Thema "fastdocs - Alternativen" in Personalwirtschaft

fastdocs - Alternativen

sokrates — Wed, 08 Nov 2023 11:55:25 GMT

Hallo Community,

aktuell nutzen wir zur Personaldatenübernahme fastdocs.

Jetzt wechselt dort der E-Mail-Provider und unsere Datenschutzbeauftragte äußert Bedenken, so dass wir auf der Suche nach einem Alternativprogramm sind.

Kennt jemand von Euch eine ähnlich gut funktionierende Alternative?

Anne Koch

fastdocs - Alternativen

tu_heggi — Wed, 08 Nov 2023 12:22:32 GMT

Jetzt wechselt dort der E-Mail-Provider und unsere Datenschutzbeauftragte äußert Bedenken

Nicht mehr DSGVO-konform?

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metalposaunist — Wed, 08 Nov 2023 12:31:49 GMT

@tu_heggi schrieb:
Nicht mehr DSGVO-konform?

Nö, ist alles bestens. Da vertraue ich @Emmy_Kraemer_Fastdocs zu 100%. Ich denke, da muss die Emmy mal mit dem Datenschutzbeauftragten von @sokrates sprechen und das einzeln verhandeln.

Und was wirft das für ein Licht auf den Datenschutz? Mal wieder soll der dafür verantwortlich sein, dass wir zurück in die Steinzeit müssen 🙄.

@sokrates: DATEV Personaldaten wird da zu 104% keine Probleme machen. Dann ist der schöne Prozess von @Emmy_Kraemer_Fastdocs aber kaputt, weil man in DATEV nicht selbst Pflichtfelder hinterlegen kann und trotz digitaler Erfassung unvollständige Daten ankommen könnten, wenn MA nicht alles ausfüllen: bitte 😅. Und das ist nicht der einzige Nachteil.

Wir nutzen auch fastdocs und es bleibt 😍.

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sokrates — Wed, 08 Nov 2023 13:41:14 GMT

Soweit ich weiß, sind unsere Datenschutzbeauftragte und fastdocs bereits in Kontakt. Ende Juni gab es bereits eine Sicherheitslücke, die aber wohl keine weitreichenden Auswirkungen hatte.

Ich kann das inhaltlich nicht beurteilen und muss hier meinerseits auf unsere Datenschutzbeauftragte vertrauen resp. auf einen anderen Anbieter ausweichen.

Daher meine Nachfrage nach einer Alternative. Vielleicht hat ja noch jemand was in petto.

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vogtsburger — Wed, 08 Nov 2023 14:19:16 GMT

@sokrates ,

hat die Datenschutzbeauftragte Angst, dass sich externe oder ausländische 'Datengeier' an den vertraulichen Personaldaten satt fressen oder dass die Daten nicht ausreichend verschlüsselt sind oder dass der E-Mail-Provider als unsicher gilt ?

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Emmy_Kraemer_Fastdocs — Wed, 08 Nov 2023 16:22:40 GMT

Hallo @sokrates

wir stehen mir Ihren Datenschutzbeauftragten in Kontakt und haben auch Rückmeldung zu der Umstellung des Mail-Providers gegeben. Auf unsere Nachricht hin hatten wir keinerlei weiteres Feedback erhalten.

Wir haben diese Umstellung sehr eng mit unseren eigenen Datenschutzspezialisten von secjur abgestimmt und wollen diese Umstellung vollziehen, weil SendGrid sowohl technisch als auch sicherheitsrechtlich die beste Lösung für uns bereit hält.

In erster Linie geht es uns darum, dass wir eine optimale Zustellung von E-Mails aus dem System bei einem wachsenden Kundenstamm gewährleisten wollen. Die IP-Adressen von Mailjet werden häufig als SPAM markiert, was zu einer schlechten Reputation führt. Mit SendGrid sind wir in der Lage, einen eigenständigen IP-Pool zu verwalten, auf den nur wir alleine Einfluss haben.

Von der Umstellung wären alle E-Mails, die von unserer Plattform versendet werden, betroffen. Es geht also um den Service, nicht um einen Newsletter-Versand.

Im Gegensatz zu Mailjet ist SendGrid von Twilio Teil des Data Privacy Framework und wendet noch höhere Sicherheitsstandards an.
https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt0000000TNLbAAO&status=Active

Sollten die Bedenken jedoch so groß sein (was wir nicht nachvollziehen können und dazu auch noch keine weiteren Infos von Ihnen haben), dann können Sie auch weiterhin die Mailzustellung über Mailjet von uns erhalten. Das müssten Sie dann bitte nur mit uns Abstimmen.

Es besteht also kein Grund, sich nach einer Alternative umzusehen, wenn Sie mit der Anwendung glücklich sind, was wir sehr hoffen.

Für weitere Fragen stehe ich jederzeit gerne zur Verfügung.

