Thema "Speicher- und Freivolumen, Darstellung, Datei-Arten und Achtsamkeit zur Belegüberlassung" in Technisches zu Software

Speicher- und Freivolumen, Darstellung, Datei-Arten und Achtsamkeit zur Belegüberlassung

deusex — Sat, 11 Mar 2023 12:17:25 GMT

Hallo,

wir werden in absehbarer Zeit vor einem immensen Problem der Bepreisung unserer Datenhaltung stehen und es gilt dem Einhalt zu gebieten.

Seit geraumer Zeit beobachte ich die Entwicklung im Speichervolumen und seit "Meine Steuern" nun auch für jeden Mandanten geführt wird, beschleunigt sich ein überproportionaler Anstieg des Speichervolumens.

Vorab sei erwähnt, dass wir bereits seit Längerem keine Foto-Dateien mehr zur Aktennahme annehmen, sondern klar sagen, man möge uns diese Dokumente nochmals als PDF zukommen lassen; ggf. möglichst mit geringer Speicherbedarf und gerne via Scan-App übers Smartphone.

Wir hatten hier z.T. wirklich absonderliche Dokumente, die als Bilddatei 10mb Speicher für zwei Seiten auswies. Das kann so nicht weitergehen, weshalb ich auch ein Befürworter der Einschränkung der Dateiüberlassung und damit gleichwohl ein Gegner von Bilddateien bin; insofern unterstütze ich ausdrücklich NICHT das Vorgehen der DATEV in der Aussage von Herrn Götz: Unternehmen Online: Belegbildschärfe - DATEV-Community - 340388 .

Abgesehen davon, dass oftmals Bilder von Dokumenten derart unachtsam erstellt werden, dass das halbe Umfeld noch mit auf dem Bild ist (Tisch, Getränke, Schuhe, Hände . . . ) weil man einfach zu faul ist, ein Dokument als Dokument zu betrachten und entsprechend etwas Achtsamkeit aufzubringen.

Wir hatten diesbezüglich in der Tat schon Diskussionen, aber ich bestehe auf eine einigermaßen ordentliche Beleg- und Aktenhaltung und bin so frei, diese Dokumente nochmals sauber gescannt, als PDF einzufordern.

Wir konnten schon reichlich Verbesserung bezüglich der Qualität und der Überlassung im gewünschten (PDF-) Dateiformat erreichen, aber schaffen es einfach nicht, bei aller Konsequenz, unsere Mandanten dazu zu bringen, möglichst sparsame Dateigrößen einzustellen.

Dies führt dann dazu, dass ein Beleg mit einer Seite, wie hier eine Lohnsteuerbescheinigung in s/w, mit 1MB zu buche schlägt; insgesamt hatte der Mandant ca. 100 Belege für das Veranlagungsjahr und es ist vorgesehen, die Belege für die Aufbewahrungsfrist auch in Meine Steuern zu belassen; in UO ist das Problem zwar auch noch gegenwärtig, aber dort wird dann entweder am PC oder Upload Mobil gescannt, was dann schon hilfreich ist.

In Unternehmen online kann zumindest ein Hinweis auf ein zu große Datei eingestellt werden; in Meine Steuern können hunderte "Fototapeten" hochgeladen werden und keiner merkts; außer mir, weil mich das Thema umtreibt.

Insofern plädiere ich für eine Begrenzung der Speichergröße je Seite einer Datei auf 500kb (was schon großzügig ausgelegt ist) und ein Abbruch des Hochladevorgangs mit dem Hinweis, dass man die Datei vor dem Hochladen komprimieren soll oder neu mit geringerem Volumen hochladen soll oder, oder, oder . . .

Mir ist schon bewusst, dass Speicherkosten ein Geschäftsmodell ist und gerade ein freundschaftliche Mandant mit Systemhaus hat mir das auch so gesagt; bei Übertreffen der nächsten 50Gb-Grenze kostet die Online-Sicherung 30,00 €/Monat mehr . . . bei ihm.

Für seine Zwecke für UO und MSt erhalten wir nun schon deutlich sparsamere Dateien. Mandanten müssen für das Thema sensibilisiert und wenn das nicht geht, "gesteuert" werden.

Die DATEV muss m.E. hier, sofern sie sich nicht insgeheim über dieses tolle Geschäftsmodell die Hände reibt, eine Kontroll- ggf. sogar Sperrfunktion einführen, damit nicht laufend abstruse Monster-Dateien hochgeladen werden, die den Speicherplatz unnötig aufblähen.

Ich bin sehr gespannt, ob hierzu bereits bei der DATEV Gedanken angestellt wurden oder bereits etwas in Entwicklung ist.

Natürlich kann ich Belege zu einem zusammenfassen, herunterladen, komprimieren, wieder hochladen und die alte, dicke Datei aus Meine Steuern löschen, aber dies ist auf Dauer unsäglich.

Der Hinweis in UO auf die Dateigröße wird nach dem dritten Mal eben auch einfach weggeklickt - passiert ja nichts weiter.

Noch eine kosmetische Frage dazu, warum hier einige Mandanten mit Namen und andere ohne Namen aufgeführt sin? Hat dies Einfluss auf das Freivolumen? Welcher Hintergrund ist hierzu gegeben ?

Erwähnt sei in dem Zusammenhang, dass die Mandanten ohne Namen, reine Einkommensteuerfälle sind, alle Mandanten mit Unternehmen online namentlich aufgeführt sind, aber auch einige Einkommensteuerfälle namentlich erwähnt sind. Vielleicht weiß hier adhoc jemand die Zusammenhänge.

oder auch mit Name

Woran liegt die abweichende Darstellung ?

Vielen Dank an Alle.

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theo — Sat, 11 Mar 2023 10:52:55 GMT

Man könnte beim Upload automatisch komprimieren. Macht zum Beispiel Finmatics so.

WhatsApp Facebook und andere Messenger sowieso. Da sind selbst Urlaubsfotos recht ansehnlich klein.

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deusex — Sat, 11 Mar 2023 17:03:54 GMT

Ideal !

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vogtsburger — Sat, 11 Mar 2023 17:59:29 GMT

@theo ,

... "kann" wäre mir lieber als "könnte" 😉

... und wenn man "kann", dann frage ich lieber gleich: "wie kann man ?"

(bequem und ohne sich verrenken zu müssen ...)

Wir haben auch immer wieder 'Kandidaten', die nach dem Motto

"aus den Augen, aus dem Sinn" und "ohne Rücksicht auf Verluste" ...

... scannen und hochladen

... z.B. unscharf mit zu niedriger Auflösung, unnötig bunt, mit zu hoher Auflösung, schlecht fotografiert, gedreht, abgeschnitten, unvollständig usw.

Manche Mandanten sind hier einfach unbelehrbar und lernen nichts dazu

Und für solche Fälle sollte man die Anwendung bestimmter Tools voraussetzen und die maximale Dateigröße festlegen

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deusex — Mon, 13 Mar 2023 10:57:05 GMT

Nun könnte man den Unbelehrbaren mit Zusatzkosten für den Speicherbedarf drohen, ist aber ggf. tatsächlich mit dem Vorwurf konfrontiert, warum DATEV nicht wie die Mail-App am Smartphone, Whattsapp, Facebook, Insta, Snapchat . . . nicht einfach die Dateien bestmöglich komprimiert und man nicht bereit ist, hier extra zu zahlen.

Was antworten wir, liebe DATEV ?

"Das geht nicht", erscheint mir als Antwort in dem Fall nicht akzeptabel.

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Nutzer_8888 — Mon, 13 Mar 2023 12:08:00 GMT

Das Thema wird sich mit der Zeit mehr und mehr entwickeln (auch im Hostingbereich und der ganzen Dokumentablegerei). Besonders, wenn das Freivolumen ausgeschöpft ist.

