Thema "digitale Entgeltunterlagen" in Personalwirtschaft

digitale Entgeltunterlagen

-MissMoneypenny- — Mon, 26 Oct 2026 10:44:06 GMT

Hallo zusammen,

wir besprechen aktuell in unserer Kanzlei, wie wir ab 2027 ordnungsgemäß mit den digitalen Entgeltunterlagen umgehen sollen. Bis Ende 2026 haben wir für alle Mandanten eine Befreiung beantragt.

Wie handhabt ihr das in euren Kanzleien? Stellt ihr für alle Mandanten auf DATEV Personal um oder verfolgt ihr andere Lösungsansätze?

Mich würde interessieren, welche Erfahrungen ihr bisher gemacht habt und wie ihr die Umsetzung ab 2027 plant.

Vielen Dank für euren Austausch!

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hexhex — Mon, 26 Oct 2026 11:18:47 GMT

digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027 - DATEV-Community - 557456

Pflicht zur Personalakte - DATEV-Community - 538054

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platinblond — Tue, 27 Oct 2026 09:11:45 GMT

Hallo,

leider zu viele Probleme und zu hohe Kosten bei der digitalen Personalakte.

Aktuell bieten wir unseren Mandanten 2 Alternativen

1. Zeiterfassung die Datenhaltung wird selbst gemacht.
Einspielen der Daten in Datev

2. Teilen der Daten im DMS.

Für uns erfassen wir die Daten im DMS.

Hier haben wir die notwendigen Aufteilungen angelegt,
haben den direkten Zugriff, laden die Daten auf das Portal bei Prüfungen.
Schnell, kurz, effizient.

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NaJu2008 — Tue, 27 Oct 2026 11:08:11 GMT

Unsere Mandanten wurden alle über die Pflicht informiert und wir haben Datev Personal als Lösung angeboten bekommen.

Einen generellen Befreiungsantrag bis 31.12.2026 haben wir nicht gestellt. Den sollen die Mandanten selbst stellen, da die Pflicht ja bereits schon länger besteht und in den bisherigen Prüfungen diesbezüglich noch keine Probleme aufgetaucht sind.

Die Entscheidung ob Datev Personal genutzt wird, liegt beim Mandanten, da wir dies entsprechend auch in Rechnung stellen werden, wenn bisher noch kein DUo durch den Mandanten genutzt wird.

Wer bereits DUo hat, wird auf Datev Personal umgestellt bzw. hat es bereits im Einsatz.

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Lohntante_123 — Tue, 27 Oct 2026 16:17:09 GMT

Alle Mandaten wurden Anfang September über die gesetzliche Pflicht informiert über unser Angebot die Datev Personal einzurichten. Wir bestücken dann.

Natürlich berechnen wir die Datevkosten weiter plus kosten Mehrarbeit. Einmalig Kosten Ersteinrichtung.

Bisher haben ca 50 Prozent überhaupt nur geantwortet (man kennt es ja).

Vier Mandaten haben erklärt dass sie eigene Systeme angeschafft haben.

Die ausstehenden wurden nochmals angefragt. Wenn nicht reagiert wird ist es eben so.

Eine Speicherung in der DMS ist nach unser Recherche nicht ausreichend

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Lohntante_123 — Tue, 27 Oct 2026 16:19:11 GMT

Das mit dem Befreiungsantrag sehen wir genauso wie sie

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platinblond — Wed, 28 Oct 2026 06:44:47 GMT

Hallo,

bitte benennen Sie warum nicht ausreichend.

Danke

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NaJu2008 — Wed, 28 Oct 2026 08:09:59 GMT

bitte benennen Sie warum nicht ausreichend.

Der AG ist in der Pflicht die Daten zu digitalisieren, nicht wir als Kanzlei/Dienstleister für die Lohnabrechnung.

Was passiert den mit den ganzen Unterlagen wenn das Mandat beendet wird? Fangen Sie dann etwa an alles aus DMS rauszusuchen und dem Mandaten zur Verfügung zu stellen?

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platinblond — Wed, 28 Oct 2026 08:32:06 GMT

Hallo

Weitergabe der Dokumente extern:

DMS Ordner Lohn öffnen / dann habe ich alle Unterordner

Alle Dokumente markieren

Rechte Maustaste Drucken / als PDF

PDF an neuen Steuerberater

Habe ich gerade probiert.