Emmy Krämer

Danke an @metalposaunist

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metalposaunist — Wed, 08 Nov 2023 16:39:30 GMT

Und wer sich die TXT Importdatei nicht via E-Mail schicken lassen will, der kann sich diese inkl. Dokumentation nun auch im Dashboard herunterladen. Was man alles auf instagram tolles lernt 😏.

Bitte gerne @Emmy_Kraemer_Fastdocs 🤗!

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Emmy_Kraemer_Fastdocs — Wed, 08 Nov 2023 16:45:37 GMT

Korrekt @metalposaunist !!

Und es ist ebenfalls möglich, sich mit uns in Verbindung zu setzen um die DATEV HR API zu nutzen. Dazu gibt es diesen Monat auch noch weitere Info ´s über unseren Newsletter und auch über Social Media 🙂

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sokrates — Thu, 09 Nov 2023 08:44:30 GMT

Dieser Thread hat eine Richtung aufgenommen, die so nicht vorgesehen war.

Daher mal an alle, die mitlesen und sich bisher gefragt haben, ob fastdocs ein gute Produkt ist: ja, das ist es! Und es erleichtert die Personaldatenübernahme ungemein. Nicht zuletzt, da der AN deutlicher in die Pflicht genommen wird, alle notwendigen Daten anzugeben (ohne alle Daten geht keine Übernahme - bedeutet: kein lästiges Nachfragen mehr nach Steuer-ID und/oder SV-Nummer, etc.).

Jeder Cent in die Nutzung von fastdocs ist mehr als gut investiert!

Trotzdem bin auch ich manchmal nur das finale Rädchen, dass sich firmeninternen Entscheidungen beugen muss. Wenn sich also herausstellt, dass wir fastdocs nicht weiter nutzen werden, brauche ich eine ähnlich gute Alternative.

Und nur darauf bezog sich meine Frage an die Community.

Sofern also jemand Alternativen hat, nehme ich gerne Vorschläge entgegen.

Anne Koch

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vogtsburger — Thu, 09 Nov 2023 09:37:52 GMT

@Emmy_Kraemer_Fastdocs , @sokrates & Andere :

... nur 2 Verständnisfragen :

... werden denn alle Daten tatsächlich kreuz und quer per E-Mail eingesammelt ?

... und haben noch externe Stellen außer der Kanzlei und den Mandanten Zugriff auf die Daten ?

Apropos,

ich hatte mich selbst mal vor einiger Zeit über "fastdocs" informiert, nach der 'Sichtung' des Preismodells aber schnell wieder zur Seite gelegt.

Bei uns gibt es nur einzelne Lohnsachbearbeiter. Es ist nicht einzusehen, dass wir die Nutzung für die Gesamtanzahl an Mitarbeitern bezahlen sollen.

Ok, es ist vermutlich technisch sehr einfach, sich an den Datev-Lizenz-Zähler anzuhängen, aber wir haben nicht den Ehrgeiz, die Berechnung von Nutzungsgebühren einfach zu machen

Apropos 2 :

warum wird die Begründung dieses Preismodells auf der Website nochmal wiederholt (siehe Screenshot) ?

... doppelt gemoppelt hält besser ?

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metalposaunist — Thu, 09 Nov 2023 09:28:21 GMT

@sokrates schrieb:
brauche ich eine ähnlich gute Alternative.

Dann wäre meine 1. Anlaufstelle der www.datev.de/marktplatz. Dann hätte ich da nach fastdocs gesucht und dann geschaut, in welche Kategorie fastdocs einsortiert wurde, damit mir Alternativen angezeigt werden.

So wie bei www.geizhals.de auch, wenn man nach LG OLED65C3* sucht und sich dann in die Kategorie OLED TVs klicken kann. Fertig.

Das kann der Marktplatz leider (wieder) nicht 😂. Bin gespannt, ob es eine Alternative gibt 🤓. OpenOffice ist auch keine Alternative bei M365 Einsatz.

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Moonshine — Thu, 09 Nov 2023 09:34:20 GMT

Flixcheck ist eine sehr gute Alternative

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vogtsburger — Fri, 10 Nov 2023 12:54:33 GMT

@Emmy_Kraemer_Fastdocs , @sokrates & Andere :
... nur 2 Verständnisfragen :

... werden denn alle Daten tatsächlich kreuz und quer per E-Mail eingesammelt ?
... und haben noch externe Stellen außer der Kanzlei und den Mandanten Zugriff auf die Daten ?
[...]

mein Verständnis fragt sich immer noch ... 😎

... außerdem frage ich mich, was daran fair sein soll, dass die "fastdocs"-Nutzungsgebühr anhand der Gesamtzahl der Mitarbeiter berechnet wird (siehe https://fastdocs.de/produkte/fastdocs-staff/preise/)

(Auszug)

Warum wird für die Berechnung des monatlichen Preises von Fastdocs die Anzahl aller Kanzleimitarbeiter als Grundlage herangezogen?
Uns liegt es am Herzen, allen Kanzleien ein faires Angebot unterbreiten zu können. Aus diesem Grund dient Fastdocs als Berechnungsgrundlage für unser Flatrate-Modell nicht nur die Lohnbuchabteilung, sondern die gesamte Mitarbeiterzahl der Kanzlei.

