Thema "Rechteverwaltung zugeordnete Rechte testen - Workaround zum Testen der Rechte des Mandanten-Nutzers" in Rechteverwaltung

Rechteverwaltung zugeordnete Rechte testen - Workaround zum Testen der Rechte des Mandanten-Nutzers

olinamd — Fri, 28 Feb 2025 16:53:01 GMT

Hallo Community,

Es gibt nach wie vor keine Möglichkeit, die einem Mandanten-Nutzer zugeordneten Rechte als dieser Nutzer zu testen.

1) als Kontrolle

2) um Seiteneffekte bei stark eingeschränkten Rechten zu testen: z.B. wie verhält sich das System, wenn ein Nutzer nur Belege hochladen & eingeben darf, aber keinen Zugriff auf Bank hat. Was passiert im "Beleg bearbeiten" Dialog bei der Bearbeitung der Eingangsrechnung wenn (korrekterweise) die Daten ausgelesen werden und bei "Zahlungsdaten" die Daten für die Überweisung bereitgestellt werden.

Folgenden Workaround habe ich mir überlegt und freue mich über Feedback, falls jemand ähnliches schon probiert hat und/oder mir sagen kann - wird so nicht gehen:

Workaround zum Testen der Rechte des Mandanten-Nutzers aus dessen Sicht
1) Anlage eines Kanzlei-Test-Nutzer

2) SmartLogin für diesen Test-Nutzer, der KEINER Kanzleigruppe etc. zugeordnet wird und "leere Rechte" erhält

3) Fertigstellung der Rechteeinrichtung für den Nutzer des Mandanten

4) Die Rechte des Mandantennutzer kopieren und auf den Test-Nutzer der Kanzlei kopieren, der somit die Rechte des Mandanten-Nutzers haben sollte

5) In DUO mit dem Test-Nutzer und dessen SmartLogin einloggen.

Wird das funktionieren?

Welche Implikationen muss ich beachten?

Kann ich vermeiden, dass ich die komplette Lizenzgebühr eines "echten" Kanzleinutzers zahlen muss?

Danke für Euren Input,

Oli Nachtrab

Rechteverwaltung zugeordnete Rechte testen - Workaround zum Testen der Rechte des Mandanten-Nutzers

314159 — Fri, 28 Feb 2025 18:12:31 GMT

Moin @olinamd

der Workaround sieht soweit gut aus.

Kann ich vermeiden, dass ich die komplette Lizenzgebühr eines "echten" Kanzleinutzers zahlen muss?

Hier bin ich mir nicht ganz sicher. Aber ich gehe davon aus, dass keine weitere Gebühren gezahlt werden müssen, weil der Test-Nutzer lediglich für den SmartLogin-Zugang angelegt wurde. Es wird dabei kein DATEV-Benutzer angelegt.

Rechteverwaltung zugeordnete Rechte testen - Workaround zum Testen der Rechte des Mandanten-Nutzers

marcohüwe — Sat, 01 Mar 2025 08:48:33 GMT

Hallo,

leider lassen sich die Rechte von Zugangsmedien eines Mandanten nicht auf ein Medium einer Kanzleiberaternummer kopieren. Das sind geschlossene Kreise.

Da gibt es aber eine ganz einfache Lösung:

Bei jeder Unterberaternummer bestelle ich einen Smartlogin als Dummy für die Kanzlei gleich dazu
Ich warne den Mandanten vor, dass da Post von DATEV kommt, die er ignorieren soll (Brief mit Code zum Smartlogin)
Punkt 2 bringt unnötig Rückfragen, stattdessen ändere ich einfach kurz vor der Bestellung die Adressdaten der Unterberaternummer auf die Kanzleiberaternummer
jetzt kommt alles zur Kanzleiadresse, Mandant ist nicht verwirrt
ich nehme mein privates Handy oder Firmenhandy und registriere das für jeden Testlauf neu, es ja geht nur ein Smartlogin je Gerät
Punkt 5 ist doch suboptimal, ich besorge mir nach langer Diskussion mit meinem Chef besser je Unterberaternummer und Dummy-User ein eigenes Smartphone, inkl. schönem Regal zur Ablage
Ich kaufe noch ein Beschriftungsgerät und klebe auf jedes Gerät auch die Unterberaternummer + Name
Jetzt kann ich bei unseren 100 - 200 Unternehmensmandanten mit Unterberaternummer einfach das jeweils passende Smartphone aus dem Regal holen
Ich setze auf dem jeweiligen Dummy-User die Rechte und teste den Zugang
wenn es klappt kopiere ich innerhalb der Unterberaternummer die Rechte vom Dummy auf den echten Mitarbeiter
Punkt 8 macht noch Probleme, jetzt ist nicht immer die aktuellste Version vom Smartlogin installiert - ich delegiere eine neue Aufgabe an unseren Azubi, er soll jetzt mindestens 1x pro Monat alles Geräte einschalten und Updates laufen lassen
So ganz nebenbei erschlage ich damit auch das leidige Vollmachtthema (vgl. z.B. neues DATEV Serviceformular Programmkündigung - Er... - DATEV-Community - 457028). Für meinen Dummy User lasse ich mir von der Geschäftsleitung auf kurzem Dienstweg eine schriftliche Vollmacht geben. Und jetzt kann ich unter dem Namen des Mandanten mit diesem Dummy mir auch gleich selbst das Online-Vollmachtsformular ausfüllen.
Durch die somit gewonnene freie Zeit überlege ich, in Zusammenarbeit mit DATEV eine neue Seminarreihe mit mehreren Modulen in der Lernplattform Online anzubieten:
- Modul 1 DATEV Das Prinzip der (Unter)Beraternummer verstehen
- Modul 2 DATEV Beraternummern Abhängigkeiten & Änderung im Programm
- Modul 3 DATEV Beraternummern - Adressdaten automatisch aktualisieren per Schnittstelle und MS Power-APPS iVm. CoPilot
- Modul 4 DATEV Serviceformulare verstehen und anwenden
- Modul 5 DATEV Rechteverwaltung für Anfänger
- Modul 6 DATEV Rechteverwaltung die häufigsten Fehler
- Modul 7 DATEV Rechteverwaltung Tipps & Tricks
- Modul 8 DATEV Rechteverwaltung auswerten mit ChatGPT
ich schweife ab....

So rückblickend ist das auch gar nicht schlimm, das IDEAS geschlossen wurde. So Wünsche wie "Simulation Rechte des Mandanten" braucht eigentlich doch niemand.

Viel Erfolg bei der Umsetzung & ein schönes Wochenende!

Rechteverwaltung zugeordnete Rechte testen - Workaround zum Testen der Rechte des Mandanten-Nutzers

m_steinert — Sun, 02 Mar 2025 08:34:41 GMT

Danke für diese Lösung. Werde ich genauso umsetzen, ich suche auch schon nach einer Lösung wie ich Berechtigungen testen kann.

Gruß

Matthias

Rechteverwaltung zugeordnete Rechte testen - Workaround zum Testen der Rechte des Mandanten-Nutzers

Gelöschter Nutzer — Sun, 02 Mar 2025 11:40:25 GMT

@marcohüwe schrieb:
... So rückblickend ist das auch gar nicht schlimm, das IDEAS geschlossen wurde. So Wünsche wie "Simulation Rechte des Mandanten" braucht eigentlich doch niemand....

Klasse, das wäre eine schöne Büttenrede bei der Datev Faschingsfeier :-))

Rechteverwaltung zugeordnete Rechte testen - Workaround zum Testen der Rechte des Mandanten-Nutzers

olinamd — Sun, 02 Mar 2025 15:43:25 GMT

Hallo @marcohüwe , hallo DATEV,

ich bin immer wieder von der Schwarmintelligenz der Community begeistert!!
Geteiltes Wissen und Ideen mache uns alle produktiver und sollten dem Produktmanagement der DATEV Anreiz genug liefern, ungelöste Probleme anzugehen.

