Thema "Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular" in Personalwirtschaft

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

Thinktank — Tue, 16 May 2023 11:20:32 GMT

Es gibt den guten Personalfragebogen.

Diesen kann man mühevoll per E-Mail zusenden und hofft darauf diesen zurück zu erhalten.

Hier sollte ein ganz einfacher Prozess her:

Man schickt einen Link der Form www.datev.de/pers-fra-bo/BNR/MNR/PNR/tempPIN an den Mandanten.

Der Mandant klickt diesen einfach an, füllt alle Felder direkt im Browser ohne weitere Authentifikation aus.

Es gibt ggf. Zusatzfelder die die Kanzlei definiert, ebenso Pflichtfelder.

Der Mandant wird "genötigt" die Pflichtfelder auszufüllen und kann sonst den Bogen nicht absenden.

Bzw. unter der Logik SV-Nummer vs. Personendatenpflicht.

Der Bogen wird dann direkt an die Kanzlei übermittelt und steht digital als Rückmeldung in LODAS (LuG) bereit.

Außerdem wird direkt ein PDF erzeugt, was der Mandant/MA unterschreibt und zu den Unterlagen nimmt.

Dieses PDF wird ebenfalls in Kopie dem Berater zugesendet - für die Akte.

Die Zusendung kann ruhig per E-Mail erfolgen (ohne Verschlüsselung, wenn der Berater z.B. DATEVnet Direktmail nutzt) - alternativ in die Dokumentenablage.

Aktuell kommen diese Personalfragebögen meistens unvollständig ausgefüllt zurück.

Außerdem könnte man so mit Hilfebuttons und Mouseover reichlich Informationen bereitstellen.

Im ersten Schritte der Realisierung würde die PDF-Erstellung beim Mandanten-Browser ausreichen.

Einfach, Schnell!

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

metalposaunist — Tue, 16 May 2023 11:44:09 GMT

Kennst Du www.fastdocs.de von @e_oettinger schon? Kann man nur wärmstens empfehlen 😍 und kann das, was Du Dir wünscht und kann jetzt sogar Lohnschnittstelle aka die TXT Datei, die man bisher manuell ins Lohnprogramm importierte, um Stammdaten zu übernehmen, kann auch via DATEV Cloud / RZ digital übergeben werden 🤓.

Lass DATEV da raus. Die brauchen dann SmartLogin / SmartCard beim AN beim Mandanten, damit Daten sicher übermittelt werden und man hat's mit DATEV Personaldaten versucht - entweder Du nutzt diese Lösung und findest Dich mit den etwaigen Stolperfallen ab oder man nutzt jahrelang etablierte und ständig weiter entwickelte "Fremdlösungen".

fastdocs wird auch die Änderungen zum 01.07 umsetzen und hat dazu Kapazitäten. DATEV hat 653 Baustellen gleichzeitig aber muss priorisieren, was wann wie kommt und kann uns heute schon beim 49 EUR Ticket im Lohn nicht so smart unterstützen, wie wir aus der Community das gerne hätten.

Und DATEV & Lohn sind zwei Freunde mit der höchsten VK (Vertraulichkeitsklasse) ever im DATEV Universum. Die Mentalität wie im Norden der EU fehlt hier noch und so muss alles 5x abgesichert werden, damit man ja nicht Daten sieht, die man nie hätte sehen sollen, weil dann Rechtsanwälte und Klagen und eine andere Branche noch dran verdient. Steht ja schließlich irgendwo im §§§.

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

deusex — Tue, 16 May 2023 11:39:48 GMT

In LODAS gibt es bereits eine Vorerfassung online, was einen Personalbogen im Prinzip entbehrlich machen würde; nutzt nur keiner, weil es ein wenig "unsympathisch" daherkommt.

M.W. soll in den neuen Lohn-Online Variante bereits eine weitergehende Integration erfolgen, dass alle abrechnungsrelevanten Daten bereits via Browser-Anwendung abgefragt werden; also so, wie sie das wünschen.

Der Weg zur Barrierefreiheit muss genau diesen Prozess der Personalbogens überlassen, abfragen, unterzeichnen, ggf. drucken, zurücksenden etc. ersetzen.

Also im Prinzip wünschen Sie sich das so (ich übrigens auch), wie es sein sollte, aber mein letzter Kenntnisstand war ein Release irgendwo hinten in 2024 angedacht.

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

Thinktank — Tue, 16 May 2023 11:47:41 GMT

Klingt zwar grundsätzlich gut, aber der Preis steht natürlich in keinem Verhältnis.