Natürlich wäre es toll, wen die Mandanten vorbildlich nur effizient gescannte speicheroptimierte Unterlagen hochladen. Leider halte ich dies aber in der realen Welt für unmöglich. Ich kenne durchaus qualifizierte EDV-affine Menschen, die nicht verstehen, dass ein aktuelles Smartphone mit mehr als 10 Megapixeln riesige .jpg produziert und dies häufig auch bei den abfotografierten Belegen zuschlägt. Leider haben die Telefone kaum noch Funktionen dies vernünftig einzustellen, weil - zumindest außerhalb der Datev, Behörden, .... - Speicher praktisch für lau in TB-Größen verfügbar ist.

Der Durchschnittsmandant wird hier früher oder später gar nicht mehr in der Lage sein, die Daten effizient zu komprimieren. Das können bald nur noch "Nerds", die z.T. auch noch verstehen wollen, wo den eine Datei nun konkret liegt.

Wer will den auch die Mandanten ständig beleh.. äh schulen?

Also bleibt in meinen Augen nichts anderes übrig, dass gescannte nicht signierte Bild-Dateien (manche Doks müssen ja unverändert bleiben) beim Upload durch die Software (also die von DATEV) komprimiert werden müssen. Zusätzlich bzw. auch alternativ muss des Speichervolumen auch größer und günstiger werden....

Wenn dies nicht geschieht, wird die Bereitschaft zur Nutzung von DUO und Steuern in einigen Fällen halt schwinden. Ärgerlich wäre, wenn hier Abhängigkeiten einnahmevergrößernd ausgenutzt werden sollten.

Flankierend wären einfache Möglichkeiten Datenbestände in lesbarer und prüfbarer Form extern Archivieren zu können ganz praktisch, um Altlasten kostengünstiger ablegen zu können. Wir hätten da beispielsweise noch RDX Laufwerke...

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deusex — Mon, 13 Mar 2023 16:37:36 GMT

Ein kleines aktuelles Beispiel:

31 Krankheitsbelege mit dem Iphone/Upload mobil "ohne Filter" nach Meine Steuern hochgeladen. Alles zusammengefügt und mit "Via Ilovepdf" komprimiert

Das "Monster" in meine Steuern gelöscht und den Speicherzwerg nach MSt hochgeladen.

Das kann es doch aber nicht mehr sein . . .

Nur noch Workarounds, soweit das Auge reicht. Herrjeh, echt !

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martinkolberg — Tue, 14 Mar 2023 05:18:00 GMT

Das Problem muß bei Mandanten angepackt werden.

Und ich meine jetzt nicht irgendwelche Kompromisse, und Gängeleien, sondern wenn der Mandant nicht in der Lage ist, es organisiert zu bekommen, daß die Belege per vorinstalliertem Scanner nach UO transferiert werden, dann müssen wir ihm eine Handy- App in die Hand geben, die brauchbare Ergebnisse liefert.

Ich empfehle die kostenlose Microsoft- Anwendung "Office Lens", die mit einem Klick auch mehrseitige Belege mit dem Handy als ordentlich ausgerichtete PDF mit OCR- Kennung erstellt und gleich nach Onedrive speichert.

Die DATEV- OCR kommt damit gut zurecht.

Für Privatanwender und Kleinunternehmer ein super- Klasse- Tool, welches auf allen Handys läuft.

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theo — Tue, 14 Mar 2023 06:41:38 GMT

Ohne entsprechende Anleitung für den Mandanten wid das Ergebnis aber auch nicht schön (bspw. Scans in Farbe oder Emailversand als jpg). Ansonsten super App, Datev könnte sie lizenzieren und zu Upload mobil machen.

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deusex — Tue, 14 Mar 2023 07:05:47 GMT

Das Problem beim Mandanten anzupacken, ist ein Dauersachverhalt, den wir seit Jahren versuchen zu lösen; unlängst auch mit Drittanbietern seit Abkündigung des Scan-Moduls für den PC.

Auch für Smartphones gibt es bereits reichlich, u.a. auch die genannte MS Lens, Scan-Apps, die "andere" Ergebnisse liefern.

Wir benötigen im Prinzip keine besseren Ergebnisse, sondern eben die Verbindung, das Gescannte in erträglichen Speichervolumina barrierefrei an UO/Meine Steuern weiterzuleiten.

Die Workarounds in der Kanzlei einzusetzen ist das Eine, aber "draußen" hier dem Mandanten Drittanwendungen anzubieten, wird die Masse nicht mitnehmen; dies sagt mir meine Erfahrung der letzten Jahre.

Dem ein oder anderen haben wir schon nahe gebracht, seine "übliche, gewohnte" Scan-App zu nutzen und das gescannte Dokument einfach via Upload-Mail an UO zu versenden, aber bei MeineSteuern ist diese Option eben nicht möglich und der Mandant zieht einfach Upload mobil vor, weil er eben beide Portale "barrierefrei" bedienen kann.

Insofern bin ich hier anderer Meinung und wenn DATEV hier eine Scann-App für den Dokumenten-Transfer anbietet, sollte diese zumindest auch das leisten, was jede x-beliebige andere Scann App kann. Es liegt wohl kaum im Sinn einer Anwendung, dass laufend für Prozesse irgendwelche Drittprogramme oder Umgehungs-Arbeitsabläufe etabliert werden müssen.

Das ist schlichtweg nicht professionell !

Entweder man entwickelt Upload Online konsequent in Richtung Sparsamkeit oder Autokomprimierung von Dateien, was zwischenzeitlich in reichlich Anwendungen Standard ist oder kündigt "das Ding" einfach kurzerhand ab und man weiß wo man dran ist.

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martinkolberg — Tue, 14 Mar 2023 07:54:54 GMT

Zu automatischen Komprimier- Algorithmen gibt es immer Kritik, da jeder 100 ste Beleg dadurch unleserlich werden könnte. (z.B. Wichtige Dinge wurden mit rotem Textmarker markiert)

Zwingend notwendig wäre aber die Möglichkeit einer Mehrfachauswahl und ein manuell anzustoßendes "Belege komprimieren" mit mindestens 5 anzuklickenden Warnungen und Haftungsausschlüssen.

Damit könnten alle gebuchten Belege von Mandanten, die kein ersetzendes Scannen betreiben, nach einer gewissen Zeit komprimiert werden. Besser 20 Jahre die Belege in SW 200 DPI vorzuhalten, als nur 2 Jahre in Vollfarbe. So kann im Zweifel der uralt- Kaufvertrag der Geschäftseinrichtung beim Verkauf nochmals gesichtet werden.

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deusex — Tue, 14 Mar 2023 08:07:34 GMT

@martinkolberg schrieb:

Zwingend notwendig wäre aber die Möglichkeit einer Mehrfachauswahl und ein manuell anzustoßendes "Belege komprimieren" mit mindestens 5 anzuklickenden Warnungen und Haftungsausschlüssen.

Wäre auch "ein Weg nach Rom" . . . jedenfalls muss das Problem für und nicht durch den Mandanten gelöst werden.

Die verknüpften Belege in UO benötigen keine OCR-Erkennung mehr.

In Meine Steuern ist eine OCR-Erkennung (noch) nicht nötig, aber auch nach Feldzuordnung eines Beleges ist dieser nicht mehr veränderbar.

Insofern könnte innerhalb der Anwendungen bspw. eine jährliche Abfrage erfolgen, dass die Belege die älter als ein Jahr sind, komprimiert werden:

Automatisch ohne Rückfrage komprimieren.
Komprimierung bestätigen.
Keine Komprimierung von Belegen.

Speicher- und Freivolumen, Darstellung, Datei-Arten und Achtsamkeit zur Belegüberlassung

Gelöschter Nutzer — Tue, 14 Mar 2023 08:25:33 GMT

Schade, dass wir den Speicher nicht untervermieten können... wir haben noch soviel frei...

Lösungsansätze:

- mit DMS bekommt man einiges an Zusatzspeicher

- Option einer Jahres-DVD oder Bluray, ähnlich Lohn-Jahres DVD - die man dann auf seinen lokalen Server in die Archivierung schiebt. Natürlich sollte es dann dazu eine entsprechende Löschfunktion für die Cloud geben.