Mandant 10 Mitarbeiter

23 Dokumente mit zusammen 105 Seiten

Keine 5 Minuten \ hab dabei mit einem Mandanten telefoniert

Dateigröße 42 MB

Wenn ich dann noch das Lohnjournal und Verdienstnachweise dazu mache

🙂

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NaJu2008 — Wed, 28 Oct 2026 08:48:05 GMT

Und trotzdem liegt die rechtliche Verpflichtung beim AG!

Steht übrigens auch explizit in dem Whitepaper von Datev. Die Kanzlei ist nur unterstützend tätig.

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resa25 — Mon, 02 Nov 2026 09:53:40 GMT

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frgntz — Mon, 02 Nov 2026 11:34:57 GMT

Wenn man bei DATEV bleiben will, habe ich intern 3 Möglichkeiten für den Verlauf ab 2027 aufgezeigt:

a) Mdt. nutzt bereits DUO - Erweiterung auf DATEV Personal (Kostensteigerung minimal mit 0,40 EUR pro AN)

b) Mdt. nutzt kein DUO - kompletter Vertrag DUO + DATEV Personal (Hohe Kosten durch DUO Vertrag)

c) Wir übernehmen die Führung/Archivierung der digitalen Unterlagen in DATEV Personal, typischer Mandant "Könnt ihr das für uns nicht übernehmen?" (Silent-Nutzung auf unsere eigene Beraternummer nur für die Personalakte; Kosten für uns 0,40 EUR pro AN - Berechnung an Mdt. 1,00-2,00 EUR pro AN, da wir natürlich den Verwaltungaufwand haben)

Aktuell nutzen wir DATEV DMS für die Ablage der Unterlagen, langfristig sollte man sich aber von den Gedanken verabschieden, denn DMS wird es so in der Form auch nicht mehr lange geben.

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tbehrens — Mon, 02 Nov 2026 11:33:09 GMT

Aktuell erhalten wir 95 % aller Lohnunterlagen per E-Mail, also bereits digital. Wir speichern diese in die Dokumentenablage.

Erhalten wir tatsächlich etwas per Papier, scannen wir dies und legen diese in die Dokumentenablage ab.

Vielfach ist das Papier bereits eine Kopie, so dass wir diese vernichten.

Original gehen ansonsten an den Mandanten zurück.

Zum Juli 2027 wird unsere Firma verkauft. Der Käufer hat DMS und nutzt Personalakte, so dass wir dann wahrscheinlich diese auch nutzen werden. Aber die Umstellung muss noch im Einzelnen geklärt werden.

Bisher hat die Prüferin (hatten diese letzte Woche im Hause) keine Probleme mit alten Originalunterlagen in Papier. Wir haben mit der Digitalisierung erst 2025 begonnen (und sind dabei alte Lohnordnerdaten nach und nach einzuscannen). Technisch ist die DRV sowieso nicht in der Lage digitale Daten (außer die Daten aus der Lohnabrechnung) direkt zu erhalten. Wenn was nachzureichen ist, erfolgt dies bei uns über Cryptshare.

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Der_Busfahrer — Mon, 02 Nov 2026 12:12:46 GMT

Ich habe vor einigen Wochen den Rentenversicherungsprüfer einmal gefragt, wie das denn nach Meinung der DRV ab 2027 umgesetzt und geprüft werden soll.

Die Antwort wird keinen überraschen...😎

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lohnexperte — Mon, 02 Nov 2026 13:23:19 GMT

@Der_Busfahrer schrieb:
Ich habe vor einigen Wochen den Rentenversicherungsprüfer einmal gefragt, wie das denn nach Meinung der DRV ab 2027 umgesetzt und geprüft werden soll.

Die Antwort wird keinen überraschen...😎

Gab es denn überhaupt eine? 😉

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AliV — Mon, 02 Nov 2026 13:45:50 GMT

hallo,

danke für die offene Antwort. Die gefällt mir sehr mit der übersichtlichen Anzahl an Optionen - es ist auch nur konsequent in der DATEV-Welt zu verbleiben.