Heute scheint es modern für jede kleine Lösung monatlich relativ viel zu bezahlen.

So ein Tool hätte bei mir den Wert von einmal 50 Euro oder monatlich 1,50 fürs Hosting des Webformulars.

Also eher etwas, was die DATEV im Preis mit drin anbieten sollte.

z.B. im Mehrwert-Angebot oder mit vielen anderen Funktionen im imaginären "Web-Paket" für 50 Euro pro Monat inkl. ganz vieler weiterer Formulare etc.

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

Thinktank — Tue, 16 May 2023 11:51:28 GMT

Solange das ganze ohne Smartcard etc geht... wäre das okay.

In der Regel nutzen die meisten Mandanten aber weder Smartlogin noch Smartcard oder DUO.

Es muss extrem einfach sein ohne jegliche Authentifikation.

Da man keine Daten abrufen, sondern nur senden kann ist auch eine Authentifikation entbehrlich.

Es würde ein Link reichen..

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

metalposaunist — Tue, 16 May 2023 11:56:59 GMT

@Thinktank schrieb:
So ein Tool hätte bei mir den Wert von einmal 50 Euro oder monatlich 1,50 fürs Hosting des Webformulars.

Vielleicht kommst Du und @e_oettinger ja doch noch zusammen und sie erklärt Dir, dass es ein bisschen mehr als nur ein Webformular ist - auch wenn's für den Anwender so aussieht 😉. Und: Du kannst die Lösung ja 14T kostenlos testen und dann schauen, ob es Dir der Mehrwert wert ist - ich will nie mehr was anderes haben 😍. Nein, ich will auch nicht mit Excel und Makros rumhampeln wollen. Ransomware lässt grüßen.

@Thinktank schrieb:
Also eher etwas, was die DATEV im Preis mit drin anbieten sollte.

Tja, da reihe Dich ein in ein Auftragswesen, ein Belegfreigabe Tool, eine Personalakte, eine digitale Unterschriften Lösung. Wer weiß, was da §§§ für Rechnungswesen (OSS lässt grüßen) und im Lohn noch alles kommt. DATEV soll sich fachlich auf die zwei Bereich plus Steuern konzentrieren - der Rest kommt von Partnern und anderen Firmen, die wie HRworks teils 25 Jahre Erfahrung haben, was DATEV niemals aufholen wird.

@Thinktank schrieb:
Es muss extrem einfach sein ohne jegliche Authentifikation.

Deine PayPal Adresse bitte 🤓. Danke!

My Channel Was Deleted Last Night nur als Information, was man alles mit Daten aus dem Cache machen kann 😎

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

andreashofmeister — Tue, 16 May 2023 11:59:13 GMT

@Thinktank schrieb:
...
Es muss extrem einfach sein ohne jegliche Authentifikation.
.....

Dann wir das nix mit DATEV.

Oder man "bastelt" sich die einzulesende ASCII-Datei mit den ganzen Parametern selbst.

Geht bestimmt...

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

deusex — Tue, 16 May 2023 12:03:29 GMT

@Thinktank schrieb:
Solange das ganze ohne Smartcard etc geht... wäre das okay.
In der Regel nutzen die meisten Mandanten aber weder Smartlogin noch Smartcard oder DUO.
Es muss extrem einfach sein ohne jegliche Authentifikation.
Da man keine Daten abrufen, sondern nur senden kann ist auch eine Authentifikation entbehrlich.
Es würde ein Link reichen..

Kann man geteilter Meinung sein. Ich präferiere hier sogar absolut die SC/SL-Zugangslösung; ALLE unsere Arbeitgebermandanten nutzen den Zugang bereits im Schlaf und empfinden die Authentifikation als Sicherheitsaspekt.

Wer heute noch einfach auf einen Link klickt ist selber schuld ! Könnte ich in dieser "einfachen, extremen Form" niemals unterstützen und würde es auch niemals praktizieren, geschweige denn, Daten von "irgendwo" in meine Lohnabrechnungen einspielen lassen.

Das gibt es auch nicht zu diskutieren, weil da die Blickwinkel zu verschieden sind, aber Eines kann ich erfahrungsgemäß sagen: So einfach via Link wird es niemals geben.

Insofern wäre das genau das Richtige für Sie und Ihre Mandanten:

LODAS / Lohn und Gehalt Vorerfassung online (datev.de)

Kostet einmalig und liegt weit unter Ihrem veranschlagten Budget.