Von irgendwelchen strengen Beschränkungen halte ich persönlich nichts.. ich habe keine Lust den Mandanten zu erklären, wie sie Daten komprimieren. Auch möchte ich mit so etwas nicht die Mandanten abschrecken, wenn ich sie denn schonmal soweit gebracht habe.

So ein Hinweis, ähnlich wie in UO, wäre aber ganz gut.

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deusex — Tue, 14 Mar 2023 09:15:06 GMT

Hallo Boomboom,

die Überlegungen einen Wechsel auf die Dokumentenverwaltung für die Belegablage stehen bereits im Raum. Wie erwähnt, sind unsere UO-Mandanten in der Buchführung weniger das Problem, sondern es erwächst meiner Ansicht nach, aus der explosionsartigen Nutzung von Meine Steuern mit einer hohen Anzahl von monströsen Belegen.

Mit jedem VAZ mehr, verdoppelt sich quasi der benötigte Speicher und das auf einen Zeitraum von zehn Jahren. Natürlich sind Mandanten-DVDs auch bereits Thema für Altjahre, aber es sind leider wie so oft immer nur Symptombekämpfungen, statt Ursachenbehandlung und treibt uns im Prinzip bei Meine Steuern in eine konkrete, erhebliche Kostenfalle.

Ich bilde mir ein, mit digitalen Abläufen schon relativ weit vorangeschritten zu sein und ab 2021 boomt quasi Meine Steuern und JEDER Mandant kommt in die Aktennutzung; ob er dies nun selbst tut oder wir die Akte füttern. Ersteres nimmt nun deutlich bei den 2022er zu; sprich: Mandanten, die im Vorjahr noch haben ablegen lassen, füttern für 2022 schon zahlreich selbst Ihre Akten und es ist nicht selten, dass hier mehr als 100 Belege (V+V) aufschlagen und ein Volumen von 100 MB und mehr einnehmen.

Ich hoffe sehr, DATEV lässt sich hierzu etwas einfallen. Es ist auch nicht so, dass diese JETZT oder SOFORT sein muss. Je weiter die Zeit fortschreitet, desto mehr "Schaden" entsteht.

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Nutzer_8888 — Tue, 14 Mar 2023 09:52:20 GMT

Korrekt, die Frage ist, ob in Meine Steuern die Daten so lange vorgehalten werden müssen?!

Abseits davon besteht bei Datev offensichtlich kaum ein Anreiz hier die in meinen Augen eklatanten SW-Schwächen in Bezug auf Speicheroptimierung und upload bestehen.

Die Workarounds - so gut sie auch sein mögen - sind in meinen Augen keine Option für die Breite und betreffen eigentlich auch nicht das zentrale Geschäftsfeld der Steuerberatung sondern sind technische EDV-Dienstleistungen.

Ferner können das nicht alle Berater leisten (fachlich und zeitlich) und ich bin sicher, dass eine EDV Beratung für über 100 € zur Einstellung des Scanners oder der Installation und Nutzung für Apps so manchen Kunden verschrecken werden. Ferner, wird dann immer - wenn mal was nicht funktioniert - der Berater verantwortlich gemacht werden. Und bei hunderten Mandanten gibt es bestimmt immer einen, bei dem was hängt.

Viele hier sind ja digitale Vorreiter (und daher eher betroffen) und überdurchschnittlich EDV-qualifiziert. Nur ein kleiner Teil der Datev-Kunden wird die aufgeführten berechtigten Sorgen zur Speicherverwaltung erkennen und äußern und darum wahrscheinlich auch nicht als high-Level Thema bei Datev ankommen.

Dennoch, wird es durch den SW-Dienstleiser Datev zu lösen sein im Interesse der Genossen die Speicherverwaltung wirtschaftlich zu ermöglichen (optimale Komprimierung oder halt geringste Speicherkosten...).

PS: Mandanten werden sich sonst durch die Steuerberatung gemaßregelt fühlen (habe das schon mal durch) und kaum begreifen, dass für Sie nicht jew. einige GByte Speicher verfügbar sind, die sind gewohnt, hunderte davon alleine auf ihrem Mobile-Phone zu haben....

Speicher- und Freivolumen, Darstellung, Datei-Arten und Achtsamkeit zur Belegüberlassung

m_steinert — Tue, 14 Mar 2023 10:07:57 GMT

Danke für diesen Beitrag. Genau das selbe Problem habe ich hier. Es ist irgendwie eine "Unart" geworden, Rechnungen hochauflösend zu fotografieren und als Belege hochzuladen. Und soweit mich nicht alles täuscht, ist in der App "Upload mobil" als Standard auf Farbe und nicht s/w eingestellt. Sofern das immer noch so ist, wäre das ja mal ein erster Schritt von DATEV, den Standard auf s/w einzustellen.

Speicher- und Freivolumen, Darstellung, Datei-Arten und Achtsamkeit zur Belegüberlassung

Gelöschter Nutzer — Tue, 14 Mar 2023 10:19:41 GMT

@deusex

Mandanten-DVD fände ich nicht so toll... eher jahresbezogen und mandantenübergreifend.

Idealerweise als Download.. und keine Scheiben mehr.

So könnte man die alten Daten von DATEV's Tier3-Speicher Lokal aufbewahren und (erhebliche) Kosten sparen..

wenn DATEV denn will.

Speicher- und Freivolumen, Darstellung, Datei-Arten und Achtsamkeit zur Belegüberlassung

vogtsburger — Tue, 14 Mar 2023 10:47:36 GMT

@m_steinert ,

... und die Mandanten sind auch noch stolz darauf und wollen dafür gelobt werden, dass sie die Belege sooooo scharf, bunt und hochauflösend zur Verfügung stellen 😂

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deusex — Tue, 14 Mar 2023 10:47:54 GMT

Ich sehe da tatsächlich die Mandanten-DVD, jahresübergreifend von Vorteil. Ein Download statt Plastik wäre natürlich ideal und wurde hier auch in einem anderen Beitrag bereits angesprochen.

Möglicherweise hängt dies, außer am Geschäftsmodell selbst, noch an anderen rechtlichen Aspekten.

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deusex — Tue, 14 Mar 2023 10:50:29 GMT

Jupp, erhalte im Moment ein "gestochen, scharfes" Schreiben (1 Seite) des Finanzamtes vom Mandanten als *.jpg mit 2,5 Mb . . . 😭

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Nutzer_8888 — Tue, 14 Mar 2023 11:03:50 GMT

@m_steinert schrieb: Es ist irgendwie eine "Unart" geworden, Rechnungen hochauflösend zu fotografieren und als Belege hochzuladen.

Sicherlich ein nerviger Umstand, aber wohl keine Bösartigkeit. Die Smartphones machen halt solche Monster-Fotos und das kann bei manchen (fast allen?) kaum noch eingestellt werden (nicht mal auf physikalisch sinnvolle Werte). Damit müssen die Fotos alle nachträglich verkleinert werden.

Früher, als Speicher auch für Nicht-Datev-Nutzer noch war, hatten die Kameras Einstellmöglichkeiten der Auflösung und des Komprimierungsgrades und auch jede billige Software konnte Bilder verkleinern.

Der "einfache" Prozess knips und hochladen bedingt also - falls die App das nicht macht - extrem hohen Speicherbedarf oder ist schlicht kompliziert, wenn mit Zusatztools der Speicher komprimiert wird.

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deusex — Tue, 14 Mar 2023 11:09:00 GMT

Der "einfache" Prozess knips und hochladen bedingt also - falls die App das nicht macht - extrem hohen Speicherbedarf oder ist schlicht kompliziert, wenn mit Zusatztools der Speicher komprimiert wird.

Insbesondere dann wäre es doch fast schon Pflicht von der DATEV, hier in Upload mobil noch deutlicher an der Speichergröße zur arbeiten, denn Upload mobil wird an sich, nach einer kurzen Einweisung, recht gut angenommen.

Einige Mandanten verzichten bereits auf eine PC-Scanner-Lösung und arbeiten ausschließlich via Smartphone.

