Thema "Lohnunterlagen hochladen" in Personalwirtschaft

Lohnunterlagen hochladen

Inis — Tue, 23 Nov 2021 06:57:55 GMT

Guten Morgen,

wieder mal für mich etwas total unlogisches, aber das muss ja nichts heißen.

Ein Mandant schickt div. Lohnunterlagen als pdf per Anhang an einem eMail. Bei diesem Mandanten werden diese Unterlagen von uns in der digitalen Personalakte abgelegt. Wenn ich das Upload in DATEV Unternehmen online vom Arbeitsplatz her starte, ist das Reinziehen des pdf zum Hochladen kein Problem. Wenn ich aber über die digitale Personalakte "Dokumente hochladen" starte, kann ich den Anhang vom eMail nicht reinziehen.

Was hat das für einen Grund? Ist für mich total unlogisch, muss doch egal sein, wie ich Upload in DATEV Unternehmen online starte.

Und die letzten Tage bekommen wir auch bei einem pdf mit nur einer Seite nachfolgenden Hinweis:

Der Beleg kann zwar hochgeladen werden, aber den Hinweis hatten wir bisher nicht erhalten. Was wäre hier zu tun, damit er nicht mehr kommt?

Vielen Dank im Voraus

und ein

Lohnunterlagen hochladen

metalposaunist — Tue, 23 Nov 2021 07:08:51 GMT

@Inis schrieb:
Wenn ich aber über die digitale Personalakte "Dokumente hochladen" starte, kann ich den Anhang vom eMail nicht reinziehen.

Das hat @jjunker auch schon festgestellt. Warum weiß keiner so Recht, meine ich.

@Inis schrieb:
Was wäre hier zu tun, damit er nicht mehr kommt?

In den Einstellungen die Standardgröße von 500KB hochsetzen. Wäre zumindest mein Tipp.

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JonasThiel — Tue, 23 Nov 2021 07:11:20 GMT

Guten Morgen,

haben Sie schon was von DATEV Upload Mail gehört? Damit können Sie Emailanhänge automatisch im DUO hochladen (per Weiterleitung). Pro Email auf 10 Dokumente und 20mb begrenzt.

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Inis — Tue, 23 Nov 2021 07:18:27 GMT

Guten Morgen,

ja, von DATEV Upload Mail habe ich schon was gehört. Allerdings bekomme ich bei dem Mandanten von verschiedenen eMail-Adressen und von verschiedenen stark wechselnden Mitarbeitern die Lohn-Unterlagen geschickt. Da ist das sicher nicht so einfach zu nutzen, oder?

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jjunker — Tue, 23 Nov 2021 07:20:02 GMT

@JonasThiel bitte nicht für Personalunterlagen. Zumal keine verschlüsselte Mail Kommunikation zu Upload Mail vorliegen dürfte..

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JonasThiel — Tue, 23 Nov 2021 07:21:24 GMT

Wenn sich die Absenderadressen immer zu ändern, dann ist es nicht wirklich zielführend. Wenn die Adressen gleich bleiben und sich nur die Mitarbeiter dahinter ändern, ist es kein Problem.

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jjunker — Tue, 23 Nov 2021 07:21:41 GMT

Theoretisch mehr als simpel. Simpler geht nicht. Anleitung ist.am Handy schwer zu erstellen... Zumal keine Screenshots zur Hand sind... Wenn Interesse besteht folgt diese.

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metalposaunist — Tue, 23 Nov 2021 07:22:43 GMT

@jjunker schrieb:
Zumal keine verschlüsselte Mail Kommunikation zu Upload Mail vorliegen dürfte..

Eine Transportverschlüsselung in aller Regel, wenn man alles richtig macht, schon.

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jjunker — Tue, 23 Nov 2021 07:24:38 GMT

@metalposaunist schrieb: Warum weiß keiner so Recht, meine ich.

Doch eigentlich wissen es alle traut sich eben nur keiner zu sagen. Die Farbe des Herausgebers der Software ist grün.

Noch Fragen?

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jjunker — Tue, 23 Nov 2021 07:26:34 GMT

Dann gibt uns Mal einen schnellen View oder Link wie das alles richtig gemacht würde. 🙈

In der Prozesskette bin ich gut bei den ganzen technischen Details bist du mir deutlich über.🤘

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metalposaunist — Tue, 23 Nov 2021 08:06:25 GMT

@jjunker schrieb:
Dann gibt uns Mal einen schnellen View oder Link wie das alles richtig gemacht würde. 🙈

Ein Exchange Server verschlüsselt ab Installation selbst per SSL. Man müsste nur das Fallback wohl einmal abschalten und damit sicher gehen, dass man nur mit anderen Exchange kommuniziert, die auch SSL können. Andernfalls geht die E-Mail nicht raus. Dann muss man eben ein bisschen hart sein und wenn der Großteil der Mails nicht mehr rausgeht, läuft sowieso grundsätzlich was schief. Nur leider nicht nur bei einem selbst, sondern auch beim Gegenüber auf das man wohl wenig bis keinen Einfluss hat.

Wie das mit IBM Lotus Notes oder Tobit oder anderen Servern aussieht: keine Ahnung. Und auf die Free Mail Anbieter wie GMX und Co. hat man auch keinen Einfluss. Gehen die in den Fallback ohne SSL - keine Chance. Dann tun die das einfach, nur damit die Nachricht überhaupt rausgeht. Das ist wichtiger als Verschlüsselung. Verständlich 😂.