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

Thinktank — Tue, 16 May 2023 12:02:02 GMT

Dazu müsste man erstmal den Link des Formulars abfangen... und per Paypal wird noch kein Lohn bezahlt.

Wenn dann könntest du eine falsche IBAN einschmuggeln....

Klar gibt es viele Fremdlösungen, aber oberste Prämisse ist es möglichst jegliche Abos (insbesondere mit neuen Geschäftspartnern) zu vermeiden.

Vielleicht liegt es an meiner Generation, die Open-Source, Freeware oder Einmallizenzen gewohnt ist...

Bei allem was unter den Buzzwords Cloud, SaaS, etc. bereitgestellt wird stellen sich mir die Nackenhaare zu Berge.

Adobe fing damit an, danach kam auch Microsoft langsam auf diese Idee und selbst DATEV scheint inzwischen so zu denken. Es geht nicht darum, dass mit der "Cloud" (nennen wir es Browser-/Webanwendung) alles einfacher wird, sondern darum, dass man alles deutlich besser einzeln bepreisen kann.

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

deusex — Tue, 16 May 2023 12:04:46 GMT

@Thinktank schrieb:

Klar gibt es viele Fremdlösungen, aber oberste Prämisse ist es möglichst jegliche Abos (insbesondere mit neuen Geschäftspartnern) zu vermeiden.

So do I !

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

Thinktank — Tue, 16 May 2023 12:08:50 GMT

Dann einfach nur lokales erzeugen der PDF im Browser und Druck beim Mandanten...

Dann unterschreiben und als Foto per E-Mail oder Post zurück... 😉

Es geht hierbei primär um die Validierung des Formulares.

Oder ich programmiere es gerade selbst, sollte nicht mehr als ein Manntag arbeit sein.

Lediglich Hosting und gelegentliche Pflege wären nervig.

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

metalposaunist — Tue, 16 May 2023 12:23:12 GMT

@Thinktank schrieb:
Dazu müsste man erstmal den Link des Formulars abfangen... und per Paypal wird noch kein Lohn bezahlt.
Wenn dann könntest du eine falsche IBAN einschmuggeln....

Das sind alle Sicherheitsrisiken? Top! Gebe ich den Häckern und Angreifern im Darknet so weiter. Kann deren Lachen jetzt schon hören 😂. Sorry, das ist naiv. Wir wissen nicht im geringsten, was "da draußen" alles abgeht und da will sicher selbst das "Sicherheitszentrum" der DATEV sich nicht zu äußern, um sich selbst nicht verwundbar zu machen. Immer dran denken: die Welt ist böse - sehr, sehr böse 😈.

@Thinktank schrieb:
Klar gibt es viele Fremdlösungen, aber oberste Prämisse ist es möglichst jegliche Abos (insbesondere mit neuen Geschäftspartnern) zu vermeiden.

Aha, warum? So macht man sich dann halt von der DATEV allein abhängig. Ist das besser oder anders? Dann wünsche ich mir privat, dass die Telekom dann alles macht: meinen Mobilfunkvertrag; meinen DSL-Vertrag; meinen M365 Vertrag; meine Miete; meinen Strom & Gas & Wasser, mein Spotify Abo; mein Netflix Abo, meine Autoversicherung, mein GEZ Abo, mein ... Abo.

@Thinktank schrieb:
Bei allem was unter den Buzzwords Cloud, SaaS, etc. bereitgestellt wird stellen sich mir die Nackenhaare zu Berge.

Nichts anderes ist nextCloud, schul.cloud, Jitsi, matrix aber okay?

@Thinktank schrieb:
Es geht nicht darum, dass mit der "Cloud" (nennen wir es Browser-/Webanwendung) alles einfacher wird, sondern darum, dass man alles deutlich besser einzeln bepreisen kann.

Weil früher alles geschenkt war. Klar. Kenne ich auch noch. Das raubkopierte Windows XP 😅. Geld regiert die Welt. Ist ja nun nichts Neues. Zumal DATEV ja auch sehr günstig ist und deshalb bei allen neuen DATEV Produkten bisher die 1. Frage war: Was kostet das?

Den DATEV 236 Seiten Preiskatalog kennst Du? Vielleicht erstmal da anfangen 😊.

@Thinktank schrieb:
Oder ich programmiere es gerade selbst, sollte nicht mehr als ein Manntag arbeit sein.