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Nutzer_8888 — Tue, 14 Mar 2023 11:23:51 GMT

JA, ABSOLUT!!!

Leider fehlen wohl die Anreize oder zeigen gar in die falsche Richtung - es kann evtl. gar Gewinn aus teuren Speichergebühren erwirtschaftet werden ....

Mir fällt nur auf, dass dort wo die Anbieter selbst den Speicher verwalten und finanzieren müssen, offensichtlich hocheffiziente Systeme existieren, um schon beim Upload den Speicherbedarf zu minimieren. Bei Datev scheint das irgendwie nicht der Fall zu sein...

Mutmaßung: Wenn Datev für eine feste Gebühr den Speicher pro Mandant unbegrenzt zur Verfügung stellen müsste, würde ein hochentwickeltes vollautomatisches System sicherstellen, dass alles optimal verkleinert ist und es würde alles ältere regelmäßig automatisch gelöscht werden, wenn nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten.

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Chris607 — Tue, 14 Mar 2023 12:37:53 GMT

Während dieser Diskussion frage ich mich, was ich als Kanzlei-Rewe-Anwender mit dem Hinweis "Dieser Beleg ist sehr groß" tun soll. Dass eine große Datei ggf. eine längere Ladezeit als eine kleine Datei hat, sollte jedem PC-Benutzer nicht neu sein. Aber was soll ich tun? Datev bietet keine Möglichkeit der Komprimierung; um in Mandantensysteme einzugreifen, bzw. anders zu konfigurieren, fehlt die Zeit und häufig auch die Bereitschaft auf Mandantenseite. Zudem sehe ich mich nur bedingt als EDV-Nachhilfelehrer.

Insofern schließe ich mich den Gedankenzügen dieses Threads hier ausdrücklich an und befürworte die Wege, gar nicht erst unnötige Dateigrößen zu erzeugen.

Da rein vom Design her hinter Upload mobil die Entwickler von SwiftScan stehen, sollte die entsprechende Umsetzung -zumindest in der App- doch auch ressourcentechnisch machbar sein, oder?

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Gelöschter Nutzer — Tue, 14 Mar 2023 13:09:17 GMT

@deusex

Möglicherweise hängt dies, außer am Geschäftsmodell selbst, noch an anderen rechtlichen Aspekten.

Bei anderen (etablierten) Anbietern kann man auch irgendwelche ZIP's mit Belegen runterladen.. das dürfte rechtlich kein Problem sein.

Man kann auch einfach beides anbieten.. Mandantenarchiv.. Jahresarchiv.. meinetwegen auch für 10-20€ pro Download.

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deusex — Fri, 17 Mar 2023 08:12:50 GMT

Es ist erstaunlich, wie schnell ein Beitrag in den Tiefen der Community verschwindet und so manches Mal ist eine Wiedervorlage sinnvoll.

Ich würde die DATEV hier nochmals freundlichst bitten, Stellung zu beziehen.

Im Digicamp gab es eine nette Beleg-Box-Session als Alternative zu UO und da ich in der Tat befürchte, dass wir in unvorhersehbare, markante Kostenfallen treten, ist es mir umso wichtiger, wie die mittelfristige Zukunft zu diesem Thema ausschaut.

Verbindlichsten Dank für eine Stellungnahme, liebe DATEV.

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vogtsburger — Fri, 17 Mar 2023 08:44:40 GMT

@deusex ,

ich vermute, dass die Datev bei der Optimierung (Komprimierung) von PDF-Dateien keine eigenen 'Werkzeuge' zur Verfügung hat und hier auf 'Fremdsoftware' angewiesen wäre ...

... und dadurch auch nichts versprechen oder kurzfristig umsetzen kann.

Das Einzige, was die Datev sicher machen könnte, wäre, die Dateigröße 'hart' auf xxx KB pro Beleg zu begrenzen.

Allerdings könnten ja auch vielseitige Dokumente hereinflattern, die dann von Haus aus größer wären.

... keine Ahnung, ob die Datev die erlaubte (maximale) Dateigröße auch abhängig von der Anzahl der Seiten machen könnte

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deusex — Fri, 17 Mar 2023 09:22:51 GMT

Hallo, testen Sie mal ein Dokument in s/w und alternativ in Graustufen. Obgleich letztere Variante optisch deutlich schärfer und ansprechender ist, ist das Dateivolumen rund 25% geringer.

In Upload mobil stimmt diesbezüglich irgendetwas nicht, denn im Prinzip sollte es andersrum sein.

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deusex — Fri, 17 Mar 2023 09:30:31 GMT

Mehrseitige Dokumente: Ja, das wird sicherlich öfters vorkommen, denke ich bspw. an Jahresabrechnungen der Versorger in der V+V.

Diesbezüglich hatte ich angemerkt dass eine Speicherbegrenzung je Seite erfolgen sollte; inwieweit dies technisch überhaupt möglich ist, kann ich nicht sagen.

Selbstredend wäre ein "harte Zugangskontrolle" sinnvoll und diese könnte ja auch großzügig mit 500kb/Seite erfolgen.

Ich weiß leider nicht, welche technischen Hintergründe und Möglichkeiten bestehen, aber m.E. wäre bei Upload mobil sicherlich "mehr" bzw. "weniger drin". Im Prinzip wäre m.E. "Graustufen" in Upload mobil als Standardeinstellung schon etwas hilfreich.

Dies schützt uns allerdings immer noch nicht davor, dass Mandanten weiterhin über Ihren "Hausscanner" arbeiten und auch weiterhin "Fototapeten" hochladen.

Insofern wird man um eine Speicherbegrenzung/Seite wohl nicht umhin kommen, denn Upload mobil selbst, wäre m.E. eher ein Nebenkriegsschauplatz.

Die Problemlösung sehe ich daher vorrangig in einer Kontrolle beim Hochladen, welche dann Einfluss auf die Scangewohnheiten hätte.

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eliansawatzki — Fri, 17 Mar 2023 09:48:53 GMT

Hier wird bei Mandanten, die es mit der Dateigröße nicht begreifen wollen, wie folgt verfahren:

Bestände ReWe und DUO werden auf der Unterberaternummer geführt
damit hat der Mandant die Möglichkeit, sein beraternummernbezogenes Freivolumen von 5GB so schnell zu füllen wie er möchte
Der Mandant bekommt die Rechnung direkt von DATEV.
Wir sind aus allen Diskussionen bezüglich Dateigröße und Bepreisung raus und der Mandant belastet nicht das Kanzleifreivolumen.

Diese Vorgehensweise wird zukünftig immer mehr Mandanten betreffen, da allein durch die dauerhafte Nutzung von DUO das Datenvolumen von selbst steigt.

Solange das Kanzlei-Freivolumen nicht aufgebraucht ist, reagieren wir nicht (bzw. nur bei den ganz schweren Fällen). Ist dieses Freivolumen irgendwann aufgebraucht, beginnt sukzessive die Umspeicherung.

Das Freivolumen von 5GB kommunizieren wir bereits bei der Akquise.

Auf das bissl Rückvergütung verzichten wir gern.

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deusex — Fri, 17 Mar 2023 11:28:16 GMT

Vor Jahren hatte ich alle Mandanten aus dem MigMag genommen, was seine Gründe hatte. U.a. empfanden es einige Mandanten etwas befremdlich, noch gesonderte Rechnungen zu erhalten und wir wollten in der Kanzlei wieder ein einheitliches Vorgehen.

Jedoch wäre Ihr Vorschlag für mich nur eine Ultima-Ratio, da es aus berufsrechtlichen Aspekten ja nicht gestattet ist, Lizenzen, Gebühren oder wie hier Speicherplatz (edit: offen ausgewiesen) weiter zu berechnen.

Sofern eine technische Lösung als "Volumen-Schranke" nicht machbar ist, werde ich mittelfristig wohl tatsächlich auf Ihren Vorschlag zurückkommen und zumindest meine gewünschte Einheitlichkeit durchbrechen und unsere "Spezialkandidaten" wieder ins MigMag nehmen müssen oder die originäre FiBu-Vergütung entsprechend anpassen.