Digitalisierung in Deutschland eben.

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mkinzler — Tue, 23 Nov 2021 08:39:11 GMT

Aber selbst würde man dann nur die Verschlüsselung zum nächsten Server sicherstellen; nicht zum Zielserver und schon gar nicht Ende-Zu-Ende.

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metalposaunist — Tue, 23 Nov 2021 08:53:47 GMT

Ist beA auch nicht 😂. Ich weiß, keine Lösung aber für unsere Kollegen Rechtsanwälte spielt das auch eine wichtige Rolle; bekommen sie trotzdem nicht.

Digitalisierung in Deutschland eben.

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Verena_Heinlein — Fri, 26 Nov 2021 14:00:38 GMT

Hallo,

hinsichtlich der Fehlermeldung beim Upload in DATEV Unternehmen online liegt es - wie schon richtig erwähnt - daran, dass die hinterlegte Warngrenze überschritten wurde. Seit kurzem gibt es hierzu auch ein Dokument #BT1010 in DATEV Upload online . 🙂

Zu Ihrer zweiten Frage, weshalb das hereinziehen des Mailanhangs bei der digitalen Personalakte nicht funktioniert, bin ich aktuell noch in der Klärung. Sobald ich weitere Informationen habe, melde ich mich wieder.

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Verena_Heinlein — Tue, 30 Nov 2021 12:22:15 GMT

Hallo zusammen,

ich konnte nun auch Ihre zweite Frage klären.

Bei Unternehmen Online handelt es sich um eine Onlineanwendung die direkt mit dem Internet Browser gestartet wird. Der Dokumenten-Upload erfolgt in diesem Fall ebenfalls direkt über den Browser.

Bei der Digitalen Personalakte handelt es sich hingegen nicht um eine Onlineanwendung. Wir konnten für den Dokumenten-Upload in der Digitalen Personalakte zwar eine Oberflächenkomponente des Dokumenten-Upload online integriert, diese kann jedoch nicht die volle Funktionalität eines echten Browsers bieten. Hierzu gehört leider auch die Drag & Drop Funktion eines E-Mail-Anhangs.

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larsboehnke — Tue, 30 Nov 2021 12:39:30 GMT

@Inis das haben wir intern so gelöst

1. Einrichtung einer Email lohn@

2. Weiterleitung der Email an Getmyinvoices (haben wir eh schon im Einsatz)

3. Bei der Weiterleitung wird im Betreff ein [Lohn] angefügt

4. In Getmyinvoices habe ich dann eine entsprechende Import Regel konfiguriert, die Emails mit dem Betreff [Lohn] einem Geschäftspartner 'Lohn' zuweist

5. Dokumente von diesem Geschäftspartner werden dann zu DATEV Unternehmen online exportiert. Leider nicht als DATEV Lohn-Unterlagen, angeblich geht das nicht. Was natürlich Quatsch ist.

Ansonsten könnte man auch ein E-Mail Postfach lohn@ einrichten und per Regel alles an eine DATEV Upload Mail weiterleiten. Selbes Ergebnis, man muss nur das Postfach administrieren.

Eigentlich ein ganz schöner Prozess. Wir unterschreiben alle Dokumente wie AV, RV Befreiuung etc. per HelloSign und schicken sie in CC an lohn@, dort landen sie dann automatisch in der digitalen Personalakte.

Personalstammdaten werden über Personaldaten online ausgefüllt. AUs laden wir über unsere Zeiterfassung hoch, die landen dann auch in der digitalen Personalakte.

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JonasThiel — Tue, 30 Nov 2021 12:48:51 GMT

@larsboehnke schrieb:
4. In Getmyinvoices habe ich dann eine entsprechende Import Regel konfiguriert, die Emails mit dem Betreff [Lohn] einem Geschäftspartner 'Lohn' zuweist
5. Dokumente von diesem Geschäftspartner werden dann zu DATEV Unternehmen online exportiert. Leider nicht als DATEV Lohn-Unterlagen, angeblich geht das nicht. Was natürlich Quatsch ist.

Und wie definieren Sie den Mandanten? Kann das noch nicht ganz nachvollziehen. Oder ist der Prozess nur für Sie intern?

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larsboehnke — Tue, 30 Nov 2021 12:59:55 GMT

Ne genau, wir sind Mandant. Aber als Kanzlei würde ich das so lösen wie beschrieben:

1. Postfach einrichten

2. Lohn Import Email in Upload Mail einrichten pro Mandant und über das Postfach verifizieren

3. Regel im Outlook Postfach erstellen: wenn Absender domain = Mandant A, dann weiterleiten an Upload Mail Adresse von Mandant A

Man hat dann halt am Ende beliebig viele Regeln pro Belegtyp pro Mandant.

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jjunker — Tue, 30 Nov 2021 13:05:23 GMT

@Verena_Heinlein wäre es dann nicht einfach "ehrlich" in der digitalen Perosnalakte eine zweite Schaltfläche "Online Betrieb Dokumenten upload" anzubieten --> Direktlink in die Webanwendung des jeweiligen Mandanten?

Bitte mit der Einschränkung auf die beiden Belegtypen die das Personal betreffen. Sonst sind falsche Uploads vorprogrammiert.

Warum diese On premise Krücke nutzen wenn das Ziel eh ist alles in die Cloud zu packen.

"man müsste ja nur damit anfangen" .... 🤔 Hatte wer gleich nochmal gesagt?