Nice! 🙌 Lässt Du uns teilhaben 😀? Sicher würden wir hier viele Tester finden 😎 (@t_r_ für Lohn&Gehalt; @Uwe_Lutz für LODAS - kein Scherz, Ernst gemeint) und wenn die Lösung gut ist, zahlen wir Dir einen einmaligen Betrag X. Wir wollen ja schließlich kein Abo bei Dir abschließen😉. Wer die Arbeit für die §§§-Pflege in Zukunft zahlt, musst Du dann selbst schauen, dass es sich im Einmalpreis dann auf lifetime rechnet.

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

andreashofmeister — Tue, 16 May 2023 12:27:32 GMT

@metalposaunist schrieb:

Nice! 🙌 Lässt Du uns teilhaben 😀? Sicher würden wir hier viele Tester finden 😎 (@t_r_ für Lohn&Gehalt; @Uwe_Lutz für LODAS - kein Scherz, Ernst gemeint) und wenn die Lösung gut ist, zahlen wir Dir einen einmaligen Betrag X. Wir wollen ja schließlich kein Abo bei Dir abschließen😉. Wer die Arbeit für die §§§-Pflege in Zukunft zahlt, musst Du dann selbst schauen, dass es sich im Einmalpreis dann auf lifetime rechnet.

Also wenn es nix kostet, ich hätte auch Interesse. Bloß kein Abo...!

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

deusex — Tue, 16 May 2023 13:04:50 GMT

Warum noch diese umständlichen Ping-Pong-Formularwege ? Das ist doch überholt, egal, wie zügig man es gestalten kann, es läuft immer auf Senden, füllen, unterzeichnen, rücksenden, ablegen, verarbeiten. bla, bla . . . hinaus.

Verstehe ich nicht.

Mandant loggt sich via SC/SL ein, gibt die AN-Daten ein. Fertig. So what ?

Unterzeichnen lasse ich zwischenzeitlich (nahezu) ALLES per Einholung einer elektronischen Signatur und wär froh, man könnte noch viel mehr über Portale legitimieren lassen; wie hier mit den Personaldaten seiner Arbeitnehmer.

Als Gastro-Arbeitgeber-Mandant selbst bspw. eine Sofortmeldung am Wochenende auslösen zu können . . .

Die DATEV hat im Moment noch ein Online-Trümmerfeld vorliegen, in dem man sich hier und da einloggen muss und alles noch an lose Enden eines Gesamten erinnert.

Sind diese Einzelfelder irgendwann zu einer Einheit zusammengeführt und bekommt authentifizierten Zugang zu SEINEM Portal mit allen seinen (freigeschalteten) Anwendungen, kann Mandant alles legitimiert erledigen, was benötigt wird ohne, dass jemals eine Formularunterschrift eingeholt werden muss.

Absolute Transparenz, wer, zu welchem Zeitpunkt, welche Eingaben gemacht hat (Protokoll).

Im Prinzip sollten wir ein ein Äquivalent zum "SingPass" haben, aber wenn heute um Formularunterschriften debattiert wird, weiß ich dass wir davon noch 20 Jahren entfernt sind... wir haben zumindest einen SmartLogin 😉

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

RAHagena — Tue, 16 May 2023 13:37:41 GMT

Solche Formulare lassen sich super und kostenlos mit Jotform basteln inkl. Verschlüsselung.

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

e_oettinger — Tue, 16 May 2023 16:09:00 GMT

Hallo @Thinktank ,

ich kann verstehen, das man nicht das 17.te Tool in einer Kanzlei einführen und dafür zahlen möchte. Ich bin selbst Steuerberaterin und ich weiß, wie preissensibel „wir“ sind.

Auf der anderen Seite ist es für mich als Kanzleileitung wichtig, dass ich mein Team entlaste. Mitarbeiterzufriedenheit erzeuge, Nerven schone. Wir blicken auf viele zufriedene Kunden und darauf sind wir stolz. Auf der StB-EXPO habe ich Fastdocs vorgestellt und es haben sich Kunden in das Gespräch eingemischt und haben den Interessenten erklärt, warum Fastdocs eingesetzt werden sollte. Aus mehr Gründen, als den genannten.

Nichts desto trotz ist hier ein Link zu einem Kosten/Nutzen Rechner.
https://fastdocs.de/kosten-nutzen
Es sei gesagt, dass es sich hier nicht um Marketing Zahlen handelt, sondern um Feedback, was wir bei Kunden eingeholt haben.