Nun nehme ich aber vermehrt wahr, dass die DATEV immer mehr darauf abzielt, die Unterberaternummern mandantengenutzt notwendig zu machen. Bei DATEV Personal war das für einen Moment auch schonmal so. Wenn wir diskutieren, dass eine DMS-Ablage auf Dauer nicht aufrecht erhalten werden kann, weil anzunehmen ist, dass es DMS als solches nicht ewig geben wird, wird doch auch diese Nutzung der Personalakte über eine nicht-mandantengenutzte Beraternummer ebenfalls nicht dauerhaft möglich sein.

Wir haben auch schon länger "Mitarbeiterakten" in DMS im Einsatz - für unsere eigene Arbeit. Letztendlich ist die fehlende Nutzung durch den Mandanten bei DMS oder Berater-DUO das gleiche Dilemma.

Pro DMS: verursacht keine neuen Kosten

Pro DUO: könnte dem Mandanten gezeigt und später zur eigenen Nutzung überlassen werden, anders als DMS.

Für kleinere Mandate erscheint mir fastdocs die günstigere Alternative ohne Rechteverwaltung durch Admins etc... für die Personalfragebögen fand das erstaunlich gute Akzeptanz bei den Minimandaten. Arbeitet bereits jemand damit?

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AliV — Mon, 02 Nov 2026 13:46:47 GMT

... ich habe mal von der DRV gehört: na wenn das erst ab 2027 gilt, beschäftigen wir uns auch erst rückwirkend ab 2028 damit...

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lohnexperte — Mon, 02 Nov 2026 14:12:59 GMT

@AliV schrieb:
... ich habe mal von der DRV gehört: na wenn das erst ab 2027 gilt, beschäftigen wir uns auch erst rückwirkend ab 2028 damit...

Aber das kann doch gar nicht stimmen, da die Regelungen ja bereits seit Jahren gelten (und nur für diejenigen Unternehmen, die sich haben befreien lassen, es erst ab 01.01.2027 losgeht) ... 😉

Oder gab es auch eine Befreiungsmöglichkeit für den Prüfdienst der Dt. RV? 🤣

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Der_Busfahrer — Mon, 02 Nov 2026 14:13:25 GMT

@lohnexperte schrieb:
@Der_Busfahrer schrieb:
Ich habe vor einigen Wochen den Rentenversicherungsprüfer einmal gefragt, wie das denn nach Meinung der DRV ab 2027 umgesetzt und geprüft werden soll.

Die Antwort wird keinen überraschen...😎

Gab es denn überhaupt eine? 😉

Natürlich nicht schriftlich, aber es gab eine: Niemand weiß wie es umgesetzt oder geschweige denn geprüft werden soll.

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hexhex — Mon, 02 Nov 2026 15:11:13 GMT

Meiner Meinung nach machen elektronische Entgeltunterlagen auch erst dann Sinn, wenn sie zusammen mit den euBP-Daten an die DRV geschickt werden können. Alles anderes ist doch nur sinnloses Rumgewurschtel.

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Der_Busfahrer — Mon, 02 Nov 2026 16:00:12 GMT

@hexhex schrieb:
Meiner Meinung nach machen elektronische Entgeltunterlagen auch erst dann Sinn, wenn sie zusammen mit den euBP-Daten an die DRV geschickt werden können. Alles anderes ist doch nur sinnloses Rumgewurschtel.

Genau das ist der Punkt. Es gibt ja keine Vorgaben an Dateiformat, Schnittstelle oder sonst wie. Das wird also in absehbarer Zeit nicht umsetzbar sein

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lohnexperte — Tue, 03 Nov 2026 09:29:34 GMT

@Der_Busfahrer schrieb:
@hexhex schrieb:
Meiner Meinung nach machen elektronische Entgeltunterlagen auch erst dann Sinn, wenn sie zusammen mit den euBP-Daten an die DRV geschickt werden können. Alles anderes ist doch nur sinnloses Rumgewurschtel.

