Thema "Welche PDF/A-Version wird von Gerichten oder anderen Behörden vorausgesetzt ?" in Technisches zu Software

Welche PDF/A-Version wird von Gerichten oder anderen Behörden vorausgesetzt ?

vogtsburger — Thu, 02 Apr 2026 05:25:25 GMT

Hallo Community,

aus konkretem Anlass möchte ich einem Notar ein paar PDF-Dateien im Format „PDF/A“ zur Verfügung stellen.

Laut dem Notar wird PDF/A vorausgesetzt.

Bei der Speicherung von bestehenden PDF-Dateien in das PDF/A-Format ist mir jedoch bewusst geworden, dass es dieses Format ja in den Versionen 1, 2, 3 und 4 mit unterschiedlichen Konformitätsstufen gibt.

Frage:

Welche Version(en) wird/werden von deutschen Gerichten und anderen Behörden akzeptiert ?

… zum Glück gibt es neben dem „elektronischen Rechtsverkehr“ nicht auch noch den „elektronischen Linksverkehr“ 😎

Thread zu Technisches zu Software verschoben durch @Hannes_Muschiol

Welche PDF/A-Version wird von Gerichten oder anderen Behörden vorausgesetzt ?

hapet — Wed, 01 Apr 2026 20:02:48 GMT

§ 5 der ERVV verweist auf gesonderte Bekanntmachungen u. a. im Bundesanzeiger.

Die letzte diesbezügliche Bekanntmachung scheint vom 16.07.2025 zu sein. Die am 29.07.2025 veröffentlichte Fassung ist beispielsweise hier abrufbar.

Unter 1a) findet man neben der Aufzählung der PDF-Formate - 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/UA - den Hinweis, dass die Datei kein eingebundenes Objekt enthalten soll.

PDF/A-2b dürfte somit die beste Wahl sein.

Welche PDF/A-Version wird von Gerichten oder anderen Behörden vorausgesetzt ?

vogtsburger — Thu, 02 Apr 2026 11:26:10 GMT

@hapet ,

danke für das Feedback und für den Link zum ERVV.

Ich hatte vorher auch schon etwas recherchiert und Quellen gefunden, die die Version PDF/A-1b als sicherste bzw. kompatibelste Version empfahlen.

Irritierend ist, dass es anscheinend bundesländerspezifische Unterschiede und zusätzlich noch Unterschiede bei den unterschiedlichen Behörden gibt … Pluralismus at its best …

Welche PDF/A-Version wird von Gerichten oder anderen Behörden vorausgesetzt ?

Diederich — Thu, 02 Apr 2026 12:42:30 GMT

@vogtsburger schrieb:
… Pluralismus at its best …

Hoch lebe der Föderalismus ! 😁

Welche PDF/A-Version wird von Gerichten oder anderen Behörden vorausgesetzt ?

hapet — Sat, 04 Apr 2026 12:54:20 GMT

@vogtsburger

Wegen der besseren Bildqualität bei höherer Kompression sowie Nachteilen bei der Konvertierung von PDF/A-1x wird seit längerem PDF/A-2x empfohlen.

Details findet man u.a. auch in dieser aktuellen Empfehlung des Bundesarchivs mit folgender Priorisierung (S.4):

1. PDF/A-2a für digital erstellte Dateien / Konvertierung (z.B. mit SkyPDF)
2. PDF/A-2u
3. PDF/A-2b für gescannte Dokumente
4. PDF/A-1a
5. PDF/A-1b

Dort gibt es übrigens auch den Hinweis, dass die Stufe "u" (Unicode) der Stufe "b" vorzuziehen ist, weil Text damit durchsuchbar und extrahierbar bleibt (was mir nicht bekannt war).

PDF/A-2b -> visuelle Dokumentation

PDF/A-2u -> Texterkennung / maschinelle Lesbarkeit

Welche PDF/A-Version wird von Gerichten oder anderen Behörden vorausgesetzt ?

vogtsburger — Sat, 04 Apr 2026 14:22:36 GMT

@hapet ,

wow, danke !

Die genannte Quelle ist sehr interessant.

Falls meine bereits übermittelten PDFs im PDF/A-1b-Format nicht akzeptiert werden, habe ich jetzt gute Alternativen und Informationen zur Verfügung