Liebe Grüße

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

deusex — Wed, 17 May 2023 06:28:29 GMT

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

d_k — Wed, 17 May 2023 06:39:22 GMT

Die Begeisterung für fastdocs in allen Ehren. Gleichwohl hat die DATEV mit Personaldaten online den richtigen Ansatz.

Hier erwarte ich einfach, dass die Weiterentwicklung zügig vorangetrieben wird, damit Personaldaten online als vollwertiger Personalfragebogen eingesetzt werden kann. Es kann nicht sein, dass der angebliche Marktführer für Personalabrechnungssoftware keinen eigenen integrierten Personalfragebogen anbieten kann bzw. für dessen Entwicklung Jahre benötigt.

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

metalposaunist — Wed, 17 May 2023 06:50:02 GMT

@d_k schrieb:
Gleichwohl hat die DATEV mit Personaldaten online den richtigen Ansatz.

Hat DATEV mit dem Auftragswesen online/next auch und warum schwärmen dann so viele von lexOffice, sevDesk, easybill recommend by @andreashausmann, fastbill, MOCO und Co.? 😇

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

deusex — Wed, 17 May 2023 08:32:09 GMT

Sorry, ich denke Sie haben den falschen Adressaten gewählt, denn ich teile überhaupt Null Begeisterung für eine Online-Personal-Formular-Lösung, welche im Prinzip technisch überholt ist und dazu noch mind. 49 €/Monat im Abo aufruft.

Es wäre sozusagen, eine der letzten Anwendungen, die ich mir antun würde. Vorher bringe ich meinen Mandanten bei, die Personaldaten in "LODAS Vorerfassung" einzugeben, denn dann wird auch mit den Bewegungsdaten ein Schuh draus.

Das gibt es schon seit über zehn Jahren, aber fristet ein Schattendasein. Warum erfährt man, wenn man es aufruft, da es noch ein wenig an DonkeyKong-Grafik erinnert und ein Relikt aus alten Tagen von UO ist.

Wer also mal schauen will, wie UO früher ausgesehen hat und anzuwenden war, dem empfehle ich einen Blick in "LODAS Vorerfassung online".

"LOON" hieß das Zauberwort, bin aber bei der Pilotierung ausgestiegen, weil Personalabrechnung nicht meine Kernkompetenz darstellt und meine Mitarbeiterinnen "arbeiten" müssen und sich nicht in ehrenamtlichen Workshops engagieren können.

Weiß im Moment nicht, was draus geworden ist, aber genau das ist der richtige und zukunftsweisende Ansatz. Von den Stamm- über die Bewegungsdaten zu den Auswertungen an einem kurzen gespannten Faden.

Da brauchts keine MickyMaus-Drittprogrämmchen . . .

"Done ist better than perfect !"

Der Anwender wird dann schon "s.h.i.t.stormen", wenn was nicht passt, aber es würde schneller vorangehen.

Praktiziert die DATEV doch laufend, warum also nicht endlich den Schritt in ein zeitgemäßes Personal-Vorerfassungssystem wagen.

DATEV Personal Add-on wäre da doch ganz sinnvoll, der Beschreibung nach und würde mit überschaubaren Mehrkosten doch einen richtigen Mehrwert bieten; kann leider nichts zu den Details sagen.

Insofern mag Personaldaten online zwar der richtige Ansatz im Momentum gewesen sein, ist m.E. aber bereits überholt; fastdocs &Co. selbstredend auch.

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

Thinktank — Wed, 17 May 2023 08:32:31 GMT

Wenn die Prämisse falsch ist....

a) Mandanten sind oft nicht IT-Affin und tun sich bereits mit einem Webformular ohne SmartLogin schwer. Daher muss die Lösung möglichst jeden Nutzer abholen.

b) Zwei-Faktor Authentifikation ist ein toller Trend, der aber extrem lästig ist. Wenn man ihn umsetzt, dann sollte man auch einfache Möglichkeiten vorsehen: E-Mail TAN, OAUTH (TOTP) mit freier App-Wahl, ..

Des Weiteren sollte die Einrichtung des 2F komplett dem Mandanten überlassen werden.

Alle großen Konzerne schaffen das auch ohne Kontakt zum Support/Berater.

c) Für Mandanten die nur 3-4 Meldungen pro Jahr abgeben ist die Einrichtung und Pflege des Smartlogins zu umständlich. Die Benutzung wird dann vergessen oder ist schlicht unerwünscht.

Es muss für den Mandanten eine Erleichterung geben, sonst nutzt er es nicht!

d) sevDESK und Co. funktionieren einfach, auch ohne 2FA... und da sind deutlich mehr sensible Daten vorhanden.

