — Wed, 15 Jan 2020 05:55:10 GMT

Na das hört sich doch gut an. 😊