Eine funktionale "erzieherische" Maßnahme würde ich stets vorziehen. Die Rückvergütung steht nicht im Fokus.

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vogtsburger — Fri, 17 Mar 2023 10:39:27 GMT

... wir haben auch Mandate, bei denen die hochzuladenden 'Konvolute' wegen den übergroßen Dateien gesplittet werden müssen ...

... was auch wieder zu mehr (Zeit-)Aufwand führt und als Prozess fehleranfälliger ist

Irgendwann, vielleicht erst nach Jahren, wird sich der Mandant vielleicht wünschen, dass man die alten, archivierten DUO-Bestände aus Kostengründen komprimiert

Stattdessen könnte man schon heute dafür sorgen, dass solche Folgeprobleme erst gar nicht entstehen ... wenn man wirklich wollte

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eliansawatzki — Fri, 17 Mar 2023 10:48:51 GMT

Stattdessen könnte man schon heute dafür sorgen, dass solche Folgeprobleme erst gar nicht entstehen ... wenn man wirklich wollte

Ich bin weniger der Typ der philosophiert, was man machen könnte wenn... ja, wenn... Schon gar nicht, wenn es nicht in meinem Entscheidungsspielraum stattfindet.

Ich warte auch nicht, bis dieses "wenn" eingetreten ist. Ich suche mir Lösungen mit den Möglichkeiten die ich habe.

@deusex

Bezüglich der berufsrechtlichen Besonderheiten bei Weiterberechnungen von Lizenzgebühren etc. habe ich bei meinem Beispiel keine Bedenken, weil ja die DATEV als IT-Unternehmen an den Mandanten als Softwarenutzer weiterberechnet und zwischen diesen beiden Beteiligten auch das Vertragsverhältnis besteht. Als Kanzlei sind wir bei diesem Prozess gar nicht involviert - insofern kann kein Verstoß gegen Berufsrecht vorliegen.

Anders ist der Sachverhalt dann gelagert, wenn wir als Kanzlei die Kosten auf unserer Rechnung ausweisen und dem Mandanten weiterberechnen würden. Das machen wir nicht.

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deusex — Fri, 17 Mar 2023 11:32:52 GMT

@deusex

Bezüglich der berufsrechtlichen Besonderheiten bei Weiterberechnungen von Lizenzgebühren etc. habe ich bei meinem Beispiel keine Bedenken, weil ja die DATEV als IT-Unternehmen an den Mandanten als Softwarenutzer weiterberechnet und zwischen diesen beiden Beteiligten auch das Vertragsverhältnis besteht. Als Kanzlei sind wir bei diesem Prozess gar nicht involviert - insofern kann kein Verstoß gegen Berufsrecht vorliegen.

Anders ist der Sachverhalt dann gelagert, wenn wir als Kanzlei die Kosten auf unserer Rechnung ausweisen und dem Mandanten weiterberechnen würden. Das machen wir nicht.

Ja exakt dies trifft in meinem Fall ja zu, weshalb ich auf MigMag umsteigen müsste, um die direkte Berechnung DATEV-Mandant auszulösen, weil ich diese ja nicht auf meinen Rechnungen aufführen darf.

Genau die Situation möchte ich ja vermeiden und schauen, dass die Mandanten im Frei- bzw. in einem Mindervolumen bleiben, um eben keine gesonderten Rechnungen DATEV-Mandant zu generieren; ausnahmsweise eben ins MigMag, wenn dann die monatliche Speicherbepreisung nicht mehr inkludiert sein soll.

edit:

Ich warte auch nicht, bis dieses "wenn" eingetreten ist. Ich suche mir Lösungen mit den Möglichkeiten die ich habe.

Meine Worte und quasi Dauersachverhalt und nichtsdestotrotz versuche ich den Status Quo nicht laufend einfach hinzunehmen, sondern versuche zunächst die effizienteste Lösung zu erreichen; sehe ich mittelfristig keine Lösung in Aussicht, starte ich meine Maßnahmen "drum-herum".

Gerade deswegen ist es mir wichtig, dass DATEV hierzu Fakten oder Aussichten liefert, so lange ich noch im grünen Bereich arbeite.

Speicher- und Freivolumen, Darstellung, Datei-Arten und Achtsamkeit zur Belegüberlassung

Silvija_Döbereiner — Fri, 17 Mar 2023 13:18:19 GMT

Hallo @deusex

bei DATEV Upload online lässt sich in den Einstellungen eine individuelle Warngrenze pro Datei einstellen.

Wird diese Grenze überschritten, erscheint ein Warndreieck am betreffenden Beleg.

Wird dennoch hochgeladen, geht folgende Meldung auf:

Der Upload wird ab einer Dateigröße von 20 MB abgelehnt. Stand heute planen wir keine Reduzierung dieser Grenze.

Zu DATEV Upload mobil werden sich meine Kolleg:innen melden.

Danke und

Speicher- und Freivolumen, Darstellung, Datei-Arten und Achtsamkeit zur Belegüberlassung

Nutzer_8888 — Fri, 17 Mar 2023 16:51:52 GMT

Die Warnung ist ja ok, aber in diesem Szenario kenne ich die Dateigrößen i.d.R. schon vor dem Upload. Zumindest, wenn ich dahingehend sensibilisiert bin.

Im Übrigen ist ein 50 seitiges Dokument mit 20 MB vielleicht noch geradeso ok, aber ein 1-seitiges mit einem Kassenbeleg eben nicht.

Die Warnung hilft aber ein versehentliches Hochladen großer Dateien zu vermeiden. Jedoch bleibt die Frage, wie jetzt die Datei kleiner wird. Kaum ein Mandant wird jetzt alles Löschen und neu scannen?!

Hier wäre eine Anwendung hilfreich, die eine Komprimierung und Prüfung der Leserlichkeit erlaubt.

Wenn das Programm die Komprimierbarkeit prüfen und einen entsprechenden Vorschlag machen würde, den man nur prüfen und bestätigen muss, das wäre toll.

Speicher- und Freivolumen, Darstellung, Datei-Arten und Achtsamkeit zur Belegüberlassung

deusex — Sat, 18 Mar 2023 09:50:25 GMT

Hallo Frau Döbereiner,

die 500kb-Grenze existiert schon seit wir UO einsetzen; seit nahezu zwölf Jahren. Ist also jetzt nicht Top-Erkenntnis. Für "Meine Steuern" wurde das Rad ja bekanntlich neu erfunden, was diese Kontrollfunktion erst gar nicht besitzt. Wird dort eine "Monster-Datei" hochgeladen, geschieht dies barrierefrei.

"Diese Datei hat mehr als 500kb . . ." ----> Na und ? Ok !

Wenn Sie sich mit meinem Beitrag und den Folgenden auseinandergesetzt haben, dürfte klar sein, dass dies ebenso wenig eine Lösung, wie die im Prinzip noch weniger relevante 20MB-Grenze, ist; auch diese ist hinlänglich bekannt. Den Nutzen dieser "Barriere" habe ich bis heute nicht erkannt . . .

Beides sind allerdings Antworten auf Fragen, die nicht gestellt wurden und lösen die Problematik nicht.

Vielleicht mögen Sie sich noch etwas tiefer mit der Problemstellung befassen; es wurde im Prinzip alles dargelegt und muss nicht wiederholt werden.

Vielen Dank für Ihre Bemühungen.

Speicher- und Freivolumen, Darstellung, Datei-Arten und Achtsamkeit zur Belegüberlassung

vogtsburger — Sat, 18 Mar 2023 09:55:32 GMT

... meine kleine 'Milch-Bübchen-Rechnung' :

100 MB pro Mandant und Monat an neuem DUO-Belege-Volumen

führt in 10 Jahren bei 100 Mandaten zu : ....

