Thema "Benachrichtigung über hochgeladene Belege" in Personalwirtschaft

Benachrichtigung über hochgeladene Belege

andreas_wagner — Fri, 08 Oct 2021 09:28:03 GMT

Hallo an alle,

kurze Frage wie macht Ihr das. Wir nutzen für den Upload von Belegen für Fibu und Lohn Belege online. Wir haben oft das Problem, dass die Sachbearbeiter/in für Lohn gerne eine Benachrichtigung hätte, diese einträgt und nun für jeden kleinen hochgeladenen Kassenbeleg eine Nachricht erhält.

Wir bräuchten hier eine Benachrichtigung pro Beleggruppe wie Kasse, Lohn, usw.

Vielen Grüße

Andi

Benachrichtigung über hochgeladene Belege

Darlene_Pfahler — Fri, 15 Oct 2021 09:48:39 GMT

Hallo Andi,

in Unternehmen online ist es leider nicht möglich eine Benachrichtigung pro Belegtyp zu erhalten. Wird in Unternehmen online die Benachrichtigung aktiviert, wird unabhängig vom hochgeladenen Belegtyp eine E-Mail versendet.

Im Falle der FIBU-Sachbearbeiter:innen gibt es leider noch keine Trennung zwischen Rechnungsein- und ausgängen / Kasse. Sehen Sie sich hierzu gerne den Community-Beitrag Benachrichtigung unter Benennung des Belegtyps an.

Für Sachbearbeiter:innen im Lohn gibt es folgende Lösung:

Aktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigung für die Digitale Personalakte für Steuerberater. Die entsprechende Anleitung hierfür finden Sie in dem Dokument 1018456 - E-Mail-Benachrichtigung für die Digitale Personalakte einrichten. Somit wird nur eine Benachrichtigung versendet, wenn Lohnbelege hochgeladen werden.

Benachrichtigung über hochgeladene Belege

andreas_wagner — Fri, 15 Oct 2021 09:52:10 GMT

Super perfekt das ist genau was wir suchen 🙂

Benachrichtigung über hochgeladene Belege

c_k_ — Thu, 02 Dec 2021 09:23:55 GMT

Guten Tag Frau Pfahler,

wird generell bei jedem hochgeladenen Beleg eine Email versendet? Wir haben Mandanten mit sehr hohem Belegaufkommen und es kommen am Tag 25 Emails mit der Nachricht "Belege wurden hochgeladen" an.

Bei anderen Mandanten kommt lediglich eine Nachricht nachdem alle Belege hochgeladen wurden.

Wird die Nachricht erst getriggert wenn der Mandant in UO auf "Belege bereitstellen" klickt oder bereits beim Hochladen?

Gibt es einen Unterschied zwischen den Bearbeitungsformen?

Woran kann es liegen dass bei einem Mandanten nur eine Email kommt beim Anderen viele Emails mit der Benachrichtigung.

Vielen Dank

Grüße Chris

Benachrichtigung über hochgeladene Belege

deusex — Thu, 02 Dec 2021 09:33:50 GMT

Schließe mich gerne an, denn auch wir vermissen eine Funktion, in welcher der Mandant eine E-Mail generieren kann "Alle Belege des Buchführungszeitraumes sind vollständig hochgeladen".

Gerade unter dem Monat werden bereits belege "abgeholt" und verbucht und eine Nachricht wäre wichtig, wenn der Mandant meint, nun alles abgeschlossen und vollständig erfasst zu haben, um in die abschließenden Tätigkeiten einzusteigen, um DANACH ggf. noch fehlende Belege nachzufordern.

Im Moment "stochert" man sich tatsächlich immer durch die Mandate und hofft, dass alles da wäre.

Die E-Mail, dass "Belege hochgeladen" wurden ist damit im Prinzip ohne sinnvolle Funktion, weshalb wir kanzleiweit darauf verzichten, da wir aus Erfahrung betrachtet, mit diesbezüglichen Infomails "zugemüllt" wurden.

Alternativ wäre natürlich dem Mandanten mitzuteilen, er soll die bestehende Funktion erst dann anklicken und eine Infomail generieren, wenn er meint, er sei fertig. In dem Falle sollte das auch plakativ implementiert werden.

Benachrichtigung über hochgeladene Belege

metalposaunist — Thu, 02 Dec 2021 20:58:07 GMT

@c_k_ schrieb:
wird generell bei jedem hochgeladenen Beleg eine Email versendet?