Genau das ist der Punkt. Es gibt ja keine Vorgaben an Dateiformat, Schnittstelle oder sonst wie. Das wird also in absehbarer Zeit nicht umsetzbar sein

Ich meine, dass das Dateiformat feststeht (PDF ...). Eine Schnittstelle muss nicht zwingend sein, denn wenn ich mir die Prüfungen durch die Bundesagentur für Arbeit bzgl. des Kurzarbeitergeldes anschaue, kann ich mir vorstellen, dass die Dt. RV ein Portal auf ihrer Webseite einrichtet, in dem dann die PDF hochgeladen werden können/müssen. Alles andere wäre (nach meinem DAU-Verständnis) auch eine (weitere) Zumutung für die Entgeltabrechnungsprogrammprogrammierer (was für ein schönes Wort für Galgenraten oder Stadt/Land/Fluss ;)).

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NuMa_2018 — Tue, 03 Nov 2026 10:40:33 GMT

Ich meine, dass das Dateiformat feststeht (PDF ...). Eine Schnittstelle muss nicht zwingend sein, denn wenn ich mir die Prüfungen durch die Bundesagentur für Arbeit bzgl. des Kurzarbeitergeldes anschaue, kann ich mir vorstellen, dass die Dt. RV ein Portal auf ihrer Webseite einrichtet, in dem dann die PDF hochgeladen werden können/müssen. Alles andere wäre (nach meinem DAU-Verständnis) auch eine (weitere) Zumutung für die Entgeltabrechnungsprogrammprogrammierer (was für ein schönes Wort für Galgenraten oder Stadt/Land/Fluss ;)).

Übergangsweise kannst du dir ja bei Prüfungen mit dem DRV Cryptshare behelfen. Warten wir mal noch ab, was programmiert wird, aber alles in einem Vorgang wäre wünschenswert.

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Tribseeser — Wed, 04 Nov 2026 09:01:14 GMT

Guten Morgen.

Was würde alles an DATEV Kosten zusätzlich neu anfallen, wenn ein Mandant noch kein DATEV Unternehmen Online nutzt? Nur um die digitale Bereitstellung der Entgeltunterlagen durchzuführen?

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frgntz — Thu, 05 Nov 2026 07:49:59 GMT

Wenn der Mdt. aktiv die Personalakte nutzen soll: DUO Vertrag 11,56/mtl. + 0,40/pro AN mtl.

Bei der Preisgestaltung wundert es mich, dass man in DUO für Belege das Modul Belege online braucht, wenn dort Belege hochgeladen werden sollen. Bei der Personalakte ist das aber mit in den 0,40 EUR dabei. Sorry jetzt schon, wenn DATEV meinen Post liest und für den Speicherplatz Personalakte extra Gebühren bald verlangt.

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theo — Thu, 05 Nov 2026 08:16:02 GMT

@frgntz schrieb:
Bei der Preisgestaltung wundert es mich, dass man in DUO für Belege das Modul Belege online braucht, wenn dort Belege hochgeladen werden sollen. Bei der Personalakte ist das aber mit in den 0,40 EUR dabei. Sorry jetzt schon, wenn DATEV meinen Post liest und für den Speicherplatz Personalakte extra Gebühren bald verlangt.

Eher umgekehrt. Wenn man Personal pro Mitarbeiter berechnet, kann man Belege online auch pro Beleg berechnen. 😎

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maxxbax — Thu, 05 Nov 2026 09:07:13 GMT

In summa summarum Ausgabe 2/2022 Seite 9 der DRV stehen die technischen Voraussetzungen wie folgt geschrieben:

Eine Entgeltunterlage ist bei Anforderung in einer separaten Datei zur Verfügung zu stellen. Unzulässig sind zwei oder mehr Unterlagen in einer Datei. In dieser Datei müssen alle für die Darstellung der Unterlage notwendigen Inhalte (insbesondere Grafiken und Schriftarten) enthalten und lesbar sein. Der Dokumenteninhalt muss orts- und systemunabhängig darstellbar sein. Für PDF-Dateien ist das Einbinden von Online-Signaturen und Transfervermerken sowie Formularfeldern zulässig. Sie dürfen nachträglich allerdings nicht mehr veränderbar sein.