Sicherlich nicht die beste Lösung, aber ich bin da i.d.R. für Eigenverantwortung (auch wenn das oft schiefgeht, aber so bestraft man nicht Einzelne).

e) Das größte Problem bei SL/SC ist schlichtweg die Einrichtung auf Beraterseite inkl. Paketbuchungen/Unterberaternummer anlegen, etc.

Diese Schritte sind gerade für kleinere Mandanten absolut inakzeptabel.

Ständig wechseln Smartphones.. wer soll das jedes Mal erklären? Nachlesen möchte keiner..

f) ... ich denke das Problem ist erkannt, wenngleich es noch etliche weitere Punkte gibt.

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

RAHagena — Wed, 17 May 2023 08:36:58 GMT

@metalposaunist schrieb:
warum schwärmen dann so viele von lexOffice, sevDesk, easybill recommend by @andreashausmann, fastbill, MOCO und Co.? 😇

Weil das gewinnorientierte Unternehmen sind, die auch gerne Kunden haben. Es hat ja auch niemand gesagt, dass DATEV die einzige Software ist, die irgendwas kann.

Wer warum schwärmt ist insbesondere eine Frage des Marketings... VHS hat sich auch durchgesetzt.

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

metalposaunist — Wed, 17 May 2023 08:51:03 GMT

@Thinktank schrieb:
Mandanten sind oft nicht IT-Affin und tun sich bereits mit einem Webformular ohne SmartLogin schwer.

Mitunter ein Grund, warum das mit dieser Digitalisierung im Lande so schleppend voran geht. Leider werden wir als Gesellschaft nicht mal in Schule auf die Technik vorbereitet, die uns heute erwartet. Daher ist Papier noch immer das Ding der Wahl. Einen Kulli hat auch jeder - außer ich 😅.

@Thinktank schrieb:
Alle großen Konzerne schaffen das auch ohne Kontakt zum Support/Berater.

Ach, echt 🤔? Microsoft und Apple haben dazu intern keinen Support? Okay, Du weißt ja Sachen 😊. Danke für die Informationen.

@Thinktank schrieb:
Für Mandanten die nur 3-4 Meldungen pro Jahr abgeben ist die Einrichtung und Pflege des Smartlogins zu umständlich.

IT muss immer und überall gepflegt werden, egal, wie oft man IT nutzt. Aber ja, auch das ist schwierig und noch nicht in der Masse bei allen angekommen. Meine Schwester hatte bei instagram noch die falsche Handynummer hinterlegt. Jetzt kommt man nicht mehr an das Konto. Der Fehler für mich: nicht notiert, wo man überall die Nummer hinterlegt hat, wo man sie ändern muss, wenn man eine neue bekommt. Du sagst: instagram wird zu dumm sein, dass nicht mehr zu ändern, wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist.

Es gibt immer 2 Seiten der Medaille.

@Thinktank schrieb:
Ständig wechseln Smartphones.. wer soll das jedes Mal erklären?

Habe ich heute erst einem Mandanten in kanzlei.land geschrieben: Das sind deine 4 SmartLogins für deine 3 Benutzer. Anbei ID und Code. Bitte nur 1 ID pro Gerät nutzen. Bitte auch die ID bei Gerätewechsel weiter nutzen. Dann einfach die E-Mail der DATEV bestätigen. Fertig 😊.

Und kanzlei.land ist digital; mittels STRG+F kann man suchen; man braucht kein Papier und die Codes bleiben auf Dauer und ewig erhalten. Smartphone gewechselt? Ab nach kanzlei.land - fertig.

@Thinktank schrieb:
Nachlesen möchte keiner..

OK. Dann wüsste ich nicht, wie ich mich täglich "einfach so" weiterbilden würde, wenn ich nicht täglich News lese; nachlese, um Probleme zu lösen; Anleitungen lese; YouTube Videos schaue ... schlimm, dass 25% aller 4. Klässler heute nicht mehr ordentlich lesen können 😔.

g) Ich bin jetzt raus 👋. Wir sind zu unterschiedlich, um auf 1 gemeinsamen Nenner zu kommen. Ich sehe die (technische) Welt komplett anders 🤓. Da ich mit Technik wenig Probleme habe, scheint meine Einstellung wohl ganz okay zu sein.