100 MB x 12 (Monate) x 100 (Mandate) x 10 (Jahre) = ca 1,2 Terabyte an Datenvolumen

Speicher- und Freivolumen, Darstellung, Datei-Arten und Achtsamkeit zur Belegüberlassung

deusex — Sat, 18 Mar 2023 10:16:03 GMT

Hallo,

wenn schon, dann "Milch-Bubende" 😉 .

Da die Speicherkosten über dem Freivolumen 1€/Monat/Gb betragen ist die Fortführung der Rechnung recht einfach.

Danke für die Berechnung, die meine Befürchtungen wunderbar in "Werte" fasst.

edit: 1,2 TB sind doch 1.200 GB nicht wahr ?! Ich frag für einen Freund 😉

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deusex — Tue, 21 Mar 2023 08:03:47 GMT

Hallo DATEV, ich werde dieses Thema immer wieder in den Fokus rücken, da bisher keine konstruktive Stellungnahme erfolgt ist.

Im Moment bearbeite ich einen Fall, in dem es nicht möglich ist, zwölf Kontoauszüge mit je zwei Seiten in DINA4 zusammenzufügen, weil allein diese bereits mehr als 20mb ausmachen und noch weitere 100 Belege vorhanden sind.

V+V Mandant in meine Steuern "ohne Vorwarnungen" zur Dateigröße !

Die ersten Stunden werde ich also mit Zusammenfügen, runterladen, komprimieren, hochladen und Altdateien löschen verbringen.

Was unternehmen Sie, liebe DATEV ?

Das Geschäftsmodell "Speichererträge" forcieren möchte ich mir nicht vorstellen.

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vogtsburger — Tue, 21 Mar 2023 10:10:02 GMT

@deusex schrieb:
[...] edit: 1,2 TB sind doch 1.200 GB nicht wahr ?! Ich frag für einen Freund 😉 [...]

... nur zur Sicherheit:

... "Terabyte" hat nichts mit "terra incognita" zu tun und "GB" nichts mit "Great Britain" 😎

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deusex — Tue, 21 Mar 2023 10:22:16 GMT

Wie auch immer. 👐

Danke fürs "Hochschieben". 👍

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vogtsburger — Tue, 21 Mar 2023 11:44:17 GMT

... nach meiner 'Milchbubi-Rechnung' wäre dann für ein durchschnittliches DUO-Mandat für die DUO-Belege monatlich ein Datenvolumen von 12 Gigabyte (abzüglich dem Freivolumen) zu bezahlen

... klingt nach 'Peanuts', aber in der Summe über alle DUO-Mandate ergibt sich ein 'hübscher Betrag'

... und früher oder später wird dann vermutlich darüber diskutiert, ob das so sein muss

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eliansawatzki — Tue, 21 Mar 2023 11:56:12 GMT

Naja, ihre Rechnung entspricht reiner Phantasie - zumindest was die Annahme, dass dies dem Durchschnitt entsprechen soll, angeht.

Als die Bepreisung noch volumenabhängig gewesen ist (die ersten 500MB für 3,50Euro, die nächsten 500MB für 3 Euro usw.) wäre nach Ihrer Rechnung alle 5 Monate eine weitere Preisstufe erreicht worden. In der Realität war dies bei größeren Mandanten vielleicht 1x alle zwei Jahre der Fall (ja, es gibt auch Ausnahmen). Bei kleineren Mandaten wurde diese Stufe vielleicht nach 5 Jahren überschritten.

Der Durchschnittsmandant kommt vielleicht auf einen Ordner pro Monat (also maximal 300Seiten). Die Durchschnittsseitengrösse beträgt zwischen 50kb und 60kb - zumindest ist das bei den meisten Mandanten hier im Haus so. Dies können Sie in den Einstellungen in Belege online unter Datenvolumen übrigens nachvollziehen.

Wir hatten hier einen Fall, in welchem der Mandant nach altem Preissystem monatlich über 40Euro für die Belege die im Papierkorb gewesen sind bezahlt hat. Was soll man dazu sagen…

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Gelöschter Nutzer — Tue, 21 Mar 2023 13:01:56 GMT

man kann sich den ganzen Kram auch mit einem "Klick" im Dokumentenspeicher anschauen.. solange wir noch xxx gb frei haben, juckt mich das nicht. Falls nicht mehr, wird umgespeichert.. über irgendwelche Medien wegarchiviert usw.

11.00 GB

Hinweis: 0.7 GB

sind für die verwendeten DATEV-Lösungen vorgesehen.

Durschnittliche Seitengröße: 200kb lt. UO

12kb für eine Seite? Wie rechnet der das wieder.............

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d_z_ — Tue, 21 Mar 2023 14:19:37 GMT

@Gelöschter Nutzer

Wo finde ich die Anzahl der Seiten / Durchschnittliche Seitengröße?

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Gelöschter Nutzer — Tue, 21 Mar 2023 14:23:49 GMT

uo / belege / einstellungen :datenvolumen müsste das sein.

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deusex — Tue, 21 Mar 2023 14:57:10 GMT

Hier ging es vorrangig nicht um Unternehmen online / Belege online, sondern um die Belegakte "Meine Steuern" für den privatsteuerlichen Bereich, in welcher nicht selten einseitige Belege mit 1Mb und mehr zu finden sind.

UO ist hier nicht weiter relevant, da wir hier schon recht guten Einfluss auf die Scan-Disziplin nehmen konnten.

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Gelöschter Nutzer — Tue, 21 Mar 2023 15:09:35 GMT

@deusex

letztlich versammelt sich aber alles unter dem Dach "Dokumentenspeicher"..

mit "Jahresdownloads" über alle Bestände (UO/meine Steuern usw.) hinweg, wäre das Problem mal knackig und DSGVO-konform gelöst...

man bräuchte halt nur einen HTML5-Viewer oder sowas (was schlankes) der mit AES256-bit Verschlüsselung umgehen kann um den verschlüsselten Download etwas übersichtlicher zu gestalten, Mandantenummer zu suchen und Export anzubieten... passt.

Dazu gesellt sich dann noch Glasfaserleitung mit 1Gbit und eine passende Gegenstelle..

ich träume, lasst mich einfach... 😄

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eliansawatzki — Tue, 21 Mar 2023 15:08:01 GMT

@deusex

Ist schon klar - die Rechnung 1.000 Belege pro Monat bei 100 Mandanten meinte aber sicher nicht Meine Steuern - und darauf habe ich mich bezogen

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vogtsburger — Tue, 21 Mar 2023 15:36:56 GMT

... ich hatte nicht von 1.000 Belegen pro Monat gesprochen, sondern von 100 MB pro Monat und Mandant

... habe soeben mal ein paar Mandate kontrolliert.

Die Seitengröße schwankt von ca 50 KB bis über 600 KB pro Seite

... gut möglich, dass einzelne Kandidaten deutlich drüber liegen

insofern wäre eine automatische Optimierung bzw. eine 'harte' Größenbegrenzung pro Seite aus meiner Sicht sinnvoll

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Nutzer_8888 — Tue, 21 Mar 2023 15:39:10 GMT

@Gelöschter Nutzer schrieb:
mit "Jahresdownloads" über alle Bestände (UO/meine Steuern usw.) hinweg, wäre das Problem mal knackig und DSGVO-konform gelöst...
man bräuchte halt nur einen HTML5-Viewer oder sowas (was schlankes) der mit AES256-bit Verschlüsselung umgehen kann um den verschlüsselten Download etwas übersichtlicher zu gestalten, Mandantenummer zu suchen und Export anzubieten... passt.
Dazu gesellt sich dann noch Glasfaserleitung mit 1Gbit und eine passende Gegenstelle

Dem möchte ich mal deutlichst zustimmen 👍

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eliansawatzki — Tue, 21 Mar 2023 16:24:00 GMT

100 MB pro Monat und Mandant

Bei Orientierung an der Scan-Empfehlung der DATEV hat eine durchschnittliche gescannte Seite eine Größe zwischen 50KB und 100KB. Das entspricht in Ihrer Berechnung (mit 100MB pro Monat) 1.000 bis 2.000 Seiten pro Monat. Und das dann auch noch bei 100 Mandanten in dieser Größenordnung in einer Auftragsbuchführung…

Ich bleibe dabei: Das ist eine Phantasieberechnung.