@marcohüwe : Bitte meinen Kommentar nicht falsch verstehen.
Es ist eine tolle Lösung aufgrund der mangelhaften und von DATEV nicht bereitgestellten Lösungen.

Aber im Ernst @DATEV: Eine Rechteadmin, der 100-200 Kunden betreut, soll
a) 200 "Dummy-SmartLogins" bestellen
b) 200 Geräte rumliegen haben, um testen zu können.

Das kann doch nicht die Lösung sein!

Wir versuchen DATEV zu unterstützen, indem wir alle Unternehmen zu "DUO" zwingen, um zu automatisieren, standardisieren und zu digitalisieren.

Gleichzeitig müssen wir schräge Lösungen als Workarounds erstellen, die Mehraufwand ohne Ende bedeuten. Und diese uns in die "Steinzeit", zumindest aber in die 90er Jahre zurückwirft, weil wir 200 Handys brauchen.
[Damals musste ich auch viele Handys der QA zur Verfügung weil jedes Gerät irgendwie anders mit dem damaligen (WAP) Protokoll umging. Zwischenzeitlich gibt's Emulatoren ohne Ende.]

Da entwickle ich doch lieber (gibt's bestimmt schon) ein App, mit der man Handy's und deren Identitäten simulieren kann. (Handy Kunde 1/SmartLogin1)

@marcohüwe : ich glaube wir haben unterschiedliche Mandanten.
Daher wäre mir der Aufwand Deines Vorschlages zu hoch.

In der Regel lege ich Rechte immer in Gruppen an, weil bei unseren Mandanten die Mitarbeiter dieser Gruppen gleiche Rechte haben.

Normalerweise habe ich 2, manchmal 3 unterschiedliche Gruppen. Daher brauche ich den Einzeltest pro Nutzer nur beim Erstellen der Gruppe. Danach nicht mehr.

Extreme Sonderfälle oder komplexe Einschränkungen sind eher die Ausnahme, denn die Regel. Aber auch diese packe ich in eine Gruppe.

In der Konsequent adaptiere ich meinen Workflow mit Deinem Input ein wenig und habe ihn eben getestet. Er funktioniert - für mich, wie gesagt...

Vielen Dank trotzdem, weil Du mir noch wichtige Hinweise gegeben hast!

Rechteverwaltung zugeordnete Rechte testen - Workaround zum Testen der Rechte des Mandanten-Nutzers

olinamd — Sun, 02 Mar 2025 15:46:03 GMT

Hallo @314159 ,

danke für den Input. Hat mir sehr geholfen und kann ich bestätigen.

Ich habe

- einen Dummy-Nutzer (Kanzlei) angelegt (dort habe ich schon mehrere Nutzer, die keine volle DATEV-Lizenz zahlen müssen), also hattest Du Recht. Keine Zusatzlizenzen, weil dieser Nutzer DATEV-Kanzlei SW nicht nutzt.

- ich habe diesem Dummy-Nutzer ein Smart-Login bestellt

- dem Dummy Nutzer: Null Rechte gegeben.

Für meinen Test mache ich nun folgendes und adaptiere meinen Workflow oben, weil @marcohüwe Recht hatte: Mann kann Rechte nicht Rechteraumübergreifend kopieren, also nicht die Rechte des neuen Echt-Nutzers beim Mandanten auf ein der Kanzlei zugeordnetes SmartLogin kopieren.

Da in meinen Fällen die Überprüfung meist nur für "sehr stark eingeschränkte" Rechte notwendig ist, gehe ich wie folgt vor:

- Ich öffne einen Tab mit den Rechten des Nutzers des Mandaten

- Ich öffne einen zweiten Tab und gebe die Rechte dieses Nutzers (manuell - ja auch das ist bescheuert und Mehraufwand. In dem Fall für mich aber leichter, als der andere Workflow, weil ich z.B. nur Kasse und sehr eingeschränkte Rechte für Belege (Standard) vergeben muss, dafür aber für zwei unterschiedliche Unternehmen des Mandanten.