Der Arbeitgeber trägt dabei die Verantwortung, dass die Entgeltunterlage vollständig und lesbar ist. Für die Digitalisierung sind nur die gängigen Formate (PDF-Dateien und Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff) zulässig. Die angeforderte Entgeltunterlage ist als Datei mit einem sprechenden Namen (Art der Entgeltunterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments) zu versehen (z. B. immatrikulationsbescheinigung-mustermann_maxWS_2023-2024.pdf). Dabei darf der Name nicht mehr als 64 Zeichen betragen und keine Sonderzeichen beinhalten. Alternativ zu einem sprechenden Namen kann die angeforderte Entgeltunterlage durch andere Erläuterungen beschrieben werden, beispielsweise durch eine tabellarische Zuordnung oder durch eine textliche Beschreibung. Maßgeblich bleiben dieselben Kriterien über Art der Entgeltunterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments. Ein derartiges Zuordnungskriterium erspart vermeidbare Rückfragen, z. B. bei der Betriebsprüfung.

Es ist also gut herauszulesen das:

der Mandant/Arbeitgeber verantwortlich ist für die vollständige & lesbare digitale Ablage
welche Dateiformate erlaubt sind
wie die Dokumente zu bezeichnen sind (entweder als Dateiname oder in DATEV Personal über die "Bezeichnung" zu lösen)

Aber ja da gebe ich recht, in welcher Form über eine Schnittstelle das ganze geprüft werden kann ist mir noch nicht bekannt.

Aber vielleicht bin ich auch einfach zu neu im ganzen DATEV Kosmos und noch nicht so verbrannt 🌞

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Tribseeser — Thu, 05 Nov 2026 09:52:39 GMT

Vielen Dank.

Kommen noch weitere Kosten? DATEV-Stick o.ä.?

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NaJu2008 — Thu, 05 Nov 2026 10:54:06 GMT

Wenn noch kein Stick da ist, dann ja. Ca. 50,00 EUR - sofern bereits ein Stick da ist und nur eine Smartcard benötigt wird, kostet diese 25,00 EUR.

Alternativ kann man auch schauen ob auf Mandantenseite ein Smartlogin geeignet ist.

Für das Smartlogin wäre natürlich ein betriebliche Smartphone angebracht. Muss aber der Mandant entscheiden ob die Mitarbeiter die Datev Smartlogin-App auf ihrem privaten Telefon haben dürfen.

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NuMa_2018 — Thu, 05 Nov 2026 12:54:29 GMT

Es ist also gut herauszulesen das:
der Mandant/Arbeitgeber verantwortlich ist für die vollständige & lesbare digitale Ablage
welche Dateiformate erlaubt sind
wie die Dokumente zu bezeichnen sind (entweder als Dateiname oder in DATEV Personal über die "Bezeichnung" zu lösen)

Aber ja da gebe ich recht, in welcher Form über eine Schnittstelle das ganze geprüft werden kann ist mir noch nicht bekannt.

Aber vielleicht bin ich auch einfach zu neu im ganzen DATEV Kosmos und noch nicht so verbrannt 🌞

Bei den Punkten bin ich auch einverstanden. Wir stellen nur das Produkt zur Verfügung.

Was uns in der Kanzlei beschäftigt, ist ein Löschkonzept für die Personalakte. In dieser kann ja das Gültig bis Datum genutzt werden. De facto kann der Mandant ja nicht selber löschen.

Und es werden ja nicht nur prüfungsrelevante Unterlagen hochgeladen, sondern alles was das Arbeitsverhältnis betrifft. Das zugehörige Thema Kategorien wurde schon an anderer Stelle diskutiert.

Nächste Woche mal noch das LSWB Seminar abwarten, ob die Erleuchtung folgt.

VG Markus - KOB

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NaJu2008 — Thu, 05 Nov 2026 13:11:48 GMT

Also das "Gültig bis"- Datum verstehe ich aktuell nicht als voraussichtliches Löschdatum.

Dieses Datum verwende ich z.B. bei Elternzeitanträgen, befristeten Arbeitsverträgen...um deutlich zu machen, dass sich das entsprechende Dokument nur auf einen beschränkten Zeitraum bezieht.

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hexhex — Thu, 05 Nov 2026 13:26:37 GMT

@NaJu2008 schrieb:
Also das "Gültig bis"- Datum verstehe ich aktuell nicht als voraussichtliches Löschdatum.

Ist es auch nicht. Es bietet nur per Filter die Möglichkeit, sich aktuell gültige Dokumente anzeigen zu lassen.