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Nutzer_8888 — Tue, 21 Mar 2023 16:09:43 GMT

Es gibt ja auch nicht nur gescannte Unterlagen. Manche Original-PDF (Zugferd) mit Log usw. hat schon mal einen größeren Speicherbedarf.

Hier ging es aber auch um den Wunsch die mittels Handy fotografierten Rechnungen automatisch in optimaler Größe hochzuladen. Zusätzlich sollte auch bei "schlecht" gescannten Dokumenten die Möglichkeit der weiteren Komprimierung bestehen.

Auch für UO ist abzusehen, dass die "Freigrenze" nicht für 10 Jahre genügt und dann kann man nicht mal so einfach löschen....

Und - auch wenn hier viele die Mandanten erfolgreich erzogen bzw. deren Peripherie optimal eingestellt haben - sollte es m.E. keine Wissenschaft sein, die Belege zu digitalisieren und hochzuladen. Das könnte die nachgelagerte Software leisten und die Standardeinstellung des Scanners wäre nicht mehr so relevant und das Volumen grundsätzlich im normalen Bereich.

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deusex — Tue, 21 Mar 2023 16:30:53 GMT

Nein, es ging NIE um Belege online oder Buchführung.

Herr Vogtsburger bezog sich auf privatsteuerliche Mandate der Belegakte "Meine Steuern".

Ich hatte heute wieder einen Fall mit ca. 100Mb in ca. 80 Belegen, den ich zunächst organisierte und komprimierte und hernach das Volumen um über 90% reduzierte.

Der Fall zuvor war ähnlich gelagert. Es ist kaum möglich jedes Einkommensteuermandat zu drangsalieren, möglichst kleine Dateien zu generieren, bis es passt. So wird Meine Steuern nicht angenommen und wir haben wieder die Ordner im Haus; per Post. "Scannt ihr das, ich krieg das kleiner nicht hin."

Eine Seite über Upload mobil hat im günstigsten Filter 300Kb. Wenn sich die DATEV an die Empfehlung halten würde, die Sie als Berechnungsgrundlage anführen, gäbe es diesen Beitrag nicht.

100 dieser Mandanten verursachen 100Mb x 10Jahre x 100 Mandanten = 100 Gb. 1 Gb / Monat speichern kostet X Euro lt. aktueller Preisliste.

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eliansawatzki — Tue, 21 Mar 2023 16:39:43 GMT

Also ohne den Sachverhalt jetzt weiter zu strapazieren, hier ein Auszug der besagten Berechnung aus Beitrag 38:

... meine kleine 'Milch-Bübchen-Rechnung' :

100 MB pro Mandant und Monat an neuem DUO-Belege-Volumen…

Da steht pro Monat und da steht Unternehmen online. Ich denke das ist eindeutig.

Ich habe den Ansatz der Diskussion vollumfänglich verstanden. Nur eben diese Rechnung aus Beitrag 38 ist m. E. an der Realität vorbei.

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vogtsburger — Tue, 21 Mar 2023 16:54:50 GMT

... die Datev-Empfehlungen entsprechen meiner Meinung nach auch bei weitem nicht der Realität.

... dass Ausgangsrechnungen direkt aus der Warenwirtschaft in eine PDF 'gedruckt' sehr klein sind, wissen wir alle.

... dass eingescannte Belege nicht richtig 'klein zu kriegen' sind, wissen wir auch

... und wenn man einige Belege gezwungenermaßen in Graustufen oder in Farbe scannen muss, um überhaupt etwas erkennen zu können, erleben wir täglich.

... also wird die Realität wohl irgendwo zwischen dem 'worst case' und dem 'best case' liegen

... vielleicht können wir uns darauf einigen, dass der Scannende ein paar kleine Hilfestellungen gebrauchen könnte, um nicht 'über die Stränge zu schlagen', was die Dateigrößen anbelangt 😉

Speicher- und Freivolumen, Darstellung, Datei-Arten und Achtsamkeit zur Belegüberlassung

deusex — Tue, 21 Mar 2023 17:07:23 GMT

Stimmt, Sie haben recht. Hatte ich in der Tat übersehen. Vielleicht war ich da zu fokussiert auf meinen Eingangsbeitrag.

Ändert jedoch nichts an meiner hemdsärmeligen Rechnung.

Wenn DATEV seine Empfehlung für Upload mobil umsetzen würde und wir ergänzend Mandanten fürs Folgejahr sensibilisieren könnten, statt seinen Standard-600dpi-bei bester Qualität, eine andere zu wählen oder Upload mobil zu nutzen, wäre schon viel gewonnen.

Wir schreiben diesbezüglich im Rahmen der Überlassung jeden auf dieses Thema an, bieten Hilfestellung an, aber ich befürchte leider, dass wir ohne eine Kontrolle, wie bei UO, nicht umhin kommen, langfristig das Speicherproblem zu lösen.

Letztlich sehe ich hier eine technische Barriere oder zumindest einen eindeutigen Warnhinweis auf die Dateigrößen als unabdingbar.

Speicher- und Freivolumen, Darstellung, Datei-Arten und Achtsamkeit zur Belegüberlassung

deusex — Thu, 23 Mar 2023 09:42:48 GMT

So nun ein kurzer Bericht aus der Praxis. Ich hatte gestern ein Gespräch mit dem Mandanten mit den vielen großen Dateien in Meine Steuern.

Seine Belege hatte er mit Upload Mobil erfasst und er ist in der Tat sehr begeistert von dem Ablauf von der Erfassung der Belege und der Bereitstellung; hierbei ist anzufügen, dass er diesbezüglich weniger edv-affin geprägt ist.

Genau die Rückmeldung von diesem Personenkreis ist mir persönlich am Wichtigsten, da er den "üblichen" Anwender am Besten repräsentiert.

Insbesondere erfreut es mich, wenn wir Mandanten, wie diesen, mit Freude an die Digitalisierung heranführen und dafür begeistern können.

Möglicherweise spielt die Genauigkeit und Sorgfältigkeit beim Scanvorgang noch eine Rolle, jedenfalls habe ich heute mal versucht, mit einem farbigen Dokument den Scanvorgang nachzustellen.

Die Ergebnisse habe ich angefügt. Die Dateivolumen lassen sich selbst entnehmen und die Resultate sind schon z.T. merkwürdig und die Filterempfehlung ist offensichtlich.

Die Abkürzung stehen für den angewendeten Filter in Upload Mobil und der Zusatz "B" für die Verwendung des Blitzes.

Die Lichtverhältnisse waren gut, nähe Fenster, Deckenleuchte aus, bedeckter Himmel und Iphone13pro Max.

Möglicherweise kann die DATEV hieraus Erkenntnisse ziehen, den Sachverhalt nachstellen und nochmals an den Filtern nacharbeiten, denn diese Größen sind weit von dem entfernt, was die DATEV lt. @eliansawatzki (50KB-100KB) als Dateigröße empfiehlt und ich denke, es versteht sich von selbst, dass man Empfehlungen auch selbst ermöglichen sollte.

Im Übrigen vernehme ich immer öfters, dass auch für Unternehmen online vermehrt Upload Mobil, statt der hauseigenen Scanner, genutzt wird.

Mit Abkündigung des Scan-Moduls und Ersatz durch Alternativen und Wechsel von tiff auf pdf, sind die ehemals kleinen Dateien kaum noch erzielbar. Insofern erwächst auch in DUO die Problematik.

Anlagen verteilt auf mehrere Beitrag, da Begrenzung auf zwei Anlagen.

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deusex — Thu, 23 Mar 2023 09:31:51 GMT

Anlage

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deusex — Thu, 23 Mar 2023 09:32:12 GMT

Anlage

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deusex — Thu, 23 Mar 2023 09:37:25 GMT

Anlage ... Wenn auch nicht ideal, aber man könnte schon eher damit leben.