- ich setze mein eigenes Smartphone/Smartlogin zurück auf den Dummy-Testnutzer, der nun die Rechte des Mandantennutzers hat.

- Nach erfolgreichem Test => wieder auf mein eigenes zurücksetzen.

Mit den Hinweisen und der Idee von @marcohüwe werde ich aber einen Punkt mit aufnehmen:

- ich suche mir ein anderes Telefon mit dem SmartLogin des Test-Dummy-Users aus der Kanzlei und spare mir so das zurücksetzen, brauche aber gleichzeitig keine 100 Telefone.

- Das passt für meine Fälle, auch wenn ich dadurch die Rechte "manuell" zweimal erfassen muss, weil es selten vorkommt. Bei komplexeren Rechtestrukturen werde ich mir Marcos Workflow zu Herzen nehmen.

Ich in begeistert, weil wir haben nun zwei unterschiedliche Workarounds für unser Problem gemeinsam gefunden!!!

Rechteverwaltung zugeordnete Rechte testen - Workaround zum Testen der Rechte des Mandanten-Nutzers

moeller — Sun, 02 Mar 2025 17:32:00 GMT

Hier nochmal ein nostalgischer Blick in die IDEAS aus 2019: https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-Unternehmen-online/Simulationsansicht-Mandant/idi-p/123261

Rechteverwaltung zugeordnete Rechte testen - Workaround zum Testen der Rechte des Mandanten-Nutzers

marcohüwe — Mon, 03 Mar 2025 08:49:30 GMT

@olinamd schrieb:
Aber im Ernst @DATEV: Eine Rechteadmin, der 100-200 Kunden betreut, soll
a) 200 "Dummy-SmartLogins" bestellen
b) 200 Geräte rumliegen haben, um testen zu können.

Das kann doch nicht die Lösung sein!

Hallo @olinamd,

nur kurz zur Klarstellung: nur der allererste Satz in meinem ersten Beitrag war ernst gemeint.

Ich wende die beschriebene Vorgehensweise selbst NICHT an, fand das zur Verdeutlichung des Problems aber ganz geeignet. Das ist für mich leider auch ein Dauerthema mit durchweg negativen Emotionen.

Vielleicht entwickelt DATEV ja noch den ASCII-Ex/Import für Zugriffsrechte....

Rechteverwaltung zugeordnete Rechte testen - Workaround zum Testen der Rechte des Mandanten-Nutzers

olinamd — Mon, 03 Mar 2025 20:42:25 GMT

Hi @marcohüwe ,
dann hast Du mich am Fasching in den Aprilscherz geschickt. Nett. 🙂

Es waren dennoch Impulse enthalten, die beitrugen einen anderen Workaround zu finden.
Nächstes mal bitte mit "Nicht ernst gemeint" o.ä. markieren. Ich weiß nicht, ob ich der einzige war, der die Ironie des Workarounds verstand.

VG
Oli

Rechteverwaltung zugeordnete Rechte testen - Workaround zum Testen der Rechte des Mandanten-Nutzers

hexhex — Tue, 25 Mar 2025 11:26:45 GMT

Schade, ich hatte gehofft, ich bin nur zu doof, es zu finden. Jedes mal bei der Rechtevergabe ärgere ich mich über dieses Thema.

Rechteverwaltung zugeordnete Rechte testen - Workaround zum Testen der Rechte des Mandanten-Nutzers

andreashofmeister — Tue, 25 Mar 2025 13:37:11 GMT

@marcohüwe schrieb:
....

So ganz nebenbei erschlage ich damit auch das leidige Vollmachtthema (vgl. z.B. neues DATEV Serviceformular Programmkündigung - Er... - DATEV-Community - 457028). Für meinen Dummy User lasse ich mir von der Geschäftsleitung auf kurzem Dienstweg eine schriftliche Vollmacht geben. Und jetzt kann ich unter dem Namen des Mandanten mit diesem Dummy mir auch gleich selbst das Online-Vollmachtsformular ausfüllen.

...

Bester Punkt ever! Geht doch!