Nein. Ich meine mich dunkel daran zu erinnern gelesen zu haben, dass beim 1. Beleg immer eine E-Mail verschickt wird und lädt der Mandant nach x Minuten weitere Belege hoch, schickt DATEV keine weiteren E-Mails raus.

@c_k_ schrieb:
Wird die Nachricht erst getriggert wenn der Mandant in UO auf "Belege bereitstellen" klickt oder bereits beim Hochladen?

Müsste meine ich schon beim Hochladen der Fall sein; zumindest in der Bearbeitungsform standard.

@c_k_ schrieb:
Gibt es einen Unterschied zwischen den Bearbeitungsformen?

Belege online - Bearbeitungsformen

@c_k_ schrieb:
Woran kann es liegen dass bei einem Mandanten nur eine Email kommt beim Anderen viele Emails mit der Benachrichtigung.

Wenn der 1 Mandant alle Belege zeitnah hintereinander hochlädt, gibt es in meinen Augen nur 1 E-Mail. Lädt der Mandant jeden Beleg einzeln hoch und liegt zu viel Zeit dazwischen, benachrichtigt DATEV einen.

@deusex: Dafür haben wir doch jetzt myDATEV Nachrichten auch in DUO, wo der Mandant dann manuell von Hand schreiben muss: Hallo lieber Steuerberater, ich habe alle Belege hochgeladen. Viele Grüße - dein Mandant.

Und dann ist der zuständige Mitarbeiter kurzfristig erkrankt oder im Urlaub oder anders verhindert und man hat versäumt manuell sich kanzlei-weit gegenseitig als Stellvertreter einzutragen. Achja, Murphy - im Gegensatz zu Manuel 👨 echt ein cooler Typ, dem mehr Beachtung geschenkt werden sollte 😉.

Benachrichtigung über hochgeladene Belege

deusex — Fri, 03 Dec 2021 09:16:12 GMT

@deusex: Dafür haben wir doch jetztmyDATEV Nachrichten auch in DUO, wo der Mandant dann manuell von Hand schreiben muss:Hallo lieber Steuerberater, ich habe alle Belege hochgeladen. Viele Grüße - dein Mandant.

😂🤣😂.... und ist auch viel praktischer, als einfach eine Mail aus dem Programm zu schreiben, das sowieso den ganzen Tag geöffnet ist.

Tja, was es nicht alles gibt, gelle ? 😁

Mir würde eigentlich ein Button reichen, den man nicht suchen muss: "Belege alle vollständig erfasst. E-Mail an Stb" . . . und man muss nicht lange irgendwelche Kontakte bestücken bzw. wie viele Berater haben die Leute für gewöhnlich ?

Ach ja, wenn ein SB im Urlaub ist kriegt er ja dann sowieso Nachricht über den Abwesenheits-Assi . . .

Es könnte . . .

Benachrichtigung über hochgeladene Belege

metalposaunist — Fri, 03 Dec 2021 09:44:02 GMT

@deusex schrieb:
😂🤣😂.... und ist auch viel praktischer, als einfach eine Mail aus dem Programm zu schreiben, das sowieso den ganzen Tag geöffnet ist.

@deusex, E-Mail ist doch hoch unsicher, wie wir doch alle wissen. Also bitte 😜.

@deusex schrieb:
Ach ja, wenn ein SB im Urlaub ist kriegt er ja dann sowieso Nachricht über den Abwesenheits-Assi . . .

Wo drin steht: bin nicht da. Melde Dich nochmal bei SB B? Und dann erzählt man alles nochmal von ganz von vorn?

Jetzt erstmal 🍵 und 🎧.

Benachrichtigung über hochgeladene Belege

deusex — Fri, 03 Dec 2021 09:53:28 GMT

Mit dem "Fertigstellungs-Button" löst man lediglich eine Info-Mail aus und erzählt keine Romane.

Im Assi steht bspw. drin :

"Ihre Unterlagen werden nach meiner Rückkehr bearbeitet. Ich komme gerne wieder auf Sie zu. Zwischenzeitlich pfuscht keiner meiner Kollegen in Ihrer Buchführung rum. Versprochen !"

😉

Benachrichtigung über hochgeladene Belege

marcohüwe — Fri, 03 Dec 2021 10:17:11 GMT

So einen "Knopf" gibt es mindestens schon 1x mal bei DATEV. Sogar mit vorgefertigtem Text.