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

andreashofmeister — Wed, 17 May 2023 09:00:26 GMT

@metalposaunist schrieb:

.......

g) Ich bin jetzt raus 👋. Wir sind zu unterschiedlich, um auf 1 gemeinsamen Nenner zu kommen. Ich sehe die (technische) Welt komplett anders 🤓. Da ich mit Technik wenig Probleme habe, scheint meine Einstellung wohl ganz okay zu sein.

Klasse Diskussion von Euch beiden, @Thinktank und @metalposaunist !

Hier werden fast "sinnbildlich" die unterschiedlichen Ansprüche an die "Anwendungs-IT" wiedergegeben, mit der "wir" uns jeden Tag auseinandersetzen.

Leider wird es nicht so simpel zu realisieren sein @Thinktank , wie Sie es sich wünschen. Zumal Sie Wünsche an Prozesse äußern, deren Realisierung längst in eine andere Richtung läuft....

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

Thinktank — Wed, 17 May 2023 10:17:30 GMT

Es ist super einfach zu realisieren, weil man nur die 2FA abschalten müsste, wenn man es denn wirklich wollte 😉

Natürlich gibt es auch hier tausende Varianten die besser sind und Mehrarbeit (für DATEV) bedeuten.

- Auch 2FA mit TOTP (mit freier Software) oder E-Mail ist super einfach zu realisieren, wenn SmartLogin schon vorhanden ist.

- Banken setzen alle paar Monate mal einen Cookie, damit der Browser "vertrauenswürdig" genannt werden kann.

- Kreditkartenanbieter (z.B. Amex) verlangen nur gelegentlich ein 2FA, anhand von geheimen Plausibilitäts-/Statistikkritierien.

Es geht nicht darum, direkt UO komplett "unsicher" zu gestalten, sondern einfache Teilprozesse zu erleichtern.

Nennen wir diese Lösungsvorschläge mal "Quick-Hacks".

Alternativ - und das wäre mir persönlich lieber - wäre alles schön direkt in DATEV Unternehmen Online hinterlegt.

DAU-Variante mit Assistent der fragt, oder direkt mit Menüs. Die jetzige Variante ist ein wenig von beidem...

Jetzt mag das Argument aufkommen, dass DATEV diese "Quick-Hacks" nicht realisieren will, weil sie es nur richtig oder gar nicht machen. Das Argument lasse ich als Einziges gelten.

Dann aber eine Lösung für den "kleinen Musterhobel" anbieten, der nur 1 Chef mit 2 Mitarbeitern hat.

Die Mitarbeiter sind vielleicht top Handwerker, aber sind möglicherweise nicht an Technik interessiert bzw. haben keine Lust auf Klickerei.

Der Chef hat genug zu tun und hat es immer schon per E-Mail erledigt, ist vielleicht schon von dem PDF Passwort genervt, weil er die PDFs nur in einen Ordner kopiert und den Mitarbeitern ausdruck und abends in die Hand drückt.

Natürlich wünsche ich mir den Mandanten, der sich mit DUO auseinandersetzen, alles nachlesen und mich fast nie fragen wie etwas zu bedienen geht.

Die sich SmartLogin selbständig anhand einer Anleitung installieren, gleich noch Belegtransfer dazu...

Nur gibt es dafür keine einfache _kurze_ Schritt-für-Schritt Anleitung, die man dem Mandanten schnell in _seiner_ Variante zusammenstellenkann...

Smartcards müssen mühsam bestellt werden... SIPACOM, Belegtransfer, ... diese Installation muss man schon erfahrenen Admins ein paar Minuten lang erklären...

Eine richtige praktikable Lösung wäre:

Einfach die Mandantennummer auswählen, kurz schauen ob der Name passt, dann prüfen ob die E-Mail wie hinterlegt passt und dem Mandant eine E-Mail zur Selbstregistrierung schicken.

Idealerweise auch NICHT Personengebunden. Da dies in der Praxis sowieso kaum einer konsequent einhält.

Personengebunden macht nur dann Sinn, wenn es explizit so gewünscht wird - und/oder - man eine Unterschrift wünscht.

Der Nutzer kann dann ggf. noch seinen eigenen Namen eingeben, wenn der nicht vom Berater vorerfasst ist.

Der Berater muss keine Medien mit Rechten verwalten, jeder User hat erstmal unspezifische Rechte auf seine MNR.

Es gibt keine Bestellung im DATEV-Shop mit tausend Klicks und AGBs.

(Sonderfreischaltungen bei Bedarf im Nachgang möglich)

Der Berater kann bei der Bestellung einfach Haken setzen, welche Funktionen für die MNR aktiviert werden sollen und ob der User das Recht bekommt.