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vogtsburger — Thu, 23 Mar 2023 09:56:45 GMT

@deusex ,

... interessant wäre jetzt noch, wenn man jetzt die gleichen Dokumente 'zum Spaß' bzw. zum Vergleich mit anderen Tools auf andere Plattformen hochladen würde

... gut möglich, dass sich eine bessere Qualität mit einer kleineren Dateigröße ergeben könnte

Apropos, ich finde keinen der Beispiel-Scans gut genug

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deusex — Thu, 23 Mar 2023 11:42:40 GMT

Nu ja, die Suche nach dem Optimum wechselt recht schnell nach der Suche des geringsten Übels und ja, der Preis in Kb für die "B-Note" ist schon recht hoch.

Anbei zum Vergleich ein lokaler Scan und einer von iScanner.

Der iScanner macht bei "klein" und "grau" eine Datei mit 85Kb.

Wir benötigen ja auch keine "Fototapeten" und unbedingte Höchstqualität, sondern lediglich gute Lesbarkeit.

Ein Ansporn "Upload mobil" in Volumen und Qualität deutlich nachzuarbeiten. Also da muss doch noch deutlich mehr bzw. "weniger" drin sein.

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glasi — Thu, 23 Mar 2023 11:53:07 GMT

Als die Bepreisung noch volumenabhängig gewesen ist (die ersten 500MB für 3,50Euro, die nächsten 500MB für 3 Euro usw.) wäre nach Ihrer Rechnung alle 5 Monate eine weitere Preisstufe erreicht worden. In der Realität war dies bei größeren Mandanten vielleicht 1x alle zwei Jahre der Fall (ja, es gibt auch Ausnahmen). Bei kleineren Mandaten wurde diese Stufe vielleicht nach 5 Jahren überschritten.

Der Durchschnittsmandant kommt vielleicht auf einen Ordner pro Monat (also maximal 300Seiten). Die Durchschnittsseitengrösse beträgt zwischen 50kb und 60kb - zumindest ist das bei den meisten Mandanten hier im Haus so. Dies können Sie in den Einstellungen in Belege online unter Datenvolumen übrigens nachvollziehen.

Wir hatten hier einen Fall, in welchem der Mandant nach altem Preissystem monatlich über 40Euro für die Belege die im Papierkorb gewesen sind bezahlt hat. Was soll man dazu sagen…

kann ich so mehr oder weniger Bestätigen. Hatte einen Mandanten (Plattenladen) der hatte immer einen dicken Leitz Ordner voll Kreditoren Rechnungen. Da wurde erst nach Jahren der Speicherplatz überschritten. Auf der anderen Seite hatten wir einen Mandanten, der es geil fand mit seinem Hochleistungsdokumentenscanner alles in Farbe zu scannen (er wollte es nicht anders) und hat dann aber auch anstandslos die Speicher kosten jeden Monat bezahlt (mehr als 40€)

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Chris607 — Thu, 23 Mar 2023 13:14:01 GMT

Nur als Fakt am Rande: hier hat nicht nur die Datev Nachholbedarf, selbst rein digital erzeugte Dateien sind häufig unnötig groß. Beispiel: der "Ausdruck" aus Boris BW nimmt für 2 Seiten über 200 KB - da erzeugt mein Scanner kleinere Dateien. Ohne dass dies für mein Auge sichtbar ist, lässt sich diese übrigens auf 1/20 komprimieren, also ca. 10-15 KB. Für mich als technischen Laien ist das nicht nachvollziehbar.

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S33K3R — Thu, 23 Mar 2023 14:25:54 GMT

am Rande

Auch nur am Rande, offtopic und nicht hilfreich:

Erinnert sich noch jemand an die Diskussionen im Fido oder Usenet, wenn es wer gewagt hat, z.B. in alt.bianaries gewaltige 200kb große uuencodes als Anhang zu verwenden? 600 baud und eine Mark Fernsprechgebühr pro Minute. Das konnte Ärger geben... Ich habe die DOS-Scripte zum decodieren heute noch... Das war vor 40 Jahren oder so. Ich finde es schön, dass die Diskussion um zu große Dateien und zu wenig und zu teurem Speicherplatz heute genauso wie vor 40 Jahren geführt werden muss. So viel Zeit und Mühe wegen kleiner Dateien. Seit 40 Jahren. IT ist ja so beständig.

Gut, privat habe ich das mit Glasfaser, 5TB Cloud und 30TB NAS gelöst. Aber das ist auch nur ein Spiele-PC. Nichts seriöses. Viel Erfolg beim Speicher sparen 💾

Speicher- und Freivolumen, Darstellung, Datei-Arten und Achtsamkeit zur Belegüberlassung

vogtsburger — Sun, 26 Mar 2023 17:45:39 GMT

... ich hätte nichts dagegen, wenn man zum Optimieren der Scans und zum Reduzieren der Dateigrößen noch ein spezialisiertes Tool dazwischenschaltet ...

... natürlich nur, wenn man keine 'Klimmzüge' machen muss

... werde mal das anscheinend kostenlose ACROBAT Online-Tool testen, um zu sehen, ob sich die Scan-Dateien deutlich verbessern und reduzieren lassen.

... falls ja, muss man natürlich auch die Frage der Datensicherheit und die Nutzungsbedingungen klären

................

..............

Nachtrag:

... gesagt, getan ...

hier das (unrepräsentative) Ergebnis (2 Seiten eines farbigen DIN A5 -Flyers)

... das werde ich aber auch noch mit konkreten 'Problem-Scans' testen, z.B. mit Belegen, die man gezwungenermaßen in Farbe scannen muss, da sie sonst nicht lesbar wären

... noch ein (realistischeres) Beispiel (Farbscan, 2 DIN A4 Seiten, viel Text und viele Zahlen, 200 dpi)

Text und Zahlen sind für das menschliche Auge noch gut lesbar

Man sieht, dass technisch Einiges möglich ist. Man muss es nur wollen 😎

Speicher- und Freivolumen, Darstellung, Datei-Arten und Achtsamkeit zur Belegüberlassung

vogtsburger — Tue, 28 Mar 2023 10:14:12 GMT

Nachtrag:

@vogtsburger chrieb:
[...] ... werde mal das anscheinend kostenlose ACROBAT Online-Tool testen, um zu sehen, ob sich die Scan-Dateien deutlich verbessern und reduzieren lassen [...]

... sooooo kostenlos, wie es im ersten Moment aussieht, sind die Adobe Acrobat Online-Tools offenbar dann doch nicht

... man stößt beim Testen nämlich sehr schnell an die Limitierungen der vermeintlich kostenlosen Tools

... hätte mich auch überrascht, wenn es bei Adobe etwas Kostenloses (außer dem "Adobe Acrobat Reader") gäbe

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bnd — Tue, 28 Mar 2023 11:21:53 GMT

Moin,

mal mit dem Online-Tool von PDF24 probiert? https://tools.pdf24.org/de/pdf-komprimieren

Oder die Nachbearbeitung mit dem PDF24 Creator versucht? https://tools.pdf24.org/de/creator

Sollte natürlich nur eine Lösung sein, bis etwas vernünftiges von der Datev unmittelbar während des Uploads eingeführt wird...

Ich kann mir vorstellen, dass z.B. PDF24 auch eine API anbietet und/oder mittels power automate angesprochen werden kann. Aber hierzu fehlte mir bisher die Notwendigkeit, mich damit auseinanderzusetzen.

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Am Beispiel PDF24 Creator - nach erfolgter Installation:

Rechtsklick auf entweder die PDF-Dateien oder den gesamten Ordner in Windows

> PDF24 > Komprimieren

Im nachfolgenden Fenster erfolgt - wie bei Adobe - eine Berechnung der neuen Datei-Größen.

In dem gezeigten Beispiel wurden (irgendwelche Dateien mit Literatur) auf unter 50% der Originalgröße komprimiert (mit standard-Einstellungen; hier habe ich nichts geändert).