Vielleicht können sich die Abteilungen Personalwirtschaft und Rechnungswesen bei DATEV auch hier mal ansehen, wie das im Bereich "Meine Steuern" gelöst wurde:

Hier wurde es m.E. vom Prozess her richtig gemacht: Ich will und muss nicht jeden Tag wissen, dass da wieder ein neuer Beleg ist. Ich will wissen wann ich in der Kanzlei damit starten kann.

Benachrichtigung über hochgeladene Belege

deusex — Fri, 03 Dec 2021 10:26:40 GMT

Ich will wissen wann ich in der Kanzlei damit starten kann.

Got the point !

Benachrichtigung über hochgeladene Belege

Selina_Heubeck — Thu, 09 Dec 2021 08:33:53 GMT

Hallo Community,

vielen Dank für Ihr Feedback.

Ihre Anregung, eine vorgefertigte Benachrichtigung an die Kanzlei zu senden, wenn alle Belege des Mandanten hochgeladen wurden, können wir vollsten nachvollziehen. Wir werden eine Umsetzung für die Anwendungen der Personalwirtschaft gerne für Sie prüfen.

Benachrichtigung über hochgeladene Belege

c_k_ — Thu, 09 Dec 2021 12:09:03 GMT

Guten Tag Frau Heubeck,

mein Problem mit der Benachrichtigung bezieht sich auf die ReWe Belege. Es hat hier nur thematisch gut dazu gepasst.

Unser Problem in der Kanzlei ist, dass die Benachrichtigungsfunktion in UO für hochgeladene Belege nicht konfigurierbar ist.

Mitarbeiterinnen bei uns bekommen bei 40 hochgeladenen Belegen ca. 25 Benachrichtigungsmails, dass Belege hochgeladen wurden. Das ist einfach ärgerlich wenn das Email Postfach mit Benachrichtigungen zugespammt wird.

Bei anderen Mandanten die z.B. 40 Belege hochladen kommt nur 1 Email mit der Benachrichtigung, dass Belege hochgeladen wurden.

Woher kommt dieser Unterschied? Wann wird die Benachrichtigungsmail getriggert?

Es geht darum unserem Mandanten zu erklären wie er es ggf. anders machen kann damit nur eine Benachrichtigungsmail kommt.

Vielen Dank und einen schönen Tag

Grüße

Chris

Benachrichtigung über hochgeladene Belege

Markus_Goetz — Thu, 16 Dec 2021 14:25:31 GMT

Hallo @c_k_,

Die E-Mail-Benachrichtigung in DATEV Unternehmen online verhält sich wiefolgt:

- DATEV Belegtransfer / DATEV Upload Mail: Beim Hochladen nach DATEV Unternehmen online wird bei jedem Hochlade-Vorgang eine E-Mail verschickt.

- DATEV Upload online: Beim Hochladen nach Unternehmen online erfolgt der Mail-Versand alle fünfzehn Minuten pro Bestand. Unabhängig davon, wie viele Belege der Mandant in dieser Zeit hoch lädt.

Wie beschrieben, ist eine Unterscheidung der Benachrichtigungen nach Belegtypen (Lohndokumente / Belege für Rechnungswesen) nicht möglich. Informationen zur E-Mail-Benachrichtigung für die Digitale Personalakte finden Sie im bereits verlinkten Dokument 1018456 .

Benachrichtigung über hochgeladene Belege

metalposaunist — Thu, 16 Dec 2021 16:56:44 GMT

Ah, ich habe die Inhomogenität völlig vergessen 😇. Ich hatte wieder viel zu einfach gedacht. Danke @Markus_Goetz für die Aufklärung 👍, deren Sinn sich mir noch nicht ganz erschließen will aber das kannst Du uns bestimmt erklären 😉.

Ist das wieder so'n technisches Ding, dass DATEV das nicht anders handhaben kann aber schon gerne Homogenität aka alle 15min 1 E-Mail haben wollen würde? 😜

Benachrichtigung über hochgeladene Belege

Arno_Müller — Wed, 09 Feb 2022 08:49:46 GMT

Danke für die Info, aber genau da ist das Problem wofür wir eine Lösung benötigen:

Die Mitarbeiter:innen der Buchführung bekommen eine Mail, sobald eine AU (Krankmeldung) im Lohn hochgeladen wird und wundern sich, dass keine Belege zum Buchen da sind.

Am besten den Beitrag in den IDEAS unterstützen!

Benachrichtigung unter Benennung des Belegtyps - DATEV-Community - 123991

Liebe Grüße

Arno