... und warum sollte es von Vorteil sein, "die Nutzung auf viele Schultern zu verteilen" ?

(O-Ton)

Denn für deine Kanzlei ist es von Vorteil, das System flächendeckend zu benutzen und die Nutzung auf viele Schultern zu verteilen.

... wie gesagt: mein Verständnis fragt sich immer noch ... 😎

🤔

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Emmy_Kraemer_Fastdocs — Fri, 10 Nov 2023 13:03:44 GMT

Hallo @vogtsburger ,

ein Preismodell für eine SaaS Software zu entwickeln ist kompliziert.

Es fühlt sich am Ende immer jemand benachteiligt. Aktuell Sie.

Sie haben ein größeres Team. Nur kleine Teile des Teams machen Lohnabrechnung.

Am Ende entscheidet der Nutzen ja darüber ob ich eine Software einführe oder nicht.

Was wir Ihnen versprechen ist, dass Ihre Mitarbeiter im Lohn nicht mehr solchen Stress haben und das Sie vollständige und fehlerfreie Daten erhalten.

Prüfen Sie doch gerne einmal über unseren Kosten-Nutzen-Rechner ob sich die Anschaffung der Software aus Kostengründen lohnt. Und laden Sie den Nutzen on top, dass Stress und Ping Pong im Team entfällt. Am Ende entscheidet immer der potentielle Kunde, ob es sich lohnt.

https://fastdocs.de/kosten-nutzen

Das Preismodell ist in den FAQ ´s beschrieben und mehr habe ich dazu auch nicht zu sagen :-).

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Zeppeline — Wed, 10 Sep 2025 18:48:24 GMT

Hallo,

aber wie regelt man das mit der Unterschrift auf der RV-Befreiung, leider ist

eine digitale Unterschritt nicht möglich.

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Emmy_Kraemer_Fastdocs — Wed, 17 Sep 2025 12:24:12 GMT

Die Unterschriften sind aktuell tatsächlich noch "manuell" einzuholen. Hat der Mandant ein Signatur Programm, so kann er das PDF in diese Lösung hochladen und die Unterschrift darüber einholen.

Wir selbst bei Fastdocs haben bereits eine Signatur Lösung gebaut, die wir ins 2026 ins System integrieren werden. Dann haben wir einen durchgängigen Prozess auch auf unserer Seite.

Leider wird es 2026 werden, da wir aktuell auf Hochtouren unser Bewegungsdatentool weiter entwickeln.

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tu_heggi — Wed, 17 Sep 2025 12:32:23 GMT

Gilt hier nicht noch Schriftform, oder ist das gelockert worden?

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Emmy_Kraemer_Fastdocs — Wed, 17 Sep 2025 12:53:44 GMT

Wir haben folgendes recherchiert:

Für Personalstammdatenfragebögen gibt es kein gesetzliches Schriftformerfordernis. Das heißt: Weder das BGB noch das Arbeitsrecht schreiben vor, dass diese Dokumente handschriftlich unterschrieben sein müssen.

Das Schriftformerfordernis (§ 126 BGB) gilt nur in bestimmten Fällen (z. B. Kündigung, Aufhebungsvertrag). Für den Fragebogen reicht Textform (§ 126b BGB) grundsätzlich aus, wenn nicht durch Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder interne Richtlinien etwas anderes vorgeschrieben ist.

Wenn sie hier andere Quellen haben, dann wäre das sehr hilfreich und ich würde mich freuen, Sie nennen mir diese.

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tu_heggi — Wed, 17 Sep 2025 13:13:17 GMT

Ich meinte explizit "nur" den RV-Befreiungsantrag

Befreiungsantrag und Anzeige bei der Minijob-Zentrale

Der Antrag des Minijobbers auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht ist schriftlich beim Arbeitgeber zu stellen. Theoretisch ist auch eine elektronische Antragstellung beim Arbeitgeber möglich. Allerdings braucht es dazu eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), die kaum ein Minijobber zur Verfügung haben wird.

Befreiung von der RV-Pflicht für Minijobs rechtzeitig anzeigen | Personal | Haufe

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Emmy_Kraemer_Fastdocs — Wed, 24 Sep 2025 16:24:49 GMT

Entschuldige meine späte Antwort. Ich war auf der StB-EXPO und hatte einiges im Postfach. Das ist uns bekannt und das wurde von uns bedacht, aus genau den Gründen, dass es sonst nicht anerkannt werden würde.

LG, Emmy

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tu_heggi — Thu, 25 Sep 2025 05:19:32 GMT

Krass, baut Ihr also eine QES Lösung ein?

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Emmy_Kraemer_Fastdocs — Thu, 25 Sep 2025 05:27:41 GMT

Das ist der Plan