Eine simple Matrix:

	Mandant	User1	User2
Personalfragebogen	JA	Nein	Ja
Dateiaustausch	JA	alle User	nur eigene

Sobald der User die E-Mail erhält klickt er auf einen Link, dort sucht er sich sein Passwort aus.

Danach kann er sich entscheiden ob bzw. welches Verfahren er möchte.

(ggf. wenn alle 2FA Authentifikation als unabdingbar sehen, wählt man wie bei Google Devs aus mehreren Optionen selbst aus)

Dann sollten einige Verfahren angeboten werden, unter Anderem: E-Mail, TOTP, SmartLogin, etc.

Der User kann dann entscheiden ob er eines oder mehrere im Wechsel aktivieren möchte.

TOTP, SmartLogin etc versteckt man am besten unter einem Punkt "weitere Methoden".

Der normale User sollte also nur E-Mail oder SMS verwenden, wenn er nicht auf mehr klickt..

Fertig wäre die Einrichtung..

Wie ist es im Vergleich dazu aktuell?

- UBNR anlegen

- Personendaten erfassen mit Daten wie E-Mail, Telefonnummer etc. die oft nicht alle zur Hand sind oder noch nicht entschieden sind. (ggf. iVm folgendem Schritt)

- Im Shop SmartCard oder SmartLogin bestellen, hierzu mühsam selbst authentifizieren und tausendmal klicken...

- Danach kommt spät die Post oder man teilt dem Mandant die Daten direkt mit. Dieser fragt sich dann wie es geht und lässt sich Schritt für Schritt durchführen oder verweist auf die Mitarbeiterin, die gerade nicht erreichbar ist.

- Irgendwann hat die Einrichtung geklappt und der Kunde benötigt die Links zu Bobtran, DUO, etc. diese schickt man ihm per E-Mail händisch, weil es keine automatische Begrüßung gibt.

- Jetzt stellt man ggf. fest, dass die Rechte noch freizuschalten sind und muss mit Hand BNR/MNR Kombinationen eintippen und höllisch aufpassen, da DATEV den Namen nie anzeigt oder Auto-Vervollständigen anbietet. (Hintergrund sind hier die ggf. gemischten Bestände unter "einer" Nummer. Aus Haftungsgründen hat man sich hier wohl dagegen entschieden)

- Jetzt fragt der User, wie das denn alles läuft und man beginnt alles zu erklären....

- Der User füllt jetzt den Personalfragebogen aus... wenn es denn klappt und er ihn findet...

- Drei Monate später hat er alles vergessen und ruft erneut an oder schickt nur eine kurze E-Mail mit unvollständigen Daten: bitte anmelden...

Oder liege ich hier falsch? 😉

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

andreashofmeister — Wed, 17 May 2023 10:26:09 GMT

@Thinktank schrieb:
Es ist super einfach zu realisieren, weil man nur die 2FA abschalten müsste, wenn man es denn wirklich wollte 😉
Natürlich gibt es auch hier tausende Varianten die besser sind und Mehrarbeit (für DATEV) bedeuten.

.....
Oder liege ich hier falsch? 😉

Netter Ansatz, @Thinktank .

Nur leider werden die Strategien der DATEV nicht hier in der Community entschieden, sondern in der Zentrale in Nürnberg.

Vielleicht liest ja jemand von DATEV mit....und äußert sich zu Ihren Ideen.

Viel Erfolg!

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

andreas_dieter — Wed, 17 May 2023 11:34:44 GMT

@metalposaunist

@metalposaunist schrieb: kann auch via DATEV Cloud / RZ digital übergeben werden 🤓.

Hallo Daniel,

habe ich etwas verpasst? Seit wann ist dies möglich?

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

metalposaunist — Wed, 17 May 2023 11:39:09 GMT

@andreas_dieter schrieb:
habe ich etwas verpasst? Seit wann ist dies möglich?

Fastdocs Nach meiner Rücksprache mit fastdocs ist es noch nicht zu 100% live für alle aber man arbeitet noch am letzten 1%, damit das klappt. Der Marktplatz sagt ja auch noch was anderes aktuell.

Idee: Personalfragebogen als SIMPLES Webformular

andreas_dieter — Wed, 17 May 2023 11:49:43 GMT

Du bist mal wieder auf dem aktuellsten Informationsstand. 😉

Wäre echt der Hammer, wenn die Daten über die Datev-Cloud übertragen werden.